Jak zmienia się podejście do audytów podatkowych w UE: co kontrolerzy sprawdzają w e-commerce
Handel elektroniczny stał się jednym z najważniejszych sektorów gospodarki europejskiej. W ciągu ostatnich kilku lat jego udział w całkowitym obrocie Unii Europejskiej wzrósł do poziomu, który jeszcze dekadę temu wydawał się nieosiągalny. To już nie jest niszowy kanał sprzedaży — to codzienność milionów przedsiębiorców i konsumentów. W Polsce młode firmy, często tworzone przez osoby w wieku 25–35 lat, stały się integralną częścią tej cyfrowej rewolucji. Dzięki platformom takim jak Allegro, Amazon czy Shopify polscy sprzedawcy mają dostęp do rynków całej Unii, a klienci mogą zamawiać towary z drugiego końca Europy z dostawą w kilka dni.
Ta wygoda i powszechność handlu internetowego ma jednak drugą stronę — ogromne wyzwania fiskalne. Organy podatkowe w całej Europie od lat zmagają się z problemem luki VAT, czyli różnicy między podatkiem należnym a faktycznie pobranym. W e-commerce ta luka bywa szczególnie trudna do zamknięcia, bo sprzedaż transgraniczna i ogromna liczba mikroprzesyłek utrudniają skuteczne monitorowanie transakcji. Każda paczka o wartości kilkudziesięciu euro, wysłana z innego kraju, może stanowić potencjalne źródło nieprawidłowości, jeśli podatek nie został rozliczony zgodnie z zasadami obowiązującymi w kraju nabywcy.
Jeszcze kilka lat temu typowa kontrola podatkowa wyglądała zupełnie inaczej niż dziś. Urzędnicy weryfikowali dokumenty papierowe, faktury, zestawienia i korespondencję z klientami. Proces trwał miesiącami i był w dużej mierze manualny. Dziś sytuacja zmienia się radykalnie. Wraz z cyfryzacją rozliczeń i postępującą automatyzacją administracji podatkowej kontrolerzy przenoszą swoją uwagę z papierowych archiwów do cyfrowych baz danych. Zamiast fizycznej wizyty w siedzibie firmy coraz częściej analizują dane przesyłane w czasie rzeczywistym przez systemy e-fakturowania lub rejestry OSS. Audyt podatkowy w e-commerce staje się procesem cyfrowym — opartym na danych, zautomatyzowanym i coraz bardziej precyzyjnym.
Kluczowym momentem tej transformacji jest wdrożenie pakietu VAT in the Digital Age (ViDA), który Unia Europejska zaczęła wprowadzać od 2025 roku. To kompleksowa reforma systemu podatku od wartości dodanej, mająca na celu pełną cyfryzację raportowania, harmonizację przepisów oraz zwiększenie transparentności w całym obszarze wspólnotowym. ViDA zmienia nie tylko sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają faktury i raportują transakcje, ale też to, jak fiskus prowadzi kontrole. Dane, które jeszcze niedawno pozostawały rozproszone w systemach poszczególnych krajów, teraz są wymieniane i analizowane w skali europejskiej.
W praktyce oznacza to, że unijne administracje podatkowe mogą w czasie rzeczywistym sprawdzać poprawność rozliczeń VAT, porównywać dane między firmami z różnych państw, a nawet wychwytywać wzorce zachowań sugerujące unikanie opodatkowania. Audyty stają się mniej przypadkowe, a bardziej ukierunkowane na ryzyka. Kontrolerzy wiedzą dokładnie, czego szukają — i potrafią to znaleźć szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
Dla przedsiębiorców prowadzących działalność e-commerce to zmiana o ogromnym znaczeniu. Z jednej strony wprowadza większą przejrzystość i upraszcza wiele procesów administracyjnych. Z drugiej wymaga pełnej gotowości cyfrowej, doskonałej jakości danych i zgodności z nowymi formatami raportowania. Błędy, które wcześniej mogły umknąć w gąszczu dokumentów, teraz są widoczne natychmiast — w czasie rzeczywistym.
Dlatego pytanie, które dziś stawiają sobie przedsiębiorcy sprzedający online w całej Europie, brzmi: co teraz sprawdzają kontrolerzy i jak przygotować się na nowy model audytu? Odpowiedź na to pytanie nie sprowadza się już do listy obowiązków, ale do zrozumienia, jak funkcjonuje cały cyfrowy ekosystem podatkowy w Unii Europejskiej — od wystawienia faktury po analizę danych przez administrację.
