E-fakturowanie w Austrii: Przemiany w cyfrowej przestrzeni

E-fakturowanie, jako kluczowy element transformacji cyfrowej, znacząco zmienia krajobraz zarządzania fakturami zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym w Austrii. Od wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania w zamówieniach publicznych (B2G) po dobrowolne wdrożenia w sektorze B2B, Austria staje się przykładem skutecznej adaptacji nowoczesnych rozwiązań technologicznych w administracji i biznesie.

Obowiązkowe e-fakturowanie B2G

Obowiązkowe e-fakturowanie B2G (Business-to-Government) w Austrii jest uregulowane od 2014 roku na poziomie federalnym, zgodnie z przepisami ustawy o konsolidacji ICT. Faktury elektroniczne składane do austriackich administracji publicznych muszą być przesyłane przez sieć Peppol w formacie Peppol BIS. Alternatywnie, można korzystać z centralnej platformy e-rechnung.gv.at, która akceptuje zarówno formaty Peppol BIS 3.0, jak i lokalny format ebInterface (od wersji 4.3 i nowszych). Choć e-fakturowanie nie jest obowiązkowe dla lokalnych administracji publicznych, wiele z nich również przyjmuje faktury przez sieć Peppol. Ważne jest, aby wszystkie wysłane faktury były archiwizowane przez okres 7 lat, zgodnie z wymaganiami prawnymi.

E-fakturowanie B2B: Dobrowolność i zachęty

W przeciwieństwie do sektora publicznego, gdzie e-fakturowanie jest obowiązkowe, e-fakturowanie transakcji między firmami (B2B) w Austrii pozostaje na poziomie dobrowolnym . Decyzja o stosowaniu e-fakturowania należy do indywidualnych przedsiębiorstw, które mogą czerpać korzyści z jego wprowadzenia. Rząd austriacki oraz liczne organizacje biznesowe aktywnie zachęcają do przyjęcia tego rozwiązania jako kroku ku większej efektywności i zrównoważonemu rozwojowi gospodarczemu.

Unternehmensserviceportal (USP), pełniący rolę centralnego portalu dla przedsiębiorstw, odgrywa kluczową rolę w ułatwianiu przejścia na e-fakturowanie. Portal ten nie tylko zapewnia wsparcie techniczne, ale również dostarcza niezbędne informacje dotyczące implementacji e-fakturowania. Dzięki USP, przedsiębiorstwa mogą z łatwością zdobywać niezbędne kompetencje technologiczne oraz dostosowywać się do zmieniających się norm prawnych i standardów dotyczących elektronicznej wymiany dokumentów.

Korzyści płynące z e-fakturowania w transakcjach B2B są wielorakie. Przede wszystkim, elektroniczna forma faktur eliminuje potrzebę ręcznego przetwarzania i archiwizacji dokumentów papierowych, co redukuje ryzyko błędów i przyspiesza procesy księgowe. Ponadto, stosowanie e-fakturowania sprzyja automatyzacji procesów księgowych oraz umożliwia lepsze zarządzanie przepływem finansowym w przedsiębiorstwie.

Warto podkreślić, że pomimo że e-fakturowanie nie jest prawnie wymagane w transakcjach B2B, jego adaptacja staje się coraz bardziej powszechna wśród austriackich firm. Jest to zgodne z globalnym trendem cyfryzacji procesów biznesowych, który nie tylko zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstw, ale także przyczynia się do bardziej efektywnego wykorzystania zasobów i redukcji wpływu na środowisko poprzez zmniejszenie zużycia papieru oraz emisji związanych z transportem dokumentów.

Na razie w Austrii nie ustalono daty wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania B2B, jednak jeśli chcesz poznać terminy wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w innych krajach UE, zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem: Obowiązkowe e-fakturowanie B2B i B2G w Europie: Terminy wdrożeń.

Techniczne szczegóły e-fakturowania B2G w Austrii

E-fakturowanie B2G w Austrii opiera się na technicznych szczegółach, które są zharmonizowane przez centralną platformę e-rechnung.gv.at oraz sieć Peppol.

Na platformie e-rechnung.gv.at dostępne są aktualizowane wytyczne, które zawierają szczegółowe informacje na temat procesu e-fakturowania dla wszystkich austriackich federalnych administracji publicznych, jak i wielu lokalnych jednostek administracyjnych.

E-fakturowanie poprzez sieć Peppol jest standardem dla wszystkich federalnych administracji publicznych w Austrii, jak również dla licznych lokalnych administracji. Peppol umożliwia identyfikację oraz wymianę e-faktur w formacie Peppol BIS 3.0.

Platforma e-rechnung.gv.at zarządzana przez Ministerstwo Finansów Austrii wymaga, aby e-faktury były wysyłane w jednym z akceptowanych formatów. Dostępne są lokalne formaty ebInterface (np. wersje 4.3, 5.0, 6.0, 6.1), które są zgodne z EN 16931, oraz format Peppol BIS 3.0.

Firmy muszą przejść proces autoryzacji poprzez Portal Usług Firmowych (USP), aby móc przesyłać e-faktury za pośrednictwem centralnej platformy. Istnieje możliwość uniknięcia tego kroku autoryzacji poprzez korzystanie z zarejestrowanych dostawców usług w USP.

Metody dostarczania e-faktur do platformy e-rechnung.gv.at obejmują ręczne wprowadzenie w formularzu online, ręczne przesłanie e-faktury oraz automatyczną transmisję za pomocą usługi webowej.

Dodatkowe wymagane pola w e-fakturach mogą różnić się w zależności od konkretnej administracji publicznej, np. numer zamówienia zakupowego, numer dostawcy czy specjalne pola związane z BBG (Agencja Zamówień Publicznych w Austrii).

Podsumowanie

Pomimo że e-fakturowanie nie jest wymagane w transakcjach B2B, Austria stworzyła solidne ramy prawne i technologiczne, które wspierają rozwój e-fakturowania w sektorze publicznym oraz zachęcają do dobrowolnego stosowania tego rozwiązania w sektorze prywatnym. Dzięki temu Austria nie tylko przyspiesza swoją transformację cyfrową, ale także promuje efektywność i zrównoważony rozwój gospodarczy poprzez nowoczesne technologie.