Jak przywrócić status po wykluczeniu z VAT OSS?

Dla młodych przedsiębiorców, którzy rozwijają sklepy internetowe, OSS to ogromna oszczędność czasu i nerwów. Nie trzeba szukać lokalnych księgowych we Francji, Włoszech czy Hiszpanii, śledzić terminów i walut rozliczeń ani uczyć się systemów podatkowych w kilkunastu krajach. Wszystko odbywa się w jednym miejscu i w prostszej formie.

To rozwiązanie jest obowiązkowe dla tych, którzy w danym roku przekroczą 10 tysięcy euro w sprzedaży zagranicznej B2C. Jeśli więc wysyłasz paczki do Niemiec, Czech czy Holandii i Twój biznes rośnie, prawdopodobnie wcześniej czy później będziesz musiał korzystać z OSS. System ten pozwala Ci skupić się na rozwoju sklepu, marketingu i obsłudze klienta, a nie na biurokracji. Ale z drugiej strony — wymaga też dużej dyscypliny i rzetelności, bo każde uchybienie może skończyć się wykluczeniem.

Krótkie wprowadzenie do problemu: co oznacza wykluczenie z OSS i jakie są jego konsekwencje?

Wykluczenie z OSS to moment, w którym tracisz prawo do korzystania z tej uproszczonej procedury. Urząd skarbowy może Cię z niej usunąć, jeśli np. przez kilka kwartałów nie złożyłeś deklaracji, nie zapłaciłeś VAT albo ignorowałeś wezwania do wyjaśnień. W takiej sytuacji Twoja firma znika z systemu OSS i od razu musi wrócić do tradycyjnych zasad rozliczania VAT w każdym kraju osobno.

Dla osób, które dopiero korzystają z OSS i nie chcą popełnić błędu, wykluczenie oznacza koszmar: konieczność rejestracji VAT w każdym państwie, oddzielne deklaracje, różne terminy, dodatkowe koszty księgowe i ryzyko problemów ze sprzedażą. Dla tych, którzy już zostali wykluczeni, to rzeczywistość, z którą muszą się mierzyć tu i teraz. Nie chodzi tylko o dodatkową biurokrację. W praktyce może to oznaczać konieczność czasowego wstrzymania sprzedaży, utratę klientów i poważne zakłócenia w płynności finansowej.

Co gorsza, wykluczenie nie zawsze można szybko odwrócić. W wielu przypadkach nakładany jest dwuletni zakaz powrotu do OSS w całej Unii. Oznacza to, że przez dwa lata musisz radzić sobie w trudniejszym systemie rozliczeń. To ogromne obciążenie dla małej firmy, ale nie oznacza końca działalności. Są sposoby, żeby ten okres przetrwać, a w niektórych sytuacjach istnieje szansa, aby szybciej odzyskać status OSS.

Co znajdziesz w tym artykule?

Ten artykuł jest przewodnikiem dla dwóch grup przedsiębiorców. Po pierwsze, dla osób, które dopiero korzystają z VAT OSS i chcą zrozumieć, jak uniknąć błędów prowadzących do wykluczenia. Po drugie, dla tych, którzy już zostali wykluczeni i szukają jasnych, praktycznych informacji, co dalej zrobić i jak odzyskać status.

W kolejnych częściach znajdziesz wyjaśnienie najczęstszych powodów wykluczenia z systemu, takich jak brak deklaracji, opóźnienia w płatnościach czy brak współpracy z urzędem. Pokażemy, jakie skutki niesie utrata OSS i dlaczego tak bardzo komplikuje ona prowadzenie e-commerce w Europie.

Następnie omówimy warunki powrotu do procedury, w tym zasady dwuletniej karencji i sytuacje, w których można wrócić szybciej. Znajdziesz tu też wskazówki, jak przygotować się do odwołania od decyzji urzędu i jak krok po kroku przeprowadzić ponowną rejestrację w Polsce.

