EPR dla sprzedawców na eMag i Kaufland – jak uniknąć blokady konta
Spis treści
Dlaczego to takie ważne? Platformy e-commerce działają w oparciu o regulacje unijne, które wymagają od sprzedawców odpowiedzialności za produkty, jakie wprowadzają na rynek. To nie tylko kwestia formalności. Przy sprzedaży wewnętrznej, brak numeru BDO, czyli polskiego identyfikatora EPR, oznacza dla algorytmów marketplace’u, że nie jesteś zgodny z przepisami. A to oznacza zablokowane oferty, ukryte produkty i, w skrajnym przypadku, wstrzymana sprzedaż. Innymi słowy, cała Twoja praca nad budowaniem sklepu i przyciąganiem klientów może w jednej chwili zostać zatrzymana.
Ale spokojnie – nie chodzi o to, by się przestraszyć. Wręcz przeciwnie. W tym wpisie pokażemy Ci krok po kroku, jak ogarnąć temat EPR w praktyce. Dowiesz się, czym dokładnie jest rozszerzona odpowiedzialność producenta i dlaczego dotyczy właśnie Ciebie, nawet jeśli nie produkujesz niczego fizycznie. Zobaczysz, jak wygląda proces rejestracji w BDO, ile to trwa i co musisz przygotować, żeby nie wpaść w niepotrzebne opóźnienia. Przejdziemy też przez konkretne informacje dla eMag i Kaufland, żebyś wiedział, jak się za to zabrać, oraz sprawdzimy, jakie błędy najczęściej robią inni sprzedawcy i jak ich uniknąć.
Celem tego artykułu jest, żebyś po jego przeczytaniu miał nie tylko wiedzę teoretyczną, ale też praktyczne narzędzia i pewność, że Twoje konto nie zostanie nagle zablokowane. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne – sprzedaży i rozwijaniu swojego biznesu.
Najważniejsze wnioski (dla zabieganych)
Jeśli nie masz teraz czasu na czytanie całego artykułu, oto szybkie podsumowanie najważniejszych rzeczy, które musisz wiedzieć, żeby Twoje konto na eMag czy Kaufland nie zostało zablokowane.
Po pierwsze, zarejestruj swoją firmę w BDO. To obowiązkowy krok dla każdego, kto sprzedaje produkty w opakowaniach, elektronikę, baterie czy rzeczy jednorazowe z plastiku. Bez wpisu do rejestru nie masz prawa działać zgodnie z przepisami.
Po drugie, poczekaj na nadanie numeru EPR, który w Polsce jest po prostu numerem BDO. To Twój unikalny identyfikator, bez którego marketplace’y nie przepuszczą Twoich ofert.
Po trzecie, wpisz ten numer we właściwych miejscach w panelach sprzedawcy na eMag i Kaufland. Każda z platform ma osobne pola, które musisz uzupełnić, a brak takiej informacji może skutkować blokadą lub ukryciem Twoich produktów. Pamiętaj – numer BDO wystarczy tylko w przypadku sprzedaży bezpośrednio w Polsce! Sprzedaż zagraniczna rządzi się innymi prawami.
Po czwarte, unikaj prostych błędów. Najczęstsze to niepoprawny format numeru, brak danych pełnomocnika przy sprzedaży z zagranicy albo pominięcie kategorii takich jak SUP czy WEEE. Jedna drobna pomyłka potrafi wstrzymać cały biznes, więc lepiej dwa razy sprawdzić niż później ratować konto.
Czym jest EPR i kogo dotyczy?
Definicja EPR
EPR, czyli Rozszerzona Odpowiedzialność Producenta, to zestaw obowiązków wynikających z unijnych dyrektyw środowiskowych, które każde państwo członkowskie wprowadza do swojego prawa w trochę inny sposób. W Polsce takim systemem jest rejestr BDO, czyli Baza Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami. Idea jest prosta: firma, która wprowadza coś na rynek, musi ponieść odpowiedzialność nie tylko za sprzedaż, ale również za późniejsze zagospodarowanie odpadów, które powstaną z jej produktów i opakowań.
