Terminy składania deklaracji Intrastat – wszystko, co musisz wiedzieć
Spis treści
Nie jest to podatek i nie ma bezpośredniego wpływu na wysokość Twoich zobowiązań wobec fiskusa. To raczej narzędzie statystyczne, dzięki któremu urzędy wiedzą, jakie towary i w jakiej skali przepływają przez granice wewnątrzunijne. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak bardzo konkretny obowiązek: jeśli Twój e-commerce urośnie na tyle, że przekroczy określone progi wartości handlu wewnątrzwspólnotowego, musisz co miesiąc raportować dane o imporcie i eksporcie.
Brzmi jak drobiazg? W praktyce terminy składania deklaracji Intrastat są absolutnie kluczowe. Spóźnienie może skończyć się nieprzyjemnymi pismami z urzędu, a w skrajnych przypadkach nawet karami. Dlatego młody biznes, który dopiero się rozwija i zaczyna wychodzić na rynki zagraniczne, powinien od początku wiedzieć, kiedy i w jaki sposób takie deklaracje trzeba składać.
W tym artykule znajdziesz praktyczne kompendium wiedzy o terminach Intrastat. Najpierw wyjaśnimy zasady obowiązujące w Polsce: kto musi składać deklaracje, jakie są progi wartości obrotów i przede wszystkim – do kiedy trzeba raportować dane. Potem pokażemy, że nie wszędzie w Europie obowiązują te same daty. Przyjrzymy się kilku innym krajom Unii, żebyś mógł łatwiej zaplanować rozwój swojej sprzedaży zagranicznej i uniknąć niespodzianek.
Na końcu znajdziesz praktyczne wskazówki – jak nie przegapić terminu, jak ułatwić sobie proces raportowania i skąd czerpać pewne informacje. Chcemy, żeby po przeczytaniu tego tekstu Intrastat nie kojarzył Ci się z kolejnym biurokratycznym koszmarem, ale raczej z rutynową czynnością, którą można zorganizować sprawnie i bez stresu.
Podstawy raportowania Intrastat w Polsce
Czym jest system Intrastat
Intrastat to system statystyczny, który działa we wszystkich krajach Unii Europejskiej i służy do gromadzenia danych o przepływach towarowych pomiędzy państwami członkowskimi. W praktyce oznacza to, że jeśli Twój sklep internetowy wysyła paczki z Polski do Niemiec albo sprowadza towar z Hiszpanii do magazynu w Warszawie, takie transakcje mogą podlegać raportowaniu w tym systemie.
Dzięki Intrastat instytucje takie jak Główny Urząd Statystyczny (GUS) czy Eurostat mają pełny obraz tego, jak wygląda wymiana handlowa w obrębie wspólnego rynku. Dane te są później wykorzystywane do analiz, raportów gospodarczych czy planowania polityki ekonomicznej w skali całej Unii. Dla firm oznacza to jednak dodatkowy obowiązek administracyjny.
Warto od razu zaznaczyć, że Intrastat nie jest podatkiem. Nie wpływa na rozliczenia VAT, CIT czy PIT, ale ma charakter czysto sprawozdawczy. To nie zwalnia jednak z powagi sytuacji – jeśli nie dopełnisz tego obowiązku w terminie, możesz narazić się na kary pieniężne i nieprzyjemne konsekwencje w kontaktach z organami celnymi.
Kogo dotyczy obowiązek
Nie każdy przedsiębiorca musi od razu składać deklaracje Intrastat. Obowiązek ten powstaje dopiero w momencie przekroczenia tak zwanych progów statystycznych, które ustalane są osobno dla przywozu (WNT) i wywozu (WDT).
Raportowanie dotyczy firm, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT UE i prowadzą transakcje towarowe z kontrahentami z innych krajów Unii. W praktyce oznacza to, że mały e-commerce, który dopiero zaczyna sprzedaż zagraniczną, zazwyczaj nie musi się tym jeszcze martwić. Jednak w momencie, gdy Twój biznes się rozkręci i regularnie wysyłasz paczki do klientów z Niemiec, Francji czy Czech, Intrastat staje się codziennością.
