Zwolnienie z VAT – dla kogo i kiedy się opłaca?

Zwolnienie z VAT to przywilej, z którego mogą korzystać przede wszystkim mniejsze firmy – te, których obroty mieszczą się w określonym limicie. Daje ono możliwość prowadzenia działalności bez obowiązku doliczania podatku VAT do cen, a co za tym idzie – bez konieczności comiesięcznego lub kwartalnego rozliczania się z urzędem skarbowym. Brzmi dobrze? Niekoniecznie zawsze. Czasem to, co z pozoru wydaje się prostsze, w praktyce może być mniej opłacalne.

W tym artykule szczegółowo odpowiemy na pytania:

• Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT?
• Na czym polega limit zwolnienia i jak go liczyć?
• Kiedy warto nie być VAT-owcem i zrezygnować ze zwolnienia?
• W jakich sytuacjach bardziej opłaca się być czynnym podatnikiem VAT?

Jeśli stoisz właśnie przed decyzją o rejestracji działalności gospodarczej, planujesz przejść na VAT lub wręcz przeciwnie – z niego zrezygnować, ten wpis pomoże Ci podjąć świadomą i korzystną decyzję.

Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT?

Zwolnienie z VAT to rozwiązanie stworzone z myślą o mniejszych firmach, które nie osiągają wysokich obrotów. Umożliwia prowadzenie działalności bez obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i bez konieczności składania cyklicznych deklaracji podatkowych. Choć brzmi kusząco, warto pamiętać, że ta forma uproszczenia objęta jest ścisłymi warunkami. Najważniejszym z nich jest tzw. limit zwolnienia.

Limit zwolnienia z VAT – ile wynosi w 2025 roku?

Na dzień 2025 roku limit zwolnienia z VAT wynosi 200 000 zł rocznego obrotu. Co ważne – limit ten dotyczy wartości sprzedaży netto, czyli bez doliczonego podatku VAT. Jeśli więc w poprzednim roku podatkowym Twoje przychody ze sprzedaży towarów lub usług nie przekroczyły tej kwoty, masz prawo nadal korzystać ze zwolnienia.

Zwolnienie z VAT przy rozpoczęciu działalności

Jeśli zakładasz firmę w trakcie roku, limit zwolnienia jest wyliczany proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności. Oznacza to, że nawet jeśli rejestrujesz działalność w listopadzie, możesz korzystać ze zwolnienia z VAT – pod warunkiem, że nie przekroczysz obliczonego limitu dla pozostałych dni roku.

Jakie transakcje nie są wliczane do limitu zwolnienia?

Zgodnie z art. 113 ust. 2 ustawy o VAT, nie każda sprzedaż podlega wliczeniu do rocznego limitu. Do limitu zwolnienia z VAT nie zalicza się m.in.:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• sprzedaży towarów na odległość w ramach WSTO – jeśli przedsiębiorca złożył formularz VAT-29,
• świadczenia usług i sprzedaży towarów objętych zwolnieniem przedmiotowym (np. wybrane usługi edukacyjne),
• sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych wcześniej w działalności opodatkowanej VAT-em.

Dzięki tym wyłączeniom przedsiębiorca może w rzeczywistości osiągać wyższe obroty niż 200 000 zł, a mimo to zachować prawo do zwolnienia z VAT.

Kto może korzystać ze zwolnienia z VAT?

Zwolnienie to przysługuje szerokiemu katalogowi podmiotów. Mogą z niego korzystać nie tylko osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, ale także:

• osoby prawne (np. spółki z o.o.),
• spółki cywilne,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (np. fundacje i stowarzyszenia).

Kiedy zwolnienie z VAT nie przysługuje?

Uwaga – nie każda działalność może korzystać z tego przywileju. Zgodnie z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, ze zwolnienia są wyłączone m.in.:

• usługi prawnicze,
• usługi doradcze (np. podatkowe, finansowe),
• handel częściami samochodowymi,
• usługi jubilerskie i windykacyjne.

Jeśli więc działasz w jednej z wyżej wymienionych branż – nawet przy niskich obrotach – musisz być czynnym podatnikiem VAT. Dla niektórych przedsiębiorców to moment, kiedy warto nie być VAT-owcem – ale o tym więcej w kolejnych sekcjach.

