Prowadzenie sprzedaży w internecie w kontekście podatku VAT
Spis treści
Zwolnienia z VAT w księgowości e-commerce
Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży bez podatku. W przypadku przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.
Nie każdy podmiot e-commerce może jednak skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. Wyłączenie obejmuje m.in. sprzedaż na odległość określonych kategorii towarów wskazanych w ustawie o VAT, w tym:
- preparatów kosmetycznych i toaletowych;
- komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych;
- urządzeń elektrycznych;
- maszyn i urządzeń gdzie indziej niesklasyfikowanych;
- hurtowo i detalicznie części i akcesoriów do pojazdów samochodowych oraz motocykli.
Przed zastosowaniem zwolnienia warto więc zweryfikować dokładny kod i klasyfikację sprzedawanych produktów oraz katalog wyłączeń określony w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.
Natomiast zwolnienie przedmiotowe dotyczy określonych rodzajów czynności, m.in. części usług ubezpieczeniowych, medycznych czy edukacyjnych. Nie jest ono uzależnione od limitu 240 000 zł, ale możliwość jego zastosowania wynika z rodzaju wykonywanej czynności i warunków określonych w przepisach.
Procedura SME – zwolnienie z VAT dla małych firm działających w innych krajach UE
Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy prowadzący działalność transgraniczną mogą korzystać także z procedury szczególnej SME.
Dzięki niej mały przedsiębiorca posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce może – po spełnieniu określonych warunków – korzystać ze zwolnienia z VAT również w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, w których nie posiada siedziby.
Jednym z podstawowych warunków jest to, aby całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 000 euro.
Jednocześnie przedsiębiorca musi spełnić warunki zwolnienia obowiązujące w konkretnym państwie członkowskim, w którym chce z niego korzystać. Lokalne limity i zasady mogą się bowiem różnić.
Polski przedsiębiorca zainteresowany procedurą SME powinien zgłosić zamiar korzystania ze zwolnienia Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście poprzez uprzednie powiadomienie składane w e-Urzędzie Skarbowym. Po pozytywnej weryfikacji otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX.
Procedura SME jest dobrowolna i nie wyklucza tego, aby przedsiębiorca był jednocześnie czynnym podatnikiem VAT w Polsce.
Sprzedaż w e-commerce a powstanie obowiązku podatkowego VAT w księgowości e-commerce
Istotną kwestią jest także moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku podatku od towarów i usług przy sprzedaży na rynku e-commerce.
Co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.
Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy sprzedawca otrzyma całość lub część zapłaty, np. zaliczkę czy przedpłatę, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w momencie jej otrzymania – w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
W przypadku sprzedaży za pobraniem, jeżeli wcześniej nie została otrzymana zapłata, zastosowanie znajduje przede wszystkim zasada związana z momentem dokonania dostawy.
Należy jednak pamiętać, że ustawa o VAT przewiduje również szczególne zasady dla określonych rodzajów transakcji. Przykładowo przy WDT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy, a otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego z tytułu WDT.
Sprzedaż internetowa do krajów Unii Europejskiej i poza UE a podatek VAT w księgowości e-commerce
Sposób rozliczenia VAT w sprzedaży zagranicznej zależy przede wszystkim od tego, czy sprzedajemy towary czy usługi, czy naszym klientem jest konsument czy przedsiębiorca oraz gdzie znajduje się towar lub nabywca.
Nie można więc przyjąć jednej zasady dla każdej sprzedaży internetowej prowadzonej poza Polską.
Sprzedaż B2C towarów do konsumentów w UE – WSTO
Jeżeli polski sklep internetowy sprzedaje towary konsumentom z innych państw członkowskich UE i towary są wysyłane z Polski do innego kraju Unii, transakcja może stanowić wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość – WSTO.
Dla WSTO oraz określonych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych B2C obowiązuje wspólny limit 10 000 euro, czyli 42 000 zł.
