Nie każdy przedsiębiorca musi od razu rejestrować się jako podatnik VAT. Dla wielu małych firm, jednoosobowych działalności czy freelancerów bardziej opłacalnym rozwiązaniem może być zwolnienie z VAT. To prostszy model prowadzenia działalności, który pozwala ograniczyć formalności oraz znacząco zmniejszyć koszty związane z księgowością i rozliczeniami. Z takiej opcji najchętniej korzystają osoby rozpoczynające biznes oraz ci, którzy obsługują klientów indywidualnych – czyli takich, którzy nie mają możliwości odzyskania VAT-u z faktur zakupowych.

Aby jednak z takiego zwolnienia skorzystać, trzeba spełnić określone warunki – przede wszystkim nie przekroczyć rocznego limitu zwolnienia, który w Polsce obowiązuje od lat. I właśnie ten limit był tematem licznych dyskusji w ostatnich miesiącach. W przestrzeni publicznej pojawiły się informacje, że w 2025 roku może on zostać zwiększony, co mogłoby objąć zwolnieniem z VAT jeszcze więcej przedsiębiorców.

Ale czy zapowiadane zmiany rzeczywiście weszły w życie? Czy limit zwolnienia został podniesiony? I wreszcie – kiedy warto nie być VAT-owcem, a kiedy lepiej jednak zarejestrować się jako podatnik VAT czynny?

W tym artykule przyjrzymy się faktom, rozwiejemy wątpliwości i podpowiemy, jak podjąć najlepszą decyzję dla swojej firmy w 2025 roku.

Czym jest zwolnienie podmiotowe z VAT?

W polskim systemie podatkowym istnieje kilka form zwolnienia z VAT, a jedną z najczęściej stosowanych – szczególnie wśród mikroprzedsiębiorców i freelancerów – jest tzw. zwolnienie podmiotowe z VAT. To forma uproszczenia, która przysługuje firmom, których roczna wartość sprzedaży nie przekracza ustawowego limitu zwolnienia.

Dzięki niej przedsiębiorca może prowadzić działalność bez obowiązku:

• doliczania podatku VAT do wystawianych faktur,
• składania miesięcznych lub kwartalnych plików JPK_V7 (czyli ewidencji i deklaracji VAT w jednym pliku).

To rozwiązanie nie tylko zmniejsza obciążenia administracyjne, ale też może pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność firmy – szczególnie w relacjach z klientami indywidualnymi.

Dla kogo przeznaczone jest zwolnienie z VAT?

Zwolnienie z VAT kierowane jest głównie do:

➜ mikroprzedsiębiorców i jednoosobowych działalności gospodarczych,

➜ osób fizycznych świadczących usługi na niewielką skalę (np. freelancerów),

➜ nowych firm rozpoczynających działalność gospodarczą.

Aby z niego skorzystać, należy spełnić podstawowy warunek: nie przekroczyć limitu zwolnienia, który w 2025 roku wynosi 200 000 zł netto (czyli bez VAT). Co istotne, w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego, ten limit ustalany jest proporcjonalnie do liczby dni, w których prowadzona była sprzedaż.

Warto jednak wiedzieć, że nie wszystkie branże mogą skorzystać z tego przywileju. Zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, ze zwolnienia podmiotowego wyłączone są m.in.:

• usługi prawnicze i doradcze,
• działalność jubilerska,
• sprzedaż nowych środków transportu,
• niektóre rodzaje sprzedaży internetowej.

Dlaczego zwolnienie z VAT cieszy się tak dużą popularnością?

Zwolnienie z VAT to dla wielu firm realne ułatwienie w prowadzeniu działalności. Popularność tej formy rozliczenia wynika z szeregu praktycznych korzyści – zarówno finansowych, jak i organizacyjnych. Przedsiębiorcy objęci zwolnieniem podmiotowym z VAT:

• nie muszą prowadzić pełnej ewidencji VAT, co upraszcza księgowość,
• oszczędzają na usługach biur rachunkowych – mniej dokumentów, mniej kosztów,
• nie są zobowiązani do składania JPK_V7 ani informacji VAT-UE,
• mogą oferować niższe ceny, ponieważ nie doliczają VAT do swoich usług czy towarów – co przy stawce 23% może znacząco wpłynąć na atrakcyjność cenową.

