Czy mogę wliczyć w koszty zakup oprogramowania, szkoleń i kursów online
Spis treści
To wcale nie jest mała sprawa. Dobrze prowadzona księgowość JDG pozwala odzyskać część wydatków, zmniejszyć podatek dochodowy i w praktyce zostawić więcej pieniędzy w Twojej kieszeni. Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, każdy złoty ma znaczenie – na starcie liczy się przecież budżet na reklamę, towar, narzędzia do obsługi klientów czy kursy rozwijające umiejętności. Właśnie dlatego tak istotne jest, żeby wiedzieć, co możesz ująć w kosztach, a co niestety musisz potraktować jako wydatek prywatny.
Nie musisz być ekspertem od prawa podatkowego ani spędzać godzin na czytaniu ustaw. W tym tekście dostaniesz proste, praktyczne wskazówki, które pomogą Ci zrozumieć podstawy rozliczania wydatków w Jednoosobowej Działalności Gospodarczej. Skupimy się na przykładach bliskich właścicielom e-commerce: zakup oprogramowania do obsługi sklepu, abonamentów na narzędzia online, szkoleń czy kursów internetowych. Zobaczysz, że temat księgowości działalności gospodarczej nie musi być nudny ani trudny – wystarczy poznać kilka zasad i od razu łatwiej podejmować decyzje finansowe.
Ten poradnik został napisany właśnie z myślą o młodych przedsiębiorcach. Jeśli masz 25, 30 czy 35 lat i dopiero zaczynasz przygodę z firmą, nie interesuje Cię specjalistyczny żargon ani przepisy prawne z paragrafami. Chcesz prostej odpowiedzi: czy mogę zaliczyć ten wydatek do kosztów, czy nie. I dokładnie na to pytanie odpowiemy, krok po kroku, w kolejnych częściach tego artykułu.
Co to w ogóle znaczy „koszt uzyskania przychodu”?
Na początku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej wiele osób gubi się w pojęciach, które pojawiają się w kontekście podatków. Jednym z najważniejszych jest właśnie koszt uzyskania przychodu. To termin, który brzmi poważnie i urzędowo, ale w praktyce chodzi o coś bardzo przyziemnego – czyli o wydatki, które pomagają Twojej firmie działać i zarabiać.
Najprostsze wyjaśnienie
Kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek, który ponosisz po to, żeby Twoja firma mogła osiągnąć przychód, utrzymać się na rynku albo rozwijać. Innymi słowy, jeśli coś realnie wspiera Twój biznes, to najczęściej możesz to wrzucić w koszty i w ten sposób obniżyć swój JDG podatek dochodowy. To bardzo praktyczna sprawa, bo mniej podatku oznacza więcej pieniędzy w Twojej kieszeni.
Jak to działa w praktyce
Wyobraź sobie, że prowadzisz sklep internetowy. Kupujesz licencję na oprogramowanie do obsługi zamówień, wykupujesz abonament na narzędzie analityczne, które pokazuje Ci, co ludzie oglądają w Twoim sklepie, i dodatkowo inwestujesz w kurs SEO, żeby poprawić pozycję strony w Google. Każdy z tych wydatków ma jasny cel – pomagają Ci w sprzedaży i zwiększają szansę na zysk. Dlatego właśnie możesz potraktować je jako koszty uzyskania przychodu.
Teraz weźmy przykład odwrotny. Załóżmy, że zapisujesz się na kurs spawania. Sam kurs może być ciekawy i wartościowy, ale jeśli prowadzisz e-commerce, nie ma on żadnego związku z Twoją działalnością. Skarbówka potraktuje taki wydatek jako prywatny, a nie firmowy. To znaczy, że nie możesz go wciągnąć w koszty i nie obniży Ci podatku.
Dlaczego to takie ważne dla JDG
W przypadku księgowości jednoosobowej firmy znajomość tego pojęcia ma ogromne znaczenie. Nie ma księgowego, który prowadziłby wszystko za Ciebie? Wiele osób zaczyna od prostych narzędzi online, a mimo to muszą wiedzieć, co faktycznie można rozliczyć jako koszt. Właśnie od tego zależy wysokość podatku, który zapłacisz. Jeżeli rozumiesz zasadę kosztów uzyskania przychodu, łatwiej podejmujesz codzienne decyzje finansowe – na przykład czy warto kupić konkretny kurs, narzędzie albo program, bo wiesz, że część tej kwoty wróci do Ciebie dzięki obniżeniu podatku.
