Wpływ procedury VAT-OSS na sprzedaż zagraniczną w branży e-commerce

VAT-OSS, będąc kluczowym elementem pakietu VAT dla e-commerce wprowadzonego w lipcu 2021 roku, ułatwia spełnianie wymogów związanych z VAT dla firm sprzedających towary i usługi konsumentom w innych krajach UE. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom z branży e-commerce deklarowanie i płacenie VAT w jednym kraju UE za wszystkie transakcje przeprowadzone w innych państwach członkowskich, czym znacząco upraszcza proces rozliczeń podatkowych. Wprowadzona w lipcu 2021 roku procedura VAT-OSS reprezentuje istotny krok ku redukcji obciążenia administracyjnego, z którym muszą się mierzyć sprzedawcy online, jednocześnie poprawiając zgodność z przepisami.

Kierując uwagę na e-commerce, VAT-OSS otwiera przed firmami z branży e-commerce nowe możliwości w zakresie strategii sprzedażowych i zarządzania obowiązkami transgranicznymi w zakresie VAT. System ten, obejmujący wszystkie kraje UE, gdzie sprzedawca realizuje sprzedaż, nie ogranicza do ekspansji zagranicznej tylko do niektórych krajów. Wysyłając na przykład z Polski i korzystając z procedury VAT-OSS, sklep online może prowadzić sprzedaż wysyłkową praktycznie do wszystkich krajów UE. W ten sposób VAT-OSS stanowi odpowiedź na wyzwania związane z rozliczaniem VAT w sektorze e-commerce, umożliwiając firmom skupienie się na rozwoju i ekspansji na rynkach europejskich.

Co to jest VAT-OSS i jak działa?

VAT-OSS (Value Added Tax One Stop Shop) to system ułatwiający proces zgodności z VAT dla firm sprzedających towary i usługi online w ramach UE. Dzięki temu systemowi, przedsiębiorstwa mogą deklarować i płacić VAT w swoim kraju, zamiast rejestrować się dla VAT w każdym kraju UE, do którego sprzedają towary lub usługi.

Dostępność i zakres VAT-OSS

• Dostępny dla firm sprzedających towary lub usługi online konsumentom w innych krajach UE.
• Obejmuje transakcje wewnątrzwspólnotowe na odległość, usługi B2C dla firm z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w UE.
• Dla firm poza UE, nieunijny VAT-OSS dotyczy dostarczania usług elektronicznych, telekomunikacyjnych, nadawczych i niektórych innych usług konsumentom w UE.

Procedura i korzyści:

• Firmy mogą zarejestrować się na VAT-OSS w kraju UE, w którym mają siedzibę.
• Uczestnictwo w procedurze VAT-OSS jest dobrowolne.
• System umożliwia rejestrację dla celów VAT w jednym kraju UE, który następnie obsługuje wszystkie obowiązki VAT związane ze sprzedażą na terenie UE.
• Firmy muszą składać kwartalne deklaracje, szczegółowo opisujące wszystkie transakcje podlegające procedurze VAT-OSS.

Zmiany i uproszczenia:

• Nowe przepisy rozszerzyły katalog podmiotów podlegających nowym zasadom na sprzedawców internetowych oferujących towary i usługi w innych krajach UE.
• VAT-OSS redukuje i ujednolica limity do 10 000 EUR lub równowartość w walucie kraju. W Polsce jest to 42000 PLN.
• Sprzedawcy, którzy przekroczą próg, muszą nadal płacić VAT w kraju nabywcy, ale mogą zarejestrować się na VAT-OSS w kraju, w którym mają zarejestrowaną działalność. Tam składają jedną deklarację przed US, który potem rozdysponowuje środki do krajów, do których nastąpiła sprzedaż.
• Sprzedawca rozliczający się w ramach VAT-OSS w Polsce musi złożyć oddzielną deklarację VAT-OSS do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
• Nowe zasady eliminują potrzebę rejestracji VAT w innym kraju UE po przekroczeniu limitu sprzedaży.

Warunki kwalifikowania się do systemu VAT-OSS

Aby kwalifikować się do systemu VAT-OSS, przedsiębiorstwa muszą spełnić określone warunki oraz przejść przez procedurę rejestracji. Oto kluczowe punkty dotyczące kwalifikacji i rejestracji:

Warunki kwalifikacji

Próg sprzedaży: Przedsiębiorstwa powinny zarejestrować się na VAT-OSS, jeśli ich roczna sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE przekracza określony próg (10 000 euro). Przed przekroczeniem progu też mogą się zarejestrować w ramach procedury VAT-OSS. Jest wtedy wymagana dodatkowa dokumentacja, ale jest to możliwe.

