Jak zaksięgować prowizje pobierane przez marketplace (Allegro, OLX, Kaufland czy Amazon)

W praktyce oznacza to tyle, że każda faktura, którą dostajesz z Allegro, OLX, Kaufland czy Amazon, powinna być zaksięgowana. Brzmi skomplikowanie, ale spokojnie – nie chodzi o to, żebyś znał wszystkie numery kont księgowych i specjalistyczne terminy. Wystarczy, że zapamiętasz prostą zasadę: prowizje i opłaty od marketplace są dla Ciebie kosztem prowadzenia firmy. A koszty mają tę zaletę, że obniżają Twój podatek dochodowy, czyli finalnie płacisz mniej do urzędu skarbowego.

Można powiedzieć, że prawidłowe księgowanie prowizji to taki mały sprzymierzeniec w Twojej firmie. Jeśli będziesz je zbierał i wprowadzał do swojej księgowości JDG, to Twoja baza kosztów będzie kompletna. Dzięki temu Twoje rozliczenia będą poprawne, a Ty nie stracisz pieniędzy tylko dlatego, że coś przeoczyłeś albo nie wiedziałeś, co zrobić z otrzymaną fakturą.

W tym artykule pokażemy Ci krok po kroku, jak wygląda księgowanie prowizji pobieranych przez najpopularniejsze platformy sprzedażowe. Zaczniemy od ogólnej zasady, którą powinien znać każdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, a potem przejdziemy do szczegółów związanych z Allegro, OLX, Kauflandem i Amazonem. Omówimy także dodatkowe koszty, o których łatwo zapomnieć, a które również powinny znaleźć swoje miejsce w Twojej księgowości e-commerce.

Dzięki temu tekstowi nie tylko dowiesz się, jak prawidłowo księgować prowizje, ale też lepiej zrozumiesz, jak działa VAT w JDG, jakie znaczenie mają koszty w Twojej księgowości jednoosobowej firmy, a także jak w praktyce prowizje wpływają na Twój JDG podatek dochodowy i kwotę, którą faktycznie zapłacisz państwu.

Ogólna zasada księgowania prowizji

Co to jest prowizja marketplace w prostych słowach

Prowizja marketplace to opłata za usługę pośrednictwa i dostępu do rynku. Platforma daje Ci możliwość sprzedaży i pobiera za to procent od transakcji lub stałe opłaty. Dla Twojej jednoosobowej firmy to zwykły koszt prowadzenia działalności.

Każda faktura z prowizją = koszt prowadzenia firmy

W księgowości JDG prowizje księguje się standardowo w KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. To tutaj trafiają m.in. tzw. usługi obce. Dzięki temu realnie obniżasz swój JDG podatek dochodowy. Zasada jest prosta: masz dokument kosztowy od platformy – wprowadzasz go do księgi i porządkujesz VAT zgodnie z rodzajem faktury.

Gdzie w księdze wpisuje się prowizję

W praktyce wrzucasz taką fakturę do kolumny 13 KPiR. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, przy krajowych fakturach masz prawo do odliczenia VAT według zasad ogólnych. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, przy krajowych fakturach VAT po prostu Cię nie dotyczy, bo nie rozliczasz go po swojej stronie.

Polska faktura a faktura zagraniczna (Amazon i inni)

Przy fakturach od polskich podmiotów (np. Allegro, OLX, często także Kaufland.pl) traktujesz dokument jak zwykły krajowy koszt i – jeśli jesteś VAT-owcem – odliczasz VAT na zasadach ogólnych.

Przy fakturach od podmiotów z zagranicy (bardzo często w Amazonie, czasem w modelu cross-border innych marketplace’ów) nie mówimy o „odwrotnym obciążeniu” w starym sensie, tylko o imporcie usług. Co to znaczy po ludzku? Podatek VAT z takiej usługi rozlicza w Polsce nabywca, czyli Ty. Jeśli jesteś czynnym VAT-owcem, wykazujesz VAT należny i jednocześnie – co do zasady – masz prawo do jego odliczenia jako VAT naliczony, więc ekonomicznie to się zwykle „zeruje”. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, również musisz rozliczyć VAT należny od importu usług w Polsce, ale nie masz prawa do odliczenia. Technicznie robi się to na deklaracji VAT-9M i trzeba ten podatek zapłacić.