Zwolnienie z VAT przy rozpoczęciu działalności

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, czy można skorzystać ze zwolnienia z VAT już od pierwszego dnia prowadzenia firmy. Odpowiedź brzmi: tak – o ile spełnione są określone warunki, a najważniejszym z nich jest nieprzekroczenie limitu zwolnienia z VAT.

Zwolnienie z VAT od dnia rejestracji działalności

Jeśli planujesz założyć działalność gospodarczą i szacujesz, że Twoja roczna sprzedaż netto (bez podatku VAT) nie przekroczy ustawowego limitu 200 000 zł – możesz od razu rozpocząć działalność w ramach zwolnienia z VAT.

To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w przypadku przedsiębiorców, którzy:

• obsługują głównie klientów indywidualnych (model B2C),
• chcą uprościć formalności i uniknąć comiesięcznych deklaracji VAT,
• nie planują dużych inwestycji, które pozwalałyby na odliczenie VAT od kosztów.

Dla wielu osób to właśnie jeden z momentów, kiedy warto nie być VAT-owcem – przynajmniej na początku działalności.

Jak obliczyć limit zwolnienia przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku?

Jeśli zakładasz firmę w ciągu roku podatkowego, obowiązujący limit zwolnienia z VAT będzie liczony proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca roku. To ważna zasada, o której łatwo zapomnieć.

Przykład: Założenie działalności następuje 1 lipca, czyli na 184 dni przed końcem roku. Obliczenie limitu wygląda następująco:

➜ 200 000 zł × (184 / 365) ≈ 100 821 zł

Jeśli w okresie od rozpoczęcia działalności do końca roku Twoja sprzedaż netto nie przekroczy tej kwoty, masz prawo pozostać przy zwolnieniu z VAT.

Kiedy nie warto korzystać ze zwolnienia z VAT?

Chociaż zwolnienie z VAT upraszcza wiele kwestii formalnych, są sytuacje, w których lepiej od razu zostać VAT-owcem. Dotyczy to szczególnie firm, które:

• planują większe inwestycje (np. zakup sprzętu, oprogramowania, remont lokalu),
• współpracują głównie z innymi firmami (B2B), które same są VAT-owcami,
• chcą być bardziej konkurencyjne cenowo na rynku, dzięki możliwości odliczenia VAT.

W takich przypadkach warto dokładnie przekalkulować, czy bardziej opłaca się uproszczona księgowość, czy jednak zwrot VAT od ponoszonych kosztów. Rezygnacja z prawa do zwolnienia może być opłacalna już od pierwszego miesiąca działalności.

Kiedy zwolnienie z VAT się opłaca?

Zwolnienie z VAT może być korzystnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców – ale nie jest uniwersalne. Aby podjąć świadomą decyzję, warto zrozumieć, jak działa limit zwolnienia z VAT, jaki masz model biznesowy oraz kim są Twoi klienci.

Poniżej omawiamy sytuacje, w których zwolnienie z VAT się opłaca, a także te, kiedy lepiej rozważyć rejestrację jako czynny podatnik VAT – nawet jeśli nie przekraczasz ustawowego progu.

Kiedy zwolnienie z VAT się opłaca?

Dla wielu mikroprzedsiębiorców oraz osób rozpoczynających działalność gospodarczą, zwolnienie z VAT to wygodne rozwiązanie, które pozwala ograniczyć obowiązki i uprościć księgowość. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

Sprzedajesz głównie osobom fizycznym (model B2C)

Jeśli Twoimi klientami są konsumenci, brak podatku VAT w cenie może zwiększyć Twoją atrakcyjność. Nie musisz doliczać 23%, co daje Ci przewagę cenową nad VAT-owcami – szczególnie w handlu detalicznym i usługach lokalnych.

Nie ponosisz dużych kosztów i nie inwestujesz

Brak prawa do odliczania VAT nie będzie dla Ciebie problemem, jeśli:

• nie inwestujesz w drogi sprzęt,
• nie ponosisz znacznych wydatków na środki trwałe,
• korzystasz z usług o niskiej stawce VAT lub bez VAT.