Jeżeli przedsiębiorca jest ustanowiony wyłącznie w jednym państwie członkowskim UE i spełnia pozostałe warunki, do momentu przekroczenia tego limitu może co do zasady opodatkowywać transakcje w państwie swojej siedziby, czyli w przypadku polskiego sprzedawcy stosować polski VAT.
Po przekroczeniu progu miejscem opodatkowania WSTO staje się państwo, w którym kończy się wysyłka lub transport towarów do konsumenta. Przedsiębiorca powinien wówczas zastosować stawkę VAT właściwą dla państwa konsumpcji.
Nie oznacza to jednak, że musi od razu rejestrować się do VAT osobno w każdym kraju. W wielu przypadkach może skorzystać z procedury VAT OSS.
Usługi elektroniczne B2C
W przypadku świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, czyli tzw. usług TBE, na rzecz konsumentów z innych państw członkowskich, podstawową zasadą jest opodatkowanie w państwie, w którym znajduje się konsument.
Również tutaj zastosowanie może mieć wspomniany wspólny próg 10 000 euro / 42 000 zł dla WSTO i transgranicznych usług TBE.
Jeżeli przedsiębiorca działa wyłącznie z jednego państwa członkowskiego i spełnia pozostałe warunki, poniżej limitu może rozliczać VAT w państwie swojej siedziby.
Warto przy tym pamiętać, że WSTO dotyczy wyłącznie sprzedaży towarów. Usługi elektroniczne nie są WSTO, mimo że obie kategorie korzystają ze wspólnego unijnego progu.
Sprzedaż B2B na terenie UE
Inaczej wygląda sprzedaż na rzecz przedsiębiorców.
W przypadku dostawy towarów z Polski do przedsiębiorcy z innego państwa UE może wystąpić wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – WDT. Po spełnieniu ustawowych warunków, w tym dotyczących statusu kontrahenta, jego numeru VAT UE oraz dokumentacji potwierdzającej wywóz towarów, WDT może podlegać w Polsce stawce VAT 0%.
Nie należy jednak określać każdej transakcji B2B jako „reverse charge”.
W przypadku usług B2B często zastosowanie znajduje zasada określona w art. 28b ustawy o VAT, zgodnie z którą miejscem opodatkowania jest państwo siedziby usługobiorcy, a podatek rozlicza nabywca. Istnieją jednak wyjątki, dlatego rodzaj konkretnej usługi ma znaczenie.
Czy przy każdej sprzedaży do UE potrzebna jest rejestracja VAT-UE?
Nie.
Sama sprzedaż B2C do konsumenta z innego państwa UE, w tym WSTO, nie powoduje automatycznie obowiązku rejestracji do VAT-UE.
Rejestracja VAT-UE jest wymagana m.in. w przypadku:
- WDT;
- określonych WNT;
- importu usług rozliczanych zgodnie z art. 28b ustawy o VAT;
- świadczenia określonych usług B2B na rzecz przedsiębiorców z innych państw UE, w przypadku których VAT rozlicza usługobiorca.
Rejestracja odbywa się poprzez formularz VAT-R.
Sprzedaż poza Unię Europejską
W przypadku sprzedaży towarów poza Unię Europejską może wystąpić eksport towarów.
Eksport nie jest „zwolniony z VAT” w takim znaczeniu, jak zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe. Co do zasady może zostać objęty stawką VAT 0%, jeżeli spełnione zostaną ustawowe warunki, a sprzedawca posiada odpowiedni dokument potwierdzający wywóz towarów poza Unię Europejską.
Nie można też przyjąć, że wszystkie obowiązki podatkowe po prostu przechodzą na klienta w kraju docelowym.
To, kto odpowiada za import VAT, cło czy inne lokalne podatki, może zależeć m.in. od warunków dostawy, modelu sprzedaży, regulaminu marketplace, wartości przesyłki i przepisów państwa docelowego. W niektórych państwach zagraniczny sprzedawca sam może mieć obowiązek rejestracji i rozliczania lokalnego VAT, GST lub podobnego podatku.
W przypadku sprzedaży usług poza UE zasady zależą natomiast od rodzaju usługi oraz przepisów określających miejsce jej świadczenia.