W praktyce przy Kaufland warto sprawdzić, kto jest wystawcą na dokumencie. Jeśli widnieje polski podmiot (np. Kaufland.pl), to rozliczasz to jak krajową fakturę. Jeżeli wystawcą jest firma zagraniczna z grupy, masz import usług.

W przypadku Amazon bardzo często wystawcą jest spółka z Luksemburga, więc dla polskiej JDG to import usług rozliczany w Polsce. Fakturę księgujesz w KPiR w kolumnie 13 jako koszt, a VAT rozliczasz zgodnie ze swoim statusem: VAT-owiec – należny i naliczony po swojej stronie; zwolniony – VAT-9M do urzędu.

Ta różnica krajowa vs. zagraniczna to najważniejszy punkt, który porządkuje księgowość e-commerce i pomaga uniknąć zaległości w VAT w JDG. Dzięki temu Twoja księgowość jednoosobowej firmy jest kompletna, a rozliczenia klarowne.

Allegro – najczęstszy przypadek

Jak naliczana jest prowizja

Na Allegro prowizja zależy od kategorii produktu, końcowej ceny sprzedaży i liczby sprzedanych sztuk. System nalicza ją automatycznie w momencie transakcji, a szczegóły zobaczysz w rozliczeniach na koncie. Jeśli chcesz szybko oszacować koszt, skorzystasz z kalkulatora opłat dostępnego w panelu.

Kiedy dostajesz fakturę

Allegro wystawia zbiorczą fakturę VAT za cały miesiąc i udostępnia ją w panelu rozliczeń zazwyczaj do 15. dnia następnego miesiąca. To właśnie ta faktura jest Twoim podstawowym dowodem kosztowym. W KPiR koszt ujmujesz na dzień wystawienia tej faktury, a nie w dniu pojedynczej sprzedaży.

Jak ją zaksięgować – prosty schemat krok po kroku

Najpierw pobierz fakturę z panelu i sprawdź dane firmy, okres oraz kwoty. Następnie wprowadź dokument do KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”, opisując go krótko jako prowizję Allegro za dany miesiąc. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, odliczasz VAT z tej krajowej faktury według zasad ogólnych. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, ujmujesz wydatek tylko w kosztach – po Twojej stronie nie ma tu dodatkowych obowiązków VAT, bo to transakcja krajowa. Płatność rozliczasz tak, jak regulujesz saldo wobec Allegro, ale z perspektywy księgowości kluczowa jest faktura zbiorcza, a nie pojedyncze potrącenia. Standardowo mówimy o Allegro.pl jako polskim podatniku VAT, więc nie występuje tu import usług. Gdyby w szczególnym modelu cross-border fakturę wystawił podmiot zagraniczny z grupy, wtedy rozliczasz to tak, jak import usług (analogicznie do Amazona), ale w typowej sprzedaży na Allegro.pl masz zwykłą krajową fakturę.

OLX – kiedy faktycznie płacisz prowizję

Standardowo brak prowizji, wyjątek: „Zapłać, jeśli sprzedasz”

Na OLX większość ogłoszeń jest darmowa i nie generuje żadnych prowizji. To oznacza, że dopóki po prostu dodajesz ogłoszenia i umawiasz się bezpośrednio z kupującym, nie dostaniesz faktury i nie masz czego księgować. Prowizja pojawia się dopiero wtedy, gdy skorzystasz z usługi „Zapłać, jeśli sprzedasz”. OLX staje się wtedy pośrednikiem w płatności i nalicza opłatę dopiero po dokonaniu transakcji. Wysokość prowizji różni się w zależności od kategorii – w elektronice najczęściej wynosi od kilku do kilkunastu procent wartości sprzedaży.

