Jak wystawiać faktury w JDG e-commerce krok po kroku
Spis treści
Wielu początkujących przedsiębiorców myśli, że wystawianie faktur to skomplikowany proces, do którego trzeba znać przepisy prawa podatkowego na pamięć. Pojawiają się obawy, że bez wiedzy księgowego trudno będzie sobie z tym poradzić. To nieprawda. Nie musisz być ekspertem od VAT w JDG, znać wszystkich szczegółów związanych z podatkiem dochodowym czy rozumieć od razu, jak działa kwota wolna od podatku. Wystawianie faktur w e-commerce da się opanować naprawdę szybko, zwłaszcza jeśli korzystasz z nowoczesnych narzędzi online.
Ten przewodnik pokaże ci krok po kroku, jak wygląda cały proces – od ustalenia, czy w ogóle musisz wystawić fakturę, przez wybór formy dokumentu, aż po archiwizację i najczęstsze błędy, których warto unikać. Będziemy mówić prostym językiem, bez zbędnej terminologii księgowej, tak abyś mógł od razu zastosować zdobytą wiedzę w praktyce. W kolejnych częściach dowiesz się, jakie są obowiązki związane z księgowością jednoosobowej firmy, jak działają faktury w sprzedaży internetowej, czym różni się faktura dla klienta indywidualnego od tej wystawianej dla innej firmy oraz jak uprościć cały proces dzięki prostym programom do fakturowania.
Innymi słowy – jeśli do tej pory faktury kojarzyły ci się z nudnymi papierami, które lepiej oddać księgowej, to po lekturze tego tekstu zobaczysz, że całość sprowadza się do kilku kliknięć i dobrych nawyków. To będzie przewodnik od A do Z, w którym krok po kroku przeprowadzimy cię przez temat faktur w e-commerce, pokazując, że księgowość działalności gospodarczej nie musi być ani trudna, ani stresująca.
Czy musisz wystawiać fakturę?
Na początku prowadzenia własnej działalności gospodarczej wiele osób ma wątpliwości, czy każdą sprzedaż trzeba od razu dokumentować fakturą. To naturalne, bo w internecie znajdziesz mnóstwo sprzecznych informacji: jedni twierdzą, że każda transakcja wymaga faktury, inni piszą, że wystarczy paragon. Rzeczywistość jest prostsza, jeśli spojrzeć na to przez pryzmat tego, kto jest twoim klientem.
Sprzedaż B2B – firma dla firmy
Jeżeli twoim klientem jest inna firma, nie masz wyboru – faktura jest zawsze obowiązkowa. To podstawowa zasada, która wynika z przepisów o VAT w JDG. Każdy przedsiębiorca, który dokonuje zakupów na potrzeby swojej działalności, potrzebuje faktury, żeby rozliczyć koszty i odliczyć podatek. Dlatego jeśli kontrahent poda ci swój numer NIP, musisz przygotować dokument.
Warto też pamiętać o terminach. Masz czas do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedałeś towar albo wykonałeś usługę. Na przykład, jeśli sprzedaż odbyła się 20 maja, najpóźniej do 15 czerwca musisz wystawić fakturę. W teorii daje to sporo luzu, ale w praktyce nikt nie czeka aż tak długo. Firmy chcą otrzymać faktury od razu, żeby szybko je zaksięgować i odliczyć VAT. Dlatego dobrym nawykiem w księgowości działalności gospodarczej jest wystawianie faktury od razu po sprzedaży.
Sprzedaż B2C – firma dla osoby prywatnej
Sytuacja wygląda inaczej, kiedy sprzedajesz klientom indywidualnym. Tutaj przepisy są bardziej elastyczne. Jeśli osoba prywatna kupuje coś w twoim sklepie internetowym i nie prosi o fakturę, wystarczy, że potwierdzisz sprzedaż w inny sposób – paragonem fiskalnym albo rachunkiem. Faktura nie jest automatycznie obowiązkowa.