Na koniec podzielimy się praktycznymi radami, jak w przyszłości unikać wykluczenia i jak zorganizować biznes, żeby obowiązki podatkowe w UE nie stały się dla Ciebie źródłem stresu. Artykuł będzie więc zarówno ostrzeżeniem, jak i instrukcją działania dla tych, którzy już stracili dostęp do OSS.

Dlaczego można zostać wykluczonym z VAT OSS?

Procedura OSS ma przynosić wygodę przedsiębiorcom, ale w zamian wymaga absolutnej rzetelności i terminowości. Zasady wykluczania zostały szczegółowo opisane w Dyrektywie 2006/112/WE oraz w rozporządzeniu wykonawczym 282/2011 (w wersji zaktualizowanej od 1 lipca 2021 r.). Kluczowe przepisy znajdziesz w art. 58–63c, a definicję tzw. „persistent failure” (uporczywego naruszenia zasad) w art. 58b ust. 2. To właśnie te przepisy wskazują, w jakich sytuacjach urząd ma obowiązek usunąć przedsiębiorcę z OSS.

Brak deklaracji OSS przez trzy kolejne kwartały

Jeśli przez trzy kolejne okresy rozliczeniowe nie złożysz deklaracji VIU-DO, mimo że otrzymałeś formalne przypomnienia, zostaniesz wykluczony z procedury. Przypomnienie wysyłane jest 10. dnia po ustawowym terminie złożenia deklaracji, a od tego momentu masz dodatkowe 10 dni na działanie. Brak reakcji oznacza naruszenie zasad OSS.

Przykład: przedsiębiorca prowadzący sprzedaż online do Niemiec i Francji przez trzy kwartały z rzędu nie składa deklaracji VIU-DO. System wysyła przypomnienia, ale brak reakcji skutkuje wykluczeniem.

Konsekwencje: natychmiastowa utrata numeru OSS, dwuletni zakaz korzystania z OSS w całej Unii (zarówno unijnego, nieunijnego, jak i IOSS) oraz konieczność rozliczania VAT bezpośrednio w krajach konsumpcji (art. 58b ust. 1 i art. 58c).

Powtarzające się zaległości w płatnościach VAT

Podobnie rygorystycznie traktowane są nieuregulowane płatności. Jeśli przez trzy kolejne kwartały nie zapłacisz pełnej kwoty VAT wynikającej z deklaracji OSS, mimo przypomnień, urząd uzna to za uporczywe naruszenie. Przypomnienie o płatności wysyłane jest 10. dnia po terminie płatności i daje kolejne 10 dni na uregulowanie zobowiązania.

Ustawodawca przewidział pewien margines — niedopłaty poniżej 100 euro na okres nie skutkują wykluczeniem. Jednak większe zaległości, a także powtarzające się opóźnienia, są traktowane jako rażące naruszenie.

Konsekwencje: identyczne jak przy braku deklaracji — wykluczenie z systemu na dwa lata. Dodatkowo odsetki i kary naliczają już poszczególne państwa konsumpcji, zgodnie ze swoimi lokalnymi przepisami (art. 63b).

Brak reakcji na wezwania urzędu skarbowego

Nie każde zignorowanie korespondencji kończy się wykluczeniem, ale są konkretne sytuacje, w których brak reakcji uruchamia procedurę „persistent failure”. To właśnie brak odpowiedzi na formalne przypomnienia w sprawie złożenia deklaracji, zapłaty VAT lub udostępnienia ewidencji prowadzi do usunięcia z OSS.

Przykład: przedsiębiorca otrzymuje elektroniczne przypomnienie o zaległej deklaracji. Nie składa jej w wymaganym terminie. To nie tyle brak grzeczności wobec urzędu, ile formalny powód do usunięcia z systemu.

Nieudostępnienie wymaganej ewidencji

Podatnik OSS musi prowadzić szczegółową ewidencję sprzedaży, zgodnie z art. 63c rozporządzenia 282/2011. Ewidencja musi być przechowywana przez 10 lat i udostępniona „bez zwłoki” na żądanie organu. Jeśli podatnik nie przekaże jej w ciągu miesiąca od wezwania i dodatkowego przypomnienia, zostaje uznany za naruszającego zasady.

