Zagraniczne platformy sprzedażowe (Kaufland, eMag) a rozliczenia VAT

Rewolucja od 1 lipca 2021 r.: limit 10 000 EUR i OSS

Największą barierą wejścia był kiedyś chaos podatkowy. Od 1 lipca 2021 r. handel transgraniczny w UE dostał jednolite zasady dla sprzedaży wysyłkowej B2C. Pojawił się wspólny limit 10 000 EUR rocznie dla łącznej sprzedaży do konsumentów w innych krajach UE oraz procedura One Stop Shop (OSS). W praktyce oznacza to, że do momentu przekroczenia limitu możesz rozliczać sprzedaż tak jak krajową, a po jego przekroczeniu rozliczasz VAT według stawek kraju konsumenta, ale bez biegania po urzędach w każdym państwie. OSS pozwala zadeklarować zagraniczny VAT w jednym miejscu — w Polsce — na kwartalnej deklaracji. Dla młodego przedsiębiorcy, który nie ma działu księgowego, to game-changer: mniej biurokracji, klarowne reguły, łatwiejsze planowanie cen brutto na różnych rynkach.

Cel artykułu

Ten przewodnik wyjaśnia, jak poprawnie rozliczać VAT przy sprzedaży na Kaufland i eMag w modelach B2C i B2B, kiedy opłaca się działać przez OSS, a kiedy konieczna jest lokalna rejestracja VAT. W prosty sposób przejdziemy przez różnice stawek, limit 10 000 EUR, sprzedaż z wysyłką z Polski oraz scenariusz, w którym magazynujesz towar za granicą (np. fulfillment w Niemczech lub Rumunii) i co to oznacza dla Twoich deklaracji. Na koniec dostaniesz praktyczne wskazówki, jak zaplanować ceny, dokumentację i cash flow, żeby rozwijać sprzedaż międzynarodową bez niepotrzebnych nerwów.

Kaufland Global Marketplace — jak działa i gdzie jest dostępny

Kaufland Global Marketplace to projekt, który w ostatnich latach wyraźnie przyspieszył i stał się ważnym kanałem ekspansji dla sprzedawców z Europy Środkowo-Wschodniej. Największym atutem jest to, że jedna rejestracja otwiera dostęp do wielu rynków i wspólnego panelu zarządzania ofertami. W praktyce oznacza to, że raz dodane produkty można łatwo udostępnić klientom z różnych krajów.

Platforma funkcjonuje w Niemczech jako Kaufland.de już od 2021 roku. Następnie, 15 lutego 2023, uruchomiono Kaufland.sk na Słowacji, a 12 kwietnia tego samego roku także Kaufland.cz w Czechach. 7 sierpnia 2024 wystartowała polska wersja Kaufland.pl, a kilka tygodni później, 4 września 2024, dołączyła Austria z rynkiem Kaufland.at.

Każdy z tych krajów ma własne przepisy podatkowe i stawki VAT, ale sprzedawca korzysta z jednego ekosystemu sprzedażowego. Warunkiem pełnej rejestracji jest jednak podanie numeru VAT. Sprzedawca z UE musi wykazać zarówno krajowy numer VAT (np. polski NIP-UE), jak i numer OSS, jeśli chce rozliczać sprzedaż transgraniczną w uproszczonej procedurze. Sprzedawcy spoza UE muszą rejestrować się lokalnie w każdym kraju, w którym sprzedają.

Sprzedaż B2C z Polski na Kaufland — limit 10 000 EUR

W 2021 r. zasady handlu transgranicznego w UE zostały ujednolicone. Najważniejszy jest próg 10 000 EUR rocznie, liczony łącznie dla całej sprzedaży B2C z Polski do konsumentów w krajach UE. Jeśli wysyłasz towary do Niemiec, Czech i Austrii, wszystkie te transakcje wchodzą do jednego wspólnego koszyka.

Do momentu osiągnięcia progu możesz rozliczać sprzedaż tak, jakby była krajowa, czyli z polskim VAT 23% odprowadzanym w Polsce. Po przekroczeniu 10 000 EUR w skali roku musisz już stosować stawki VAT kraju konsumenta.

