Jakie dokumenty muszę gromadzić, prowadząc sklep internetowy

Dokumentacja to coś, o czym często myśli się na samym końcu, a w praktyce powinna towarzyszyć każdemu etapowi prowadzenia sklepu. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na przepisy prawa, które jasno określają, jakie dokumenty musisz mieć, by twoja działalność była legalna. Chodzi o rejestrację firmy, rozliczenia podatkowe czy umowy związane z ochroną danych osobowych. Drugi powód to podatki. Bez faktur, ewidencji i deklaracji trudno wyobrazić sobie poprawne rozliczanie się z urzędem skarbowym. Trzeci powód to zaufanie klientów. Regulamin sklepu czy polityka prywatności to nie tylko wymóg, ale też sygnał, że działasz profesjonalnie i dbasz o przejrzystość.

W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jakie dokumenty są potrzebne, jeśli chcesz prowadzić sklep internetowy w Polsce. Zaczniemy od rejestracji działalności, czyli od momentu, w którym formalnie wchodzisz do świata przedsiębiorców. Następnie przejdziemy do dokumentów podatkowych i księgowych, które będą ci towarzyszyć praktycznie przez cały czas działania sklepu. Omówimy również regulaminy i polityki wewnętrzne, które musisz przygotować, by działać zgodnie z prawem i budować wiarygodność w oczach klientów. Pokażemy, jakie dokumenty są potrzebne przy wysyłce towaru i prowadzeniu magazynu, a także co jeszcze warto mieć, by zabezpieczyć swój biznes na wypadek kontroli lub sporów.

Na końcu przekonasz się, że gromadzenie dokumentów to nie tylko uciążliwy obowiązek. To także sposób na uporządkowanie działalności, większy spokój w codziennym prowadzeniu sklepu i pewność, że możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne – na sprzedaży i rozwoju swojego biznesu.

Dokumenty rejestracyjne i ewidencyjne

Rejestracja działalności w CEIDG

Jeśli chcesz legalnie sprzedawać w internecie, pierwszym krokiem jest założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. W Polsce odbywa się to przez wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. To rejestr publiczny, do którego wpisani są wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność w tej formie.

Rejestracja jest bezpłatna i stosunkowo prosta. Wniosek możesz złożyć online, korzystając z profilu zaufanego albo podpisu elektronicznego, albo osobiście w urzędzie gminy. W formularzu CEIDG podajesz swoje podstawowe dane, takie jak imię i nazwisko, numer PESEL, adres prowadzenia działalności i datę jej rozpoczęcia. Ważnym elementem jest też wybór kodów PKD, czyli symboli określających, czym będzie zajmować się twoja firma. Dla sklepów internetowych najczęściej wybiera się kod 47.91.Z (sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub internet), ale jeśli planujesz dodatkowe usługi albo sprzedaż hurtową, warto od razu dopisać inne kody, na przykład z działu 46.xx.

Rejestracja w CEIDG ma kilka skutków „w tle”. Twój wpis jest automatycznie przekazywany do urzędu skarbowego, GUS i ZUS. To oznacza, że nie musisz oddzielnie zgłaszać się do tych instytucji, żeby poinformować o rozpoczęciu działalności. W praktyce rejestracja w CEIDG jest więc jednocześnie zgłoszeniem do ZUS — od razu wybierasz odpowiednią formę ubezpieczenia. Jeśli dopiero zaczynasz, możesz skorzystać z ulg, takich jak „ulga na start” (przez 6 miesięcy bez obowiązku płacenia składek społecznych) czy „mały ZUS”.

Rejestracja w CEIDG to moment, w którym twoja firma zaczyna istnieć w systemach państwowych. Od tego dnia możesz wystawiać faktury, podpisywać umowy jako przedsiębiorca i legalnie sprzedawać. To fundament całej dalszej dokumentacji.

Uzyskanie NIP i REGON

Po wpisaniu działalności do CEIDG automatycznie otrzymujesz dwa numery, które będą potrzebne w codziennym funkcjonowaniu sklepu.