Przykład: urząd żąda przedstawienia rejestru sprzedaży za ostatni rok. Podatnik nie przesyła pliku ani w ciągu miesiąca, ani po kolejnym przypomnieniu. Efekt: wykluczenie z OSS.

Konsekwencje: usunięcie z procedury, a w państwach konsumpcji mogą zostać naliczone dodatkowe sankcje lub odsetki (art. 63b).

Długotrwały brak aktywności w OSS

Jeżeli przez 8 kolejnych kwartałów (czyli dwa lata) nie dokonasz żadnej dostawy objętej OSS, urząd zakłada, że zaprzestałeś działalności w tym zakresie i usuwa Cię z rejestru. To tzw. wykluczenie administracyjne, które nie ma charakteru sankcyjnego.

Konsekwencje: nie ma kary ani okresu karencji. Jeśli wznowisz sprzedaż zagraniczną, możesz od razu ponownie zarejestrować się do OSS.

Utrata spełniania warunków formalnych

Wykluczenie następuje również wtedy, gdy przestajesz spełniać warunki korzystania z procedury. Najczęściej dotyczy to zmiany siedziby działalności lub stałego miejsca prowadzenia działalności.

Przykład: przedsiębiorca korzysta z OSS w Polsce, ale przenosi siedzibę do Niemiec. Od dnia tej zmiany musi zakończyć korzystanie z OSS w Polsce i zarejestrować się w Niemczech.

Warto doprecyzować: pośrednik dotyczy wyłącznie procedury IOSS, a nie unijnego OSS. Jeśli pośrednik w IOSS rezygnuje, podatnik automatycznie traci prawo do tej procedury, a sam pośrednik objęty jest dwuletnim zakazem działania.

Skutki wykluczenia z OSS – co się zmienia?

Wykluczenie z VAT OSS nie jest tylko formalnością. To zmiana całego systemu rozliczeń, która uderza w codzienne działanie firmy e-commerce. OSS miał zastąpić wielopaństwowe rozliczenia jednym kwartalnym raportem składanym w Polsce. Po usunięciu z procedury wszystko wraca do modelu sprzed 2021 roku – czyli osobne rejestracje i deklaracje w każdym kraju sprzedaży.

Warto dodać, że jeśli przyczyną wykluczenia był tzw. persistent failure (np. brak deklaracji, brak zapłaty podatku), przedsiębiorca obejmowany jest 2-letnim zakazem korzystania z jakiejkolwiek szczególnej procedury VAT w UE – zarówno OSS unijnego, OSS nieunijnego, jak i IOSS (art. 58b ust. 1 rozporządzenia 282/2011).

Dezaktywacja numeru OSS i utrata rejestracji

Pierwszym skutkiem wykluczenia jest dezaktywacja numeru OSS. Od tego momentu Twoja firma znika z unijnego rejestru i nie może składać deklaracji VIU-DO w Polsce.

Zgodnie z art. 58 ust. 2 rozporządzenia 282/2011 wykluczenie jest skuteczne od pierwszego dnia następnego kwartału po doręczeniu decyzji; jeżeli powodem jest zmiana siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności, skuteczność następuje w dniu tej zmiany.

Obowiązek rejestracji VAT w każdym kraju sprzedaży

Po wykluczeniu podatnik wykonuje swoje obowiązki VAT bezpośrednio wobec państw konsumpcji (art. 58c). W praktyce oznacza to konieczność lokalnej rejestracji do VAT w każdym kraju, do którego wysyłasz towary lub świadczysz usługi konsumentom.

Przykład: sprzedajesz do Niemiec, Hiszpanii i Francji. Po wykluczeniu musisz uzyskać trzy odrębne numery VAT i prowadzić rozliczenia zgodnie z procedurami właściwymi dla tych krajów. W niektórych przypadkach (zwłaszcza dla firm spoza UE) wymagane może być ustanowienie lokalnego przedstawiciela podatkowego.