W takiej sytuacji korzyści z prostszych rozliczeń często przewyższają ewentualne zyski z odliczeń.

Chcesz ograniczyć formalności

Zwolnienie z VAT oznacza brak obowiązku:

• składania deklaracji VAT i JPK_V7,
• prowadzenia ewidencji VAT,
• rejestracji w systemie VIES (chyba że kupujesz usługi z UE).

To spora oszczędność czasu i kosztów – zwłaszcza dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

💡  Uwaga: Jeśli kupujesz usługi z zagranicy (np. reklamy Google czy Meta), mimo zwolnienia możesz być zobowiązany do rejestracji do VAT UE – poprzez formularz VAT-R.

Dla kogo zwolnienie z VAT nie będzie korzystne?

Choć zwolnienie z VAT może być wygodne i kuszące, nie każdy przedsiębiorca powinien – ani może – z niego skorzystać. Warto rozważyć zarówno opłacalność ekonomiczną, jak i formalne ograniczenia. W wielu przypadkach, zwłaszcza przy działalności B2B lub dużych kosztach, bycie VAT-owcem może być po prostu bardziej opłacalne – a czasem wręcz obowiązkowe.

Kiedy zwolnienie z VAT się nie opłaca?

Obsługa klientów biznesowych (model B2B)

Jeśli Twoimi klientami są głównie firmy, brak możliwości wystawiania faktur z VAT może działać na Twoją niekorzyść. Firmy zazwyczaj chcą odliczać VAT od wydatków – a jeśli tego nie mogą, Twoja oferta staje się mniej konkurencyjna.

Dodatkowo, sam nie będziesz mógł odliczać VAT od kosztów, co zwiększy Twoje rzeczywiste wydatki na prowadzenie działalności. To klasyczny przypadek, kiedy warto nie być zwolnionym z VAT, mimo że nie przekraczasz limitu zwolnienia.

Wysokie koszty początkowe lub planowane inwestycje

Planujesz zakup sprzętu, oprogramowania, wynajem lokalu, kampanie reklamowe? Czynny podatnik VAT może odzyskać podatek zawarty w cenie tych wydatków. Jeśli korzystasz ze zwolnienia – płacisz pełną kwotę brutto, bez możliwości odliczenia.

W takiej sytuacji dobrowolna rejestracja do VAT już na starcie może okazać się korzystniejsza.

Budowanie profesjonalnego wizerunku

W wielu branżach – jak IT, e-commerce, doradztwo – posiadanie numeru VAT (a zwłaszcza VAT UE) to rynkowy standard. Brak rejestracji do VAT może być odbierany jako oznaka małej skali działalności lub braku doświadczenia, co może utrudniać współpracę z większymi firmami i kontrahentami zagranicznymi.

Kiedy zwolnienie z VAT jest wykluczone z mocy prawa?

Niezależnie od skali obrotów, niektóre działalności nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Wyłączenia te zostały wskazane w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

Do działalności wyłączonych ze zwolnienia należą m.in.:

• usługi prawnicze i doradcze (w tym podatkowe i finansowe),
• usługi jubilerskie,
• windykacja i ściąganie długów,
• sprzedaż towarów objętych akcyzą (np. alkohol, papierosy),
• sprzedaż części i akcesoriów do pojazdów mechanicznych,
• usługi pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.

Jeśli działasz w jednej z tych branż – nawet jeśli nie przekraczasz limitu zwolnienia 200 000 zł, nie możesz korzystać z preferencji i musisz zarejestrować się jako VAT-owiec.

Zwolnienie z VAT – kiedy warto, a kiedy nie?

Zanim zdecydujesz się na skorzystanie ze zwolnienia z VAT, zadaj sobie kilka kluczowych pytań:

• Czy moi klienci to firmy czy osoby prywatne?
• Czy planuję inwestycje, z których mógłbym odliczyć VAT?
• Czy uproszczenie księgowości przyniesie mi realne oszczędności?
• Jak wygląda konkurencja w mojej branży – czy brak VAT to atut czy przeszkoda?

