System BDO w Słowenii – co muszę wiedzieć?

Podobne zasady obowiązują w całej Unii Europejskiej, w tym także w Słowenii. Tam przedsiębiorcy, którzy wprowadzają produkty w opakowaniach, muszą zarejestrować się w Agencji Środowiska Republiki Słowenii (ARSO) i wypełniać obowiązki wynikające z systemu rozszerzonej odpowiedzialności producenta, czyli EPR (Extended Producer Responsibility). Obejmuje to zarówno lokalnych producentów, jak i firmy zagraniczne – w tym polskie sklepy internetowe, które wysyłają swoje towary do klientów w Słowenii.

Dlaczego warto o tym mówić? Bo polscy przedsiębiorcy coraz chętniej rozwijają się na rynkach zagranicznych, a Słowenia, mimo niewielkiego rozmiaru, jest atrakcyjnym kierunkiem – to stabilny, rozwinięty i dobrze skomunikowany rynek wewnątrz UE. Jednak brak znajomości przepisów środowiskowych może szybko zamienić szansę w problem. Niezarejestrowanie się w ARSO albo zlekceważenie obowiązków sprawozdawczych wiąże się z realnym ryzykiem finansowym – od opłat karnych po zakaz działalności. Dla młodego e-commerce, który walczy o klientów i płynność, to cios, którego lepiej uniknąć.

W tym artykule pokażemy, jak działa system EPR w Słowenii, kto musi się w nim zarejestrować, jakie obowiązki sprawozdawcze i finansowe czekają polskie firmy oraz jak w praktyce przygotować się do działalności zgodnej z przepisami. Dzięki temu łatwiej będzie Ci wejść na słoweński rynek bez stresu i z poczuciem, że wszystkie formalności masz pod kontrolą.

Czym jest system EPR w Słowenii?

Definicja rozszerzonej odpowiedzialności producenta

System EPR, czyli rozszerzonej odpowiedzialności producenta, wprowadzono w Słowenii na podstawie rozporządzenia Uredbo o embalaži in odpadni embalaži (Dz.U. RS 54/2021). To przepisy, które regulują cały cykl życia opakowania – od momentu, gdy zostaje ono wprowadzone na rynek, aż po jego zbiórkę, recykling i ponowne użycie. Ich celem jest ograniczenie negatywnego wpływu opakowań na środowisko i wspieranie gospodarki obiegu zamkniętego. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mają obowiązek zarejestrowania się w systemie, prowadzenia ewidencji wprowadzanych na rynek opakowań, składania regularnych raportów oraz finansowania systemu zbiórki i zagospodarowania odpadów opakowaniowych.

Jakie podmioty obejmuje system

Za „producenta” w rozumieniu słoweńskich przepisów uważa się nie tylko krajowych wytwórców, którzy sami pakują produkty, czy importerów sprowadzających towary w opakowaniach, lecz także zagraniczne firmy prowadzące sprzedaż bezpośrednią do klientów w Słowenii – na przykład sklepy internetowe z Polski. Takie przedsiębiorstwo, określane w słoweńskim prawie jako tuje podjetje, również wprowadza opakowania na rynek i musi realizować obowiązki wynikające z EPR. W praktyce dzieje się to przez pooblaščeni zastopnik, czyli upoważnionego przedstawiciela działającego na miejscu w Słowenii. To on zajmuje się rejestracją, ewidencją i raportowaniem w imieniu zagranicznej firmy, ale odpowiedzialność za prawidłowość i terminowość sprawozdań nadal spoczywa na samym przedsiębiorcy.

Rola ARSO i organizacji odzysku

Nadzór nad systemem EPR w Słowenii sprawuje Agencija Republike Slovenije za okolje (ARSO). To właśnie w jej aplikacji „Embalaža” producenci rejestrują się do ewidencji, prowadzą dokumentację i składają raporty o ilościach opakowań wprowadzonych na rynek. Sprawozdania muszą być składane cztery razy w roku – do 30 stycznia, 30 kwietnia, 30 lipca i 30 października – na podstawie prowadzonej ewidencji, z rozbiciem na materiały (papier, plastik, szkło, metal, drewno itd.). Producent może wypełniać obowiązki samodzielnie albo przystąpić do jednej z organizacji odzysku, czyli družba za ravnanje z odpadno embalažo, które w imieniu wielu firm zajmują się zbiórką, recyklingiem i rozliczeniami.