Progi statystyczne w Polsce na 2025 rok
W 2025 roku obowiązują dwa poziomy progów: podstawowy i szczegółowy. Przekroczenie progu podstawowego oznacza konieczność składania deklaracji Intrastat w zakresie podstawowym, obejmującym takie informacje jak kod towaru, wartość transakcji czy kraj pochodzenia. Z kolei po przekroczeniu progu szczegółowego zakres danych staje się bardziej rozbudowany – trzeba raportować na przykład warunki dostawy czy rodzaj transportu, co często wymaga dodatkowych narzędzi IT albo wsparcia księgowych specjalizujących się w Intrastat.
W 2025 roku wartości progów wyglądają następująco. W przypadku importu, czyli wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, próg podstawowy wynosi 4 miliony złotych, a próg szczegółowy aż 65 milionów złotych. W przypadku eksportu, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, próg podstawowy jest niższy i zaczyna się już od 2 milionów złotych, natomiast próg szczegółowy sięga 120 milionów złotych.
Znaczenie przekroczenia progów
Z punktu widzenia przedsiębiorcy sytuacja wygląda jasno. Dopóki Twoje obroty są poniżej progów, nie musisz nic raportować. Po przekroczeniu progu podstawowego w danym roku pojawia się obowiązek składania comiesięcznych deklaracji Intrastat w wersji podstawowej. Jeśli w przyszłości Twój biznes urośnie na tyle, że przekroczysz próg szczegółowy, wtedy raportowanie staje się bardziej wymagające i obejmuje dodatkowe dane.
Warto pamiętać, że progi te są liczone osobno dla importu i eksportu. Możesz więc mieć obowiązek raportowania tylko po stronie przywozu, jeśli sprowadzasz towary z zagranicy, albo tylko po stronie wywozu, jeśli sprzedajesz głównie do klientów za granicą. W przypadku wielu e-commerce’ów działających w Polsce częściej pojawia się obowiązek raportowania eksportowego, ponieważ towary są kupowane lokalnie, a sprzedaż odbywa się głównie w innych krajach Unii.
Podsumowując: Intrastat to obowiązek statystyczny, a nie podatkowy. W 2025 roku progi raportowe w Polsce mieszczą się w przedziale od 2 do 120 milionów złotych, w zależności od rodzaju przepływu i poziomu szczegółowości danych. Każdy przedsiębiorca, który rozwija sprzedaż zagraniczną, powinien monitorować swoje obroty w ramach WDT i WNT, aby w odpowiednim momencie wdrożyć system raportowania i uniknąć kar.
Terminy składania deklaracji Intrastat w krajach UE
Unijne ramy prawne
System Intrastat obowiązuje we wszystkich krajach Unii Europejskiej, ale nie ma jednego, wspólnego terminu składania deklaracji. Unia Europejska ujednoliciła to, jakie informacje trzeba raportować i kto podlega obowiązkowi sprawozdawczemu, ale każdy kraj może samodzielnie zdecydować, jak ułoży swój kalendarz raportowania.
Dzięki temu państwa dostosowują terminy do własnych procedur administracyjnych i wewnętrznej organizacji urzędów statystycznych. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak konieczność ciągłego monitorowania nie tylko progów, ale również dat obowiązujących w poszczególnych państwach. W przypadku firm działających na wielu rynkach – zwłaszcza w e-commerce, gdzie sprzedaż do kilku krajów jednocześnie to codzienność – takie różnice w harmonogramach mogą być sporym wyzwaniem.
Przykłady terminów w wybranych krajach UE
W Polsce przedsiębiorca musi złożyć deklarację do dziesiątego dnia kalendarzowego miesiąca następnego. Szczególną cechą polskiego systemu jest to, że sobota traktowana jest jako dzień roboczy – jeżeli termin przypada właśnie w sobotę, nie przesuwa się on na poniedziałek.
W Czechach ustawodawca daje firmom nieco więcej czasu, ponieważ raporty Intrastat należy złożyć do dwunastego dnia kalendarzowego miesiąca następnego. Dwa dodatkowe dni robią różnicę, szczególnie gdy przedsiębiorca raportuje jednocześnie w Polsce i w Czechach.