To właśnie ta zmiana — przejście z kontroli papierowych do nadzoru opartego na danych — otwiera nową erę audytów podatkowych w e-commerce. I to w tej erze, niezależnie od skali biznesu, młodzi przedsiębiorcy z Polski muszą nauczyć się funkcjonować, by ich rozwój szedł w parze z pełną zgodnością z europejskimi regulacjami.
Cyfryzacja rozliczeń VAT: e-fakturowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym
Czym jest e-invoicing i e-reporting w modelu ViDA
Reforma VAT in the Digital Age (ViDA), formalnie przyjęta 11 marca 2025 roku, to jedna z najgłębszych modernizacji systemu VAT w historii Unii Europejskiej. Jej głównym celem jest pełna cyfryzacja rozliczeń VAT poprzez wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania i raportowania danych transakcyjnych w formacie elektronicznym.
Zgodnie z przyjętym harmonogramem, od 1 lipca 2030 roku e-fakturowanie i Digital Reporting Requirements (DRR) staną się obowiązkowe dla wewnątrzunijnych transakcji B2B, czyli między przedsiębiorstwami zarejestrowanymi w różnych państwach członkowskich. Do 2035 roku wszystkie krajowe reżimy e-fakturowania mają zostać zharmonizowane, tak by działały zgodnie z jednolitym zestawem unijnych zasad.
ViDA nie wprowadza jednej, centralnej platformy wystawiania faktur w całej UE. Każde państwo członkowskie zachowa własny system, pod warunkiem że będzie on zgodny z unijnym standardem EN 16931, który definiuje strukturę danych e-faktury. Wspólnym elementem dla całej Unii będzie natomiast Central VIES – nowa baza, która zastąpi dotychczasowe zestawienia EC Sales List i umożliwi administracjom podatkowym krzyżowe uzgadnianie danych transgranicznych. Dzięki temu kontrolerzy z różnych krajów będą mogli szybciej wykrywać niezgodności i reagować na ryzyka.
Jak działa raportowanie „near real-time” i dlaczego redukuje błędy
W nowym systemie dane o transakcjach będą przekazywane przez przedsiębiorców w terminie do 10 dni od zdarzenia podatkowego, co stanowi kluczowy element reformy ViDA. W praktyce oznacza to, że organy podatkowe otrzymają informacje znacznie szybciej niż w obecnym modelu opartym na miesięcznych lub kwartalnych deklaracjach.
Ten sposób raportowania pozwala na bieżącą weryfikację poprawności danych: numerów VAT, stawek podatku, krajów dostawy czy wartości transakcji. Administracje będą porównywać raporty sprzedaży i zakupu, uzgadniając dane w Central VIES. Nie chodzi o automatyczne blokowanie faktur, lecz o analizę spójności i profilowanie ryzyka — czyli wychwytywanie rozbieżności w danych jeszcze przed rozpoczęciem klasycznego audytu.
Doświadczenia krajów, które wcześniej wdrożyły podobne systemy, potwierdzają skuteczność takiego podejścia. Hiszpania, w której od 1 lipca 2017 r. działa system SII (Subministración Inmediata de Información), wymaga przekazania danych z ksiąg VAT w ciągu kilku dni roboczych — co pozwoliło skrócić cykl kontroli i znacząco ograniczyć liczbę błędów deklaracyjnych. Włochy wprowadziły obowiązkowe e-fakturowanie B2B już w 2019 roku, a zgodnie z VAT Gap Report 2023 Komisji Europejskiej luka VAT w tym kraju spadła o 10,7% rok do roku w 2021 (cytowane m.in. przez Grant Thornton Deutschland).
Jakie dane analizują organy podatkowe
Systemy e-fakturowania i DRR gromadzą szczegółowe dane o każdej transakcji: numery VAT sprzedawcy i nabywcy, wartości netto i brutto, stawki podatku, waluty, kraje wysyłki i dostawy, a w przypadku e-commerce także szczegóły dotyczące rodzaju towarów czy usług.
Te dane trafiają do administracji podatkowych w całej UE i są wykorzystywane do analizy ryzyka i typowania podmiotów do audytu. Zamiast losowych kontroli, urzędy stosują podejście oparte na danych – analizują wzorce transakcji, identyfikują anomalie, a następnie kierują zasoby tam, gdzie ryzyko błędu lub nadużycia jest najwyższe.
