Jak przygotować się do końcoworocznego rozliczenia podatkowego w e-commerce
Spis treści
Dla osób prowadzących sprzedaż w internecie rozliczenie podatków może wydawać się szczególnie skomplikowane. Allegro, Amazon czy Kaufland naliczają prowizje, wystawiają faktury i raporty, a do tego dochodzą koszty reklamy, wysyłki i zakupu towarów. Łatwo się w tym pogubić, zwłaszcza jeśli prowadzisz działalność samodzielnie i dopiero oswajasz się z takimi pojęciami jak VAT w JDG czy kwota wolna od podatku. Na szczęście uporządkowanie dokumentów i przygotowanie się do końcoworocznego rozliczenia nie musi być stresujące.
Dlaczego warto zrobić to dokładnie i na czas? Przede wszystkim zyskujesz spokój – nie czekasz do ostatniej chwili i nie szukasz w panice zagubionych faktur. Po drugie, unikasz problemów z urzędem skarbowym, bo każde zaniedbanie, nawet drobne, może skończyć się wezwaniem, karą albo koniecznością składania korekt. Po trzecie, dobrze przygotowane rozliczenie daje ci jasny obraz twojego biznesu. Widzisz, ile faktycznie zarobiłeś, jakie koszty poniosłeś i na czym możesz oszczędzić w przyszłym roku. To czysta, praktyczna wiedza, która przyda się nie tylko w kontaktach z księgową, ale też w planowaniu dalszego rozwoju.
W tym poradniku pokażę ci, jak krok po kroku przygotować się do zamknięcia roku w e-commerce. Nie będzie trudnych słów ani fachowej terminologii. Skupimy się wyłącznie na prostych i przydatnych informacjach, które możesz od razu zastosować w swojej działalności. Dowiesz się, jakie dokumenty zebrać, jak uporządkować dane z platform sprzedażowych, czym różni się rozliczanie podatku dochodowego w JDG od ryczałtu oraz jak działa VAT w jednoosobowej firmie. Dzięki temu unikniesz chaosu, zaoszczędzisz czas i sprawisz, że księgowość w twojej działalności gospodarczej przestanie być źródłem niepotrzebnego stresu.
Co musisz przygotować przed rozliczeniem
Zanim zaczniesz zamykać rok, zbierz w jednym miejscu wszystko, co pokazuje twoją sprzedaż i koszty. To nie musi być skomplikowane. Wystarczy prosty folder w chmurze z podfolderami na sprzedaż, koszty, zwroty i waluty. Dzięki temu księgowość JDG będzie później szybka i bezbolesna.
Sprzedaż i faktury
Podstawą są dane z platform, na których sprzedajesz. Allegro udostępnia rozliczenia i faktury w panelu, Amazon ma raporty płatności i zestawienia wpływów, a Kaufland pozwala pobrać listę zamówień oraz rozliczenia. Te pliki pokazują, ile sprzedałeś i jakie prowizje pobrała platforma. Pamiętaj, że dostępność raportów bywa ograniczona w czasie, więc pobieraj je regularnie i archiwizuj. Oprócz tego trzymaj kopie faktur, które wystawiłeś klientom, także tym firmowym. To właśnie na tych dokumentach opiera się księgowość jednoosobowej firmy i rozliczenie JDG podatek dochodowy.
Koszty działalności
Koszty możesz odliczyć tylko wtedy, gdy masz potwierdzenie. W praktyce to faktury za zakup towarów, opłaty kurierskie, materiały do pakowania, prowizje platform, reklamy w Google, Meta i Allegro Ads. Zachowuj wszystkie dokumenty na firmę. Gdy typowej faktury nie ma, prawo dopuszcza inne dowody, na przykład dowody wewnętrzne oparte na raportach z platform lub operatorów płatności, takich jak Amazon czy PayPal. Najważniejsze jest, żeby dało się jasno powiązać wydatek z twoją sprzedażą i żeby dokument miał kluczowe dane: kto, co, kiedy i za ile.