Miejsce prowadzenia działalności: Aby skorzystać z VAT-OSS, przedsiębiorstwa muszą być zarejestrowane do VAT w kraju UE, w którym są ustanowione.

Dostępność dla firm spoza UE: Firmy spoza UE również mogą korzystać z VAT-OSS, aby uprościć zgodność z VAT podczas sprzedaży towarów lub usług konsumentom w UE. Wymagane jest posiadanie fizycznej obecności w kraju UE lub korzystanie z przedstawiciela podatkowego.

Procedura rejestracji i składania deklaracji w systemie VAT-OSS

Aby skutecznie zarejestrować się i składać deklaracje w ramach systemu VAT-OSS, przedsiębiorcy muszą przejść przez kilka etapów. Poniżej przedstawiono uproszczony przewodnik po procedurze rejestracji i składania deklaracji:

Procedura Rejestracji

1. Dostęp do portalu One Stop Shop: Przedsiębiorstwa zarejestrowane do VAT w swoim kraju mogą zarejestrować się na VAT OSS poprzez portal One Stop Shop swojego kraju domowego.
2. Formularz VIU-R: Rejestracja do VAT-OSS jest dobrowolna i może być dokonana za pomocą formularza VIU-R, przy czym rejestracja staje się skuteczna od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym złożono wniosek.
3. Wykorzystanie formularzy UPL-1 i PPS-1 przy rejestracji przez pełnomocnika: Jeśli firma z branży e-commerce chce zarejestrować się przez pełnomocnika, konieczne jest dostarczenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz złożenie formularza UPL-1 do podpisania i składania deklaracji oraz formularza PPS-1 do autoryzacji.
4. Terminy rejestracji: Termin rejestracji to 10. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczono próg sprzedaży 10 000 EUR lub który jako pierwszy zgłoszono do procedury VAT-OSS. Trzeba pamiętać, że nie ma możliwości rejestracji do VAT-OSS wstecznie tj. aby rozliczyć poprzednie kwartały. Sam proces rejestracji do VAT-OSS trwa od 2 do 5 dni roboczych od momentu złożenia wniosku.

Składanie Deklaracji

1. Kwartalne deklaracje VAT OSS: Po rejestracji, sprzedawcy muszą składać kwartalne deklaracje VAT-OSS przez portal One Stop Shop swojego kraju domowego. Deklaracje te powinny zawierać informacje o sprzedaży, stawkach VAT oraz kwocie VAT należnego. Płatności dokonuje się jednym zbiorczym przelewem w EUR.
2. Szczegóły deklaracji VIU-DO: Deklaracja VIU-DO, którą należy składać kwartalnie, musi zawierać wszystkie transakcje objęte procedurą VAT-OSS. Jest to kluczowy dokument, który pozwala na rozliczenie VAT dla sprzedaży we wszystkich krajach UE.
3. Terminy deklaracji: Deklaracje w ramach procedury VAT-OSS należy złożyć do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Nie ma możliwości złożenia deklaracji wstecznych ani korygujących.

Rola VAT-OSS w upraszczaniu rozliczeń podatkowych

W ramach procedury VAT-OSS, sprzedawcy online, zarówno z UE, jak i spoza niej, mogą znacząco uprościć proces rozliczania podatkowego. Oto kluczowe aspekty, w jaki sposób VAT-OSS wpływa na uproszczenie rozliczeń VAT:

• Zmniejszenie liczby rejestracji VAT: VAT-OSS eliminuje potrzebę wielokrotnych rejestracji VAT w każdym kraju UE, gdzie prowadzona jest sprzedaż, a to znacząco redukuje obciążenie administracyjne. Firmy z branży e-commerce mogą dzięki temu uniknąć m.in. bariery językowej komunikacji z urzędami skarbowymi w innych krajach.
• Jednolite procedury rozliczeniowe: System umożliwia składanie jednej kwartalnej deklaracji VAT za wszystkie transakcje w UE, co znacząco upraszcza proces rozliczeniowy.
• Zgodność z przepisami VAT: VAT-OSS ułatwia spełnienie wymogów prawnych, zapewniając lepszą zgodność z przepisami VAT w UE.
• Redukcja kosztów administracyjnych: Dzięki eliminacji konieczności wielokrotnych rejestracji VAT, przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić na kosztach administracyjnych.
• Przewidywalność kosztów VAT: VAT-OSS zwiększa przejrzystość i przewidywalność kosztów VAT, co ułatwia planowanie finansowe.
• Wzmocnienie konkurencyjności: System stwarza równe szanse dla firm z UE i spoza UE, poprawiając pozycję konkurencyjną tych pierwszych na rynku e-commerce.

