Księgowość dla Amazon FBA – co musisz wiedzieć jako sprzedawca?
Spis treści
W modelu FBA Amazon przejmuje na siebie fizyczną stronę sprzedaży – produkty trafiają do ich magazynów, a stamtąd wędrują prosto do klientów. Ty, jako sprzedawca, skupiasz się na strategii, marketingu i… właśnie, formalnościach. Bo chociaż Amazon dostarcza logistykę, nie przejmuje odpowiedzialności za Twoje podatki, rozliczenia i obowiązki wobec różnych urzędów skarbowych – szczególnie gdy sprzedajesz na więcej niż jednym rynku.
Dlaczego więc ten temat jest tak ważny? Bo błędy w księgowości Amazon FBA mogą kosztować Cię nie tylko pieniądze, ale i zablokowanie konta, problemy z urzędami skarbowymi w innych krajach, a nawet… wycofanie się z rynku, zanim na dobre się na nim rozgościsz.
Ten artykuł to Twoje kompendium – stworzone z myślą o sprzedawcach, którzy:
- startują z Amazon FBA,
- chcą uporządkować swoje obowiązki księgowe,
- szukają sposobów na legalne, zgodne z przepisami i efektywne prowadzenie biznesu transgranicznego.
W kolejnych sekcjach przeprowadzimy Cię przez najważniejsze aspekty księgowości Amazon FBA: od obowiązków podatkowych, przez dokumentację, aż po konkretne wyzwania i gotowe rozwiązania. Bez nadmiaru urzędowego żargonu – tylko konkret, przykłady i praktyka. Bo dobra księgowość to nie tylko obowiązek – to narzędzie do skalowania Twojego biznesu.
Na czym polega model Amazon FBA?
Model Fulfilment by Amazon (FBA) polega na tym, że Amazon przejmuje od sprzedawcy logistykę: magazynowanie, pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów. Twoim zadaniem jest dostarczenie towarów do centrum logistycznego Amazon – resztą zajmuje się platforma.
To rozwiązanie znacznie upraszcza sprzedaż międzynarodową i pozwala skalować biznes bez konieczności tworzenia własnej infrastruktury magazynowej. Z drugiej strony jednak, oznacza to nowe obowiązki – zwłaszcza w zakresie podatków i księgowości, które są rozproszone po kilku krajach.
Więcej szczegółów znajdziesz: Amazon FBA krok po kroku – jak zacząć sprzedaż i uniknąć najczęstszych błędów?
W kolejnych sekcjach przyjrzymy się, jak te obowiązki wyglądają w praktyce – i jak się na nie przygotować.
Obowiązki podatkowe sprzedawcy FBA
Sprzedaż przez Amazon FBA to nie tylko szansa na dotarcie do klientów w całej Europie, ale też zupełnie nowy poziom skomplikowania podatkowego.
Model ten automatycznie rozszerza Twoją działalność na kraje, w których Amazon posiada magazyny – a co za tym idzie, nakłada na Ciebie nowe obowiązki jako podatnika.
Poniżej znajdziesz trzy najważniejsze obszary, których musisz dopilnować:
VAT – rejestracja i rozliczenia w wielu krajach
Jednym z najczęstszych błędów początkujących sprzedawców FBA jest założenie, że rejestracja VAT w Polsce wystarczy.
Niestety – jeśli Amazon przechowuje Twoje produkty np. w Niemczech, Francji czy Czechach, jesteś zobowiązany do rejestracji jako podatnik VAT w każdym z tych krajów.
Co to oznacza w praktyce?
- Musisz składać deklaracje VAT zgodnie z lokalnymi przepisami.
- Twoje faktury sprzedażowe muszą uwzględniać lokalne stawki VAT.
- Obowiązuje Cię przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymogami danego kraju.
Dla mniejszych sprzedawców pewnym ułatwieniem może być procedura VAT OSS (One Stop Shop), która pozwala rozliczać VAT od sprzedaży wewnątrz UE w jednym miejscu. Uwaga: OSS działa tylko w przypadku wysyłki z jednego kraju – jeśli korzystasz z magazynów Amazon w kilku państwach (np. w ramach programu PAN-EU), procedura OSS nie wystarczy.
Ważne!
Amazon nie odpowiada za Twoje rozliczenia VAT – to Twoja odpowiedzialność, by robić to poprawnie i na czas.
Podatek dochodowy – Twój problem, nie Amazona
Amazon nie rozlicza za Ciebie podatku dochodowego, dlatego cała odpowiedzialność za obliczenie i odprowadzenie podatku od zysku spoczywa na Tobie. Dotyczy to zarówno działalności jednoosobowej, jak i spółek.