Warto zwrócić uwagę, że dawniej w Słowenii obowiązywały dość wysokie progi ilościowe, powyżej których powstawał obowiązek finansowania systemu. Obecnie zostały one zniesione, a w ich miejsce wprowadzono pewne uproszczenia dla najmniejszych przedsiębiorców. W praktyce oznacza to, że nawet niewielki polski e-commerce wysyłający paczki do Słowenii podlega obowiązkowi rejestracji i raportowania, a o ewentualnych ulgach czy uproszczeniach trzeba zawsze sprawdzać aktualne komunikaty ARSO i ministerstwa środowiska.

Kto podlega obowiązkowi rejestracji?

Wprowadzający produkty w opakowaniach na rynek słoweński

System EPR w Słowenii obejmuje wszystkich przedsiębiorców, którzy wprowadzają opakowania na rynek – niezależnie od tego, czy są to opakowania jednostkowe, zbiorcze czy transportowe, i niezależnie od rodzaju materiału, z którego zostały wykonane. W praktyce oznacza to, że obowiązki dotyczą nie tylko producentów czy importerów, lecz także dystrybutorów i sprzedawców, którzy dostarczają towary w opakowaniach bezpośrednio do klientów. Słoweńskie prawo nie przewiduje progu de minimis – obowiązek rejestracji ciąży więc nawet na przedsiębiorcach wprowadzających niewielkie ilości opakowań rocznie. Jedynym wyjątkiem są uproszczenia przewidziane dla najmniejszych firm, np. przy wolumenach poniżej 15 000 kg opakowań rocznie, gdzie stosuje się prostsze procedury raportowania.

Sprzedawcy internetowi (e-commerce) do Słowenii

Szczególnie istotną kategorią są sprzedawcy prowadzący sprzedaż na odległość. Od 1 lipca 2021 roku przepisy wyraźnie określają, że sklepy internetowe spoza Słowenii, które wysyłają towary bezpośrednio do klientów indywidualnych na jej terytorium, traktowane są jako producenci w rozumieniu systemu EPR. Oznacza to pełne obowiązki rejestracyjne, raportowe i finansowe – dokładnie takie same, jak w przypadku lokalnych przedsiębiorców.

Ponieważ zagraniczne firmy zazwyczaj nie posiadają w Słowenii swojej siedziby, muszą powołać upoważnionego przedstawiciela (authorized representative) zarejestrowanego w tym kraju. To właśnie on odpowiada za składanie wniosków rejestracyjnych, prowadzenie ewidencji, przekazywanie raportów i uiszczanie należnych opłat. Warto jednak podkreślić, że formalna odpowiedzialność za poprawność i terminowość tych działań spoczywa zawsze na samym przedsiębiorcy, a nie na jego przedstawicielu.

Jak wygląda proces rejestracji w ARSO?

Gdzie i jak się zarejestrować

Rejestracja do systemu EPR w Słowenii odbywa się wyłącznie online, poprzez aplikację „Embalaža” prowadzoną przez Agencję Środowiska Republiki Słowenii (ARSO). Jest to oficjalna ewidencja producentów, a jednocześnie platforma, przez którą później składa się kwartalne raporty dotyczące opakowań. Cała procedura ma charakter elektroniczny – papierowe formularze nie są w ogóle przewidziane. Przedsiębiorca musi dokonać rejestracji jeszcze przed pierwszym wprowadzeniem opakowań na rynek słoweński. Jeśli tego nie zrobi, formalnie działa niezgodnie z prawem i naraża się na sankcje administracyjne i kary finansowe.

Upoważniony przedstawiciel dla firm zagranicznych

W przypadku przedsiębiorców, którzy nie mają siedziby w Słowenii, przepisy przewidują obowiązek wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela (pooblaščeni zastopnik). To on dokonuje rejestracji w aplikacji Embalaža, prowadzi sprawozdawczość i wnosi opłaty w imieniu zagranicznej firmy. W praktyce jest więc pełnoprawnym reprezentantem w systemie EPR. Warto jednak podkreślić, że odpowiedzialność prawna i finansowa za poprawność raportów czy terminowość płatności pozostaje po stronie samego przedsiębiorcy. Innymi słowy, przedstawiciel wykonuje czynności techniczne, ale konsekwencje ewentualnych zaniedbań zawsze spadają na firmę.