Pierwszy to NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej. Jeśli miałeś już NIP jako osoba fizyczna (np. wcześniej prowadziłeś działalność), to ten sam numer zostaje „przypisany” do twojej firmy. NIP jest używany we wszystkich kontaktach z urzędem skarbowym i pojawia się na fakturach czy deklaracjach podatkowych.

Drugi numer to REGON, nadawany przez Główny Urząd Statystyczny. Służy głównie do celów ewidencyjnych i statystycznych, więc w codziennej pracy nie będziesz go potrzebować często. Pojawia się jednak w wielu urzędowych dokumentach i umowach, dlatego musisz go znać i podawać, gdy będzie wymagany.

Najważniejsze jest to, że nie musisz składać żadnych dodatkowych wniosków, by uzyskać NIP i REGON. Wszystko dzieje się automatycznie po rejestracji w CEIDG i trafia do ciebie pocztą lub przez systemy elektroniczne.

Rejestracja VAT (formularz VAT-R)

Kolejna decyzja, przed którą staje wielu przedsiębiorców, dotyczy VAT. W Polsce możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli twoje roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł. Limit ten jest liczony proporcjonalnie, jeśli działalność zaczynasz w trakcie roku. Zwolnienie jest wygodne, bo oznacza mniej formalności i brak konieczności składania deklaracji VAT.

Niektórzy przedsiębiorcy muszą jednak od razu zarejestrować się do VAT, niezależnie od wysokości sprzedaży. Dotyczy to m.in. usług prawniczych, doradczych, jubilerskich czy sprzedaży towarów objętych akcyzą. W takich przypadkach już od pierwszej sprzedaży konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT.

Aby zgłosić się do VAT, składasz w urzędzie skarbowym formularz VAT-R. Sama rejestracja jest bezpłatna, ale jeśli chcesz uzyskać papierowe potwierdzenie (dokument VAT-5), wiąże się to z opłatą skarbową w wysokości 170 zł.

Warto też pamiętać o sprzedaży zagranicznej. Jeśli planujesz wysyłkę do innych krajów Unii Europejskiej, od lipca 2021 obowiązują zasady WSTO (wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość). Po przekroczeniu progu 10 000 euro rocznie musisz rozliczać VAT w krajach odbiorców. Żeby tego uniknąć, możesz skorzystać z procedury OSS (One Stop Shop), która pozwala rozliczać VAT zagraniczny w jednym kraju — w Polsce.

Dla wielu sprzedawców internetowych rejestracja do VAT jest praktycznym wyborem, nawet jeśli nie muszą tego robić od razu. Dzięki temu mogą bez przeszkód współpracować z klientami biznesowymi, wystawiać faktury VAT i odliczać podatek od kosztów związanych z prowadzeniem sklepu.

Dokumenty podatkowe i księgowe

Podatki to temat, który spędza sen z powiek wielu początkującym przedsiębiorcom, ale w praktyce wszystko sprowadza się do kilku podstawowych dokumentów. To one pozwalają ci rozliczać się z urzędem skarbowym i udowodnić, że działasz zgodnie z prawem.

Faktury VAT i paragony fiskalne

Każda sprzedaż w sklepie internetowym musi być udokumentowana. W praktyce oznacza to wystawianie faktur lub paragonów. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz obowiązek wystawiać faktury dla firm (B2B). Konsument (osoba prywatna) również może zażądać faktury i wtedy musisz ją przygotować — ale tylko wtedy, gdy zgłosi się w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym otrzymał towar lub zapłacił.

Warto też znać kilka szczególnych zasad. Jeśli sprzedaż była zarejestrowana na kasie fiskalnej, to firmie możesz wystawić fakturę wyłącznie wtedy, gdy paragon zawierał NIP nabywcy. W przeciwnym razie grozi sankcja VAT w wysokości 100% podatku z faktury. Dla paragonów z NIP do 450 zł (lub równowartości 100 euro) nie wystawia się już dodatkowej faktury, bo taki paragon jest od razu tzw. fakturą uproszczoną.

