Rozliczenie VAT Amazon – o czym musi pamiętać każdy sprzedawca w UE?
Spis treści
Działając w modelu FBA (Fulfilled by Amazon), produkty mogą być magazynowane i wysyłane z różnych krajów UE, co automatycznie generuje konkretne obowiązki związane z VAT. Właśnie dlatego warto dobrze znać zasady rozliczeń podatku od towarów i usług w kontekście transakcji międzynarodowych. Dotyczy to zarówno kwestii, takich jak rejestracja VAT w innych krajach, jak i korzystania z uproszczeń typu OSS (One Stop Shop).
Dlaczego to takie ważne? Bo błędy w rozliczeniach mogą prowadzić nie tylko do strat finansowych, ale także do problemów z administracją skarbową, blokad kont sprzedażowych czy utraty zaufania klientów. Profesjonalna księgowość Amazon to dziś nie tylko wsparcie, ale często konieczność.
W tym artykule odpowiemy na pytanie, które zadaje sobie większość sprzedawców rozpoczynających działalność na europejskich rynkach Amazona: na co trzeba zwrócić uwagę przy rozliczaniu VAT w UE?
Krok po kroku omówimy:
- jak miejsce wysyłki i magazynowania towarów wpływa na obowiązki podatkowe,
- czym dokładnie jest wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i jak się je rozlicza,
- w jakich sytuacjach potrzebna jest rejestracja VAT w innych krajach,
- jak działa system VAT OSS i kiedy warto z niego skorzystać,
- oraz jak prowadzić dokumentację księgową, by uniknąć błędów i sankcji.
Jeśli prowadzisz sprzedaż przez Amazon FBA na terenie UE lub dopiero planujesz ekspansję, ten poradnik pomoże Ci zrozumieć fundamenty rozliczeń VAT i sprawnie poruszać się w gąszczu przepisów.
Zaczynajmy!
Skąd wysyłasz? Lokalizacja towaru ma znaczenie
Jeśli sprzedajesz przez Amazon FBA w Europie, to warto pamiętać o jednej rzeczy: lokalizacja Twojego towaru może zadecydować o tym, gdzie musisz płacić podatki. To właśnie od tego zależy, czy czeka Cię proste czy raczej bardziej rozbudowane rozliczenie VAT Amazon.
Amazon EFN vs Pan-EU – dwa modele, dwa zestawy obowiązków
Amazon oferuje dwa główne modele logistyczne dla sprzedawców działających w Europie: EFN (European Fulfilment Network) oraz Pan-EU (Pan-European FBA). Z zewnątrz mogą wyglądać podobnie – Amazon przechowuje i wysyła Twój towar, a Ty skupiasz się na sprzedaży. Ale w praktyce różnią się znacząco, zwłaszcza jeśli chodzi o kwestie VAT.
Model EFN
EFN pozwala Ci przechowywać towar tylko w jednym kraju (np. w Polsce), a Amazon obsługuje wysyłki do klientów w całej UE z tego magazynu. I tu dobra wiadomość – nie musisz rejestrować się do VAT w innych krajach UE, dopóki nie przekroczysz progów sprzedaży wysyłkowej (chociaż od 2021 r. te progi zostały zastąpione wspólnym limitem 10 000 EUR, o czym jeszcze wspomnimy w sekcji o VAT OSS).
To rozwiązanie jest proste i wygodne – szczególnie na start.
Model Pan-EU
Z kolei Pan-EU to opcja dla tych, którzy chcą skalować sprzedaż szerzej i szybciej. Amazon automatycznie przemieszcza Twoje towary do magazynów w różnych krajach UE, zależnie od zapotrzebowania i lokalizacji klientów.
Brzmi świetnie? Jest – ale z haczykiem: każde państwo, w którym Amazon magazynuje Twoje produkty, oznacza obowiązek rejestracji do VAT i składania deklaracji VAT w tym kraju. A to oznacza więcej formalności i często konieczność współpracy z księgowymi lub doradcami podatkowymi na poziomie międzynarodowym.
Ważne!
Jeśli planujesz skorzystać z modelu Pan-EU, poproś Amazon o listę krajów, do których może automatycznie przenosić Twój towar. Pomoże Ci to zaplanować rejestracje VAT i uniknąć zaległości w rozliczeniach.
A jak to działa w praktyce?
