E-fakturowanie w Hiszpanii 2025/2026 – co musisz wiedzieć

Obowiązek e-fakturowania – kto i od kiedy?

Ustawa 18/2022 (Crea y Crece) już w 2022 roku wprowadziła obowiązek e-fakturowania B2B, jednak ramy prawne finalizowała się stopniowo. Kluczowym krokiem było przyjęcie przez Radę Ministrów Hiszpanii Królewskiego Dekretu 238/2026 w dniu 24 marca 2026 r., opublikowanego w BOE 31 marca 2026 r. — dopiero ten akt prawny ustala kompletną architekturę systemu i uruchamia formalny odliczanie do dat wdrożenia. Po wejściu w życie obowiązkowego systemu przedsiębiorcy objęci przepisami będą zobowiązani do wystawiania faktur elektronicznych zgodnych z nowym modelem e-fakturowania. Wyjątki na faktury papierowe – nawet te na żądanie – zostaną zniesione. Nie będzie już pola manewru.

Harmonogram wdrożenia jest powiązany z wejściem w życie Rozporządzenia Ministerialnego (Orden Ministerial), którego projekt trafił do konsultacji publicznych w kwietniu 2026 r. Zgodnie z aktualnym projektem Rozporządzenie wejdzie w życie 1 października 2026 r., uruchamiając następujące etapy:

od 1 października 2027 r. — firmy z rocznym obrotem powyżej 8 mln euro;

od 1 października 2028 r. — wszystkie pozostałe firmy i wolne zawody.

W pierwszych 12 miesiącach obowiązku firmy z grupy dużych, zgodnie z aktualnym projektem przepisów wykonawczych, będą zobowiązane do dołączania czytelnego pliku PDF obok ustrukturyzowanej e-faktury, chyba że odbiorca wyraźnie zaakceptuje wyłącznie format elektroniczny.

Uwaga: Projekt Rozporządzenia Ministerialnego jest nadal w trakcie konsultacji (stan na czerwiec 2026 r.) i daty te mogą ulec zmianie do czasu jego finalnej publikacji.

Jak będzie działał nowy system?

System e-fakturowania w Hiszpanii będzie oparty na dwóch filarach: platformach prywatnych oraz publicznym rozwiązaniu nadzorowanym przez hiszpańską administrację skarbową (AEAT). Firmy będą mogły wybrać dowolną platformę – prywatną lub publiczną – ale będą zobowiązane do wymiany faktur z każdym kontrahentem, bez względu na to, jaką platformę on wykorzystuje.

Jeśli firma nie skonfiguruje swojego punktu odbioru na platformie prywatnej, jej faktury będą automatycznie trafiać do centralnej platformy publicznej. Wszystkie e-faktury – niezależnie od źródła – będą musiały zostać przesłane do repozytorium publicznego w syntaksie Facturae, który stanowi państwowy standard dla fakturowania.

Format faktury – co się zmieni?

System będzie opierał się na formatach zgodnych z normą EN 16931. UBL jest jednym z głównych formatów przewidzianych dla interoperacyjnej wymiany danych, obok innych dopuszczonych standardów

Każda faktura musi zawierać zestaw wymaganych elementów:

• unikalny identyfikator systemu, który ją wygenerował,
• hash identyfikacyjny,
• pieczęć czasową (timestamp),
• kod QR, zawierający kluczowe informacje podatkowe i identyfikacyjne.

Podpis elektroniczny również jest obowiązkowy – zapewnia autentyczność i integralność dokumentu.

Jakie nowe obowiązki pojawiły się w 2025 roku?

VeriFactu to odrębny od Crea y Crece system certyfikacji oprogramowania fakturującego, wprowadzony na mocy Anti-Fraud Law 11/2021 i Dekretu Królewskiego 1007/2023. Wymaga od certyfikowanych systemów generowania odpornych na manipulacje, sekwencyjnie łączonych rekordów faktur z cyfrowym odciskiem palca (hash), kodem QR i znacznikiem czasu. Po kilkukrotnych opóźnieniach, zgodnie z aktualnym harmonogramem (Decreto-Ley 15/2025), obowiązek stosowania VeriFactu wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. dla podatników CIT oraz 1 lipca 2027 r. dla osób prowadzących działalność na własny rachunek. Hiszpańskie przepisy przewidują ograniczenia dotyczące oferowania i dystrybucji oprogramowania fakturującego, które nie spełnia wymogów określonych w przepisach antyfraudowych.

