Cyfrowa księgowość i e-fakturowanie w Danii: Nowe wytyczne i wymagania

W Danii, cyfrowa księgowość staje się obowiązkowym elementem zarządzania finansami dla firm działających komercyjnie. Zmiany w przepisach mają na celu uproszczenie procesów księgowych, zwiększenie przejrzystości oraz poprawę kontroli finansowej. Zgodnie z duńską Ustawą o Księgowości oraz odpowiednimi Rozporządzeniami Wykonawczymi, wszystkie przedsiębiorstwa muszą dostosować się do cyfrowego systemu księgowości w określonym terminie.

Harmonogram wdrożenia cyfrowej księgowości w Danii

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek korzystania z cyfrowych systemów księgowych wprowadzany jest etapami:

• Od 1 lipca 2024 roku: Firmy zobowiązane do składania rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z Ustawą o Sprawozdaniach Finansowych muszą rozpocząć cyfrowe księgowanie od początku nowego roku finansowego, jeśli obecnie korzystają z zarejestrowanego systemu księgowego.
• Od 1 stycznia 2025 roku: Firmy, które mają obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego i obecnie korzystają z niezarejestrowanego systemu księgowego, również muszą wdrożyć cyfrowe księgowanie od początku nowego roku finansowego.
• Od 1 stycznia 2026 roku: Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które w dwóch kolejnych latach (np. 2024 i 2025) osiągają roczny obrót netto przekraczający 300 000 DKK, również będą zobowiązane do korzystania z cyfrowego systemu księgowego od 2026 roku.

Cele cyfrowej księgowości

Głównym celem cyfrowej księgowości jest zapewnienie ścisłego śledzenia transakcji, kontroli zapisów oraz bezpieczeństwa i ochrony danych księgowych. Systemy te mają umożliwić przechowywanie rekordów przez co najmniej 5 lat po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczą. Dodatkowo, cyfrowe systemy księgowe muszą zapewniać funkcje takie jak e-fakturowanie, generowanie raportów SAF-T, przesyłanie rocznych sprawozdań finansowych oraz składanie deklaracji VAT.

Modele użycia standardu księgowego

Cyfrowa księgowość w Danii przewiduje trzy modele dotyczące korzystania ze standardowego planu kont:

1. Bezpośrednie korzystanie z publicznego standardowego planu kont: Firmy mogą wybrać jeden z kilku dostępnych rozwiązań, które w pełni wykorzystują standardowy plan kont.
2. Korzystanie z systemu księgowego dostawcy: Można używać własnego planu kont dostosowanego do publicznego standardowego planu kont oraz standardowych kodów VAT.
3. Narzędzie do mapowania planu kont: Firmy mogą skorzystać z narzędzi umożliwiających mapowanie własnego planu kont do publicznego standardowego planu kont.

Wymagania techniczne systemów księgowych

Systemy księgowe muszą spełniać kilka istotnych wymagań technicznych:

• E-fakturowanie: Systemy powinny umożliwiać implementację e-fakturowania, zarówno w ramach cyfrowego standardowego systemu księgowego, jak i poprzez dostęp do zewnętrznego dostawcy. Powinny obsługiwać dwa standardy dokumentów: OIOUBL i Peppol BIS.
• Raportowanie SAF-T: Systemy muszą być zdolne do generowania raportów SAF-T zgodnie z wymaganiami określonymi przez władze.
• Przesyłanie rocznych sprawozdań finansowych: Systemy muszą wspierać przesyłanie rocznych sprawozdań w formatach akceptowanych przez systemy Regnskab Basis lub Regnskab Special.
• Deklaracje VAT: Systemy muszą umożliwiać składanie deklaracji VAT poprzez API VAT duńskiego Urzędu Skarbowego (NemVirksomhed). Choć systemy muszą wspierać prawidłowe przetwarzanie i przesyłanie danych VAT, odpowiedzialność za poprawność deklaracji spoczywa na firmie, która musi zatwierdzać końcowe deklaracje VAT samodzielnie.

Usługi i aplikacje zewnętrzne

Firmy mogą korzystać z usług i aplikacji oferowanych przez zewnętrznych dostawców (trzecie strony), takich jak platformy e-commerce czy systemy specjalistyczne. Te aplikacje muszą być zgodne z wymaganiami dotyczącymi cyfrowej księgowości, co zapewnia ich integrację z systemem księgowym firmy na podstawie umowy z dostawcą.

Wyjątki i uregulowania specjalne

Nie wszystkie działalności są objęte obowiązkiem cyfrowej księgowości. Na przykład, przedstawicielstwa zagranicznych firm prowadzące jedynie działania promocyjne, które nie realizują rzeczywistych transakcji sprzedaży, mogą być wyłączone z tego obowiązku.

E-fakturowanie w Danii

Od 2005 roku w Danii obowiązuje wymóg stosowania e-fakturowania w formacie Peppol BIS 3.0 dla instytucji rządowych oraz ich dostawców (B2G). System ten umożliwia przesyłanie e-faktur za pośrednictwem sieci Peppol, co zapewnia efektywne i bezpieczne połączenie z publicznymi podmiotami zarejestrowanymi w krajowym systemie SMP NemHandel.

W sektorze B2B firmy mają możliwość korzystania z e-fakturowania na zasadzie dobrowolnej, pod warunkiem, że obie strony transakcji wyrażą na to zgodę.

Jeżeli chcesz poznać terminy wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w krajach UE zapraszamy do przeczytania naszego artykułu: Obowiązkowe e-fakturowanie B2B i B2G w Europie: Terminy wdrożeń.

Podsumowanie

Cyfrowa księgowość w Danii to krok w stronę modernizacji i uproszczenia procesów księgowych w kraju. Wprowadzenie obowiązku korzystania z cyfrowych systemów księgowych ma na celu zwiększenie przejrzystości finansowej, poprawę ochrony danych i ułatwienie procesów raportowania. Firmy muszą dostosować się do nowych przepisów w określonym czasie, aby zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i efektywne zarządzanie finansami.