Wymagane dane i dokumenty

Do wniosku rejestracyjnego trzeba przygotować podstawowe dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa, takie jak nazwa, forma prawna, numer VAT czy adres siedziby. Konieczne jest także podanie danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za system, a także określenie rodzajów opakowań, jakie będą wprowadzane na rynek, wraz z przewidywaną masą. W formularzu należy również wskazać, czy firma planuje samodzielnie realizować obowiązki EPR, czy skorzysta z usług organizacji odzysku. Dla przedsiębiorstw zagranicznych wymagane jest dodatkowo pełnomocnictwo dla upoważnionego przedstawiciela, który będzie składał raporty i obsługiwał system w ich imieniu.

Czas trwania procedury

Samo wypełnienie formularza w aplikacji Embalaža jest stosunkowo szybkie i zazwyczaj zajmuje kilkadziesiąt minut, pod warunkiem że dane są dobrze przygotowane. ARSO dokonuje następnie formalnej weryfikacji zgłoszenia. Ten etap trwa w zależności od obciążenia systemu – czasem kilka dni, czasem nawet kilka tygodni. Firmy zagraniczne muszą dodatkowo uwzględnić czas niezbędny na ustanowienie i zatwierdzenie swojego przedstawiciela, co w praktyce może wydłużyć całą procedurę.

Koszty rejestracji

Dobra wiadomość dla przedsiębiorców jest taka, że ARSO nie pobiera opłaty administracyjnej za samą rejestrację w aplikacji Embalaža. Nie ma więc tzw. „opłaty wpisowej”. Główne koszty pojawiają się później, w postaci opłat środowiskowych (eco-fees/licence fees), które naliczane są proporcjonalnie do masy i rodzaju wprowadzonych opakowań. Wysokość tych opłat zależy więc bezpośrednio od profilu działalności firmy i wolumenu sprzedaży. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z organizacją odzysku, musi dodatkowo zapłacić za jej usługi, ale w zamian zyskuje wsparcie w obsłudze raportowania i rozliczeń, co dla wielu e-commerce okazuje się wygodniejsze niż samodzielne zajmowanie się formalnościami.

Obowiązki raportowe i finansowe w systemie EPR

Deklaracje kwartalne i roczne

Po rejestracji w aplikacji Embalaža każdy przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję mas opakowań wprowadzanych na rynek słoweński. Dane te są podstawą do raportowania, które odbywa się w cyklu kwartalnym. Pierwsze sprawozdania składane są zwykle do końca kwietnia, a następnie w kolejnych terminach kwartalnych, natomiast roczne zestawienie trzeba przekazać do 31 marca roku następnego. Raporty nie obejmują wyłącznie samej masy, ale także szczegółowe podziały materiałowe – oddzielnie należy wykazywać karton i papier, różne typy tworzyw sztucznych, szkło, aluminium, drewno czy materiały kompozytowe. Wymaga to od firm systematycznego ważenia i klasyfikowania opakowań, które trafiają do klientów, nawet jeśli chodzi tylko o proste koperty czy wypełniacze.

Opłaty licencyjne i ekologiczne

Samo raportowanie nie wyczerpuje obowiązków. Na podstawie zadeklarowanych ilości naliczane są opłaty środowiskowe, zwane eco-fees. Wysokość stawek zależy od masy oraz rodzaju materiału – przykładowo inne stawki obowiązują dla plastiku, inne dla szkła, a jeszcze inne dla papieru. W praktyce przedsiębiorca ma dwie możliwości realizacji zobowiązań: może rozliczać się samodzielnie bezpośrednio z ARSO albo skorzystać z usług organizacji odzysku, które działają jako compliance scheme. W tym drugim wariancie dochodzą dodatkowe koszty za obsługę, ale dla wielu firm, zwłaszcza mniejszych e-commerce, to wygodniejsza opcja, bo zmniejsza ryzyko błędów i oszczędza czas.