Nie każdy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną. Obowiązek zależy od rodzaju sprzedawanych towarów i usług oraz sposobu płatności. Sprzedawcy, którzy przyjmują zapłatę wyłącznie w formie bezgotówkowej na rachunek bankowy, często mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Wyjątkiem są branże wyłączone ze zwolnień (np. sprzedaż części samochodowych, sprzętu elektronicznego, paliw czy usług fryzjerskich). Obowiązują w tym zakresie przepisy rozporządzenia o zwolnieniach z kas fiskalnych, które są aktualizowane co kilka lat (obecnie na lata 2025–2027).

Jeśli musisz posiadać kasę, to w 2025 r. praktycznie w grę wchodzą już tylko kasy online. Łączą się one automatycznie z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), a dane sprzedaży trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Sama fiskalizacja odbywa się przez autoryzowanego serwisanta, więc nie musisz samodzielnie zgłaszać niczego do urzędu.

Ewidencja sprzedaży i obowiązki VAT-owców

Niezależnie od faktur czy paragonów, trzeba prowadzić ewidencję sprzedaży. Dla czynnych podatników VAT oznacza to prowadzenie rejestrów VAT sprzedaży i zakupów. To na ich podstawie obliczasz, ile podatku należnego od sprzedaży musisz zapłacić i ile VAT naliczonego od zakupów możesz odliczyć.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, również musisz prowadzić ewidencję sprzedaży, choć w prostszej formie. Wpisujesz w niej datę transakcji, kwotę oraz krótki opis towaru lub usługi. Dodatkowo warto gromadzić potwierdzenia przelewów i dokumenty wydania towaru. Przy kontroli będzie to dowód, że sprzedaż była faktycznie opłacona i zrealizowana.

JPK_V7M i JPK_V7K (nowy JPK_VAT z deklaracją)

Od października 2020 roku nie ma już osobnych deklaracji VAT-7 i VAT-7K. Zastąpił je jeden dokument — JPK_V7, wysyłany elektronicznie do urzędu skarbowego. Może mieć dwie formy:

• JPK_V7M — składany co miesiąc,
• JPK_V7K — składany kwartalnie.

Każdy plik JPK_V7 składa się z dwóch części: ewidencyjnej i deklaracyjnej. Dzięki temu urząd skarbowy od razu dostaje informację zarówno o rozliczeniu VAT, jak i o szczegółowych transakcjach. Termin wysyłki to 25. dzień miesiąca za okres poprzedni.

Na szczęście większość programów księgowych i platform e-commerce ma dziś funkcję generowania plików JPK automatycznie, więc nie musisz wypełniać ich ręcznie.

Warto też wiedzieć, że od 1 lutego 2026 roku wchodzi w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że wszystkie faktury będą musiały być wystawiane i wysyłane przez rządowy system. Dla e-commerce to duża zmiana, bo każda sprzedaż B2B (a docelowo także B2C) będzie przechodzić przez KSeF. Warto już teraz śledzić informacje o tym systemie, by uniknąć niespodzianek.

Potwierdzenia transakcji

Sklep internetowy działa w sieci, więc większość płatności odbywa się elektronicznie. Dlatego ważne są również potwierdzenia transakcji: wyciągi bankowe, raporty z systemów płatności (PayU, Przelewy24, PayPal) czy potwierdzenia przelewów. Nie zastępują one faktury ani paragonu tam, gdzie są one obowiązkowe, ale pełnią rolę dokumentów pomocniczych.

Jeśli korzystasz ze zwolnienia z kasy fiskalnej, takie potwierdzenia wraz z ewidencją sprzedaży i dokumentami wydania towaru są dowodem, że transakcja została prawidłowo przeprowadzona. W praktyce oznacza to, że przy kontroli możesz pokazać całą historię: klient złożył zamówienie, zapłacił przelewem, a ty wysłałeś mu towar. To porządkuje dokumentację i daje ci bezpieczeństwo prawne.