W jakich sytuacjach trzeba księgować

Obowiązek pojawia się wyłącznie wtedy, gdy OLX pobierze prowizję i wystawi fakturę. Dopiero wtedy dokument wchodzi do Twojej księgowości JDG. W KPiR ujmujesz koszt na dzień wystawienia faktury, a nie w dniu samej sprzedaży. To ważne, bo wielu początkujących przedsiębiorców ma tendencję do mylenia momentu zaksięgowania – zawsze patrzysz na datę dokumentu księgowego.

Jak wygląda faktura i co z nią zrobić

OLX wystawia fakturę VAT jako polski podmiot, a dokument jest dostępny w Twoim panelu. Na fakturze znajdziesz dane swojej firmy, opis np. „prowizja za pośrednictwo w płatności OLX” oraz kwotę netto i VAT.

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, odliczasz VAT z tej faktury według zasad ogólnych. Jeżeli działasz na zwolnieniu z VAT, faktura trafia do kosztów, ale VAT-u nie rozliczasz – nie ma tu importu usług ani obowiązku VAT-9M.

W praktyce wrzucasz taką fakturę do KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” jako usługę obcą. Warto opisać ją wprost, np. „Prowizja OLX – Zapłać, jeśli sprzedasz, [miesiąc/rok]”. Dzięki temu w razie kontroli masz jasne uzasadnienie, że to koszt związany z Twoją sprzedażą.

Co jeszcze oprócz prowizji

Pamiętaj, że OLX pobiera też opłaty za dodatkowe usługi, takie jak wyróżnienia czy promowanie ogłoszeń. Każdą taką opłatę dokumentuje fakturą VAT i każdą księgujesz w ten sam sposób – w kolumnie 13 KPiR jako koszt usług obcych. To też wydatki obniżające Twój JDG podatek dochodowy i ważne elementy w Twojej księgowości jednoosobowej firmy.

Kaufland – podobne do Allegro

Krótko o modelu prowizyjnym

Sprzedaż na Kaufland.pl wygląda bardzo podobnie jak na Allegro. Za dostęp do platformy i możliwość dotarcia do klientów płacisz prowizję, której wysokość zależy od kategorii sprzedawanego produktu. System nalicza ją automatycznie w momencie sprzedaży i podsumowuje w fakturze.

Ważne jest jednak rozróżnienie między rynkiem polskim a międzynarodowym. Jeśli sprzedajesz tylko na Kaufland.pl, fakturę wystawia Kaufland Polska Marktplatz sp. z o.o. z polskim NIP-em. To oznacza zwykłą krajową fakturę VAT. Natomiast w przypadku sprzedaży w modelu cross-border, np. w Niemczech czy Czechach, dokumenty wystawia podmiot zagraniczny (najczęściej Kaufland e-commerce International GmbH w Niemczech). Wtedy mówimy już o imporcie usług i rozliczenie wygląda inaczej. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić nagłówek faktury i dane wystawcy.

Zasada księgowania identyczna jak w Allegro

Jeśli masz fakturę od polskiego Kaufland.pl, rozliczasz ją dokładnie tak samo jak dokument z Allegro. Wprowadzasz ją do KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” jako usługę obcą. Czynny podatnik VAT odlicza VAT na zasadach ogólnych, a podatnik zwolniony po prostu księguje koszt bez dodatkowych obowiązków.

Jeżeli fakturę wystawia spółka zagraniczna (np. przy sprzedaży w Niemczech czy Czechach), wchodzisz w procedurę importu usług. Dla czynnego VAT-owca oznacza to wykazanie VAT należnego i naliczonego w deklaracji, co zwykle neutralizuje się finansowo. Natomiast przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT musi złożyć deklarację VAT-9M i zapłacić podatek, bez prawa do odliczenia. To nie jest opcjonalne – to formalny obowiązek wynikający z przepisów.

W obu przypadkach fakturę księgujesz w KPiR w tej samej kolumnie 13 jako koszt usług obcych. Koszt ujmujesz zawsze w dacie wystawienia faktury, a nie w dniu sprzedaży. Dzięki temu Twoja księgowość JDG pozostaje spójna, a rozliczenie z urzędem podatkowym jest zgodne z przepisami.