Koszty a przychody – zdrowy rozsądek
Przepisy podatkowe nigdy nie podają pełnej listy wydatków, które można, a których nie można rozliczyć. Zawsze trzeba ocenić to indywidualnie i tu właśnie wchodzi w grę zdrowy rozsądek. Jeśli wydatek ma sens w kontekście Twojego biznesu i potrafisz to uzasadnić, masz dużą szansę, że będzie uznany za koszt. Jeśli jednak wygląda na czysto prywatny, to nie.
Warto zapamiętać prostą zasadę: im bardziej dany wydatek jest związany z Twoim e-sklepem, tym większa szansa, że możesz go rozliczyć. Kupujesz kurs SEO, bo chcesz więcej sprzedawać? To koszt. Kupujesz kurs spawania, bo od dawna o tym marzyłeś, ale w sklepie internetowym niczego nie spawasz? To prywatna fanaberia.
Oprogramowanie: jak to rozliczać?
W e-commerce bez narzędzi cyfrowych ani rusz. Od platformy sklepowej, przez pakiety biurowe, po analitykę i grafiki – to codzienność jednoosobowej firmy. Prawidłowe ujęcie tych wydatków w księgowości JDG wpływa na Twój wynik, a więc na to, ile JDG podatek dochodowy faktycznie zapłacisz. Pamiętaj tylko, że koszty obniżają dochód do opodatkowania, a nie sam podatek „z automatu”.
Zakup programu lub licencji
Jeśli kupujesz program lub licencję do 10 000 zł, możesz ująć wydatek jednorazowo jako koszt. W praktyce najczęściej księguje się go w dacie poniesienia, ale jeśli prowadzisz ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych, dopuszczalne jest ujęcie w dacie przyjęcia do używania. Ważne, by trzymać się jednej, spójnej metody.
Gdy cena przekracza 10 000 zł, wchodzimy w amortyzację wartości niematerialnych i prawnych. Oznacza to rozpisanie wydatku na odpisy przez co najmniej 24 miesiące. Często dotyczy to rozbudowanych systemów typu ERP, WMS czy specjalistycznych licencji wdrażanych „na własność”. Dziś licencje wieczyste są rzadkością, więc scenariusz amortyzacji programów >10 000 zł pojawia się głównie przy dużych, jednorazowych wdrożeniach.
Przykład z życia JDG: kupujesz prosty program do księgowości działalności gospodarczej za 2 000 zł – ujmujesz go jednorazowo. Inna sytuacja: inwestujesz 30 000 zł w system magazynowy z licencją bezterminową – rozliczasz w kosztach przez odpisy amortyzacyjne.
Subskrypcje i narzędzia online (SaaS)
Abonamenty miesięczne lub roczne, takie jak Shoper, Google Workspace, Canva czy SEMrush, to usługi. Nie nabywasz tu wartości niematerialnej „na własność”, więc nie amortyzujesz ich. Księgujesz je jako bieżący koszt w okresie, którego dotyczą. To proste i wygodne, bo większość narzędzi w księgowości e-commerce działa właśnie w modelu subskrypcyjnym.
VAT w JDG przy oprogramowaniu – praktyczna uwaga
Jeśli masz prawo do odliczenia VAT w JDG, podatek naliczony z faktury za licencję czy subskrypcję odliczasz w deklaracji, a do kosztów podatkowych trafia kwota netto. Gdy odliczenie Ci nie przysługuje, VAT zwiększa koszt. Przy zakupach od zagranicznych dostawców często działa mechanizm odwrotnego obciążenia VAT (reverse charge). W e-commerce to typowe np. przy fakturach z UE lub USA za narzędzia marketingowe i analityczne.