Wzrost liczby deklaracji i obowiązków raportowych

OSS umożliwiał jedną kwartalną deklarację. Po wykluczeniu składasz deklaracje w każdym kraju osobno – i to w różnych cyklach: miesięcznych, kwartalnych lub według innych harmonogramów. Formularze i portale są różne, a komunikacja często prowadzona jest w lokalnym języku.

Dochodzi do tego cały wachlarz krajowych obowiązków: raporty statystyczne Intrastat, lokalne pliki kontrolne czy dodatkowe zestawienia wymagane przez administrację podatkową. Każdy system jest inny, a margines błędu znacznie się zwiększa.

Zakłócenia w sprzedaży i procesach zwrotów

Sprzedaż bez wymaganych rejestracji VAT naraża przedsiębiorcę na lokalne sankcje. Wiele firm w praktyce czasowo wstrzymuje sprzedaż do danego kraju, dopóki nie uzyska tam numeru VAT. To oznacza spadek przychodów i ryzyko utraty klientów.

Problematyczne są też zwroty i korekty. W OSS korekty transakcji wykazuje się co do zasady w kolejnych deklaracjach – do 3 lat od pierwotnej sprzedaży. Nie można edytować deklaracji już złożonej. Po złożeniu deklaracji końcowej dalsze korekty trzeba rozliczać bezpośrednio z państwami konsumpcji. Po wykluczeniu każdy zwrot musi być rozliczany lokalnie, w kraju klienta, co wydłuża procedury i komplikuje obsługę klienta.

Wzrost kosztów administracyjnych i ryzyko błędów

Wykluczenie z OSS oznacza dla przedsiębiorcy skokowy wzrost kosztów prowadzenia biznesu. Rejestracje i deklaracje w wielu krajach jednocześnie wymagają dodatkowych nakładów – czy to w postaci etatu księgowego, czy zewnętrznego doradcy podatkowego. Ryzyko błędów i sankcji rośnie proporcjonalnie do liczby systemów, w których trzeba działać.

W praktyce wykluczenie to cofnięcie wszystkich ułatwień, jakie dał pakiet e-commerce. Zamiast jednej deklaracji kwartalnej wraca się do mozaiki lokalnych przepisów, formularzy i terminów – a każdy błąd kosztuje więcej niż w systemie krajowym.

Jak odzyskać status OSS – warunki powrotu

Wykluczenie z OSS nie przekreśla na zawsze możliwości korzystania z procedury, ale sposób i tempo powrotu zależą od przyczyny usunięcia. Kluczowe reguły wynikają z art. 58b rozporządzenia 282/2011, który określa skutki tzw. persistent failure oraz to, że nałożony zakaz obejmuje wszystkie państwa członkowskie – w okresie karencji nie zarejestrujesz się do OSS ani IOSS w żadnym kraju UE, nie tylko w Polsce.

„Kwarantanna” dwuletnia – kiedy obowiązuje, a kiedy nie

Jeśli powodem wykluczenia było uporczywe naruszanie obowiązków (brak deklaracji mimo przypomnień, brak zapłaty przez trzy kolejne okresy, nieudostępnienie ewidencji po wezwaniu i przypomnieniu, brak reakcji na formalne wezwania administracji), uruchamia się sztywny, 2-letni zakaz korzystania z jakiejkolwiek szczególnej procedury VAT w UE. Przez ten czas musisz rozliczać VAT bezpośrednio w państwach konsumpcji.

Gdy usunięcie miało charakter techniczny/administracyjny – na przykład brak transakcji objętych OSS przez osiem kolejnych kwartałów, zmiana siedziby lub dobrowolna rezygnacja – karencja nie obowiązuje i powrót może być natychmiastowy, o ile spełniasz warunki ponownej rejestracji.

Kiedy można wrócić szybciej?