Dodatkowy podatek środowiskowy dla większych wprowadzających

W Słowenii nie obowiązuje próg de minimis – obowiązek rejestracji i raportowania ciąży na każdym przedsiębiorcy, nawet jeśli wprowadza na rynek niewielkie ilości opakowań. Ustawodawca przewidział jednak dodatkowe zobowiązanie dla większych firm. Jeśli przedsiębiorca przekroczy 15 ton opakowań rocznie, poza standardowymi opłatami licencyjnymi musi również zapłacić podatek środowiskowy. To realne obciążenie finansowe, które przy dynamicznym wzroście sprzedaży może szybko stać się istotnym kosztem. Dlatego dla firm planujących ekspansję do Słowenii kluczowe jest monitorowanie wolumenów i przewidywanie, kiedy mogą przekroczyć próg.

Praktyczne implikacje dla e-commerce

Dla polskich sklepów internetowych oznacza to, że każdy element opakowania użyty do wysyłki – karton, folia, koperta bąbelkowa czy plastikowy wypełniacz – musi być odpowiednio uwzględniony w raportach i stać się podstawą do naliczenia opłat. W praktyce często konieczne jest ważenie materiałów opakowaniowych i prowadzenie wewnętrznej ewidencji już od pierwszej przesyłki. Brak raportowania lub opóźnienia w płatnościach mogą skutkować karami finansowymi i postępowaniem administracyjnym. W skrajnych sytuacjach konsekwencją może być nawet formalny zakaz sprzedaży na rynku słoweńskim. Dla młodych e-commerce wchodzących do Słowenii to sygnał, że EPR nie jest opcjonalnym dodatkiem, lecz obowiązkiem, który trzeba traktować tak samo poważnie jak podatki czy VAT.

Kary i sankcje za brak rejestracji

Konsekwencje finansowe i administracyjne

Słoweńskie przepisy dotyczące EPR przewidują jasne sankcje za brak rejestracji, niewywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych czy opóźnienia w opłatach. Kara pieniężna może wynieść nawet do 4 000 euro – dotyczy to między innymi sytuacji, w których firma zagraniczna nie wyznaczyła upoważnionego przedstawiciela albo nie dokonała wpisu i raportowania w systemie Embalaža. W poważniejszych przypadkach ARSO może sięgnąć po dalej idące środki, takie jak zakaz sprzedaży na rynku słoweńskim. W praktyce oznacza to czasowe lub całkowite wyeliminowanie możliwości prowadzenia działalności handlowej w tym kraju, co dla e-commerce jest najdotkliwszą konsekwencją.

Zakres najczęstszych naruszeń

Najczęściej spotykane uchybienia sprowadzają się do trzech kategorii. Pierwsza to brak rejestracji – firma wprowadza produkty w opakowaniach na rynek, ale nie dokonała wpisu w aplikacji Embalaža. Druga to nieskładanie raportów kwartalnych lub rocznych, które są podstawą naliczania eco-fees i kontroli przepływu opakowań. Trzecia kategoria to brak uiszczenia należnych opłat, zarówno standardowych eco-fees, jak i podatku środowiskowego, jeśli firma przekroczyła próg piętnastu ton opakowań rocznie. Każde z tych naruszeń może skutkować grzywną, a w przypadku powtarzających się lub poważnych przewinień – również wszczęciem procedury egzekucyjnej i ograniczeniem prawa do sprzedaży na rynku słoweńskim.

Dla polskiego e-commerce oznacza to, że nie ma miejsca na półśrodki. Nawet stosunkowo niewielkie sklepy, które nie przykładają wagi do rejestracji czy raportowania, ryzykują realnymi kosztami finansowymi oraz utratą dostępu do rynku.

Jak EPR wpływa na e-commerce w praktyce?

Dodatkowe koszty dla małych firm

W Słowenii system EPR nie przewiduje żadnego progu zwolnienia dla najmniejszych wprowadzających – obowiązki pojawiają się już od pierwszego opakowania wprowadzonego na rynek. Oznacza to, że nawet pojedyncze kartony, foliopaki, koperty bąbelkowe czy plastikowe wypełniacze użyte do wysyłki paczki muszą zostać uwzględnione w kwartalnych raportach składanych w aplikacji Embalaža prowadzonej przez ARS.

Opłaty środowiskowe, czyli eco-fees, naliczane są proporcjonalnie do masy i rodzaju opakowań – plastik jest obciążony wyższą stawką niż papier czy szkło. Dla początkujących e-commerce kwoty mogą wydawać się niewielkie, ale rosną wprost proporcjonalnie do wolumenu sprzedaży. Po przekroczeniu 15 ton opakowań rocznie pojawia się dodatkowy obowiązek zapłaty podatku środowiskowego, który trzeba uiścić niezależnie od standardowych eco-fees.

