System BDO w Belgii – co muszę wiedzieć?

W Belgii wygląda to zupełnie inaczej. Nie istnieje jeden, ogólnokrajowy rejestr odpadów, do którego wpisuje się wszystkie informacje. Każdy z trzech regionów – Flandria, Walonia i Region Stołeczny Brukseli – posiada własne przepisy, platformy rejestracyjne i procedury sprawozdawcze. Jeśli działasz w Belgii, musisz znać obowiązki w regionie, w którym prowadzisz działalność, a czasem w kilku naraz, jeśli Twój biznes obejmuje różne części kraju.

Dlaczego system belgijski jest zdecentralizowany

Belgia ma specyficzną strukturę administracyjną, w której kompetencje w zakresie ochrony środowiska i gospodarki odpadami zostały przekazane na poziom regionalny. W praktyce oznacza to, że każdy region ustala własne zasady, formy rejestracji i raportowania. We Flandrii właściwym organem jest OVAM (Public Waste Agency of Flanders), a raportowanie prowadzi się m.in. przez platformę MATIS, czyli materiałowo-odpadowy system informacyjny rozwijany przez OVAM, oraz narzędzia e-loket. W Walonii administracją odpowiedzialną za rejestracje i obowiązki sprawozdawcze jest SPW ARNE (Departament Gleb i Odpadów). W Regionie Stołecznym Brukseli korzysta się z platformy BRUDAWEB do składania rocznych sprawozdań, zgodnie z przepisami rozporządzenia BRUDALEX.

Dla przedsiębiorcy z Polski przyzwyczajonego do jednego, zunifikowanego systemu może to być spore zaskoczenie. W Belgii nawet dwa miasta oddalone od siebie o kilkanaście kilometrów mogą wymagać zupełnie innej dokumentacji, rejestrów i raportów.

Co omówimy w artykule

W tym przewodniku wyjaśnimy, jak odnaleźć się w belgijskim gąszczu przepisów dotyczących gospodarki odpadami i obowiązków dla firm. Omówimy, jak działają regionalne rejestry odpadów i jakie informacje należy w nich gromadzić. Przyjrzymy się również systemowi EPR – rozszerzonej odpowiedzialności producenta, który w Belgii jest koordynowany międzyregionalnie przez Interregionalną Komisję Opakowań (IRPC/IVCIE). Skupimy się przede wszystkim na dwóch głównych organizacjach, do których typowo dołączają przedsiębiorcy: Fost Plus (opakowania komunalne) oraz Valipac (opakowania przemysłowe). Dodamy także kilka słów o tym, że EPR obejmuje nie tylko opakowania, lecz także inne strumienie produktów, takie jak baterie czy zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny. Wyjaśnimy najważniejsze terminy, których należy pilnować, oraz przedstawimy, jakie mogą być sankcje za brak zgodności z przepisami.

Celem jest, aby po lekturze artykułu wiedzieć dokładnie, gdzie się zarejestrować, jakie raporty składać i kiedy to robić, aby uniknąć kosztownych konsekwencji. Wszystko będzie oparte na aktualnych przepisach i praktycznych wskazówkach, które pozwolą działać zgodnie z belgijskim prawem – bez nadmiernego stresu i niepotrzebnej biurokracji.

Rejestr odpadów w Belgii – obowiązki regionalne

System gospodarki odpadami w Belgii można porównać do trzech odrębnych „mini-państw” funkcjonujących w ramach jednego kraju. Flandria, Walonia i Region Stołeczny Brukseli posiadają własne przepisy, formularze, platformy i terminy. Jeśli Twoja firma działa w więcej niż jednym regionie, musisz prowadzić rejestry i składać raporty zgodnie z kilkoma różnymi zestawami zasad. To może brzmieć skomplikowanie, ale przy odpowiednim planie działania da się uniknąć chaosu i zapanować nad wszystkimi obowiązkami.