W wielu krajach rozwijane są systemy analityki predykcyjnej, które wykorzystują dane z e-faktur do automatycznego „risk scoringu” firm. Takie rozwiązania opisywane są m.in. przez Grant Thornton i Greenstep, które wskazują, że administracje podatkowe coraz częściej stosują uczenie maszynowe do identyfikacji nieregularnych wzorców raportowania w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
Skutki dla firm e-commerce
Dla przedsiębiorców działających w handlu internetowym cyfrowa transformacja oznacza konieczność modernizacji zaplecza technologicznego. Systemy ERP, oprogramowanie księgowe i platformy sprzedażowe muszą umożliwiać wystawianie faktur zgodnych z EN 16931 oraz raportowanie danych do krajowych systemów e-fakturowania w odpowiednim terminie.
W Polsce funkcję tę pełni Krajowy System e-Faktur (KSeF), którego wdrożenie zostało zatwierdzone ustawowo 27 sierpnia 2025 r. i nastąpi etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych oraz od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm.
Na rynku dostępne są już wtyczki i rozwiązania partnerów technologicznych, które umożliwiają integrację platform e-commerce — takich jak Shopify, WooCommerce czy Baselinker — z systemami e-fakturowania, w tym z KSeF. To pozwala firmom przygotować się na obowiązki ViDA, zanim wejdą one w życie.
Wprowadzenie cyfrowego raportowania wiąże się z kosztami, ale też przynosi korzyści. Ujednolicony format faktur zmniejsza liczbę błędów, skraca czas księgowania i automatyzuje rozliczenia VAT. Co ważne, w modelu ViDA dane są dostępne dla administracji bez konieczności wzywania podatnika do przesyłania dokumentów, co może ograniczyć liczbę tradycyjnych kontroli.
Dane fakturowe jako nowe narzędzie audytu
Dane z e-faktur i systemów DRR stają się kluczowym elementem audytów podatkowych w Unii Europejskiej. Administracje skarbowe łączą informacje z krajowych systemów e-fakturowania z danymi OSS, IOSS i systemów celnych. Tak powstaje zintegrowany obraz działalności przedsiębiorstwa, obejmujący sprzedaż, dostawy i przepływy finansowe.
Zamiast przeszukiwać papierowe archiwa, kontrolerzy analizują dane w Central VIES, korzystając z narzędzi analitycznych, które automatycznie wychwytują rozbieżności. Jak wskazuje raport Meridian Global Services (2025), to właśnie dane z e-faktur stanowią dziś podstawę do automatycznego wykrywania nadużyć w handlu transgranicznym. Dzięki temu audyty stają się szybsze i bardziej precyzyjne, a uczciwi przedsiębiorcy rzadziej są poddawani uciążliwym kontrolom.
Cyfryzacja rozliczeń VAT to nie tylko administracyjny obowiązek, ale także fundament nowoczesnej gospodarki cyfrowej. ViDA otwiera drogę do systemu, w którym transparentność i automatyzacja są kluczem do zaufania między fiskusem a przedsiębiorcami. Dla e-commerce to oznacza jedno – czas zainwestować w technologie, które zapewnią pełną zgodność z nowymi przepisami, zanim cyfrowy audyt stanie się codziennością.
OSS i IOSS – centralizacja rozliczeń, nowe obowiązki, mniej formalności
Jak działa system One Stop Shop i Import OSS
Kiedy Unia Europejska otworzyła swój wspólny rynek, nikt nie przewidywał, jak szybko e-commerce zdominuje handel międzynarodowy. Z czasem jednak okazało się, że system VAT, stworzony z myślą o tradycyjnych transakcjach krajowych, nie nadąża za rzeczywistością. Firmy sprzedające przez internet musiały rejestrować się podatkowo w każdym państwie członkowskim, do którego wysyłały towary, stosować lokalne stawki VAT i składać deklaracje do wielu urzędów. Dla małych przedsiębiorstw było to zadanie nie do udźwignięcia.
Właśnie po to w 2021 roku wprowadzono system One Stop Shop (OSS) oraz Import One Stop Shop (IOSS). Ich ideą jest umożliwienie przedsiębiorcy rozliczania VAT-u z całej Unii Europejskiej w jednym miejscu, bez konieczności rejestrowania się w każdym kraju osobno. System OSS obejmuje sprzedaż towarów i usług na rzecz konsumentów z innych krajów UE. Przedsiębiorca może wybrać jedno państwo członkowskie jako tzw. kraj identyfikacji i tam składać kwartalne deklaracje VAT, które obejmują całą jego sprzedaż transgraniczną. Następnie urząd w tym państwie przekazuje należny podatek do innych administracji, zgodnie z miejscem konsumpcji.