W Finlandii termin ustalono na dziesiąty dzień roboczy następnego miesiąca. To rozwiązanie, które daje zazwyczaj kilka dni więcej niż w Polsce, bo liczone są wyłącznie dni pracy administracji. Identyczne podejście obowiązuje w Danii, gdzie również termin to dziesiąty dzień roboczy.
Niemcy stosują podobną zasadę – raport trzeba przesłać do dziesiątego dnia roboczego kolejnego miesiąca. Dla wielu firm oznacza to nieco większy komfort, ponieważ terminy nie „wpadają” w weekendy.
We Francji sytuacja wygląda podobnie jak w Polsce, bo termin to dziesiąty dzień kalendarzowy miesiąca następnego. Jednak różnica polega na tym, że sobota nie jest traktowana jako dzień roboczy – jeśli 10. przypada w sobotę, raport można złożyć dopiero w poniedziałek.
W Hiszpanii obowiązuje zasada zbliżona do niemieckiej i fińskiej: deklarację należy złożyć do dwunastego dnia roboczego miesiąca następnego. To daje przedsiębiorcom realnie więcej czasu, a przy dużych wolumenach sprzedaży jest dużym ułatwieniem.
W Rumunii termin jest krótszy niż w Polsce – raporty trzeba przekazać do piętnastego dnia miesiąca następnego. Co ciekawe, w tym przypadku chodzi o dzień kalendarzowy, a nie roboczy, więc jeśli piętnasty wypada w weekend, termin przesuwa się na poniedziałek.
Inne kraje również wprowadzają własne rozwiązania. Na przykład w Holandii przedsiębiorcy muszą raportować do dziesiątego dnia roboczego miesiąca następnego, co wpisuje się w model „roboczy” stosowany przez Niemcy i Danię. W Belgi z kolei termin to dwunasty dzień kalendarzowy, podobnie jak w Czechach.
Wnioski dla przedsiębiorców
Na papierze różnice wydają się niewielkie – tu dziesiąty dzień kalendarzowy, tam dziesiąty roboczy, w innym kraju dwunasty dzień miesiąca. W praktyce jednak może to oznaczać kilka dodatkowych dni na zebranie danych, co dla biznesów e-commerce ma ogromne znaczenie. Jeśli raportujesz równocześnie w Polsce, Niemczech i Hiszpanii, musisz zmierzyć się z trzema różnymi zasadami liczenia terminu.
Dlatego dobrym rozwiązaniem jest stworzenie firmowego „kalendarza Intrastat”, w którym w jednym miejscu znajdą się wszystkie obowiązujące daty. W przypadku e-commerce, gdzie obroty zagraniczne często rosną szybciej, niż się tego spodziewasz, takie narzędzie pozwala uniknąć chaosu, nerwowych weekendów i przede wszystkim – kar finansowych.
Konsekwencje niedotrzymania terminu Intrastat
Sankcje finansowe
Niedotrzymanie terminu w przypadku deklaracji Intrastat nigdy nie kończy się machnięciem ręką ze strony urzędu. Organy celne i statystyczne mają prawo nakładać na przedsiębiorców kary pieniężne w kilku sytuacjach: gdy deklaracja nie zostanie w ogóle złożona, gdy wpłynie po terminie albo wtedy, gdy raport okaże się niepełny lub zawiera istotne błędy.
Wysokość sankcji zależy od skali przewinienia i od tego, czy sytuacja powtarza się regularnie. W praktyce kwoty mogą wahać się od kilkuset złotych za jednorazowe opóźnienie do kilku tysięcy złotych w przypadku długotrwałych i uporczywych uchybień. Trzeba też pamiętać, że kara może zostać nałożona wielokrotnie – jeśli spóźnisz się przez trzy kolejne miesiące, ryzykujesz trzy oddzielne sankcje.
Dla młodego biznesu e-commerce nawet kilkaset złotych kary miesięcznie może być bolesnym obciążeniem. Warto więc traktować termin dziesiątego dnia miesiąca z taką samą powagą, jak daty składania deklaracji VAT czy opłacania składek ZUS. Przykładowo, jeśli Twój sklep generuje coraz większą sprzedaż do Niemiec, a raportowanie Intrastat zaczynasz traktować drugoplanowo, to seria spóźnień szybko zamieni się w realny koszt, który mógłby zostać zainwestowany w reklamę czy nowy asortyment.
