Magazynowanie za granicą a VAT w e-commerce – co musisz wiedzieć w 2026 roku

Rejestracja VAT w kraju magazynowania

Przechowywanie towarów w obcym kraju tworzy tzw. stałe miejsce składowania i co do zasady rodzi obowiązek rejestracji VAT w tym państwie. Dotyczy to zarówno własnego magazynu, jak i korzystania z zewnętrznego operatora fulfillment – jeśli Twoje towary fizycznie znajdują się za granicą, prawo podatkowe tego kraju ma do nich zastosowanie.

Lokalny numer VAT jest potrzebny do:

• rozliczania krajowej sprzedaży B2C w danym państwie,
• raportowania wewnątrzwspólnotowych nabyć (WNT) przy przerzutach towarów między magazynami,
• wystawiania faktur zgodnych z lokalnymi wymogami.

Każdy kraj UE ma własne procedury rejestracyjne, inne terminy i inne wymogi dokumentacyjne. Warto zaplanować rejestrację z wyprzedzeniem – w zależności od kraju może to zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy.

OSS – co pokrywa, a czego nie

Procedura One Stop Shop (OSS) pozwala rozliczać transgraniczny VAT od sprzedaży B2C do konsumentów w innych krajach UE za pomocą jednej deklaracji składanej w Polsce. To wygodne i ważne narzędzie, ale ma kluczowe ograniczenie: OSS nie zastępuje lokalnej rejestracji VAT w kraju, gdzie masz magazyn.

W praktyce model wygląda następująco:

• W deklaracji OSS wykazujesz sprzedaż transgraniczną B2C – czyli gdy towar z zagranicznego magazynu jedzie do klienta w innym kraju.
• W lokalnej deklaracji VAT w kraju magazynowania wykazujesz sprzedaż krajową, dostawy B2B oraz przesunięcia między własnymi magazynami (WNT/WDT).

Oba systemy muszą działać równolegle – żadne nie wyklucza drugiego.

Zmiany od 2027 roku (pakiet ViDA)

Warto wiedzieć, że pakiet ViDA (VAT in the Digital Age), przyjęty przez UE w marcu 2025 roku, przyniesie kolejne zmiany w zakresie OSS od stycznia 2027 roku. Obejmą one m.in. rozszerzenie zakresu transakcji objętych procedurą i nowe zasady Single VAT Registration. Jeśli planujesz ekspansję zagraniczną, warto śledzić te zmiany już teraz.

IOSS i import – ważna zmiana od 1 lipca 2026 r.

Jeśli sprzedajesz towary importowane spoza UE bezpośrednio do klientów, musisz być świadomy ważnej zmiany. Od 1 lipca 2026 roku zniesiony został próg 150 EUR zwalniający przesyłki z cła. Oznacza to, że wszystkie paczki importowane do UE – niezależnie od wartości – podlegają teraz należnościom celnym.

Procedura IOSS nadal działa i upraszcza rozliczenie VAT od importu, ale teraz jest to tylko jeden z elementów większego obrazu. Importerzy muszą uwzględnić cło na każdej przesyłce, co zmienia kalkulację kosztów, cen i marż w modelach sprzedaży opartych na imporcie.

Modele magazynowania za granicą

Call-off stock

Call-off stock to model, w którym Twoje towary są fizycznie przechowywane za granicą, ale formalnie pozostają Twoją własnością aż do momentu, gdy odbiorca je „wywoła”, czyli zamówi konkretną partię. To rozwiązanie popularne w handlu B2B, gdzie klient ma dostęp do stale uzupełnianego zapasu bez konieczności składania dużych zamówień z wyprzedzeniem.

Z perspektywy VAT call-off stock wiąże się z obowiązkiem rejestracji w kraju składowania oraz raportowaniem przemieszczeń towarów jako WNT/WDT. Zasady tego mechanizmu zostały ujednolicone w UE i pozostają stabilne w 2026 roku.

Amazon FBA i inne platformy fulfillment

Fulfillment przez marketplace (Amazon FBA, eMAG Fulfillment, eBay Fulfillment) to model, w którym platforma przechowuje Twoje towary, pakuje je i wysyła do klientów. Z logistycznego punktu widzenia to wygoda; z podatkowego – kilka rzeczy wymaga uwagi.

Amazon Pan-European FBA – od stycznia 2026 roku program wymaga obecności w minimum 5 krajach UE (wcześniej 4). Oznacza to, że Amazon może przemieszczać Twoje towary między magazynami w różnych krajach bez każdorazowej zgody, optymalizując czas dostawy. Dla Ciebie jako sprzedawcy oznacza to obowiązek rejestracji VAT w każdym kraju, gdzie fizycznie przechowywany jest Twój towar.

Niezależnie od tego, który operator fulfillment wybierzesz, pamiętaj o kilku zasadach:

• Platforma zajmuje się logistyką, ale odpowiedzialność za VAT zawsze spoczywa na sprzedawcy.
• Każdy kraj, w którym Twój towar fizycznie przebywa, wymaga lokalnej rejestracji VAT.
• Sprzedaż do klientów w innych krajach UE z zagranicznego magazynu można rozliczać przez OSS, ale sprzedaż lokalną – nie.

Lokalny VAT: stawki i przepisy

Każdy kraj UE stosuje własne stawki VAT i ma swoje wymagania dotyczące fakturowania, ewidencji i składania deklaracji. Kilka przykładów różnic, które mogą wpłynąć na Twoją kalkulację:

• Terminy składania deklaracji VAT różnią się między krajami (miesięczne, kwartalne, roczne).
• Stawki VAT na poszczególne kategorie towarów mogą się różnić – produkt objęty stawką 5% w Polsce może podlegać stawce 10% lub 20% w innym kraju.
• Niektóre kraje wymagają lokalnego przedstawiciela podatkowego dla firm spoza UE.

Przed wejściem na nowy rynek warto zweryfikować lokalne przepisy lub skonsultować się ze specjalistą – koszt takiej konsultacji jest zawsze niższy niż ewentualne korekty i kary.

Jaki model wybrać?

Nie ma jednej odpowiedzi. Wybór między własnym magazynem call-off stock a fulfillmentem przez platformę zależy od:

• skali sprzedaży i liczby zamówień,
• asortymentu i jego rotacji,
• krajów, w których chcesz być obecny,
• Twojej gotowości do zarządzania wieloma rejestracjami VAT,
• dostępności platform marketplace na docelowych rynkach.

Oba modele mają swoje zalety i oba wiążą się z obowiązkami podatkowymi. Kluczowe jest to, żeby te obowiązki znać i wypełniać je sprawnie, zanim staną się problemem.

Jeśli masz pytania dotyczące rejestracji VAT, OSS lub rozliczeń przy magazynowaniu za granicą, nasi eksperci są do dyspozycji: Kontakt – amavat®