Po wieloletnich opóźnieniach i kilku rundach konsultacji, 24 marca 2026 r. Rada Ministrów przyjęła Dekret Królewski 238/2026, nadając obowiązkowi e-fakturowania B2B pełną podstawę prawną. W kwietniu 2026 r. opublikowano projekt Rozporządzenia Ministerialnego do konsultacji publicznych (termin do 8 maja 2026 r.), który precyzuje wymagania techniczne platformy publicznej AEAT oraz zasady działania systemu. Podstawy prawne systemu zostały przyjęte, natomiast część szczegółowych wymagań technicznych i terminów zależy od finalnej publikacji przepisów wykonawczych.

Czy to dotyczy każdej sprzedaży?

Obowiązek e-fakturowania obejmie tylko krajowe transakcje B2B – to znaczy takie, w których obie strony mają siedzibę lub zakład w Hiszpanii. Transakcje międzynarodowe, sprzedaż do konsumentów (B2C) oraz faktury uproszczone nie będą objęte nowymi przepisami.

Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli dziś wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie, nie zwalnia Cię to z obowiązku. Każdy podatnik CIT lub IRPF (w zależności od rodzaju działalności) musi się przygotować – bo system obejmie wszystkich.

Jakie dane trafiają do urzędu?

W nowym systemie odbiorcy będą zobowiązani do informowania o statusie otrzymanej faktury. Akceptacja, odrzucenie, data płatności – wszystko będzie przekazywane w ciągu czterech dni kalendarzowych do AEAT. Na tej podstawie urząd będzie mógł analizować terminowość płatności i przestrzeganie ustawy 3/2004 o terminach rozliczeń w transakcjach handlowych.

To oznacza, że nie tylko wystawca, ale i odbiorca będzie ponosił odpowiedzialność za zgodność dokumentacji z wymogami nowego systemu.

Jak długo trzeba przechowywać e-faktury w Hiszpanii?

Minimalny okres przechowywania faktur elektronicznych to sześć lat. Można je przechowywać poza Hiszpanią, ale pod warunkiem, że zapewniona jest ich dostępność, bezpieczeństwo oraz integralność. Organy podatkowe muszą mieć dostęp do danych na żądanie – to oznacza konieczność stosowania odpowiednio zabezpieczonych systemów archiwizacyjnych.

A co z firmami spoza Hiszpanii? Jak działa e-fakturowanie transgraniczne?

Jeśli masz siedzibę w Polsce i wystawiasz faktury dla klientów z Hiszpanii, obowiązek e-fakturowania nie obejmuje Cię bezpośrednio – przynajmniej na razie. Hiszpański system e-fakturowania dotyczy wyłącznie krajowych transakcji B2B, w których obie strony mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Hiszpanii.

Oznacza to, że jeśli Twoja firma z Polski sprzedaje produkty lub usługi klientowi biznesowemu z Hiszpanii, możesz nadal wystawiać standardowe faktury VAT, zgodne z unijną dyrektywą. Nie ma obowiązku korzystania z systemu hiszpańskiego ani przesyłania danych do AEAT – chyba że zdecydujesz się dobrowolnie zarejestrować do hiszpańskiego VAT lub otworzysz lokalny oddział.

Uwaga: w dłuższej perspektywie sytuacja może się zmienić. Unia Europejska przygotowuje pakiet ViDA (VAT in the Digital Age), który może wprowadzić obowiązek e-fakturowania także w transakcjach transgranicznych. Dlatego warto już teraz zainwestować w oprogramowanie, które obsługuje różne standardy i integracje, m.in. UBL czy Facturae – nawet jeśli dziś nie jesteś jeszcze zobowiązany do ich stosowania.

Nie myl trzech systemów: Crea y Crece, VeriFactu i SII

W 2026 roku hiszpański system fakturowania elektronicznego opiera się na kilku równolegle funkcjonujących rozwiązaniach, które pełnią różne funkcje. W praktyce przedsiębiorcy bardzo często mylą obowiązki wynikające z Crea y Crece, VeriFactu oraz SII, choć są to trzy odrębne systemy.