Kontrole i wezwania z urzędu celno-skarbowego
Kary finansowe to tylko jedna strona medalu. Jeśli urząd celny zauważy brak raportu w systemie, może wysłać oficjalne wezwanie do złożenia deklaracji. Jedno spóźnienie rzadko kończy się dużymi konsekwencjami – zazwyczaj otrzymasz najpierw przypomnienie. Jednak w przypadku powtarzających się opóźnień urząd może uznać, że problem nie jest przypadkowy i wszcząć kontrolę szczegółową.
Dla przedsiębiorcy oznacza to obowiązek tłumaczenia się, przygotowywania dodatkowych dokumentów i poświęcania czasu na korespondencję z urzędem zamiast na prowadzenie biznesu. Tego typu kontrola często dotyczy nie tylko Intrastat, ale potrafi rozszerzyć się na inne obszary – VAT, dokumentację księgową czy transakcje zagraniczne.
Wyobraźmy sobie sytuację właściciela sklepu internetowego sprzedającego elektronikę do Niemiec i Francji. W ciągu pół roku spóźnia się kilkakrotnie ze złożeniem raportu Intrastat. Urząd celny uznaje to za regularne naruszenie i wszczyna kontrolę. Oprócz wyjaśniania braków w Intrastat przedsiębiorca musi udowodnić poprawność swoich rozliczeń VAT oraz udokumentować transporty towarów. Samo postępowanie trwa tygodniami i paraliżuje bieżącą pracę firmy.
Problemy przy kolejnych rozliczeniach
Brak terminowego raportu to także źródło komplikacji w kolejnych okresach sprawozdawczych. Jeśli deklaracja za jeden miesiąc nie zostanie złożona na czas, trzeba nadrabiać zaległości. To w praktyce oznacza pracę pod presją czasu, a więc większe ryzyko błędów. Dane z Intrastat często muszą być spójne z dokumentacją VAT i księgowością. Jeżeli w jednym miesiącu raportujesz z opóźnieniem i na szybko, w kolejnym może się okazać, że liczby się nie zgadzają.
Niespójności tego typu natychmiast zwracają uwagę administracji. Urząd zaczyna zadawać pytania, domagać się wyjaśnień i wzywać do korekt. W efekcie przedsiębiorca zamiast skupić się na sprzedaży i marketingu, spędza godziny na poprawianiu sprawozdań.
Warto też wspomnieć o „czarnych listach”. Firmy, które notorycznie spóźniają się z deklaracjami Intrastat, mogą zostać wpisane na wewnętrzne listy podmiotów „podwyższonego ryzyka”. W praktyce oznacza to częstsze kontrole i większą uwagę urzędników przy każdym kolejnym raporcie. Dla biznesu e-commerce, który działa szybko i często w wielu krajach naraz, to dodatkowa bariera spowalniająca rozwój.
Niedotrzymanie terminu Intrastat to realne koszty i problemy. Kary finansowe mogą stopniowo obciążać budżet firmy, wezwania i kontrole zabierają czas i energię, a niespójności w danych powodują lawinę problemów w kolejnych miesiącach. Dla przedsiębiorcy z branży e-commerce to oznacza nie tylko dodatkowe wydatki, ale i utratę płynności organizacyjnej, która w tej branży bywa kluczowa.
Dlatego Intrastat warto traktować jak część stałych obowiązków administracyjnych – tak samo poważnie jak VAT czy ZUS. Dzięki temu unikasz nerwowych weekendów, kar i nieprzyjemnych rozmów z urzędem, a Twój biznes może spokojnie rosnąć na zagranicznych rynkach.
Jak nie przegapić terminu? Praktyczne wskazówki
W teorii termin złożenia deklaracji Intrastat jest łatwy do zapamiętania – zawsze chodzi o dziesiąty dzień miesiąca następnego. W praktyce jednak codzienność przedsiębiorcy wygląda zupełnie inaczej. Sprzedaż, marketing, logistyka, obsługa klientów – to wszystko sprawia, że administracyjne obowiązki często schodzą na drugi plan. Nic dziwnego, że Intrastat bywa traktowany jako „zadanie na później”. Problem w tym, że „później” bardzo szybko zamienia się w karę finansową.