Amazon – najwięcej pułapek

Jakie są prowizje i opłaty (sprzedaż, plan, FBA)

Amazon pobiera opłaty na kilku poziomach. Najbardziej oczywista to prowizja od sprzedaży – zwykle mieści się w granicach od 8 do 15 procent w zależności od kategorii produktu. Do tego dochodzi koszt planu sprzedaży. Jeśli wybierzesz plan indywidualny, płacisz opłatę za każdą transakcję. Jeśli plan profesjonalny, co miesiąc ponosisz stały abonament, ale zyskujesz dodatkowe narzędzia, np. raporty czy integracje.

Kolejna grupa kosztów to logistyka w modelu FBA (Fulfilment by Amazon). W jej ramach Amazon przechowuje Twoje towary w swoich magazynach i obsługuje całą logistykę: pakowanie, wysyłkę, obsługę zwrotów. To duże ułatwienie dla sprzedawcy, ale generuje dodatkowe wydatki – zarówno opłaty za magazynowanie, jak i prowizje od każdej wysyłki.

Na koniec trzeba wspomnieć o mniejszych, ale często spotykanych kosztach, takich jak reklamy w Amazon Ads, opłaty za zwroty czy dodatkowe usługi techniczne. Wszystkie te wydatki potwierdzane są fakturami i wszystkie trzeba ująć w księgowości jednoosobowej firmy.

Faktury zagraniczne – na co uważać

W przeciwieństwie do Allegro czy OLX, faktury z Amazona bardzo często pochodzą od spółek zarejestrowanych za granicą. Najczęściej jest to Amazon EU S.à r.l. z Luksemburga, ale faktury za reklamy mogą przychodzić np. z Wielkiej Brytanii, a inne opłaty z Niemiec.

To oznacza, że masz do czynienia z importem usług. W praktyce wygląda to tak: na fakturze nie ma polskiego VAT, więc to Ty – jako nabywca w Polsce – musisz rozliczyć podatek w kraju.

Co to znaczy „odwrotne obciążenie VAT” w prostym języku

Potocznie używa się określenia „odwrotne obciążenie”, ale poprawna nazwa to właśnie import usług. Różnica w stosunku do krajowej faktury jest taka, że Amazon wystawia Ci dokument netto, a urząd skarbowy oczekuje, że to Ty samodzielnie doliczysz i rozliczysz VAT w Polsce.

Można powiedzieć, że urząd „odwraca” odpowiedzialność: zagraniczny sprzedawca nie dolicza podatku, więc obowiązek spada na Ciebie.

Co robi przedsiębiorca, który jest VAT-owcem, a co ten zwolniony z VAT

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, każdą fakturę z Amazona wprowadzasz do KPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Jednocześnie w deklaracji JPK_V7 (VAT-7 lub VAT-7K) pokazujesz VAT należny i VAT naliczony. W efekcie rozliczenie zwykle jest neutralne – nic nie dopłacasz, ale masz obowiązek ujęcia tej operacji w rejestrach VAT.

Jeśli natomiast jesteś zwolniony z VAT, sytuacja wygląda inaczej. Fakturę ujmujesz w kosztach, ale nie możesz poprzestać na samym zaksięgowaniu. Musisz złożyć deklarację VAT-9M i zapłacić VAT należny w Polsce. Nie masz prawa do odliczenia, więc VAT staje się dla Ciebie realnym wydatkiem. W praktyce oznacza to, że prowizja z Amazona powiększa się o 23 procent, które musisz odprowadzić do urzędu skarbowego.

To obowiązek wynikający z przepisów – wielu przedsiębiorców o nim zapomina, co kończy się problemami podczas kontroli. Zwolnienie z VAT w Polsce nie zwalnia z rozliczania importu usług.

Krótki przykład – faktura 100 € prowizji

Załóżmy, że Amazon wystawił Ci fakturę na 100 euro prowizji. Kurs euro w dniu poprzedzającym wystawienie faktury wynosi 4,50 zł. Oznacza to, że podstawa opodatkowania w złotówkach to 450 zł.

