Podatki i VAT w sprzedaży przez Amazon FBA – co musisz wiedzieć, by uniknąć problemów?

Dlaczego warto zwracać uwagę na obowiązki podatkowe?

Sprzedawcy korzystający z FBA często działają międzynarodowo, co oznacza, że ich produkty mogą być przechowywane w różnych krajach. A jeśli towar znajduje się w magazynie w danym kraju, to… bingo! Masz obowiązek rejestracji VAT w tym kraju. W teorii brzmi to prosto, ale w praktyce sprzedawcy często nie wiedzą, gdzie i kiedy się rejestrować, jakie progi podatkowe obowiązują i jakie dokumenty są potrzebne.

Odpowiednie rozliczenie VAT i znajomość przepisów to nie tylko formalność, ale wręcz konieczność. Przepisy unijne są surowe, a Amazon również nie przymyka oka na błędy – co może oznaczać kłopoty, jeśli zaniedbasz swoje obowiązki.

Co grozi za ignorowanie VAT?

Podsumowując: jeśli chcesz sprzedawać na Amazon FBA bez stresu i blokad, musisz ogarnąć temat VAT. W kolejnych sekcjach dowiesz się, jak, gdzie i kiedy się rejestrować, jakie progi podatkowe Cię obowiązują i jak uniknąć problemów. Let’s go!

Podstawy sprzedaży na Amazon FBA

Czym jest Amazon FBA?

eśli interesujesz się sprzedażą na Amazonie, prędzej czy później natkniesz się na termin FBA, czyli Fulfillment by Amazon. Co to oznacza w praktyce? Amazon przejmuje całą logistykę Twojego sklepu, dzięki czemu możesz skupić się na rozwijaniu biznesu, a nie na pakowaniu paczek i organizowaniu wysyłek.

Jak to działa?

1. Wysyłasz swoje produkty do magazynów Amazona.
2. Amazon przechowuje Twój towar i dba o jego bezpieczeństwo.
3. Gdy klient składa zamówienie, Amazon zajmuje się pakowaniem i wysyłką.
4. Amazon obsługuje zwroty oraz reklamacje.

Brzmi jak marzenie? Dla wielu sprzedawców tak właśnie jest! Zamiast zajmować się logistyką i martwić o szybkie realizowanie zamówień, możesz w pełni skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu, budowaniu marki i skalowaniu sprzedaży.

Co więcej, dzięki programowi Prime Shipping, Amazon dostarcza produkty w ekspresowym tempie – co sprawia, że klienci chętniej wybierają sprzedawców FBA.

Dlaczego przedsiębiorcy wybierają FBA?

Przedsiębiorcy chętnie wybierają model FBA ze względu na liczne korzyści, jakie oferuje. Przede wszystkim pozwala on zaoszczędzić czas, ponieważ nie trzeba samodzielnie pakować i wysyłać zamówień, co umożliwia skupienie się na strategii biznesowej. Amazon dysponuje rozbudowaną siecią magazynów, dzięki czemu produkty mogą być dostarczane w rekordowym tempie, zapewniając świetną logistykę. Dodatkowo korzystanie z FBA zwiększa widoczność ofert, ponieważ produkty objęte tym modelem często zajmują wyższe pozycje w wynikach wyszukiwania, a sprzedawcy mają większe szanse na zdobycie Buy Boxa. Zamówienia realizowane przez Amazon są profesjonalnie pakowane i dostarczane na czas, co buduje zaufanie klientów, zwiększa liczbę pozytywnych opinii i wzmacnia reputację sprzedawcy. Ponadto FBA umożliwia sprzedaż globalną bez konieczności organizowania własnej logistyki międzynarodowej. Jednak warto pamiętać, że model ten wiąże się także z kosztami – Amazon pobiera prowizję za przechowywanie, pakowanie i wysyłkę produktów, co może wpłynąć na marżę, szczególnie w przypadku tanich produktów. Dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować opłacalność tego rozwiązania.

FBA vs. FBM – która opcja lepsza dla Ciebie?

Amazon oferuje dwa główne modele sprzedaży, które znacząco różnią się pod względem organizacji i obowiązków podatkowych:

FBA (Fulfillment by Amazon) – Amazon zajmuje się całym procesem logistycznym, od magazynowania po wysyłkę i obsługę zwrotów.
FBM (Fulfillment by Merchant) – sprzedawca samodzielnie przechowuje produkty, pakuje zamówienia i wysyła je do klientów.