Masz wtedy dwie opcje. Pierwsza to rejestracja do VAT w każdym kraju odbiorcy i składanie tam lokalnych deklaracji. Druga — znacznie prostsza — to wybór procedury Union OSS. Dzięki niej deklarujesz całą unijną sprzedaż B2C w jednym miejscu: składasz kwartalną deklarację OSS w Polsce i rozliczasz VAT według stawek obowiązujących w krajach klientów.

Warto podkreślić, że do OSS można przystąpić także dobrowolnie, nawet przed przekroczeniem progu. Część sprzedawców decyduje się na ten krok od razu, bo daje to przewagę cenową — na przykład pozwala rozliczać niemiecki VAT 19% zamiast polskiego 23%, co oznacza niższe ceny brutto lub wyższą marżę.

Stawki VAT na rynkach Kaufland

Na rynkach, gdzie działa Kaufland, obowiązują różne stawki VAT. W Niemczech jest to 19%, w Czechach 21% (z obniżoną stawką 12% dla części towarów od 2024 r.), w Austrii 20%, w Polsce 23%. Od 1 stycznia 2025 r. na Słowacji podstawowa stawka wynosi już 23%, czyli została zrównana z polską.

Różnice te mają duże znaczenie dla strategii cenowej. Jeśli w danym kraju stawka VAT jest niższa, jak w Niemczech, to sprzedawca może zaoferować atrakcyjniejszą cenę brutto lub poprawić swoją marżę. Jeśli jednak stawka jest wyższa, np. na Słowacji czy na Węgrzech (27%), trzeba liczyć się z wyższą ceną brutto, co wymaga bardziej elastycznego podejścia do ustalania cen netto.

OSS daje możliwość stosowania od razu stawek krajów konsumpcji, co pozwala lepiej zaplanować politykę cenową, zamiast nagle zmieniać ją po przekroczeniu limitu 10 000 EUR.

Magazynowanie i fulfillment za granicą

Wielu sprzedawców decyduje się na magazynowanie towarów za granicą, aby skrócić czas dostawy. To jednak od razu powoduje obowiązek lokalnej rejestracji do VAT w kraju, gdzie znajduje się magazyn.

Przykład: jeśli przenosisz towar do magazynu w Niemczech, musisz rozliczyć wewnątrzwspólnotową dostawę towarów z Polski (0% VAT w Polsce) i jednocześnie wewnątrzwspólnotowe nabycie w Niemczech. Od pierwszej sprzedaży z magazynu w Niemczech naliczasz już niemiecki VAT według lokalnych zasad.

Sprzedaż z magazynu do konsumentów w tym samym kraju to klasyczna sprzedaż krajowa i musi być raportowana w lokalnych deklaracjach VAT. Natomiast sprzedaż z magazynu w jednym kraju do konsumenta w innym państwie UE można raportować w polskim OSS, o ile spełnia kryteria sprzedaży na odległość. W praktyce oznacza to, że OSS obejmuje transakcje transgraniczne, ale nie sprzedaż krajową w państwie magazynu.

To ważne rozróżnienie: OSS nie zastępuje lokalnych rejestracji, ale pozwala uniknąć dodatkowych formalności przy sprzedaży cross-border z magazynu. W każdym przypadku potrzebujesz jednak lokalnego numeru VAT w kraju, gdzie trzymasz towar, żeby rozliczać przesunięcia i sprzedaż krajową.

Kaufland.pl — sprzedaż krajowa

Od sierpnia 2024 działa także polska wersja platformy. Sprzedaż na Kaufland.pl dla polskich przedsiębiorców to zwykła sprzedaż krajowa. Należy naliczać polski VAT według właściwej stawki (23% lub obniżonej) i raportować go w deklaracji VAT oraz pliku JPK_VAT.

