VAT lokalny w Niemczech – kiedy jest obowiązkowy i jak go zdobyć

Dla polskich sprzedawców działających w e-commerce kluczowe jest to, że niemiecki urząd skarbowy traktuje VAT bardzo poważnie. Niezależnie od tego, czy prowadzisz własny sklep internetowy i wysyłasz zamówienia bezpośrednio do klientów w Niemczech, czy korzystasz z Amazona albo innego marketplace’u – w pewnym momencie możesz być zobowiązany do rejestracji i regularnego raportowania tego podatku.

Dlaczego temat jest istotny dla przedsiębiorców

Wielu młodych właścicieli sklepów online z Polski wybiera Niemcy jako jeden z pierwszych kierunków ekspansji. To największy rynek konsumencki w Europie, a jednocześnie sąsiad, do którego łatwo i szybko można wysyłać produkty. Ruch w stronę sprzedaży transgranicznej wydaje się więc naturalny. Jednak wraz z rozwojem sprzedaży pojawia się konieczność dostosowania się do tamtejszych przepisów podatkowych.

Rejestracja do VAT w Niemczech nie jest wyłącznie formalnością. To warunek legalnego działania i uniknięcia kar, które mogą być dotkliwe zarówno finansowo, jak i wizerunkowo. Klienci niemieccy przywiązują dużą wagę do przejrzystości i rzetelności, dlatego posiadanie prawidłowego numeru VAT zwiększa wiarygodność sklepu.

Dla małego biznesu e-commerce, który dopiero zaczyna działać na tym rynku, zrozumienie kiedy powstaje obowiązek rejestracji i jakie kroki należy wykonać, pozwala uniknąć stresu i kosztownych błędów. To szczególnie ważne w przypadku przedsiębiorców, którzy sprzedają poprzez Fulfillment by Amazon, składowanie towarów w magazynach w Niemczech czy wysyłają większe ilości produktów bezpośrednio do klientów zza Odry.

Co znajdziesz w tym przewodniku

W dalszej części artykułu wyjaśnię szczegółowo, w jakich sytuacjach rejestracja VAT w Niemczech staje się obowiązkowa. Omówimy progi obrotów dla firm lokalnych, zasady sprzedaży transgranicznej w ramach Unii Europejskiej, a także specyficzne przypadki takie jak korzystanie z programów FBA czy import towarów spoza UE.

Dowiesz się także, jak wygląda proces uzyskiwania numeru VAT w Niemczech – od wyboru właściwego urzędu skarbowego, przez wypełnienie formularzy, aż po nadanie numeru identyfikacyjnego USt-IdNr. Pokażę, jakie dokumenty są potrzebne, na co zwrócić uwagę i jakie terminy trzeba zachować, aby uniknąć kar.

Ten tekst to kompleksowy przewodnik stworzony z myślą o młodych przedsiębiorcach z Polski, którzy chcą sprzedawać w Niemczech bez obaw o problemy z urzędem skarbowym i zrozumieć, jakie są różnice w rejestracji do VAT w Niemczech i w Polsce.

Kiedy rejestracja VAT w Niemczech jest obowiązkowa

Rozpoczynając sprzedaż w Niemczech, łatwo założyć, że progi i zasady są podobne do polskich. Tymczasem niemieckie regulacje mają swoją własną logikę, a obowiązek rejestracji do VAT, czyli Umsatzsteuer, może pojawić się szybciej, niż przypuszczasz. Warto więc dobrze zrozumieć, w jakich sytuacjach urząd skarbowy w Niemczech oczekuje od przedsiębiorcy posiadania numeru VAT i rozliczania podatku.

