Problemy z rejestracją VAT w UK

Rejestracja VAT w UK – problemy. Podmioty e-commerce coraz chętniej i częściej sprzedają swoje usługi do Wielkiej Brytanii, gdyż jest to bardzo dynamicznie rozwijający się rynek e-commerce. Aby móc sprzedawać swoje produkty na rynek brytyjski, konieczna jest jednak rejestracja do VAT UK. Tymczasem po Brexicie nie jest to wcale takie łatwe zadanie! Z jakimi najczęstszymi problemami trzeba się zmierzyć przy rejestracji VAT UK i jak sobie z nimi poradzić? Podpowiadamy.

W przypadku sprzedaży towarów i usług na terytorium UK niezbędna może okazać się rejestracja do VAT UK – od 1 stycznia 2021 roku, po wejściu w życie przepisów wynikających z Brexitu, zastosowania nie mają uproszczone przepisy unijne dot. rozliczeń VAT (np. procedura VAT OSS, pakiet VAT e-commerce), a obowiązuje eksport towarów, który jest opodatkowany VAT w UK.

Jednak zanim podmiot e-commerce będzie mógł rozliczać VAT UK i rozpocząć działalność na rynku brytyjskim, może on napotkać na problemy związane z rejestracją do VAT w UK. Nasiliły się one właśnie po wystąpieniu Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej.

Rejestracja do VAT w UK – najczęstsze problemy

Rejestracja do VAT UK nie należy do łatwych procesów. Największe trudności w rejestracji do VAT w UK związane są przede wszystkim z:

• dostarczeniem odpowiedniej dokumentacji;
• wyznaczonym czasem na uzupełnienie dokumentacji;
• komunikacją z urzędnikami HMRC – Her Majesty Revenue & Customs, brytyjski odpowiednik urzędu skarbowego.

VAT UK – rejestracja. Problem z dokumentacją

Często HMRC (https://www.gov.uk/government/organisations/hm-revenue-customs) prosi o uzupełnienie dokumentów, które mogą być trudne do uzyskania dla podmiotów e-commerce w Polsce. Są to np. kontrakty z przewoźnikami oraz dokumenty dotyczące nawiązania współpracy z platformą online marketplace (OMP). Dodatkowo, po Brexicie, HMRC prosi o znacznie większą liczbę dokumentów do rejestracji do VAT UK.
Niezbędne dokumenty w celu rejestracji do VAT UK:

• wniosek rejestracyjny;
• dokument tożsamości;
• numer ubezpieczenia społecznego (NI);
• UTR, czyli unikalny numer referencyjny podatnika;
• certyfikat rejestracji firmy;
• potwierdzenie posiadania konta bankowego;
• ewentualnie kontrakty z przewoźnikami, faktury i umowy z platformami marketplace.

Dokumenty należy złożyć 30 dni przed pierwszą transakcją, rozliczaną według brytyjskich stawek VAT.

Rejestracja do VAT w UK. Krótki czas na uzupełnienie dokumentacji

Kolejną trudnością w rejestracji do VAT UK jest czas, jaki HMRC wyznacza na uzupełnienie dokumentacji. Podmiot e-commerce najczęściej musi dostarczyć brakujące dokumenty pocztą, co wydłuża i utrudnia cały proces. Zdarza się, że pomimo wysyłki brakujących dokumentów, podmiot e-commerce otrzymuje informację, że proces został anulowany, gdyż list bądź przesyłka nie dotarła do HMRC. W takiej sytuacji cały proces należy zaczynać od początku. Można także złożyć odwołanie, ale ono także powinno być wysłane pocztą, co nie ułatwia jego procedowania.

Rejestracja VAT UK – problem z komunikacją

Ostatnim wśród najczęściej występujących problemów przy rejestracji VAT UK jest komunikacja z urzędnikami HMRC. Podmiot e-commerce i przyszły płatnik podatku VAT w UK zakłada konto na stronie HMRC (https://www.gov.uk/log-in-register-hmrc-online-services). W przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, do wyboru są cztery opcje kontaktowe:

• poczta tradycyjna;
• mail;
• formularz kontaktowy na stronie HMRC – https://www.gov.uk/contact-hmrc;
• infolinia.

Najpowszechniejszą formą kontaktu z HMRC jest tradycyjna poczta. To właśnie drogą pocztową należy przesyłać informacje takie, jak zgłoszenia zmiany danych, zmiany formy prawnej firmy, odwołania od nałożonych kar czy odpowiedzi na wezwania. Droga mailowa, w przypadku rejestracji do VAT UK, jest wykorzystywana przez HMRC głównie przy czynnościach sprawdzających. Często jednak HMRC nie odpowiada na maile dot. np. niejasności w procesie rejestracji czy wątpliwości w kwestii samego podatku VAT w UK.