Ale uwaga – jeśli klient zgłosi się do ciebie z prośbą o fakturę, musisz ją wystawić, bez względu na to, czy kupił przedmiot za 20 zł czy za 2000 zł. Prawo nie rozróżnia transakcji dużych i małych. Obowiązek pojawia się w momencie, kiedy padnie takie żądanie. Dla wielu początkujących właścicieli JDG to spore zaskoczenie, bo wydaje się, że faktury to tylko sprawa między firmami. W rzeczywistości nawet pojedynczy klient detaliczny może wymagać od ciebie wystawienia dokumentu.
Przykłady z praktyki w e-commerce
Wyobraź sobie, że sprzedajesz akcesoria do domu na Allegro. Klient kupuje u ciebie zestaw kubków i po otrzymaniu przesyłki wysyła wiadomość: „Proszę o fakturę VAT”. Co musisz zrobić? Wystawić fakturę i przesłać ją drogą elektroniczną, najczęściej w formie PDF. To nie jest opcja, to twój obowiązek.
Inny przykład to sprzedaż na Amazonie. Większość transakcji na tej platformie to zakupy dokonywane przez osoby prywatne, czyli sprzedaż B2C. Faktura nie musi być dołączona automatycznie do każdej paczki. Ale jeśli któryś klient zgłosi się do ciebie z prośbą o wystawienie faktury, zasada jest taka sama – musisz to zrobić.
Dzięki tym przykładom łatwo zauważyć, że charakter transakcji (B2B czy B2C) całkowicie zmienia twoje obowiązki.
Dlaczego to tak ważne dla twojej JDG?
Rozróżnienie pomiędzy sprzedażą B2B a B2C to fundament, na którym opiera się cała księgowość JDG. Jeśli błędnie założysz, że nie musisz wystawiać faktury firmie, narażasz się na poważne konsekwencje – od niezadowolonego kontrahenta po problemy przy kontroli skarbowej. Z kolei jeśli klient indywidualny poprosi o fakturę, a ty odmówisz albo zapomnisz ją wystawić, ryzykujesz utratę reputacji i zaufania.
W praktyce najlepiej przyjąć prostą zasadę: każda firma zawsze otrzymuje fakturę, a klient indywidualny dostaje ją wtedy, kiedy o nią poprosi. Takie podejście ułatwia prowadzenie księgowości jednoosobowej firmy i sprawia, że nie musisz się zastanawiać przy każdej transakcji, jak postąpić.
Jaką formę faktury wybrać?
W e-commerce można spotkać trzy główne formy faktur: papierowe, elektroniczne oraz e-faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Każda z nich jest zgodna z prawem, ale różni się wygodą, kosztami i perspektywą rozwoju.
Faktura papierowa – rozwiązanie starej daty
Papierowe faktury to w zasadzie tradycja. Dawniej były jedyną możliwością i każdy przedsiębiorca musiał je drukować w dwóch egzemplarzach – dla siebie i dla klienta. W e-commerce jednak ten model praktycznie zanika. Drukowanie dokumentów generuje koszty i zabiera czas. Do tego wymaga fizycznego archiwum: segregatorów, pudełek, szafek.
W praktyce dziś stosuje się je tylko na wyraźne życzenie klienta, który woli dokument w formie papierowej. Nie ma zakazu, żeby tak robić, ale dla JDG, która działa głównie online, faktura papierowa to raczej wyjątek niż standard.
Faktura elektroniczna – najczęstszy wybór w e-commerce
Obecnie najpopularniejszą formą są faktury elektroniczne. Przepisy definiują je szerzej niż tylko PDF – to może być każdy dokument wystawiony i przesłany w formie elektronicznej, np. plik XML, CSV albo faktura dostępna w panelu klienta sklepu. Jednak w praktyce, zwłaszcza w JDG, najczęściej jest to właśnie plik PDF wysyłany mailem.
Żeby taka faktura była ważna, musi być spełniony jeden warunek: klient musi wyrazić zgodę na jej otrzymanie w formie elektronicznej. Ta zgoda nie musi być pisemna – może wynikać np. z akceptacji regulaminu sklepu, z faktu podania adresu e-mail przy zamówieniu albo z tego, że klient po prostu przyjmie fakturę w PDF-ie i nie zgłosi sprzeciwu.