Dla wielu firm – zwłaszcza usług lokalnych czy e-commerce B2C – zwolnienie z VAT to sposób na start bez zbędnych formalności. Dla innych – to ograniczenie, które hamuje rozwój i współpracę z większymi klientami.

Jeśli Twoja działalność jest ukierunkowana na klientów biznesowych, opiera się na inwestycjach lub funkcjonuje w branży wykluczonej ustawowo, rejestracja do VAT może być nie tylko koniecznością, ale również świadomą strategią podatkową.

Wpływ zwolnienia z VAT na e-commerce, usługi online i freelancerów

Zwolnienie z VAT może być korzystne dla osób działających w branży cyfrowej – takich jak sprzedawcy internetowi, freelancerzy czy usługodawcy online. Ale uwaga: w tym sektorze obowiązują szczególne zasady, zwłaszcza w kontekście transakcji międzynarodowych. Zanim zdecydujesz się na zwolnienie, sprawdź, kiedy warto być VAT-owcem, a kiedy jeszcze można korzystać z uproszczeń.

Zwolnienie z VAT w e-commerce – kiedy jest korzystne?

Dla początkujących sprzedawców internetowych zwolnienie z VAT wydaje się prostym i oszczędnym rozwiązaniem – pozwala uniknąć deklaracji VAT, JPK i wielu obowiązków księgowych. Ale w handlu online, zwłaszcza w modelu cross-border, sprawy szybko się komplikują.

Na co trzeba zwrócić uwagę?

Jeśli sprzedajesz towary konsumentom z Unii Europejskiej i przekroczysz próg 10 000 euro rocznie w sprzedaży do innych krajów, jesteś zobowiązany do rozliczenia VAT w państwie konsumpcji. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

• poprzez rejestrację do systemu OSS (One Stop Shop) i rozliczenie zagranicznego VAT w Polsce,
• albo przez rejestrację do VAT w każdym kraju, do którego wysyłasz produkty.

Dodatkowo, sprzedaż w ramach WSTO (wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość) nie wlicza się do polskiego limitu zwolnienia z VAT (200 000 zł), ale może generować obowiązki podatkowe za granicą.

Jeśli sprzedajesz wyłącznie na terenie Polski, obsługujesz klientów indywidualnych i nie przekraczasz limitu – zwolnienie z VAT może być wygodne i opłacalne.

Jeśli planujesz rozwój sprzedaży zagranicznej, lepszym rozwiązaniem będzie rejestracja do VAT i przygotowanie się na korzystanie z OSS.

VAT a usługi online i freelancing

Freelancerzy – tacy jak programiści, graficy, tłumacze czy konsultanci – bardzo często współpracują z klientami z całego świata. W przypadku usług cyfrowych i niestacjonarnych, zasady opodatkowania zależą od miejsca świadczenia usług, a to może generować konkretne obowiązki VAT.

Przykładowe sytuacje:

• Usługi dla firm z UE (B2B): obowiązuje mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge). Twój klient rozlicza VAT w swoim kraju, ale Ty musisz posiadać aktywny numer VAT UE, nawet jeśli formalnie korzystasz ze zwolnienia. Wymaga to rejestracji poprzez formularz VAT-R.
• Usługi dla firm spoza UE: zazwyczaj traktowane jako eksport usług z możliwością zastosowania stawki 0% VAT – pod warunkiem, że masz odpowiednią dokumentację (np. potwierdzenie miejsca siedziby klienta).
• Usługi dla konsumentów (B2C):
  • z Polski – zwolnienie z VAT może być w pełni wystarczające,
  • z zagranicy – sytuacja zależy od lokalnych przepisów, szczególnie przy usługach elektronicznych (np. kursy online, dostęp do treści cyfrowych).

Gdy pracujesz głównie z klientami indywidualnymi w Polsce – zwolnienie z VAT daje prostotę i brak obowiązków ewidencyjnych.

Jeśli fakturujesz firmy z zagranicy – warto być VAT-owcem i posiadać numer VAT UE, nawet przy niewielkim obrocie.