Flandria

We Flandrii organem odpowiedzialnym za kontrolę i ewidencję gospodarki odpadami jest OVAM (Public Waste Agency of Flanders – Flamandzka Agencja ds. Odpadów i Surowców). Sama OVAM nie jest platformą, lecz agencją publiczną, która udostępnia narzędzia online do realizacji obowiązków ewidencyjnych, najczęściej w ramach systemu e-loket.

Waste Register to elektroniczny rejestr odpadów, który muszą prowadzić wybrane kategorie przedsiębiorców zobowiązanych do ewidencji – nie jest on wymagany od absolutnie każdej firmy w regionie. Wpisy obejmują m.in. kod odpadu według klasyfikacji EURAL, ilość wytworzonych odpadów, datę ich przekazania oraz dane odbiorcy. Jeśli na przykład prowadzisz sklep internetowy w Antwerpii i regularnie pozbywasz się opakowań po dostawach, a także wytwarzasz odpady niebezpieczne w procesie pakowania lub obróbki towarów, możesz podlegać obowiązkowi rejestracji w Waste Register.

Dane w rejestrze muszą być aktualizowane na bieżąco, ponieważ OVAM może je skontrolować w dowolnym momencie. Opóźnienia lub brak dokładności są traktowane poważnie i mogą skutkować sankcjami.

Drugim kluczowym narzędziem jest MATIS – system materiałowo-odpadowy dedykowany dla firm zajmujących się zbiórką i przetwarzaniem odpadów. To rozwiązanie pozwala OVAM monitorować przepływy odpadów w regionie i wspiera realizację celów gospodarki o obiegu zamkniętym. Przykładowo, jeśli prowadzisz sortownię i obsługujesz kilka gmin, w MATIS raportujesz ilości makulatury, plastiku czy szkła, które przyjąłeś i przekazałeś do dalszego recyklingu.

Walonia

W Walonii nadzór nad gospodarką odpadami sprawuje SPW ARNE (Departament Gleb i Odpadów w ramach Service public de Wallonie). Obowiązek rejestracji w SPW ARNE dotyczy przedsiębiorstw zajmujących się transportem, zbiórką lub pośrednictwem w obrocie odpadami – zarówno niebezpiecznymi, jak i niektórymi odpadami nie-niebezpiecznymi wymienionymi w przepisach. Dotyczy to również sytuacji, gdy transport jest wykonywany okazjonalnie w ramach działalności gospodarczej.

Przykładowo, jeśli prowadzisz firmę remontową w Charleroi i co jakiś czas samodzielnie wywozisz gruz lub inne materiały budowlane, możesz być zobowiązany do rejestracji jako transporter odpadów w SPW ARNE.

Wytwórcy odpadów niebezpiecznych oraz niektórych odpadów specjalnych, takich jak medyczne, muszą co roku złożyć deklarację do SPW ARNE. Termin na złożenie deklaracji to 31 marca, a dane dotyczą poprzedniego roku. W deklaracji podaje się rodzaj odpadu, jego ilość oraz sposób zagospodarowania – recykling, unieszkodliwienie lub spalanie.

Zakłady odzysku w Walonii mają obowiązek prowadzenia ewidencji przyjętych i przetworzonych odpadów oraz przechowywania tej dokumentacji przez 10 lat. Ze względu na długi okres archiwizacji najlepiej od początku stosować rozwiązania elektroniczne, które ułatwią wyszukiwanie danych.

Region Stołeczny Brukseli

W Brukseli centralnym narzędziem do raportowania odpadów jest BRUDAWEB. To platforma służąca do corocznego raportowania wszystkich odpadów zebranych, przetransportowanych lub przekazanych przez zarejestrowane podmioty. Termin na złożenie raportu to 15 marca. W systemie wprowadza się szczegółowe informacje o rodzaju odpadu, jego masie oraz sposobie zagospodarowania.