Zwroty i reklamacje
Zwroty obniżają twój przychód, ale tylko wtedy, gdy masz je poprawnie ujęte w papierach. Przy sprzedaży dla firm wystawiasz fakturę korygującą. Przy sprzedaży dla konsumentów trzymasz prostą ewidencję zwrotów do paragonów oraz dokumenty potwierdzające przelew środków i przyjęcie towaru. Dzięki temu rozliczysz niższy przychód i właściwie skorygujesz VAT w JDG. Sam wpis w systemie sprzedażowym nie wystarczy, bo księgowość potrzebuje oficjalnego śladu.
Waluty obce
Jeśli zarabiasz w euro czy innej walucie, wszystko i tak trafia do rozliczeń w złotówkach. Przeliczasz według kursów NBP, ale data kursu zależy od podatku. Dla podatku dochodowego stosujesz kurs z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu, a w VAT bierzesz kurs z dnia powstania obowiązku podatkowego lub z dnia wystawienia faktury, jeśli to wcześniej. Najprościej pokazać to na przykładzie. Sprzedaż na Amazon DE z 10 stycznia liczysz do podatku dochodowego po kursie z 9 stycznia. VAT rozliczasz po kursie z dnia wystawienia faktury albo z dnia powstania obowiązku VAT, jeśli faktury nie było w terminie. Dobrą praktyką jest prosta tabela w arkuszu: data sprzedaży, waluta, kwota, kurs, kwota w PLN, a obok pole na datę i kurs do VAT. Taki plik bardzo ułatwia księgowość działalność gospodarcza i ogranicza ryzyko pomyłek.
Na koniec krótka uwaga dla sprzedających poza UE lub na rynki z własnymi zasadami. W niektórych krajach platforma może przejmować rozliczenie VAT. Ty skupiasz się na Polsce i własnym JDG VAT, ale jeśli zaczynasz wysyłki na nietypowe rynki, sprawdź lokalne reguły w materiałach danej platformy. Lepiej wiedzieć to wcześniej niż korygować rozliczenia po fakcie.
Jeśli te cztery obszary masz ogarnięte, reszta idzie z górki. Masz pełny obraz przychodów, kosztów, zwrotów i kursów walut. To baza, na której bez stresu zbudujesz całe rozliczenie, a księgowość e-commerce stanie się po prostu rutyną.
Różne platformy, różne zasady
Sprzedając w internecie, szybko zauważysz, że każda platforma ma swoje własne zasady dotyczące rozliczeń. Allegro, Amazon i Kaufland różnią się nie tylko sposobem działania, ale też tym, jakie dokumenty dostajesz i jak je trzeba wykorzystać w księgowości jednoosobowej firmy. Warto znać te różnice, bo od nich zależy poprawność twoich rozliczeń i brak problemów z urzędem skarbowym.
Allegro
Na Allegro wszystkie kluczowe dokumenty znajdziesz w zakładce „Rozliczenia”. Co miesiąc pojawiają się tam faktury VAT za prowizje, opłaty serwisowe, reklamy w Allegro Ads czy usługi logistyczne (np. Allegro Fulfillment). Te faktury to twoje koszty – obniżają JDG podatek dochodowy i mają wpływ na rozliczenie VAT w JDG.
Pamiętaj, że dane widoczne w panelu są tylko informacyjne. W księgowości liczy się zawsze to, co jest na fakturze, a nie to, co pokazuje panel. Co ważne, nie wszystkie opłaty mają tę samą stawkę VAT. Reklamy mogą być inaczej opodatkowane niż opłaty serwisowe, a w polskim systemie oprócz najczęściej spotykanych stawek 23%, 8% i 5% występuje także 0% oraz zwolnienia. Dlatego nigdy nie przenoś stawek „na oko” – zawsze sprawdzaj fakturę.
