Czym jest system Elektronicznej Wymiany Danych (EDI) i jakie ma wykorzystanie w e-commerce?

Czym jest EDI – system Elektronicznej Wymiany Danych?

Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchange), znana bardziej jako EDI, to nieodłączny element współczesnego e-commerce, który umożliwia automatyzację procesów handlowych między partnerami biznesowymi. Jest to standardowa metoda automatycznego przekazywania danych pomiędzy różnymi systemami informatycznymi, które współpracują między sobą.

W praktyce wygląda to tak, że procedura integracji EDI z systemami ERP (Enterprise Resource Planning) obejmuje generowanie ustandaryzowanego pliku dokumentu przez jedną firmę oraz jego importowanie przez drugą. Na przykład, faktura wygenerowana w systemie A może być przesłana w postaci strukturalnego pliku do kontrahenta, a następnie bez konieczności ręcznego wprowadzania danych, takich jak pozycje na fakturze, ceny, rabaty, terminy płatności, dane adresowe itp., wczytana do systemu B. Istotne jest to, że obie firmy mogą korzystać z różnych systemów ERP czy systemów finansowo-księgowych. Kluczowym wymogiem jest posiadanie przez te systemy funkcjonalności umożliwiającej obsługę komunikatów EDI.

Komunikacja za pomocą EDI opiera się na przesyłaniu danych w ustalonym i uniwersalnym formacie, najczęściej XML lub EDIFACT. EDI umożliwia głównie wymianę dokumentów handlowych i finansowych, takich jak zamówienia, potwierdzenia zamówień czy faktury.

Dzięki temu, firmy mogą zautomatyzować i przyspieszyć przepływ informacji w swoich procesach biznesowych oraz usprawnić cały łańcuch dostaw.

Proces wymiany danych

Powiadomienia przesyłane przez platformę zleceniodawcy są automatycznie integrowane z systemem firmy, która zobowiązuje się dostarczyć zamówienie. Te komunikaty zawierają kluczowe informacje, takie jak data dostawy, ilość zamawianego produktu, adres dostawy i inne niezbędne dane.

W chwili wysyłki zamówienia, zleceniodawca otrzymuje potwierdzenie w postaci komunikatu EDI, który zawiera informacje o wysłanym zamówieniu. Dokument ten precyzyjnie określa datę dostawy, ilość wysłanego towaru, numer przesyłki itp.

Standardy EDI

Standardy EDI można podzielić na zastrzeżone (prywatne) i publiczne. Oto krótkie wyjaśnienie obu typów:

• Zastrzeżone (prywatne) standardy EDI:

  Zastrzeżone standardy EDI są opracowywane i utrzymywane przez indywidualne organizacje lub branże dla ich własnych potrzeb. Zazwyczaj są one dostosowane do konkretnych procesów biznesowych lub wymagań branżowych i mogą być stosowane wewnątrz organizacji lub w obrębie określonej branży. Przykłady to wewnętrzne standardy opracowywane przez duże korporacje dla współpracy ze swoimi dostawcami lub standardy opracowywane przez branżowe stowarzyszenia.

• Publiczne standardy EDI:

  Publiczne standardy EDI są udostępnione publicznie i zazwyczaj są opracowywane przez organizacje międzynarodowe, rządowe agencje lub międzynarodowe stowarzyszenia branżowe. Są one ogólnie dostępne dla wszystkich zainteresowanych uczestników rynku i mają na celu ułatwienie komunikacji między różnymi organizacjami, branżami i krajami.

Przykłady publicznych standardów EDI:

1. OASIS ebXML (Electronic Business using eXtensible Markup Language)

   ebXML to międzynarodowy standard EDI opracowany przez konsorcjum OASIS. Jest stosowany w e-commerce do wymiany danych handlowych i administracyjnych, umożliwiając interoperacyjność między różnymi systemami informatycznymi.

2. UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)

   UN/EDIFACT to jedno z najbardziej znanych i powszechnie stosowanych standardów EDI. Został wprowadzony przez Organizację Narodów Zjednoczonych (ONZ) i jest szeroko wykorzystywany w e-commerce oraz międzynarodowej wymianie handlowej, administracyjnej i transportowej.

3. ASC X12 (Accredited Standards Committee X12)

   ASC X12 to standard EDI opracowany przez American National Standards Institute (ANSI) w Stanach Zjednoczonych. Jest szeroko stosowany w amerykańskim sektorze biznesowym oraz e-commerce i definiuje strukturę komunikatów dla różnych procesów biznesowych, takich jak zamówienia, rozliczenia, transport i zarządzanie zapasami.

4. TRADACOMS

   TRADACOMS to standard EDI, który został opracowany w Wielkiej Brytanii i jest szeroko stosowany przez brytyjskie firmy handlowe. Jest to format oparty na segmentach, który umożliwia przekazywanie różnych rodzajów dokumentów handlowych, takich jak zamówienia, faktury czy noty wysyłkowe, w sposób spójny i zautomatyzowany.