Jeżeli prowadzisz firmę cateringową w Brukseli i korzystasz z usług odbiorcy zużytego oleju spożywczego, musisz te ilości uwzględnić w BRUDAWEB, nawet jeśli fizyczny transport wykonuje inna firma.

Obowiązek rejestracji dotyczy przedsiębiorstw zawodowo zajmujących się gospodarką odpadami, w tym transportem, zbiórką i handlem odpadami. W praktyce oznacza to, że nawet okazjonalny transport w ramach działalności gospodarczej może wymagać wcześniejszej rejestracji w Brussels Environment poprzez system BrudaLex. Przepisy wynikają z rozporządzenia BRUDALEX, które reguluje obowiązki firm działających w tym sektorze.

W Brukseli zasady są rygorystyczne – brak rejestracji przed rozpoczęciem działalności może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także zakazem wykonywania określonych usług na terenie regionu.

System EPR dla opakowań w Belgii

W Polsce obowiązki związane z opakowaniami kojarzą się przede wszystkim z raportowaniem w systemie BDO i uiszczaniem tzw. opłat produktowych. W Belgii funkcjonuje natomiast system EPR – Extended Producer Responsibility, czyli rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Oznacza on, że podmiot wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach jest odpowiedzialny za zorganizowanie i sfinansowanie ich późniejszego zebrania, przetworzenia i recyklingu.

Obowiązek ten dotyczy nie tylko producentów w sensie ścisłym, lecz także importerów, pierwszych dystrybutorów (first distributors) oraz podmiotów sprzedających produkty w modelu e-commerce do belgijskich odbiorców. W przypadku sprzedaży wysyłkowej z zagranicy próg wlicza się według masy wszystkich opakowań, które fizycznie trafiają do klientów w Belgii. Co istotne, EPR obejmuje zarówno opakowania jednostkowe, jak i opakowania transportowe oraz przemysłowe wykorzystywane w obrocie B2B.

Próg wejścia w system jest jasno określony – jeśli łączna masa wszystkich opakowań wprowadzonych w ciągu roku na rynek belgijski przekracza 300 kg, niezależnie od materiału, powstaje obowiązek rejestracji i raportowania.

Rola Interregional Packaging Commission (IRPC / IVCIE)

Nadzór nad realizacją obowiązków EPR w Belgii sprawuje Interregional Packaging Commission (IRPC, franc. IVCIE). To wspólna instytucja trzech regionów, której zadaniem jest koordynacja przepisów, kontrola przedsiębiorców oraz weryfikacja realizacji obowiązków recyklingowych. Sama IRPC nie przyjmuje jednak deklaracji od firm – operacyjne funkcje w tym zakresie pełnią zatwierdzone organizacje PRO, przede wszystkim Fost Plus i Valipac.

IRPC ustala jednolite kryteria dla całej Belgii, weryfikuje sprawozdania, prowadzi kontrole i ma prawo żądać dokumentacji nawet kilka lat po złożeniu deklaracji. W razie naruszeń może nałożyć grzywny administracyjne oraz dodatkowe opłaty wyrównawcze, jeśli firma nie osiągnęła wymaganych poziomów recyklingu.

Fost Plus – opakowania komunalne

Fost Plus to największa w Belgii organizacja PRO zajmująca się gospodarowaniem opakowaniami komunalnymi (household packaging), czyli tymi, które finalnie trafiają do gospodarstw domowych. W zakres ten wchodzą m.in. butelki PET, puszki aluminiowe, szklane butelki, kartony po mleku czy inne opakowania żywności i napojów.

Obowiązek członkostwa dotyczy każdego przedsiębiorcy, który wprowadza na rynek powyżej 300 kg opakowań rocznie. Deklaracje do Fost Plus składa się corocznie do 28 lutego za poprzedni rok. Obejmują one zarówno opakowania własne, jak i opakowania dołączone do importowanych towarów.