Z punktu widzenia podatkowego nie ma tu żadnych niespodzianek. Warto jednak pamiętać, że panel Kaufland.pl jest zintegrowany z innymi wersjami, dzięki czemu łatwo można rozszerzyć oferty na rynki zagraniczne. Jeśli jednak chcesz sprzedać np. na Kaufland.de czy Kaufland.at, musisz wcześniej uregulować kwestie związane z OSS albo lokalnym VAT.

eMag (RO, BG, HU) — specyfika i zasady VAT

eMag to największy marketplace w Rumunii i jeden z liderów regionu Europy Południowo-Wschodniej. Platforma działa w Rumunii, Bułgarii i na Węgrzech, a ogromnym ułatwieniem dla sprzedawców jest to, że wystarczy jedno konto, aby obsługiwać wszystkie trzy rynki. Program cross-border pozwala zarządzać sprzedażą w tych krajach z jednego panelu, dzięki czemu nie trzeba osobno rejestrować się na każdej wersji lokalnej. To szczególnie atrakcyjne dla polskich firm, które chcą rozszerzyć działalność w regionie bez budowania skomplikowanej infrastruktury.

Dodatkowym rozwiązaniem, które przyspiesza ekspansję, jest usługa Fulfilment by eMag (FBE). Sprzedawca wysyła towar do magazynu w Rumunii, a eMag zajmuje się przechowywaniem, kompletacją, wysyłką do klientów oraz obsługą zwrotów. To podnosi jakość obsługi i skraca czas dostawy, ale jednocześnie wiąże się z obowiązkami podatkowymi.

B2C przez eMag z wysyłką z Polski

Jeżeli wysyłasz towary bezpośrednio z Polski do konsumentów w Rumunii, Bułgarii lub na Węgrzech, obowiązuje limit 10 000 EUR rocznie. To próg wspólny dla całej sprzedaży B2C w UE (poza Polską). Do tego poziomu możesz stosować polski VAT (23%) i rozliczać sprzedaż w Polsce.

Po przekroczeniu limitu musisz stosować stawkę VAT kraju konsumenta. Możesz zarejestrować się lokalnie w każdym kraju odbiorcy, ale najprościej jest korzystać z procedury Union OSS. Składając kwartalną deklarację w Polsce, rozliczasz jednocześnie sprzedaż do Rumunii, Bułgarii i na Węgry według stawek właściwych w tych krajach.

Stawki VAT mają duże znaczenie dla polityki cenowej. Do lipca 2025 roku Rumunia stosuje 19% VAT podstawowy, a obniżone stawki 5% i 9% dla wybranych kategorii. Od sierpnia 2025 stawka podstawowa wzrośnie do 21%, a obniżona stawka 11% zastąpi większość dotychczasowych preferencji. Bułgaria utrzymuje 20% VAT (ze stawką obniżoną 9%), a na Węgrzech obowiązuje najwyższa w UE stawka 27% (z wyjątkami 18% i 5%).

W praktyce oznacza to, że sprzedaż do Rumunii i Bułgarii może być dla polskiego sprzedawcy atrakcyjna cenowo, bo stawki są niższe niż polskie 23%. Na Węgrzech sytuacja jest odwrotna: 27% VAT podnosi cenę brutto, co może zmniejszać konkurencyjność oferty. Niektórzy sprzedawcy starają się kontrolować obrót na ten rynek, aby formalnie pozostać przy polskim VAT, ale trzeba pamiętać, że próg 10 000 EUR dotyczy całej unijnej sprzedaży zagranicznej, więc trudno selektywnie zarządzać tym tylko dla jednego państwa.

Magazynowanie i fulfillment (np. FBE w Rumunii)

Decydując się na fulfillment w Rumunii, Bułgarii czy na Węgrzech, musisz liczyć się z koniecznością lokalnej rejestracji VAT. Towary składowane w magazynie traktowane są jak sprzedaż krajowa i nie można ich rozliczać przez OSS.

Przykład: jeśli przechowujesz produkty w magazynie eMag w Rumunii, pierwsza sprzedaż do konsumenta w tym kraju podlega rumuńskiemu VAT. Musisz mieć lokalny numer VAT i składać rumuńskie deklaracje podatkowe. Co do zasady w Rumunii są one miesięczne i należy je złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, choć w niektórych przypadkach możliwe są deklaracje kwartalne.