Amortyzacja w praktyce – rytm i konsekwencja
Odpisy amortyzacyjne możesz księgować co miesiąc, kwartalnie lub raz do roku. Wybierz rytm, który pasuje do przepływów pieniężnych Twojej jednoosobowej firmy, i stosuj go konsekwentnie w całym roku podatkowym. Dzięki temu wyniki i JDG podatki są przewidywalne, a rozliczenia spójne.
Wieczyste licencje a abonamenty – jak o tym myśleć
Dla porządku: licencja „na własność” to potencjalna WNiP i temat amortyzacji. Subskrypcja to usługa i bieżący koszt. W praktyce rynek przeszedł na model abonamentowy, więc amortyzacja software’u dotyczy raczej większych, rzadkich wdrożeń niż codziennych narzędzi używanych przez księgowość jednoosobowej firmy czy sklep online.
Jeśli będziesz trzymać się tych zasad, rozliczanie oprogramowania w księgowości JDG przestaje być zagadką: mniejsze zakupy trafiają jednorazowo w koszty, subskrypcje księgujesz na bieżąco, a duże licencje rozkładasz w czasie przez amortyzację. Dzięki temu Twój wynik i JDG VAT są pod kontrolą, a Ty możesz skupić się na sprzedaży.
Szkolenia i kursy online: kiedy to koszt?
Rozwój wiedzy to dziś obowiązkowy element prowadzenia biznesu online. Sklep internetowy nie działa w próżni – musisz rozumieć marketing, analitykę, sprzedaż i często także podstawy księgowości działalności gospodarczej. Dlatego wielu przedsiębiorców inwestuje w szkolenia i kursy internetowe. Ale żeby taki wydatek trafił do kosztów uzyskania przychodu, musi być spełnionych kilka warunków.
Co możesz wrzucić w koszty
Najważniejsza zasada brzmi: kurs musi mieć wyraźny związek z Twoją działalnością. Jeżeli prowadzisz e-commerce, szkolenia z SEO, reklamy na Facebooku czy analityki internetowej są naturalnie powiązane z tym, jak zarabia Twój sklep. W takim przypadku organy podatkowe uznają, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, więc masz prawo go rozliczyć.
Podobnie wygląda sytuacja z językami obcymi. Jeżeli planujesz sprzedaż za granicą, negocjujesz z kontrahentami z innego kraju albo obsługujesz zagranicznych klientów, kurs językowy to realne wsparcie biznesu. W interpretacjach podatkowych pojawia się wiele potwierdzeń, że taki wydatek jest kosztem, pod warunkiem że potrafisz pokazać jego związek z działalnością.
Dobrą praktyką jest też zachowanie faktury, opisu programu szkolenia i – jeśli jest – certyfikatu ukończenia. To dowody, które mogą Ci pomóc w razie pytań ze strony urzędu skarbowego. Pamiętaj też, żeby faktura była wystawiona na Twoją firmę, z numerem NIP. Paragon albo faktura na osobę prywatną nie dają prawa do rozliczenia kursu w księgowości JDG.
Forma szkolenia nie ma znaczenia. Nieważne, czy kurs odbywa się online, czy stacjonarnie – liczy się treść i to, czy jest powiązany z Twoim biznesem.
Czego nie zaliczysz do kosztów
Do kosztów nie wrzucisz kursów hobbystycznych. Gotowanie, fotografia artystyczna czy nauka gry na instrumencie to świetne pasje, ale nie mają nic wspólnego z prowadzeniem sklepu internetowego. Fiskus traktuje takie wydatki jako osobiste.
Podobnie wygląda sytuacja z rozwojem osobistym. Szkolenia typu „jak być bardziej zmotywowanym” czy warsztaty mindfulness nie są automatycznie kosztem uzyskania przychodu. Czasem mogą być uznane, jeśli potrafisz udowodnić, że naprawdę wspierają Twój biznes. Na przykład kurs wystąpień publicznych dla osoby, która regularnie prowadzi webinary sprzedażowe, albo szkolenie z obsługi klienta w trudnych sytuacjach – to są wydatki, które można logicznie połączyć z działalnością. Ale samo ogólne „chcę się rozwinąć” to za mało.