Na szczęście istnieją sprawdzone sposoby, żeby tego uniknąć.
Kalendarze podatkowe online
Najprostszym narzędziem są kalendarze podatkowe online. To rozwiązania dostępne na stronach Ministerstwa Finansów, Głównego Urzędu Statystycznego czy portali biznesowych. Po dodaniu takiego kalendarza do swojego telefonu lub komputera zawsze masz pod ręką przypomnienie o zbliżających się terminach.
Niektóre kalendarze można zsynchronizować z Google Calendar albo Outlookiem, dzięki czemu powiadomienia wyskakują automatycznie. Wyobraź sobie, że ósmego dnia miesiąca Twój telefon przypomina Ci o zbliżającym się raporcie – masz jeszcze dwa dni, żeby na spokojnie zebrać dane i uniknąć stresu w ostatniej chwili.
Automatyczne przypomnienia w systemach księgowych
Coraz więcej firm e-commerce korzysta z nowoczesnych systemów księgowych i ERP. Wiele z nich ma funkcję automatycznych przypomnień, które można ustawić tak, aby system wysyłał powiadomienie, kiedy zbliża się termin raportowania.
To rozwiązanie jest szczególnie wygodne, jeśli obsługujesz wiele rynków naraz. Możesz ustawić różne powiadomienia dla Polski, Niemiec czy Francji i dzięki temu uniknąć pomyłek związanych z odmiennymi kalendarzami Intrastat. W praktyce wygląda to tak: system księgowy generuje raport sprzedaży, a kilka dni przed dziesiątym dniem miesiąca wysyła Ci maila z informacją, że czas na Intrastat. Wystarczy wtedy tylko zweryfikować dane i wysłać deklarację.
Outsourcing do biur rachunkowych
Trzecim, coraz popularniejszym rozwiązaniem jest outsourcing obowiązków Intrastat. Wielu przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że samodzielne pilnowanie terminów i wypełnianie deklaracji to strata czasu, który można przeznaczyć na rozwój sprzedaży. Dlatego decydują się zlecić te zadania biurom rachunkowym specjalizującym się w Intrastat.
To szczególnie korzystne w przypadku firm e-commerce, które szybko rosną i mają coraz bardziej skomplikowane przepływy towarowe. Specjaliści zajmują się wszystkimi formalnościami, pilnują terminów, wysyłają raporty i odpowiadają na ewentualne pytania urzędów. Ty w tym czasie możesz skupić się na tym, co naprawdę rozwija biznes – nowych kampaniach reklamowych, logistyce czy relacjach z klientami.
Jeżeli czujesz, że Twoja firma jest na etapie, gdzie Intrastat zaczyna stawać się wyzwaniem, to najlepszy moment, aby pomyśleć o takim rozwiązaniu. Nasz zespół od lat zajmuje się obsługą Intrastat i wiemy, jak zdjąć ten ciężar z barków przedsiębiorcy. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie raporty są złożone na czas i nie grożą Ci żadne sankcje.
Intrastat to obowiązek powtarzalny i nieunikniony, ale można go sobie maksymalnie ułatwić. Kalendarze online przypomną o terminie, systemy księgowe zadbają o automatyczne alerty, a outsourcing do specjalistów sprawi, że temat zniknie z Twojej listy zadań. Dzięki temu unikniesz stresu, kar finansowych i niepotrzebnych kontroli, a Twój e-commerce będzie mógł spokojnie rozwijać się na rynkach zagranicznych.
Gdzie szukać oficjalnych informacji?
W świecie e-commerce wszystko zmienia się dynamicznie – rosną obroty, pojawiają się nowe rynki, a wraz z nimi kolejne obowiązki administracyjne. Intrastat nie jest wyjątkiem. Progi statystyczne i terminy mogą być aktualizowane co roku, dlatego przedsiębiorca nie powinien opierać się wyłącznie na tym, co usłyszy od znajomych czy przeczyta w pojedynczym artykule. Najpewniejszym źródłem są zawsze oficjalne strony instytucji odpowiedzialnych za zbieranie danych statystycznych.