Skrócenie „kwarantanny” jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy decyzja o wykluczeniu zostanie uchylona. W praktyce dzieje się tak, gdy podatnik wykaże, że nie doszło do uporczywego naruszenia (np. awaria systemu po stronie administracji, błąd doręczenia, siła wyższa i niezwłoczne usunięcie uchybienia). Po uchyleniu decyzji zakaz nie obowiązuje, a status w OSS można odzyskać bez oczekiwania dwóch lat.

Terminy: od kiedy liczony jest okres karencji?

Okres dwuletni liczy się od końca kwartału, w którym nastąpiło wykluczenie, a nie od dnia doręczenia decyzji. To ważne dla planowania powrotu – nawet decyzja wydana w połowie kwartału „przesuwa” start karencji na jego koniec.

Upewnienie się, że problemy są „posprzątane”

Zanim złożysz wniosek o ponowną rejestrację, upewnij się, że wszystkie zaległości są rozliczone: brakujące deklaracje są złożone, należny VAT wraz z odsetkami – uregulowany, a ewidencja sprzedaży – kompletna i gotowa do udostępnienia. Organy sprawdzają to przy rejestracji i może to przyspieszyć pozytywną decyzję.

Jeśli chcesz, odezwij się do nas – przeprowadzimy audyt Twojej sytuacji, wyczyścimy zaległości, przygotujemy dokumenty i złożymy pełne zgłoszenie w Twoim imieniu. Dzięki temu bezpiecznie i najszybciej, jak pozwalają przepisy, odzyskasz status w OSS.

Praktyczne przykłady (z datami)

Przedsiębiorca zostaje wykluczony 17 maja 2024 r. za brak trzech kolejnych deklaracji mimo przypomnień. Karencja biegnie od 1 lipca 2024 r. do 30 czerwca 2026 r. Rejestracja do OSS znów jest możliwa od III kwartału 2026, pod warunkiem uporządkowania zaległości.

Sklep internetowy nie miał żadnych transakcji w OSS przez dwa lata i 5 stycznia 2025 r. został administracyjnie usunięty z rejestru. Wznowił sprzedaż 12 marca 2025 r. Może od razu ponownie zarejestrować się do OSS, bo to nie było wykluczenie sankcyjne.

Firma przeniosła siedzibę z Polski do Niemiec 4 listopada 2024 r. Rejestracja w polskim OSS wygasła w dniu zmiany, a podatnik mógł niezwłocznie zidentyfikować się do OSS w Niemczech, bez okresu karencji, pamiętając o zamknięciu rozliczeń w Polsce do dnia przenosin.

Odwołanie od decyzji o wykluczeniu – czy to możliwe?

Decyzja o wykluczeniu z OSS nie musi być końcem drogi. Choć sama podstawa unijna, czyli art. 58b rozporządzenia 282/2011, określa, kiedy państwo członkowskie ma obowiązek usunąć podatnika z procedury, to całe postępowanie prowadzone jest zgodnie z krajowym prawem podatkowym. W Polsce oznacza to stosowanie Ordynacji podatkowej i możliwość odwołania się od decyzji wydanej przez nacelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Tryb odwoławczy w Polsce – terminy i forma

Odwołanie wnosi się do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie, ale za pośrednictwem urzędu, który wydał decyzję. Masz na to czternaście dni od dnia jej doręczenia, a termin ten wynika z art. 223 § 2 Ordynacji podatkowej. Odwołanie można złożyć tradycyjnie w formie papierowej lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy albo system e-Deklaracje. Samo wniesienie odwołania wstrzymuje ostateczność decyzji, ale nie jej wykonalność, co oznacza, że formalnie jesteś już wykluczony, dopóki organ nie rozpatrzy Twojego pisma, chyba że wyjątkowo zdecyduje się wstrzymać wykonanie decyzji.