Stawki w Rumunii do lipca 2025 roku wynoszą 19% (stawka podstawowa) oraz 5% i 9% (stawki obniżone). Od sierpnia 2025 — 21% (stawka podstawowa) i 11% (stawka obniżona).

Warto też pamiętać, że transakcje transgraniczne B2C z magazynu (np. sprzedaż z Rumunii do Bułgarii) mogą być rozliczane w ramach OSS, o ile są to dostawy na odległość. Natomiast sprzedaż krajowa w państwie magazynu zawsze musi być raportowana lokalnie.

Analogiczne zasady obowiązują w Bułgarii i na Węgrzech. Jeśli zdecydujesz się składować tam towary, musisz zarejestrować się do lokalnego VAT i prowadzić rozliczenia zgodnie z krajowymi przepisami.

Transakcje B2B na eMag

Choć eMag jest platformą typowo konsumencką, zdarzają się sytuacje, gdy kupującym jest przedsiębiorca z innego kraju UE. W takim przypadku stosuje się zasady wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).

Jeśli nabywca ma ważny numer VAT-UE i dysponujesz dowodami, że towar został faktycznie przetransportowany, możesz wystawić fakturę ze stawką 0% VAT. Sprzedaż taką ujmujesz w deklaracji VAT w Polsce i w informacji podsumowującej VAT-UE. Kupujący wykazuje wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru (WNT) i sam nalicza VAT w swoim kraju, korzystając z mechanizmu odwrotnego obciążenia.

W praktyce na marketplace’ach B2B bywa trudniejsze niż w klasycznej sprzedaży. eMag standardowo prezentuje ceny brutto z VAT, więc jeśli firma z zagranicy chce kupić większą partię towaru, często trzeba wystawić fakturę 0% poza systemem platformy albo posiłkować się jej dodatkowymi funkcjami, jeśli takie są dostępne. To powoduje, że wielu sprzedawców obsługuje klientów biznesowych poza marketplace, np. w modelu hurtowym na podstawie odrębnych zamówień.

B2C vs B2B — kluczowe różnice w VAT

Sprzedaż na marketplace’ach takich jak Kaufland czy eMag jest przede wszystkim nastawiona na klientów indywidualnych. To właśnie zakupy konsumenckie generują większość obrotu i są obsługiwane w ramach procedur uproszczonych. Nie można jednak zapominać, że czasem klientem staje się firma, a wtedy mechanizmy VAT działają zupełnie inaczej.

Sprzedaż B2C — WSTO i OSS

Transakcje kierowane do konsumentów w innych państwach Unii Europejskiej podlegają zasadom wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. Od 2021 roku obowiązuje wspólny dla całej UE próg 10 000 EUR netto, liczony w skali roku kalendarzowego. Do momentu jego osiągnięcia przedsiębiorca z Polski może rozliczać sprzedaż jak krajową, stosując polski VAT i ujmując go w polskiej deklaracji. Po przekroczeniu tej granicy pojawia się obowiązek stosowania stawek VAT kraju konsumpcji.

Przedsiębiorca nie musi jednak czekać do momentu przekroczenia limitu. Może dobrowolnie zgłosić się do procedury OSS i od razu rozliczać VAT w krajach odbiorców. To rozwiązanie często bywa korzystne cenowo, zwłaszcza jeśli zagraniczne stawki są niższe od polskich. Sam mechanizm One Stop Shop znacząco ułatwia życie, ponieważ pozwala składać jedną kwartalną deklarację w kraju identyfikacji, czyli w Polsce, a w niej raportować sprzedaż do wszystkich krajów Unii.

Z punktu widzenia formalności sprzedaż B2C przez OSS jest również prostsza. Co do zasady nie ma obowiązku wystawiania faktur, chyba że konsument poprosi o dokument albo prawo kraju konsumpcji przewiduje wyjątki. Nie ma także obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej, co ma ogromne znaczenie przy większej skali. W praktyce platformy marketplace i tak generują dokument sprzedaży dla klienta, pełniący rolę potwierdzenia zakupu. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od przepisów o VAT, przepisy konsumenckie lub regulaminy platform mogą wymagać udostępnienia klientowi dodatkowych dokumentów.