Jeżeli jesteś czynnym VAT-owcem:
– w KPiR wpisujesz koszt 450 zł w kolumnie 13,
– w JPK_V7 wykazujesz VAT należny 23% (103,50 zł) i równocześnie naliczony VAT 103,50 zł,
– w efekcie rozliczenie VAT wychodzi neutralnie, nic nie dopłacasz.

Jeżeli jesteś zwolniony z VAT:
– w KPiR również wpisujesz koszt 450 zł w kolumnie 13,
– dodatkowo składasz VAT-9M i płacisz 23% VAT od importu usług, czyli 103,50 zł do urzędu,
– ta kwota jest dla Ciebie realnym obciążeniem, bo nie masz prawa do odliczenia.

Podsumowanie części o Amazonie

Amazon to ogromna szansa sprzedażowa, ale jednocześnie źródło największych pułapek podatkowych. Najważniejsze zasady to: zawsze sprawdzaj, jaki podmiot wystawił fakturę, pamiętaj o imporcie usług i rozliczaj VAT zgodnie ze swoim statusem.

Dla VAT-owca sprowadza się to do wpisania faktury w koszty i poprawnego ujęcia w JPK_V7. Dla zwolnionego oznacza dodatkowy obowiązek – złożenie VAT-9M i zapłatę podatku. W obu przypadkach fakturę księgujesz w KPiR w kolumnie 13 jako usługę obcą.

To szczególnie ważne, bo w praktyce wielu początkujących sprzedawców Amazona nie rozlicza VAT-9M, myśląc, że „zwolnienie z VAT” ich chroni. Niestety, urząd skarbowy szybko wyłapuje takie błędy. Dlatego, jeśli chcesz, aby Twoja księgowość JDG była w porządku, nie ignoruj faktur z Amazona i od początku traktuj je tak, jak wymagają przepisy.

Ukryte koszty, o których łatwo zapomnieć

Sprzedaż internetowa to nie tylko prowizje od transakcji. W tle działa cała sieć dodatkowych usług, które obciążają Twój wynik finansowy i powinny znaleźć się w księgowości jednoosobowej firmy. To właśnie one najczęściej są pomijane przez początkujących przedsiębiorców, a w praktyce mają realny wpływ na wysokość JDG podatku dochodowego.

Allegro Ads i wyróżnienia na OLX

Reklamy i promowanie ofert to standardowe narzędzia zwiększania sprzedaży. Allegro Ads pozwala podbić widoczność Twoich produktów w wynikach wyszukiwania, a OLX oferuje płatne wyróżnienia i promowania ogłoszeń. Za każdą z tych usług otrzymujesz krajową fakturę VAT wystawioną przez polski podmiot. Jeśli jesteś czynnym VAT-owcem, możesz odliczyć VAT w JPK_V7. Jeśli działasz na zwolnieniu, po prostu księgujesz kwotę brutto jako koszt. W obu przypadkach faktura trafia do KPiR, kolumna 13 „Pozostałe wydatki” jako usługi obce.

Prowizje płatnicze – PayU, Przelewy24 i inne systemy

Operatorzy płatności również pobierają prowizje za obsługę transakcji. Najczęściej wystawiają na koniec miesiąca zbiorczą fakturę VAT. Tutaj zasada księgowania jest identyczna – koszt w kolumnie 13 KPiR, VAT odliczasz tylko jeśli jesteś podatnikiem VAT.
Trzeba jednak zwrócić uwagę na szczegół: nie każdy operator ma siedzibę w Polsce. Jeśli korzystasz z PayU czy Przelewy24 – faktura jest krajowa. Ale jeśli używasz np. Stripe’a czy PayPala, dokument może pochodzić od zagranicznego podmiotu. Wtedy masz do czynienia z importem usług i musisz rozliczyć VAT w Polsce – dla VAT-owca neutralnie, dla zwolnionego obowiązek VAT-9M i podatek do zapłaty.