Kursy zagraniczne a VAT
Coraz więcej szkoleń kupuje się od dostawców zagranicznych. Jeśli faktura przychodzi z firmy z UE albo spoza Unii (np. platforma edukacyjna z USA), trzeba pamiętać o tzw. imporcie usług. W praktyce działa mechanizm reverse charge. Dla podatku dochodowego kosztem jest kwota netto. Natomiast w VAT musisz wykazać VAT należny i – jeśli masz do tego prawo – odliczyć VAT naliczony. To oznacza dodatkowy krok w rozliczeniach, ale nie zmienia faktu, że taki kurs może być kosztem Twojej jednoosobowej firmy.
Jak się zabezpieczyć
Żeby uniknąć problemów, zawsze zbieraj dokumenty. Podstawą jest faktura wystawiona na Twoją działalność gospodarczą z numerem NIP. Paragon bez NIP albo faktura na osobę prywatną nie wystarczy. Dobrym pomysłem jest też zachowanie programu kursu, certyfikatu ukończenia albo chociaż opisu szkolenia ze strony internetowej. To dowód, że wydatek faktycznie służy Twojej firmie, a nie Twoim prywatnym zainteresowaniom.
Jeśli kurs kupujesz od zagranicznego dostawcy, pamiętaj o zasadach rozliczania VAT. Przy imporcie usług działa mechanizm reverse charge, więc w PIT kosztem jest kwota netto, a w VAT musisz rozliczyć zarówno podatek należny, jak i – jeśli masz prawo – odliczyć naliczony.
Faktury i zakupy od zagranicznych firm
Jeśli prowadzisz sklep internetowy, na pewno korzystasz z usług czy narzędzi dostarczanych przez firmy z innych krajów. To może być abonament w SEMrush z fakturą z USA, subskrypcja Canvy z Irlandii albo kurs SEO kupiony na międzynarodowej platformie edukacyjnej. W świecie e-commerce to normalne, bo najlepsze narzędzia rzadko są polskie. W księgowości JDG takie zakupy wymagają jednak szczególnej uwagi – zwłaszcza przy przeliczaniu waluty i rozliczaniu VAT.
Jak przeliczać walutę
Wszystkie wydatki księgujesz w złotówkach, nawet jeśli płacisz w euro czy dolarach. Przeliczasz je według średniego kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego poniesienie kosztu. To oznacza, że jeśli w środę zapłacisz 100 USD za kurs, do księgowości trafia wartość w złotówkach ustalona na podstawie tabeli NBP z wtorku. Nie ma znaczenia kurs banku czy karty – przepisy nakazują stosowanie kursu ogłaszanego przez NBP.
Dlaczego to ważne? Bo kursy walut zmieniają się dynamicznie. Dzięki jednolitej zasadzie wszystkie firmy rozliczają wydatki tak samo, a urząd skarbowy nie musi analizować, w jakim banku i na jakich warunkach robiłeś przelew. W praktyce oznacza to spójność i przewidywalność Twoich rozliczeń, co jest ogromnym plusem w codziennej księgowości działalności gospodarczej.
Import usług i VAT
Kupując coś od zagranicznego dostawcy, bardzo często dostajesz fakturę bez polskiego VAT. To nie błąd – po prostu musisz sam rozliczyć podatek jako import usług. Technicznie wygląda to tak, że w deklaracji VAT (JPK_V7) wykazujesz zarówno VAT należny, jak i – jeśli masz prawo – odliczasz VAT naliczony. Efekt końcowy jest zwykle neutralny, ale obowiązek rozliczeniowy pozostaje po Twojej stronie.
W podatku dochodowym koszt ujmujesz w wartości netto. Jeśli nie masz prawa do odliczenia VAT (np. korzystasz ze zwolnienia z VAT), wtedy kosztem jest cała kwota brutto. To szczególnie istotne dla osób, które dopiero startują i wybrały zwolnienie podmiotowe z VAT – muszą pamiętać, że przy imporcie usług nadal mają obowiązki deklaracyjne.