Sprzedaż w branży e-commerce w UE a limit 10 000 euro / 42 000 zł
Próg 10 000 euro, czyli 42 000 zł, jest wspólnym limitem obowiązującym dla:
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość – WSTO;
- transgranicznych usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych świadczonych konsumentom – TBE.
Limit jest liczony łącznie dla sprzedaży do wszystkich państw członkowskich, a nie osobno dla każdego kraju.
Do czasu jego przekroczenia przedsiębiorca ustanowiony wyłącznie w jednym państwie UE może – po spełnieniu pozostałych wymogów – opodatkowywać takie transakcje w kraju swojej siedziby.
Może jednak dobrowolnie wybrać opodatkowanie w państwie konsumpcji także przed przekroczeniem limitu.
W Polsce wybór ten zgłasza się naczelnikowi urzędu skarbowego na formularzu VAT-29 do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wyboru. Wybór zasadniczo wiąże przedsiębiorcę przez dwa kolejne lata.
Rozliczanie podatku VAT EU po przekroczeniu progu 10 000 euro – procedura VAT OSS
Po przekroczeniu progu 10 000 euro / 42 000 zł WSTO oraz objęte progiem usługi TBE należy co do zasady opodatkowywać w kraju konsumpcji.
Przed wprowadzeniem pakietu VAT e-commerce oznaczało to częściej konieczność rejestracji do VAT w poszczególnych państwach. Od 1 lipca 2021 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z procedury VAT OSS, która zastąpiła wcześniejszy MOSS i znacznie upraszcza rozliczenia.
Procedura unijna OSS pozwala rozliczać w jednym państwie członkowskim VAT należny z tytułu kwalifikujących się transakcji B2C dokonywanych w innych państwach UE.
Polski przedsiębiorca może składać w Polsce kwartalną deklarację VIU-DO i wpłacać w euro VAT należny w poszczególnych krajach.
Procedura VAT OSS dotyczy państw Unii Europejskiej. Nie służy więc do rozliczania sprzedaży np. w Wielkiej Brytanii czy Szwajcarii.
OSS nie obejmuje także każdej transakcji prowadzonej na terenie UE.
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się stosować procedurę OSS, powinien obejmować nią wszystkie transakcje kwalifikujące się do danej procedury. Nie oznacza to jednak, że automatycznie trafiają do niej również WDT, sprzedaż B2B czy wszystkie lokalne dostawy w innych państwach członkowskich.
Rejestracja do VAT OSS nie koliduje również z rejestracją do VAT-UE.
W przypadku WSTO, które zgodnie z przepisami jest opodatkowane poza Polską, sprzedaży tej co do zasady nie uwzględnia się przy ustalaniu polskiego limitu zwolnienia podmiotowego VAT.
OSS nie zawsze zastąpi lokalną rejestrację VAT
Procedura OSS znacząco ułatwia rozliczenia, ale nie oznacza, że przedsiębiorca e-commerce nigdy nie musi rejestrować się do VAT w innych państwach UE.
Szczególnie istotne jest miejsce magazynowania towarów.
Jeżeli sklep korzysta np. z zagranicznego magazynu lub modelu fulfillment, w tym FBA, przemieszczenie własnych towarów do magazynu w innym państwie i późniejsze lokalne dostawy mogą powodować obowiązek rejestracji VAT w tym państwie.
OSS służy więc przede wszystkim uproszczeniu rozliczenia określonych transgranicznych transakcji B2C i nie zastępuje wszystkich lokalnych obowiązków VAT.
Pakiet VAT e-commerce – OSS, IOSS i pozostałe rozwiązania
Pakiet VAT e-commerce wdrożył również inne rozwiązania upraszczające rozliczanie sprzedaży internetowej.
Oprócz OSS działa m.in. IOSS – Import One Stop Shop – przeznaczony do rozliczania sprzedaży na odległość towarów importowanych z państw trzecich w przesyłkach o wartości rzeczywistej nieprzekraczającej 150 euro.