Kolejna rzecz to terminowość. Faktury i dokumenty rozliczeniowe są dostępne w systemie przez ograniczony czas, więc pobieraj je regularnie i archiwizuj w swoim folderze na dokumenty.
Amazon
Amazon to platforma o dużo szerszym zasięgu i bardziej skomplikowanych zasadach. Raporty finansowe znajdziesz w sekcji „Payments” na swoim koncie. To tam zobaczysz wpływy ze sprzedaży, prowizje Amazona oraz koszty programu FBA, jeśli z niego korzystasz.
Amazon wystawia też faktury za swoje usługi – zwykle w euro, a czasem w innych walutach. W Polsce musisz je rozliczać w złotówkach, więc potrzebne jest przeliczenie po kursie NBP. W przypadku podatku dochodowego stosujesz kurs z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu lub kosztu, a w VAT kurs z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego (albo kurs z faktury, jeśli jest wcześniejsza). Dobrą praktyką jest prowadzenie prostej tabeli kursowej w Excelu, żeby łatwo kontrolować, jaką kwotę rozliczyć.
I tu ważny punkt, o którym początkujący przedsiębiorcy często zapominają: faktury od Amazona (np. Amazon Services Europe z Luksemburga czy Amazon z USA) to tzw. import usług. W praktyce oznacza to, że musisz naliczyć VAT należny w Polsce według mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge). Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz jednocześnie ten VAT odliczyć. Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, VAT należny musisz zapłacić, ale nie masz prawa do odliczenia – i to potrafi zaskoczyć wiele osób prowadzących księgowość JDG.
Sprzedaż zagraniczna B2C przez Amazon to kolejne wyzwanie. W całej Unii Europejskiej obowiązuje limit 10 000 euro rocznie, liczony łącznie dla wszystkich krajów UE, dla wszystkich dostaw towarów i usług elektronicznych (tzw. WSTO + TBE). Jeśli go przekroczysz, musisz rozliczać VAT według stawek kraju konsumenta. Żeby nie rejestrować się w każdym państwie oddzielnie, możesz skorzystać z procedury OSS i rozliczać zagraniczny VAT w Polsce.
Kaufland Global Marketplace
Kaufland Global Marketplace to platforma obecna od niedawna w Polsce i w innych krajach UE, która daje sprzedawcom dostęp do dwóch głównych zestawień: „Twoje księgowania” (czyli obroty i opłaty) oraz „Twoje sprzedaże” (lista zamówień w pliku CSV). To podstawowe źródła do sprawdzania przychodów i prowizji.
Kaufland wystawia także faktury za swoje opłaty i usługi. W zależności od rynku mogą być one w złotówkach albo w euro. Jeśli faktura pochodzi od zagranicznej spółki (np. niemieckiego Kauflandu), jest traktowana jak import usług, więc tak samo jak w przypadku Amazona musisz wykazać VAT należny w Polsce w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia.
Sprzedając przez Kaufland do klientów w innych krajach Unii, obowiązują cię te same zasady WSTO i limitu 10 000 euro co na Amazonie. Po jego przekroczeniu musisz rozliczać VAT według stawek kraju konsumenta i możesz korzystać z procedury OSS.
Każda platforma ma swój system i własne raporty, ale jedno jest wspólne – liczy się regularność i dokładność. Jeśli pobierasz faktury i raporty na bieżąco, sprawdzasz stawki VAT na dokumentach i pamiętasz o imporcie usług, twoja księgowość e-commerce będzie poukładana, a zamknięcie roku bezproblemowe.
Jakie masz obowiązki podatkowe jako JDG
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to wolność, ale też odpowiedzialność. Oprócz codziennej sprzedaży i obsługi klientów musisz pamiętać o tym, że fiskus ma swoje terminy i zasady. Na szczęście, jeśli od początku będziesz wiedzieć, jak to działa, księgowość działalności gospodarczej przestanie być straszna i stanie się po prostu kolejnym elementem Twojego biznesu online.
