Składanie deklaracji VAT

Jednym z kluczowych obowiązków przedsiębiorców w związku z VAT jest składanie deklaracji VAT, które stanowią podstawę do rozliczeń z urzędami skarbowymi. Deklaracje te muszą zawierać szczegółowe informacje o transakcjach sprzedaży i zakupów, umożliwiające obliczenie kwoty VAT należnego do zapłaty lub do zwrotu. Terminy i formy składania deklaracji mogą się różnić w zależności od kraju, jednak w Unii Europejskiej standardem jest składanie ich co miesiąc lub co kwartał. W tym artykule skupimy się właśnie na procesie składania deklaracji VAT, ich wymogach oraz konsekwencjach dla firm operujących zarówno lokalnie, jak i międzynarodowo.

Co to deklaracja VAT?

Deklaracja VAT to dokument, który przedsiębiorca składa do urzędu skarbowego, w celu rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT). W deklaracji przedsiębiorca musi wykazać wszystkie transakcje sprzedaży oraz zakupu dokonane w danym okresie rozliczeniowym, czyli zarówno kwoty VAT należnego (który firma powinna odprowadzić do urzędu), jak i VAT naliczonego (który firma zapłaciła przy zakupach i może go odliczyć). Na podstawie tych danych ustala się, czy firma ma obowiązek dopłacić podatek, czy też przysługuje jej zwrot nadpłaconego VAT. Deklaracja VAT jest więc podstawowym narzędziem do prawidłowego rozliczania się z fiskusem i musi być składana w określonych terminach – najczęściej miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od przepisów danego kraju.

Kto musi składać deklaracje VAT?

Podatnikiem VAT jest każda osoba fizyczna, prawna, a także jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która prowadzi działalność gospodarczą, polegającą na dostarczaniu towarów lub świadczeniu usług na terytorium kraju. Oznacza to, że każda firma lub osoba prowadząca działalność gospodarczą, której obroty przekraczają określony próg, musi naliczać, pobierać i odprowadzać podatek VAT do urzędu skarbowego.

Podatnicy VAT dzielą się na dwie główne grupy: podatników VAT czynnych oraz podatników VAT zwolnionych.

Podatnik VAT czynny to osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna, która jest zobowiązana do naliczania, pobierania i odprowadzania podatku VAT od sprzedawanych towarów i usług do urzędów skarbowych.

Podatnik VAT zwolniony to osoba, która korzysta ze zwolnienia. Może ono wynikać z dwóch głównych rodzajów:

1. Zwolnienie podmiotowe – przysługuje przedsiębiorcom, których roczne obroty netto nie przekraczają określonego limitu. W Polsce, w 2024 roku, limit ten wynosi 200 000 zł. Firmy, które nie przekraczają tego limitu, mogą zdecydować się na zwolnienie z VAT, co oznacza, że nie muszą naliczać VAT od swoich sprzedaży, ale również nie mają prawa do odliczania VAT od zakupów. Zwolnienie to jest korzystne szczególnie dla małych firm, które w ten sposób mogą oferować niższe ceny swoim klientom.
2. Zwolnienie przedmiotowe – dotyczy określonych rodzajów towarów lub usług, niezależnie od obrotów przedsiębiorcy. Przykłady to usługi medyczne, edukacyjne, czy niektóre rodzaje żywności. Są one zwolnione z VAT z powodów społecznych, kulturalnych lub zdrowotnych, co oznacza, że nawet duże firmy świadczące te usługi nie muszą naliczać podatku VAT.

Kto może skorzystać z podwójnego zwolnienia z VAT?

Przedsiębiorcy mogą korzystać z obu form zwolnienia z VAT – przedmiotowego i podmiotowego – jednocześnie, o ile spełniają wszystkie wymagania dla każdego rodzaju zwolnienia. Przykładowo, firma prowadząca działalność obejmującą usługi zarówno zwolnione z VAT (np. usługi medyczne), jak i te podlegające opodatkowaniu, może korzystać z obu form zwolnienia. Kluczowe jest jednak, aby przedsiębiorca regularnie monitorował swoje roczne obroty, aby upewnić się, że nie przekraczają one limitu dla zwolnienia podmiotowego (w Polsce w 2024 roku wynoszącego 200 000 zł). Dodatkowo, musi dokładnie analizować rodzaj oferowanych usług lub towarów, aby stwierdzić, czy mieszczą się one w kategoriach zwolnionych przedmiotowo.

