Rejestracja do VAT w Niemczech dla sektora e-commerce – najważniejsze informacje i istotne zmiany na 2024 rok

Jednym z kluczowych aspektów, z którym przedsiębiorcy z sektora e-commerce muszą się zmierzyć, planując ekspansję na niemiecki rynek, jest proces rejestracji do VAT w Niemczech. Rozwinięty rynek e-commerce w Niemczech przyciąga przedsiębiorców z całego świata, jednak związane z tym korzyści wiążą się również z koniecznością zrozumienia niemieckiego systemu podatkowego. W niniejszym artykule omówimy kluczowe aspekty procesu rejestracji do VAT w Niemczech dla przedsiębiorców działających w sektorze e-commerce, dostarczając niezbędnych informacji i wskazówek.

Niemiecki numer identyfikacji podatkowej

W Polsce, każda firma otrzymuje numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP, niezbędny do rozliczeń z urzędem skarbowym w zakresie VAT. W Niemczech numer ten dzieli się na Steuernummer oraz USt-IdNr (Umsatzsteuer – Identifikationsnummer).

Steuernummer to niemiecki odpowiednik polskiego numeru NIP, niezbędny przedsiębiorcy do transakcji z niemieckimi firmami, a także identyfikacji w urzędzie skarbowym. Numer ten ma postać 10 lub 11 liczb oddzielonych ukośnikami np. 12/345/67890.

Umsatzsteuer – Identifikationsnummer (USt-IdNr) zwany także numerem VAT DE, jest konieczny do realizacji transakcji wewnątrzwspólnotowych i pełni rolę odpowiednika polskiego numeru VAT-UE. Przedsiębiorcy, dostarczający i nabywający towary wewnątrzwspólnotowo, świadczący usługi podlegające opodatkowaniu, lub korzystający z usług firm z innych państw, muszą złożyć wniosek o nadanie numeru USt-IdNr. wraz z wnioskiem o rejestrację VAT w Niemczech. Umsatzsteuer – Identifikationsnummer to 9-cyfrowy numer poprzedzony przedrostkiem DE.

W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca będzie dysponował Steuernummer, równoważnym numerowi NIP w Polsce. Natomiast USt-IdNr (VAT DE), podobnie jak VAT-UE w Polsce, jest wydawany na wniosek przedsiębiorcy.

Rejestracja do VAT w Niemczech – obowiązek rejestracji do VAT

W Niemczech podatek VAT występuje pod dwiema nazwami: Mehrwertsteuer, co dosłownie oznacza podatek od wartości dodanej, oraz Umsatzsteuer, co tłumaczy się jako podatek od sprzedaży. Oba terminy są używane zamiennie, ale warto zaznaczyć, że są to dwie nazwy dla tego samego podatku.

Rejestracja do VAT w Niemczech jest wymagana w kilku sytuacjach. Powinność ta spoczywa na firmach niemających swojej siedziby w Niemczech, a dokonujących transakcji opodatkowanych w tym kraju. Aby uniknąć ewentualnych kar ze strony niemieckiego urzędu podatkowego, konieczne jest dokonanie rejestracji do VAT w Niemczech jeszcze przed rozpoczęciem planowanej działalności.

Rejestracja do VAT w Niemczech – próg sprzedaży wysyłkowej 10 000 EUR
Rejestracja VAT w Niemczech jest obowiązkowa dla podmiotów zagranicznych, które dokonują transakcji opodatkowanych w tym kraju. Ten obowiązek wiąże się z wysokością rocznej sprzedaży wysyłkowej do Niemiec. Przekroczenie przychodu 10 000 EUR z tytułu sprzedaży wysyłkowej do klientów w Niemczech zobowiązuje przedsiębiorcę do rozliczenia VAT w Niemczech lub skorzystania z procedury VAT-OSS w kraju swojej siedziby. Okres rozliczeniowy, czy to miesięczny, kwartalny czy roczny, jest ustalany przez niemiecki urząd skarbowy, biorąc pod uwagę poprzedni rok. Miesięczne deklaracje VAT należy składać do 10. dnia kolejnego miesiąca, kwartalne do 10. dnia miesiąca następującego po okresie podatkowym, a roczne do 31. lipca roku następującego po roku rozliczeniowym.

