Black Friday a marketplace’y – czy sprzedając przez Amazon lub eBay musisz mieć VAT-OSS?
Spis treści
W tym okresie szczególnie często pojawia się temat VAT-OSS. Dlaczego? Bo właśnie wtedy, w listopadowym szczycie sprzedaży, wielu przedsiębiorców po raz pierwszy przekracza próg 10 000 euro łącznej sprzedaży do konsumentów w różnych krajach UE. A kiedy ten limit zostanie przebity, zwykłe rozliczanie VAT w Polsce już nie wystarcza. Trzeba zarejestrować się w procedurze OSS albo oddzielnie w każdym kraju, do którego trafiają paczki. Dla małej firmy to ogromna zmiana, a brak świadomości może skończyć się problemami przy kontrolach.
Ten artykuł powstał po to, żeby rozwiać wątpliwości i odpowiedzieć na pytanie, które coraz częściej zadają sobie młodzi sprzedawcy: sprzedając na Amazonie lub eBayu – czy muszę mieć VAT-OSS? Pokażemy krok po kroku, czym jest ta procedura, kiedy staje się obowiązkowa, jakie są różnice między największymi marketplace’ami i co realnie oznacza dla Ciebie jako właściciela biznesu online. Dzięki temu wchodząc w gorący okres Black Friday i świątecznych zakupów, będziesz wiedzieć, jak działa system i jakie decyzje podjąć, by nie zaskoczył Cię urząd skarbowy.
Czym jest procedura VAT-OSS?
Definicja VAT-OSS (One-Stop-Shop)
VAT-OSS (One-Stop-Shop) to unijny system, który pozwala sprzedawcom rozliczać VAT od sprzedaży do konsumentów w całej Unii Europejskiej za pomocą jednej deklaracji. W Polsce obsługą tego systemu zajmuje się Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, niezależnie od tego, gdzie zarejestrowana jest Twoja firma. Sprzedawca składa jedną deklarację, a polska administracja przekazuje należny VAT do poszczególnych krajów konsumpcji. Deklaracje OSS składa się raz na kwartał, co różni je od standardowych deklaracji VAT-7 składanych co miesiąc.
Kogo dotyczy VAT-OSS
Procedura OSS obejmuje wyłącznie sprzedaż B2C, czyli tzw. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość (WSTO) oraz niektóre usługi świadczone na rzecz konsumentów (np. elektroniczne). W praktyce oznacza to, że jeśli sprzedajesz prywatnym klientom w innych krajach UE, Twoja sprzedaż mieści się w zakresie OSS. Natomiast transakcje B2B, gdzie klient podaje swój numer VAT UE, nie podlegają tej procedurze – tam stosuje się zupełnie inne zasady.
Limit 10 000 EUR rocznej sprzedaży
Od 1 lipca 2021 roku w całej UE obowiązuje jednolity limit 10 000 euro netto rocznie. Do tego progu możesz stosować stawki VAT swojego kraju (np. polskie stawki VAT). Po jego przekroczeniu musisz naliczać VAT według stawek kraju, w którym znajduje się Twój klient. Warto jednak wiedzieć, że masz też możliwość dobrowolnej rejestracji do OSS nawet przed osiągnięciem limitu. W Polsce odbywa się to poprzez złożenie formularza VAT-29. Dla wielu przedsiębiorców to korzystne rozwiązanie, bo pozwala od razu rozliczać VAT w jednym miejscu i uniknąć późniejszych problemów z przekroczeniem progu w środku gorącego sezonu.
Czego OSS nie obejmuje
OSS to świetne ułatwienie, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z handlem cross-border. Po pierwsze, nie obejmuje sprzedaży B2B. Po drugie, nie działa w sytuacjach, gdy korzystasz z magazynów w innych krajach UE. Na przykład, jeżeli składować swoje towary w niemieckim magazynie Amazona w ramach programu FBA, musisz zarejestrować się tam do VAT niezależnie od procedury OSS. System obejmuje wyłącznie sprzedaż wysyłkową realizowaną z Twojego kraju rejestracji.