Co to jest VAT dobrowolny i kiedy warto się na niego zdecydować?

VAT dobrowolny to możliwość, którą przedsiębiorcy mają, by zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego z VAT, nawet jeśli ich roczne obroty nie przekraczają limitu 200 000 zł. Decyzja o dobrowolnym przystąpieniu do VAT może być korzystna, szczególnie gdy planujesz większe zakupy, które umożliwią odliczenie VAT naliczonego.

Jeśli już jesteś zarejestrowany do VAT, musisz poinformować naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału), w którym zamierzasz zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego. Natomiast jeśli dopiero zaczynasz działalność gospodarczą, musisz złożyć zawiadomienie przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej.

Składanie miesięcznej a kwartalnej deklaracji VAT

W polskim systemie podatkowym przedsiębiorcy mają możliwość wyboru między miesięcznym a kwartalnym rozliczaniem VAT.

Rozliczanie miesięczne oznacza składanie deklaracji VAT do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu prowadzenia działalności. W tym samym terminie przedsiębiorca jest zobowiązany do uregulowania zadeklarowanego podatku na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Rozliczanie kwartalne jest dostępne dla tzw. małych podatników, czyli przedsiębiorców, którzy spełniają określone warunki dotyczące rocznej wartości sprzedaży lub rodzaju prowadzonej działalności, kwalifikując się do szczególnych zasad rozliczania VAT. Zgodnie z przepisami, małym podatnikiem jest:

1. Przedsiębiorca, którego roczna wartość sprzedaży (wraz z VAT) nie przekracza w 2024 roku 9 654 000 zł (2 000 000 euro).
2. Osoba prowadząca działalność w zakresie usług maklerskich, zarządzania funduszami inwestycyjnymi, alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, lub innego rodzaju działalności, której łączna kwota prowizji lub wynagrodzenia nie przekroczyła w poprzednim roku 217 000 zł (45 000 euro).

Dodatkowo, aby przedsiębiorca mógł być uznany za małego podatnika, musi spełniać dodatkowe wymogi, takie jak brak importu towarów na określonych zasadach oraz zapewnienie możliwości dokonywania płatności przy użyciu instrumentów płatniczych w miejscach prowadzenia działalności.

W praktyce oznacza to, że mały podatnik może składać deklaracje kwartalne, o ile nie przekroczy wspomnianych limitów i spełnia dodatkowe wymagania. W przeciwnym razie, będzie zobowiązany do składania deklaracji miesięcznych.

Nowe procedury rozliczania VAT w Polsce

Od 30 września 2020 roku obowiązują nowe zasady dotyczące rozliczania VAT w Polsce, wprowadzające uproszczony system składania deklaracji VAT i JPK VAT w jednym pliku. Dotychczas czynni podatnicy VAT byli zobowiązani do składania osobno plików JPK VAT na poziomie miesięcznym oraz deklaracji VAT-7 lub VAT-7K, zależnie od wybranej formy rozliczeń. Obecnie obie te formy zostały zastąpione jednym plikiem: JPK V7M dla rozliczeń miesięcznych oraz JPK V7K dla rozliczeń kwartalnych. Nowa struktura pozwala na połączenie danych z obu dokumentów oraz dodaje dodatkowe informacje, które umożliwiają urzędowi skarbowemu dokładniejszą analizę i weryfikację transakcji.

Plik JPK składa się teraz z dwóch części:

1. Część ewidencyjna – obejmuje dane z dotychczasowego JPK VAT, ale wzbogacona jest o dodatkowe informacje, takie jak oznaczenia dokumentów czy kody grup towarowych.
2. Część deklaracyjna – odpowiada dawnym deklaracjom VAT-7 oraz VAT-7K.

JPK V7M jest przeznaczony dla podatników rozliczających VAT w okresach miesięcznych. W tym przypadku, zarówno część ewidencyjna, jak i deklaracyjna muszą być składane co miesiąc, do 25. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

JPK V7K natomiast dotyczy podatników, którzy rozliczają VAT kwartalnie. Taki podatnik składa część ewidencyjną co miesiąc, ale część deklaracyjną tylko raz na kwartał – do 25. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. W praktyce oznacza to, że za pierwsze dwa miesiące kwartału składa się jedynie część ewidencyjną, natomiast za trzeci miesiąc – zarówno ewidencję, jak i deklarację.

Cały plik JPK V7M lub JPK V7K należy przesyłać w formacie XML, niezależnie od formy rozliczeń.