Sprzedaż B2B — WDT i odwrotne obciążenie

Sprzedaż towarów między firmami w Unii Europejskiej rządzi się innymi zasadami. Jeśli polska firma wysyła towar do przedsiębiorcy z innego kraju UE, jest to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. W takiej sytuacji sprzedawca w Polsce może zastosować stawkę 0% VAT, ale tylko wtedy, gdy spełni określone warunki. Klient musi posiadać aktywny numer VAT-UE, a sprzedawca musi mieć dowody, że towar faktycznie został przetransportowany do innego państwa. Konieczne jest także ujęcie takiej transakcji w polskiej deklaracji VAT i w informacji podsumowującej VAT-UE.

Po stronie nabywcy pojawia się wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, czyli WNT. To właśnie kupujący ma obowiązek naliczyć podatek według lokalnych stawek i rozliczyć go w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia. Sprzedawca nie dolicza VAT na fakturze, ale musi dopilnować wszystkich formalności, aby prawo do stawki 0% było bezpieczne. Warto dodać, że procedura OSS nie obejmuje transakcji B2B, więc w takich przypadkach obowiązują wyłącznie standardowe zasady unijne.

Magazynowanie za granicą i konsekwencje

Całkiem odmiennie wyglądają rozliczenia, gdy przedsiębiorca decyduje się na magazynowanie towarów w innym państwie Unii. Już samo przeniesienie towaru do magazynu w Niemczech, Rumunii czy na Węgrzech powoduje konieczność posiadania tamtejszego numeru VAT. Sprzedaż z takiego magazynu do lokalnych konsumentów staje się sprzedażą krajową, która musi być rozliczana według lokalnych zasad i poza procedurą OSS.

W przypadku klientów biznesowych sytuacja jest podobna. Sprzedając z magazynu w Rumunii do tamtejszej firmy, nie stosuje się już WDT, tylko lokalną sprzedaż krajową, która wymaga faktury zgodnej z rumuńskimi przepisami. Dopiero gdy z tego magazynu wysyłasz towary do innego państwa UE, powstaje wewnątrzwspólnotowa dostawa, ale liczona z perspektywy kraju magazynu, a nie Polski. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji w co najmniej dwóch państwach i dostosowania się do lokalnych zasad fakturowania, które mogą się różnić. Na przykład w Rumunii coraz więcej branż objętych jest obowiązkiem wystawiania e-faktur w systemie rządowym, a na Węgrzech wszystkie faktury muszą być raportowane w czasie rzeczywistym do lokalnej administracji podatkowej.

Podsumowanie różnic

Sprzedaż do konsumentów prywatnych wiąże się z uproszczonymi zasadami, progiem 10 000 EUR i możliwością skorzystania z OSS, dzięki czemu rozliczenia stają się prostsze i mniej czasochłonne. Z kolei sprzedaż między firmami wymaga spełnienia warunków dla WDT, gromadzenia dokumentów transportowych i raportowania w VAT-UE. OSS w ogóle nie znajduje tu zastosowania. Decyzja o magazynowaniu towarów poza Polską dodatkowo komplikuje sytuację, bo wymusza lokalne rejestracje VAT i dostosowanie się do krajowych zasad fakturowania.

Operacja i compliance — praktyczne wskazówki

Sprzedaż na zagranicznych marketplace’ach otwiera nowe rynki, ale wymaga od przedsiębiorcy dużej dyscypliny w obszarze podatków i dokumentacji. Nawet mała firma, która dopiero testuje cross-border, powinna zbudować podstawowe procesy w czterech obszarach: monitorowanie progu sprzedaży, polityka cenowa, logistyka i dokumentacja, a także zarządzanie walutami.

Monitoring progu i rejestracje

Próg 10 000 EUR netto rocznie obejmuje łącznie całą sprzedaż B2C z Polski do konsumentów w UE. Nie można liczyć go oddzielnie dla poszczególnych krajów — każde zamówienie wysyłane do klienta indywidualnego w Niemczech, Czechach czy Rumunii sumuje się do tego samego limitu.