Forma opodatkowania
Na początku wybierasz, jak będziesz płacić JDG podatek dochodowy. To decyzja, która wpływa na całą Twoją księgowość, więc warto rozumieć różnice.
Najbardziej klasyczna jest skala podatkowa. Podatek liczysz według dwóch progów: 12% do kwoty 120 tys. zł dochodu w roku i 32% powyżej tego limitu. To właśnie tutaj działa kwota wolna od podatku – 30 tys. zł, czyli do tej wartości nie zapłacisz podatku. Ale uwaga: kwota wolna obowiązuje wyłącznie na skali. Jeśli wybierzesz liniowy albo ryczałt, już z niej nie skorzystasz. Skala ma też inne plusy: możesz korzystać z ulg, np. na dzieci czy internet, oraz rozliczać się wspólnie z małżonkiem. To forma dobra na start, gdy dochody są niższe i chcesz mieć większą elastyczność.
Podatek liniowy oznacza stałe 19% od dochodu, bez względu na jego wysokość. Tu nie ma ulg ani kwoty wolnej. Ta opcja zaczyna się opłacać, kiedy rośniesz i wpadłbyś w 32% na skali – wtedy liniowy jest korzystniejszy. To często wybór sprzedawców e-commerce, którzy przekraczają 120 tys. zł dochodu rocznie i wolą mieć pewność, że zapłacą zawsze 19%.
Ryczałt od przychodów działa jeszcze inaczej. Nie liczysz kosztów, tylko płacisz podatek od przychodów. W e-commerce stawki to zazwyczaj 3% (handel) lub 8,5% (inne usługi). Na pierwszy rzut oka wygląda to bardzo prosto, ale problem w tym, że nie możesz odliczać kosztów. A w handlu internetowym koszty są duże: zakup towarów, reklamy, prowizje platform czy kurierzy. Dlatego ryczałt rzadko się opłaca, choć zdarzają się wyjątki (np. ktoś sprzedaje własne produkty cyfrowe i nie ma prawie żadnych kosztów).
PIT w ciągu roku
Niezależnie od formy opodatkowania musisz pamiętać o zaliczkach na JDG podatek dochodowy. Jeśli jesteś na skali albo liniowym, prowadzisz KPiR (Księgę Przychodów i Rozchodów), a na ryczałcie ewidencję przychodów. To z tych ewidencji księgowa (albo Ty w programie online) policzy zaliczki.
Zaliczki wpłacasz standardowo co miesiąc – do 20. dnia następnego miesiąca. Dochód za styczeń rozliczasz i płacisz podatek do 20 lutego. Możesz też korzystać z opcji kwartalnej – wpłacasz wtedy zaliczki cztery razy w roku. Od 2023 r. nie tylko mali podatnicy, ale też osoby rozpoczynające działalność mogą rozliczać się kwartalnie przez pierwsze dwa lata. To duże ułatwienie, szczególnie na starcie, kiedy chcesz mieć więcej oddechu finansowego.
Warto wiedzieć, że kwartalne zaliczki nie są dla wszystkich. Żeby z nich korzystać, trzeba spełnić warunek „małego podatnika” – czyli roczne przychody nie mogą przekraczać równowartości 2 mln euro. Jeśli Twój biznes mocno urośnie, to ograniczenie może Cię dotyczyć, choć dla większości początkujących JDG ten limit jest odległy.
VAT
W Polsce przedsiębiorca ma wybór – na początku może korzystać ze zwolnienia z VAT, o ile jego roczny obrót nie przekroczy 200 tys. zł. To duże ułatwienie, bo nie trzeba składać deklaracji ani wysyłać pliku JPK_V7. Ale sprzedaż w e-commerce często rośnie szybko i limit potrafi pęknąć w ciągu kilku miesięcy. Wtedy musisz się zarejestrować jako czynny podatnik VAT.