VAT-UE a zakupy w Europie
Jeśli kupujesz usługi z Unii Europejskiej, musisz mieć aktywny numer VAT-UE z prefiksem „PL”. Rejestrujesz go na formularzu VAT-R – i to nawet wtedy, gdy jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT. Brak rejestracji VAT-UE może spowodować problemy przy rozliczeniu importu usług, a w skrajnych przypadkach kary za błędy w deklaracjach. W praktyce oznacza to, że prowadząc e-commerce, lepiej od razu zgłosić się do VAT-UE, bo niemal na pewno będziesz kupować narzędzia z Irlandii, Niemiec czy Francji.
Reverse charge – UE i poza UE
Mechanizm odwrotnego obciążenia działa zarówno w przypadku firm z UE, jak i spoza Unii. Przy zakupie od dostawcy z Irlandii (np. Google, Canva) musisz obowiązkowo wykazać VAT należny w deklaracji. Tak samo jest przy usługach z USA, jak SEMrush czy platformy kursowe – choć tutaj nie ma numeru VAT-UE, zasada rozliczania jest identyczna. To oznacza, że niezależnie od miejsca siedziby dostawcy musisz pamiętać o obowiązku podatkowym w Polsce.
Terminy rozliczeń VAT
Częsty błąd początkujących przedsiębiorców to odkładanie rozliczenia „do momentu zapłaty”. Tymczasem VAT z importu usług musisz wykazać w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy – zazwyczaj to dzień wystawienia faktury lub wykonania usługi. Data przelewu nie ma tu znaczenia. Dlatego ważne jest, żeby regularnie sprawdzać dokumenty i księgować je w odpowiednich okresach, żeby uniknąć zaległości i odsetek.
Faktury bez NIP – czy da się rozliczyć?
Bywa, że zagraniczny dostawca wystawi fakturę bez Twojego NIP. To częste np. przy zakupach w USA. Fiskus w praktyce dopuszcza rozliczanie takich faktur, jeśli możesz udowodnić, że wydatek dotyczył działalności gospodarczej – np. faktura została wystawiona na firmowy adres e-mail, a płatność pochodziła z konta firmowego. Mimo to najlepszym rozwiązaniem jest poproszenie o fakturę korygującą z numerem NIP – daje to pełne bezpieczeństwo w razie kontroli.
Dokumenty, które warto zachować
Podstawą zawsze jest faktura na firmę. Do tego zachowaj potwierdzenie zapłaty – wyciąg bankowy, potwierdzenie transakcji kartą lub przelewem. Jeśli dokument jest w języku obcym, warto dołączyć tłumaczenie, choćby własne. Wszystkie te elementy pokazują, że wydatek był realnie poniesiony i związany z działalnością. To ułatwia życie przy ewentualnej kontroli i buduje Twoje bezpieczeństwo podatkowe.
Najczęstsze błędy i pułapki
Rozliczanie kosztów w JDG jest proste tylko z pozoru. W praktyce wielu przedsiębiorców wpada w te same pułapki, które później kończą się korektami i niepotrzebnym stresem. Skoro w e-commerce korzystasz z oprogramowania, kursów online i zagranicznych usług, warto wiedzieć, na co szczególnie uważać.
Brak związku z działalnością
To najczęstszy problem. Fiskus zawsze patrzy na to, czy wydatek ma związek z działalnością gospodarczą (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Kurs SEO, reklamy na Facebooku czy obsługi Google Analytics – jak najbardziej. Ale kurs spawania, gotowania czy mindfulness dla własnego rozwoju raczej nie przejdzie. Ważne słowo to „raczej”, bo urzędnicy oceniają każdy przypadek indywidualnie. Na przykład kurs językowy: jeśli uczysz się angielskiego tylko z ciekawości, nie zaliczysz go do kosztów. Ale jeśli dzięki temu możesz obsługiwać klientów z zagranicy czy negocjować z kontrahentami, wtedy taki wydatek jest jak najbardziej uzasadniony.
Jednorazowe wrzucenie dużej licencji do kosztów
Drugi klasyk to kupno programu lub licencji za kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy złotych i zaksięgowanie całości jako koszt jednorazowy. To błąd. Wydatki przekraczające 10 000 zł są traktowane jako wartości niematerialne i prawne i podlegają amortyzacji (art. 22b i art. 22m ustawy o PIT). Oznacza to rozłożenie kosztu na co najmniej 24 miesiące.