Elektroniczne faktury są wygodne, bo można je wysłać od razu, bez kosztów przesyłki i bez drukowania. Trzeba jednak pamiętać o archiwizacji. Dokumenty trzeba przechowywać w oryginalnym formacie (jeśli to PDF, to w PDF) przez 5 lat liczone od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Archiwizacja musi gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Wiele programów fakturowych pomaga w tym, ale ostateczna odpowiedzialność i tak spoczywa na tobie jako przedsiębiorcy.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – obowiązkowy krok od 2026 roku
Trzecią formą jest e-faktura w KSeF, czyli w Krajowym Systemie e-Faktur. To rozwiązanie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które polega na tym, że faktura trafia bezpośrednio do centralnego systemu w formacie XML. Klient pobiera ją z systemu, a urząd skarbowy ma do niej dostęp od razu.
Najważniejsze jest to, że KSeF stanie się obowiązkowy – ale nie dla wszystkich od razu. Terminy wyglądają tak:
- od 1 lutego 2026 roku obowiązek dotyczy dużych podatników, którzy w 2024 roku mieli sprzedaż przekraczającą 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku KSeF obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym zdecydowaną większość JDG,
- od 1 stycznia 2027 roku system stanie się obowiązkowy także dla najmniejszych firm, które wystawiają faktury na kwoty mniejsze niż 10 tys. zł miesięcznie.
Dziś korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale w praktyce warto się z nim zapoznać wcześniej. Dzięki temu unikniesz szoku w momencie, kiedy stanie się obowiązkowy.
Zaletą KSeF jest to, że nie musisz martwić się o archiwizację – system robi to za ciebie. Minusem może być początkowa trudność obsługi, konieczność posiadania profilu zaufanego i zrozumienia nowych procedur. Wiele programów do fakturowania oferuje już jednak integracje z KSeF, więc w praktyce proces jest coraz prostszy.
Co wybrać jako JDG w e-commerce?
Jeśli dopiero zaczynasz, najlepszym rozwiązaniem są faktury elektroniczne w formie PDF. Są szybkie, tanie i wystarczają w większości sytuacji. Papierowe faktury zostaw na wyjątkowe przypadki, gdy klient o nie poprosi. Jednocześnie warto już teraz śledzić rozwój KSeF i stopniowo przygotowywać się na zmianę, która prędzej czy później obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Co musi się znaleźć na fakturze?
Faktura w JDG nie jest „ładnym rachunkiem” ani luźnym potwierdzeniem sprzedaży. To dokument podatkowy, który musi zawierać konkretne elementy wskazane w przepisach. Dobrze wiedzieć, co jest obowiązkowe, a co dodatkowe. Dzięki temu unikniesz błędów, które mogą skończyć się korektami albo uwagami urzędu skarbowego.
Data wystawienia i data sprzedaży
Na fakturze zawsze pojawia się data wystawienia – dzień, w którym faktycznie tworzysz dokument. Dodatkowo trzeba wskazać datę dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia. To ważne np. wtedy, gdy sprzedaż miała miejsce pod koniec miesiąca, a fakturę wystawiasz w kolejnym.
Numer faktury
Każdy dokument musi mieć swój unikalny numer. Numeracja musi być ciągła i jednoznaczna. Najczęściej stosuje się format rok/miesiąc/kolejny numer, np. 2025/09/001. To ułatwia porządek i sprawia, że nie zgubisz się w dokumentach.
Dane sprzedawcy i nabywcy
Na fakturze muszą być pełne dane obu stron: nazwa (firma), adres i NIP sprzedawcy oraz nabywcy. W transakcjach B2B numer NIP nabywcy jest obowiązkowy. Jeśli kupującym jest klient indywidualny, wpisujesz jego imię, nazwisko i adres – ale tylko wtedy, gdy sam poprosi o fakturę i poda dane.
Opis towaru lub usługi, ilość i jednostka miary
Każda pozycja na fakturze musi być jasno opisana. Zamiast ogólnych sformułowań typu „towar” czy „usługa”, wpisujesz konkretnie: „buty sportowe męskie, rozmiar 43” albo „projekt strony internetowej”. Do tego obowiązkowo ilość oraz jednostka miary: sztuki, kilogramy, godziny itp.