Przedsiębiorca, który zbliża się do tej granicy, powinien wcześniej podjąć decyzję, czy rejestruje się do VAT w poszczególnych państwach, czy wchodzi do systemu One Stop Shop. Rejestracja OSS odbywa się w Polsce, na formularzu VIU-R składanym elektronicznie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Po zarejestrowaniu nie ma już powrotu do „starych zasad” — od tego momentu wszystkie transakcje B2C w UE muszą być raportowane w OSS, a nie tylko te, które przekraczają próg.

Co ważne, przystąpienie do OSS przed przekroczeniem limitu jest dobrowolne, ale często opłacalne. Sprzedając np. do Niemiec, gdzie stawka VAT wynosi 19%, możesz od razu naliczać tę niższą stawkę zamiast polskich 23%. W efekcie zyskujesz przewagę cenową albo dodatkową marżę.

Trzeba jednak pamiętać, że przekroczenie progu bez wcześniejszej rejestracji oznacza konieczność rejestracji wstecznej w kraju konsumpcji i rozliczenia zaległego podatku. To sytuacja niekomfortowa i kosztowna, bo może wiązać się z odsetkami i sankcjami.

Polityka cenowa a stawki VAT

Różnice w stawkach VAT w poszczególnych krajach bezpośrednio wpływają na ceny brutto i wysokość marży. Sprzedaż do Niemiec czy Czech daje możliwość obniżenia ceny końcowej dzięki niższemu podatkowi. Do lipca 2025 roku szczególnie atrakcyjna była Rumunia, gdzie obowiązywała stawka podstawowa 19%. Od sierpnia 2025 wzrosła ona jednak do 21%, a obniżona stawka 11% zastąpiła wcześniejsze 5% i 9%. To sprawia, że przewaga cenowa nad Polską nieco się zmniejsza, ale wciąż jest odczuwalna.

W odwrotnej sytuacji znajdują się sprzedawcy kierujący ofertę na Węgry, gdzie podstawowa stawka wynosi aż 27%. Tutaj cena brutto automatycznie staje się wyższa, co może osłabić konkurencyjność. Sprzedawca musi zdecydować, czy obniża własną marżę, aby utrzymać atrakcyjną cenę dla klienta, czy zostawia marżę i godzi się na droższą ofertę. Oba warianty mają swoje konsekwencje, a wybór zależy od strategii biznesowej.

Logistyka i dokumentacja

Sprzedaż międzynarodowa wymaga nie tylko sprawnej logistyki, ale też żelaznej dokumentacji. Szczególnie dotyczy to transakcji B2B, które mają być rozliczane jako wewnątrzwspólnotowe dostawy ze stawką 0%. Od 2020 roku obowiązują w całej Unii tzw. quick fixes, czyli zaostrzone wymogi dokumentacyjne. Aby skorzystać z 0%, trzeba posiadać co najmniej dwa niezależne dowody transportu, na przykład list przewozowy CMR i fakturę od przewoźnika, albo zestawienie z systemu kurierskiego i pisemne potwierdzenie odbioru. Brak takich dokumentów może oznaczać, że urząd skarbowy zakwestionuje prawo do zerowej stawki i nakaże dopłatę podatku.

Platformy marketplace pomagają w logistyce, ale nie przejmują na siebie obowiązku gromadzenia dokumentów podatkowych. Przykładowo, eMag oferuje usługę eMAG Courier Poland, która obsługuje wysyłki do Rumunii, Bułgarii i na Węgry. To ułatwia proces wysyłki, ale sprzedawca nadal musi zadbać o to, aby przechowywać komplet dowodów transportowych oraz regularnie archiwizować raporty sprzedaży z panelu platformy. To właśnie te raporty są podstawą do prawidłowego rozliczenia w OSS.