Pakiet VAT e-commerce wprowadził również m.in.:
- likwidację zwolnienia z VAT przy imporcie towarów w przesyłkach o wartości do 22 euro;
- definicję sprzedaży na odległość towarów importowanych – SOTI;
- definicję wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość – WSTO;
- szczególne zasady dotyczące platform elektronicznych uznawanych w określonych sytuacjach za dostawcę.
Przepisy pakietu VAT e-commerce dotyczą zasad obowiązujących w Unii Europejskiej. W przypadku sprzedaży do państw trzecich należy każdorazowo analizować również lokalne przepisy podatkowe.
Więcej o rozliczeniach i korzyściach płynących z pakietu VAT e-commerce przeczytasz tutaj.
VAT e-commerce a dropshipping
Sposób rozliczenia VAT w dropshippingu zależy przede wszystkim od rzeczywistego modelu działalności.
Jeżeli przedsiębiorca jedynie pośredniczy pomiędzy sprzedawcą a klientem i pobiera prowizję, przedmiotem jego świadczenia może być usługa pośrednictwa.
Usługa pośrednictwa jest co do zasady czynnością podlegającą VAT. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca zawsze musi naliczać VAT – może np. korzystać ze zwolnienia podmiotowego, jeżeli spełnia ustawowe warunki. Są to jednak dwie odrębne kwestie.
Jeżeli nabywcą usługi pośrednictwa jest podatnik z innego kraju, miejsce opodatkowania ustala się według właściwych zasad dotyczących miejsca świadczenia usług, w tym – w wielu przypadkach B2B – zgodnie z zasadą z art. 28b ustawy o VAT.
Nieco inaczej rozlicza się dropshipping, gdy podmiot e-commerce sprzedaje towary we własnym imieniu.
Jeżeli e-sklep sprzedaje własne towary wysyłane z Polski do konsumentów w innych państwach UE, transakcja może stanowić WSTO. Przy spełnieniu warunków związanych z progiem 10 000 euro / 42 000 zł przedsiębiorca może początkowo stosować polskie zasady VAT.
Po przekroczeniu progu WSTO należy opodatkowywać w państwie konsumpcji – bezpośrednio poprzez lokalną rejestrację albo, jeżeli transakcja spełnia warunki, poprzez VAT OSS.
Sama sprzedaż przez marketplace nie oznacza natomiast, że VAT zawsze rozlicza platforma.
Platforma elektroniczna może zostać uznana za dostawcę dla celów VAT tylko w określonych przypadkach przewidzianych w przepisach. Dotyczy to m.in. określonej sprzedaży importowanych towarów w przesyłkach o wartości do 150 euro oraz niektórych dostaw towarów na terenie UE dokonywanych przez sprzedawców niemających siedziby w UE.
Każdy model dropshippingu należy więc przeanalizować indywidualnie.
W przypadku dropshippingu przedsiębiorca może również korzystać ze zwolnienia podmiotowego VAT, jeżeli spełnia jego warunki. Od 2026 roku podstawowy limit wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży bez VAT.
W modelu sprzedaży we własnym imieniu trzeba dodatkowo zweryfikować, czy sprzedawane towary nie należą do kategorii wyłączających możliwość stosowania zwolnienia.
Więcej o modelu dropshippingu w branży e-commerce przeczytasz tutaj.
Podatek VAT w sprzedaży e-commerce przez sklepy z aplikacjami – Google Play i App Store
Niektóre podmioty działające na rynku e-commerce, sprzedające produkty cyfrowe, takie jak aplikacje czy oprogramowanie, korzystają z pośrednictwa sklepów z aplikacjami, np. Google Play lub App Store.
W przypadku usług elektronicznych przepisy unijne przewidują szczególne domniemanie dotyczące podmiotów uczestniczących w świadczeniu usługi za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej, interfejsu lub portalu, w tym sklepu z aplikacjami.
Taki podmiot może być traktowany dla celów VAT jako działający we własnym imieniu, chyba że rzeczywisty dostawca został wyraźnie wskazany i zostały spełnione odpowiednie warunki.