To właśnie dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na zwolnienie z VAT – szczególnie wtedy, gdy ich oferta jest kierowana do osób fizycznych lub firm, które nie mają możliwości odliczenia podatku. W takiej sytuacji brak VAT-u na fakturze oznacza niższą cenę końcową, a to może być istotną przewagą konkurencyjną.

Limit zwolnienia z VAT w 2025 roku

Wielu przedsiębiorców z niecierpliwością czekało na decyzję Ministerstwa Finansów w sprawie limitu zwolnienia z VAT na 2025 rok. Pojawiały się zapowiedzi jego podwyższenia, co dla małych firm mogłoby oznaczać większą swobodę działania bez konieczności rejestrowania się jako podatnik VAT.

Ostatecznie jednak limit zwolnienia z VAT pozostał na dotychczasowym poziomie – w 2025 roku nadal wynosi 200 000 zł netto rocznie. To oznacza, że przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (bez VAT) nie przekroczyła tej kwoty w poprzednim roku podatkowym, mogą wciąż korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT.

Dlaczego nie zdecydowano się na zmianę limitu zwolnienia?

Choć rozważano jego podwyższenie do 240 000 zł, ostatecznie przeważyły argumenty za zachowaniem obecnego stanu. Wśród nich:

• Obawy o wpływy do budżetu państwa – większy limit oznaczałby mniejsze wpływy z VAT, co w aktualnej sytuacji gospodarczej mogłoby być ryzykowne z punktu widzenia finansów publicznych.
• Utrzymanie zgodności ze średnią unijną – obecny limit zwolnienia z VAT w Polsce jest zbliżony do poziomu stosowanego w wielu innych krajach UE. Ministerstwo uznało, że nie ma potrzeby wprowadzać zmian, skoro polscy przedsiębiorcy i tak mogą korzystać z korzystnego progu.

Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: zasady pozostają stabilne, a limit zwolnienia w wysokości 200 000 zł nadal daje możliwość prowadzenia działalności bez konieczności rozliczania VAT-u – oczywiście pod warunkiem, że spełnione są wszystkie pozostałe warunki ustawowe.

Co czeka przedsiębiorców w najbliższych latach?

Najnowsze sygnały są jednak obiecujące: projekt nowelizacji ustawy o VAT zakłada zwiększenie limitu zwolnienia do 240 000 zł już od 1 stycznia 2026 roku. Co to oznacza?

• Obiecywany próg rozszerzy dostęp do zwolnienia z VAT dla większej liczby startujących i drobnych przedsiębiorców.
• Przepisy przewidują również zastosowanie limitu proporcjonalnie w pierwszym roku działalności, jak dotychczas.
• Choć na razie zmiana dotyczy dopiero 2026 roku, warto monitorować proces legislacyjny – zwłaszcza jeśli zastanawiasz się „kiedy warto nie być VAT-owcem?”.

Przeliczanie limitu dla nowych firm

Rozpoczynasz działalność w trakcie roku i zastanawiasz się, czy możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT? Dobra wiadomość jest taka, że tak – nawet jeśli startujesz w połowie roku, masz prawo do zwolnienia podmiotowego z VAT. Trzeba tylko pamiętać, że obowiązuje Cię limit zwolnienia liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności.

💡 Nowa firma? Nie masz pełnego limitu! Oblicz go proporcjonalnie – np. przy starcie w lipcu przysługuje Ci tylko część rocznego limitu.

Jak obliczyć limit zwolnienia dla nowej firmy?

Roczny limit zwolnienia z VAT w 2025 roku wynosi 200 000 zł (bez VAT). Ale jeśli zakładasz firmę np. w maju, nie możesz wykorzystać całej tej kwoty – przysługuje Ci tylko jej część, odpowiednio do liczby dni, przez które będziesz prowadzić działalność w danym roku.

Wzór jest prosty:

➜  (200 000 zł ÷ 365 dni) × liczba dni działalności w roku = Twój indywidualny limit zwolnienia

Przykład praktyczny:

Załóżmy, że rozpoczynasz działalność 1 sierpnia 2025 r.
Do końca roku pozostaje 153 dni (licząc od 1 sierpnia do 31 grudnia).

Twój limit zwolnienia z VAT wyniesie:

➜(200 000 zł ÷ 365) × 153 ≈ 83 835 zł

Oznacza to, że jeśli Twoja sprzedaż od sierpnia do końca grudnia nie przekroczy tej kwoty, możesz legalnie korzystać ze zwolnienia z VAT.

