KSeF dla sprzedawców e-commerce: Faktury dla klientów zagranicznych i faktury w walucie obcej
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma istotne znaczenie dla sprzedawców e-commerce, szczególnie w kontekście fakturowania transakcji z klientami zagranicznymi oraz w walucie obcej, stanowiąc niezbędne narzędzie do zachowania zgodności z przepisami i sprawnego prowadzenia działalności handlowej online.
Faktury od podmiotów zagranicznych
Z uwagi na złożoność procesu fakturowania dla podmiotów spoza granic Polski oraz transakcji w innych walutach niż PLN, istotne jest dokładne zrozumienie, kiedy korzystanie z KSeF staje się obligatoryjne, a kiedy może być opcjonalne. Wykorzystanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowe jedynie dla polskich przedsiębiorców, co oznacza, że kontrahenci spoza Polski nie są zobowiązani do stosowania faktur w formie ustrukturyzowanej. W kontekście e-commerce, gdy przedsiębiorstwa prowadzą transakcje międzynarodowe, otrzymanie faktury od zagranicznego dostawcy nie wymaga jej wprowadzania do KSeF.
Faktury dla podmiotów zagranicznych
W przypadku faktur kierowanych do zagranicznych klientów, sytuacja prezentuje się inaczej. Odbiorcy spoza Polski, jako zagraniczni kontrahenci, nie mają dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z powodu braku stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, więc nie mają możliwości pobrania faktur wystawionych przez ten system.
Zgodnie z aktualnymi przepisami, zagraniczne podmioty również powinny otrzymać fakturę zgodną z KSeF. Następnie faktura ta musi zostać dostarczona odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy czym sposób dostarczenia powinien być uzgodniony z danym kontrahentem, na przykład w formie papierowej lub jako wiadomość e-mail.
Taka faktura powinna być oznaczona kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych. W ten sposób faktura pozostanie ustrukturyzowana, a zagraniczni klienci otrzymają faktury w formie zgodnej z ich oczekiwaniami, podobnej jak te wystawione za pomocą programów finansowo-księgowych.
Zagraniczne firmy w Polsce
Firmy zagraniczne prowadzące działalność w Polsce i będące podatnikami VAT zobowiązane są do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jeśli zagraniczna jednostka posiada polski numer identyfikacyjny NIP, może działać samodzielnie lub za pośrednictwem pełnomocnika.
W takiej sytuacji, konieczne jest złożenie przez ten podmiot zawiadomienia ZAW-FA, w którym określa osobę fizyczną do pełnienia roli pełnomocnika w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W ramach tego zawiadomienia, podmiot wyznacza osobę do zarządzania uprawnieniami, wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorstwa, uzyskiwania uprawnień, a także uzyskiwania dostępu do faktur elektronicznych. Ta procedura jest istotna dla e-commerce, gdzie zagraniczne firmy działające na polskim rynku muszą dostosować się do lokalnych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego.
Faktury w walucie obcej dla klientów krajowych
W przypadku fakturowania transakcji w obcej walucie dla klientów krajowych, należy uwzględnić odpowiednie przeliczenia kwot podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mimo że kwoty mogą być wyrażone w walucie obcej, na fakturze muszą być także podane w złotych, zgodnie z ustalonym przelicznikiem dla podstawy opodatkowania.
KSeF a e-commerce – podsumowanie
Wdrażanie KSeF stanowi istotny krok dla sprzedawców e-commerce, nie tylko w zakresie działalności na rynkach krajowych, ale również w kontekście globalnego biznesu online. Zrozumienie tych przepisów jest niezbędne dla skutecznego prowadzenia działalności handlowej w sieci, szczególnie wobec rosnącej liczby transakcji międzynarodowych. Dostosowanie się do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur umożliwia sprzedawcom nie tylko zachowanie zgodności z obowiązującymi regulacjami, ale także budowanie zaufania klientów poprzez transparentne i skuteczne procesy fakturowania. Długofalowo, efektywne wykorzystanie KSeF może przyczynić się do zwiększenia konkurencyjności na rynku e-commerce i umożliwić rozwój globalnej obecności firmy online.
Jeżeli prowadzisz działalność e-commerce i szukasz kompleksowej oraz unikatowej księgowości dla e-commerce, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: kontakt – amavat®.
Zespół amavat®
Iga Turniak