Dla firm działających na niskiej marży to sygnał, że koszty EPR należy uwzględnić już na etapie planowania budżetu. W przeciwnym razie mogą istotnie obciążyć rentowność biznesu i stać się nieoczekiwanym problemem w momencie wzrostu sprzedaży.

Znaczenie dla planowania logistyki i pakowania

System EPR wymusza na przedsiębiorcach zmianę podejścia do logistyki. To, co wcześniej było kwestią wygody i estetyki opakowań, staje się obecnie elementem regulacyjnym. Firmy muszą prowadzić ewidencję masową z podziałem na materiały, ważyć wszystkie kartony, folie czy wypełniacze, a także gromadzić dokumentację potwierdzającą dane – np. faktury i specyfikacje dostawców.

Zaczyna się też zmieniać podejście do wyboru dostawców opakowań. Coraz częściej istotne są nie tylko cena i dostępność, ale też łatwość raportowania i profil ekologiczny materiałów. Przykładowo, stosowanie papieru zamiast plastiku może obniżyć wysokość eco-fees i ułatwić zgodność z przepisami.

Jak firmy mogą minimalizować obowiązki

Choć systemu EPR nie da się uniknąć, przedsiębiorcy mają narzędzia, by ograniczyć jego wpływ na finanse i administrację. Najprostszą strategią jest optymalizacja opakowań – wybór lżejszych materiałów, bardziej przyjaznych środowisku i tańszych w rozliczeniach. Dobrym przykładem jest zastąpienie grubych foliopaków kopertami papierowymi, które są łatwiejsze do recyklingu.

Inną możliwością jest wdrożenie rozwiązań wielokrotnego użytku, takich jak pudełka zwrotne czy torby wielorazowe. Wreszcie, wielu przedsiębiorców korzysta z usług organizacji odzysku (PRO – Producer Responsibility Organisations), które przejmują na siebie część obowiązków sprawozdawczych i rozliczeniowych. Choć oznacza to dodatkowy koszt usług, dla małych firm jest to często najpraktyczniejsze rozwiązanie, minimalizujące ryzyko błędów i kar.

Perspektywa biznesowa

System EPR można traktować jak kolejny obowiązek administracyjny, ale dla sprytnego e-commerce to również szansa. Coraz więcej konsumentów zwraca uwagę na kwestie ekologiczne i chętniej wybiera marki, które działają w sposób odpowiedzialny. Transparentne raportowanie i stosowanie opakowań przyjaznych środowisku pozwala nie tylko uniknąć kar, lecz także buduje przewagę konkurencyjną i reputację firmy dbającej o zrównoważony rozwój.

Podsumowanie

System EPR w Słowenii to zestaw obowiązków, który opiera się na trzech filarach: rejestracji, raportowaniu i opłatach. Każda firma, która wprowadza produkty w opakowaniach na rynek słoweński – niezależnie od tego, czy jest to duży producent, lokalny importer czy polski sklep internetowy wysyłający paczki do klientów – musi zadbać o zgodność z tymi wymogami. Rejestracja w aplikacji Embalaža to dopiero początek, potem dochodzą regularne raporty kwartalne i roczne oraz opłaty środowiskowe naliczane proporcjonalnie do masy i rodzaju opakowań.

Warto traktować te obowiązki proaktywnie. Zamiast myśleć o EPR jako o biurokratycznym ciężarze, lepiej uwzględnić go w planowaniu budżetu i logistyki już na starcie. Dzięki temu unikniesz stresu związanego z kontrolami, opóźnieniami w raportach czy naliczaniem kar. Co więcej, świadome podejście do opakowań – optymalizacja ich wagi, wybór bardziej ekologicznych materiałów czy korzystanie z organizacji odzysku – może obniżyć koszty i stać się elementem przewagi konkurencyjnej.

Dla polskich e-commerce działających w Słowenii kluczowa wskazówka brzmi prosto: lepiej zadbać o zgodność wcześniej niż później płacić kary. W praktyce oznacza to nie tylko bezpieczeństwo finansowe, ale także budowanie wizerunku marki odpowiedzialnej i nowoczesnej, która traktuje poważnie zarówno klientów, jak i środowisko.