Ile kosztuje księgowość dla sklepu internetowego?

Jeśli myślisz, że księgowość to po prostu “ hurtowe wprowadzanie faktur na koniec miesiąca”, to niestety – trochę się rozczarujesz. Obsługa księgowa sklepu internetowego może być prosta, ale tylko wtedy, gdy dobrze ją dopasujesz do swoich potrzeb. A jak się pewnie domyślasz – księgowość sklep internetowy cennik to temat złożony, bo wpływa na niego masa czynników: od liczby faktur, przez model sprzedaży, aż po to, czy masz dropshipping, czy własny magazyn.

Ten artykuł powstał właśnie po to, żeby rozwiać wszystkie Twoje wątpliwości. Przejdziemy krok po kroku przez najważniejsze kwestie i pokażemy przykładowe ceny. Dzięki temu łatwiej będzie Ci podjąć decyzję, która nie zrujnuje budżetu, a jednocześnie zapewni spokojny sen i porządek w papierach.

Gotowy? To lecimy!

Co wpływa na koszt księgowości sklepu internetowego?

Zanim przejdziemy do konkretów i cenników, dobrze jest zrozumieć, od czego właściwie zależy cena księgowości dla sklepu internetowego. Bo choć w sieci łatwo trafić na ogólnikowe stawki, rzeczywistość bywa nieco bardziej… elastyczna. Dlaczego jeden sklep płaci 300 zł, a inny kilka tysięcy? Już tłumaczymy.

Liczba dokumentów księgowych

Najbardziej podstawowym czynnikiem wpływającym na koszt obsługi księgowej w e-commerce jest liczba dokumentów – faktur sprzedażowych, kosztowych oraz innych dowodów księgowych, które należy zaksięgować w danym okresie.

Im większy wolumen transakcji generuje sklep, tym większe obciążenie dla księgowego. Przykładowo, właściciele małych sklepów internetowych, obsługujących kilkanaście–kilkadziesiąt faktur miesięcznie, mogą liczyć na niższe stawki.

Z kolei przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż na dużą skalę – nawet kilkaset lub ponad tysiąc dokumentów miesięcznie – muszą się liczyć z proporcjonalnie wyższymi kosztami obsługi. W niektórych przypadkach biura naliczają dodatkowe opłaty za każdą „setkę” dokumentów ponad ustalony limit.

Rodzaj działalności i model sprzedaży

Model sprzedaży stosowany w sklepie internetowym również wpływa na koszt księgowości. Inaczej rozliczane są sklepy posiadające własny magazyn, a inaczej te działające w modelu dropshipping, który często wiąże się z większym skomplikowaniem dokumentacji i rozliczeń.

Dropshipping wymaga m.in. szczególnego podejścia do kwestii podatkowych (np. miejsce opodatkowania usług, VAT zagraniczny), co przekłada się na konieczność bardziej zaawansowanej obsługi księgowej. Z tego względu, ile kosztuje księgowa e-commerce, zależy w dużej mierze od specyfiki działalności sklepu.

Zakres usług

Koszty księgowości są także uzależnione od zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Podstawowy pakiet najczęściej obejmuje prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ewidencji dla celów ryczałtu, obsługę bieżących dokumentów i składanie deklaracji podatkowych.

Wraz z rozwojem sklepu internetowego rośnie jednak zapotrzebowanie na usługi dodatkowe, takie jak:

• prowadzenie kadr i płac (w przypadku zatrudniania pracowników),
• obsługa deklaracji ZUS,
• reprezentacja przed urzędami,
• rozliczenia zagraniczne i VAT OSS,
• konsultacje podatkowe i optymalizacyjne.

Każdy z tych elementów zwiększa łączny koszt miesięcznej obsługi. Dlatego nawet przy podobnej liczbie dokumentów, księgowość sklep internetowy cennik może się znacznie różnić. Bowiem końcowy koszt zależy przede wszystkim od tego, jak szerokiego wsparcia potrzebujesz.

Jak zoptymalizować koszty księgowości?