Jaka jest kluczowa różnica?

Korzystanie z FBA to większa wygoda, ale wiąże się również z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi. Jeśli Twój towar jest przechowywany w magazynach Amazona w różnych krajach, musisz tam zarejestrować VAT. Model ten sprawdzi się, jeśli chcesz skalować biznes bez martwienia się o logistykę, zależy Ci na szybkiej dostawie i możliwości sprzedaży globalnej, a także jeśli oferujesz produkty o dobrej marży, które pozwolą pokryć koszty FBA.

FBM będzie lepszą opcją, jeśli zależy Ci na pełnej kontroli nad logistyką i kosztami, masz niski wolumen sprzedaży, przez co nie opłaca Ci się płacić Amazonowi za magazynowanie, a także jeśli nie chcesz rejestrować VAT w innych krajach i wolisz rozliczać się wyłącznie w Polsce.

VAT i obowiązki podatkowe sprzedawców na Amazon FBA

Sprzedaż na Amazon FBA może być świetnym sposobem na rozwinięcie biznesu e-commerce i dotarcie do klientów w całej Europie, a nawet na innych kontynentach. Ale zanim zaczniesz liczyć zyski, musisz zrozumieć, jak działa VAT (podatek od wartości dodanej) i jakie obowiązki podatkowe spoczywają na Tobie jako sprzedawcy.

Sprzedając w modelu FBA, Amazon przechowuje Twoje produkty w różnych magazynach na terenie Unii Europejskiej. W praktyce oznacza to, że jeśli Twój towar jest składowany np. w Niemczech, Czechach, Hiszpanii czy Francji – masz obowiązek rejestracji VAT w tych krajach.

Co więcej, Amazon automatycznie przenosi Twoje produkty między magazynami w różnych państwach w ramach swojego systemu logistycznego, co może oznaczać, że nieświadomie „lądujesz” z obowiązkiem podatkowym w kilku krajach jednocześnie.

Aby uniknąć tych problemów, musisz wiedzieć, gdzie i kiedy zarejestrować VAT oraz jak rozliczać podatki w różnych krajach.

Rejestracja do VAT – gdzie i kiedy?

Gdzie musisz się zarejestrować?

To, gdzie musisz dokonać rejestracji VAT, zależy od modelu, w jakim działasz:

➜  Jeśli prowadzisz sprzedaż tylko w Polsce, a Twój towar nie jest magazynowany za granicą – rejestrujesz VAT tylko w Polsce (o ile przekroczysz limit 200 000 zł rocznie).

➜  Jeśli wysyłasz produkty do klientów w innych krajach UE z Polski, ale nie korzystasz z magazynów Amazona – możesz rozliczać VAT przez One Stop Shop (OSS), zamiast rejestrować się w każdym kraju osobno.

➜  Jeśli korzystasz z FBA i Twoje produkty są przechowywane w różnych magazynach Amazona – musisz zarejestrować VAT w każdym kraju, gdzie znajduje się Twój towar.

Rejestracja VAT wewnątrz Unii Europejskiej

Jeśli korzystasz z FBA, Amazon może składować Twoje produkty w różnych krajach. To automatycznie oznacza, że musisz tam posiadać aktywny numer VAT i składać deklaracje podatkowe. Przykładowo, jeśli Amazon zdecyduje, że Twój produkt będzie przechowywany w Niemczech i Czechach, będziesz potrzebować numeru VAT w obu tych krajach.

Jak sprawdzić, gdzie Amazon przechowuje Twoje towary?
✔  Możesz to zobaczyć w panelu sprzedawcy na Amazonie (Seller Central).
✔  Możesz też otrzymać powiadomienie od Amazona, gdy przenosi Twoje produkty między magazynami.

System One Stop Shop (OSS) – kiedy można z niego skorzystać?

Unijny system OSS (One Stop Shop) to uproszczenie, które pozwala sprzedawcom unikać konieczności rejestracji VAT w wielu krajach, jeśli wysyłają produkty do klientów z jednego magazynu. Dzięki temu zamiast zakładać osobne numery VAT w każdym kraju, możesz rozliczać podatek w Polsce (jeśli tu prowadzisz działalność) i składać jedną zbiorczą deklarację obejmującą sprzedaż do wszystkich krajów UE.

Kiedy OSS może Ci pomóc?