Z kolei IOSS dotyczy sprzedaży towarów importowanych spoza Unii, o wartości do 150 euro. W tym modelu to platforma handlowa lub sam sprzedawca rozlicza VAT z tytułu sprzedaży, zamiast pozostawiać to administracji celnej. Mechanizm ten uszczelnił system, który wcześniej tracił miliardy euro rocznie przez nieopodatkowane mikroprzesyłki z krajów trzecich.
Korzyści z centralizacji rozliczeń
OSS i IOSS to milowy krok w stronę prostszego, nowoczesnego systemu podatkowego. Z punktu widzenia przedsiębiorcy oznaczają przede wszystkim ujednolicenie i redukcję biurokracji. Zamiast prowadzić kilka oddzielnych rejestracji, tłumaczyć dokumenty i składać deklaracje w różnych językach, wystarczy jedno zgłoszenie i jeden zestaw raportów kwartalnych. Dzięki temu sprzedaż zagraniczna staje się bardziej dostępna dla mniejszych firm, które mogą rozwijać działalność bez obawy o skomplikowane formalności.
Administracje podatkowe również zyskały na centralizacji. Dane są przesyłane w ujednoliconym formacie, co pozwala na łatwiejsze ich przetwarzanie i analizę. System OSS ogranicza też ryzyko błędnego stosowania progów sprzedaży w poszczególnych krajach, które wcześniej wymuszały lokalne rejestracje.
Według danych Komisji Europejskiej, tylko w 2024 roku przez OSS i IOSS zebrano ponad trzydzieści trzy miliardy euro podatku VAT, a liczba zarejestrowanych podmiotów przekroczyła sto siedemdziesiąt tysięcy, co oznacza wzrost o dwadzieścia sześć procent rok do roku. W praktyce oznacza to, że system działa i jest chętnie wykorzystywany nie tylko przez europejskich sprzedawców, ale również przez firmy spoza UE, które chcą w prostszy sposób obsługiwać swoich klientów na wspólnym rynku.
Ryzyka i kontrola poprawności raportów
Uproszczenie rozliczeń nie oznacza, że przedsiębiorcy są wolni od odpowiedzialności za jakość raportów. Dla administracji podatkowych OSS i IOSS stały się nowym źródłem informacji o działalności e-commerce. Dane z tych systemów wykorzystywane są do analiz krzyżowych i selekcji firm do audytu. Kontrolerzy weryfikują, czy transakcje zostały przypisane do właściwego kraju konsumpcji, czy zastosowano odpowiednią stawkę VAT, a dane z raportów zgadzają się z e-fakturami.
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że błędy w raportach OSS, nawet drobne, mogą być punktem wyjścia do kontroli. Przykładem może być nieprawidłowa identyfikacja miejsca dostawy lub rozbieżność między wartością sprzedaży w systemie a fakturą w krajowym systemie e-fakturowania. W większości przypadków tego typu błędy wynikają z niedostosowania systemów księgowych do wymogów różnych krajów lub braku synchronizacji między oprogramowaniem sklepu internetowego a modułem podatkowym.
Administracje podatkowe traktują takie rozbieżności jako potencjalne ryzyka, dlatego coraz częściej wymieniają się danymi o raportach OSS i IOSS w ramach wspólnej sieci informacji VAT. Oznacza to, że błędy, które jeszcze kilka lat temu mogłyby pozostać niezauważone, dziś są natychmiast widoczne w Central VIES.
OSS/IOSS w praktyce dla firm e-commerce
Dla młodych przedsiębiorców prowadzących sprzedaż internetową w Polsce OSS i IOSS to ogromne ułatwienie. Rejestracja w systemie pozwala rozliczać całą sprzedaż do krajów Unii w jednym miejscu, bez konieczności kontaktu z zagranicznymi urzędami. Wszystkie operacje odbywają się elektronicznie – od złożenia deklaracji po zapłatę podatku.
To jednak wymaga pewnej dyscypliny. Dane z systemów sprzedaży, magazynowych i księgowych muszą być w pełni spójne, a stawki VAT dla poszczególnych krajów powinny być aktualizowane automatycznie. Warto zadbać o integrację między platformą e-commerce, systemem fakturowania i raportowaniem OSS, aby uniknąć sytuacji, w której dane przesyłane do administracji różnią się od tych wykazanych w e-fakturach.