Koszty logistyki – Amazon FBA i magazynowanie

Jeśli korzystasz z programu FBA, Amazon wystawia faktury za magazynowanie, pakowanie i wysyłkę zamówień. Do lipca 2024 roku takie faktury zwykle pochodziły z Luksemburga i były traktowane jako import usług. Jednak od 1 sierpnia 2024 r. Amazon EU S.à r.l. rozlicza te opłaty w Polsce poprzez oddział zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Dla polskich przedsiębiorców oznacza to, że obecnie za prowizje, plan sprzedaży i FBA dostajesz krajową fakturę z polskim VAT 23%.

W praktyce wygląda to tak:

• jeśli jesteś VAT-owcem – odliczasz VAT w JPK_V7, koszt ujmujesz w kolumnie 13 KPiR,
• jeśli jesteś zwolniony z VAT – płacisz kwotę brutto i księgujesz ją w kosztach, bez obowiązku składania VAT-9M.

Import usług nadal może wystąpić przy niektórych dodatkowych usługach (np. Amazon Ads, gdzie faktury wystawia zagraniczny podmiot). Wtedy zasady są takie same jak wcześniej – VAT-owiec rozlicza należny i naliczony VAT w JPK_V7, a zwolniony musi złożyć VAT-9M i zapłacić podatek.

Jak je księgować – wspólna zasada

Niezależnie od tego, czy chodzi o reklamy, prowizje płatnicze czy koszty FBA, wszystkie te wydatki księgujesz jako usługi obce w kolumnie 13 KPiR. Zawsze patrzysz na datę wystawienia faktury – to jest dzień, w którym ujmujesz koszt. Przy imporcie usług przeliczasz kwoty na złotówki po kursie NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (zwykle dzień wystawienia faktury).

Jeśli o tym pamiętasz, Twoja księgowość JDG będzie kompletna, a Ty nie stracisz prawa do kosztów ani nie narazisz się na kłopoty podatkowe. Właśnie w tych „ukrytych kosztach” kryje się sporo pieniędzy, które mogą obniżyć Twój podatek – pod warunkiem, że masz je dobrze udokumentowane.

Podsumowanie – prosta checklista dla przedsiębiorcy

Każda prowizja = koszt. W KPiR trafia do kolumny 13 „Pozostałe wydatki” jako usługi obce. To obniża Twój podatek dochodowy.

Faktury z Polski – księgujesz normalnie. Allegro, OLX, Kaufland.pl i – od 1.08.2024 – także opłaty Amazon za sprzedaż, plan i FBA są fakturowane lokalnie z polskim VAT 23%. Czynny VAT odlicza w JPK_V7, zwolniony księguje kwotę brutto w kosztach. Tu nie ma importu usług.

Faktury zagraniczne – import usług tylko wtedy, gdy wystawcą jest podmiot z UE/poza UE. W praktyce dotyczy to m.in. Amazon Ads oraz niektórych usług dodatkowych Amazona, jeśli fakturuje zagraniczna spółka, a także operatorów płatności typu Stripe czy PayPal. Czynny VAT wykazuje VAT należny i naliczony w JPK_V7. Zwolniony z VAT składa VAT-9M i płaci VAT (bez prawa do odliczenia).

Operatorzy płatności – sprawdzaj wystawcę. PayU i Przelewy24 zwykle wystawiają krajowe faktury (odliczenie dla czynnych VAT). Stripe i PayPal najczęściej rozliczysz jako import usług. Zawsze patrz na NIP i kraj na fakturze.

Technikalia VAT przy imporcie usług. VAT liczysz w PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Obowiązek co do zasady powstaje z chwilą wykonania usługi, najczęściej w dacie wystawienia faktury przez zagranicznego dostawcę.

Dodatkowe opłaty – traktuj jak prowizje. Allegro Ads, wyróżnienia OLX, reklamy Amazon Ads, prowizje płatnicze i koszty logistyki księgujesz identycznie jako usługi obce w kolumnie 13 KPiR (krajowo lub jako import – zależnie od wystawcy).

Zbieraj faktury i trzymaj porządek. Brak dokumentu to brak kosztu. Systematycznie pobieraj faktury z paneli platform, opisuj je jasno (np. „prowizja za pośrednictwo płatności”, „FBA – magazynowanie”), a Twoja księgowość e-commerce będzie kompletna i realnie zmniejszy podatek.