Jeśli sprzedajesz produkty z Polski do klientów w innych krajach UE, takich jak Niemcy, Francja czy Hiszpania, możesz rozliczać VAT w Polsce, składając deklarację OSS. Ważne jest jednak, abyś nie korzystał z magazynów Amazona w innych krajach, ponieważ OSS działa tylko wtedy, gdy towary znajdują się w jednym miejscu, na przykład w Polsce, i są stamtąd wysyłane bezpośrednio do klientów końcowych w innych krajach UE.

Rejestracja VAT poza Unią Europejską

Sprzedaż produktów do krajów spoza UE, takich jak Wielka Brytania czy USA, podlega innym zasadom niż handel wewnątrz wspólnoty. Eksport może być objęty zerową stawką VAT, ale tylko wtedy, gdy posiadasz odpowiednie dokumenty potwierdzające wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej.

Jakie dokumenty są potrzebne, aby zastosować stawkę 0% VAT?

Aby urząd skarbowy zaakceptował brak VAT w eksporcie, musisz posiadać komplet wymaganych dokumentów celnych. Kluczowe są: faktura handlowa, która powinna zawierać dokładne dane sprzedawcy oraz nabywcy spoza UE, list przewozowy, taki jak CMR dla transportu drogowego, AWB dla lotniczego czy B/L dla morskiego, potwierdzający przewóz towaru, a także potwierdzenie odprawy celnej w postaci komunikatu IE-599, który stanowi oficjalny dowód wywozu towaru poza Unię Europejską.

💡 Bez tych dokumentów urząd skarbowy może uznać, że powinieneś naliczyć standardową stawkę VAT i zapłacić podatek od sprzedaży!

Sprzedaż do Wielkiej Brytanii po Brexicie

Czy musisz rejestrować VAT w Wielkiej Brytanii?

Po Brexicie zasady rozliczania podatku VAT w UK uległy zmianie, a jeśli sprzedajesz towary do klientów w tym kraju, możesz być zobowiązany do rejestracji. Jeśli Twoja firma nie ma siedziby w Wielkiej Brytanii, obowiązek rejestracji VAT powstaje już od pierwszej sprzedaży, niezależnie od wartości obrotu. Posiadanie magazynu w UK, na przykład w ramach Amazon FBA UK, również wiąże się z koniecznością rejestracji jako płatnik VAT. Natomiast jeśli wysyłasz produkty z Polski i Twoje roczne obroty przekraczają 85 000 GBP, także musisz zarejestrować się jako podatnik VAT w Wielkiej Brytanii.

Rejestracja firmy za granicą, ale działalność w Polsce – podwójne opodatkowanie?

Jeśli prowadzisz rejestrację firmy za granicą, ale działalność w Polsce, musisz zwrócić szczególną uwagę na przepisy dotyczące unikania podwójnego opodatkowania.

Każdy kraj ma inne regulacje, ale w większości przypadków, jeśli Twoja działalność jest faktycznie prowadzona w Polsce, na przykład posiadasz tu magazyny, biuro czy obsługę klienta, możesz podlegać polskiemu systemowi podatkowemu, nawet jeśli Twoja firma jest zarejestrowana za granicą. Niektóre kraje, takie jak Wielka Brytania, wymagają natomiast opłacania podatku dochodowego, jeśli osiągasz tam znaczącą sprzedaż lub prowadzisz lokalny magazyn. Aby uniknąć sytuacji, w której będziesz musiał płacić podatki w dwóch krajach jednocześnie, najlepiej skonsultować się z doradcą podatkowym.

Progi podatkowe i kiedy musisz się zarejestrować

Każdy kraj ma określony limit sprzedaży, po którego przekroczeniu sprzedawca musi się zarejestrować do VAT. Jeśli działasz na rynku międzynarodowym, musisz pilnować tych progów, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Polska – limit 200 000 zł

Jeśli prowadzisz działalność w Polsce, możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT, o ile Twój roczny obrót nie przekracza 200 000 zł. Oznacza to, że nie musisz doliczać VAT do swoich produktów ani składać deklaracji podatkowych.

🚨 Jednak jest jeden wyjątek!
Jeśli korzystasz z magazynów Amazona za granicą, zwolnienie to nie obowiązuje – musisz się zarejestrować do VAT w krajach, gdzie Amazon przechowuje Twój towar.