Załóżmy, że jesteś zarejestrowanym sprzedawcą w Polsce i korzystasz z modelu Pan-EU. Amazon przenosi część Twojego towaru do magazynu we Włoszech, a stamtąd trafia on do włoskich klientów. W takiej sytuacji:
➜ w Polsce musisz rozliczyć tzw. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) – bo towary „opuszczają” Polskę i trafiają do innego kraju UE,
➜ we Włoszech musisz zarejestrować się do VAT i wykazać wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – bo towar fizycznie „pojawia się” tam i stamtąd jest sprzedawany.
Taki obrót towarów nie powoduje sprzedaży do klienta końcowego, ale i tak generuje obowiązki podatkowe.
Ważne!
Jeśli Amazon przemieścił Twój towar z powrotem do pierwotnego magazynu, musisz ująć to również w dokumentacji jako „zwrot” WNT. Pomijanie takich korekt to częsty błąd.
Brzmi skomplikowanie? Nic dziwnego – rzeczywiście potrafi takie być. Dlatego przy sprzedaży w modelu Pan-EU ogromną wartość ma współpraca z doświadczoną księgowością Amazon, która doskonale orientuje się w europejskich regulacjach i potrafi sprawnie przełożyć je na konkretne działania – zgodne z przepisami każdego kraju, w którym działasz.
WNT, czyli gdy towar „przechodzi granicę” wewnątrz UE
Sprzedajesz przez Amazon i nagle dowiadujesz się, że Twoje produkty zostały wysłane z niemieckiego magazynu do Włoch, zanim trafiły do klienta. No właśnie – WNT, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, to temat, który wcześniej czy później dotknie każdego sprzedawcę w modelu FBA. I warto wiedzieć, jak się w tym odnaleźć – żeby Twoje rozliczenie VAT Amazon nie przerodziło się w wielką księgową łamigłówkę.
Kiedy rozpoznajemy WNT i co to właściwie znaczy?
Z WNT mamy do czynienia wtedy, gdy towar przemieszcza się z jednego kraju UE do drugiego – nie w ramach sprzedaży do klienta, tylko między Twoimi własnymi magazynami (czyli np. z magazynu w Polsce do magazynu w Niemczech). W teorii wygląda to tak: Twoja firma „kupuje” od samej siebie, tyle że przekracza przy tym granicę kraju.
W przypadku sprzedaży przez Amazon FBA może się to zdarzać bardzo często – zwłaszcza jeśli działasz w modelu Pan-EU, gdzie Amazon sam zarządza logistyką i przenosi Twoje towary między krajami UE według zapotrzebowania.
Samonaliczenie VAT – jak to działa?
WNT wiąże się z obowiązkiem samonaliczenia VAT. Co to znaczy? Że w kraju, do którego przyjeżdża Twój towar (np. Niemcy), musisz:
✔ rozpoznać WNT,
✔ naliczyć VAT według lokalnej stawki,
✔ uwzględnić go w deklaracji VAT.
Dobra wiadomość jest taka, że w większości przypadków – jeśli towary są używane do działalności opodatkowanej – przysługuje Ci też prawo do odliczenia tego VAT-u, czyli finalnie nie płacisz go „realnie”, tylko rozliczasz w deklaracji. Mniej przyjemna strona medalu? Wszystkie te dane muszą być precyzyjnie ujęte w dokumentacji i uwzględnione w księgowości z pełną starannością.
Ważne!
Faktury od Amazon mogą zawierać VAT z różnych krajów – sprawdzaj, czy numer VAT na fakturze zgadza się z krajem, w którym była realizowana dostawa. Ma to wpływ na prawo do odliczenia podatku w Polsce.
A co z lokalizacją dostawy?
To, gdzie fizycznie znajduje się towar w momencie dostawy do klienta, wpływa na miejsce opodatkowania. Jeśli magazynujesz towary w danym kraju i z tego miejsca realizujesz wysyłki, to musisz być zarejestrowany do VAT właśnie tam. Co więcej – sam fakt, że Amazon przetransportował Twoje produkty np. z Polski do Hiszpanii, może oznaczać, że już jesteś zobowiązany do rozliczania WNT w Hiszpanii – zanim jeszcze sprzedasz cokolwiek lokalnym klientom.
Tu właśnie zaczyna się prawdziwa wartość dobrej księgowości Amazon – która nie tylko wie, gdzie i jak zgłosić takie ruchy towarów, ale też potrafi połączyć te informacje z Twoimi deklaracjami VAT w kilku krajach naraz.