Opłaty w Fost Plus obliczane są na zasadzie eco-modulation – stawki są niższe dla materiałów łatwych w recyklingu, a wyższe dla tych problematycznych, np. wielowarstwowych tworzyw sztucznych. Dzięki temu system premiuje stosowanie bardziej przyjaznych środowisku rozwiązań opakowaniowych.

Valipac – opakowania przemysłowe i handlowe

Valipac obsługuje głównie opakowania przemysłowe i handlowe, które rzadko trafiają do gospodarstw domowych, lecz są powszechne w obrocie B2B. Należą do nich m.in. palety drewniane, folie stretch do zabezpieczania ładunków, big-bagi, kartony zbiorcze czy beczki przemysłowe.

Choć formalnie przystąpienie do Valipac jest dobrowolne, w praktyce jest to najprostszy sposób na spełnienie obowiązku EPR w tym segmencie. Alternatywą jest samodzielne dokumentowanie i raportowanie całego procesu zbiórki i recyklingu do IRPC, co dla większości firm jest kosztowne i czasochłonne.

Podobnie jak w Fost Plus, deklaracje w Valipac składa się do 28 lutego. Organizacja monitoruje procesy recyklingu i przygotowuje sprawozdania potwierdzające, że wymagania prawne zostały spełnione.

Rejestracja w IRPC

Rejestracji w IRPC można dokonać samodzielnie lub poprzez upoważnionego przedstawiciela (authorised representative), co jest częstą praktyką w przypadku firm spoza Belgii sprzedających na rynek belgijski.

W procesie rejestracji należy podać m.in. rodzaj i ilość wprowadzanych opakowań, materiał ich wykonania, plan lub dowód realizacji obowiązków recyklingowych oraz dane kontaktowe firmy i osoby odpowiedzialnej za raportowanie.

Sankcje za nieterminową rejestrację, złożenie błędnych danych lub brak realizacji obowiązków są realne i mogą obejmować kary finansowe, dodatkowe opłaty wyrównawcze oraz wszczęcie postępowania administracyjnego. IRPC ma prawo do kontroli dokumentów potwierdzających prawidłowość deklaracji przez kilka lat wstecz, dlatego warto prowadzić archiwum w sposób systematyczny i uporządkowany.

Kluczowe terminy i harmonogram obowiązków

W belgijskim systemie gospodarki odpadami i opakowaniami terminowość jest kluczowa, jeśli chcesz uniknąć problemów. Mimo że każdy region ma własne procedury, daty raportowania są jasno określone i powtarzają się co roku, więc można je na stałe wpisać do firmowego kalendarza i traktować tak samo poważnie, jak terminy podatkowe czy płatności ZUS w Polsce.

Deklaracja odpadów niebezpiecznych – Walonia

W Walonii przedsiębiorcy wytwarzający odpady niebezpieczne, a także niektóre odpady specjalne (np. odpady medyczne, oleje odpadowe), mają obowiązek złożyć coroczną deklarację do SPW ARNE najpóźniej do 31 marca za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązek ten wynika z Arrêté du Gouvernement wallon i obejmuje odpady sklasyfikowane w katalogu EURAL z oznaczeniem gwiazdki (*), czyli takie, które ze względu na skład lub właściwości stwarzają zagrożenie dla zdrowia lub środowiska. Nie wszystkie odpady wytwarzane w warsztatach czy zakładach automatycznie będą zakwalifikowane jako niebezpieczne – decyzja zależy od ich faktycznego składu i oznakowania.

W deklaracji podaje się ilość każdego rodzaju odpadu, jego kod EURAL oraz sposób zagospodarowania, np. recykling, spalanie lub unieszkodliwienie. Warto prowadzić ewidencję przez cały rok i wpisywać każdą partię odpadów na bieżąco – dzięki temu w marcu nie trzeba spędzać wielu dni na przeszukiwaniu faktur czy kart przekazania odpadu.