Kto jest „producentem” w e-commerce
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że temat EPR dotyczy wyłącznie fabryk czy wielkich koncernów produkujących elektronikę albo opakowania. W rzeczywistości jest inaczej. W świetle prawa producentem jest każdy, kto jako pierwszy wprowadza towar na rynek w danym kraju. Dla sprzedawców internetowych oznacza to, że jeżeli sprowadzasz towar zza granicy albo wysyłasz go do klienta w kartonie czy foliopaku, to automatycznie jesteś traktowany jak producent. Nawet jeśli sam niczego fizycznie nie wytwarzasz, w systemie EPR odpowiadasz dokładnie tak samo jak firma produkcyjna.
Kategorie produktów objęte obowiązkiem
Obowiązki EPR obejmują różne grupy produktów, a każda z nich ma swoje własne przepisy. Do tej kategorii zaliczają się przede wszystkim opakowania, które towarzyszą praktycznie każdej przesyłce internetowej, od kartonów po foliopaki i koperty. Dalej mamy baterie i akumulatory, które mogą być sprzedawane oddzielnie albo jako element większego urządzenia. Kolejna grupa to sprzęt elektryczny i elektroniczny, objęty dyrektywą WEEE. Do tego dochodzą także produkty jednorazowe z plastiku, na które obowiązki nakłada dyrektywa SUP. Jak łatwo zauważyć, większość sprzedawców online spełnia przynajmniej jeden z tych warunków, a często nawet kilka naraz.
Numer BDO jako polski odpowiednik EPR
Każdy kraj członkowski Unii prowadzi własny rejestr, w którym nadaje przedsiębiorcom unikalne numery identyfikacyjne. W Niemczech jest to system LUCID, we Francji odpowiednie numery nadawane są przez organizacje PRO, a w Polsce funkcję takiego rejestru pełni BDO. Dlatego kiedy na platformach sprzedażowych pojawia się wymóg podania numeru EPR, w polskim kontekście oznacza to właśnie numer BDO. Formalnie nie nazywa się go „EPR”, ale spełnia dokładnie tę samą rolę i w praktyce jest jego odpowiednikiem.
Konsekwencje braku rejestracji
Jeśli przedsiębiorca nie posiada numeru BDO, jego sytuacja komplikuje się bardzo szybko. Marketplace’y, takie jak eMag i Kaufland, a także Amazon, eBay czy Zalando, wymagają od sprzedawców wpisania tego numeru w panelu. Brak wpisu kończy się ukryciem ofert albo zablokowaniem całego konta, co oznacza natychmiastowe wstrzymanie sprzedaży. Do tego dochodzą również sankcje administracyjne. W poszczególnych krajach Unii kary finansowe mogą sięgać dziesiątek tysięcy euro, a ich celem jest zmuszenie przedsiębiorców do przestrzegania przepisów środowiskowych. Z praktycznego punktu widzenia największym zagrożeniem pozostaje jednak szybka reakcja marketplace’ów, które potrafią z dnia na dzień odciąć dostęp do klientów i zablokować źródło przychodu.
Rejestracja w rejestrze BDO
Kto musi się zarejestrować
Obowiązek rejestracji w BDO dotyczy wszystkich firm, które wprowadzają na rynek produkty lub opakowania, a więc nie tylko dużych producentów czy importerów, ale również sklepy internetowe wysyłające towary w kartonach, foliopakach czy kopertach. W praktyce oznacza to, że jeśli prowadzisz sprzedaż online i Twoje paczki trafiają do klientów zapakowane w jakiekolwiek materiały, formalnie podlegasz przepisom. Dotyczy to także firm sprowadzających sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie czy wyroby jednorazowe z plastiku.
Skala działalności nie ma większego znaczenia – przepisy obejmują zarówno duże spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze. Istnieje jednak pewne ułatwienie dla najmniejszych podmiotów. Jeżeli w skali roku wprowadzasz mniej niż jedną tonę opakowań, możesz skorzystać z uproszczonej formy rozliczeń i przekazać obowiązki organizacji odzysku. Sam wpis do BDO pozostaje jednak wymagany, bo rejestr pełni funkcję centralnej ewidencji podmiotów.