Rejestracja VAT – kiedy i gdzie musisz się zarejestrować
Rejestracja do VAT w różnych krajach UE brzmi trochę jak zabawa w podatkowy paszport – tylko bez frajdy z podróżowania. Jeśli jednak działasz w modelu VAT UE Amazon FBA, to temat ten jest nieunikniony. I choć może się wydawać skomplikowany, spokojnie – zaraz wszystko uporządkujemy.
Magazynujesz w danym kraju? Rejestracja VAT to obowiązek
Zasada jest jasna: jeśli magazynujesz towary w danym kraju Unii Europejskiej, musisz być tam zarejestrowany do VAT – bez wyjątku.
Właśnie dlatego wielu sprzedawców korzystających z modelu Pan-EU posiada kilka aktywnych numerów VAT w różnych państwach członkowskich. Amazon może bowiem – zupełnie automatycznie – przenieść Twoje produkty do magazynów w Czechach, Hiszpanii czy Francji. A każdy taki przypadek oznacza konkretne obowiązki podatkowe: lokalna rejestracja i rozliczanie VAT zgodnie z przepisami danego kraju.
To podstawowa zasada, o której początkujący sprzedawcy często zapominają… aż do pierwszej kontroli skarbowej.
Dobra wiadomość? Profesjonalna księgowość Amazon może zająć się tym wszystkim za Ciebie – od rejestracji, przez przygotowanie deklaracji, aż po bieżące rozliczenia w każdym kraju, w którym działasz.
A co z progami sprzedaży wysyłkowej?
Do lipca 2021 roku każdy kraj Unii Europejskiej ustalał własny próg sprzedaży wysyłkowej – najczęściej było to 35 000 EUR lub 100 000 EUR rocznie. Po jego przekroczeniu sprzedawca miał obowiązek rejestracji do VAT w danym kraju.
Obecnie obowiązuje jedno, ujednolicone rozwiązanie: limit 10 000 EUR rocznego przychodu ze sprzedaży wysyłkowej do wszystkich krajów UE łącznie.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli Twoja łączna sprzedaż do klientów w innych państwach członkowskich przekroczy ten próg w skali roku, masz dwie ścieżki do wyboru:
➜ Zarejestrować się do VAT w każdym kraju, do którego sprzedajesz, wracając do bardziej tradycyjnego modelu rozliczeń,
➜ Skorzystać z uproszczonej procedury VAT OSS, która pozwala rozliczać wszystkie transakcje w jednym miejscu – o czym więcej opowiemy w kolejnej części.
Warto jednak pamiętać, że jeśli działasz w modelu Pan-EU, a Amazon automatycznie rozmieszcza Twój towar w magazynach na terenie całej Europy, rejestracji VAT i tak nie unikniesz – bez względu na próg. W tym przypadku kluczowe jest bowiem nie to, gdzie sprzedajesz, ale gdzie fizycznie znajduje się Twój towar.
Terminy deklaracji VAT? Różnie – w zależności od kraju
Każde państwo członkowskie Unii Europejskiej ustala własne zasady dotyczące częstotliwości i formatu składania deklaracji VAT. W jednych krajach obowiązuje system miesięczny, w innych – kwartalny. Dodatkowo, w zależności od rodzaju transakcji, może pojawić się obowiązek przesyłania dodatkowych raportów, takich jak Intrastat czy EC Sales List.
💡 Niektóre kraje wymagają raportu Intrastat już przy niskich progach obrotu. To osobne sprawozdanie, niezależne od VAT – a jego brak może skutkować karą.
Co istotne – wszystkie te dokumenty muszą być przygotowane zgodnie z wymogami danego kraju, często w jego języku urzędowym.
VAT OSS – prostszy sposób na rozliczenie?
Sprzedaż na Amazonie w Europie wiąże się z wieloma obowiązkami podatkowymi, zwłaszcza gdy kierujesz ofertę do klientów z różnych państw członkowskich. Na szczęście, od 1 lipca 2021 roku, przedsiębiorcy mogą skorzystać z systemu VAT OSS (One Stop Shop) – rozwiązania, które w wielu przypadkach znacząco upraszcza proces rozliczenia VAT Amazon.
Czym jest VAT OSS i jakie niesie korzyści?
VAT OSS to mechanizm wprowadzony przez Unię Europejską, który umożliwia rozliczenie podatku VAT od sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) w innych krajach członkowskich za pośrednictwem jednej, zbiorczej deklaracji składanej w kraju siedziby firmy.
Zamiast rejestrować się do VAT w każdym państwie, do którego wysyłasz produkty, możesz uregulować wszystkie należności z poziomu jednego formularza. To nie tylko oszczędność czasu i formalności, ale również większa kontrola nad rozliczeniami i mniejsze ryzyko błędów.