Należy jednocześnie podkreślić, że procedura VAT-OSS ma też swoje zalety dla firm spoza UE:

• VAT-OSS umożliwia firmom spoza UE łatwiejszy dostęp do rynku europejskiego, upraszczając proces rozliczania VAT z transakcji dokonywanych w UE.
• Dla firm dostarczających usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze, VAT-OSS oferuje uproszczony sposób rozliczania VAT.

Korzystając z procedury VAT-OSS, sprzedawcy online mogą znacznie zredukować obciążenie administracyjne oraz koszty związane z rozliczeniami VAT, co przekłada się na lepszą efektywność operacyjną i większe możliwości rozwoju na rynku europejskim.

Wpływ VAT-OSS na strategie sprzedażowe e-commerce

Wprowadzenie nowych regulacji VAT-OSS wpłynęło na strategie sprzedażowe firm działających w branży e-commerce, zarówno tych sprzedających towary i usługi konsumentom w UE, jak i firmom. Kluczowym elementem tych zmian jest rola platform takich jak Amazon czy eBay, które teraz muszą sprawdzać status VAT sprzedawców i dostarczać informacje do organów podatkowych. To z kolei wymusza na przedsiębiorcach zrozumienie i adaptację do nowych warunków operacyjnych.

Różnice w korzystaniu z VAT-OSS przez sprzedawców Amazon

1. Amazon FBM (Fulfillment by Merchant): Sprzedawcy, którzy sami zajmują się logistyką i obsługą klienta, mogą w pełni korzystać z zalet VAT-OSS, co pozwala im na uproszczenie rozliczeń VAT i zwiększenie konkurencyjności na rynku europejskim.
2. Amazon FBA (Fulfillment by Amazon): Sprzedawcy korzystający z usług logistycznych Amazona mogą napotkać ograniczenia w pełnym wykorzystaniu VAT-OSS, ponieważ oddając towar do magazynów Amazona w innych krajach niż kraj siedziby firmy, musza zarejestrować się do VAT lokalnie w krajach, gdzie ich produkty są magazynowane.

Adaptacja do tych zmian wymaga od przedsiębiorców z branży e-commerce nie tylko zrozumienia nowych przepisów, ale także przemyślanej strategii działania. Na przykład, firmy muszą zdecydować, czy korzystanie z usług logistycznych platform e-commerce jest dla nich korzystne w kontekście VAT-OSS, czy też lepiej zająć się logistyką we własnym zakresie, aby w pełni wykorzystać potencjał uproszczenia rozliczeń VAT. A może najlepszym rozwiązaniem będzie połączyć oba modele i skorzystać zarówno z zalet magazynowania towaru bliżej klientów oraz z korzyści jakie niesie procedura VAT-OSS.

Kluczowym aspektem jest także świadomość odpowiedzialności za sprawdzanie statusu VAT i dostarczanie wymaganych informacji do organów podatkowych, co może wpłynąć na wybór platformy sprzedażowej. Te zmiany w procedurze VAT-OSS niosą za sobą zarówno wyzwania, jak i możliwości dla przedsiębiorców w branży e-commerce, wymagając od nich aktywnej adaptacji i optymalizacji swoich operacji w nowym środowisku regulacyjnym.

Przypadki wyjątkowe i ograniczenia VAT-OSS

W ramach procedury VAT-OSS istnieją pewne przypadki wyjątkowe oraz ograniczenia, które przedsiębiorcy działający w branży e-commerce powinni wziąć pod uwagę. Oto najważniejsze z nich:

1. Stawki VAT i zwolnienia:

Nowe regulacje wprowadzone w ramach VAT-OSS nie wpływają na stawki VAT ani zwolnienia z VAT obowiązujące w Polsce. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą nadal stosować się do lokalnych krajowych przepisów dotyczących stawek VAT i zwolnień, co może wpłynąć na sposób rozliczania się z podatku.