Raportowanie odpadów – Region Stołeczny Brukseli

W Brukseli obowiązek corocznego raportowania przez platformę BRUDAWEB dotyczy wszystkich zarejestrowanych transporterów, zbieraczy i brokerów odpadów. Raport należy złożyć do 15 marca każdego roku i musi on obejmować wszystkie odpady odebrane, przetransportowane lub przekazane dalej w poprzednim roku. Wymagane jest podanie szczegółowych danych, w tym masy i rodzaju odpadu oraz informacji o dalszym miejscu jego przetwarzania.

Rozdzielanie danych według regionów jest w praktyce jednym z najczęstszych źródeł pomyłek – firmy działające w więcej niż jednym regionie powinny prowadzić oddzielne zestawienia dla Brukseli, aby uniknąć mieszania danych w raportach.

Deklaracje EPR – Fost Plus i Valipac

W przypadku opakowań obowiązuje taki sam termin raportowania dla obu głównych organizacji PRO: Fost Plus (opakowania komunalne) i Valipac (opakowania przemysłowe). Deklarację należy złożyć do 28 lutego za poprzedni rok. Raport obejmuje rodzaj materiału opakowaniowego, łączną masę wprowadzoną na rynek oraz sposób realizacji obowiązku recyklingu (własnymi środkami lub poprzez PRO).

Obie organizacje udostępniają elektroniczne formularze, które ułatwiają klasyfikację materiałów i automatyczne przeliczanie mas. Warto z nich korzystać, bo błędy w klasyfikacji skutkują koniecznością korekty lub naliczeniem dodatkowych opłat. Dobrą praktyką jest przygotowanie danych już w styczniu – koniec lutego to zwykle czas dużego obciążenia administracyjnego w firmach.

Bieżące prowadzenie rejestrów – OVAM, MATIS, BRUDAWEB

Nie wszystkie obowiązki mają sztywno określone daty w kalendarzu. W przypadku rejestrów odpadów prowadzonych w systemach OVAM (Flandria) oraz MATIS (dla instalacji zbiórki i przetwarzania) przepisy wymagają, aby dane były aktualizowane w „rozsądnym” czasie po wytworzeniu odpadu lub jego przyjęciu/przekazaniu. Oznacza to konieczność bieżącego uzupełniania wpisów, a nie odkładania ich na koniec roku.

W BRUDAWEB dane raportuje się zasadniczo w formie rocznego sprawozdania, ale dla niektórych typów działalności, np. operatorów instalacji przetwarzania, mogą istnieć obowiązki częstszej aktualizacji.

Belgijskie organy kontrolne mogą zażądać wglądu w dane w dowolnym momencie. Brak bieżącej ewidencji jest jednym z najczęstszych powodów nakładania mandatów, dlatego najlepiej wprowadzać dane w systemie maksymalnie kilka dni po powstaniu odpadu lub jego przekazaniu.

Sankcje i konsekwencje braku zgodności

Belgijskie przepisy dotyczące gospodarki odpadami i systemu EPR dla opakowań nie są martwym prawem. Kontrole prowadzone są regularnie, a kary nakładane w sposób szybki i skuteczny. Dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących niewielką działalność lub działających w modelu B2B, brak znajomości obowiązków czy zlekceważenie terminów może prowadzić do poważnych problemów finansowych i operacyjnych. Urzędy potrafią być pragmatyczne – jeśli naruszenie jest drobne i zostanie szybko naprawione, często można uniknąć najostrzejszych konsekwencji. Jednak w przypadku poważnych lub powtarzających się uchybień kary mogą sięgnąć nawet kilkudziesięciu tysięcy euro i obejmować dodatkowe opłaty wyrównawcze.

Możliwe kary finansowe

W Belgii stosuje się zarówno kary ryczałtowe, jak i tzw. administrative fines naliczane dziennie za trwające naruszenie (astreinte). Widełki są szerokie – od kilkuset euro za drobne uchybienia do kilkudziesięciu tysięcy euro w przypadku poważnych naruszeń lub braku współpracy z organami. Brak rejestracji w systemach takich jak OVAM, SPW ARNE czy BRUDAWEB może skutkować mandatem sięgającym kilku tysięcy euro. Za brak deklaracji EPR lub zaniżenie danych możliwe jest naliczenie opłat wyrównawczych – obliczanych tak, jakby firma od początku była objęta systemem, z doliczeniem odsetek i ewentualnych kar.