Progi podatkowe w innych krajach UE – 10 000€

Jeśli sprzedajesz do klientów w innych krajach Unii Europejskiej, ale nie masz tam magazynów, próg VAT wynosi 10 000€ rocznie.

➜  Jeśli Twój roczny obrót w sprzedaży transgranicznej nie przekracza 10 000€, możesz rozliczać VAT w Polsce i nie musisz rejestrować się w każdym kraju osobno.
➜  Jeśli przekroczysz ten próg, masz dwie opcje:

• Rejestrujesz VAT w kraju, do którego sprzedajesz (np. w Niemczech, Francji).
• Korzystasz z systemu OSS – dzięki temu możesz rozliczać VAT w Polsce, ale składać jedną deklarację obejmującą wszystkie kraje UE.

Jak uniknąć problemów z podatkami i VAT?

Sprzedaż przez Amazon FBA może być świetnym biznesem, ale tylko wtedy, gdy ogarniasz podatki i VAT. Inaczej ryzykujesz nie tylko wysokie kary finansowe, ale też blokadę konta na Amazonie – a to dla sprzedawcy e-commerce może oznaczać koniec działalności.

Jak więc uniknąć problemów? Trzeba podejść do tematu z głową i odpowiednio wcześnie zadbać o rejestrację VAT oraz prawidłowe rozliczenia. Poniżej znajdziesz konkretną instrukcję krok po kroku, które narzędzia mogą Ci pomóc i jakie błędy warto omijać szerokim łukiem.

Rejestracja VAT we wszystkich wymaganych krajach – krok po kroku

Jeśli korzystasz z FBA, Amazon może składować Twój towar w magazynach na terenie różnych krajów. A to oznacza, że musisz zarejestrować VAT w tych państwach. Jak to zrobić?

Krok 1: Sprawdź, gdzie Amazon przechowuje Twoje produkty

Wchodząc w Amazon Seller Central, możesz sprawdzić, gdzie znajdują się Twoje towary. Jeśli Amazon przechowuje je w Niemczech, Francji czy Czechach – musisz tam zarejestrować VAT.

Krok 2: Przygotuj dokumenty do rejestracji VAT

Każdy kraj ma swoje wymagania, ale zazwyczaj będziesz potrzebować:
✔ Numeru NIP i wpisu do CEIDG/KRS (jeśli działasz w Polsce).
✔ Dokumentów firmy (np. umowa spółki, jeśli działasz jako spółka).
✔ Adresu prowadzenia działalności.
✔ Wyciągów bankowych lub zaświadczeń potwierdzających aktywność gospodarczą.

Krok 3: Złóż wniosek o rejestrację VAT w danym kraju

Rejestracja VAT w Niemczech czy Francji nie jest skomplikowana, ale często trwa kilka tygodni. Możesz to zrobić samodzielnie lub skorzystać z pomocy firm zajmujących się rejestracją firmy za granicą i rozliczeniami podatkowymi.

Krok 4: Uzyskaj numer VAT i zacznij składać deklaracje

Gdy już otrzymasz numer VAT, musisz regularnie składać deklaracje w danym kraju. Częstotliwość składania raportów różni się w zależności od państwa – może to być co miesiąc lub kwartalnie.

Korzyści i ograniczenia systemu VAT OSS

System One Stop Shop (OSS) został wprowadzony, aby uprościć rozliczanie VAT dla sprzedawców e-commerce, ale nie jest rozwiązaniem dla każdego.

✔ Korzyści systemu OSS:

• Możesz rozliczać VAT w jednym kraju (np. w Polsce) zamiast rejestrować się osobno w każdym kraju, do którego sprzedajesz.
• Przy sprzedaży do klientów w UE nie musisz mieć osobnych numerów VAT w różnych państwach, o ile nie korzystasz z magazynów Amazona.
• Mniej formalności i mniej obowiązków księgowych.

❌ Ograniczenia systemu OSS:

• Nie działa dla sprzedawców korzystających z FBA. Jeśli Twój towar jest magazynowany w innych krajach, OSS nie wystarczy – musisz mieć rejestrację VAT w każdym kraju magazynowania.
• Nie dotyczy sprzedaży poza UE (np. do Wielkiej Brytanii, USA).
• Nie obejmuje transakcji B2B – OSS działa tylko dla sprzedaży do klientów indywidualnych.

