Cyfrowa księgowość w Danii w 2026 roku – obowiązki, terminy i e-fakturowanie
Spis treści
W 2026 roku większość przedsiębiorstw objętych ustawą musi już prowadzić księgowość w formie cyfrowej i przechowywać dokumentację zgodnie z nowymi wymogami.
Harmonogram wdrożenia cyfrowej księgowości w Danii
Obowiązek cyfrowej księgowości został wdrożony etapowo.
Od 1 lipca 2024 roku
Firmy zobowiązane do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych zgodnie z duńską Ustawą o Sprawozdaniach Finansowych, które korzystały z zarejestrowanych systemów księgowych, zostały objęte obowiązkiem cyfrowego prowadzenia księgowości od początku kolejnego roku obrotowego.
Od 1 stycznia 2025 roku
Obowiązek został rozszerzony na przedsiębiorstwa korzystające z niezarejestrowanych systemów księgowych.
Od 1 stycznia 2026 roku
Cyfrowa księgowość stała się obowiązkowa również dla jednoosobowych działalności gospodarczych, stowarzyszeń i wybranych podmiotów, które przez dwa kolejne lata osiągnęły roczny obrót netto przekraczający 300 000 DKK.
Oznacza to, że od 2026 roku znaczna część małych przedsiębiorców działających w Danii musi korzystać z cyfrowego systemu księgowego spełniającego wymagania określone przez duńskie przepisy.
Cele cyfrowej księgowości
Nowe regulacje mają zapewnić:
- pełną identyfikowalność transakcji,
- lepszą kontrolę zapisów księgowych,
- wyższy poziom bezpieczeństwa danych,
- ograniczenie ryzyka błędów i nadużyć,
- łatwiejsze raportowanie do organów administracji.
Dokumentacja księgowa musi być przechowywana w formie cyfrowej przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczy.
Modele korzystania z systemów księgowych
Duńskie przepisy pozostawiają przedsiębiorcom pewną elastyczność w zakresie organizacji księgowości.
Możliwe jest:
Korzystanie ze standardowego planu kont
Przedsiębiorstwo może korzystać z systemu opartego bezpośrednio na publicznym standardzie księgowym.
Korzystanie z własnego systemu księgowego
Firmy mogą stosować własny plan kont, pod warunkiem że system umożliwia prawidłowe prowadzenie księgowości oraz raportowanie wymaganych danych.
Mapowanie planu kont
Możliwe jest również wykorzystanie narzędzi pozwalających na przypisanie własnego planu kont do standardu stosowanego przez administrację publiczną.
Wymagania techniczne dla systemów księgowych
Cyfrowe systemy księgowe muszą spełniać szereg wymogów technicznych.
Cyfrowe przechowywanie dokumentów
System powinien umożliwiać bezpieczne przechowywanie dokumentacji księgowej i zapewniać jej integralność przez cały okres archiwizacji.
E-fakturowanie
Systemy powinny wspierać standardy wykorzystywane w Danii, w szczególności:
- OIOUBL,
- Peppol BIS.
Pozwala to na wymianę ustrukturyzowanych dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami i administracją publiczną.
Obsługa rozliczeń VAT
System powinien umożliwiać przygotowanie danych niezbędnych do składania deklaracji VAT i wspierać ich elektroniczne przesyłanie do duńskich organów podatkowych.
Roczne sprawozdania finansowe
Oprogramowanie powinno umożliwiać sporządzanie i przesyłanie sprawozdań finansowych zgodnie z wymaganiami duńskiej administracji.
Ścieżka audytu
Każda operacja księgowa powinna być możliwa do prześledzenia i powiązania z odpowiednim dokumentem źródłowym.
Integracje z systemami zewnętrznymi
Przedsiębiorcy mogą korzystać z dodatkowych aplikacji i narzędzi, takich jak:
- platformy e-commerce,
- systemy ERP,
- programy magazynowe,
- systemy płatnicze,
- narzędzia do wystawiania faktur.
Warunkiem jest zachowanie zgodności z wymogami duńskiej ustawy o księgowości.
Wyjątki i szczególne regulacje
Nie wszystkie podmioty działające w Danii są objęte obowiązkiem cyfrowej księgowości.
Niektóre zagraniczne przedstawicielstwa, które nie prowadzą rzeczywistej działalności handlowej i nie realizują sprzedaży, mogą korzystać z wyłączeń przewidzianych przez przepisy.
Każdy przypadek powinien być jednak analizowany indywidualnie.
E-fakturowanie w Danii
B2G
Dania należy do pionierów e-fakturowania w Europie. Już od 2005 roku dostawcy sektora publicznego są zobowiązani do przesyłania faktur elektronicznych do instytucji administracji publicznej.
Wymiana dokumentów odbywa się głównie za pośrednictwem infrastruktury NemHandel oraz standardów OIOUBL i Peppol.
B2B
W 2026 roku obowiązkowe e-fakturowanie B2B nie zostało jeszcze wprowadzone na poziomie krajowym.
Firmy mogą jednak dobrowolnie korzystać z e-faktur, jeżeli obie strony wyrażają na to zgodę. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na takie rozwiązanie ze względu na automatyzację procesów i łatwiejsze zarządzanie dokumentami.
Podsumowanie
Cyfrowa księgowość w Danii jest obecnie jednym z kluczowych elementów prowadzenia działalności gospodarczej. Po zakończeniu ostatniego etapu wdrożenia w 2026 roku obowiązek korzystania z cyfrowych systemów księgowych obejmuje również znaczną część małych przedsiębiorców. Firmy powinny zadbać o zgodność swoich systemów z wymogami duńskiego prawa, odpowiednią archiwizację dokumentów oraz przygotowanie do dalszej cyfryzacji procesów księgowych i podatkowych.