Jeśli naruszenie trwa, np. gdy przedsiębiorca od miesięcy działa jako transporter odpadów w Walonii bez wpisu w rejestrze SPW ARNE, wysokość kary może rosnąć codziennie aż do uregulowania sytuacji. Dla małej firmy kilkaset euro dziennie szybko staje się kwotą przekraczającą roczny zysk.

Kontrole administracyjne

Kontrole mogą być planowe, ale bardzo często odbywają się bez zapowiedzi. Inspektorzy pojawiają się w firmach zarówno po sygnałach o naruszeniach, jak i w ramach tematycznych akcji kontrolnych prowadzonych w danej branży w całym regionie – np. w sektorze gospodarki odpadami czy budownictwa.

Zakres kontroli obejmuje przegląd dokumentów, wgląd do rejestrów elektronicznych oraz wizję lokalną. W przypadku systemów takich jak OVAM czy BRUDAWEB, niespójność między danymi w systemie a dokumentacją papierową jest traktowana jako naruszenie obowiązku rzetelnego raportowania i zwykle skutkuje korektą danych, a często także karą administracyjną. W poważniejszych przypadkach, np. przy braku ewidencji lub fałszowaniu dokumentów, możliwe jest wszczęcie postępowania karnego.

Ryzyko utraty możliwości prowadzenia działalności

Najpoważniejszą konsekwencją jest cofnięcie lub zawieszenie zezwolenia środowiskowego. Dotyczy to w szczególności firm zajmujących się transportem, zbiórką i przetwarzaniem odpadów, ale może również objąć inne branże, jeśli generują one znaczące ilości odpadów lub wprowadzają duże ilości opakowań.

W kontekście EPR, jeśli IRPC stwierdzi, że przedsiębiorca przez dłuższy czas nie realizuje obowiązków, może wstrzymać możliwość wprowadzania opakowań na rynek do czasu uregulowania zaległości. Co więcej, cofnięcie zezwolenia w jednym regionie może być podstawą do odmowy jego wydania w innym – w ramach międzyregionalnej współpracy administracje wymieniają się informacjami, a IRPC gromadzi dane o nieuczciwych podmiotach.

Wymogi biznesowe i reputacja

Przestrzeganie przepisów to nie tylko kwestia uniknięcia sankcji. W belgijskich realiach biznesowych, szczególnie w sektorach objętych certyfikacjami jakości i zrównoważonego rozwoju (np. ISO 14001, BREEAM), brak zgodności z wymogami środowiskowymi może automatycznie wykluczyć firmę z przetargów. Coraz więcej kontrahentów oczekuje przedstawienia potwierdzeń zgodności z prawem, a ich brak może sprawić, że Twoja oferta nie będzie nawet rozpatrywana – niezależnie od ceny.

Ostatecznie, rzetelne raportowanie i aktualna ewidencja to nie tylko ochrona przed karami, lecz także element budowania wiarygodności i przewagi konkurencyjnej. W belgijskim środowisku biznesowym reputacja firmy często decyduje o tym, czy utrzymasz klientów i pozyskasz nowe kontrakty.

Podsumowanie i rekomendacje

Belgijski system gospodarki odpadami i obowiązków związanych z opakowaniami różni się od polskiego BDO przede wszystkim strukturą. W Polsce mamy jeden centralny rejestr – Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO) – obejmujący cały kraj i działający w jednolity sposób. W Belgii przepisy są zdecentralizowane, co oznacza, że każdy z trzech regionów – Flandria, Walonia i Region Stołeczny Brukseli – posiada własne procedury, platformy rejestracyjne i harmonogramy raportowania.