Progi i obowiązki rejestracyjne
Wyjaśnienie progu 10 000 EUR
Dziesięć tysięcy euro netto rocznie to granica, która decyduje o tym, jak musisz rozliczać VAT w sprzedaży do konsumentów w całej Unii. Co ważne, to nie jest próg przypisany do jednego państwa – liczy się całość Twojej sprzedaży B2C cross-border w UE, niezależnie od tego, czy paczki lecą tylko do Niemiec, czy do pięciu różnych krajów naraz. W sumie uwzględnia się zarówno towary, jak i wybrane usługi elektroniczne. Od 1 lipca 2021 roku to właśnie ta kwota stała się punktem odniesienia dla przedsiębiorców działających w e-commerce.
Co dzieje się przed przekroczeniem progu
Jeśli roczna sprzedaż B2C do klientów z UE nie przebije tego limitu, masz możliwość traktowania jej jak sprzedaży krajowej. To oznacza, że naliczasz polską stawkę VAT i rozliczasz ją w swojej standardowej deklaracji. Nie musisz rejestrować się ani do OSS, ani w poszczególnych państwach członkowskich. Warto jednak wiedzieć, że OSS można wybrać dobrowolnie jeszcze przed przekroczeniem limitu – w Polsce odbywa się to poprzez formularz VAT-29. Dla wielu firm to nie tylko wygoda, ale czasem strategiczny ruch. Wyobraź sobie, że Twoja sprzedaż rośnie skokowo w okresie Black Friday i nagle w środku kwartału przekraczasz próg – wtedy musisz zmienić sposób rozliczania i korygować wcześniejsze deklaracje. Jeśli zarejestrujesz się do OSS wcześniej, unikasz takich niespodzianek i prowadzisz rozliczenia w spójny sposób od początku.
Co zmienia się po jego przekroczeniu
W momencie, gdy Twoja sprzedaż cross-border B2C w Unii przebija granicę dziesięciu tysięcy euro, zmienia się sposób naliczania podatku. Od tej chwili musisz stosować stawki VAT kraju konsumpcji, czyli kraju, w którym mieszka Twój klient. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że ta sama bluza czy książka może mieć inną stawkę VAT w Niemczech, inną we Włoszech, a jeszcze inną w Holandii. Sprzedawca ma wtedy dwie opcje: albo rejestruje się do procedury OSS w Polsce i składa jedną kwartalną deklarację obejmującą wszystkie kraje, albo zakłada lokalne rejestracje VAT w każdym z państw, do których wysyła towary. Technicznie możliwe są oba scenariusze, ale większość przedsiębiorców wybiera OSS, bo to rozwiązanie prostsze, tańsze i pozwalające uniknąć żonglowania kilkoma systemami podatkowymi naraz.
Porównanie obowiązków sprzedawcy
Różnica pomiędzy sprzedażą poniżej progu a sprzedażą powyżej niego jest naprawdę wyraźna. W pierwszym przypadku Twoje rozliczenia wyglądają tak samo jak w biznesie krajowym – polskie stawki VAT, polska deklaracja, zero dodatkowej papierologii. Po przekroczeniu granicy pojawia się zupełnie inna rzeczywistość – musisz uwzględniać zagraniczne stawki VAT, Twoje deklaracje składa się już nie do zwykłego urzędu, ale do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który obsługuje całą procedurę OSS, a sam system rozliczeń przechodzi na tryb kwartalny. To moment, w którym biznes z lokalnego zaczyna realnie działać jako europejski, z wszystkimi tego konsekwencjami.
Sprzedaż przez Amazon – jakie obowiązki ma sprzedawca?
Naliczanie VAT w cenach na Amazonie
Amazon wymaga, aby wszystkie ceny produktów były prezentowane jako brutto, czyli już z uwzględnionym podatkiem VAT właściwym dla kraju konsumpcji. Klient w Berlinie powinien zobaczyć cenę ze stawką niemiecką, a klient w Rzymie – z włoską. To Ty jako sprzedawca odpowiadasz za to, żeby ta stawka była poprawnie naliczona. Amazon technicznie wyświetli cenę i pokaże klientowi VAT, ale nie przejmie od Ciebie odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym.