Jak wygląda proces rejestracji
Pierwszy krok to weryfikacja, które obowiązki obejmują Twoją działalność. Sprzedawca elektroniki będzie miał inne obowiązki niż ktoś, kto handluje wyłącznie odzieżą, ale w obu przypadkach trzeba wskazać właściwe kategorie przy składaniu wniosku. Wniosek rejestracyjny składa się elektronicznie poprzez system BDO i trafia on do właściwego urzędu marszałkowskiego. Tam jest weryfikowany pod kątem formalnym i merytorycznym.
Po akceptacji przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer BDO, który staje się jego identyfikatorem w systemie. W praktyce ten numer pełni rolę polskiego odpowiednika EPR i właśnie jego wymagają marketplace’y takie jak Kaufland, eMag czy Amazon.
Uzyskanie numeru nie kończy jednak obowiązków. Każdy wpisany do rejestru przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję tego, co wprowadza na rynek, a także raz w roku składać sprawozdanie. Ten raport należy złożyć do 15 marca i obejmuje on dane za rok poprzedni.
Ile trwa rejestracja
Czas oczekiwania na nadanie numeru zależy od urzędu marszałkowskiego, ale w praktyce waha się od kilku tygodni do nawet trzech miesięcy. To oznacza, że jeśli chcesz rozpocząć sprzedaż na platformach wymagających numeru BDO, musisz zająć się rejestracją z dużym wyprzedzeniem. Brak numeru uniemożliwi Ci pełne korzystanie z marketplace’u, a jego późniejsze uzupełnienie może opóźnić rozwój biznesu.
Ryzyka związane z brakiem rejestracji
Brak wpisu do rejestru BDO wiąże się z dwiema grupami ryzyk. Pierwsze to sankcje ze strony marketplace’ów, które po prostu nie dopuszczą Twoich ofert do sprzedaży. W najlepszym wypadku produkty zostaną ukryte, w gorszym – konto zostanie całkowicie zablokowane. Drugie ryzyko to konsekwencje prawne. Polska ustawa o odpadach przewiduje kary administracyjne, które mogą wynosić od kilku tysięcy złotych aż do miliona złotych. W innych krajach Unii sankcje są równie dotkliwe i potrafią sięgać dziesiątek tysięcy euro.
Dlatego rejestracja w BDO nie jest formalnością, którą można zostawić na później. To podstawowy warunek prowadzenia sprzedaży zgodnie z prawem, a jego spełnienie pozwala uniknąć zarówno problemów z marketplace’ami, jak i dotkliwych kar finansowych.
Numer EPR dla eMAG
Dlaczego nie działa tu numer BDO
eMag to marketplace, który działa głównie w Rumunii, Bułgarii i na Węgrzech. Dlatego polski numer BDO, czyli lokalny odpowiednik EPR w Polsce, nie ma tu zastosowania. Każde z tych państw wdrożyło przepisy unijne w inny sposób i każdy kraj posiada własny rejestr albo system obsługujący obowiązki EPR. Panel sprzedawcy eMag został dostosowany do tego, by można było wprowadzić właśnie lokalne dane środowiskowe, a nie numer BDO.
Obowiązki w Rumunii
W Rumunii zagranicznych sprzedawców nie obowiązują lokalne przepisy dotyczące rejestracji opakowań ani uiszczania opłat środowiskowych. Oznacza to brak konieczności rejestracji w Environmental Fund Administration (AFM – rumuńskim odpowiedniku BDO), brak raportowania masy opakowań, brak współpracy z organizacją odzysku oraz brak dodatkowych formalności czy opłat. Sprzedawcy mogą więc oferować swoje produkty bez obaw o ograniczenia administracyjne czy sankcje finansowe.
Ważnym elementem compliance z rumuńskimi zasadami jest coś innego – etykietowanie. Zgodnie z trzecim załącznikiem do ustawy o opakowaniach kod alfanumeryczny musi być umieszczony bezpośrednio na opakowaniu (i dodatkowych elementach opakowania) lub etykiecie i musi być widoczny, czytelny i trwały nawet po otwarciu opakowania.
