Baza wiedzy: Księgowość e-commerce i VAT Compliance

KSeF dla sprzedawców e-commerce - Faktury dla klientów zagranicznych i faktury w walucie obcej

KSeF dla sprzedawców e-commerce: Faktury dla klientów zagranicznych i faktury w walucie obcej

/
Data15 sty 2024
/

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma istotne znaczenie dla sprzedawców e-commerce, szczególnie w kontekście fakturowania transakcji z klientami zagranicznymi oraz w walucie obcej, stanowiąc niezbędne narzędzie do zachowania zgodności z przepisami i sprawnego prowadzenia działalności handlowej online.


Faktury od podmiotów zagranicznych

Z uwagi na złożoność procesu fakturowania dla podmiotów spoza granic Polski oraz transakcji w innych walutach niż PLN, istotne jest dokładne zrozumienie, kiedy korzystanie z KSeF staje się obligatoryjne, a kiedy może być opcjonalne. Wykorzystanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowe jedynie dla polskich przedsiębiorców, co oznacza, że kontrahenci spoza Polski nie są zobowiązani do stosowania faktur w formie ustrukturyzowanej. W kontekście e-commerce, gdy przedsiębiorstwa prowadzą transakcje międzynarodowe, otrzymanie faktury od zagranicznego dostawcy nie wymaga jej wprowadzania do KSeF.


Faktury dla podmiotów zagranicznych

W przypadku faktur kierowanych do zagranicznych klientów, sytuacja prezentuje się inaczej. Odbiorcy spoza Polski, jako zagraniczni kontrahenci, nie mają dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z powodu braku stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, więc nie mają możliwości pobrania faktur wystawionych przez ten system.

Zgodnie z aktualnymi przepisami, zagraniczne podmioty również powinny otrzymać fakturę zgodną z KSeF. Następnie faktura ta musi zostać dostarczona odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy czym sposób dostarczenia powinien być uzgodniony z danym kontrahentem, na przykład w formie papierowej lub jako wiadomość e-mail.

Taka faktura powinna być oznaczona kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych. W ten sposób faktura pozostanie ustrukturyzowana, a zagraniczni klienci otrzymają faktury w formie zgodnej z ich oczekiwaniami, podobnej jak te wystawione za pomocą programów finansowo-księgowych.


Zagraniczne firmy w Polsce

Firmy zagraniczne prowadzące działalność w Polsce i będące podatnikami VAT zobowiązane są do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jeśli zagraniczna jednostka posiada polski numer identyfikacyjny NIP, może działać samodzielnie lub za pośrednictwem pełnomocnika.

W takiej sytuacji, konieczne jest złożenie przez ten podmiot zawiadomienia ZAW-FA, w którym określa osobę fizyczną do pełnienia roli pełnomocnika w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W ramach tego zawiadomienia, podmiot wyznacza osobę do zarządzania uprawnieniami, wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorstwa, uzyskiwania uprawnień, a także uzyskiwania dostępu do faktur elektronicznych. Ta procedura jest istotna dla e-commerce, gdzie zagraniczne firmy działające na polskim rynku muszą dostosować się do lokalnych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego.


Faktury w walucie obcej dla klientów krajowych

W przypadku fakturowania transakcji w obcej walucie dla klientów krajowych, należy uwzględnić odpowiednie przeliczenia kwot podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mimo że kwoty mogą być wyrażone w walucie obcej, na fakturze muszą być także podane w złotych, zgodnie z ustalonym przelicznikiem dla podstawy opodatkowania.


KSeF a e-commerce – podsumowanie

Wdrażanie KSeF stanowi istotny krok dla sprzedawców e-commerce, nie tylko w zakresie działalności na rynkach krajowych, ale również w kontekście globalnego biznesu online. Zrozumienie tych przepisów jest niezbędne dla skutecznego prowadzenia działalności handlowej w sieci, szczególnie wobec rosnącej liczby transakcji międzynarodowych. Dostosowanie się do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur umożliwia sprzedawcom nie tylko zachowanie zgodności z obowiązującymi regulacjami, ale także budowanie zaufania klientów poprzez transparentne i skuteczne procesy fakturowania. Długofalowo, efektywne wykorzystanie KSeF może przyczynić się do zwiększenia konkurencyjności na rynku e-commerce i umożliwić rozwój globalnej obecności firmy online.


Jeżeli prowadzisz działalność e-commerce i szukasz kompleksowej oraz unikatowej księgowości dla e-commerce, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: kontakt – amavat®.

Zespół amavat®

gonito

Autorem artykułu jest zespół getsix®

getsix® specjalizuje się w dostarczaniu kompleksowych usług księgowych, rachunkowych oraz kadrowo-płacowych, dedykowanych zagranicznym inwestorom oraz średnim i dużym przedsiębiorstwom w Polsce. Firma wspiera swoich klientów w skutecznym zarządzaniu finansami i administracją, umożliwiając im osiąganie sukcesów na polskim rynku.

Zadaj pytanie »
Niniejsza publikacja ma charakter niewiążącej informacji i służy ogólnym celom informacyjnym. Przedstawione informacje nie stanowią doradztwa prawnego, podatkowego ani w zakresie zarządzania, jak również nie zastępują indywidualnego doradztwa. Przy opracowaniu niniejszej publikacji dołożono należytej staranności, jednak bez przejęcia odpowiedzialności za prawidłowość, aktualność i kompletność prezentowanych informacji. Treści w niej zawarte nie stanowią samodzielnej podstawy do działania i nie mogą zastąpić konkretnego doradztwa w indywidualnej sprawie. Odpowiedzialność autorów lub amavat® jest wyłączona. W razie potrzeby uzyskania wiążącej opinii prosimy o bezpośredni kontakt z nami. Treść niniejszej publikacji stanowi własność intelektualną amavat® lub firm partnerskich i podlega ochronie z tytułu praw autorskich. Osoby korzystające z tych informacji mogą pobierać, drukować i kopiować treść publikacji wyłącznie na własne potrzeby.

Potrzebują Państwo pomocy?

Mogą Państwo porozmawiać z Customer Relations Consultant dla sprzedawców internetowych. Nasz ekspert postara się szybko odpowiedzieć.

Iza
Michał
Sales Specialist

endepl

Tel. kom.: +48 539 065 306
Kontakt: Wyślij e-mail

Iza
Iza
Business Development Manager

enpl

Tel. kom.: +48 532 566 957
Kontakt: Wyślij e-mail

Archiwum

Webinary i szkolenia