Zwolnienie z VAT a podatnicy z UE

Przez długi czas zagraniczne firmy działające na polskim rynku miały wątpliwości, czy mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce. Dziś, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości UE (TSUE), sytuacja jest znacznie jaśniejsza.

Podmioty posiadające siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej również mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT – oczywiście pod warunkiem, że spełnią określone wymagania.

Kiedy zagraniczne podmioty mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce?

Aby firma z innego kraju UE mogła legalnie korzystać z zwolnienia z VAT na terytorium Polski, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

➜ Firma ma siedzibę działalności gospodarczej w kraju UE, innym niż Polska.

➜ Wartość sprzedaży zrealizowanej na terytorium Polski nie przekracza 200 000 zł rocznie (czyli obowiązującego limitu zwolnienia).

➜ Przedsiębiorca nie prowadzi działalności wykluczonej ze zwolnienia – np. usług doradczych, prawniczych, jubilerskich – zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

W praktyce oznacza to, że zagraniczny przedsiębiorca może sprzedawać w Polsce (np. przez e-commerce lub jako podwykonawca), nie będąc czynnym podatnikiem VAT, o ile nie przekroczy wskazanego limitu zwolnienia i nie świadczy usług objętych obowiązkiem opodatkowania.

Co się dzieje po przekroczeniu limitu zwolnienia?

Jeśli zagraniczna firma przekroczy próg 200 000 zł wartości sprzedaży w Polsce (liczonej bez VAT), automatycznie traci prawo do zwolnienia z VAT. Wówczas ma obowiązek:

• zarejestrować się jako podatnik VAT czynny w Polsce,
• rozliczać VAT zgodnie z polskimi przepisami (w tym składać JPK_V7),
• wystawiać faktury z odpowiednią stawką VAT.

Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku, gdy firma zacznie świadczyć usługi lub sprzedawać towary, które są z mocy prawa wyłączone z możliwości skorzystania ze zwolnienia.

Dlaczego to istotne?

Możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT to dla wielu firm z UE szansa na uproszczenie działań na polskim rynku – bez konieczności rejestracji do VAT i comiesięcznego rozliczania. Dla firm działających w modelu B2C, gdzie klientem końcowym jest osoba fizyczna, brak VAT-u może oznaczać niższą cenę i przewagę konkurencyjną.

To także kolejny przykład sytuacji, w której warto zastanowić się: kiedy warto nie być VAT-owcem? Dla zagranicznego przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność w Polsce – być może właśnie teraz.

Planowane zmiany – możliwe rozszerzenie uprawnień, bez zmiany limitu

W 2025 roku limit zwolnienia z VAT pozostał bez zmian i nadal wynosi 200 000 zł rocznie (liczone bez VAT). Choć ta wartość się nie zmieniła, coraz częściej w środowiskach legislacyjnych i branżowych mówi się o rozszerzeniu kręgu podmiotów, które mogłyby skorzystać ze zwolnienia z VAT – szczególnie z myślą o mikroprzedsiębiorcach z innych krajów Unii Europejskiej.

Na czym polega proponowana zmiana?

Obecnie zwolnienie podmiotowe z VAT dostępne jest głównie dla przedsiębiorców, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski. W praktyce oznacza to, że wiele firm z UE działających np. zdalnie w modelu B2C, nie kwalifikuje się do tego uproszczenia – nawet jeśli ich skala działalności w Polsce jest niewielka.

Coraz częściej postuluje się jednak, aby otworzyć możliwość korzystania ze zwolnienia również dla firm, które:

• działają wyłącznie online lub zdalnie,
• prowadzą sprzedaż do polskich konsumentów,
• nie mają fizycznej obecności w Polsce, ale spełniają warunki co do limitu zwolnienia oraz zakresu działalności.

Taka zmiana oznaczałaby uproszczenie przepisów i większą dostępność preferencyjnych rozliczeń także dla zagranicznych mikroprzedsiębiorców.

Co to oznacza dla zagranicznych firm?

Dla drobnych firm z UE, które planują wejście na polski rynek – np. przez e-commerce – możliwe rozszerzenie prawa do zwolnienia z VAT byłoby realnym ułatwieniem. Brak konieczności rejestracji do VAT i związanych z tym kosztów oraz formalności może mieć ogromne znaczenie przy małej skali działalności.