Rozliczenia walutowe

Płatności w walutach obcych to codzienność w cross-border. Sprzedając na eMag, możesz otrzymywać środki w rumuńskich lejach (RON), bułgarskich lewach (BGN) czy w euro. Problem polega na tym, że jeśli takie środki trafiają od razu na konto w polskim banku, najczęściej podlegają automatycznemu przewalutowaniu, a kurs stosowany przez banki bywa mniej korzystny niż rynkowy. Zdarza się też podwójne przewalutowanie, np. RON konwertowany na euro, a dopiero potem na złotówki. Każda taka operacja oznacza realne koszty, które obniżają marżę.

Aby tego uniknąć, warto założyć konta walutowe w bankach obsługujących RON, BGN czy EUR i samodzielnie decydować o momencie wymiany waluty. To pozwala kontrolować kurs i ograniczyć straty. Coraz więcej firm wybiera także fintechy takie jak Wise, Revolut czy Payoneer, które oferują wielowalutowe rachunki i często znacznie lepsze kursy niż tradycyjne banki komercyjne.

Niezależnie od przyjętego rozwiązania pamiętaj, że w polskiej księgowości każdą transakcję musisz przeliczyć na złotówki według kursu NBP z dnia powstania obowiązku podatkowego. To wymóg ustawy o VAT i o rachunkowości, niezależny od faktycznego kursu, po którym przewalutujesz środki.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Ekspansja na platformy takie jak Kaufland czy eMag to kusząca perspektywa, ale w praktyce wielu sprzedawców potyka się na powtarzających się problemach. Część z nich wynika z braku wiedzy, inne z niedopatrzeń w codziennym prowadzeniu biznesu. Zrozumienie tych najczęstszych błędów i przygotowanie procedur zabezpieczających pozwala uniknąć nerwów, kar i blokad kont.

Brak monitoringu progu 10 000 EUR

Najczęstszy błąd to nieuwzględnianie limitu sprzedaży B2C w całej Unii Europejskiej. Próg 10 000 EUR netto dotyczy łącznej wartości transakcji w roku kalendarzowym i obejmuje wszystkie wysyłki do konsumentów w UE. Wielu sprzedawców patrzy na poszczególne kraje oddzielnie, a tymczasem sprzedaż do Niemiec, Czech i Rumunii sumuje się razem.

Przekroczenie progu bez wcześniejszej rejestracji oznacza konieczność rejestracji wstecznej w krajach konsumpcji i rozliczenia zaległego VAT wraz z odsetkami. Taki scenariusz to nie tylko straty finansowe, ale też ogromne obciążenie administracyjne. Dlatego OSS warto traktować nie tylko jako obowiązek, ale także jako rozwiązanie prewencyjne — można do niego przystąpić dobrowolnie jeszcze przed osiągnięciem progu, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w środku roku.

Sprzedaż z magazynu zagranicznego bez lokalnego VAT

Kolejna pułapka dotyczy firm, które korzystają z fulfillmentu w innych państwach, np. Amazon FBA czy eMag FBE. Wielu sprzedawców zakłada, że skoro mają rejestrację OSS w Polsce, to wystarczy ona do rozliczenia całości obrotu. Tymczasem sprzedaż krajowa z magazynu w Niemczech, Rumunii czy na Węgrzech musi być rozliczana lokalnie i wymaga posiadania tamtejszego numeru VAT. OSS obejmuje tylko transakcje transgraniczne B2C.

Trzeba pamiętać także o samym przemieszczeniu towarów. Gdy przesuwasz produkty z Polski do magazynu w innym państwie UE, z polskiej perspektywy jest to wewnątrzwspólnotowa dostawa (WDT), a w kraju magazynu wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNT). Oba zdarzenia trzeba prawidłowo wykazać w deklaracjach. Brak takiej ewidencji to częsty błąd, który wychodzi na jaw dopiero podczas kontroli.

Niewłaściwe stawki VAT w ofertach

Dużym zagrożeniem jest też stosowanie nieaktualnych stawek VAT w ofertach. Przykład Rumunii pokazuje, jak dynamicznie mogą zmieniać się przepisy. Do lipca 2025 roku obowiązywała tam stawka 19%, a od sierpnia weszła w życie stawka 21% oraz obniżona 11% w miejsce 5% i 9%. Sprzedawcy, którzy nie dostosowali się na czas, narażają się na niezgodności między obciążeniami klientów a deklaracjami podatkowymi.