Amazon a automatyczne rozliczanie VAT
To jedno z najczęstszych nieporozumień. Amazon może ułatwiać naliczanie podatku, generować faktury czy odpowiednio prezentować kwoty VAT w koszyku, ale to wciąż sprzedawca odpowiada za rozliczenia. Amazon nie składa za Ciebie deklaracji ani nie przelewa podatku do urzędów w krajach konsumpcji. Wyjątki od tej zasady istnieją w niektórych jurysdykcjach, gdzie przepisy traktują marketplace jako podatnika. Tak jest np. w Wielkiej Brytanii po Brexicie czy w Szwajcarii od 2025 roku. W takich miejscach Amazon rzeczywiście sam pobiera i odprowadza VAT w imieniu sprzedawcy. Na rynku unijnym jednak obowiązki pozostają po Twojej stronie.
Kiedy sprzedawca musi zarejestrować się do OSS
Zasada progu dziesięciu tysięcy euro działa także na Amazonie. Dopóki Twoja całkowita sprzedaż B2C do konsumentów w całej Unii nie przekroczy tej kwoty, możesz stosować polskie stawki VAT i rozliczać się tylko w polskiej deklaracji. Gdy tylko przekroczysz limit, musisz przejść na rozliczanie według stawek kraju konsumpcji i wybrać jedną z dwóch dróg – rejestrację do OSS w Polsce albo lokalne rejestracje w poszczególnych państwach. To właśnie w okresach takich jak Black Friday czy przed świętami wielu sprzedawców przekracza ten próg po raz pierwszy i wtedy pojawia się obowiązek działania w ramach OSS.
Magazyny Amazona i FBA
Warto podkreślić, że cała ta logika dotyczy sprzedaży wysyłkowej realizowanej z Polski (lub innego kraju, w którym masz zarejestrowaną firmę). Jeśli jednak korzystasz z programu Fulfillment by Amazon i przechowujesz swoje towary w magazynach w Niemczech, Francji czy Włoszech, procedura OSS nie wystarczy. W takim przypadku masz obowiązek rejestracji VAT bezpośrednio w kraju, w którym znajdują się Twoje zapasy. OSS obejmuje wyłącznie sprzedaż wysyłkową, a nie lokalne magazynowanie.
Korzyści z korzystania z procedury OSS zamiast wielu rejestracji lokalnych
Jeśli Twoja sprzedaż odbywa się w modelu klasycznej wysyłki z Polski, OSS staje się realnym wybawieniem. Bez tego musiałbyś rejestrować się do VAT osobno w każdym kraju, w którym sprzedajesz. To oznaczałoby konieczność wypełniania formularzy w różnych językach, znajomość lokalnych systemów podatkowych, a często także obowiązek korzystania z usług lokalnego pełnomocnika podatkowego. Procedura OSS pozwala tego wszystkiego uniknąć. Wystarczy, że składasz jedną kwartalną deklarację w Polsce, dokładnie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, a ten urząd rozdziela Twoje płatności między państwa konsumpcji. Dzięki temu Twoje rozliczenia są uporządkowane i transparentne, a Ty możesz skupić się na sprzedaży zamiast na podatkowej biurokracji.
Sprzedaż przez eBay – jakie obowiązki ma sprzedawca?
Kiedy eBay sam pobiera VAT
eBay w niektórych przypadkach pełni funkcję podatnika. Najbardziej typowa sytuacja to sprzedaż towarów importowanych spoza Unii Europejskiej o wartości do 150 euro. Wtedy marketplace ma obowiązek pobrania podatku VAT od klienta i rozliczenia go w ramach procedury IOSS, czyli Import One-Stop-Shop. Dzięki temu sprzedawca nie musi się zajmować tym podatkiem samodzielnie – wszystko dzieje się po stronie eBayu. Podobnie wygląda to w przypadku tzw. sprzedaży towarów importowanych na odległość (distance sales of imported goods, potocznie określane jako SOTI). Tu również to platforma pobiera i odprowadza VAT, więc obowiązki sprzedawcy są ograniczone.
Kiedy odpowiedzialność przechodzi na sprzedawcę
Sytuacja zmienia się w przypadku sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, czyli tzw. WSTO. Jeśli wysyłasz towar z Polski do konsumenta w Niemczech, Francji czy Hiszpanii, to właśnie Ty odpowiadasz za prawidłowe naliczenie i odprowadzenie podatku. W takich transakcjach eBay nie pełni roli podatnika. To sprzedawca musi wiedzieć, jakie stawki VAT obowiązują w danym kraju i w jaki sposób rozliczyć sprzedaż – czy to w ramach OSS, czy przez lokalne rejestracje.
