E-fakturowanie w Hiszpanii: Nadchodzące zmiany i jak się do nich przygotować
Hiszpania jest jednym z krajów Unii Europejskiej, który intensywnie pracuje nad wprowadzeniem obowiązkowego e-fakturowania. Chociaż od 2015 roku jest ono obowiązkowe w transakcjach z podmiotami publicznymi na kwoty powyżej 5000 euro, planowane jest wprowadzenie podobnych wymogów również dla transakcji B2B. W tym artykule przybliżymy, co te zmiany oznaczają dla sprzedawców e-commerce.
Harmonogram wdrożenia e-fakturowania w Hiszpanii
W 2015 roku Hiszpania wprowadziła obowiązkowe e-fakturowanie dla transakcji z podmiotami publicznymi (B2G), co znacznie zwiększyło przejrzystość i efektywność procesów administracyjnych. Obecnie planowane jest wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania również dla transakcji B2B. Choć dokładna data wejścia tych przepisów w życie nie jest jeszcze znana, przewiduje się, że stanie się to latem 2025 roku. Zgodnie z planami, nowe regulacje wejdą w życie 12 miesięcy po ich opublikowaniu w Oficjalnym Dzienniku Państwowym (BOE). W pierwszym roku obowiązywać będą one największych podatników (o rocznym obrocie przekraczającym 8 milionów euro), a rok później obejmą wszystkie pozostałe firmy.
Jeśli chcesz poznać terminy wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w innych krajach UE, zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem: Obowiązkowe e-fakturowanie B2B i B2G w Europie: Terminy wdrożeń.
Kto będzie zobowiązany do e-fakturowania?
Obowiązek e-fakturowania dotyczyć będzie wyłącznie krajowych transakcji B2B, co oznacza, że transakcje międzynarodowe, gdzie jedna ze stron nie ma siedziby w Hiszpanii, będą wyłączone spod tego obowiązku. Podobnie, wyjątkiem będą transakcje dokumentowane uproszczonymi fakturami oraz te, które nie wymagają faktury, takie jak transakcje B2C. Warto również zwrócić uwagę, że w początkowej fazie wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania, firmy będą zobowiązane do wystawiania faktur elektronicznych w formacie PDF, aby zapewnić ich czytelność dla przedsiębiorstw, które jeszcze nie są zobowiązane do przyjmowania e-faktur.
System e-fakturowania
Hiszpański system e-fakturowania będzie opierał się na kilku kluczowych elementach:
- Platformy prywatnych dostawców: Firmy korzystające z tych rozwiązań będą musiały udostępniać swoje punkty wymiany faktur elektronicznych w komunikacji z innymi firmami. Jeśli tego nie zrobią, domyślnym punktem wejścia będzie publiczne rozwiązanie e-faktur. Dodatkowo, firmy korzystające z prywatnych platform będą zobowiązane do przesyłania kopii każdej faktury na publiczną platformę w syntaksie Facturae.
- Publiczne rozwiązanie do e-fakturowania: Będzie zarządzane przez Krajową Administrację Skarbową (STAA) i posłuży również jako repozytorium faktur. Publiczne rozwiązanie będzie dostępne dla wszystkich firm, które zdecydują się z niego korzystać.
Proces e-fakturowania
Proces e-fakturowania w Hiszpanii zakłada współpracę dostawców rozwiązań e-fakturowania w modelu interoperacyjności. Będą oni zobowiązani do podłączenia się do dowolnej platformy w ciągu miesiąca od otrzymania takiego żądania od swoich klientów. Odbiorcy e-faktur będą zobowiązani do informowania wystawców o statusie faktur na bieżąco, w tym o akceptacji, odrzuceniu i dacie płatności. Informacje te muszą być przekazywane do STAA w ciągu czterech dni kalendarzowych. Dzięki temu STAA będzie mogła uzyskiwać statystyki dotyczące płatności faktur, co ułatwi monitorowanie przestrzegania przepisów dotyczących terminów płatności zgodnie z ustawą 3/2004.