Crea y Crece – obowiązkowe e-fakturowanie B2B

Crea y Crece to reforma wprowadzająca obowiązkowe e-fakturowanie w krajowych transakcjach B2B pomiędzy przedsiębiorcami działającymi w Hiszpanii. Jej celem jest cyfryzacja obrotu gospodarczego, poprawa terminowości płatności oraz zwiększenie transparentności transakcji.

To właśnie ten system odpowiada za obowiązek wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przez przedsiębiorców. Wdrożenie odbywa się etapowo i jest uzależnione od finalnej publikacji przepisów wykonawczych.

VeriFactu – kontrola oprogramowania fakturującego

VeriFactu nie jest systemem e-fakturowania B2B. To odrębny projekt wynikający z przepisów antyfraudowych, którego celem jest zapewnienie, że używane programy do fakturowania nie pozwalają na ukrywanie lub modyfikowanie wystawionych dokumentów.

Systemy zgodne z VeriFactu generują zabezpieczone rekordy zawierające m.in. identyfikator dokumentu, hash, znacznik czasu oraz kod QR. Dane mogą być przekazywane bezpośrednio do administracji podatkowej (AEAT).

Zgodnie z aktualnym harmonogramem obowiązek stosowania rozwiązań zgodnych z VeriFactu zacznie obowiązywać od 2027 roku.

SII – raportowanie VAT w czasie zbliżonym do rzeczywistego

SII (Suministro Inmediato de Información) funkcjonuje niezależnie od Crea y Crece i VeriFactu. Jest to system elektronicznego raportowania rejestrów VAT do hiszpańskiej administracji podatkowej.

Obowiązek korzystania z SII dotyczy przede wszystkim dużych podatników, grup VAT oraz podmiotów objętych miesięcznym rozliczaniem VAT. W ramach SII przedsiębiorcy przekazują dane z rejestrów VAT, a nie same faktury.

Czy firma może podlegać wszystkim trzem systemom jednocześnie?

Tak. W praktyce część przedsiębiorstw będzie jednocześnie:

• wystawiać e-faktury B2B w ramach Crea y Crece,
• korzystać z oprogramowania zgodnego z VeriFactu,
• raportować dane VAT za pośrednictwem SII.

Dlatego przygotowując się do zmian w Hiszpanii, warto analizować każdy z tych obowiązków oddzielnie i nie traktować ich jako jednego systemu.

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli prowadzisz działalność B2B w Hiszpanii – lokalnie lub zdalnie – to moment, by zacząć przygotowania. Na ten moment najważniejsze kroki to:

• wybór oprogramowania do fakturowania, które spełnia standard veri*factu i jest zgodne z UBL,
• przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za sprzedaż i księgowość,
• testowe wdrożenie wymiany e-faktur przez prywatną platformę lub z użyciem Facturae,
• zadbanie o podpisy elektroniczne i automatyczne generowanie kodów QR,
• śledzenie finalnej publikacji Rozporządzenia Ministerialnego (Orden Ministerial), które oficjalnie uruchomi odliczanie do 1 października 2027 r. dla dużych firm — dekret podstawowy (238/2026) jest już przyjęty, brakuje jedynie tego ostatniego kroku formalnego.

Co zyskasz, wdrażając e-fakturowanie wcześniej?

Choć dla wielu firm zmiana ta oznacza inwestycję, to w praktyce e-fakturowanie może przynieść oszczędności. Automatyzacja faktur przyspiesza procesy sprzedażowe, pozwala lepiej kontrolować przepływy pieniężne i eliminuje błędy. System daje również narzędzia do szybszego odzyskiwania płatności, a także pozwala unikać opóźnień, które w Hiszpanii wciąż są problemem.

Dla firm, które operują na dużą skalę – to szansa na realne usprawnienie pracy. Dla mniejszych – okazja, by zautomatyzować procesy, które dotąd były robione ręcznie.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu e-fakturowania w Hiszpanii?
Zespół amavat® pomoże Ci krok po kroku – od wyboru certyfikowanego systemu, po integrację z Twoim ERP i wsparcie w języku polskim, angielskim i hiszpańskim.

Nie czekaj na datę graniczną – zrób to z wyprzedzeniem i bez stresu.