Strona GUS
W przypadku Polski kluczowym źródłem jest Główny Urząd Statystyczny (GUS). Na stronie internetowej GUS znajdziesz nie tylko informacje o samych terminach, ale też praktyczne instrukcje dotyczące sposobu wypełniania deklaracji, wymaganych danych oraz progów obowiązujących w danym roku. Co ważne, GUS publikuje aktualizacje regularnie, a każdy komunikat ma charakter urzędowy – możesz więc mieć pewność, że zawarte tam informacje są wiążące.
Dla młodych firm e-commerce, które dopiero zaczynają swoją przygodę z raportowaniem Intrastat, strona GUS jest najlepszym punktem wyjścia. Nawet jeśli korzystasz z biura rachunkowego czy systemu ERP, warto samodzielnie rzucić okiem na oficjalne komunikaty, żeby wiedzieć, jak wyglądają zasady w danym roku.
Eurostat i portale statystyczne krajów UE
Jeśli Twoja firma działa również poza Polską, warto zaglądać na strony Eurostatu, czyli urzędu statystycznego Unii Europejskiej. Eurostat koordynuje zasady raportowania Intrastat i udostępnia przeglądowe informacje o systemie w całej wspólnocie. To dobre miejsce, by zorientować się w ogólnych zasadach i różnicach między krajami.
Oprócz Eurostatu, każdy kraj członkowski prowadzi własny portal statystyczny lub sekcję na stronie urzędu celnego. Na przykład w Czechach informacje znajdziesz na stronie tamtejszego urzędu statystycznego, w Niemczech na portalu „Destatis”, a we Francji na stronie administracji celnej. Dla przedsiębiorcy, który sprzedaje na kilku rynkach jednocześnie, te źródła są nieocenione, bo pozwalają upewnić się, jakie terminy obowiązują lokalnie i czy zasady różnią się od polskich.
Dlaczego warto śledzić zmiany co roku?
Intrastat to system, w którym progi statystyczne są regularnie aktualizowane. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli w danym roku nie masz obowiązku składania deklaracji, w kolejnym sytuacja może się zmienić – i to nie tylko z powodu wzrostu sprzedaży, ale także z powodu zmiany samych progów.
Śledzenie aktualizacji ma więc podwójne znaczenie. Po pierwsze, pozwala uniknąć niespodzianki, że nagle w styczniu musisz składać raporty, choć rok wcześniej jeszcze Cię to nie dotyczyło. Po drugie, daje Ci czas na przygotowanie – wdrożenie odpowiednich procedur, przeszkolenie zespołu czy dostosowanie systemu księgowego.
Dla młodego biznesu e-commerce kluczowe jest myślenie przyszłościowe. Lepiej dowiedzieć się z wyprzedzeniem, że w danym roku będziesz objęty obowiązkiem Intrastat, niż zostać „złapanym” na braku raportu i od razu wpaść w spiralę kar i kontroli.
Najpewniejsze źródło wiedzy o Intrastat to zawsze oficjalne portale – GUS w Polsce oraz Eurostat i odpowiednie urzędy statystyczne w innych krajach UE. Dzięki nim masz pewność, że działasz zgodnie z aktualnymi przepisami, a nie na podstawie niepełnych informacji. Warto sprawdzać komunikaty co roku, bo progi i zasady mogą się zmieniać, a przygotowanie się z wyprzedzeniem to najlepszy sposób na uniknięcie problemów.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy muszę składać Intrastat, jeśli nie przekroczyłem progów?
Nie, obowiązek raportowania Intrastat powstaje dopiero wtedy, gdy wartość transakcji wewnątrzunijnych przekroczy ustalone progi statystyczne. Jeśli Twój e-commerce prowadzi sprzedaż do kilku krajów, ale suma obrotów nie osiągnęła jeszcze wymaganych wartości, raportowanie Cię nie dotyczy. Warto jednak pamiętać, że przy dynamicznym wzroście sprzedaży próg może zostać osiągnięty szybciej, niż się spodziewasz. Dlatego dobrze jest monitorować obroty na bieżąco, aby uniknąć zaskoczenia.
Czy można złożyć korektę deklaracji po terminie?