Cena jednostkowa netto, rabaty i wartość sprzedaży
Na fakturze musi znaleźć się cena jednostkowa netto, czyli cena za jedną sztukę produktu lub jednostkę usługi, bez podatku VAT. Jeżeli udzielasz rabatu, obniżki czy promocji – musisz je wykazać, bo wpływają na podstawę opodatkowania. Dopiero po odjęciu rabatów i obliczeniu całości wychodzi wartość sprzedaży netto.
Stawki VAT, kwoty VAT i cena brutto
Dla każdej pozycji trzeba wskazać stawkę VAT (np. 23%, 8% albo zwolnienie) oraz kwotę podatku VAT. Następnie podaje się wartość brutto, czyli kwotę, którą faktycznie płaci klient. Jeśli prowadzisz JDG i korzystasz ze zwolnienia z VAT, w miejscu podatku wpisujesz 0% i dodajesz adnotację z podstawą prawną zwolnienia (np. „zwolnienie podmiotowe, art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”).
Łączna wartość faktury
Na końcu musi być podsumowanie – całkowita kwota do zapłaty. To najważniejsza informacja z punktu widzenia klienta, ale też twojej księgowości JDG, bo to ona trafia do rejestrów i wyliczeń podatku dochodowego.
Waluta i kurs, jeśli faktura w obcej walucie
Jeżeli wystawiasz fakturę w euro, dolarach czy innej walucie, zawsze musisz wykazać kwotę podatku VAT w złotówkach. Wtedy stosuje się kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury albo inny zgodny z przepisami.
Elementy dodatkowe, które warto umieścić
Nie są obowiązkowe, ale bardzo pomagają w praktyce. Najczęściej przedsiębiorcy dodają termin płatności („14 dni od daty wystawienia”), sposób płatności („przelew na konto”), a czasem także numer rachunku bankowego. Dzięki temu klient nie musi się domyślać, kiedy i jak zapłacić, a ty masz dowód, że jasno określiłeś zasady.
Dlaczego warto znać każdy element?
Choć większość programów do fakturowania podpowiada, co wpisać, odpowiedzialność zawsze leży po twojej stronie. To ty odpowiadasz za poprawność dokumentu, a błędna faktura to nie tylko kłopot z księgowością jednoosobowej działalności gospodarczej, ale też ryzyko korekt i niepotrzebnych nerwów. Dlatego dobrze znać podstawy i wiedzieć, że faktura to nie tylko data i kwota, ale cały zestaw obowiązkowych elementów, które razem tworzą prawidłowy dokument podatkowy.
Jakie narzędzia wybrać do fakturowania?
Wystawianie faktur w e-commerce to codzienna czynność, dlatego wybór odpowiedniego narzędzia jest kluczowy. Oczywiście można próbować radzić sobie w Wordzie czy Excelu, ale w praktyce takie rozwiązania szybko zawodzą. Brakuje w nich automatycznej numeracji, łatwo o błąd w obliczeniach, a dokumenty trzeba archiwizować i porządkować samodzielnie. To oznacza dodatkowy chaos, którego w młodej JDG i tak nie brakuje. Dlatego lepiej od razu postawić na program stworzony do fakturowania.
Programy online – prostota i automatyzacja
Najwygodniejsze są programy działające w chmurze. Wystarczy zalogować się do panelu w przeglądarce i w kilka minut wystawić dokument. Popularne rozwiązania, takie jak Fakturownia czy FakturaXL, oferują wszystkie podstawowe funkcje potrzebne młodej JDG. System sam pilnuje numeracji, podpowiada obowiązkowe pola i zapisuje faktury w archiwum.
Takie programy mają dodatkowe atuty, które docenisz w codziennej pracy. Jeśli sprzedajesz na Allegro, Amazonie czy Shopify, możesz połączyć je z systemem i dane klientów będą pobierać się automatycznie. Przy wystawianiu faktury wystarczy wpisać NIP kontrahenta, a pełne dane firmy zaciągają się prosto z GUS. Kiedy przychodzi czas na podatki, łatwo wygenerujesz plik JPK_VAT z deklaracją, który i tak trzeba co miesiąc przesyłać do urzędu. Do tego dochodzi bezpieczeństwo – faktury przechowywane są w chmurze w oryginalnym formacie, co spełnia wymogi archiwizacji na pięć lat. Trzeba jednak pamiętać, że ostateczna odpowiedzialność zawsze spoczywa na tobie jako przedsiębiorcy.