Bycie VAT-owcem oznacza obowiązek składania JPK_V7 – co miesiąc albo, w niektórych przypadkach, kwartalnie. Ale uwaga: kwartalny VAT dostępny jest tylko dla małych podatników i dopiero po minimum roku prowadzenia działalności. W praktyce większość e-commerce rozlicza VAT miesięcznie. Plusem bycia na VAT jest to, że możesz odliczać podatek z faktur kosztowych – np. za reklamy, prowizje Allegro czy Amazon, czy zakupy towarów. To daje realne oszczędności, bo część podatku wraca na Twoje konto.
Sprzedając za granicę, musisz znać zasady WSTO. Limit to 10 000 euro rocznie (ok. 42 tys. zł) łącznie dla całej UE i dotyczy sprzedaży B2C oraz usług elektronicznych. Jeśli go przekroczysz, VAT liczysz według stawek kraju klienta. Żeby nie rejestrować się w każdym kraju osobno, możesz skorzystać z OSS. To system, w którym składasz jedną deklarację kwartalną w Polsce i rozliczasz w niej zagraniczny VAT. Ale pamiętaj – OSS dotyczy tylko sprzedaży wysyłkowej. Jeśli korzystasz z magazynów zagranicznych (np. Amazon FBA w Niemczech), lokalna rejestracja VAT i tak jest obowiązkowa.
Roczne deklaracje i terminy
Na koniec roku musisz złożyć zeznanie roczne. Formularz zależy od tego, jaką formę opodatkowania wybrałeś. Na skali to PIT-36, na podatku liniowym PIT-36L, a na ryczałcie PIT-28. Wszystkie musisz złożyć do 30 kwietnia następnego roku.
Od kilku lat działa też Twój e-PIT, który wstępnie przygotowuje zeznania (PIT-28, PIT-36, PIT-37). Ale uwaga – system nie pobiera danych z Twojej KPiR czy ewidencji przychodów. To Ty musisz je wpisać albo przekazać księgowej. Usługa bardziej ułatwia samą wysyłkę i dostęp do formularza niż realnie „robi robotę za Ciebie”.
Poza tym są bieżące terminy, które trzeba znać. Zaliczki na PIT wpłacasz do 20. dnia miesiąca, VAT do 25. dnia miesiąca, a składki ZUS także do 20. dnia miesiąca. Spóźnienia to nie tylko odsetki, ale i ryzyko problemów przy kontroli.
Warto też pamiętać, że przy sprzedaży poza UE zasady są inne. Od 2025 r. w Szwajcarii to platformy (np. Amazon, eBay) będą rozliczać VAT w imieniu sprzedawców – otrzymasz więc wypłatę już netto. Z kolei w Wielkiej Brytanii po Brexicie trzeba zarejestrować się w HMRC, rozliczać VAT lokalnie i korzystać z systemu Making Tax Digital – czyli brytyjskiego odpowiednika naszego JPK, gdzie deklaracje VAT wysyła się wyłącznie elektronicznie, przez zatwierdzony program.
Organizacja i współpraca z księgową
Dobrze poukładana księgowość JDG to nie tylko wygoda, ale też tarcza chroniąca Cię przed nerwami i karami. Prowadząc e-commerce, generujesz sporo dokumentów – faktury sprzedaży i kosztowe, raporty z platform, potwierdzenia przelewów, czasem dokumenty w walutach obcych. Jeśli nie masz nad tym kontroli, koniec roku zamienia się w wyścig z czasem. Jeśli jednak od początku wdrożysz prosty system organizacji i będziesz współpracować z księgową regularnie, rozliczenia staną się formalnością.