Kryteria obrotowe dla podmiotów krajowych (Kleinunternehmerregelung)

W Niemczech funkcjonuje regulacja dla małych podatników, czyli Kleinunternehmerregelung. Pozwala ona przedsiębiorcom o niewielkich obrotach korzystać ze zwolnienia z VAT, ale tylko do określonego pułapu. Do końca 2024 roku granice wynosiły 22 tysiące euro w poprzednim roku podatkowym oraz 50 tysięcy euro w bieżącym roku. Od stycznia 2025 limity te zostały podwyższone do 25 tysięcy euro w roku poprzednim oraz 100 tysięcy euro w roku bieżącym. Jeżeli przedsiębiorca przekroczy którykolwiek z tych progów, automatycznie traci status małego podatnika i przechodzi na zasady ogólne. Co istotne, już sama transakcja, która powoduje przekroczenie limitu bieżącego roku, podlega opodatkowaniu VAT, podczas gdy wcześniejsze sprzedaże pozostają zwolnione.

W praktyce oznacza to, że jeżeli w 2024 roku obrót wyniósł 30 tysięcy euro, to od początku 2025 roku nie można już korzystać ze zwolnienia. Z kolei jeśli w 2024 roku firma miała obroty poniżej 25 tysięcy euro, ale w 2025 roku sprzedaż w trakcie roku przekroczy sto tysięcy euro, to właśnie od tej transakcji, która spowoduje przekroczenie, trzeba zacząć naliczać VAT. Dla nowych firm ważne jest również to, że od 2025 roku nie stosuje się prognoz obrotów – liczy się wyłącznie faktyczne przekroczenie granicy i moment, w którym do niego dochodzi. Ta regulacja dotyczy jednak wyłącznie przedsiębiorców zarejestrowanych w Niemczech, a dla firm z Polski obowiązują inne zasady.

Sprzedaż wewnątrzwspólnotowa i procedura OSS

Jeśli polska firma sprzedaje towary konsumentom w Niemczech, zastosowanie mają unijne przepisy dotyczące sprzedaży na odległość. Obowiązuje wspólny próg dziesięciu tysięcy euro netto w skali roku, liczony łącznie dla całej sprzedaży do konsumentów w UE. Do tego pułapu miejscem opodatkowania pozostaje kraj wysyłki, czyli Polska. Po przekroczeniu progu miejscem opodatkowania staje się kraj konsumenta, a więc w tym przypadku Niemcy.

Aby uprościć obowiązki, przedsiębiorcy mogą skorzystać z procedury One Stop Shop i rozliczać VAT w Polsce, stosując jednak stawki kraju, do którego trafiają towary. OSS obejmuje nie tylko sprzedaż towarów B2C, ale także szereg usług świadczonych na rzecz konsumentów, w tym usługi cyfrowe. Co ważne, przedsiębiorca może dobrowolnie wejść do OSS nawet wtedy, gdy nie przekroczył jeszcze progu dziesięciu tysięcy euro. W takim przypadku od pierwszej sprzedaży rozlicza VAT według stawek kraju nabywcy, unikając konieczności późniejszej rejestracji w poszczególnych państwach. Jeżeli jednak nie korzysta z OSS i przekroczy unijny próg, ma obowiązek zarejestrować się lokalnie w każdym kraju, w tym w Niemczech.

Składowanie towarów w Niemczech i program Amazon FBA

Osobnym przypadkiem jest sytuacja, w której towary znajdują się fizycznie na terenie Niemiec. Może to być własny magazyn, centrum logistyczne obsługiwane przez zewnętrznego operatora lub popularne programy fulfillmentowe, takie jak Amazon FBA. W momencie, gdy produkty zostają umieszczone w niemieckim magazynie, niemiecki urząd skarbowy uznaje, że przedsiębiorca dokonuje lokalnych dostaw. To oznacza, że obowiązek rejestracji VAT pojawia się od pierwszego dnia składowania i sprzedaży z tego stanu magazynowego, bez względu na wysokość obrotów.

Warto wiedzieć, że nawet samo przemieszczenie własnych zapasów z Polski do Niemiec traktowane jest jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Taka operacja również powoduje powstanie obowiązku rejestracji w Niemczech, ponieważ w jej wyniku towary znajdują się na terytorium tego państwa i mogą być sprzedawane lokalnym klientom.