Regulaminy i polityki wewnętrzne

Prowadząc sklep internetowy, musisz zadbać nie tylko o podatki i rozliczenia, ale też o dokumenty skierowane do klientów. To one w praktyce decydują, czy ktoś zaufa twojemu sklepowi. Regulamin, polityka prywatności i baner cookies nie są dodatkiem — to wymóg prawny. Co więcej, brak tych dokumentów może skończyć się problemami w razie kontroli albo reklamacjami od klientów.

Regulamin sklepu internetowego

Regulamin to podstawowy dokument, który musisz umieścić w swoim sklepie. To w nim opisujesz, jak wygląda proces zakupów od początku do końca. Regulamin określa m.in.: zasady składania zamówień, dostępne metody płatności, czas i sposób dostawy, procedurę reklamacji oraz warunki odstąpienia od umowy.

Prawo konsumenta do zwrotu w ciągu 14 dni to zasada ogólna, ale pamiętaj, że są od niej wyjątki. Zwrotu nie można dokonać np. w przypadku produktów przygotowanych na indywidualne zamówienie (np. koszulki z własnym nadrukiem), nagrań audio i wideo po zdjęciu folii ochronnej czy usług, które zostały w pełni wykonane za zgodą klienta. Warto o tych wyjątkach jasno poinformować w regulaminie, żeby uniknąć późniejszych nieporozumień.

Treść regulaminu nie jest dowolna — obowiązkowe elementy wynikają z ustawy o prawach konsumenta oraz z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Oznacza to, że musisz nie tylko opisać procedury zakupowe, ale też podać swoje dane firmowe (nazwa, adres, NIP) i wyjaśnić zasady odpowiedzialności za towar.

Regulamin nie jest tym samym co polityka prywatności. Ten pierwszy dotyczy sprzedaży, a drugi — danych osobowych. To dwa różne dokumenty i nie należy ich łączyć w jedną całość, bo wtedy ani klienci, ani urzędnicy nie będą wiedzieli, gdzie szukać konkretnych informacji.

Polityka prywatności zgodna z RODO

Polityka prywatności to dokument, w którym pokazujesz klientom, co dzieje się z ich danymi osobowymi. Zbierasz imię, nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail — a skoro je przetwarzasz, musisz działać zgodnie z RODO.

W polityce prywatności powinieneś jasno wyjaśnić: jakie dane zbierasz, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, przez jaki czas i komu je przekazujesz. Typowe przykłady to kurierzy (otrzymują dane adresowe), operatorzy płatności (otrzymują dane dotyczące płatności) czy dostawcy systemu e-commerce. Jeśli powołałeś inspektora ochrony danych (IOD), musisz podać jego dane kontaktowe. Klient musi też wiedzieć, że może zgłosić skargę do UODO, jeśli uzna, że jego dane są niewłaściwie przetwarzane.

RODO wymaga, by wszystkie te informacje były napisane prostym i przejrzystym językiem (art. 12). W praktyce oznacza to, że unikasz skomplikowanego żargonu prawnego i piszesz tak, jakbyś tłumaczył znajomemu, co robisz z jego danymi.

Jest jeszcze kilka kwestii, o których wielu początkujących sprzedawców zapomina. Jeśli korzystasz z usług zewnętrznych firm, takich jak Mailchimp do newslettera czy PayU do płatności, musisz mieć z nimi podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych. Jeśli natomiast korzystasz z narzędzi, które przesyłają dane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. Google Analytics czy Meta Pixel), musisz poinformować o transferze danych do USA i wskazać podstawę prawną, np. standardowe klauzule umowne.