W przypadku sprzedaży na Amazonie – zwłaszcza w modelu VAT UE Amazon FBA – skorzystanie z procedury OSS może okazać się wyjątkowo korzystnym rozwiązaniem, szczególnie jeśli nie magazynujesz towaru poza granicami swojego kraju, a jedynie realizujesz sprzedaż wysyłkową do klientów w innych państwach UE.
Próg 10 000 EUR – kiedy zaczyna obowiązywać?
System VAT OSS możesz (lub musisz) zastosować, gdy łączna wartość Twojej sprzedaży do innych krajów UE przekroczy w danym roku 10 000 EUR. Warto zaznaczyć, że chodzi tutaj o całkowity przychód ze sprzedaży wysyłkowej na terenie całej UE, a nie pojedynczego państwa.
Jeśli Twoja sprzedaż mieści się poniżej wspólnotowego progu 10 000 EUR, możesz rozliczać VAT na zasadach ogólnych, zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju siedziby Twojej firmy. Po przekroczeniu tego limitu masz dwie możliwości: albo rejestrujesz się do VAT w każdym kraju UE, do którego sprzedajesz, albo korzystasz z uproszczonej procedury One Stop Shop (OSS), która pozwala rozliczać wszystko centralnie – z poziomu jednej deklaracji.
VAT OSS a obowiązki na Amazonie
Wraz z wprowadzeniem systemu OSS, sprzedawcy działający na Amazonie zyskali nie tylko uproszczony model rozliczeń, ale również nowe obowiązki – szczególnie w zakresie prezentacji cen. Amazon wymaga, by ceny widoczne na listingach uwzględniały stawki VAT obowiązujące w kraju klienta, co oznacza konieczność prezentowania ich w formie brutto.
Aby sprostać tym wymaganiom, musisz mieć poprawnie skonfigurowane stawki podatkowe i świadomość, jakie stawki obowiązują w poszczególnych krajach Unii Europejskiej. Owszem, Amazon może automatycznie naliczyć odpowiedni podatek na etapie sprzedaży, ale odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie VAT spoczywa w pełni na Tobie jako sprzedawcy.
Jeśli korzystasz z procedury OSS, szczególnie ważne staje się rzetelne przygotowanie deklaracji oraz terminowe raportowanie transakcji do urzędu skarbowego. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z ekspertami w zakresie księgowości Amazon – którzy znają specyfikę platformy, aktualne wymogi podatkowe i potrafią zadbać o zgodność rozliczeń z europejskimi przepisami.
Księgowość VAT – dokładność ma znaczenie
W prowadzeniu sprzedaży na Amazonie w modelu FBA w ramach Unii Europejskiej, sama logistyka i strategia produktowa to tylko połowa sukcesu. Drugą – i równie kluczową – częścią jest precyzyjna, dobrze prowadzona księgowość Amazon, która obejmuje nie tylko bieżące rozliczenia, ale i odpowiednią dokumentację transakcji wewnątrz UE.
W przypadku sprzedaży międzynarodowej, szczególnie w ramach VAT UE Amazon FBA, drobne błędy mogą mieć kosztowne konsekwencje. Dlatego warto wiedzieć, jak prawidłowo zarządzać dokumentacją VAT i czego unikać.
Jak prowadzić dokumentację i unikać kosztownych błędów
Każde wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT), każda faktura od Amazon, każda zmiana lokalizacji towaru – to dane, które powinny być dokładnie udokumentowane i zaksięgowane zgodnie z lokalnymi przepisami podatkowymi.
Dla przykładu – w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), sprzedawca ma obowiązek samodzielnego naliczenia podatku VAT w kraju, do którego trafił towar. Taka transakcja powinna zostać wykazana zarówno jako VAT należny, jak i – pod warunkiem spełnienia określonych warunków – VAT do odliczenia.
Kluczowe jest tu nie tylko poprawne ujęcie transakcji w deklaracji VAT, ale również posiadanie pełnej, zgodnej z przepisami dokumentacji, w tym m.in. dowodów potwierdzających przemieszczenie towarów pomiędzy krajami UE.
Nieprawidłowo zaksięgowane wartości, błędne przypisanie dat czy pominięcie obowiązku wykazania transakcji w deklaracjach – mogą skutkować koniecznością korekt, a w najgorszym wypadku – kontrolą i sankcjami finansowymi.