Formularz kontaktowy jest dostępny na stronie HMRC (https://www.gov.uk/contact-hmrc). Niestety system działa w ten sposób, że po uzyskaniu odpowiedzi nie możemy na nią odpisać. W razie dodatkowych pytań, należy ponownie wypełnić formularz kontaktowy, jednak wówczas jest to traktowane jako nowe zapytanie i może być obsługiwane przez innego pracownika HMRC, który nie zna naszej sprawy.

Istnieje także opcja kontaktu przez dedykowaną infolinię HMRC dla podmiotów spoza Wielkiej Brytanii (+44 135 535 9022). Kontakt przez nią jest jednak utrudniony, ponieważ trzeba przejść przez długi proces wybierania sprawy, wysłuchać odpowiedzi na skrypty, a ewentualnie dopiero potem nawiązać rozmowę z konsultantem.

Obowiązek rejestracji do podatku VAT w UK. Kiedy występuje?

Z powyższymi trudnościami w rejestracji VAT UK mogą spotkać się podmioty e-commerce, spoza terytorium UK, które:

• prowadzą sprzedaż towarów i usług do nabywców z UK, a suma wartości tej sprzedaży w ciągu roku przekracza kwotę 70 000 funtów;
• magazynują w Wielkiej Brytanii swoje towary i wysyłają je do odbiorców z innych krajów;
• importują towary do Europy przez terytorium Wielkiej Brytanii;
• lub dobrowolnie chcą rozliczać podatek VAT UK.

Jak zarejestrować się do VAT w UK? Proces rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii

Rejestrację do VAT UK najprościej dokonać online w HMRC – trzeba złożyć wniosek na formularzu VAT A1 „Application for Registration – Distance Selling” przez stronę: https://www.gov.uk/sign-in-vat-account.

Wniosek można także złożyć w formie papierowej. Adres Urzędu Skarbowego w Wielkiej Brytanii (HMRC) to: 100 Parliament Street, London, SW1A 2BQ.

Udana rejestracja do podatku VAT w UK kończy się nadaniem brytyjskiego numeru VAT. Składa się on z 9 cyfr i może być poprzedzony przedrostkiem GB. Podmiot e-commerce musi umieszczać brytyjski VAT na fakturach i naliczać odpowiednią stawkę VAT, płacić podatek z tytułu VAT do HMRC, przesyłać deklaracje VAT w określonym terminie i prowadzić w formie cyfrowej ewidencję VAT.

Stawki podatku VAT UK

W Wielkiej Brytanii obowiązują trzy stawki VAT:

• podstawowa o wartości 20%;
• 5% – obejmuje ona m.in. dostawy energii elektrycznej, sprzęt medyczny dla osób niepełnosprawnych, LPG i olej opałowy do użytku domowego;
• 0% – dot. produktów i usług takich, jak książki drukowane, czasopisma, jedzenie na wynos, odzież i obuwie dziecięce, prace budowlane w nowym budownictwie, zbiórki odpadów krajowych.

Opodatkowaniu VAT UK nie podlegają: usługi ubezpieczeniowe, finansowe, pocztowe, edukacyjne, lekarskie, szpitalne oraz rekreacyjne.

Rejestracja VAT w UK – skorzystaj z profesjonalnego biura rachunkowego

Jak przedstawiliśmy powyżej, rejestracja do podatku VAT w UK może przysporzyć wiele problemów dla podmiotów e-commerce. Dlatego warto już na tym etapie skorzystać biura rachunkowego, które pomoże i poprowadzi, podmiot e-commerce, zarówno w procesie rejestracji podatku VAT w UK, jak i jego późniejszym rozliczaniu. Takim biurem jest amavat®!

amavat® oferuje usługi związane z rejestracją i rozliczaniem podatku VAT w UK w ramach VAT Compliance. Bezpiecznie i prawidłowo zarejestrujemy Twój podmiot e-commerce do systemu VAT w UK, a następnie rozliczymy podatek VAT i złożymy deklaracje. Więcej informacji o usłudze VAT Compliance dla sprzedawców e-commerce sprzedających swoje towary do Wielkiej Brytanii i rozliczających VAT UK tutaj: https://amavat.pl/vat-compliance-e-commerce/.

W razie pytań lub dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów, gotowym służyć pomocą i wsparciem: Skontaktuj się z nami – amavat®.