Import i eksport spoza UE

Jeśli firma importuje towary z krajów trzecich bezpośrednio do Niemiec, pojawia się konieczność odprawy celnej oraz uiszczenia podatku importowego, czyli Einfuhrumsatzsteuer. W sytuacji, gdy przedsiębiorca jest importerem i sprzedaje te towary dalej z Niemiec, dokonuje lokalnych dostaw i musi być zarejestrowany do VAT. Wyjątkiem jest procedura Import One Stop Shop, która dotyczy przesyłek B2C o wartości do 150 euro. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z IOSS, może rozliczać importy centralnie, bez konieczności lokalnej rejestracji wyłącznie z tego powodu.

W przypadku eksportu sytuacja wygląda inaczej. Sprzedaż z Niemiec do krajów spoza Unii Europejskiej co do zasady jest zwolniona z VAT, ale wymaga dokładnego udokumentowania i wykazania w deklaracjach podatkowych. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca sprzedaje towary z magazynu w Niemczech do klientów spoza UE, musi posiadać niemiecki numer VAT i składać deklaracje, w których uwzględnia te transakcje, nawet jeśli same dostawy są formalnie opodatkowane stawką zero procent.

Jak zdobyć niemiecki numer VAT?

Proces uzyskania niemieckiego numeru VAT, czyli Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), nie jest jednorazową formalnością. Składa się z kilku etapów i wymaga kontaktu zarówno z lokalnym urzędem skarbowym, jak i z urzędem centralnym, czyli Bundeszentralamt für Steuern. Najpierw przedsiębiorca musi otrzymać numer podatkowy Steuernummer, a dopiero potem może ubiegać się o europejski numer identyfikacyjny VAT, który będzie widoczny w systemie VIES i używany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Wybór właściwego urzędu skarbowego (Finanzamt)

W przypadku firm zagranicznych Niemcy wyznaczyły cztery urzędy skarbowe odpowiedzialne za rejestrację do VAT. Podział nie jest związany z miejscem prowadzenia działalności ani lokalizacją magazynu, lecz z pierwszą literą nazwy przedsiębiorstwa. Firmy rozpoczynające się na litery od A do G podlegają pod urząd w Hameln, od H do L pod Oranienburg, od M do R pod Cottbus, a od S do Z pod Nördlingen. Przedsiębiorcy z Polski nie dokonują wyboru samodzielnie – przypisanie następuje automatycznie według schematu określonego przez administrację podatkową.

Wypełnienie formularza rejestracyjnego

Podstawą procedury jest złożenie formularza „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”. Można go wypełnić w wersji papierowej, ale coraz częściej korzysta się z elektronicznej formy dostępnej w systemie ELSTER. Formularz wymaga podania kompletnych danych firmy, w tym adresu i danych kontaktowych, a także dokładnego opisu prowadzonej działalności gospodarczej. Bardzo ważną częścią są prognozy dotyczące obrotów i kosztów, ponieważ to właśnie na ich podstawie urząd decyduje o częstotliwości składania deklaracji VAT. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca o niskich obrotach może być zobowiązany do składania deklaracji kwartalnych lub rocznych, natomiast wyższe obroty niemal zawsze wiążą się z obowiązkiem comiesięcznego raportowania.

Uzyskanie numeru Steuernummer

Po złożeniu i zweryfikowaniu formularza przedsiębiorca otrzymuje numer Steuernummer. Można go porównać do polskiego NIP, choć pełni on nieco inną funkcję. Steuernummer jest podstawowym identyfikatorem podatkowym w Niemczech, używanym do bieżącej korespondencji z Finanzamt i składania deklaracji. To właśnie ten numer pozwala formalnie rozpocząć rozliczenia z niemieckim fiskusem. Warto podkreślić, że bez Steuernummera nie da się ubiegać o europejski numer VAT – jest on pierwszym i obowiązkowym krokiem całej procedury.

Wniosek o nadanie numeru USt-IdNr.