Dodatkowo, przedsiębiorcy powinni zarejestrować się do VAT w Niemczech, jeśli ich firma dostarcza towary z terytorium Niemiec, importuje towary z odprawą celną w Niemczech, zajmuje się transportem osób przez terytorium Niemiec lub świadczy usługi związane z nieruchomościami w Niemczech.

Od lipca 2021 roku istnieje możliwość rozliczania sprzedaży wysyłkowej do krajów Unii Europejskiej za pomocą procedury One Stop Shop (OSS). Dzięki temu sprzedaż internetowa czy e-commerce nie wymaga rejestracji VAT po przekroczeniu limitów. Przedsiębiorcy mogą wybrać, czy chcą rozliczać sprzedaż bezpośrednio w Niemczech po przekroczeniu limitu 10 000 EUR czy skorzystać z procedury unijnej One Stop Shop (OSS), co może być bardziej opłacalne, szczególnie przy sprzedaży do kilku krajów UE.

Transakcje nakładające na przedsiębiorców e-commerce obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech
Transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Niemczech to m.in.:

• import towarów do Niemiec spoza UE,
• eksport towaru z terytorium Niemiec poza Unię Europejską,
• sprzedaż towarów z terytorium Niemiec,
• magazynowanie towaru na terenie Niemiec,
• przesunięcia magazynowe pomiędzy Niemcami, a innym krajem zagranicznym,
• wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów (WNT),
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
• zakup towaru, a następnie jego odsprzedaż na terenie Niemiec (sprzedaż lokalna),
• przekroczenie progów INTRASTAT – Przywóz: 800 000 EUR; Wywóz: 500 000 EUR (dane aktualne na 01.01.2024).

Obowiązek składania deklaracji Intrastat dla przedsiębiorstw e-commerce działających na niemieckim rynku

Statystyka Intrastat w Niemczech to dodatkowy obowiązek dla zagranicznych firm działających w tym kraju, oprócz standardowej deklaracji VAT. Raport ten zawiera informacje dotyczące przywozu lub wywozu towarów między krajami Unii Europejskiej oraz przemieszczenia własnych produktów do magazynów w innych państwach członkowskich.

Przedsiębiorcy powinni regularnie sprawdzać progi dla przywozu i wywozu, ponieważ są one podatne na częste zmiany, zwłaszcza na początku każdego nowego roku.

Składanie comiesięcznych raportów Intrastat jest obowiązkowe i należy to zrobić do 10 dnia kolejnego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego w urzędzie kraju, w którym został przekroczony dany próg, tzn. próg wywozu lub przywozu. Ta procedura pozwala na monitorowanie i raportowanie ruchu towarowego pomiędzy państwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej.

Najważniejsze informacje dla e-handlowców działających na platformach Marketplace

Sprzedawcy, którzy oferują swoje produkty na platformach handlowych, takich jak Amazon, eBay czy prężnie rozwijającej się platformie Kaufland.de muszą nie tylko zarejestrować się w systemie VAT, ale również uzyskać tzw. certyfikat 22F. To dokument niezbędny do prowadzenia legalnej działalności handlowej, którego brak niesie ze sobą ryzyko zablokowania dostępu do platformy, aż do momentu uzyskania wymaganego certyfikatu oraz numeru VAT.

Oprócz konieczności sporządzenia dokumentów prawnych w języku niemieckim, warto zwrócić uwagę na unikalny system kontroli rynkowej obowiązujący w Niemczech. Istnieje tam, podobnie z resztą jak w Polsce, urzędowo-sądowa kontrola wzorców umownych i praktyk handlowych, które są stosowane przez przedsiębiorców. Ponadto, istnieje samokontrolująca się wzajemnie konkurencja, która w przypadku zaniechania jakichkolwiek naruszeń używa tzn. „Abmahnung”, czyli prawnego upomnienia. Upomnienia te w branży e-commerce są bardzo powszechne i mogą zostać wystosowane między innymi w następujących przypadkach:

• nieodstępne lub niepoprawnie umieszczone dokumenty prawne, takie jak regulamin sklepu lub brak polityki prywatności,
• klauzule naruszające podstawowe prawa konsumenckie,
• niewypełnienie wymaganych prawem obowiązków informacyjnych,
• niekompletne informacje odnośnie sprzedawcy,
• wykorzystywanie cudzych grafik bez zgody ich autora bądź splagiatowany content,
• używanie znaków towarowych należących do kogoś innego,
• brak ceny jednostkowej.