Krajowy System e-Faktur – przyszłość, która nadchodzi szybciej, niż myślisz
Obok prywatnych programów coraz częściej pojawia się temat KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. To rządowa platforma, na której faktury wystawia się w formacie XML. Trafiają one bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, a klient może je pobrać w dowolnym momencie. Najważniejsze jest to, że urząd skarbowy ma do nich dostęp od razu, więc znika problem przesyłania i przechowywania dokumentów na własną rękę.
Choć dziś KSeF jest dobrowolny, harmonogram jego wdrożenia jest już ustalony. Najwięksi podatnicy, czyli firmy ze sprzedażą przekraczającą 200 milionów złotych w 2024 roku, wejdą do systemu 1 lutego 2026 roku. Większość przedsiębiorców, w tym praktycznie wszystkie JDG, zostanie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsze firmy, które wystawiają faktury na kwoty poniżej dziesięciu tysięcy złotych miesięcznie, będą miały czas do 1 stycznia 2027 roku.
Jak przygotować się do KSeF?
Do obsługi KSeF niezbędne jest potwierdzenie tożsamości przedsiębiorcy. Można to zrobić przy pomocy profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Od listopada 2025 roku dostępna będzie dodatkowa opcja, czyli specjalny certyfikat KSeF, który pozwoli na bezpośrednią integrację programów księgowych i systemów sprzedażowych z platformą Ministerstwa Finansów. Dzięki temu faktury będą trafiały do systemu automatycznie, bez konieczności logowania się każdorazowo na rządowy portal.
Już teraz większość popularnych programów, takich jak Fakturownia czy FakturaXL, ma działające integracje z KSeF. W praktyce oznacza to, że kiedy obowiązek wejdzie w życie, nie będziesz musiał zmieniać swojego sposobu pracy. Faktura wystawiona w programie zostanie od razu przesłana do KSeF i zarchiwizowana zgodnie z wymaganiami.
Co wybrać na start?
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z e-commerce, najlepiej postawić na prosty program online. To rozwiązanie daje ci porządek, bezpieczeństwo i wygodę. Jednocześnie warto od razu sprawdzić, czy program obsługuje integrację z KSeF. Dzięki temu w 2026 roku nie będziesz musiał nagle zmieniać systemu i uczyć się wszystkiego od nowa.
Jak wystawić fakturę krok po kroku?
Dla wielu osób pierwsza faktura to symbol wejścia w świat prawdziwego biznesu. Może wydawać się skomplikowana, ale w rzeczywistości wystarczy znać kolejność działań i kilka kluczowych zasad. Jeśli korzystasz z programu do fakturowania online albo z Krajowego Systemu e-Faktur, całość sprowadza się do kilku minut pracy, o ile wiesz, co i gdzie wpisać.
Logowanie i wybór narzędzia
Proces zawsze zaczyna się od wyboru miejsca, w którym wystawisz dokument. Najwygodniej zrobić to w programie do fakturowania działającym online – wystarczy zalogować się i wybrać opcję utworzenia nowej faktury. Jeśli korzystasz z KSeF, potrzebujesz profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo certyfikatu KSeF, który od listopada 2025 roku będzie dostępny do pobrania. To właśnie te narzędzia pozwalają ci uwierzytelnić się w systemie i potwierdzić, że jesteś właścicielem działalności gospodarczej.
Dodanie danych klienta
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych kontrahenta. Jeśli sprzedajesz innej firmie, obowiązkowy jest numer NIP – dzięki niemu program pobierze pełne informacje z GUS i wypełni pola automatycznie. To eliminuje ryzyko błędów w adresie czy nazwie. Jeśli klientem jest osoba prywatna, fakturę wystawiasz tylko na jej żądanie. Wtedy wpisujesz imię, nazwisko i adres, które klient musi ci przekazać.