Dopiero po uzyskaniu Steuernummer przedsiębiorca może wystąpić do Bundeszentralamt für Steuern o nadanie numeru USt-IdNr. Wniosek składany jest elektronicznie i najczęściej rozpatrywany w ciągu kilku tygodni. Nadany numer ma jednolity format, zaczyna się od prefiksu DE i składa się z dziewięciu cyfr. Od tego momentu firma może posługiwać się niemieckim numerem VAT-UE, który jest widoczny w systemie VIES i może być weryfikowany przez kontrahentów. To właśnie ten numer jest wymagany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych i w praktyce stanowi potwierdzenie, że firma działa legalnie i rozlicza się zgodnie z przepisami.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji VAT w Niemczech?

Rejestracja do VAT w Niemczech nie sprowadza się wyłącznie do wypełnienia jednego formularza. Aby urząd skarbowy mógł nadać numer podatkowy i później numer USt-IdNr., konieczne jest złożenie pełnego pakietu dokumentów. Niemieckie Finanzämter są znane ze skrupulatności, dlatego nawet brak drobnego załącznika potrafi wydłużyć procedurę o kilka tygodni. Warto przygotować wszystko wcześniej, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i dodatkowej korespondencji.

Formularz rejestracyjny – „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”

Najważniejszym dokumentem w całym procesie jest formularz rejestracyjny, czyli „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”. To oficjalne zgłoszenie przedsiębiorcy do rejestru podatników VAT. Formularz można złożyć w wersji papierowej, pobierając go ze strony odpowiedniego Finanzamt, albo elektronicznie poprzez system ELSTER. W dokumencie trzeba wskazać podstawowe dane firmy, opisać profil działalności oraz podać prognozowane obroty i wydatki. To właśnie na podstawie tych informacji urząd przydziela firmie numer Steuernummer i decyduje, czy deklaracje będą składane co miesiąc, co kwartał, czy raz w roku.

Odpis z rejestru handlowego

Kolejnym elementem jest dokument potwierdzający formalne istnienie przedsiębiorstwa i osoby uprawnione do reprezentacji. W przypadku spółek niemieckich będzie to odpis z Handelsregister, natomiast polskie spółki zazwyczaj muszą przedstawić aktualny odpis z KRS, zwykle nie starszy niż trzy miesiące. Dokument ten daje urzędowi pewność, że przedsiębiorstwo działa legalnie i ma jasno określoną strukturę prawną.

Dokumenty potwierdzające formę prawną i reprezentację

W zależności od rodzaju działalności wymagane mogą być dodatkowe dokumenty związane z reprezentacją i formą prawną firmy. W przypadku spółek będą to na przykład umowa spółki, uchwały o powołaniu zarządu czy pełnomocnictwa, jeśli zgłoszenia dokonuje doradca podatkowy lub przedstawiciel. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest prostsza – zazwyczaj wystarczy wpis do CEIDG i kopia dokumentu tożsamości.

Dokumenty tożsamości reprezentantów

Każdy urząd wymaga również dokumentów potwierdzających tożsamość osób reprezentujących przedsiębiorstwo. Najczęściej są to kopie dowodów osobistych lub paszportów właściciela, a w przypadku spółki – wszystkich osób mających prawo do podpisywania dokumentów w jej imieniu. To element kontroli, który ma przeciwdziałać nadużyciom i potwierdzić, że zgłoszenia dokonują faktyczni reprezentanci.

Potwierdzenie adresu

W praktyce Finanzamt często prosi także o dokumenty potwierdzające adres siedziby firmy w Polsce, na przykład odpis z KRS lub CEIDG, w którym widnieje adres rejestrowy. Jeżeli firma korzysta z magazynu, biura lub przedstawiciela w Niemczech, również te adresy powinny być potwierdzone odpowiednimi dokumentami, takimi jak umowa najmu czy potwierdzenie rejestracji działalności na terenie Niemiec.

Umowy handlowe lub informacje o działalności

Czasem urząd skarbowy oczekuje dodatkowych dowodów, które potwierdzają rzeczywistą działalność przedsiębiorstwa. Mogą to być umowy z platformami e-commerce, takimi jak Amazon FBA, kontrakty z klientami lub dokumenty związane z wynajmem magazynu czy biura w Niemczech. Takie załączniki pokazują urzędowi, że przedsiębiorca rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, a rejestracja do VAT jest uzasadniona.