Zasady korzystania z OSS przy sprzedaży B2C w UE
Sprzedając przez eBay w modelu wysyłkowym, obowiązują Cię dokładnie te same reguły, które dotyczą innych kanałów sprzedaży. Jeśli łączna wartość sprzedaży B2C cross-border w UE nie przekroczy 10 000 euro netto rocznie, możesz stosować polski VAT i rozliczać go w standardowych krajowych deklaracjach. Gdy jednak ten próg zostanie przekroczony, musisz stosować stawki VAT kraju konsumpcji i zarejestrować się do procedury OSS albo lokalnie w każdym państwie członkowskim, do którego sprzedajesz. Deklaracje OSS zawsze składa się kwartalnie, a obsługą w Polsce zajmuje się Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście.
Magazyny poza Polską
Podobnie jak w przypadku Amazona, trzeba pamiętać, że OSS obejmuje wyłącznie sprzedaż wysyłkową. Jeśli przechowujesz swoje towary w magazynie na terenie innego kraju UE – czy to w ramach fulfillmentu eBay, czy we własnym wynajętym magazynie – nie wystarczy rejestracja do OSS. W takiej sytuacji masz obowiązek rejestracji do VAT bezpośrednio w tym państwie i prowadzenia tam odpowiednich rozliczeń.
Konsekwencje braku rejestracji
Jeśli po przekroczeniu progu nadal rozliczasz sprzedaż zagraniczną tak, jakby była krajowa, narażasz się na poważne konsekwencje. Organy podatkowe w państwach konsumpcji mogą zażądać zapłaty zaległego VAT wraz z odsetkami, a w niektórych przypadkach także dodatkowych kar finansowych. Co więcej, informacje o sprzedaży dokonywanej na marketplace’ach są coraz łatwiej dostępne dla administracji podatkowych, więc ryzyko kontroli rośnie. Dla małej firmy może to być bolesny cios w płynność finansową. Dlatego rejestracja do OSS w odpowiednim momencie to nie tylko formalność, ale realna ochrona biznesu przed stratami i problemami prawnymi.
Amazon vs eBay – porównanie
Kto pobiera VAT
Na Amazonie odpowiedzialność za VAT zazwyczaj leży po stronie sprzedawcy, szczególnie jeśli wysyła towar z Polski lub innego kraju UE w ramach WSTO. Trzeba jednak zaznaczyć, że są wyjątki. Amazon, tak jak eBay, może być traktowany jako tzw. „uznany dostawca” i wówczas to platforma pobiera i odprowadza VAT. Dzieje się tak np. przy imporcie towarów o wartości do 150 euro w ramach IOSS albo w sytuacji, gdy sprzedaż wewnątrz UE ułatwia marketplace, a sprzedawca nie ma siedziby w Unii. W praktyce więc nie zawsze sprzedawca odpowiada za VAT – wszystko zależy od rodzaju transakcji i statusu podatkowego sprzedawcy.
eBay działa na podobnej zasadzie. Gdy sprzedajesz towary spoza Unii o wartości nieprzekraczającej 150 euro, platforma sama pobiera VAT w ramach IOSS. Również w przypadku sprzedaży importowanej na odległość marketplace staje się podatnikiem. Ale w klasycznej sprzedaży B2C wewnątrz UE (WSTO) odpowiedzialność spoczywa już na Tobie jako sprzedawcy.
Odpowiedzialność podatkowa
W transakcjach WSTO sprzedawca – zarówno na Amazonie, jak i na eBayu – musi samodzielnie rozliczyć VAT. To oznacza, że po przekroczeniu progu 10 000 euro trzeba stosować stawki kraju konsumpcji i wybrać jedną z dwóch dróg: rejestrację lokalną albo OSS. Różnica polega na tym, że w scenariuszach importowych marketplace potrafi przejąć obowiązki podatkowe, ale przy wysyłce z Polski czy innego kraju UE rola Amazona i eBaya sprowadza się do pośrednictwa – formalności pozostają na barkach sprzedawcy.