Dodatkowo istnieje ogólnokrajowy system EPR (Extended Producer Responsibility) w zakresie opakowań, nadzorowany przez Interregional Packaging Commission (IRPC/IVCIE), który ustala jednolite przepisy dla całego kraju. W praktyce jednak obowiązki wykonuje się za pośrednictwem zatwierdzonych organizacji PRO, takich jak Fost Plus (opakowania komunalne) i Valipac (opakowania handlowe i przemysłowe).

W praktyce przedsiębiorca działający w Belgii musi bardzo dokładnie wiedzieć, na jakim terytorium prowadzi działalność i jakie przepisy tam obowiązują. W przypadku działalności obejmującej więcej niż jeden region konieczne jest opanowanie kilku różnych systemów naraz, a także synchronizacja raportów i deklaracji w taki sposób, aby nie pomylić terminów i danych.

Najważniejszą rekomendacją jest prowadzenie ewidencji i rejestrów na bieżąco. W odróżnieniu od polskiego BDO, gdzie część firm odkłada wpisy na koniec kwartału lub roku, w Belgii organy mogą skontrolować dane w dowolnym momencie. Aktualizowanie rejestrów co kilka dni, a w większych firmach codziennie, jest najlepszym sposobem na uniknięcie stresu i ryzyka błędów.

Drugim filarem bezpiecznego działania jest planowanie pracy pod kątem terminów. W rocznym harmonogramie powinny znaleźć się kluczowe daty: 28 lutego (deklaracje EPR do Fost Plus i Valipac), 15 marca (raporty BRUDAWEB w Brukseli), 31 marca (deklaracja odpadów niebezpiecznych w Walonii) oraz stałe aktualizowanie danych w OVAM czy MATIS. Warto pamiętać, że w niektórych branżach – np. w sektorze gospodarki odpadami lub w firmach z określonym pozwoleniem środowiskowym – mogą obowiązywać dodatkowe terminy raportów okresowych, np. kwartalnych.

Kolejna istotna kwestia to współpraca z partnerami. Jeśli korzystasz z usług firmy transportującej odpady lub organizacji PRO, upewnij się, że dostarczają Ci wszystkie dokumenty potwierdzające przekazanie odpadów do recyklingu. W Belgii często wymagane są lokalne certyfikaty, takie jak bewijs van verwerking czy certificat de traitement, które w czasie kontroli są traktowane jako dowód wykonania obowiązku. Brak takich potwierdzeń może zostać uznany za naruszenie, nawet jeśli odpady faktycznie zostały przekazane.

Ostatnia rekomendacja dotyczy korzystania z oficjalnych źródeł. Najważniejsze platformy i strony to: OVAM we Flandrii (waste register i MATIS), SPW ARNE w Walonii (rejestracja transporterów i deklaracje odpadów niebezpiecznych), BRUDAWEB i BrudaLex w Brukseli, a także strony Fost Plus, Valipac i IRPC w zakresie systemu EPR. Wszystkie trzy regiony udostępniają informacje w języku francuskim i niderlandzkim, a często również po angielsku, wraz z aktualnymi formularzami i instrukcjami – co znacznie ułatwia orientację przedsiębiorcom spoza Belgii.

Podsumowując, belgijski system może wydawać się skomplikowany, ale jeśli wdrożysz rutynę rejestracji, będziesz trzymać się terminów i korzystać z wiarygodnych źródeł, zapewnisz swojej firmie pełną zgodność z prawem. To nie tylko ochrona przed karami, ale również inwestycja w wizerunek i wiarygodność w oczach klientów oraz partnerów biznesowych, która w realiach belgijskiego rynku często decyduje o rozwoju i utrzymaniu kontraktów. Co jednak najważniejsze – nie musisz robić tego sam. My z wielką chęcią przejmiemy odpowiedzialność za Twoje BDO w Belgii i uporamy się z całą formalnością.