Tłumaczenia przysięgłe

Ponieważ niemieckie urzędy akceptują wyłącznie dokumenty w języku niemieckim, w przypadku firm zagranicznych konieczne jest przedstawienie tłumaczeń przysięgłych. Dotyczy to szczególnie odpisów z KRS, umów spółki czy pełnomocnictw. Tłumaczenie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego, ponieważ urząd wymaga pełnej pewności co do treści dokumentu. To dodatkowy koszt i czas, który trzeba uwzględnić w planowaniu całej procedury rejestracyjnej.

Terminy i konsekwencje niedopełnienia obowiązku rejestracji VAT w Niemczech

W niemieckim systemie podatkowym niezwykle ważne jest, aby przedsiębiorca zarejestrował się do VAT dokładnie w momencie, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Spóźnienia traktowane są bardzo rygorystycznie, a konsekwencje mogą oznaczać poważne koszty zarówno finansowe, jak i organizacyjne.

Kiedy trzeba się zarejestrować

Obowiązek rejestracji pojawia się z chwilą wykonania pierwszej czynności opodatkowanej na terytorium Niemiec. Może to być przekroczenie unijnego progu dziesięciu tysięcy euro w sprzedaży B2C w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie korzysta z procedury OSS. Obowiązek powstaje także w chwili, gdy towary są składowane w magazynie w Niemczech, niezależnie od tego, czy chodzi o Amazon FBA, operatora logistycznego czy własny magazyn. Rejestracja jest również wymagana, gdy przedsiębiorca dokonuje importu towarów przez niemiecką granicę celną albo świadczy usługi, które podlegają lokalnemu VAT. W praktyce oznacza to, że rejestracja musi być zakończona najpóźniej w momencie rozpoczęcia działalności generującej podatek. Zgłoszenie dokonane później wiąże się z koniecznością zapłaty VAT wstecznie, razem z naliczonymi odsetkami.

Sankcje za opóźnienia

Niemieckie urzędy skarbowe bardzo stanowczo egzekwują obowiązki rejestracyjne. Jeśli przedsiębiorca spóźni się ze zgłoszeniem, Finanzamt może zażądać zapłaty całego podatku należnego od sprzedaży, która miała miejsce od momentu powstania obowiązku. Do tej kwoty doliczane są odsetki za zwłokę, wynoszące obecnie około pół procenta miesięcznie, czyli sześć procent w skali roku. W wielu przypadkach urząd nakłada także dodatkowe grzywny administracyjne, które mogą sięgnąć nawet dwudziestu pięciu tysięcy euro. Jeżeli urząd uzna, że opóźnienia były poważne i miały charakter celowy, sprawa może zostać skierowana do postępowania karno-skarbowego. Trzeba też pamiętać, że samo uregulowanie zaległego podatku nie wystarcza. Konieczne jest również złożenie wszystkich brakujących deklaracji VAT za okresy, w których przedsiębiorca powinien już być zarejestrowany.

Obowiązki sprawozdawcze po rejestracji

Z chwilą rejestracji firma przejmuje na siebie stały obowiązek raportowania podatku od wartości dodanej. W większości przypadków w pierwszych dwóch latach działalności wymagane są deklaracje miesięczne. Dopiero później, przy niższych obrotach, urząd może zgodzić się na składanie deklaracji kwartalnych. Najmniejsi podatnicy mogą rozliczać się rocznie, ale są to sytuacje stosunkowo rzadkie. Niezależnie od trybu raportowania, wszyscy podatnicy muszą sporządzić roczne rozliczenie VAT, które podsumowuje cały rok podatkowy. Wszystkie te deklaracje składa się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu ELSTER.

Konsekwencje zaniedbań

Niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych może prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji. Najczęściej są to kary finansowe nakładane za brak złożonych deklaracji lub odsetki od nieterminowych płatności. W skrajnych przypadkach urząd może zablokować numer VAT, co oznacza brak możliwości wystawiania faktur z niemieckim podatkiem i w praktyce paraliż działalności na tamtejszym rynku. Dla przedsiębiorcy e-commerce oznacza to natychmiastowe wstrzymanie sprzedaży i ryzyko utraty klientów, dlatego utrzymywanie pełnej terminowości w zakresie niemieckiego VAT jest absolutną koniecznością.