Jak przechowywać dokumenty
Dokumenty możesz trzymać w wersji papierowej, ale coraz więcej osób wybiera wersję elektroniczną. I to jest w pełni wystarczające – urząd skarbowy akceptuje faktury i inne dokumenty w formie cyfrowej, pod warunkiem że są czytelne i kompletne. Najprościej stworzyć w chmurze (np. Google Drive, Dropbox, OneDrive) foldery podzielone na miesiące i rodzaje dokumentów. Dzięki temu w kilka sekund znajdziesz potrzebny plik, a w razie kontroli nie będziesz panikować.
Pamiętaj, że obowiązek archiwizacji dokumentów trwa 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. To oznacza, że dokumenty z 2024 roku musisz przechowywać do końca 2030. Warto więc zadbać, żeby folder w chmurze albo dysk zewnętrzny były dobrze zabezpieczone.
Co przesyłać księgowej i jak często
Twoja księgowa nie musi widzieć każdej wiadomości z Allegro, ale potrzebuje pełnych danych finansowych. Powinieneś przekazywać jej faktury sprzedaży, faktury kosztowe (np. za towar, reklamy, opłaty za kuriera i prowizje platform), raporty rozliczeniowe z Allegro, Amazona i Kauflandu oraz wyciągi bankowe z Twojego konta firmowego. Te ostatnie są szczególnie ważne, bo urząd skarbowy w razie kontroli często zaczyna właśnie od porównania przepływów na koncie z księgowością.
Standard w biurach rachunkowych to przekazywanie dokumentów co miesiąc, najczęściej do 10. dnia następnego miesiąca. Dzięki temu księgowa na bieżąco księguje sprzedaż i koszty, a Ty masz spokojną głowę. Wysyłanie dokumentów raz w kwartale też jest możliwe, ale zwiększa ryzyko, że coś zginie, a nagromadzone faktury będą trudniejsze do ogarnięcia.
Spis z natury (remanent)
Remanent, czyli spis z natury, to obowiązkowe podsumowanie stanu towarów na dzień 31 grudnia. Polega na policzeniu wszystkich niesprzedanych produktów i wycenieniu ich według cen zakupu. Masz 14 dni na przygotowanie takiego spisu po rozpoczęciu nowego roku. Dlaczego to takie ważne? Bo remanent bezpośrednio wpływa na wysokość podatku. Jeśli masz dużo towaru na stanie, zwiększa to koszty i obniża dochód, a więc i podatek. Jeśli towaru jest niewiele, efekt jest odwrotny.
Co istotne, spis z natury sporządzasz nie tylko na koniec roku. Prawo wymaga go także przy rozpoczęciu działalności, przy jej likwidacji, a także przy zmianie formy opodatkowania, dołączeniu wspólnika czy podziale firmy. To drobiazg, o którym łatwo zapomnieć, a brak remanentu może skutkować błędnym rozliczeniem.
Najłatwiej zrobić remanent, korzystając z systemu sprzedaży, który generuje listę stanów magazynowych. Potem trzeba ją tylko potwierdzić ręcznie i uzupełnić ceny zakupu. W razie kontroli urząd może poprosić o okazanie takiego dokumentu, więc warto przechowywać go razem z fakturami.
Dlaczego warto mieć systematyczny porządek
Różnica między chaosem a porządkiem w dokumentach jest kolosalna. Jeśli wszystko odkładasz na później, kończy się gorączkowym szukaniem faktur 29 kwietnia i ryzykiem, że zapłacisz wyższy podatek, bo czegoś nie zdążyłeś zaksięgować. Jeśli jednak co miesiąc segregujesz dokumenty, wysyłasz je do księgowej i robisz kopie w chmurze, zyskujesz spokój i pełną kontrolę.