Zwolnienie z VAT a platformy cyfrowe (Allegro, Amazon, Kaufland, eMAG)

Coraz więcej przedsiębiorców wykorzystuje platformy e-commerce do sprzedaży towarów – zarówno w Polsce, jak i za granicą. Choć zwolnienie z VAT może być wygodne na początku działalności, w praktyce większość popularnych marketplace’ów wymaga statusu czynnego podatnika VAT, zwłaszcza przy sprzedaży międzynarodowej (cross-border).

Poniżej przedstawiamy, jak podejście do VAT wygląda na wybranych platformach cyfrowych.

Allegro

• Sprzedaż krajowa (allegro.pl): teoretycznie możliwa bez VAT, ale w praktyce część funkcjonalności jest ograniczona, np. automatyczne wystawianie faktur, integracje z systemami ERP czy sprzedaż do klientów zagranicznych.
• Sprzedaż zagraniczna (Allegro.cz, Allegro.sk): wymaga:
  • aktywnego numeru VAT UE,
  • rejestracji do systemu OSS (One Stop Shop) lub lokalnego VAT w kraju odbiorcy,
  • zgodności z regulacjami podatkowymi danego rynku.

Amazon

• Amazon działa głównie w modelu Pan-EU FBA, czyli sprzedaży z magazynów zlokalizowanych w wielu krajach Unii Europejskiej.
• Wymaga pełnej rejestracji VAT w przynajmniej jednym kraju UE (zazwyczaj Niemcy, Francja, Włochy, Hiszpania lub Polska).
• Brak aktywnego numeru VAT UE praktycznie uniemożliwia sprzedaż – niezależnie od wysokości obrotów.

Kaufland Global Marketplace (.de, .cz, .sk, .hu)

• Kaufland wymaga rejestracji do VAT w kraju odbiorcy, jeśli wysyłasz towary bezpośrednio do klienta z Polski.
• Alternatywnie można korzystać z systemu OSS, ale i tak musisz mieć numer VAT UE.
• Dla sprzedaży do Niemiec (Kaufland.de) konieczne jest:
  • posiadanie lokalnego numeru VAT DE,
  • zgłoszenie do niemieckiego systemu Elster.

eMAG (Rumunia, Węgry, Bułgaria)

• eMAG to popularna platforma w Europie Środkowo-Wschodniej, która obsługuje sprzedaż międzynarodową.
• Wymaga:
  • statusu czynnego podatnika VAT w Polsce,
  • numeru VAT UE,
  • często także rejestracji w systemie fiskalnym danego kraju (np. ANAF w Rumunii), zwłaszcza przy korzystaniu z lokalnych magazynów.

Podsumowanie

Zwolnienie z VAT to jedno z najczęściej wybieranych uproszczeń przez mikro-przedsiębiorców i osoby zakładające działalność gospodarczą. Daje realne korzyści – ogranicza formalności, upraszcza księgowość i pozwala uniknąć konieczności rozliczania podatku od towarów i usług.

Jednak aby z niego skorzystać, trzeba spełnić konkretne warunki – przede wszystkim nie przekroczyć limitu zwolnienia, który w 2025 roku wynosi 200 000 zł sprzedaży netto rocznie (lub odpowiednio przeliczony w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku).

Kluczowe wnioski:

• Zwolnienie z VAT się opłaca, gdy działasz w modelu B2C, masz niskie koszty i chcesz uprościć księgowość.
• Warto rozważyć rejestrację do VAT, jeśli planujesz inwestycje, współpracujesz z firmami lub zależy Ci na profesjonalnym wizerunku.
• Niektóre branże (np. doradztwo, usługi prawnicze, sprzedaż części samochodowych) nie mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, niezależnie od obrotów.
• Decyzja o byciu lub niebyciu VAT-owcem powinna być poprzedzona analizą: kiedy warto nie być VAT-owcem, a kiedy lepiej zarejestrować się od razu.

Zwolnienie z VAT nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Dla jednych przedsiębiorców będzie idealnym startem, dla innych – ograniczeniem rozwoju lub kosztownym błędem. W razie wątpliwości warto skonsultować swoją sytuację z ekspertem, który pomoże ocenić, czy zwolnienie z VAT się opłaca w Twoim konkretnym przypadku.