KSeF a e-commerce w 2026 roku – faktury zagraniczne, waluty obce i obowiązki sprzedawców internetowych
Spis treści
Dla firm działających w modelu cross-border szczególnie ważne jest prawidłowe rozróżnienie sytuacji, w których faktura musi zostać wystawiona przez KSeF, od przypadków, w których przepisy przewidują wyjątki lub dodatkowe obowiązki związane z przekazywaniem dokumentów zagranicznym kontrahentom.
Faktury otrzymywane od podmiotów zagranicznych
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie faktur wystawianych przez podatników objętych polskimi regulacjami dotyczącymi KSeF. Oznacza to, że zagraniczni kontrahenci, którzy nie podlegają obowiązkowi wystawiania faktur w polskim systemie, nie przesyłają swoich dokumentów przez KSeF.
Jeżeli polski przedsiębiorca otrzymuje fakturę od zagranicznego dostawcy lub usługodawcy, dokument taki pozostaje poza KSeF i jest rozliczany zgodnie z zasadami właściwymi dla danej transakcji, np. importu usług, WNT lub importu towarów.
W praktyce oznacza to, że faktury zakupowe od kontrahentów z Niemiec, Francji, Czech czy innych państw UE nadal są otrzymywane w formie przyjętej przez dostawcę i nie wymagają wprowadzania do KSeF przez odbiorcę.
Faktury wystawiane dla podmiotów zagranicznych
W przypadku sprzedaży na rzecz zagranicznych kontrahentów sytuacja wygląda inaczej.
Jeżeli faktura podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF, podatnik powinien wystawić ją w systemie, nawet jeśli odbiorca nie posiada dostępu do KSeF. Dotyczy to w szczególności wielu transakcji B2B realizowanych przez polskich podatników VAT.
Ponieważ zagraniczny kontrahent nie może pobrać dokumentu bezpośrednio z KSeF, sprzedawca ma obowiązek przekazać fakturę odbiorcy w uzgodniony sposób, np.:
- w formacie PDF,
- pocztą elektroniczną,
- poprzez portal klienta,
- w formie papierowej.
Dokument przekazywany poza KSeF powinien zawierać kod QR umożliwiający weryfikację faktury w systemie.
Dzięki temu zagraniczny kontrahent otrzymuje dokument w formie wygodnej do wykorzystania w swoich procesach księgowych, a polski sprzedawca zachowuje zgodność z wymogami KSeF.
Zagraniczne firmy posiadające polski numer VAT
Firmy zagraniczne zarejestrowane do VAT w Polsce również mogą zostać objęte obowiązkami związanymi z KSeF.
Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw:
- posiadających polski numer NIP,
- magazynujących towary w Polsce,
- prowadzących lokalną sprzedaż opodatkowaną w Polsce,
- uczestniczących w krajowym obrocie gospodarczym.
W zależności od modelu działalności i statusu podatnika zagranicznego konieczne może być nadanie odpowiednich uprawnień do KSeF osobom odpowiedzialnym za wystawianie faktur lub obsługę księgową.
Uprawnienia mogą być przyznawane bezpośrednio lub za pośrednictwem pełnomocników zgodnie z aktualnymi zasadami obowiązującymi w systemie KSeF.
Faktury w walutach obcych
W sprzedaży internetowej bardzo często występują faktury wystawiane w euro, dolarach amerykańskich, funtach brytyjskich lub innych walutach.
KSeF umożliwia wystawianie faktur w walutach obcych, jednak kwota podatku VAT wykazywana dla celów rozliczeniowych musi zostać przeliczona na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o VAT.
Co do zasady stosowany jest:
- średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego,
- albo kurs stosowany zgodnie z zasadami przewidzianymi dla podatników korzystających z przeliczeń opartych na kursach Europejskiego Banku Centralnego.
Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż międzynarodową powinni zadbać o poprawną konfigurację systemów ERP, marketplace’ów oraz programów księgowych tak, aby automatycznie wykonywały wymagane przeliczenia.
KSeF a sprzedaż e-commerce
Dla branży e-commerce KSeF oznacza przede wszystkim konieczność automatyzacji procesów fakturowania i integracji systemów sprzedażowych z platformą Ministerstwa Finansów.
Szczególną uwagę należy zwrócić na:
- sprzedaż B2B do kontrahentów zagranicznych,
- obsługę faktur w różnych walutach,
- integrację marketplace’ów z systemami księgowymi,
- prawidłowe przechowywanie i archiwizację dokumentów,
- obsługę korekt i faktur zbiorczych.
Przedsiębiorcy działający w modelach cross-border, fulfillment oraz marketplace powinni regularnie analizować swoje procesy fakturowania, ponieważ obowiązki wynikające z KSeF mogą różnić się w zależności od rodzaju transakcji oraz kraju nabywcy.
Podsumowanie
KSeF stał się jednym z najważniejszych elementów systemu rozliczeń VAT w Polsce. Dla sprzedawców e-commerce oznacza to konieczność dostosowania procesów sprzedażowych zarówno do wymogów krajowych, jak i do specyfiki handlu międzynarodowego.
Faktury od zagranicznych dostawców nadal pozostają poza systemem KSeF, natomiast wiele faktur wystawianych przez polskich podatników na rzecz kontrahentów zagranicznych musi zostać wystawionych w systemie i dodatkowo przekazanych odbiorcy poza KSeF. Szczególne znaczenie mają również zasady fakturowania w walutach obcych oraz prawidłowa integracja systemów sprzedażowych z infrastrukturą KSeF.
Właściwe przygotowanie procesów pozwala nie tylko uniknąć błędów i sankcji, ale także usprawnić obsługę sprzedaży międzynarodowej i zwiększyć efektywność operacyjną firmy.