Wpisanie towaru lub usługi
Najważniejszą częścią faktury jest opis tego, co sprzedałeś. Musisz podać nazwę towaru lub usługi w sposób jednoznaczny, a także ilość i jednostkę miary. Następnie dodajesz cenę jednostkową netto. Jeżeli udzieliłeś rabatu lub obniżki, powinny one być wykazane w tym miejscu, ponieważ wpływają na podstawę opodatkowania. Program automatycznie oblicza wartość netto, dolicza VAT według właściwej stawki i pokazuje cenę brutto, czyli kwotę, którą zapłaci klient.
Data wystawienia i data sprzedaży
Na fakturze musi pojawić się data jej wystawienia. Czasem jednak data sprzedaży albo wykonania usługi różni się od tej, w której wystawiasz dokument – w takim przypadku trzeba wskazać obie. Ważne jest także przestrzeganie terminów. Fakturę należy wystawić najpóźniej do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub wykonania usługi. Jeśli więc dostarczyłeś towar 28 maja, masz czas do 15 czerwca, aby przygotować dokument.
Kontrola obliczeń i poprawność danych
Nawet najlepszy program może zawierać literówki w danych wprowadzonych ręcznie, dlatego warto przejrzeć fakturę przed zatwierdzeniem. Sprawdź numer dokumentu, daty, dane klienta i kwoty. Upewnij się, że podatek VAT został naliczony zgodnie z obowiązującą stawką i że uwzględnione są ewentualne rabaty. Jeśli jesteś nievatowcem, nie zapomnij o adnotacji ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia, np. „zwolnienie podmiotowe, art. 113 ustawy o VAT”.
Wybór formy wysyłki
Kiedy faktura jest gotowa, trzeba ją przekazać klientowi. Najczęściej wybierasz wysyłkę elektroniczną w formie pliku PDF przesłanego e-mailem. Ważne, żeby pamiętać, że odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie. Nie musi być pisemna – może wynikać z akceptacji regulaminu sklepu internetowego albo z samego faktu, że klient podał adres e-mail i przyjął dokument. Jeśli korzystasz z KSeF, faktura trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów i klient pobiera ją stamtąd.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentu
Na końcu pozostaje archiwizacja. Faktury muszą być przechowywane przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Muszą być zachowane w oryginalnym formacie – jeśli wystawiasz PDF, przechowujesz PDF, jeśli XML w KSeF, pozostaje XML. Kluczowe jest, aby zachować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu przez cały okres archiwizacji. Programy online bardzo to ułatwiają, ale ostateczna odpowiedzialność zawsze spoczywa na przedsiębiorcy.
Jak przechowywać faktury?
Wystawienie faktury to dopiero pierwszy krok. Równie ważne jest jej właściwe przechowywanie. W przypadku JDG chodzi nie tylko o porządek w dokumentach, ale także o spełnienie wymogów prawa. Polskie przepisy bardzo jasno określają, jak długo i w jaki sposób trzeba archiwizować faktury.
Jak długo trzeba przechowywać faktury?
Podstawowa zasada mówi, że faktury należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce oznacza to pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego z danej faktury. Jeśli więc dokument wystawiono w maju 2025 roku, a płatność przypadała również w tym roku, musisz go zachować aż do końca 2030 roku. Ta reguła dotyczy nie tylko faktur VAT, ale wszystkich dokumentów mających znaczenie podatkowe – również rachunków czy dowodów sprzedaży bez VAT.
Faktury elektroniczne – PDF i XML
Najczęściej w e-commerce spotkasz się z fakturami elektronicznymi. To mogą być pliki PDF wysyłane klientowi mailem albo faktury w formacie XML przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek jest taki sam jak przy papierowych – pięć lat przechowywania od końca roku podatkowego. Dokumenty muszą być zachowane w oryginalnym formacie, co oznacza, że PDF pozostaje PDF-em, a XML nie może zostać przerobiony na inny plik.
Kluczowe są trzy warunki wymienione w art. 112a ustawy o VAT: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. W praktyce oznacza to, że faktura musi pozostać niezmieniona, możliwa do odczytania i jednoznacznie wskazująca, kto ją wystawił. Dlatego najlepiej korzystać z programów fakturowych, które dbają o archiwizację i przechowywanie dokumentów w sposób zgodny z tymi wymogami.