Waluty, kursy, daty – najczęstsze źródła pomyłek
W przypadku sprzedaży transgranicznej w obrębie Unii Europejskiej dochodzi dodatkowa zmienność – różne waluty i różne zasady ich przeliczania na potrzeby VAT. W zależności od kraju i rodzaju transakcji, obowiązują różne momenty, które decydują o tym, jaki kurs należy zastosować – może to być dzień wystawienia faktury, dzień dostawy lub moment powstania obowiązku podatkowego.
Nieprawidłowe określenie daty lub błędny dobór kursu walutowego mogą nie tylko zaburzyć rozliczenie VAT Amazon, ale także wpłynąć na rzetelność sprawozdań finansowych i narazić firmę na konieczność korekt.
Dlatego właśnie analiza dat, kursów i momentów rozliczeniowych wymaga dużej precyzji oraz znajomości przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach UE.
W tym obszarze szczególne znaczenie ma współpraca z doświadczoną księgowością, która zna realia sprzedaży międzynarodowej i potrafi wychwycić potencjalne błędy, zanim zrobi to urząd skarbowy.
Dlaczego warto korzystać z wyspecjalizowanej księgowości?
Choć niektóre aspekty księgowości można zautomatyzować, sprzedaż w modelu FBA z wykorzystaniem wielu magazynów Amazon na terenie UE staje się bardzo złożona. Zmieniające się regulacje, różnice w stawkach VAT, obowiązki deklaracyjne i rejestracyjne w różnych krajach – wszystko to wymaga nie tylko uwagi, ale i doświadczenia.
Z tego powodu wielu sprzedawców decyduje się na współpracę z profesjonalnym wsparciem specjalizującym się w obsłudze e-commerce i sprzedaży międzynarodowej. Kompleksowa księgowość Amazon nie tylko prowadzi poprawne rozliczenia, ale też:
- monitoruje zmiany w przepisach,
- dba o terminy deklaracji w poszczególnych krajach,
- zapewnia poprawność danych przesyłanych do Amazon i administracji podatkowych,
- i – co najważniejsze – pozwala Ci skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na formalnościach.
Sprzedaż na Amazonie w Unii Europejskiej to ogromna szansa na rozwój – ale i sporo formalności, z którymi warto się zaprzyjaźnić, zanim zrobią to za Ciebie urzędy skarbowe. Jeśli działasz w modelu FBA, pamiętaj: to, gdzie leży Twój towar, dokąd trafia i jaką trasę pokonuje, ma bezpośredni wpływ na Twoje obowiązki podatkowe.
Aby lepiej uporządkować najważniejsze kwestie związane z rozliczaniem podatku VAT na Amazonie, przygotowaliśmy krótką listę kontrolną. Sprawdź, o czym każdy sprzedawca powinien pamiętać w ramach rozliczenia VAT Amazon:
✔ Lokalizacja magazynów Amazon – jeżeli Twoje produkty są przechowywane w więcej niż jednym kraju UE, w każdym z nich musisz posiadać aktywną rejestrację VAT.
✔ WNT i WDT – wewnątrzwspólnotowe przemieszczenia towarów wymagają precyzyjnego ujęcia zarówno w dokumentacji księgowej, jak i w deklaracjach VAT.
✔ VAT OSS – po przekroczeniu progu 10 000 EUR warto skorzystać z procedury One Stop Shop, która znacząco upraszcza rozliczenia transgraniczne.
✔ Deklaracje VAT w krajach UE – każdy kraj posiada własne stawki, harmonogramy i wymagania formalne. Znajomość tych różnic to podstawa.
✔ Dokładność danych – waluty, kursy, daty rozliczeń – tu liczy się precyzja. Nawet drobne pomyłki mogą prowadzić do kosztownych korekt.
✔ Profesjonalna księgowość Amazon – powierz rozliczenia ekspertom, którzy specjalizują się w e-commerce i znają złożoność przepisów unijnych.
💡 Zainwestuj w system księgowy, który automatycznie integruje się z Amazonem i rozpoznaje transakcje WNT/WDT. To ograniczy ryzyko błędów i przyspieszy Twoją pracę z deklaracjami.
Zastanawiasz się, czy Twoje rozliczenia VAT są zgodne z przepisami? A może planujesz rozszerzenie działalności na nowe rynki i nie wiesz, od czego zacząć?
To całkowicie naturalne – unijne regulacje dotyczące podatku VAT są złożone, a sprzedaż w modelu FBA tylko podnosi poprzeczkę. Na szczęście nie musisz przechodzić przez to samodzielnie.