2. Zmiany w zwolnieniach dla małych przesyłek:

Jedną z istotnych zmian jest eliminacja zwolnień z VAT dla małych przesyłek (o wartości do 22 EUR) importowanych z krajów spoza UE. Ta zmiana oznacza, że wszystkie przesyłki importowane do UE, niezależnie od ich wartości, podlegają VAT. Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorców e-commerce importujących towary z krajów trzecich, którzy muszą teraz uwzględnić VAT w kosztach swoich produktów.
Podsumowując, przedsiębiorcy działający w branży e-commerce muszą być świadomi przypadków wyjątkowych i ograniczeń związanych z VAT-OSS, aby odpowiednio dostosować swoje strategie sprzedażowe i logistyczne. Zrozumienie tych aspektów jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami oraz optymalizacji kosztów działalności.

Sankcje za nieterminowe składanie deklaracji OSS

Urząd skarbowy może wyłączyć przedsiębiorcę z procedury OSS procedury, jeśli systematycznie nie spełnia obowiązków i terminów związanych z OSS. Trwałe ignorowanie zasad dotyczących procedury unijnej ma miejsce, na przykład, gdy podatnik nie złożył deklaracji w celu rozliczenia VAT za trzy kolejne kwartały kalendarzowe. Więcej w temacie sankcji znajdziecie w artykule: Sankcje za nieterminowe składanie deklaracji OSS.

Kluczowe korzyści z VAT-OSS dla przedsiębiorców

Jak już wcześniej wspomniano, korzystanie z procedury VAT-OSS przynosi przedsiębiorcom działającym w branży e-commerce szereg korzyści, które znacząco wpływają na ich codzienne funkcjonowanie oraz strategie rozwoju. Poniżej przedstawiono kluczowe zalety wynikające z implementacji tego systemu:

1. Uproszczenie raportowania VAT:

Zamiast składać osobne deklaracje VAT w każdym kraju UE, do którego prowadzona jest sprzedaż wysyłkowa B2C, przedsiębiorcy mogą skorzystać z jednej, kwartalnej deklaracji VAT-OSS. Proces ten znacząco upraszcza zarządzanie obowiązkami związanymi z VAT, co pozwala na oszczędność czasu oraz zasobów.

2. Zmniejszenie obciążenia administracyjnego:

Procedura VAT-OSS eliminuje potrzebę wielokrotnych rejestracji do VAT w różnych krajach UE, co redukuje obciążenie administracyjne oraz związane z tym koszty. System ten pozwala na centralizację procesów rozliczeniowych, co przekłada się na większą efektywność operacyjną.

3. Zwiększenie efektywności w zarządzaniu zobowiązaniami VAT:

Dzięki VAT-OSS przedsiębiorcy mogą lepiej planować swoje działania, mając jasność co do terminów i procedur, co zwiększa efektywność zarządzania zobowiązaniami VAT. Procedura ta umożliwia również szybsze reagowanie na zmiany w przepisach dotyczących VAT, co jest szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się środowisku e-commerce.

Podsumowując, VAT-OSS stanowi znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na rozwoju swojej działalności e-commerce, minimalizując jednocześnie związane z tym obciążenia administracyjne i koszty.

Wnioski

Wprowadzenie procedury VAT-OSS stanowi istotny krok naprzód w upraszczaniu procesów związanych z rozliczaniem VAT dla przedsiębiorców działających na rynku e-commerce, zwłaszcza tych sprzedających towary i usługi konsumenckie w ramach Unii Europejskiej. Poprzez umożliwienie centralnego deklarowania i płacenia VAT w jednym państwie członkowskim, VAT-OSS redukuje obciążenie administracyjne i pozwala przedsiębiorcom lepiej skupić się na rozwoju swojej działalności. Korzyści płynące z tej procedury są szczególnie widoczne w kontekście zmniejszenia kosztów administracyjnych i ograniczenia potrzeby wielokrotnej rejestracji do VAT w różnych krajach UE.

Warto zatem, będąc przedsiębiorcą działającym w branży e-commerce, zapoznać się z wymogami oraz procedurą VAT-OSS i skorzystania z możliwości rejestracji. Takie działanie nie tylko uprości zarządzanie zobowiązaniami VAT, ale również przyczyni się do wzrostu efektywności operacyjnej przy jednoczesnym spełnieniu wymogów prawnych. Ostatecznie, VAT-OSS oferuje solidną platformę, która może wspierać przedsiębiorców w rozszerzaniu swojej obecności na rynkach europejskich, zapewniając większe możliwości rozwoju oraz zwiększając konkurencyjność na dynamicznie zmieniającym się rynku e-commerce.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tych lub innych zagadnień, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: Kontakt – amavat®.