Faktury papierowe – nadal obowiązują
Choć coraz rzadziej spotykane, faktury papierowe również muszą być przechowywane przez pięć lat. Najważniejsze jest, aby były czytelne i trwałe. To oznacza, że nie mogą być narażone na blaknięcie czy zniszczenie. Najlepszym rozwiązaniem pozostaje segregator przechowywany w bezpiecznym miejscu – suchym, bez dostępu do światła, które mogłoby uszkodzić wydruk.
Szybki dostęp dla organów podatkowych
Przepisy wymagają, żeby faktury były przechowywane w taki sposób, aby można było je bezzwłocznie udostępnić na żądanie organów podatkowych. Jeśli więc urząd skarbowy poprosi cię o przedstawienie dokumentów, musisz być w stanie je szybko wyeksportować i przekazać w formacie, w którym zostały wystawione – PDF albo XML. To kolejny powód, dla którego korzystanie z profesjonalnych programów fakturowych jest znacznie wygodniejsze niż chaotyczne przechowywanie plików na komputerze.
Zgoda na e-fakturę a KSeF
Jeżeli wysyłasz klientom faktury elektroniczne w formie PDF, potrzebna jest ich zgoda na taką formę dokumentu. Może być wyrażona wprost, ale często wystarczy zgoda dorozumiana – na przykład poprzez akceptację regulaminu sklepu albo sam fakt podania adresu e-mail i przyjęcia faktury w tej formie. Kiedy jednak wejdzie w życie KSeF, zgoda odbiorcy nie będzie już wymagana. Wszystkie faktury będą wystawiane i udostępniane w systemie centralnym, co całkowicie zmieni reguły gry.
Przechowywanie poza Polską
Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z chmury, która może znajdować się na serwerach poza granicami Polski, a nawet Unii Europejskiej. Przepisy tego nie zabraniają, ale nakładają warunek: organy podatkowe muszą mieć możliwość dostępu do faktur w każdym momencie. Jeśli więc wybierasz usługę przechowywania w chmurze, upewnij się, że dostawca gwarantuje zgodność z tym wymogiem i umożliwia szybkie udostępnienie dokumentów w razie kontroli.
Jak to uprościć w JDG?
Najlepszym rozwiązaniem dla jednoosobowej działalności gospodarczej jest korzystanie z programu online, który nie tylko wystawia faktury, ale też automatycznie je archiwizuje i przechowuje w chmurze. To pozwala na zachowanie porządku, szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca i zabezpieczenie na wypadek awarii sprzętu. Warto dodatkowo raz na jakiś czas pobrać kopię wszystkich faktur i zapisać ją na dysku zewnętrznym – to niewielki wysiłek, a duże poczucie bezpieczeństwa.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Choć wystawianie faktur w e-commerce wydaje się proste, to w praktyce wielu początkujących przedsiębiorców popełnia podobne błędy. Część z nich wynika z pośpiechu, inne z braku znajomości przepisów. Na szczęście każdy z tych problemów można łatwo wyeliminować, jeśli z góry wiesz, na co uważać.
Numeracja faktur bez ciągłości
Jednym z podstawowych błędów jest brak numeru faktury albo chaotyczna numeracja. Ustawa wymaga, by numeracja była ciągła i jednoznaczna. Jeśli więc nagle przejdziesz z numeru 5 na 50, urząd skarbowy uzna to za nieprawidłowość i może poprosić o wyjaśnienia. Warto korzystać z prostych schematów, np. rok/miesiąc/kolejny numer, a najlepiej zdać się na program do fakturowania, który robi to automatycznie i eliminuje ryzyko pomyłek.
Błędne dane klienta
Literówki w nazwie firmy, brak adresu albo błędny numer NIP to jedne z najczęstszych przyczyn korekt. Szczególnie problematyczne jest wpisanie złego NIP-u w transakcji B2B, bo wtedy dokument traci ważność. Aby uniknąć takich sytuacji, zawsze sprawdzaj dane w rejestrze VAT lub korzystaj z opcji automatycznego pobierania danych z GUS. Przy klientach indywidualnych pamiętaj, że fakturę wystawiasz tylko na ich żądanie, a dane muszą pochodzić od samego kupującego.