Obowiązki w Bułgarii
Bułgaria realizuje system EPR poprzez organizacje odzysku. Sprzedawca musi zawrzeć umowę z jedną z takich organizacji, a następnie zgłaszać ilości opakowań i produktów, w których trafiają na rynek. Obowiązki nie kończą się jednak wyłącznie na opakowaniach i sprzęcie elektrycznym – system obejmuje także baterie, akumulatory, oleje, opony czy pojazdy. Dla e-commerce najczęściej istotne są opakowania oraz elektronika, ale sprzedawca powinien mieć świadomość, że zakres obowiązków w Bułgarii jest szerszy. Brak rejestracji oznacza wysokie grzywny i blokadę sprzedaży na marketplace’ach.
Obowiązki na Węgrzech
Od lipca 2023 roku system EPR na Węgrzech został całkowicie scentralizowany. Obowiązki spoczywają na państwowej agencji NHKV (Nemzeti Hulladékgazdálkodási Közszolgáltató Zrt.). Sprzedawcy muszą zarejestrować się w NHKV, raportować ilości wprowadzanych opakowań i produktów oraz odprowadzać opłaty środowiskowe. W praktyce te opłaty mają charakter podatku środowiskowego, który trafia bezpośrednio do budżetu państwa. eMag weryfikuje, czy sprzedawca podał dane potwierdzające rejestrację w NHKV – bez tego oferty nie mogą być aktywne. Sankcje za brak zgodności nakładane są centralnie i mają formę zarówno blokad sprzedaży, jak i kar finansowych.
Jak uzupełnić dane w panelu sprzedawcy
W panelu eMag znajduje się sekcja przeznaczona na dane środowiskowe. Polscy sprzedawcy działający na rynkach zagranicznych muszą wpisać tam numery i potwierdzenia rejestracji zgodne z wymogami kraju, do którego kierują sprzedaż. W Rumunii będzie to numer rejestrowy z AFM oraz umowa z OIREP, w Bułgarii dane o zawarciu umowy z organizacją odzysku, a na Węgrzech rejestracja w NHKV. Dopiero po wprowadzeniu i zapisaniu tych informacji konto zostaje oznaczone jako zgodne, a oferty mogą być widoczne.
Konsekwencje braku rejestracji
Brak zgodności z lokalnymi systemami EPR prowadzi do dwóch typów sankcji. Po stronie marketplace’u oferty zostają ukryte lub całkowicie zablokowane, co oznacza natychmiastowe wstrzymanie sprzedaży. Po stronie prawa krajowego sprzedawca musi liczyć się z karami administracyjnymi – w Rumunii to kary liczone w tysiącach euro, w Bułgarii wysokie grzywny za brak umowy z organizacją odzysku, a na Węgrzech sankcje nakładane centralnie przez NHKV, łącznie z obowiązkiem zapłaty zaległych opłat środowiskowych.
Jak wprowadzić numer EPR w panelu Kaufland?
Logowanie do Portalu Sprzedawcy
Kaufland Global Marketplace działa poprzez Portal Sprzedawcy, czyli platformę, w której można zarządzać ofertami, zamówieniami oraz wszystkimi formalnościami. To właśnie tutaj należy uzupełnić dane związane z EPR, bez których sprzedaż na wielu rynkach nie będzie możliwa.
Gdzie znaleźć sekcję EPR
Po zalogowaniu trzeba przejść do zakładki „Formalne warunki ramowe”, a następnie wybrać podsekcję „EPR”. To w tym miejscu znajdują się pola, w których sprzedawca wpisuje numery rejestrowe wymagane w danym kraju. Dane te są podstawą do oznaczenia konta jako zgodnego z lokalnymi regulacjami.