Przychody z Amazon traktowane są jak każde inne dochody firmy – wymagają odpowiedniej ewidencji i uwzględnienia w rocznych zeznaniach podatkowych.
Jako przedsiębiorca musisz prawidłowo zaksięgować wszystkie przychody i koszty związane z działalnością na Amazon, uwzględniając również różnice kursowe, jeśli rozliczasz się w złotówkach, a sprzedaż prowadzisz w euro, funtach czy dolarach.
Należy pamiętać o obowiązku składania rocznych zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku.
W zależności od formy prowadzenia działalności – na przykład jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) czy spółka z o.o. – zasady opodatkowania mogą się różnić, dlatego warto skonsultować się z księgowym, który zna specyfikę sprzedaży przez Amazon FBA.
Klasyczne biura rachunkowe często nie mają wystarczającej wiedzy w tym zakresie, co może prowadzić do błędów w rozliczeniach.
Cła i odprawy celne – przy imporcie towarów
Jeśli sprowadzasz towary spoza Unii Europejskiej, na przykład z Chin, wchodzisz w świat odpraw celnych, deklaracji importowych oraz klasyfikacji taryfowej towarów, czyli tzw. HS codes.
W takim przypadku jesteś zobowiązany do zgłoszenia przesyłki do odprawy celnej – możesz zrobić to samodzielnie lub za pośrednictwem agenta celnego. Konieczne jest także opłacenie należnego cła oraz VAT-u importowego.
Wszystką dokumentację celną należy zachować, ponieważ będzie ona potrzebna do celów księgowych, a także podczas ewentualnych kontroli.
Warto podkreślić, że Amazon nie uczestniczy w procesie odprawy celnej – Twoja przesyłka trafia do magazynu dopiero po zakończeniu wszystkich formalności importowych.
Jakiekolwiek nieprawidłowości w tym procesie mogą prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów, a w skrajnych przypadkach nawet do zatrzymania towaru na granicy.
Księgowość i dokumentacja dla Amazon FBA
Sprzedaż na Amazon to jedno. Utrzymanie porządku w dokumentach i prawidłowe rozliczenia – to drugie. W modelu FBA, gdzie Twoje produkty fizycznie „krążą” po Europie, a sprzedaż odbywa się w wielu walutach i jurysdykcjach, dobra księgowość nie jest dodatkiem. To warunek przetrwania.
Kluczowe dokumenty, które musisz mieć pod ręką
Choć Amazon generuje część danych automatycznie, odpowiedzialność za zebranie i przygotowanie pełnej dokumentacji spoczywa na Tobie.
Oto lista absolutnych „must-have”:
- Zestawienia sprzedaży (settlement reports) – regularne raporty wygenerowane przez Amazon, zawierające informacje o przychodach, prowizjach i opłatach.
- Faktury sprzedażowe – obowiązek ich wystawiania zależy od kraju, ale warto je mieć dla celów podatkowych.
- Faktury kosztowe – od dostawców, hurtowni, agencji transportowych, Amazon (np. FBA fees).
- Dokumenty magazynowe – np. potwierdzenia przyjęcia towaru do magazynu Amazon, transfery między centrami logistycznymi.
- Dokumenty celne i importowe – jeśli sprowadzasz towar spoza UE.
Braki w dokumentacji? To prosta droga do błędów w rozliczeniach i poważnych problemów przy kontroli skarbowej.
Systematyczność i zgodność z przepisami
Księgowość dla Amazon FBA wymaga przede wszystkim regularności – dane muszą być spójne i na bieżąco aktualizowane, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.
Niezwykle ważna jest również zgodność z przepisami lokalnymi, ponieważ różne kraje mają odmienne regulacje podatkowe i księgowe. Praca z danymi pochodzącymi z Amazonu wymaga pewnych umiejętności – platforma udostępnia ogromną ilość informacji, jednak ich interpretacja nie jest intuicyjna.
Pomocna może być automatyzacja, na przykład poprzez wykorzystanie zewnętrznych systemów księgowych integrujących się z Amazonem, takich jak A2X, LinkMyBooks czy Salestio.
Specjalizujemy się w integracji z Amazon i pomagamy w uporządkowaniu oraz odpowiednim sklasyfikowaniu danych sprzedażowych, co znacząco ułatwia ich dalsze księgowanie i rozliczanie.
Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsze narzędzie nie zastąpi wiedzy – jako przedsiębiorca musisz rozumieć, co i gdzie rozliczasz, aby skutecznie prowadzić swoją działalność i unikać problemów podatkowych.
Sprawdzone rozwiązania i dobre praktyki
Skuteczna księgowość w modelu Amazon FBA to nie tylko znajomość przepisów, ale przede wszystkim wdrożenie praktycznych systemów i nawyków, które pozwalają działać płynnie, zgodnie z prawem i bez ryzyka chaosu.