Baner cookies i zgody marketingowe

Cookies to małe pliki, które zapisują się na urządzeniu klienta, kiedy korzysta z twojego sklepu. Jeśli używasz ich tylko w niezbędnym zakresie, np. do zapamiętywania koszyka, nie potrzebujesz zgody. Ale jeśli wykorzystujesz cookies do analityki (np. Google Analytics) czy remarketingu (np. Facebook Ads), musisz poprosić użytkownika o zgodę.

Zgoda nie może być domyślna ani ukryta. Trybunał Sprawiedliwości UE i Europejska Rada Ochrony Danych jasno stwierdziły, że akceptacja cookies musi być aktywnym działaniem użytkownika. Baner cookies powinien dawać realny wybór — „zaakceptuj wszystkie”, „odrzuć wszystkie” albo „dostosuj wybór”.

Podobne zasady dotyczą zgód marketingowych. Jeśli chcesz wysyłać newsletter, SMS-y czy dzwonić do klientów, musisz mieć ich osobną, świadomą zgodę. Nie możesz jej ukryć w regulaminie ani powiązać z obowiązkiem zakupu. Każdą zgodę musisz też dokumentować, żeby w razie kontroli pokazać, że klient naprawdę chciał otrzymywać twoje treści marketingowe.

Co ważne, obowiązek banera cookies wynika nie tylko z RODO, ale także z tzw. dyrektywy ePrivacy, która w Polsce jest wdrożona do Prawa telekomunikacyjnego. To oznacza, że nawet mały sklep internetowy, który korzysta z podstawowych narzędzi analitycznych, musi mieć na stronie widoczny baner.

Dokumenty logistyczne i magazynowe

Kiedy twój sklep internetowy zaczyna działać, jednym z największych wyzwań staje się obsługa zamówień i wysyłka towarów. To właśnie w tym obszarze pojawia się mnóstwo dokumentów, które nie tylko pomagają utrzymać porządek, ale też są niezbędne, żeby udowodnić, że towar faktycznie został wydany klientowi albo kurierowi. Dobrze prowadzona dokumentacja logistyczna i magazynowa to dowód rzetelności, a w razie reklamacji czy sporu może uratować twój biznes.

Listy przewozowe – krajowe i międzynarodowe

Podstawowym dokumentem przy wysyłce towaru jest lista przewozowa. To nic innego jak potwierdzenie, że towar został przekazany firmie kurierskiej lub przewoźnikowi. Na rynku krajowym większość operatorów (np. InPost, DPD, DHL) generuje listy przewozowe automatycznie w systemie – zawierają dane nadawcy i odbiorcy, wagę, rodzaj przesyłki, a także unikalny numer, dzięki któremu można śledzić paczkę.

W przypadku wysyłek zagranicznych w grę wchodzą bardziej sformalizowane dokumenty, takie jak CMR (dla transportu drogowego w Europie) czy AWB – Air Waybill (dla transportu lotniczego). Te dokumenty nie tylko potwierdzają nadanie paczki, ale też określają odpowiedzialność przewoźnika i stanowią podstawę do ewentualnych reklamacji. Dla ciebie jako sprzedawcy są dowodem, że paczka faktycznie opuściła magazyn i została powierzona przewoźnikowi.

W praktyce przechowywanie listów przewozowych jest bardzo ważne. Jeśli klient zgłosi reklamację, że towar nie dotarł, lista przewozowa i numer śledzenia pozwolą ci udowodnić, że wysyłka została zrealizowana prawidłowo. W sporach z firmą kurierską to również kluczowy dowód.

Dokumenty magazynowe – przyjęcia, wydania i protokoły stanów

Nawet jeśli prowadzisz mały sklep internetowy i na początku masz kilka kartonów towaru w domu, warto od razu wyrobić sobie nawyk prowadzenia dokumentów magazynowych. To pozwala zachować kontrolę nad stanami i uniknąć sytuacji, w której sprzedasz coś, czego już nie masz na półce.