Porządek to nie tylko mniej stresu. To także realne pieniądze. Dzięki systematycznej współpracy księgowa szybciej wyłapie błędy, przypomni Ci o terminach i upewni się, że wykorzystujesz wszystkie koszty, które możesz odliczyć. A od 2026 roku pojawi się dodatkowe ułatwienie – obowiązkowy system KSeF (Krajowy System e-Faktur). Faktury sprzedaży będą trafiały bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów i księgowa będzie miała do nich dostęp automatycznie. Ale pamiętaj, że faktury kosztowe (np. od Amazona, Allegro czy Google) nadal będziesz musiał jej przekazywać sam.
Systematyczna księgowość e-commerce to nie biurokracja dla samej biurokracji. To sposób, żebyś Ty mógł skupić się na sprzedaży, wiedząc, że podatki są pod kontrolą, a kontrola skarbowa nie spędza Ci snu z powiek.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
W e-commerce łatwo wpaść w pułapki księgowe, które na początku wydają się drobiazgami, a na koniec roku mogą kosztować Cię sporo pieniędzy i nerwów. Najlepszym sposobem, by tego uniknąć, jest znajomość typowych błędów i wyrobienie sobie nawyku reagowania na nie od razu, zamiast odkładać na później.
Zapominanie o pobraniu faktur z platform
Częsty błąd to poleganie wyłącznie na danych z paneli sprzedażowych. Widzisz w nich zestawienie prowizji czy kosztów reklam, ale to nie są dokumenty księgowe. Koszt rozliczysz tylko wtedy, gdy masz fakturę albo oficjalny raport. Platformy takie jak Amazon czy Allegro nie przechowują dokumentów bez końca – np. Amazon udostępnia historię płatności maksymalnie na 2 lata wstecz. Jeśli zapomnisz pobrać faktury w terminie, koszt przepada i zapłacisz wyższy podatek. Rozwiązanie? Raz w miesiącu pobieraj faktury i od razu wrzucaj je do swojego folderu w chmurze.
Księgowanie kwot z panelu zamiast z faktur
Drugi klasyk to wpisywanie do KPiR wartości z panelu zamiast z faktur. W panelu Allegro widzisz kwotę prowizji, ale ta wartość ma jedynie charakter informacyjny. Dopiero faktura pokazuje poprawną podstawę księgowania i właściwą stawkę VAT. Jeśli zaksięgujesz dane z panelu, z dużym prawdopodobieństwem Twoje rozliczenie będzie błędne. W praktyce może się okazać, że zawyżysz koszty albo zastosujesz niepoprawną stawkę VAT. Dlatego zasada jest prosta: do księgowości używaj tylko faktur i oficjalnych raportów.
Problemy z VAT i importem usług
VAT to obszar, na którym wielu sprzedawców e-commerce się potyka. Typowy przykład: reklamy w Google czy na Facebooku. Faktury wystawia spółka z Irlandii, czyli jest to tzw. import usług. Co to oznacza w praktyce? Jako przedsiębiorca musisz naliczyć VAT w Polsce (mechanizm odwrotnego obciążenia). Jeśli jesteś czynnym VAT-owcem, wykazujesz ten VAT jednocześnie jako należny i naliczony w JPK_V7, co w praktyce neutralizuje podatek. Jeśli jednak jesteś na zwolnieniu z VAT, nie masz prawa do odliczenia i VAT musisz zapłacić z własnej kieszeni.
Przykład: dostajesz fakturę z Google Ireland na 1000 zł netto. Musisz doliczyć 23% VAT, czyli 230 zł. Jako VAT-owiec wpisujesz to zarówno po stronie należnej, jak i naliczonej – efekt końcowy to zero. Ale jako zwolniony z VAT – musisz zapłacić te 230 zł do urzędu.
Druga kwestia to stawki VAT. Wiele osób zakłada, że wszystkie koszty z Allegro czy Kauflandu mają 23%. To błąd. Reklamy faktycznie są na 23%, ale prowizje mogą mieć inną stawkę albo być zwolnione. Dlatego zawsze patrz na fakturę, a nie zakładaj automatycznie, że wszystko ma tę samą stawkę.