Dostępne są już rozwiązania technologiczne, które wspierają przedsiębiorców w tym zakresie – od wtyczek do popularnych platform sprzedażowych po zintegrowane systemy ERP umożliwiające automatyczne generowanie raportów OSS. Dzięki nim nawet małe firmy mogą spełniać wymogi podatkowe na poziomie, który jeszcze niedawno był zarezerwowany dla międzynarodowych korporacji.
OSS i IOSS to filary nowoczesnego modelu rozliczeń VAT w Unii Europejskiej. Dają przedsiębiorcom więcej swobody i ograniczają bariery biurokratyczne, ale jednocześnie podnoszą znaczenie jakości danych finansowych. W świecie, w którym administracje podatkowe działają w oparciu o dane i analitykę w czasie zbliżonym do rzeczywistego, przejrzystość i dokładność w raportowaniu stały się nowym standardem prowadzenia biznesu.
Początek formularza
Dół formularza
Nowe priorytety audytowe: ryzyka, platformy i współpraca transgraniczna
Audyt oparty na analizie ryzyka
Nowy model kontroli podatkowych w e-commerce zaczyna się od danych, a nie od wizyty urzędnika. Administracje skarbowe budują pełny obraz działalności sprzedawcy na podstawie raportów z OSS i IOSS, informacji napływających z e-reportingu oraz strumieni danych celnych dotyczących importu i wysyłek. Selekcja do audytu opiera się na scoringu ryzyka: system porównuje to, co firma deklaruje w OSS, z tym, co wynika z e-faktur i dokumentów celnych, a następnie ocenia spójność stawek, krajów konsumpcji i wartości transakcji. Jeśli elementy układanki nie pasują do siebie, przypadek trafia na radar i może zostać przekazany do pogłębionej weryfikacji.
W praktyce najczęściej wyłapywane są wzorce charakterystyczne dla błędów lub nadużyć. Do kontroli trafiają konta o nienaturalnie wysokiej liczbie niskowartościowych transakcji w krótkim okresie, które mogą sugerować rozbijanie sprzedaży na mikroprzesyłki. Widać też sygnały niezgodnych stawek VAT w zależności od kraju dostawy, nagłe skoki sprzedaży do jednego państwa bez logicznego uzasadnienia logistycznego, a także niespójności między kwotami w raportach OSS a wartościami wynikającymi z e-faktur i potwierdzeń płatności. Jeśli raport wskazuje inny kraj konsumpcji niż adres dostawy, albo jeżeli wartości w deklaracji nie „spinają się” z danymi fakturowymi, algorytmy oznaczają transakcje jako podwyższone ryzyko.
To przesunięcie ciężaru na data mining, modele statystyczne i coraz częściej uczenie maszynowe sprawia, że audyt staje się precyzyjny i szybki. Administracje nie muszą już losować podatników do kontroli; typują tych, gdzie prawdopodobieństwo błędu jest największe. Dla rzetelnych firm jest to dobra wiadomość, bo mniej czasu spędzają na wyjaśnieniach, a więcej na sprzedaży. Dla tych, które mają luki w procesach lub integracjach danych, to sygnał, że poprawność i spójność informacji księgowych staje się realną przewagą konkurencyjną.
Platformy jako „deemed suppliers”
Drugim filarem nowych priorytetów jest rola platform. W modelu „deemed supplier” serwisy takie jak Amazon, eBay czy Airbnb w określonych scenariuszach są traktowane jak dostawca na potrzeby VAT, a więc to na nich może spoczywać obowiązek poboru i odprowadzenia podatku. Z punktu widzenia audytu zmienia to układ odpowiedzialności i ścieżki danych: kontrolerzy sprawdzają, czy platforma prawidłowo identyfikuje transakcje podlegające temu reżimowi, czy pobiera właściwą stawkę VAT dla kraju konsumpcji i czy raporty OSS odzwierciedlają pełny wolumen sprzedaży pośredniczonej.
Weryfikacji podlega kompletność i wiarygodność raportowania, zgodność przepływu faktur z zapisami umownymi między platformą a sprzedawcą oraz spójność danych w łańcuchu, od zamówienia i płatności po fakturę i deklarację. Ryzyko rośnie tam, gdzie między stronami jest luka informacyjna: jeżeli marketplace raportuje jedną wartość, a sprzedawca inną, jeżeli w umowie brak precyzyjnego podziału ról w zakresie VAT lub gdy faktury i noty kredytowe nie korespondują z rozliczeniami platformy. Dla firm działających na marketplace’ach praktyczny wniosek jest prosty: trzeba mieć jasne, udokumentowane zasady przypisania odpowiedzialności podatkowej, a integracje systemów po obu stronach powinny gwarantować identyczne dane referencyjne dla każdej transakcji.