Warto tu podkreślić, że mniejsze zakupy – do 10 000 zł – możesz spokojnie wrzucić jednorazowo w koszty. Dzięki temu nie musisz prowadzić odpisów amortyzacyjnych dla programów typu księgowość JDG, pakiet biurowy czy prosty system do obsługi sklepu.
Brak dokumentów potwierdzających wydatek
Skarbówka wymaga dokumentacji. Sama płatność kartą albo wyciąg z konta nie wystarczą. Musisz mieć fakturę wystawioną na Twoją firmę z numerem NIP. Przy kursach online warto dodatkowo przechować opis szkolenia i certyfikat – to najlepszy dowód, że wydatek faktycznie wiąże się z Twoją działalnością. Jeśli kupujesz coś za granicą, faktura często będzie po angielsku – wtedy dobrym zwyczajem jest przechować proste tłumaczenie, nawet własne. W przypadku usług z UE lub USA pamiętaj też o obowiązkach związanych z VAT: reverse charge, import usług i ujęcie kwoty netto (lub brutto, jeśli nie masz prawa do odliczenia VAT) w PIT.
Płatność gotówką powyżej 15 000 zł
Tu łatwo się potknąć. Limit 15 000 zł (art. 22p ust. 1 ustawy o PIT) dotyczy jednej transakcji, a nie pojedynczej płatności. Jeśli kupisz system magazynowy za 20 000 zł i spróbujesz zapłacić gotówką w dwóch ratach po 10 000 zł, to i tak całość traktowana jest jako jedna transakcja. Efekt? Nie możesz wrzucić tego wydatku w koszty. Rozwiązanie jest proste – większe zakupy zawsze reguluj przelewem lub kartą, wtedy zachowujesz prawo do rozliczenia.
Najczęstsze błędy wynikają z pośpiechu i braku wiedzy. Chcesz uniknąć problemów? Zawsze sprawdzaj, czy wydatek ma związek z działalnością, pamiętaj o granicy 10 000 zł przy oprogramowaniu, dokumentuj wszystko fakturami, a większe transakcje opłacaj bezgotówkowo. To podstawowe zasady, które sprawiają, że księgowość jednoosobowej firmy działa płynnie, a Ty możesz spokojnie rozwijać swój sklep online.
Podsumowanie
Na koniec warto zebrać wszystko w jednym miejscu. Tak, możesz wrzucić w koszty zarówno oprogramowanie, jak i szkolenia czy kursy online – ale tylko wtedy, gdy faktycznie wspierają Twój biznes. Przepisy są w tej kwestii dość proste: jeśli wydatek ma związek z działalnością i pomaga Ci zarabiać albo rozwijać sklep internetowy, to zwykle kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu.
Kluczowe są dwie rzeczy. Po pierwsze dokumenty – bez faktury na firmę i potwierdzenia zapłaty trudno będzie cokolwiek udowodnić. W przypadku kursów dodatkowym zabezpieczeniem są certyfikaty i program szkolenia. Po drugie zdrowy rozsądek – nie każdy wydatek da się uzasadnić. Kurs SEO czy abonament na Shoper? Jasne. Kurs gotowania czy mindfulness? Raczej nie.
Żeby ułatwić sobie życie, warto przed każdym zakupem zadać sobie trzy krótkie pytania:
- Czy ten wydatek realnie pomoże mi w prowadzeniu sklepu internetowego albo zwiększy moje przychody?
- Czy mam fakturę na firmę i dowód zapłaty?
- Czy w razie kontroli potrafię wytłumaczyć, dlaczego ten kurs albo program był potrzebny mojej firmie?
Jeśli na wszystkie trzy odpowiedzi brzmią „tak”, to spokojnie możesz rozliczyć taki wydatek w księgowości JDG. Dzięki temu płacisz niższy JDG podatek dochodowy, lepiej kontrolujesz swoje finanse i zostaje Ci więcej środków na rozwój biznesu.