Najważniejsze dokumenty magazynowe to:

• PZ (przyjęcie zewnętrzne) – dokument potwierdzający, że towar został przyjęty do magazynu, np. od dostawcy.
• WZ (wydanie zewnętrzne) – dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu do klienta.
• RW (rozchód wewnętrzny) – stosowany, gdy towar jest wykorzystywany na potrzeby firmy, np. do testów czy zdjęć produktowych.
• Protokoły inwentaryzacyjne – dokumenty spisów z natury, które pokazują faktyczny stan magazynu.

W większych sklepach internetowych tego typu dokumenty generują systemy ERP czy platformy e-commerce, ale nawet w małym biznesie warto prowadzić choćby prostą ewidencję w Excelu. Dzięki temu wiesz, co masz na stanie i możesz łatwo udokumentować ruch towarów.

Dlaczego to takie ważne? Po pierwsze, w przypadku podatku VAT niektóre towary (np. sprzedawane w procedurze marży) wymagają szczegółowego udokumentowania przyjęcia i wydania. Po drugie, dokumenty magazynowe pozwalają rozliczyć się z kosztów i strat – np. gdy towar ulegnie zniszczeniu, możesz to udokumentować protokołem i nie płacić podatku od czegoś, czego faktycznie już nie sprzedasz.

Wreszcie, prowadzenie dokumentacji magazynowej buduje porządek. Przy rosnącej liczbie zamówień chaos magazynowy może kosztować cię nie tylko czas, ale i pieniądze. Źle policzony stan magazynu oznacza niezrealizowane zamówienie, zirytowanego klienta i konieczność zwrotu pieniędzy. Dokumenty to sposób, żeby tego uniknąć.

Inne istotne dokumenty

Oprócz podstawowych rejestrów, faktur sprzedaży i regulaminów są też inne dokumenty, które każdy właściciel sklepu internetowego powinien gromadzić i przechowywać. Często nie myśli się o nich na początku, ale to właśnie one potrafią uratować cię w razie kontroli podatkowej, problemów z kontrahentem albo wątpliwości związanych z ochroną danych osobowych.

Faktury kosztowe i dowody księgowe zakupu

Każdy wydatek związany z prowadzeniem sklepu musi być udokumentowany. Mogą to być faktury, rachunki albo paragony imienne. Warto wiedzieć, że paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (lub 100 euro) jest traktowany jak faktura uproszczona — nie trzeba do niego wystawiać dodatkowej faktury.

Dzięki fakturom kosztowym możesz obniżyć podstawę opodatkowania i — jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT — odliczyć VAT od zakupów. To oznacza realne oszczędności, więc zbieranie dokumentów kosztowych to nie tylko obowiązek, ale też korzyść finansowa.

Musisz też pamiętać o zasadzie przechowywania: dokumenty kosztowe i dowody zakupu należy archiwizować przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. To wymóg ordynacji podatkowej. Najprościej mówiąc: faktury z 2025 roku musisz trzymać do końca 2030 roku.

Umowy z dostawcami (usługi, oprogramowanie, logistyka)

Twój sklep internetowy korzysta z wielu usług zewnętrznych — od platformy e-commerce, przez systemy płatności, aż po firmy kurierskie. Każda z tych współprac powinna być potwierdzona umową albo zaakceptowanym regulaminem.

W przypadku operatorów płatności (PayU, Przelewy24, Stripe, PayPal) umowa reguluje nie tylko zasady przelewów, ale też kwestie podatkowe i prawne. Dotyczy to m.in. mechanizmu podzielonej płatności (MPP) oraz procedur związanych z AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). To tematy, które wydają się odległe, ale operatorzy płatności muszą je egzekwować, a brak akceptacji ich warunków może skutkować zablokowaniem konta.

Umowy z firmami kurierskimi są równie istotne. Określają, kto odpowiada za przesyłkę w razie zagubienia albo uszkodzenia. W transporcie międzynarodowym szczególnie ważne są dokumenty przewozowe, takie jak CMR czy AWB, ale samą odpowiedzialność i procedury reklamacyjne reguluje właśnie umowa z przewoźnikiem.