Składanie zerowych deklaracji VAT

W większości krajów Unii Europejskiej firmy mają obowiązek składania deklaracji VAT nawet w okresach, w których nie przeprowadziły żadnych transakcji opodatkowanych. Deklaracje te, nazywane zerowymi, służą potwierdzeniu braku działalności w danym okresie. Nawet jeśli przedsiębiorca nie uzyskał dochodów, a posiada aktywny numer VAT, powinien złożyć odpowiednią deklarację.

Również podczas zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy nadal mogą być zobowiązani do składania raportów JPK_V7, w zależności od wykonywanych transakcji. Dotyczy to szczególnie tych, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), importują usługi lub nabywają towary, za które odpowiadają podatkowo, a także prowadzą czynności objęte VAT. Obowiązek ten występuje również w przypadkach, gdy zawieszenie działalności nie obejmuje pełnego okresu rozliczeniowego albo podatnik musi rozliczyć VAT lub skorygować wcześniej złożone deklaracje.

W sytuacji, gdy działalność gospodarcza jest całkowicie zawieszona i nie występują transakcje objęte VAT, nie ma obowiązku składania raportów JPK_V7. Z kolei w sytuacji, gdy w okresie zawieszenia działalność ogranicza się wyłącznie do sprzedaży zwolnionej z VAT, składanie deklaracji JPK_V7 za ten okres można pominąć i rozliczyć ją dopiero po wznowieniu działalności.

Warto jednak zaznaczyć, że wymogi dotyczące składania deklaracji zerowych oraz ich częstotliwość (np. miesięczna czy kwartalna) różnią się w zależności od kraju i lokalnych przepisów. Dlatego istotne jest, aby każdy przedsiębiorca działający w UE dokładnie zapoznał się z regulacjami obowiązującymi w państwie, w którym prowadzi swoją działalność.

Gdzie składać deklaracje VAT?

Składanie deklaracji VAT, w tym JPK_V7M i JPK_V7K, wymaga złożenia dokumentów w odpowiednim urzędzie skarbowym w zależności od statusu podatnika i miejsca prowadzenia działalności. Od 1 października 2020 roku, deklaracje te należy składać w:

• Urzędzie skarbowym właściwym dla adresu siedziby podatnika – jeśli jesteś osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej.
• Urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania – jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.
• Urzędzie skarbowym właściwym dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – jeśli nie masz siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiadasz stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju.
• Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście – jeśli nie masz siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski.

Deklaracje VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-11 i VAT-12 należy składać w urzędzie skarbowym właściwym dla adresu siedziby (jeśli jesteś osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej) lub miejsca zamieszkania podatnika (jeśli jesteś osobą fizyczną). VAT-14 należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla naczelnika urzędu skarbowego zajmujący się podatkiem akcyzowym, a VAT-26 w urzędzie skarbowym odpowiednim dla podatnika.

Natomiast, jeśli Twoja działalność obejmuje rozliczenia w urzędach skarbowych dla największych podmiotów, deklaracje powinny być składane w:

• Wyspecjalizowanym urzędzie skarbowym o zasięgu wojewódzkim – jeśli Twoje przychody netto wynoszą minimum 3 mln euro.
• I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie – jeśli Twoje przychody netto przekraczają 50 mln euro.

Jak poprawnie złożyć JPK_VAT?

Przygotowanie i złożenie pliku JPK_VAT można przeprowadzić na kilka sposobów, zależnie od dostępnych narzędzi i preferencji podatnika. Wśród opcji znajdują się:

• korzystanie z bezpłatnych rozwiązań oferowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak program e-mikrofirma, do którego można uzyskać dostęp logując się do portalu Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/login lub poprzez aplikację mObywatel,
• skorzystanie z narzędzia Klient JPK WEB: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/send, które umożliwia zarówno podpisanie, jak i wysłanie plików JPK_VAT,
• uzupełnienie formularza uproszczonego: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-form/, także udostępniony przez Ministerstwo Finansów, który pozwala na generowanie plików zgodnych z strukturami JPK_V7M i JPK_V7K.

Jeśli korzystasz z komercyjnego programu księgowego, sprawdź, czy umożliwia on bezpośrednie przygotowanie i wysyłkę plików JPK_VAT lub czy możesz pobrać dane do aplikacji Klient JPK WEB.