Warto dodać, że platformy marketplace coraz częściej wymuszają aktualizację stawek VAT w panelach i przypominają o tym sprzedawcom. Jednak ostateczna odpowiedzialność zawsze spoczywa na przedsiębiorcy. To on ponosi konsekwencje podatkowe i odpowiada za poprawność rozliczeń.

Braki w dokumentacji WDT i WNT

Sprzedawcy często skupiają się na samej sprzedaży, zapominając o dokumentach, które są warunkiem preferencyjnego opodatkowania. Przy wewnątrzwspólnotowych dostawach do firm z innych państw Unii od 2020 roku obowiązują unijne „quick fixes”. Aby zastosować stawkę 0%, trzeba posiadać co najmniej dwa niezależne dowody transportu, na przykład list przewozowy CMR i dokument od przewoźnika, albo zestawienie systemowe i pisemne potwierdzenie odbioru. Sam CMR nie wystarczy. Brak takich dokumentów oznacza, że urząd może zakwestionować prawo do zerowej stawki, a sprzedawca będzie musiał dopłacić VAT w Polsce.

Nieaktualne lub wadliwe numery VAT

Ostatni błąd, często bagatelizowany, to brak dbałości o aktualność numerów VAT. W Niemczech wynika to wprost z §22f UStG, który nakłada na marketplace’y obowiązek blokowania kont sprzedawców bez ważnego numeru VAT-ID. W praktyce oznacza to, że wadliwy albo niezweryfikowany numer może wstrzymać całą sprzedaż, doprowadzając nawet do zamrożenia środków.

Aby uniknąć problemów, warto regularnie sprawdzać swoje numery VAT w systemie VIES, pilnować aktualizacji w panelach sprzedawcy i szybko reagować na ewentualne komunikaty platformy. Brak takiej dbałości to jeden z prostszych do uniknięcia, a zarazem najbardziej kosztownych błędów.

Podsumowanie

Sprzedaż na zagranicznych marketplace’ach takich jak Kaufland czy eMag to ogromna szansa na rozwój i zdobycie nowych klientów, ale jednocześnie obszar wymagający precyzyjnego podejścia do podatków. W całym artykule przewija się kilka kluczowych wątków, które można sprowadzić do czterech filarów zgodności.

Pierwszym z nich jest uważne monitorowanie obrotu, szczególnie progu 10 000 EUR dla sprzedaży B2C w całej Unii Europejskiej. To właśnie od tego zależy, czy pozostajesz przy polskim VAT, czy musisz rozliczać podatek według stawek kraju konsumpcji. Drugim filarem jest wybór właściwego modelu rozliczeń. W większości przypadków procedura OSS okazuje się najwygodniejsza, ale przy magazynowaniu za granicą konieczne jest wejście w lokalne rejestracje. Trzecim filarem są prawidłowe stawki VAT — ich nieaktualność to nie tylko ryzyko korekt, ale i strat wizerunkowych. Ostatni filar to dokumentacja i aktualizacja danych VAT w panelach platform. Dowody transportowe, kompletne raporty z marketplace’ów i poprawne numery VAT to zabezpieczenie, bez którego łatwo narazić się na sankcje, a nawet blokadę konta.

Warto też podkreślić, że przy bardziej skomplikowanych scenariuszach — zwłaszcza gdy wchodzimy w magazynowanie za granicą albo sprzedajemy towary o nietypowym statusie podatkowym — dobrze jest skonsultować się z doradcą podatkowym. Każdy rynek ma swoje specyficzne regulacje i lepiej wyjaśnić je zawczasu, niż mierzyć się z problemami w trakcie kontroli.

Podstawowe zasady są jednak uniwersalne. Monitoruj obrót, wybieraj właściwy model rozliczeń, stosuj poprawne stawki VAT i dbaj o dokumentację. Te cztery filary pozwolą Ci spokojnie rozwijać sprzedaż na zagranicznych marketplace’ach i skupić się na tym, co naprawdę ważne — budowaniu biznesu, a nie na walce z biurokracją.