Argumenty i dowody, które warto przedstawić

Kluczowe jest pokazanie, że uchybienie nie miało charakteru uporczywego, a jedynie incydentalny. Przepisy unijne odnoszą się do persistent failure, czyli uporczywego naruszenia. Jeśli wykażesz, że Twoje działania nie mieszczą się w tej definicji, masz szansę na uchylenie decyzji. Najczęściej skuteczne są wyjaśnienia związane z awarią systemu podatkowego, która uniemożliwiła terminowe złożenie deklaracji, błędem administracji, np. nieprawidłowym doręczeniem przypomnienia mimo prawidłowych danych firmy, sytuacjami losowymi jak choroba czy wypadek, a także dowody szybkiego usunięcia uchybienia. Do odwołania warto dołączyć dokumenty takie jak potwierdzenia płatności, screeny błędów systemowych, korespondencję z urzędem czy zaświadczenia lekarskie.

Kiedy urząd może uchylić decyzję?

Uchylenie decyzji jest możliwe, choć w praktyce organy podatkowe podchodzą do OSS restrykcyjnie. Jeżeli jednak wykażesz, że naruszenie było jednorazowe, niezawinione i zostało już naprawione, urząd może uznać Twoje argumenty. W takim przypadku nie obowiązuje Cię dwuletnia karencja i możesz nadal korzystać z procedury OSS bez przerwy.

Co jeśli odwołanie zostanie odrzucone?

Jeżeli Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Warszawie utrzyma decyzję, staje się ona prawomocna. Oznacza to, że tracisz status w OSS i musisz rozliczać VAT bezpośrednio w państwach konsumpcji, zgodnie z art. 58c rozporządzenia 282/2011. Jeżeli wykluczenie miało charakter sankcyjny, zaczyna biec dwuletnia karencja liczona od końca kwartału, w którym nastąpiło wykluczenie. Na tym etapie wciąż przysługuje Ci prawo do złożenia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w terminie trzydziestu dni od doręczenia decyzji drugiej instancji. To już ścieżka sądowo-administracyjna, prowadzona zgodnie z przepisami Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Krok po kroku: ponowna rejestracja do OSS

Utrata statusu OSS nie oznacza, że na zawsze tracisz możliwość korzystania z tej procedury. Po upływie okresu karencji albo po uchyleniu decyzji możesz ponownie się zarejestrować i wrócić do uproszczonych rozliczeń. Proces ten przebiega według jasnych zasad i w Polsce jest w pełni scyfryzowany.

Sprawdź, czy możesz się już zarejestrować

Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że spełniasz warunki formalne do rejestracji. Jeśli zostałeś wykluczony za uporczywe naruszenia, musisz odczekać dwa lata karencji liczone od końca kwartału, w którym nastąpiło wykluczenie. Jeśli wykluczenie miało charakter administracyjny, na przykład z powodu braku aktywności przez osiem kwartałów lub zmiany siedziby, możesz wrócić od razu. Zanim złożysz zgłoszenie, sprawdź też, czy wszystkie zaległości zostały uregulowane i czy Twoja firma faktycznie prowadzi sprzedaż kwalifikującą się do OSS.

Przygotowanie formularza VIU-R – co zawiera?

Do rejestracji służy formularz VIU-R. Wymaga on podania podstawowych danych identyfikacyjnych, takich jak NIP, pełna nazwa i adres firmy, a także danych kontaktowych i numeru rachunku bankowego. W formularzu wskazujesz państwo członkowskie identyfikacji, czyli Polskę, oraz właściwy organ, którym jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Musisz też określić, czy Twoja firma posiada stałe miejsca prowadzenia działalności w innych krajach UE, czy należy do grupy VAT, a także czy wcześniej korzystała z OSS w innym państwie.

Składanie zgłoszenia – jak i gdzie to zrobić?

Formularz VIU-R składa się wyłącznie elektronicznie. Możesz to zrobić przez e-Urząd Skarbowy albo system e-Deklaracje. Zgłoszenie trafia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a system potwierdza jego złożenie urzędowym poświadczeniem odbioru. Cała procedura odbywa się online, bez konieczności wizyty w urzędzie czy wysyłania papierowych dokumentów. Jeżeli działa w Twoim imieniu pełnomocnik, musi mieć złożone pełnomocnictwo PPS-1.