W celu podpisania pliku JPK_VAT do wyboru są trzy metody:

• profil zaufany: https://pz.gov.pl/pz/index, który jest darmowym podpisem elektronicznym dostępnym w urzędach i przez bankowość elektroniczną,
• kwalifikowany podpis elektroniczny, płatny i wydawany przez certyfikowanych dostawców,
• dane autoryzujące, które wymagają podania podstawowych informacji osobistych i przychodu z roku poprzedniego.

Po złożeniu poprawnego pliku JPK_VAT otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które potwierdza prawidłowe złożenie deklaracji.

Konsekwencje wynikające z niezłożenia deklaracji VAT na czas

Niezłożenie deklaracji VAT w terminie wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi dla podatnika. Brak dostarczenia deklaracji skutkuje obowiązkiem zapłaty należnego podatku wraz z odsetkami za każdy dzień opóźnienia. Dodatkowo, na mocy art. 54 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, podatnik, który uchyla się od opodatkowania poprzez niezłożenie deklaracji VAT, naraża się na karę grzywny do 720 stawek dziennych, karę pozbawienia wolności, albo obie te kary jednocześnie.

Podatnik ma możliwość złagodzenia konsekwencji, korzystając z instytucji tzw. czynnego żalu. Jest to formalne zawiadomienie organu podatkowego o popełnieniu wykroczenia, które może uchronić podatnika przed skarbowymi sankcjami karnymi, pod warunkiem, że zostanie ono złożone przed wszczęciem postępowania przez organy skarbowe. W praktyce oznacza to, że jeśli podatnik samodzielnie zgłosi swoje zaniedbanie i ureguluje należności, może uniknąć kary. Czynny żal nie będzie jednak skuteczny, jeśli organ skarbowy już posiada dowody na popełnienie przestępstwa lub rozpoczął kontrolę w związku z wykroczeniem.

Podsumowanie – składanie deklaracji VAT

Podatek VAT stanowi kluczowy element systemu podatkowego zarówno w Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej. Najczęściej VAT rozliczany jest w formie miesięcznej, bądź kwartalnej, jednak zasady rozliczania i składania deklaracji różnią się w poszczególnych krajach. W Polsce rozliczanie VAT w formie kwartalnej dostępne jest wyłącznie dla tzw. małych podatników, czyli tych, którzy spełniają określone kryteria, takie jak roczna wartość sprzedaży poniżej ustalonego limitu oraz brak wykonywania określonych czynności objętych załącznikiem nr 15 do ustawy o VAT. Należy również pamiętać, że aby móc rozliczać się kwartalnie, przedsiębiorca musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT przez co najmniej 12 miesięcy.

Zgodnie z nowymi procedurami, które obowiązują od 1 października 2020 roku, każda deklaracja VAT w Polsce jest składana w formie elektronicznej poprzez plik JPK_V7 (w wersji miesięcznej JPK_V7M lub kwartalnej JPK_V7K). W zależności od formy prowadzonej działalności, deklaracje te należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby podatnika, miejsca zamieszkania lub stałego miejsca prowadzenia działalności. Osoby nieposiadające siedziby działalności gospodarczej w Polsce składają swoje deklaracje do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Do prawidłowego złożenia deklaracji VAT przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak program e-mikrofirma, narzędzie Klient JPK WEB czy formularz uproszczony do generowania i wysyłania plików JPK. Deklaracje te muszą być podpisane przy użyciu profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą danych autoryzujących.

Warto jednak pamiętać, że procedury i zasady składania deklaracji VAT różnią się w poszczególnych krajach Unii Europejskiej, co może dodatkowo skomplikować rozliczenia, zwłaszcza dla firm działających na wielu rynkach. Każde państwo członkowskie ma swoje własne przepisy dotyczące VAT, a ich zawiłość może stanowić wyzwanie dla przedsiębiorców. Jeśli napotkasz trudności w rozumieniu przepisów VAT lub masz pytania dotyczące rozliczeń w różnych krajach, amavat® zapewnia kompleksową pomoc w tym procesie. Zapewniamy indywidualnego Opiekuna Klienta oraz profesjonalne wsparcie lokalnych doradców podatkowych w całej Europie, pomagając firmom w prawidłowym i terminowym rozliczaniu VAT na wszystkich rynkach, na których działają.

Aby dowiedzieć się więcej lub zapytać o swoją indywidualną ofertę, zapraszamy do odwiedzenia naszej dedykowanej strony internetowej i skorzystania z formularza kontaktowego: Skontaktuj się z nami – amavat®.