Tak, przepisy pozwalają na składanie korekt deklaracji Intrastat. Jeśli po wysłaniu raportu odkryjesz błąd, możesz przesłać poprawioną wersję – nawet po terminie. Urzędy oczekują przede wszystkim rzetelnych danych statystycznych, dlatego korekta jest zawsze lepszym rozwiązaniem niż pozostawienie błędnych informacji w systemie. Zaniechanie poprawienia raportu w przypadku wykrycia nieścisłości może skutkować sankcjami, dlatego warto działać proaktywnie.
Czy elektroniczne deklaracje mają inne zasady terminowe?
Nie, terminy są identyczne niezależnie od formy składania deklaracji. Dziś większość przedsiębiorców korzysta z elektronicznych systemów zgłoszeń, takich jak platforma PUESC, które są szybsze i wygodniejsze niż papierowe formularze. Sam fakt, że deklaracja składana jest online, nie wydłuża jednak terminu – w Polsce wciąż obowiązuje zasada, że raport musi być przesłany do dziesiątego dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym.
Co z firmami, które handlują w kilku krajach UE jednocześnie?
Każde państwo członkowskie prowadzi własny system Intrastat, a obowiązki raportowe są w pełni niezależne w każdym kraju. Nie wystarczy jedna deklaracja w Polsce – jeśli przekroczysz progi w kilku państwach, musisz składać raporty osobno w każdym z nich.
Wyobraźmy sobie polski sklep internetowy, który eksportuje towary do Niemiec i Francji, a jednocześnie importuje produkty z Hiszpanii. W takim przypadku firma może mieć obowiązek raportowania równolegle w trzech systemach Intrastat. To duże wyzwanie organizacyjne, dlatego przedsiębiorcy często korzystają z automatyzacji w systemach księgowych albo decydują się na outsourcing, by nie pogubić się w terminach i wymogach.
Intrastat to system, w którym kluczowe znaczenie mają progi statystyczne, terminy i rzetelność danych. Dopóki nie przekroczysz progów, nie masz obowiązku raportowania. Jeśli pojawią się błędy, zawsze możesz je skorygować. Deklaracje elektroniczne nie zmieniają terminów, a handel w kilku krajach oznacza równoległe obowiązki w każdym z nich.
Dlatego najlepiej przygotować procedury i narzędzia do obsługi Intrastat z wyprzedzeniem, tak aby w momencie wzrostu sprzedaży raportowanie stało się naturalną częścią działalności, a nie nagłym problemem do rozwiązania.
Podsumowanie
Intrastat na pierwszy rzut oka może wydawać się tylko kolejną biurokratyczną formalnością, ale w praktyce jest to obowiązek, którego nie można lekceważyć. Najważniejsza zasada w Polsce jest prosta – deklarację za dany miesiąc trzeba złożyć do dziesiątego dnia miesiąca następnego. Co ważne, sobota jest traktowana jako dzień roboczy, a więc termin nie przesuwa się na poniedziałek. Do tego dochodzą progi statystyczne, które decydują o tym, czy i w jakim zakresie musisz raportować swoje dane.
Dla przedsiębiorców działających wyłącznie w Polsce to już sporo do zapamiętania, ale jeśli prowadzisz handel w kilku krajach UE, sytuacja staje się bardziej skomplikowana. Różnice w terminach między państwami – dziesiąty dzień kalendarzowy w Polsce czy Francji, dwunasty w Czechach, a dziesiąty dzień roboczy w Niemczech, Finlandii czy Danii – mogą wydawać się kosmetyczne. W praktyce jednak te kilka dni różnicy robi ogromne znaczenie przy organizacji pracy, szczególnie jeśli raportujesz równolegle w kilku systemach Intrastat.
Dlatego najlepszym podejściem jest trzymanie ręki na pulsie. Warto regularnie sprawdzać komunikaty GUS i Eurostatu, monitorować progi, a także korzystać z narzędzi wspierających – kalendarzy podatkowych online, automatycznych przypomnień w systemach księgowych czy wsparcia biur rachunkowych, które specjalizują się w Intrastat. Dzięki temu raportowanie przestaje być stresującym obowiązkiem, a staje się rutynową częścią biznesu.
Intrastat to nie podatek, ale zaniedbania kosztują. Lepiej więc przygotować się zawczasu i potraktować go jako element strategii rozwoju, zwłaszcza jeśli Twój e-commerce coraz śmielej wychodzi poza Polskę.