Stawki VAT obowiązujące w Niemczech w 2024 roku

W Niemczech funkcjonują trzy stawki VAT. Stawka podstawowa niemieckiego podatku Umsatzsteuer (VAT) wynosi 19% i ma zastosowanie w przypadku większości towarów, niepodlegającym stawkom obniżonym – 7% i 0%.

Stawka podstawowa (19%)
Dotyczy wszystkich towarów i usług niepodlegających stawkom obniżonym – 7% i 0%.

Stawka obniżona (7%)
Do 7% stawki VAT klasyfikują się między innymi produkty spożywcze, drewno kominkowe, kwiaty cięte, książki (z wyjątkiem treści szkodliwych dla nieletnich), e-booki, audiobooki, gazety, czasopisma (z ograniczeniami), wstęp na wydarzenia kulturalne, zakwaterowanie w hotelu (krótkoterminowe), niektóre wejścia na imprezy sportowe, usługi socjalne, opieka medyczna, niektóre artykuły spożywcze, zaopatrzenie w wodę, sprzęt medyczny dla osób niepełnosprawnych, opodatkowanie niektórych złotych monet i biżuterii, krajowe przewozy pasażerskie, a także międzynarodowy transport pasażerski (do 50 km).

Podatek zerowy
Obejmuje transport wewnątrzwspólnotowy i międzynarodowy (z wyłączeniem transportu drogowego i kolejowego oraz niektórych środków żeglugi śródlądowej).

Wymogi niemieckiej faktury VAT

Faktury VAT powinny zawierać następujące informacje:

• dane sprzedawcy – nazwa, adres, numer VAT,
• dane odbiorcy – nazwa, adres, numer VAT,
• numer faktury,
• data wystawienia dokumentu,
• data dostawy towaru,
• metryczka: opis dostarczanych towarów, ilość/waga,
• metryczka: kwota netto, kwota VAT, kwota brutto,
• zastosowana stawka VAT,
• jeśli zastosowano stawkę VAT 0% – adnotacja na temat przepisu zwalniającego z podatku VAT (wraz z numerem dyrektywy),
• jeśli zastosowano reverse charge (odwrotne obciążenie) – adnotacja na temat przepisów dotyczących niepodleganiu podatkowi VAT (wraz z numerem dyrektywy),
• waluta, w której wystawiono fakturę.

Kary i odsetki z tytułu opóźnienia w rozliczaniu podatku VAT w Niemczech

Opóźnienie w rozliczeniu podatku VAT w Niemczech może prowadzić do konsekwencji finansowych, takich jak naliczenie odsetek lub nałożenie kar przez niemiecki urząd skarbowy. W przypadku zwłoki w płatności, mogą zostać naliczone odsetki w wysokości 1% od wymaganego podatku, a ich maksymalna wartość wynosi 25 000 EUR. Karanie za złożenie deklaracji po terminie zależy głównie od decyzji urzędu i konkretnej sytuacji podatnika. W przypadku sporadycznego opóźnienia, uzasadnienie tego zdarzenia może wpłynąć korzystnie na decyzję urzędu, prowadząc do ewentualnego odstąpienia od nałożenia kary. Jednak częste opóźnienia w składaniu deklaracji mogą skutkować negatywnym nastawieniem ze strony urzędu. Standardowo nałożona kara wynosi od 100 do 500 EUR.

Wsparcie przy procesie rejestracji i składania deklaracji VAT w Niemczech

Z myślą o efektywnej obsłudze przedsiębiorców, posiadamy biura nie tylko w Polsce, ale również w dwóch lokalizacjach w Niemczech. To strategiczne rozmieszczenie umożliwia nam świadczenie usług na najwyższym poziomie, zgodnie z lokalnymi regulacjami podatkowymi i księgowymi.
Jeśli jako sprzedawca internetowy zmagasz się z zawiłościami przepisów podatkowych dotyczących VAT i potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, w amavat® zapewnimy Ci pomoc indywidualnego Opiekuna Klienta oraz profesjonalne wsparcie lokalnych doradców podatkowych. W ramach naszych usług zajmujemy się także kompleksową obsługą VAT Compliance, w tym rejestracją i składaniem deklaracji VAT.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące rejestracji do VAT w Niemczech lub innych zagadnień, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: kontakt – amavat®.