5. HL7 (Health Level-7)

   To standard EDI (Electronic Data Interchange), który odgrywa kluczową rolę w wymianie danych w branży medycznej. HL7 został stworzony w celu ułatwienia komunikacji między różnymi systemami informatycznymi używanymi w opiece zdrowotnej, takimi jak systemy szpitalne, oprogramowanie do zarządzania danymi pacjentów, systemy laboratoryjne itp. Standard ten umożliwia przekazywanie różnych rodzajów informacji medycznych, w tym wyników badań, historii chorób, diagnoz, zaleceń lekarskich i innych dokumentów medycznych, w sposób spójny i zautomatyzowany.

6. X12

   Wymiana danych w branży transportowej często opiera się na standardzie X12, szczególnie w odniesieniu do dokumentów takich jak faktury, listy przewozowe (BOL) i noty wysyłkowe.

7. GS1-128 (EAN-128)

   GS1-128 to standard identyfikacji i kodowania produktów, który jest często stosowany w branży spożywczej. Ten standard pozwala na unikatowe identyfikowanie produktów oraz umożliwia śledzenie ich w całym łańcuchu dostaw.

8. GS1 Electronic Data Interchange

   GS1 EDI to zestaw standardów EDI opracowanych przez organizację GS1, które są dedykowane do wymiany danych handlowych w branży spożywczej. Te standardy obejmują m.in. wymianę danych dotyczących zamówień, faktur, not wysyłkowych i innych dokumentów handlowych.

Oba typy standardów EDI mają swoje zalety i zastosowania w zależności od konkretnych potrzeb i kontekstu biznesowego. Zastrzeżone standardy mogą być dostosowane do specyficznych wymagań organizacji lub branży, podczas gdy publiczne standardy zapewniają spójność i interoperacyjność na szerszą skalę, ułatwiając wymianę danych między różnymi podmiotami biznesowymi.

Najważniejsze zalety elektronicznej wymiany danych

• Automatyzacja procesów: Eliminacja ręcznych interwencji dzięki automatycznej wymianie danych, co przyspiesza przepływ informacji.
• Redukcja błędów: Eliminacja błędów ludzkich związanych z ręcznym wprowadzaniem danych, co poprawia dokładność informacji.
• Oszczędność czasu: Skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie danych i realizację transakcji, co zwiększa efektywność operacyjną.
• Optymalizacja kosztów: Zmniejszenie kosztów związanych z papierowymi dokumentami i ręcznym przetwarzaniem danych.
• Poprawa śledzenia: Możliwość śledzenia przesyłek i transakcji w czasie rzeczywistym, co zwiększa kontrolę nad łańcuchem dostaw.
• Zwiększenie bezpieczeństwa: Zastosowanie zaawansowanych protokołów bezpieczeństwa danych, co minimalizuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa.
• Globalna kompatybilność: Możliwość współpracy z partnerami biznesowymi na całym świecie dzięki międzynarodowym standardom EDI.

Znaczenie EDI dla e-commerce

W erze cyfrowej, gdzie czas ma kluczowe znaczenie, EDI staje się niezbędnym narzędziem dla firm e-commerce, które pragną działać sprawnie i efektywnie. Dzięki EDI, procesy zamawiania, dostawy i rozliczania mogą być realizowane szybciej i dokładniej, co z kolei przekłada się na zwiększenie konkurencyjności i satysfakcji klientów.

Według raportu Market Research Future, globalny rynek EDI w e-commerce ma prognozowaną wartość 15,82 miliarda dolarów do 2027 roku, co świadczy o wzroście popularności i akceptacji tej technologii w środowisku biznesowym.

Jednym z kluczowych zalet EDI w e-commerce jest usprawnienie procesów logistycznych. Dzięki elektronicznemu przesyłaniu dokumentów związanych z zamówieniami i dostawami, firmy mogą skutecznie monitorować i zarządzać swoimi zapasami, co z kolei przekłada się na lepszą dostępność produktów dla klientów i minimalizację ryzyka związane z niedoborami towarów.

Ponadto, EDI umożliwia także integrację z systemami ERP (Enterprise Resource Planning), co pozwala na automatyczne przetwarzanie danych między różnymi aplikacjami w firmie.

Warto jednak mieć na uwadze, że w prowadzeniu biznesu istnieje wiele kluczowych elementów, oprócz przesyłania danych. Nasz zespół specjalistów jest gotów pomóc w procesach rejestracji, rozliczeń oraz w obszarze deklaracji VAT w całej Europie. Jeżeli prowadzisz firmę zajmującą się sprzedażą produktów klientom zagranicznym i potrzebujesz kompleksowej obsługi rozliczeń VAT, zapraszamy na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem, który odpowie na wszystkie pytania. Ponadto, oferujemy wsparcie w zakresie kompleksowej księgowości w e-commerce. Dzięki naszemu doświadczeniu i zaangażowaniu, jesteśmy gotowi zająć się wszelkimi aspektami podatkowymi i księgowymi, byś mógł skoncentrować się na rozwijaniu swojego biznesu e-commerce.

Zespół amavat^®