Księgowość to konieczność – wiadomo. Ale to wcale nie znaczy, że musi być droga. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, masz sporo możliwości, żeby zoptymalizować wydatki i jednocześnie zachować pełen porządek w papierach (i święty spokój). Poniżej znajdziesz kilka praktycznych sposobów, które realnie mogą obniżyć koszty księgowości – zwłaszcza na dłuższą metę.

Porównuj oferty – nie tylko cenowo

Pierwszy krok? Sprawdź, co oferują różne firmy. Oferty potrafią się bardzo różnić – zarówno pod względem ceny, jak i zakresu usług. Jedno biuro policzy 600 zł za to, co inne zrobi za 400 zł… albo odwrotnie, bo za tę „tańszą” usługę nie dostaniesz wsparcia przy kontroli czy kontaktu z urzędami.

Warto więc nie tylko pytać o „księgowość sklep internetowy cennik”, ale dokładnie sprawdzać, co się kryje pod daną kwotą. Dobre firmy to nie zawsze najtańsze, ale takie, które naprawdę rozumie Twój biznes.

Wybierz KPiR i narzędzia online

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniasz pracowników, najczęściej wystarczy Ci Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). To prostsza forma rozliczenia, która pozwala znacząco obniżyć koszty księgowości – zwłaszcza w połączeniu z obsługą online.

Dziś wiele biur oferuje zdalną księgowość, a część z nich współpracuje z systemami, które automatycznie pobierają faktury z Twojej platformy sprzedażowej. Mniej ręcznego klikania = mniej godzin pracy księgowego = niższa faktura dla Ciebie.

Wybieraj pakiety „szyte na miarę”

Nie przepłacaj za coś, czego nie potrzebujesz. Skoro nie zatrudniasz pracowników, nie ma sensu płacić za usługi kadrowe, z których i tak nie skorzystasz. A jeśli nie prowadzisz sprzedaży za granicę, raczej nie musisz płacić za obsługę VAT OSS. Dobre biuro rachunkowe pomoże Ci dopasować zakres usług do realnych potrzeb – bez zbędnych dodatków.

Niektóre firmy oferują też indywidualne pakiety – szczególnie przy dłuższej współpracy. To dobry moment, żeby zapytać o własny wariant i ustalić, co naprawdę powinno się znaleźć w Twoim abonamencie. W ten sposób łatwiej zapanować nad tym, ile kosztuje księgowa e-commerce w praktyce.

Dobra organizacja to podstawa

Zaskakująco dużo możesz zrobić samodzielnie, żeby ograniczyć pracę księgowej – a co za tym idzie, również koszty. Jak?

✔ Wysyłaj dokumenty regularnie, nie wszystko na raz 29. dnia miesiąca.

✔ Staraj się, by faktury były czytelne, kompletne i opisane.

✔ Korzystaj z systemów fakturowych zintegrowanych z księgowością.

✔ Przechowuj dokumenty w uporządkowany sposób (nawet w chmurze).

Może to brzmieć banalnie, ale właśnie na tym polega skuteczność. Im lepiej zorganizowane dokumenty, tym szybciej i sprawniej przebiega cała obsługa księgowa – a to realnie przekłada się na niższe koszty.

Kiedy warto inwestować w droższą księgowość?

Nie ma co się oszukiwać – każdy z nas lubi oszczędzać. Ale są takie momenty, kiedy niska cena może się niestety odbić czkawką. Bo choć księgowość sklep internetowy cennik bywa kuszący na stronie w stylu „od 99 zł”, to przy bardziej złożonym biznesie taka „okazja” może skończyć się sporymi problemami.

Poniżej kilka sytuacji, w których warto poważnie rozważyć bardziej zaawansowaną (i droższą) księgowość – taką, która naprawdę zadba o temat od A do Z.

Sprzedaż międzynarodowa

Sprzedajesz swoje produkty poza Polskę – na przykład do Niemiec, Czech czy Francji? Świetnie! Ale musisz wiedzieć, że wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi i formalnymi, które nie każda księgowa „od wszystkiego” opanuje z zamkniętymi oczami.