Otrzymanie nowego numeru OSS i rozpoczęcie rozliczeń

Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia Twoja firma otrzymuje nowy numer identyfikacyjny OSS. Rejestracja staje się skuteczna od pierwszego dnia kolejnego kwartału, pod warunkiem że zgłoszenie zostało złożone co najmniej piętnaście dni przed jego rozpoczęciem. Na przykład, jeśli złożysz wniosek w połowie września, rejestracja będzie obowiązywać od 1 października. Od tego momentu masz prawo i obowiązek składać kwartalne deklaracje VIU-DO, obejmujące całą Twoją sprzedaż B2C w UE.

Dostosowanie systemów księgowych i informowanie partnerów

Po uzyskaniu nowego numeru OSS musisz dostosować swoje procesy księgowe i sprzedażowe. W systemie księgowym warto oznaczyć nowy numer, tak aby faktury i raporty były spójne. Jeśli korzystałeś wcześniej z lokalnych rejestracji VAT w poszczególnych krajach, poinformuj swoich doradców lub księgowych, od kiedy rozliczenia wracają do OSS. Dobrze jest też upewnić się, że wszystkie obowiązki z okresu wykluczenia zostały zamknięte – lokalne deklaracje złożone i podatki zapłacone.

Odezwij się do nas i nie będziesz musiał stresować się żadnym z tych punktów

Cały proces ponownej rejestracji bywa dla przedsiębiorców czasochłonny i pełen niejasności. Jeśli nie chcesz tracić energii na śledzenie terminów i szczegółów proceduralnych, możesz powierzyć nam całość sprawy. Zajmiemy się analizą Twojej sytuacji, przygotowaniem formularza VIU-R, złożeniem wniosku i koordynacją z urzędem skarbowym. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że powrót do OSS przebiegnie bez zakłóceń, a Ty będziesz mógł skoncentrować się na rozwijaniu swojego sklepu i obsłudze klientów.

Jak uniknąć wykluczenia w przyszłości – dobre praktyki

Powrót do OSS po wykluczeniu jest możliwy, ale o wiele bezpieczniej i łatwiej jest w ogóle do takiej sytuacji nie dopuścić. Procedura daje duże ułatwienia, lecz wymaga systematyczności i czujności. Wdrożenie kilku dobrych praktyk znacząco zmniejsza ryzyko problemów z fiskusem i pozwala korzystać z OSS bez stresu.

Terminowość w deklaracjach i płatnościach

Deklaracje OSS (w Polsce składane na formularzu VIU-DO) trzeba przekazywać co kwartał i płacić podatek najpóźniej w dniu terminu płatności. Mechanizm przypomnień działa jednolicie w całej UE – jeżeli nie złożysz deklaracji lub nie zapłacisz podatku, dziesiątego dnia po upływie terminu dostajesz oficjalne przypomnienie. Masz kolejne dziesięć dni na reakcję. Jeżeli taka sytuacja powtórzy się trzy razy z rzędu, uznaje się to za uporczywe naruszenie i kończy się wykluczeniem. Dlatego prowadząc sprzedaż, warto traktować deklaracje i płatności priorytetowo, korzystać z kalendarzy podatkowych i ustawiać przypomnienia, żeby nie przeoczyć żadnej daty.

Bieżąca komunikacja z urzędem

Brak odpowiedzi na korespondencję z administracji jest jednym z najszybszych sposobów na utratę statusu OSS. Urzędy oczekują współpracy i interpretują milczenie jako brak chęci wywiązania się z obowiązków. Aktualizowanie adresu e-mail i danych kontaktowych w systemie, odbieranie każdej wiadomości i reagowanie nawet krótkim wyjaśnieniem pozwala uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Często już sama szybka odpowiedź wystarcza, aby urząd nie sięgał po najostrzejsze sankcje.