Wymogi dla sprzedawców z Polski
Jeśli prowadzisz firmę w Polsce i sprzedajesz na Kaufland.pl, musisz podać numer BDO. To polski odpowiednik numeru EPR, a jego brak powoduje blokadę ofert w kategoriach objętych przepisami. Samo wpisanie numeru nie wystarczy – trzeba pamiętać, że sprzedawca ma także obowiązek składania corocznych sprawozdań i opłacania wymaganych opłat środowiskowych.
Wymogi dla sprzedawców spoza Polski
Sprzedawcy z innych krajów UE, którzy sprzedają na polskim rynku, również muszą uzyskać numer BDO. Mogą to zrobić samodzielnie, bez konieczności powoływania pełnomocnika. Obowiązek ustanowienia pełnomocnika pojawia się dopiero wtedy, gdy firma nie ma siedziby na terenie Unii Europejskiej – w takim przypadku to pełnomocnik reprezentuje ją przed polskimi organami.
Wymogi dla polskich sprzedawców cross-border
Numer BDO działa wyłącznie w Polsce. Jeśli planujesz sprzedaż cross-border na innych rynkach Kaufland Global Marketplace, musisz zarejestrować się w lokalnych systemach EPR. W Niemczech oznacza to rejestrację w Verpackungsregister LUCID dla opakowań. We Francji konieczna jest rejestracja w odpowiednich organizacjach PRO, które działają oddzielnie dla opakowań, sprzętu elektronicznego, baterii czy nawet mebli. W Czechach i na Słowacji obowiązują kolejne krajowe rejestry i organizacje odzysku. W każdym przypadku sprzedawca nie tylko podaje numer w Portalu Sprzedawcy, ale także musi regularnie składać deklaracje i wnosić opłaty środowiskowe.
Sprawdzenie statusu zgodności
Po wprowadzeniu danych w panelu warto sprawdzić status zgodności EPR. System Kaufland pokazuje, czy informacje zostały zaakceptowane. Trzeba jednak pamiętać, że w niektórych krajach dane nie są zatwierdzane automatycznie. W Niemczech czy Francji weryfikacja może być manualna i potrwać kilka dni, zanim status zmieni się na „spełniony”. Dopiero wtedy oferty zostają uznane za zgodne z przepisami.
Konsekwencje braku danych
Brak wprowadzenia wymaganych numerów rejestrowych w panelu Kaufland skutkuje ukryciem lub zablokowaniem ofert w danym kraju. To bezpośrednio przekłada się na utratę sprzedaży. Co więcej, niezależnie od sankcji marketplace’u, lokalne organy mogą nakładać dodatkowe kary finansowe na przedsiębiorcę. Dlatego uzupełnienie numerów i bieżące raportowanie nie są formalnością, ale warunkiem koniecznym do prowadzenia legalnej i stabilnej sprzedaży.
Najczęstsze błędy i sposoby ich uniknięcia
Brak numeru rejestrowego w panelu
Jednym z najczęstszych potknięć jest pominięcie wpisania numeru rejestrowego do panelu sprzedawcy. Samo posiadanie numeru, czy to BDO w Polsce, LUCID w Niemczech, czy numeru PRO we Francji, nie wystarcza. Marketplace wymaga, aby numer znalazł się w systemie i był przypisany do konta. Jeśli tego nie zrobisz, oferty zostaną ukryte albo całkowicie zablokowane, mimo że formalnie Twoja firma spełnia przepisy. Rozwiązanie jest proste – zawsze po uzyskaniu numeru sprawdź, czy został on prawidłowo wpisany i zapisany w panelu.
Błędny format numeru
Drugim częstym problemem jest błędny format numeru. Systemy weryfikują wpisane dane automatycznie i każda literówka, brak cyfry czy spacja powodują odrzucenie. W Polsce numer BDO ma dziewięć cyfr, na przykład 000123456. W Niemczech numer w rejestrze LUCID zaczyna się od prefiksu DE i zawiera długi ciąg cyfr, na przykład DE1234567890123. We Francji organizacje PRO nadają swoje własne numery rejestrowe, a ich format różni się w zależności od rodzaju produktu (opakowania, elektronika, baterie itd.). Jeśli sprzedajesz na wielu rynkach, pamiętaj, że każdy kraj ma swój własny standard. Najlepiej zawsze sprawdzić numer w oficjalnym rejestrze przed jego wpisaniem.