Współpraca między administracjami UE
Trzecim elementem układanki jest współdzielenie informacji. Unijny ekosystem podatkowy wzmacnia narzędzia wymiany danych, od systemów informacji o VAT po interoperacyjne platformy, które pozwalają szybko krzyżować raporty z wielu państw. Centralne repozytoria i mechanizmy uzgadniania transakcji zastępują stare, papierowe zestawienia i rozproszone zapytania międzynzynarodowe. Równolegle rośnie rola instytucji audytowych na poziomie UE, które oceniają skuteczność współpracy i wskazują luki do domknięcia, tak aby dane z e-faktur, OSS, IOSS i ceł tworzyły jeden spójny obraz.
Efekt jest widoczny po stronie praktyki. Zamiast przypadkowych, długich i uciążliwych kontroli lokalnych administracje coraz częściej prowadzą działania celowane, oparte na tym samym zestawie informacji. Jeżeli we Francji raport sprzedaży nie koresponduje z danymi e-faktur z Polski lub z deklaracją nabywcy w innym kraju, urzędy mogą niemal jednocześnie podjąć czynności wyjaśniające, wymienić wyniki i zamknąć sprawę bez angażowania przedsiębiorcy w wielomiesięczną korespondencję. To właśnie dzięki wspólnym standardom i szybkości obiegu danych audyty stają się krótsze, bardziej przewidywalne i o wiele precyzyjniejsze niż jeszcze kilka lat temu.
Co to oznacza dla e-commerce – jak przygotować się na nowy model kontroli
Rejestracja i raportowanie OSS/IOSS bez błędów
Nowy model audytu w Europie nie zaczyna się w momencie kontroli, lecz w chwili złożenia raportu. Dane z systemów OSS i IOSS stały się jednym z głównych źródeł informacji dla administracji podatkowych i są od 2025 roku integrowane z systemami analizy ryzyka w ramach sieci Eurofisc 2.0. Oznacza to, że jakość raportów ma znaczenie nie tylko formalne, ale również audytowe.
Przedsiębiorcy powinni traktować rejestrację w OSS/IOSS jako element infrastruktury finansowej firmy. Proces przygotowania raportów musi być przejrzysty, powtarzalny i udokumentowany. Najwięcej niezgodności powstaje na styku systemów — pomiędzy danymi z platform sprzedażowych, modułami księgowymi i raportowaniem OSS. Dlatego warto wdrożyć wewnętrzną check-listę kwartalną obejmującą weryfikację krajów konsumpcji, stawek VAT, numerów identyfikacyjnych kontrahentów, kompletności danych fakturowych i kursów walut. Raporty OSS/IOSS powinny być zawsze możliwe do połączenia z e-fakturami poprzez identyczne identyfikatory transakcji, bo to właśnie one stanowią punkt odniesienia w systemach analizy ryzyka.
Automatyzacja e-fakturowania i zgodność z formatami
W środowisku opartym na danych każda faktura to nie tylko dokument, lecz rekord w systemie fiskalnym. Dlatego pełna automatyzacja obiegu faktur jest nie tyle wygodą, co warunkiem efektywności. Wspólny standard danych to EN 16931, oparty o strukturę UBL 2.1, wykorzystywaną w modelu Peppol BIS 3 do wymiany faktur w całej UE. W Polsce obowiązuje równolegle struktura FA(3) w ramach KSeF.
Automatyczna integracja pomiędzy systemem ERP a siecią Peppol lub API KSeF powinna obejmować generowanie faktur w XML, nadanie im unikalnego identyfikatora technicznego (UUID / numer KSeF) oraz zapisanie go w bazie danych księgowych i raportach OSS. Taki identyfikator jest później wykorzystywany podczas audytów jako łącznik pomiędzy e-fakturą a deklaracją VAT. Warto utrzymywać centralną tabelę stawek VAT, synchronizowaną dla wszystkich krajów sprzedaży, i wersjonować zmiany reguł podatkowych — to jeden z najczęstszych punktów kontroli w modelu CTC.
Archiwizacja danych transakcyjnych w formatach audytowalnych
Administracje podatkowe coraz częściej wymagają dostarczenia danych w ich oryginalnym formacie. Zgodnie z EN 16931 i wytycznymi ViDA dane muszą być przechowywane w formie umożliwiającej ponowną walidację, czyli dokładnie w tym samym formacie, w jakim zostały przekazane organom — XML, UBL lub CII. PDF-y mają wartość informacyjną, ale nie dowodową.