Umowy powierzenia przetwarzania danych (RODO)

Jeśli korzystasz z usług zewnętrznych firm, które mają dostęp do danych twoich klientów, musisz podpisać tzw. umowy powierzenia przetwarzania danych. To wymóg wynikający z RODO.

Dotyczy to np. firm kurierskich, operatorów płatności, dostawców usług hostingowych, systemów mailingowych czy platform e-commerce. W takiej umowie powinny znaleźć się zasady bezpieczeństwa danych, obowiązek ich usunięcia po zakończeniu współpracy, a także możliwość przeprowadzenia audytu. Brak podpisanej umowy powierzenia to naruszenie RODO, które może skończyć się poważną karą administracyjną.

Dokumentacja OSS/IOSS dla sprzedaży w UE

Jeżeli sprzedajesz tylko w Polsce, ten temat możesz pominąć. Ale jeśli twój sklep działa również w innych krajach UE, musisz znać procedury OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop).

Od 2021 roku obowiązuje jednolity limit 10 000 euro rocznej sprzedaży do konsumentów w UE (łącznie dla wszystkich krajów i łącznie z niektórymi usługami elektronicznymi). Po jego przekroczeniu musisz rozliczać VAT w krajach docelowych. Zamiast rejestrować się w każdym państwie, możesz skorzystać z OSS i rozliczać wszystko w Polsce.

Deklaracje OSS składa się kwartalnie, do 30. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Z kolei deklaracje IOSS — stosowane przy imporcie spoza UE — są składane miesięcznie, do końca następnego miesiąca.

Dokumentację OSS i IOSS trzeba przechowywać aż 10 lat, zgodnie z przepisami unijnymi. To oznacza, że sprzedaż do klientów z Niemiec w 2025 roku musisz móc udokumentować jeszcze w 2035 roku.

Jeśli sprzedajesz na platformach takich jak Amazon czy eBay, często to one odpowiadają za rozliczenie VAT (np. przez IOSS). Nie zwalnia cię to jednak z obowiązku przechowywania raportów rozliczeniowych i zestawień sprzedaży z marketplace’u.

Podsumowanie

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko wystawianie produktów i realizowanie zamówień. To również cała warstwa formalna, bez której biznes nie może działać legalnie ani bezpiecznie. Dokumenty, o których mówiliśmy, tworzą fundament — od rejestracji działalności, przez faktury i ewidencję sprzedaży, aż po regulaminy, polityki prywatności i listy przewozowe. Bez nich twój sklep jest narażony na kary, kontrole czy reklamacje, których nie będziesz w stanie udowodnić.

Kompletna dokumentacja to jednak coś więcej niż tylko obowiązek prawny. To także narzędzie budowania wiarygodności. Klient, który widzi przejrzysty regulamin, jasną politykę prywatności i profesjonalne podejście do obsługi zamówień, ufa twojemu sklepowi i chętniej zostaje na dłużej. Również dla ciebie dokumenty są wsparciem — pomagają porządkować codzienną pracę, dają kontrolę nad kosztami i przychodami oraz sprawiają, że w razie kontroli czujesz się pewniej.

Warto wyrobić w sobie nawyk systematycznego gromadzenia i porządkowania dokumentów już od pierwszego dnia działalności. Nie odkładaj faktur „na później”, nie chowaj regulaminu gdzieś w zakładce, której nikt nie znajdzie, i nie lekceważ polityki prywatności. To wszystko działa na twoją korzyść.

Sklep internetowy rozwija się szybciej, niż myślisz — dziś obsługujesz kilka zamówień tygodniowo, a za rok możesz mieć ich setki miesięcznie. Jeśli od początku zbudujesz solidny fundament w postaci dokumentów, łatwiej będzie ci rosnąć i jednocześnie zachować spokój. Dzięki temu więcej energii poświęcisz na to, co naprawdę napędza e-commerce — sprzedaż, marketing i obsługę klientów.