Prowadzenie kompletnej ewidencji sprzedaży

Przedsiębiorcy korzystający z OSS muszą prowadzić i przechowywać przez dziesięć lat ewidencję sprzedaży, którą trzeba udostępnić na żądanie fiskusa w formie elektronicznej. Ewidencja powinna zawierać wszystkie kluczowe elementy: kraj konsumpcji, kwotę netto, zastosowaną stawkę VAT, należny podatek oraz wszelkie korekty transakcji. Dobrze przygotowana baza pozwala nie tylko wywiązać się z obowiązków, ale też szybko zareagować na ewentualną kontrolę. Warto wdrożyć systemy, które automatycznie zbierają i porządkują te dane.

Korzystanie ze wsparcia doradcy podatkowego

Im więcej rynków obsługujesz, tym większe ryzyko błędu. Choć OSS upraszcza rozliczenia, to nadal wiąże się z dużą odpowiedzialnością i rygorami. Profesjonalne wsparcie doradcy podatkowego lub biura rachunkowego wyspecjalizowanego w VAT międzynarodowym pozwala spać spokojnie. Eksperci dopilnują terminów, zajmą się komunikacją z urzędami i pomogą w sytuacjach kryzysowych. Koszt takiej usługi jest nieporównywalnie niższy niż potencjalne konsekwencje wykluczenia.

Monitoring statusu OSS – nawet przy czasowym braku sprzedaży

Nie każdy kwartał musi oznaczać sprzedaż zagraniczną, ale brak aktywności przez osiem kolejnych kwartałów prowadzi do automatycznego usunięcia z OSS. W takim przypadku nie ma sankcji ani karencji, a powrót jest możliwy od razu po wznowieniu działalności. Mimo to warto monitorować status i regularnie logować się do portalu podatkowego, by nie przegapić komunikatów z administracji. Jeśli planujesz dłuższą przerwę w sprzedaży, czasami lepiej jest dobrowolnie wyrejestrować się i powrócić w odpowiednim momencie – unikniesz w ten sposób formalnego „wykluczenia” przez urząd.

Podsumowanie

Wykluczenie z VAT OSS to jedno z najdotkliwszych doświadczeń, jakie mogą spotkać przedsiębiorcę prowadzącego sprzedaż w całej Unii Europejskiej. Utrata statusu oznacza nie tylko dezaktywację numeru OSS, ale też konieczność rejestracji VAT w każdym kraju konsumpcji, składania wielu deklaracji i ponoszenia dodatkowych kosztów administracyjnych. To powrót do skomplikowanego modelu rozliczeń sprzed wprowadzenia procedury One Stop Shop.

Na szczęście wykluczenie nie zawsze jest definitywne. Od decyzji można się odwołać, a jeżeli wykluczenie miało charakter sankcyjny, po upływie dwuletniej karencji można ponownie zarejestrować się do OSS. Jeżeli usunięcie było techniczne, na przykład spowodowane brakiem aktywności przez dwa lata, powrót jest możliwy od razu. Kluczowe jest też uporządkowanie zaległości – złożenie brakujących deklaracji i uregulowanie należnego VAT.

Najlepszym rozwiązaniem jest jednak zapobieganie problemom. Terminowe deklaracje, szybkie płatności, prowadzenie pełnej ewidencji, bieżący kontakt z administracją i korzystanie ze wsparcia doradców podatkowych sprawiają, że ryzyko wykluczenia staje się minimalne. OSS to narzędzie, które może przyspieszyć rozwój Twojego e-commerce, ale wymaga odpowiedzialności i dyscypliny.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma bezpiecznie korzysta z procedury OSS, albo potrzebujesz pomocy w odzyskaniu statusu po wykluczeniu, skontaktuj się z nami. Zajmiemy się analizą Twojej sytuacji, uporządkowaniem zaległości i pełnym procesem rejestracyjnym, tak abyś mógł skupić się na rozwijaniu