Czym jest sprzedaż mieszana i dlaczego wiąże się z korektą VAT?

Sprzedaż mieszana występuje wtedy, gdy podatnik realizuje czynności opodatkowane VAT (np. sprzedaż towarów lub usług z 23% lub 8% VAT) oraz sprzedaż zwolnioną z VAT (np. usługi edukacyjne, medyczne czy niektóre usługi finansowe). W praktyce oznacza to, że nie wszystkie zakupy i koszty firmowe można rozliczyć w pełni — a przynajmniej nie w kontekście odliczenia VAT naliczonego. Właśnie wtedy pojawia się konieczność stosowania tzw. proporcji VAT.

Co to znaczy? Przedsiębiorca, który nie prowadzi wyłącznie działalności opodatkowanej, musi określić, jaką część podatku VAT naliczonego może odliczyć. W tym celu stosuje się tzw. proporcję wstępną, ustalaną zazwyczaj na początku roku na podstawie danych z poprzedniego roku podatkowego. Jednak, ponieważ proporcja ta ma charakter prognozy, po zakończeniu roku trzeba porównać ją z rzeczywistymi wynikami sprzedaży. To właśnie wtedy konieczne jest dokonanie rocznej korekty VAT.

Na czym polega roczna korekta VAT i kogo dotyczy?

Roczna korekta VAT to obowiązek każdego podatnika, który korzystał z odliczenia VAT naliczonego na podstawie wstępnej proporcji, a jego działalność obejmowała zarówno sprzedaż opodatkowaną, jak i zwolnioną z VAT. Korekta roczna dotyczy przede wszystkim tych kosztów, które służyły jednocześnie obu rodzajom działalności – czyli np. sprzętu biurowego, oprogramowania, materiałów eksploatacyjnych czy wynajmu powierzchni biurowej.

Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca musi wyliczyć rzeczywisty wskaźnik proporcji VAT, czyli na nowo ustalić proporcję odliczenia VAT na podstawie realnych danych. Na tej podstawie przelicza się, jaka kwota VAT naliczonego została faktycznie odliczona, a jaka powinna być odliczona. Jeśli kwota odliczonego VAT-u była zbyt wysoka – podatnik musi dokonać korekty rocznej VAT, oddając nadmiar. Jeśli zaniżona – może ją odzyskać.

Kiedy należy dokonać korekty i gdzie ją ująć?

Obowiązek dokonania korekty rocznej VAT powstaje po zakończeniu roku podatkowego — zazwyczaj w styczniu, a ujmuje się go w deklaracji VAT-7 za styczeń, składanej w lutym. Korekta VAT w JPK_V7 także jest wymagana – odpowiednie pozycje są przewidziane do ujęcia w pliku JPK.

Nie trzeba składać dodatkowych formularzy – wszystko odbywa się w ramach zwykłego rozliczenia VAT. Warto jednak zaznaczyć, że dokonywanie korekty VAT to obowiązek, który może być łatwo pominięty, jeśli prowadzi się księgowość „na oko” lub bez pomocy specjalisty. A błędne rozliczenia mogą oznaczać konieczność korekty podatku naliczonego, a nawet kontrolę skarbową.

Jak się przygotować do rocznej korekty VAT?

Klucz do spokojnego rozliczenia to dobra ewidencja kosztów i zakupów, które służą działalności mieszanej. Warto od samego początku roku przypisywać wydatki do odpowiednich kategorii – czy służą one działalności opodatkowanej VAT, zwolnionej, czy obu jednocześnie. Dla tych ostatnich właśnie będzie stosowana proporcja. Na koniec roku, dzięki temu, że wszystko masz uporządkowane, możesz bez stresu przeliczyć proporcję i ustalić, jaka będzie kwota rocznej korekty.

Jeśli masz środki trwałe, które również są wykorzystywane do obu rodzajów działalności – obowiązują Cię również zasady korekty VAT od środków trwałych (tzw. korekta wieloletnia). Dla części podatników, np. instytucji kultury, uczelni, czy organizacji non-profit, mogą też obowiązywać inne przepisy – mowa wtedy o rocznych korektach dla instytucji kultury, instytutów badawczych czy działalności sezonowej.