Korzyści z korzystania ze zwolnienia z VAT

Dla wielu mikroprzedsiębiorców, freelancerów czy firm świadczących usługi dla osób fizycznych, zwolnienie z VAT to nie tylko uproszczona biurokracja, ale także konkretne korzyści finansowe i operacyjne. Jeśli Twoja działalność mieści się w granicach limitu zwolnienia, a struktura klientów nie wymusza wystawiania faktur z VAT, naprawdę warto rozważyć ten model.

Niższe koszty księgowości

Jedną z największych zalet zwolnienia z VAT są oszczędności w prowadzeniu księgowości. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT:

✔ nie muszą rozliczać się z podatku co miesiąc (lub co kwartał),

✔ nie składają plików JPK_V7,

✔ nie muszą prowadzić szczegółowej ewidencji VAT.

Uproszczona ewidencja i mniej formalności

Korzystając ze zwolnienia z VAT, nie musisz martwić się o liczne obowiązki, które obciążają czynnych podatników VAT. Nie wystawiasz faktur z podatkiem, nie rozliczasz podatku należnego i naliczonego, nie składasz deklaracji. W efekcie masz więcej czasu na rozwijanie biznesu, a mniej na dokumenty i kontrolę przepisów podatkowych.

Większa elastyczność dla małych firm

Zwolnienie z VAT to także większa swoboda w działaniu – zwłaszcza dla firm obsługujących klientów indywidualnych, którzy i tak nie odliczają podatku. Brak VAT na fakturze oznacza niższą cenę końcową, co może stanowić istotną przewagę konkurencyjną.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Co warto zapamiętać o zwolnieniu z VAT w 2025 roku?

• Zwolnienie z VAT nadal przysługuje przedsiębiorcom, których roczna sprzedaż nie przekroczyła limitu zwolnienia, czyli 200 000 zł netto (bez VAT).
• Limit ten pozostaje bez zmian w 2025 roku – mimo wcześniejszych zapowiedzi jego podniesienia do 240 000 zł.
• Nowe firmy mogą korzystać z proporcjonalnego limitu, liczonego według liczby dni prowadzenia działalności w danym roku.
• Ze zwolnienia mogą korzystać także podmioty z UE – o ile spełniają konkretne warunki.
• Planowane są zmiany, które mogą rozszerzyć katalog firm uprawnionych do zwolnienia z VAT, ale nie przewiduje się zmiany samego limitu.

Dla kogo zwolnienie z VAT będzie nadal korzystne w 2025 roku?

Zdecydowanie warto rozważyć zwolnienie z VAT, jeśli:

• prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub małą firmę o niewielkiej skali,
• Twoimi klientami są głównie osoby fizyczne lub podmioty nieodliczające VAT (np. szkoły, fundacje),
• oferujesz usługi lub towary, które nie wymagają dużych zakupów od kontrahentów VAT-owców,
• chcesz zminimalizować formalności, uprościć księgowość i ograniczyć koszty.

W takich przypadkach rezygnacja z rejestracji do VAT może być realną korzyścią i odpowiedzią na pytanie: kiedy warto nie być VAT-owcem?

Kiedy warto rozważyć rezygnację ze zwolnienia z VAT?

Choć zwolnienie z VAT bywa korzystne, nie zawsze będzie optymalnym rozwiązaniem. Warto rozważyć rezygnację z niego – lub świadomie się na nie nie decydować – w sytuacjach, gdy:

• planujesz dynamiczny wzrost sprzedaży i prawdopodobnie przekroczysz limit zwolnienia w najbliższych miesiącach,
• Twoimi klientami są głównie firmy, które odliczają VAT – wtedy brak podatku może być dla nich mniej korzystny,
• ponosisz duże koszty zakupów związanych z działalnością i chciałbyś odliczać VAT naliczony,
• planujesz ubiegać się o dotacje, granty lub uczestniczyć w przetargach, gdzie status VAT-owca bywa wymagany.

💡 Wskazówka końcowa:
Zawsze warto przeliczyć, co się bardziej opłaca – uproszczenie formalności i niższe koszty czy możliwość odliczania podatku i elastyczność w kontaktach z partnerami biznesowymi. W razie wątpliwości dobrze jest poradzić się specjalisty w tym temacie – bo decyzja o byciu lub nie byciu VAT-owcem może realnie wpłynąć na rozwój Twojej firmy.