Tu potrzebujesz kogoś, kto zna się na rozliczeniach transgranicznych, potrafi doradzić w sprawie VAT-u, a także wie, kiedy i jak zarejestrować Cię do systemu OSS. W takim przypadku pytanie „ile kosztuje księgowa e-commerce” powinno zejść na drugi plan – najważniejsze, żeby rozliczenia były poprawne i zgodne z przepisami w kilku krajach jednocześnie.

Duży wolumen sprzedaży

Jeśli prowadzisz sklep z intensywnym obrotem i Twoja skrzynka codziennie zapełnia się nowymi zamówieniami, to siłą rzeczy generujesz też ogromną liczbę dokumentów księgowych. A to oznacza jedno – większe ryzyko błędów, nieporozumień i kosztownych pomyłek.

W takiej sytuacji tania księgowość, która działa „taśmowo” i na czas tylko przesyła dane do systemu, może po prostu nie wystarczyć. Potrzebujesz zespołu, który ma czas i zasoby, by zająć się Twoimi sprawami porządnie, dokładnie i regularnie. Tu warto zainwestować w jakość, żeby spać spokojnie – i żeby urząd skarbowy nie miał się do czego przyczepić.

Kontrola skarbowa

Tego nikomu nie życzymy, ale – jak to mówią – przezorny zawsze ubezpieczony. Jeśli wiesz, że Twoja działalność może przyciągnąć uwagę urzędników (np. przez nietypowe modele sprzedaży, dużą skalę czy właśnie wspomnianą sprzedaż zagraniczną), lepiej mieć po swojej stronie księgowego, który nie spanikuje przy pierwszym piśmie z urzędu.

Droższe biura często oferują w cenie lub w pakiecie dodatkowym reprezentację przed urzędami, pomoc przy przygotowaniu dokumentów na kontrolę, a nawet obecność na miejscu w czasie wizyty skarbówki. A to w takich sytuacjach jest… bezcenne.

Rozliczenia VAT OSS i magazyny zagraniczne

Jeśli korzystasz z zagranicznych magazynów (np. w ramach Amazon FBA), albo jesteś zarejestrowany do systemu VAT OSS, Twoje rozliczenia robią się znacznie bardziej skomplikowane. Trzeba dokładnie pilnować progów sprzedaży w poszczególnych krajach, wiedzieć, kiedy i jak złożyć deklarację, i co zgłosić do urzędu.

To nie są rzeczy, które można „przy okazji” wpisać do Excela. Tu naprawdę potrzeba specjalisty, który wie, co robi i nie pomyli się w raportach. Bo błąd przy OSS może oznaczać nie tylko kary, ale też ogromne zamieszanie w rozliczeniach VAT w całej Europie.

No to jeszcze raz, krótko i na temat – ile kosztuje księgowa e-commerce? Wszystko zależy od tego, co robisz, jak dużo masz dokumentów, jak szerokiego wsparcia potrzebujesz i z kim współpracujesz.

Czy to oznacza, że musisz od razu brać najdroższy pakiet? Oczywiście, że nie. Najważniejsze to dopasować księgowość do specyfiki Twojego sklepu internetowego. Niektórzy potrzebują tylko podstawowej pomocy, inni – kompleksowej opieki i wsparcia na każdym etapie.

Dlatego zanim wybierzesz pierwszą lepszą opcję z sieci, zatrzymaj się na chwilę. Sprawdź dokładnie księgowość sklep internetowy cennik, porównaj, co wchodzi w skład usługi i pomyśl, czego tak naprawdę potrzebujesz.

Nie bój się zadawać pytań. Skonsultuj się z kilkoma specjalistami, zapytaj o możliwość personalizacji oferty. Dobre biuro nie tylko rozliczy Ci faktury, ale będzie też partnerem, który pomoże Ci rozwijać biznes bez stresu związanego z urzędami i przepisami.

Bo o to w tym wszystkim chodzi – żebyś Ty mógł skupić się na sprzedaży, a nie na papierologii. A dobrze dobrana księgowość? To najlepsza inwestycja w spokój i rozwój.