Najczęstsze błędy w korektach rocznych VAT i jak ich uniknąć

Choć korekta roczna VAT to obowiązek wynikający wprost z przepisów, wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych, którzy dopiero rozwijają działalność – popełnia te same, powtarzające się błędy. Najczęstszym z nich jest całkowite pominięcie obowiązku dokonania korekty VAT, wynikające z nieświadomości, że sprzedaż mieszana generuje konieczność proporcjonalnego odliczania podatku. Wielu podatników rozliczających VAT traktuje wszystkie zakupy jako związane z działalnością opodatkowaną, nie uwzględniając, że część z nich służy także czynnościom zwolnionym. W efekcie odliczają całość podatku naliczonego, co skutkuje koniecznością późniejszej korekty VAT naliczonego oraz dopłatą do urzędu skarbowego.

Drugim klasycznym błędem jest nieprawidłowe obliczenie proporcji, szczególnie jeśli przedsiębiorca nie prowadzi odpowiedniej ewidencji kosztów związanych z różnymi rodzajami działalności. Brak podziału zakupów na potrzeby czynności opodatkowanych i zwolnionych prowadzi do sytuacji, w której proporcja wstępna jest oderwana od rzeczywistości, a późniejsza korekta okazuje się kosztowna. Co więcej, przedsiębiorcy często nie wiedzą, że proporcję należy uwzględnić także przy inwestycjach w środki trwałe, które wymagają rozliczania korekty VAT wieloletniej – a nie tylko jednorazowej korekty w styczniu.

Trzeci błąd to nieprawidłowe ujęcie korekty VAT w JPK_V7 lub deklaracji VAT. Wypełnienie nieodpowiednich pól, brak aktualizacji danych w systemach księgowych albo opóźnienie w złożeniu deklaracji – to wszystko może skutkować wezwaniem do złożenia wyjaśnień lub nałożeniem sankcji. Warto pamiętać, że urząd skarbowy ma prawo do weryfikacji kwoty korekty rocznej oraz zasad, na jakich została obliczona. Dlatego, zamiast działać na ostatnią chwilę, lepiej przygotować się z wyprzedzeniem i zadbać o właściwe zasady dokonywania korekty VAT. Pomoc doradcy lub automatyzacja tego procesu — np. z wykorzystaniem narzędzi amavat® — to często mniej kosztowna opcja niż późniejsze korekty, odsetki i stres.

Co, jeśli nie dokonasz korekty?

Obowiązek korekty rocznej wynika wprost z art. 91 ustawy o VAT. Jeśli więc podatnik nie dokona korekty VAT, naraża się na konsekwencje podatkowe, w tym odsetki od zaległości i ryzyko kontroli. Nawet jeśli nie wiesz, że korekta Cię dotyczy, nie zwalnia Cię to z obowiązku jej wykonania. Szczególnie często pomijają ten obowiązek mikroprzedsiębiorcy i freelancerzy, którzy prowadzą działalność mieszaną, ale nie mają świadomości, że roczna korekta VAT naliczonego również ich dotyczy.

Jak amavat® może Ci pomóc?

W amavat® rozumiemy, że dla wielu przedsiębiorców obliczenia rocznej korekty VAT są po prostu uciążliwe i trudne do zrozumienia. Dlatego wspieramy naszych klientów kompleksowo: od obliczenia proporcji, przez weryfikację kwoty korekty rocznej, aż po przygotowanie dokumentów do deklaracji i pliku JPK_V7. Zajmiemy się również korektą VAT dla działalności mieszanej, a w razie potrzeby – także korektą VAT dla nieruchomości lub środków trwałych.

Działamy w całej Europie i znamy praktyczne zasady korekt rocznych w różnych krajach. Dzięki temu nie tylko dopilnujemy zgodności z przepisami, ale też wskażemy możliwe obszary oszczędności, wynikające z poprawnego rozliczenia. Skontaktuj się z nami, a razem opracujemy Twoją korektę roczną.

Podsumowanie

Roczna korekta dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność mieszaną i korzystają z prawa do częściowego odliczenia VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, roczna korekta VAT to standardowy element rocznego rozliczenia podatku naliczonego. Warto pamiętać o tym obowiązku, nie tylko ze względu na przepisy, ale przede wszystkim po to, by mieć pewność, że firma funkcjonuje zgodnie z prawem, a Ty nie ryzykujesz nieświadomie błędów w rozliczeniach.

Dobrze prowadzona ewidencja, znajomość przepisów oraz wsparcie specjalistów sprawiają, że temat staje się po prostu kolejnym punktem do odhaczenia. Jeśli masz wątpliwości, jak dokonać korekty VAT w Twoim przypadku, skontaktuj się z nami. W amavat® mamy doświadczenie, zespół i procesy, które zdejmą z Ciebie ten obowiązek.