Brak danych pełnomocnika
To błąd, który najczęściej dotyczy firm spoza Unii Europejskiej. Sprzedawcy z krajów trzecich, którzy chcą działać na rynku polskim, niemieckim czy francuskim, muszą wyznaczyć pełnomocnika. Taki przedstawiciel reprezentuje firmę przed lokalnymi organami i odpowiada za realizację obowiązków środowiskowych. Jeśli danych pełnomocnika zabraknie w panelu, marketplace nie dopuści Twoich ofert do sprzedaży. W przypadku sprzedawców z Unii sytuacja wygląda inaczej – mogą oni samodzielnie zarejestrować się w rejestrach, bez konieczności powoływania pełnomocnika. Dlatego zawsze warto sprawdzić, z którego kraju prowadzisz działalność i jakie zasady Cię obowiązują.
Nieuwzględnienie wszystkich kategorii
Wielu sprzedawców popełnia błąd, rejestrując się tylko w jednej kategorii, na przykład opakowaniach, i zapominając o tym, że sprzedają również elektronikę, baterie albo produkty jednorazowe z plastiku. W rezultacie marketplace ukrywa lub blokuje oferty tylko z tej kategorii, co prowadzi do utraty części sprzedaży. W Polsce i Niemczech lista obowiązkowych kategorii jest podobna – opakowania, baterie i akumulatory, sprzęt elektryczny i elektroniczny, SUP. We Francji zakres jest znacznie szerszy i obejmuje także meble, tekstylia, zabawki, a nawet artykuły sportowe. Dlatego każdy sprzedawca powinien przeanalizować swoją ofertę i upewnić się, że zarejestrował się we wszystkich wymaganych obszarach.
Podsumowanie
Cały temat EPR może na początku wydawać się zawiły, ale sprowadza się do kilku kluczowych zasad, których trzeba się trzymać, żeby uniknąć problemów. Przede wszystkim musisz pamiętać, że numer rejestrowy – w Polsce jest to numer BDO, a w innych krajach odpowiednie lokalne identyfikatory – jest absolutnie niezbędny. Samo posiadanie go nie wystarczy, bo marketplace’y takie jak eMag i Kaufland wymagają, aby numer był poprawnie wpisany w panelu sprzedawcy. Brak wpisu oznacza blokadę lub ukrycie ofert, nawet jeśli formalnie jesteś zgodny z przepisami.
Różnice pojawiają się w zależności od tego, skąd prowadzisz działalność i gdzie sprzedajesz. Polscy sprzedawcy działający na krajowym rynku muszą wprowadzić numer BDO. Ci, którzy planują sprzedaż cross-border, muszą dodatkowo zarejestrować się w rejestrach każdego państwa, do którego kierują produkty – w Niemczech jest to LUCID, we Francji rejestracje w PRO, w Rumunii AFM i OIREP, a na Węgrzech system NHKV. Z kolei firmy spoza Unii Europejskiej muszą pamiętać o konieczności ustanowienia pełnomocnika, który przejmie na siebie obowiązki w danym kraju.
Dlatego tak ważne jest, by nie odkładać formalności na ostatnią chwilę. Rejestracje trwają od kilku tygodni do nawet trzech miesięcy, a marketplace’y nie dadzą Ci czasu na nadrabianie zaległości – jeśli brakuje numeru, oferty są blokowane natychmiast. Najlepiej zająć się rejestracją odpowiednio wcześnie i regularnie sprawdzać, czy wszystkie dane są wpisane poprawnie i aktualne.
Dzięki temu nie tylko unikniesz ryzyka blokad i kar, ale też zyskasz spokój w prowadzeniu sprzedaży. Zgodność z przepisami EPR to dzisiaj fundament w e-commerce. Jeśli masz numer rejestrowy, wprowadzasz go poprawnie i pilnujesz wymogów w każdym kraju, możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwijaniu swojej firmy, zdobywaniu klientów i budowaniu stabilnej sprzedaży online.
