E-fakturowanie w Holandii: Aktualny stan i perspektywy

E-fakturowanie w Holandii zyskuje coraz większe znaczenie w kontekście cyfryzacji procesów administracyjnych oraz ułatwienia wymiany dokumentów między przedsiębiorstwami i jednostkami administracji publicznej. Implementacja nowych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego, zwłaszcza w relacjach business-to-government (B2G), jest wynikiem działań dostosowujących krajowe regulacje do dyrektywy unijnej 2014/55/EU. Warto przyjrzeć się obecnemu stanowi prawnemu oraz przyszłym kierunkom rozwoju e-fakturowania w Holandii.

Wprowadzenie standardu NLCIUS

Holandia, jako kraj członkowski Unii Europejskiej, dostosowała swoje przepisy dotyczące e-fakturowania do europejskiego standardu CIUS (Core Invoice Usage Specification). Wprowadzenie substandardu holenderskiego, znanego jako NLCIUS, było odpowiedzią na konieczność dostosowania europejskich wytycznych do specyfiki krajowego prawa. NLCIUS, będący odmianą standardu CIUS, uwzględnia specyficzne wymagania holenderskiego rynku i jest wspierany przez platformę standaryzacyjną STPE. Dzięki temu faktury elektroniczne w Holandii są zgodne z unijnymi wytycznymi, a jednocześnie dostosowane do krajowych przepisów.

Obowiązek e-fakturowania w Holandii

Obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy przede wszystkim sektora publicznego. Od 2017 roku w Holandii obowiązuje częściowy nakaz stosowania e-faktur w relacjach B2G, co oznacza, że jednostki administracji centralnej są zobowiązane do przyjmowania i przetwarzania faktur elektronicznych. Z kolei jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty publiczne muszą być w stanie odbierać e-faktury, choć nie wszystkie mają obowiązek ich stosowania. Co istotne, wprowadzenie obowiązku e-fakturowania nie dotyczy na razie relacji między przedsiębiorstwami (B2B), choć spodziewane jest, że w przyszłości regulacje te zostaną rozszerzone również na ten sektor.

Format e-faktury

Standardowym formatem e-faktur w Holandii jest Peppol BIS 3.0, który jest powszechnie akceptowany zarówno przez administrację publiczną, jak i podmioty prywatne. Dzięki przyjęciu tego formatu Holandia zapewnia interoperacyjność i zgodność z europejskimi wytycznymi, co ułatwia wymianę dokumentów również na arenie międzynarodowej.

Metody przesyłania e-faktur w Holandii

Holandia, podobnie jak wiele innych krajów europejskich, przyjęła framework PEPPOL jako standard do wymiany dokumentów. Wszystkie organy administracji publicznej są obecnie połączone z siecią PEPPOL, co umożliwia szybkie i bezpieczne przesyłanie faktur elektronicznych. W przypadku podmiotów administracji centralnej korzystanie z PEPPOL jest obowiązkowe, podczas gdy dla jednostek samorządowych jest to zalecana, ale nieobowiązkowa forma wymiany dokumentów.

Dostawcy jednostek publicznych w Holandii mają trzy główne metody przesyłania e-faktur:

• Za pośrednictwem PEPPOL – Wystarczy połączenie z dostawcą punktu dostępowego PEPPOL, aby móc wymieniać faktury za pośrednictwem tej sieci.
• Za pomocą e-maila – Dla firm, które posiadają oprogramowanie księgowe umożliwiające tworzenie e-faktur w formacie XML, możliwe jest przesyłanie ich jako załączniki do wiadomości e-mail.
• Poprzez portal internetowy – Dla przedsiębiorstw bez odpowiednich narzędzi EDI (Electronic Data Interchange) dostępne są portale internetowe umożliwiające ręczne wprowadzanie danych fakturowych.

W przypadku dostawców administracji centralnej istnieje również możliwość bezpośredniego połączenia z platformą DIGIPOORT, co jest zalecane dla firm z rozbudowanymi zasobami IT i dużą liczbą przesyłanych faktur.

Wymogi dotyczące archiwizacji e-faktur

Holenderskie przepisy nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek archiwizacji e-faktur przez okres co najmniej siedmiu lat od daty wystawienia dokumentu. Archiwizacja może odbywać się za granicą, jednak musi spełniać określone warunki, takie jak zapewnienie integralności i dostępności dokumentów na żądanie organów podatkowych. Zapewnienie integralności i autentyczności e-faktur jest kluczowym aspektem, a jednym ze sposobów spełnienia tych wymogów jest stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wzrost popularności e-fakturowania w Holandii

W ostatnich latach Holandia odnotowała znaczący wzrost popularności e-fakturowania. Wprowadzenie obowiązkowych regulacji dotyczących transakcji B2G oraz rosnąca świadomość korzyści związanych z cyfryzacją procesów administracyjnych sprawiły, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie e-fakturowania. W porównaniu do innych krajów europejskich, Holandia była jednym z liderów we wdrażaniu e-faktur. Już w 2011 roku około 40% holenderskich firm korzystało z faktur elektronicznych, co świadczy o ich wysokim poziomie akceptacji na rynku.

Jednym z kluczowych czynników wpływających na popularność e-fakturowania w Holandii są oszczędności, jakie przynosi ono przedsiębiorstwom i administracji publicznej. Szacuje się, że dzięki automatyzacji procesów fakturowania holenderska administracja oszczędza rocznie około 10 milionów euro.

Podsumowanie – Przyszłość e-fakturowania w Holandii

Holandia, dzięki powszechnemu przyjęciu e-fakturowania, zakończyła już większość działań związanych z jego wdrażaniem. Choć na chwilę obecną nie ma konkretnych planów dotyczących obowiązkowej wymiany innych dokumentów elektronicznych, w przyszłości Holandia może pójść śladem takich krajów jak Włochy czy Belgia, które rozważają wprowadzenie regulacji dotyczących e-zamówień. Możliwe jest również, że w kolejnych latach zostanie wprowadzony obowiązek stosowania e-faktur w relacjach między przedsiębiorstwami (B2B).

Jedno jest pewne – rosnąca popularność e-fakturowania oraz rozwój technologii EDI będą miały coraz większy wpływ na działalność firm w Holandii. W miarę jak coraz więcej przedsiębiorstw zyskuje możliwość wymiany dokumentów elektronicznych, e-fakturowanie staje się integralnym elementem funkcjonowania łańcucha dostaw, niezależnie od tego, czy firma współpracuje z jednostkami administracji publicznej, czy nie.