Brak daty sprzedaży lub wykonania usługi
Wielu początkujących przedsiębiorców myśli, że wystarczy data wystawienia. To błąd – jeśli data sprzedaży różni się od daty wystawienia, musisz wskazać obie. Przykład: sprzedaż miała miejsce 28 maja, a fakturę wystawiasz 2 czerwca. Obie daty powinny pojawić się na dokumencie. Brak tej informacji to uchybienie formalne, które może wymagać korekty.
Wystawienie faktury po terminie
Prawo daje ci czas na wystawienie faktury do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub wykonania usługi. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców zapomina o tym terminie i tworzy dokumenty z dużym opóźnieniem. To poważny błąd, bo dokument musi być zgodny z przepisami, a spóźniona faktura może komplikować rozliczenia podatkowe. Dobry program fakturowy przypomni ci o terminach i pomoże uniknąć stresu.
Nieprawidłowa stawka VAT
To jedna z pułapek typowych dla e-commerce. Wystarczy pomylić się przy wyborze stawki – np. wystawić fakturę na 23% zamiast na 8% – i od razu powstają zaległości podatkowe. W niektórych branżach (np. sprzedaż książek, produktów spożywczych, wyrobów medycznych) obowiązują niższe stawki, co dodatkowo komplikuje sprawę. Jeśli nie masz pewności, jaką stawkę zastosować, warto sprawdzić w oficjalnej wyszukiwarce stawek VAT albo skonsultować się z księgowym.
Brak podstawy zwolnienia z VAT
Jeżeli prowadzisz JDG i korzystasz ze zwolnienia podmiotowego do 200 tysięcy złotych obrotu albo z innego rodzaju zwolnienia, twoja faktura musi zawierać odpowiednią adnotację z podstawą prawną. Wielu początkujących wystawia faktury „bez VAT”, ale zapomina wpisać, dlaczego nie dolicza podatku. Brak takiej informacji to błąd formalny i może skutkować koniecznością korekty dokumentu.
Wysyłka faktury w niewłaściwy sposób
Część przedsiębiorców traktuje fakturę jak zwykły dokument i wysyła ją w formie zdjęcia albo wkleja dane w czat Allegro. To poważny błąd. Faktura musi być przekazana w formie zgodnej z przepisami – jako papierowy dokument, elektroniczny plik PDF wysłany e-mailem (za zgodą klienta) albo e-faktura w KSeF. Co ważne, przy fakturach PDF zgoda odbiorcy jest obowiązkowa, choć może być dorozumiana, np. poprzez akceptację regulaminu sklepu internetowego. W KSeF ten wymóg znika, bo system działa centralnie.
Problemy z archiwizacją
Niektórzy początkujący przedsiębiorcy myślą, że faktura wysłana mailem „jakoś się zachowa” i kasują ją z własnego komputera. To ryzykowne podejście. Faktury muszą być przechowywane przez pięć lat w oryginalnym formacie i w sposób zapewniający ich integralność i czytelność. Jeśli tego nie dopilnujesz, w razie kontroli nie będziesz w stanie okazać wymaganych dokumentów. Dlatego najlepiej trzymać je w programie fakturowym z archiwum w chmurze oraz robić kopie zapasowe na dysku zewnętrznym.
Zakończenie
Na początku fakturowanie może wydawać się skomplikowane, ale kiedy poznasz zasady i przejdziesz przez pierwsze kroki, szybko zobaczysz, że to po prostu rutyna. Z czasem wystawianie dokumentów stanie się tak naturalne, jak pakowanie paczek czy odpisywanie klientom na wiadomości. Nie jest to koszmar biurokracji, tylko element codziennej pracy w e-commerce, który pozwala ci prowadzić księgowość JDG w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami.
Cała magia polega na wyborze odpowiedniego narzędzia. Dobry program fakturowy wyręczy cię w pilnowaniu numeracji, sprawdzaniu stawek VAT, archiwizacji i integracji z platformami sprzedażowymi. Dzięki temu całość sprowadza się do kilku kliknięć, a ty masz pewność, że twoje dokumenty są poprawne i bezpiecznie przechowywane.
Dlatego nie odkładaj tego na później. Wybierz narzędzie, sprawdź proces i zacznij fakturować od razu – zanim zrobi to za ciebie urząd skarbowy.