Błędy, które mogą kosztować Cię dużo

1. Brak rejestracji VAT w krajach, gdzie magazynujesz towar
   Wielu sprzedawców myśli, że skoro sprzedają np. z Polski, to nie muszą rejestrować VAT w innych krajach. Niestety – jeśli Twoje produkty są magazynowane np. w Niemczech, musisz tam posiadać numer VAT.
2. Nieprawidłowe fakturowanie
   Jeśli wystawiasz faktury bez odpowiednich stawek VAT lub błędnie rozliczasz transakcje, możesz mieć problem podczas kontroli podatkowej.
3. Spóźnione deklaracje VAT
   W niektórych krajach za spóźnienie w składaniu deklaracji grożą wysokie kary finansowe. Warto korzystać z automatycznych systemów do rozliczeń, aby uniknąć tego problemu.
4. Niezrozumienie zasad VAT OSS
   OSS może ułatwić rozliczenia, ale nie działa dla wszystkich. Jeśli magazynujesz towary za granicą, musisz rejestrować się do VAT w tych krajach – OSS nie wystarczy!
5. Brak dokumentów potwierdzających eksport
   Jeśli sprzedajesz poza UE i stosujesz stawkę VAT 0%, musisz mieć dowody wywozu towaru. Jeśli ich nie masz – urząd skarbowy może zażądać zapłaty VAT wraz z odsetkami.

Podsumowanie – co musisz wiedzieć, by spać spokojnie?

Sprzedaż przez Amazon FBA to ogromna szansa na rozwój biznesu e-commerce, ale jak każdy medal, ma dwie strony. Z jednej – niesamowity zasięg, sprawna logistyka i większa sprzedaż, z drugiej – podatki, obowiązki księgowe i skomplikowane przepisy VAT.

Niestety, brak znajomości zasad rozliczania podatku nie zwalnia Cię z odpowiedzialności. Wręcz przeciwnie – niedopilnowane formalności mogą Cię słono kosztować. Dlatego, zamiast wchodzić na rynek międzynarodowy na oślep, warto dobrze przygotować się do tematu VAT i podatków.

Najważniejsze rzeczy, o których musi pamiętać każdy sprzedawca FBA

✔ Gdzie Amazon przechowuje Twój towar – tam musisz mieć numer VAT. Korzystasz z FBA? Amazon może magazynować Twoje produkty w różnych krajach, a to oznacza konieczność rejestracji VAT w każdym z nich.

✔ Progi podatkowe mają znaczenie. Jeśli Twoja roczna sprzedaż do klientów z innych krajów UE przekracza 10 000€, masz dwie opcje: rejestrujesz VAT w danym kraju lub korzystasz z systemu OSS.

✔ VAT OSS może być pomocny, ale nie rozwiąże wszystkich problemów. Ten system pozwala rozliczać VAT w jednym kraju, ale nie zastępuje rejestracji VAT w krajach, w których Twój towar jest magazynowany.

✔ Prowadzisz działalność w Polsce, ale masz rejestrację firmy za granicą? Sprawdź, jakie masz obowiązki podatkowe w obu krajach i czy nie podlegasz podwójnemu opodatkowaniu. To kluczowe, by uniknąć niespodziewanych kosztów.

✔ Amazon może zablokować Twoje konto, jeśli nie masz aktywnego numeru VAT w krajach, gdzie magazynuje Twoje towary. Nie czekaj na wezwanie – lepiej zarejestrować się wcześniej, niż walczyć o odzyskanie dostępu do konta sprzedażowego.

✔ Eksport poza Unię? Stawka VAT 0% nie działa automatycznie! Musisz mieć dokumenty potwierdzające wywóz towaru poza UE. Bez nich urząd skarbowy może uznać, że VAT powinien zostać naliczony.

✔ Zadbaj o dokumenty i faktury! Wszystkie raporty sprzedaży, deklaracje VAT, faktury i potwierdzenia wywozu powinny być starannie przechowywane. Urzędy skarbowe lubią kontrolować sprzedawców e-commerce, a dobrze przygotowana dokumentacja może oszczędzić Ci nerwów.

Sprzedaż na Amazonie to świetna okazja, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Jeśli podejdziesz do tematu podatków i VAT z rozwagą, Twój biznes będzie działał płynnie i bez zbędnych przeszkód. Teraz wiesz już, jak uniknąć najczęstszych pułapek – czas na rozwój i skalowanie Twojej sprzedaży!