W praktyce oznacza to, że w wielu modelach sprzedaży za pośrednictwem największych sklepów z aplikacjami rozliczenie podatku od sprzedaży konsumentowi przejmuje platforma. Nie należy jednak przyjmować tej zasady automatycznie – zawsze warto sprawdzić regulamin platformy i sposób ukształtowania konkretnej transakcji.
Domniemanie a rozliczenie podatku VAT w księgowości e-commerce
W przypadku usług elektronicznych jednym z praktycznych problemów może być określenie państwa, w którym znajduje się konsument, a tym samym miejsca opodatkowania VAT.
Przepisy przewidują w tym zakresie określone domniemania i dowody pozwalające ustalić lokalizację usługobiorcy.
Standardowo podmiot może posługiwać się dwoma niesprzecznymi dowodami, takimi jak:
- adres rozliczeniowy usługobiorcy;
- adres IP urządzenia lub inna metoda geolokalizacji;
- dane rachunku bankowego, w tym miejsce prowadzenia rachunku wykorzystywanego do płatności;
- Mobile Country Code – MCC – zapisany na karcie SIM oraz inne dane pozwalające określić państwo użytkownika, w tym IMSI;
- lokalizacja stacjonarnego łącza, za pomocą którego usługa jest świadczona.
W określonych przypadkach dotyczących mniejszych dostawców usług TBE, których wartość nie przekracza odpowiedniego progu 100 000 euro, przepisy umożliwiają ustalenie lokalizacji konsumenta na podstawie jednego dowodu, jeżeli pochodzi on od osoby uczestniczącej w transakcji innej niż dostawca i usługobiorca.
KSeF a sprzedaż e-commerce w 2026 roku
Jedną z najważniejszych zmian dla księgowości e-commerce w 2026 roku jest obowiązkowy Krajowy System e-Faktur – KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wdrożony etapami.
- Od 1 lutego 2026 roku obowiązek objął największych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął pozostałych przedsiębiorców i podatników, z przewidzianymi w przepisach wyjątkami.
- Dla najmniejszych podatników przewidziano okres przejściowy do końca 2026 roku. Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest przesunięty do 1 stycznia 2027 roku. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Co istotne dla sklepów internetowych prowadzących sprzedaż głównie konsumentom, faktury B2C wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie.
Jednocześnie od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy objęci systemem muszą być przygotowani na odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF.
Dla branży e-commerce oznacza to konieczność dostosowania nie tylko księgowości, ale również integracji systemów sprzedażowych, ERP, platform marketplace i narzędzi wykorzystywanych do wystawiania dokumentów.
Rozliczanie podatku VAT w księgowości e-commerce. Skorzystaj z naszej pomocy!
Nie pozostawiaj swojego biznesu oraz rozliczeń podatkowych w księgowości e-commerce przypadkowi! Skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia, aby zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe i odprowadzanie podatku VAT, uniknąć ryzyka niezgodności z przepisami i spokojnie skupić się na maksymalizacji zysków ze swojego biznesu e-commerce!
W przypadku rozliczania podatku VAT, w naszej księgowości dla e-commerce, możemy m.in. przeanalizować obowiązek stosowania zagranicznych stawek VAT w Twoim sklepie, wybrać najlepsze rozwiązanie, pomóc w procesie rejestracji dla potrzeb VAT OSS i procedury SME, przeanalizować obowiązki związane z lokalnymi rejestracjami VAT, rozliczać VAT, wypełniać i składać wymagane deklaracje oraz przygotować podsumowania rozliczeń.
Możemy również sprawdzić, czy możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT, czy potrzebujesz rejestracji VAT-UE, jakie zasady mają zastosowanie do sprzedaży poprzez marketplace oraz jaki model rozliczeń będzie najbardziej odpowiedni dla Twojej działalności.
W 2026 roku szczególnego znaczenia nabiera również prawidłowe przygotowanie procesów księgowych do obsługi KSeF i integracji danych pochodzących ze sklepów internetowych oraz platform sprzedażowych.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące rozliczenia podatku VAT w branży e-commerce, w tym pakietu VAT e-commerce, VAT OSS, procedury SME, KSeF i naszej księgowości e-commerce, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: kontakt – amavat®.