Podsumowanie

Rejestracja do VAT w Niemczech to kluczowy obowiązek każdego przedsiębiorcy, który chce prowadzić działalność związaną z tym rynkiem. Obowiązek ten pojawia się w kilku typowych sytuacjach. Dla firm mających siedzibę w Niemczech istotna jest regulacja dla małych podatników, tzw. Kleinunternehmerregelung. Zwolnienie z VAT traci się po przekroczeniu progów dwudziestu pięciu tysięcy euro w poprzednim roku lub stu tysięcy euro w roku bieżącym. Polskie sklepy internetowe muszą z kolei pamiętać o unijnym progu dziesięciu tysięcy euro w sprzedaży B2C do konsumentów w całej Unii. Po jego przekroczeniu, jeśli nie korzystają z procedury OSS, miejscem opodatkowania stają się Niemcy. Obowiązek powstaje również w chwili składowania towarów na terenie Niemiec, niezależnie od obrotu – dotyczy to zarówno magazynów własnych, operatorów logistycznych, jak i sprzedaży przez Amazon FBA. Rejestracja jest też konieczna przy imporcie z krajów trzecich i eksporcie z Niemiec poza Unię Europejską, ponieważ rozliczenie VAT wymaga wówczas posiadania niemieckiego numeru podatkowego. We wszystkich tych przypadkach Finanzamt oczekuje zgłoszenia najpóźniej w momencie rozpoczęcia działalności podlegającej VAT.

Dlaczego to ważne

Dla młodych polskich przedsiębiorców e-commerce kluczowe jest, aby nie zwlekać z rejestracją. Opóźnienia wiążą się nie tylko z obowiązkiem zapłaty podatku wstecz, ale także z odsetkami za zwłokę, które w Niemczech wynoszą około pół procenta miesięcznie. Do tego dochodzi ryzyko kar administracyjnych sięgających nawet dwudziestu pięciu tysięcy euro, a w skrajnych sytuacjach postępowania karno-skarbowego. Warto pamiętać, że brak aktywnego numeru VAT blokuje w praktyce działalność – platformy sprzedażowe, takie jak Amazon czy eBay, wymagają podania i weryfikacji tego numeru, aby dopuścić sprzedawcę do rynku.

Procedura rejestracyjna – prostsza, niż się wydaje

Mimo że konsekwencje zaniedbań są poważne, sam proces rejestracji nie należy do przesadnie skomplikowanych. Wystarczy znać kolejne kroki i przygotować pełną dokumentację. Pierwszym etapem jest złożenie formularza „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” w odpowiednim Finanzamt, co prowadzi do uzyskania numeru Steuernummer. Następnie składa się wniosek do Bundeszentralamt für Steuern o nadanie europejskiego numeru USt-IdNr., który ma format DE plus dziewięć cyfr. Właściwie przygotowany pakiet dokumentów, obejmujący odpis z KRS, umowę spółki, pełnomocnictwa, kopie dokumentów tożsamości oraz ewentualne tłumaczenia przysięgłe, pozwala skrócić czas oczekiwania i uniknąć dodatkowej wymiany korespondencji z urzędem.

Przewaga konkurencyjna

Rejestracja do VAT to nie tylko obowiązek formalny, ale także element budowania przewagi konkurencyjnej. Niemieccy klienci i partnerzy biznesowi cenią przejrzystość i profesjonalizm, a posiadanie niemieckiego numeru VAT znacząco zwiększa wiarygodność firmy. Dla młodego polskiego przedsiębiorcy oznacza to łatwiejsze nawiązywanie relacji biznesowych, większe zaufanie ze strony klientów i stabilniejsze warunki rozwoju na jednym z największych rynków w Europie. Najlepszą strategią jest więc rejestracja przed rozpoczęciem sprzedaży, tak aby uniknąć stresu, kar i kosztownych zaległości, a jednocześnie od samego początku budować solidny wizerunek na rynku niemieckim.