W wielu krajach minimalny okres retencji wynosi od 7 do 10 lat (Polska 10, Niemcy 10, Austria 7). Archiwum powinno umożliwiać śledzenie historii zmian: logi API, wersjonowanie faktur, dowody transmisji i potwierdzenia odbioru z Peppol lub KSeF. To tzw. audit trail, który pozwala odtworzyć cały cykl życia dokumentu. Przechowywanie danych w formacie audytowalnym to nie tylko wymóg prawny, ale też najprostszy sposób obrony przed błędnymi wnioskami podczas kontroli.
Audyty wewnętrzne i testy zgodności
Własny audyt zgodności to najlepsze przygotowanie do cyfrowych kontroli. Warto przeprowadzać go co najmniej raz na kwartał, analizując próbkę transakcji z różnych krajów: porównywać faktury, raporty OSS i IOSS, śledzić przebieg od zamówienia po deklarację. Tego rodzaju działania rekomenduje OECD Forum on Tax Administration jako element CTC audit readiness.
Niektóre administracje, jak włoska czy hiszpańska, stosują analogiczne praktyki w postaci test purchase audits, czyli fikcyjnych zakupów kontrolnych. Warto więc samemu przeprowadzić takie „mystery shopping”, by sprawdzić, jak system nalicza VAT w różnych krajach i czy dane są poprawnie przekazywane do faktury. Kluczowe są tu wskaźniki jakości danych — odsetek transakcji z błędnym krajem konsumpcji, średni czas wystawienia faktury czy liczba korekt — które pokazują, czy system działa stabilnie i zgodnie z regułami CTC.
Dostosowanie umów z platformami i partnerami
Nowe przepisy ViDA i Dyrektywy 2006/112/WE (art. 14a) rozszerzyły model „deemed supplier”, przenosząc odpowiedzialność podatkową na platformy w określonych przypadkach. Dla sprzedawców oznacza to konieczność dokładnego określenia ról i obowiązków w umowach.
Każda umowa z marketplace’em lub integratorem logistycznym powinna jasno wskazywać, kto odpowiada za pobór, raportowanie i odprowadzenie VAT, jakie dane są przekazywane, w jakim formacie oraz jak obsługiwane są korekty i zwroty. Komisja Europejska w dokumencie VAT Committee Working Paper No 1044/2024 zaleca, aby takie zapisy znalazły się w każdej umowie między sprzedawcą a platformą.
W praktyce raporty przekazywane przez platformy (CSV, JSON) powinny być archiwizowane tak samo jak e-faktury, ponieważ stanowią dowód spójności danych. Należy zadbać, by identyfikatory transakcji w tych raportach odpowiadały identyfikatorom w systemie ERP i raportach OSS/IOSS. Dzięki temu ewentualne różnice można łatwo wyjaśnić i udokumentować, że proces działa zgodnie z modelem ViDA.
Cyfrowe audyty podatkowe w UE nie są już odległą wizją — to rzeczywistość, która wymaga przygotowania technicznego i organizacyjnego. Dla firm e-commerce oznacza to, że jakość danych, automatyzacja procesów i spójność informacji z partnerami stały się tak samo istotne jak cena produktu czy czas dostawy. W świecie, w którym administracje analizują miliony transakcji niemal w czasie rzeczywistym, transparentność jest nie tylko obowiązkiem, ale też najlepszą strategią rozwoju.
Wnioski i przyszłość audytów podatkowych w UE
Od reaktywnej kontroli do ciągłego nadzoru cyfrowego
Unijny system audytów podatkowych wchodzi w erę, w której kluczową rolę odgrywają dane, automatyzacja i sztuczna inteligencja. Zamiast działań post factum, opartych na deklaracjach składanych po zakończeniu okresu rozliczeniowego, administracje przechodzą na model Continuous Transaction Control (CTC) — czyli ciągły nadzór cyfrowy oparty na danych przesyłanych w czasie rzeczywistym lub zbliżonym do rzeczywistego (near real-time).
ViDA zakłada, że e-fakturowanie i e-reporting zastąpią deklaracyjne raportowanie ex-post, a audyt stanie się procesem ciągłym. Dane z transakcji będą trafiały do administracji niemal natychmiast po ich wystąpieniu, co pozwoli na natychmiastową analizę poprawności, a także na identyfikację błędów lub ryzyk jeszcze przed ich eskalacją. To przejście od audytu reaktywnego do prewencyjnego wpisuje się w strategię Tax Administration 3.0 opracowaną przez OECD, zgodnie z którą zgodność podatkowa ma być projektowana w procesach, a nie egzekwowana po fakcie.