Wymagany format e-faktury
Format e-faktur dla relacji B2B w Hiszpanii będzie musiał być zgodny ze standardem EN 16931. Akceptowane będą m.in. następujące formaty:
- CII (CEFACT/ONU) – Komunikaty XML dotyczące faktur branżowych
- UBL (ISO/IEC 19845:2015) – Komunikaty dotyczące faktur i not kredytowych
- EDIFACT (ISO 9735) – Międzynarodowy standard komunikatów handlowych
- Facturae – Narodowy standard XML, używany także w relacjach B2G
Wymogi archiwizacji e-faktur
E-faktury muszą być przechowywane przez okres co najmniej sześciu lat. Dopuszczalne jest przechowywanie ich za granicą, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i dostępności danych. Firmy muszą zapewnić, że archiwizowane e-faktury są dostępne na żądanie organów kontrolnych oraz że są przechowywane w sposób zapewniający ich integralność i autentyczność.
Integralność i autentyczność e-faktur
Aby zapewnić integralność i autentyczność e-faktur, muszą one być podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym. Ponadto, każda e-faktura musi być oznaczona unikalnym kodem QR, który zawiera informacje o numerze identyfikacyjnym podatnika wystawcy, numerze faktury, dacie wystawienia oraz serii faktury. Dzięki temu możliwe będzie łatwe i szybkie weryfikowanie autentyczności dokumentów.
Przygotowanie do wprowadzenia e-fakturowania
Dla sprzedawców e-commerce, przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania jest kluczowe. Oto kilka kroków, które warto podjąć, aby sprawnie wdrożyć nowe przepisy:
- Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie: Warto zainwestować w systemy do wystawiania i odbierania e-faktur, które będą zgodne z wymogami technicznymi i prawnymi hiszpańskiego systemu e-fakturowania.
- Szkolenia dla pracowników: Pracownicy odpowiedzialni za fakturowanie i księgowość powinni być odpowiednio przeszkoleni z nowych przepisów oraz z obsługi systemów e-fakturowania.
- Współpraca z dostawcami i klientami: Ważne jest, aby nawiązać współpracę z dostawcami rozwiązań e-fakturowania oraz poinformować klientów o nadchodzących zmianach. Dzięki temu możliwe będzie zapewnienie płynności procesów fakturowania i uniknięcie ewentualnych problemów.
- Monitorowanie zmian legislacyjnych: Przepisy dotyczące e-fakturowania mogą ulegać zmianom, dlatego warto na bieżąco śledzić informacje na ten temat i dostosowywać się do nowych wymogów.
Korzyści z e-fakturowania
Choć wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania może początkowo wydawać się wyzwaniem, korzyści płynące z tego rozwiązania są znaczące. Automatyzacja procesów fakturowania, zwiększona przejrzystość i lepsza kontrola nad płatnościami mogą przyczynić się do poprawy efektywności operacyjnej i zmniejszenia kosztów administracyjnych. Dla sprzedawców e-commerce, którzy często mają do czynienia z dużą liczbą transakcji, korzyści te mogą być szczególnie istotne.
Wprowadzenie e-fakturowania pozwala również na łatwiejsze zarządzanie danymi finansowymi i szybsze uzyskiwanie informacji o statusie płatności. Dzięki temu sprzedawcy mogą lepiej zarządzać swoim przepływem gotówki i unikać problemów związanych z opóźnieniami w płatnościach.
Podsumowanie
Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w Hiszpanii jest krokiem w stronę cyfryzacji i modernizacji procesów biznesowych. Dla sprzedawców e-commerce oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymogów, ale również szansę na poprawę efektywności operacyjnej i lepszą kontrolę nad finansami. Warto już teraz zacząć przygotowania, aby być gotowym na nadchodzące zmiany i móc jak najlepiej wykorzystać nowe możliwości, jakie niesie ze sobą e-fakturowanie. Śledzenie dalszych informacji na temat wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania oraz współpraca z dostawcami i klientami pozwolą na płynne wdrożenie nowych przepisów i uniknięcie ewentualnych problemów.
Iga Turniak