Rejestracja do OSS
Tutaj przepisy są takie same dla obu platform. Jeżeli sprzedawca przekroczy roczny limit 10 000 euro netto w sprzedaży B2C do konsumentów w UE, musi stosować stawki VAT kraju konsumpcji. Żeby uprościć sobie życie, może zarejestrować się do OSS. W Polsce robi się to poprzez formularz VIU-R dostępny na e-Urzędzie Skarbowym. Adresatem zgłoszenia jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który centralnie obsługuje wszystkie sprawy związane z OSS. Warto dodać, że formularz VAT-29 służy czemu innemu – umożliwia dobrowolne wskazanie miejsca opodatkowania WSTO poniżej progu, poza OSS. To dwa różne narzędzia i nie można ich mylić.
Deklaracje VAT
Zasady deklaracji także są identyczne niezależnie od platformy. Deklaracje OSS składa się zawsze kwartalnie, niezależnie od tego, jak często rozliczasz się krajowo. Dzięki temu wszystkie transakcje cross-border można zebrać w jednym formularzu i jednym przelewem, który następnie polski urząd skarbowy rozdziela pomiędzy kraje konsumpcji.
Który model bardziej obciąża sprzedawcę
Na pierwszy rzut oka eBay wydaje się mniej wymagający, bo częściej pełni funkcję uznanego dostawcy w przypadku importu. Ale dla większości polskich sprzedawców, którzy działają w modelu wysyłkowym z Polski albo z magazynów w UE, realne obowiązki są bardzo podobne na obu platformach. Amazon wymaga dużej precyzji w prezentacji cen brutto i wymusza ścisłe dopasowanie do stawek VAT w różnych krajach, co zwiększa presję operacyjną. Z kolei eBay jest prostszy od strony wystawiania ofert, ale w zakresie rozliczeń podatkowych sytuacja i tak kończy się na barkach sprzedawcy. Jeśli więc spojrzymy na całość, oba marketplace’y nakładają na przedsiębiorców podobne obowiązki podatkowe, a różnice sprowadzają się głównie do tego, jak bardzo angażują się w rozliczanie VAT przy transakcjach importowych.
Podsumowanie – czy musisz mieć VAT-OSS?
Kluczowy wniosek z całego tematu jest bardzo prosty, choć jego skutki bywają skomplikowane. Jeśli Twoja sprzedaż B2C do konsumentów w Unii Europejskiej przekroczy w ciągu roku limit dziesięciu tysięcy euro netto, nie możesz już rozliczać wszystkiego w Polsce na polskich stawkach. Masz wtedy obowiązek stosowania stawek VAT kraju konsumpcji i wyboru jednej z dwóch ścieżek: albo rejestrujesz się do procedury OSS w Polsce i składasz jedną kwartalną deklarację obejmującą wszystkie kraje, albo podejmujesz się lokalnych rejestracji VAT w każdym państwie członkowskim osobno.
Różnice pomiędzy Amazonem a eBayem są widoczne głównie w szczegółach technicznych. Na eBayu częściej zdarza się, że to sam marketplace pełni rolę podatnika przy transakcjach importowych, natomiast na Amazonie sprzedawca musi od samego początku zadbać o poprawne naliczanie podatku w cenach brutto. Jednak w praktyce, jeśli mówimy o wysyłce z Polski czy magazynów na terenie Unii, odpowiedzialność podatkowa spoczywa przede wszystkim na sprzedawcy, niezależnie od wybranej platformy. To Ty musisz wiedzieć, kiedy przekroczyłeś próg i w jaki sposób powinieneś się rozliczyć.
Nie bez powodu cały ten temat staje się szczególnie gorący w listopadzie. Black Friday to moment, w którym wielu przedsiębiorców po raz pierwszy przebija granicę dziesięciu tysięcy euro. Kilka dni intensywnej sprzedaży potrafi przeskoczyć cały roczny limit i wymusić nowe obowiązki podatkowe. Dlatego jeśli sprzedajesz online, warto monitorować swoją sprzedaż na bieżąco, zwłaszcza w szczycie sezonu. Lepiej przygotować się wcześniej i świadomie wejść do OSS, niż obudzić się z zaległościami podatkowymi i koniecznością korygowania deklaracji w kilku krajach jednocześnie.