Taki model oznacza fundamentalną zmianę relacji między przedsiębiorcą a fiskusem. Kontrola nie jest już zdarzeniem, lecz stanem ciągłym, a transparentność staje się nową formą zabezpieczenia.
Dane i automatyzacja jako fundament zaufania
W nowym systemie to dane decydują o poziomie zaufania między przedsiębiorcą a administracją podatkową. Dla fiskusa dane to narzędzie nadzoru i wczesnego ostrzegania, a dla przedsiębiorcy — dowód wiarygodności i rzetelności. Model data-driven compliance rozwijany w ramach ViDA i rekomendowany przez OECD zakłada, że spójność i kompletność danych transakcyjnych są podstawą oceny ryzyka podatkowego.
W wielu państwach Unii, takich jak Austria, Holandia czy Włochy, funkcjonują już systemy klasyfikacji podatników według poziomu ryzyka — im bardziej spójne dane, tym mniej kontroli. To praktyczny wymiar zaufania opartego na danych. Zgodność projektowana w architekturze systemu, czyli compliance by design, staje się jednym z kluczowych kryteriów oceny ryzyka podatkowego w systemach CTC.
W tym nowym porządku dane przestają być tylko obowiązkiem sprawozdawczym. Stają się językiem współpracy między przedsiębiorcą a fiskusem — językiem, w którym precyzja i przejrzystość znaczą więcej niż deklaracje.
Co przyniesie ViDA po 2025 roku
Przyjęcie pakietu VAT in the Digital Age (ViDA) przez Radę UE 11 marca 2025 roku to dopiero początek reformy, której wdrożenie potrwa do 2035 roku. Najważniejszy etap, czyli obowiązkowe e-fakturowanie i cyfrowe raportowanie danych dla transakcji B2B wewnątrzunijnych, rozpocznie się 1 lipca 2030 roku, a pełna harmonizacja systemów krajowych ma nastąpić pięć lat później.
Dane z e-faktur, OSS i IOSS będą zasilały Central VIES oraz sieć Eurofisc 2.0, która stanie się wspólną platformą analizy ryzyka podatkowego w całej Unii. Administracje krajowe będą mogły krzyżowo porównywać dane w czasie zbliżonym do rzeczywistego, co pozwoli im szybciej wykrywać nadużycia i minimalizować lukę VAT.
Komisja Europejska planuje też dalszą integrację danych podatkowych z danymi celnymi i logistycznymi w ramach projektu EU Customs Data Hub 2028, który docelowo zostanie powiązany z Central VIES. W efekcie powstanie jednolity obraz przepływu towarów i podatków w czasie rzeczywistym. To nie tylko cyfryzacja administracji, ale budowa jednego ekosystemu danych obejmującego handel, finanse i nadzór fiskalny.
Transparentność i cyfrowa gotowość jako nowa tarcza ochronna
W erze ViDA transparentność staje się najlepszym zabezpieczeniem przed ryzykiem podatkowym. Przedsiębiorcy, którzy potrafią wykazać spójność danych w wielu jurysdykcjach, zyskują status partnerów administracji, a nie jej petentów. Model trust-based compliance, rozwijany w ramach OECD i wdrażany w państwach CTC, opiera się na zaufaniu zbudowanym na danych, a nie na papierowych deklaracjach.
Audyt w tej nowej rzeczywistości staje się testem jakości procesów wewnętrznych, a nie formą sankcji. Firma, która potrafi udowodnić, że jej dane są poprawne, aktualne i spójne między raportami, fakturami oraz systemami sprzedażowymi, może liczyć na mniej kontroli i większe zaufanie administracji.
W perspektywie kolejnych lat ViDA doprowadzi do pełnej integracji nadzoru podatkowego i handlowego w ramach jednolitego, cyfrowego rynku. Transparentność, automatyzacja i gotowość technologiczna staną się nie tylko wymogiem zgodności, ale też nową przewagą konkurencyjną e-commerce. Ci, którzy potraktują zgodność jako element strategii biznesowej, zyskają coś więcej niż spokój w relacjach z fiskusem — zyskają reputację podmiotów nowoczesnych, przewidywalnych i godnych zaufania w cyfrowej gospodarce Europy.