Korzystaj z profesjonalnych firm specjalizujących się w e-commerce
Nie każde biuro księgowe odnajduje się w świecie Amazon FBA – i nie każde powinno.
Działalność na tej platformie wiąże się z unikalnymi wyzwaniami, dlatego warto wybierać partnerów, którzy dobrze znają strukturę danych i raportów generowanych przez Amazon, rozumieją specyfikę różnych rynków, takich jak przepisy dotyczące VAT w Unii Europejskiej, procedury OSS czy wymagania związane z dokumentacją celną, a także mają doświadczenie w obsłudze transgranicznych sprzedawców.
My jako firma amavat® specjalizujemy się właśnie w tym obszarze i możemy zostać Twoim partnerem, zapewniając kompleksowe wsparcie w zakresie rozliczeń VAT, integracji danych oraz bieżącej obsługi księgowej dostosowanej do specyfiki sprzedaży przez Amazon.
Automatyzuj to, co się da – nie walcz z plikami .csv
Amazon generuje dziesiątki raportów, ale przetwarzanie ich ręcznie to strata czasu (i potencjalne źródło błędów). Narzędzia automatyzujące pobieranie i synchronizację danych to absolutny game-changer:
- A2X Accounting – synchronizuje sprzedaż z Amazon z programem księgowym (np. Xero, QuickBooks).
- LinkMyBooks – świetne dla sprzedawców w UK i UE.
- Hellotax – wspiera rejestracje VAT, OSS i compliance w różnych krajach.
- Salestio, Taxdoo – opcje integrujące e-commerce i podatki w jednym środowisku.
Dbaj o dokumentację – systematyczność to Twoja tarcza w prowadzeniu sprzedaży na Amazon
Codzienne porządkowanie dokumentów to obowiązek, który warto zautomatyzować lub zlecić, ponieważ brak uporządkowanych danych może prowadzić do chaosu w księgowości i problemów podczas kontroli.
Kluczowe jest tworzenie przejrzystej struktury folderów z podziałem na kraje, miesiące i typy dokumentów, co ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.
Należy przechowywać kopie dokumentów celnych, faktur oraz wszelkiej korespondencji z Amazonem.
Równie ważne jest regularne eksportowanie danych z Seller Central, takich jak settlement reports, ponieważ Amazon nie przechowuje tych informacji w nieskończoność.
Systematyczne zarządzanie dokumentacją to podstawa bezpiecznego i sprawnego rozliczania działalności.
Ucz się i aktualizuj wiedzę – podatki w e-commerce to żywy organizm, który nieustannie się zmienia
Jeśli chcesz być o krok przed problemami i unikać kosztownych błędów, musisz na bieżąco śledzić zmiany w przepisach VAT w Unii Europejskiej, takie jak nowe progi INTRASTAT, aktualizacje dotyczące procedury OSS czy zmiany w obowiązkach dokumentacyjnych.
Warto korzystać z webinarów, kursów oraz newsletterów przygotowywanych przez specjalistyczne biura rachunkowe i doradców podatkowych. Jeszcze lepiej, gdy w zespole znajduje się osoba – lub zewnętrzny partner – która nie tylko monitoruje te zmiany, ale potrafi doradzić w czasie rzeczywistym.
My jako eksperci w zakresie księgowości i VAT dla e-commerce jesteśmy na bieżąco z obowiązującymi przepisami i ich interpretacjami, dzięki czemu możemy wspierać naszych klientów w szybkim reagowaniu na nowe regulacje oraz bezpiecznym prowadzeniu działalności na rynkach zagranicznych.
Podsumowanie: Księgowość FBA bez tajemnic – teraz już wiesz, co robić
Model Amazon FBA to świetna okazja na rozwój międzynarodowej sprzedaży – ale nie można ignorować jego zaplecza podatkowo-księgowego. Rejestracja VAT w kilku krajach, odprawy celne, odpowiednie fakturowanie i dokumentacja – wszystko to wymaga systematyczności, wiedzy i często… wsparcia z zewnątrz.
Kluczowe rzeczy, które powinieneś zapamiętać:
- Amazon nie zajmuje się Twoimi podatkami – to Twój obowiązek.
- Rejestracja VAT w krajach magazynowania to must-have.
- Warto inwestować w zautomatyzowane narzędzia i biuro księgowe, które zna specyfikę FBA.
- Im wcześniej uporządkujesz kwestie księgowe, tym szybciej skalujesz biznes bez stresu i ryzyka kar.
Potrzebujesz pomocy?
Nie ryzykuj – porozmawiaj z nami, znamy realia Amazon FBA od podszewki. Jeśli chcesz, możemy polecić sprawdzone rozwiązania lub pomóc w pierwszym audycie Twojej dokumentacji.