Ignorowanie sprzedaży do UE i limitu 10 000 EUR
Kolejny błąd to bagatelizowanie sprzedaży zagranicznej. Limit 10 000 euro (ok. 42 tys. zł) obowiązuje dla wszystkich sprzedaży B2C do UE oraz usług elektronicznych łącznie – nie osobno dla każdego kraju. Jeśli go przekroczysz, musisz stosować stawki VAT kraju konsumenta. Rozwiązaniem jest procedura OSS, dzięki której rozliczasz zagraniczny VAT w Polsce. Pamiętaj też, że deklaracje OSS składa się kwartalnie – do końca miesiąca po zakończeniu kwartału, np. za I kwartał do 30 kwietnia.
Jeśli będziesz ignorować ten limit, ryzykujesz, że urząd skarbowy w innym kraju UE upomni się o VAT. Wtedy czekają Cię korekty i odsetki. Dlatego najlepiej prowadzić osobną ewidencję sprzedaży zagranicznej i regularnie sprawdzać, jak blisko jesteś progu.
Mieszanie prywatnych i firmowych wydatków
Na koniec coś, co wydaje się drobiazgiem, ale w praktyce psuje całą księgowość. Kupujesz coś prywatnie z konta firmowego albo płacisz za firmowe koszty prywatną kartą. Formalnie w JDG nie ma obowiązku posiadania konta firmowego, ale w praktyce warto je mieć. Po pierwsze, łatwiej wtedy oddzielić wydatki prywatne od biznesowych. Po drugie, przy transakcjach powyżej 15 tys. zł do kontrahentów fiskus wymaga, by płatność była dokonana z konta znajdującego się na tzw. białej liście VAT. Brak osobnego konta to proszenie się o bałagan i problemy podczas kontroli. Najlepsze rozwiązanie to od razu założyć rachunek firmowy i używać go wyłącznie do działalności.
Unikanie tych błędów to w dużej mierze kwestia nawyków. Jeśli co miesiąc pobierasz faktury, patrzysz na stawki VAT na dokumentach, kontrolujesz sprzedaż zagraniczną i dbasz o oddzielenie finansów prywatnych od firmowych, Twoja księgowość e-commerce będzie przejrzysta i bezpieczna. To pozwoli Ci skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu sklepu i zwiększaniu sprzedaży.
Podsumowanie
Końcoworoczne rozliczenie podatkowe w e-commerce wcale nie musi być koszmarem. Jeśli wiesz, jakie dokumenty zbierać, jak korzystać z raportów z Allegro, Amazona czy Kauflandu i na co zwracać uwagę przy kosztach i VAT, cały proces staje się przewidywalny i dużo prostszy. Klucz tkwi w kilku prostych krokach: regularnie pobieraj faktury z platform, dokumentuj wszystkie koszty, pamiętaj o zwrotach i remanencie, kontroluj limity podatkowe i pilnuj terminów. Dzięki temu Twoja księgowość JDG będzie zawsze w porządku.
Najważniejsze, żeby nie odkładać wszystkiego na ostatnią chwilę. Nawyk comiesięcznego porządkowania dokumentów i przesyłania ich księgowej to najlepsza inwestycja w spokój. Zamiast panikować 29 kwietnia, możesz mieć pewność, że rozliczenie podatku to tylko formalność. Regularność i dobra współpraca z księgową pozwalają nie tylko uniknąć stresu, ale też realnie oszczędzić pieniądze, bo wykorzystujesz wszystkie koszty i odliczenia, jakie Ci przysługują.
Rozliczenia podatkowe nie są po to, żeby Cię zniechęcić, tylko żeby uporządkować finanse Twojej firmy. Jeśli potraktujesz je jako część procesu prowadzenia biznesu, zyskasz spokój, bezpieczeństwo i więcej czasu na to, co naprawdę ważne – rozwijanie sprzedaży i budowanie marki w e-commerce.
