E-fakturowanie w Hiszpanii 2025/2026 – co musisz wiedzieć

Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur dla firm działających na rynku B2B to już nie plan – to rzeczywistość z wyznaczonymi terminami. Dla wielu firm to ostatni moment, by zacząć wdrożenie i nie narażać się na chaos, grzywny i niezgodność z przepisami. Jeśli prowadzisz sprzedaż B2B w Hiszpanii, masz hiszpański numer VAT albo jesteś partnerem lokalnych firm – ten przewodnik jest dla Ciebie. Znajdziesz tu informacje o najnowszych przepisach, formatach, platformach i kluczowych terminach wdrożenia systemu e-invoicing.

Obowiązek e-fakturowania – kto i od kiedy?

Nowelizacja ustawy 18/2022 z lutego 2024 roku wyznacza jasne kierunki. E-fakturowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich krajowych transakcji B2B. To oznacza, że każda firma prowadząca sprzedaż towarów lub usług innym firmom w Hiszpanii, będzie musiała wystawiać faktury elektroniczne zgodne z nowym systemem. Wyjątki na faktury papierowe – nawet te na żądanie – zostały zniesione. Nie ma już pola manewru.

Terminy wdrożenia zależą od wielkości firmy i momentu publikacji ostatecznego rozporządzenia:

• firmy, których roczny obrót przekracza 8 milionów euro, muszą wdrożyć system w ciągu roku od publikacji,
• pozostałe przedsiębiorstwa i freelancerzy – mają na to dwa lata.

Zgodnie z dekretem opublikowanym w kwietniu 2025 roku, dla większości firm obowiązek zacznie obowiązywać 1 stycznia 2026 lub 1 lipca 2026, w zależności od tego, czy podlegają podatkowi CIT.

Jak będzie działał nowy system?

System e-fakturowania w Hiszpanii będzie oparty na dwóch filarach: platformach prywatnych oraz publicznym rozwiązaniu nadzorowanym przez hiszpańską administrację skarbową (AEAT). Firmy będą mogły wybrać dowolną platformę – prywatną lub publiczną – ale będą zobowiązane do wymiany faktur z każdym kontrahentem, bez względu na to, jaką platformę on wykorzystuje.

Jeśli firma nie skonfiguruje swojego punktu odbioru na platformie prywatnej, jej faktury będą automatycznie trafiać do centralnej platformy publicznej. Wszystkie e-faktury – niezależnie od źródła – będą musiały zostać przesłane do repozytorium publicznego w syntaksie Facturae, który stanowi państwowy standard dla fakturowania.

Format faktury – co się zmieni?

Wymagany format e-faktury to UBL, zgodny z europejskim standardem EN 16931. Choć akceptowane będą również inne standardy jak CII, EDIFACT czy krajowy Facturae, to właśnie UBL stanie się obowiązkowym formatem dla wymiany faktur B2B w systemie interoperacyjnym.

Każda faktura musi zawierać zestaw wymaganych elementów:

• unikalny identyfikator systemu, który ją wygenerował,
• hash identyfikacyjny,
• pieczęć czasową (timestamp),
• kod QR, zawierający kluczowe informacje podatkowe i identyfikacyjne.

Podpis elektroniczny również jest obowiązkowy – zapewnia autentyczność i integralność dokumentu.

Jakie nowe obowiązki pojawiły się w 2025 roku?

W październiku 2024 roku opublikowano specyfikację HAC/1177/2024, która formalizuje wymagania wobec każdego systemu e-fakturowania w Hiszpanii. Wprowadzono w niej obowiązek oznaczania faktur kodem QR oraz pełnej zgodności z systemem veri*factu – rejestrem zatwierdzanych narzędzi do fakturowania.

W 2025 roku przeprowadzono również drugą rundę konsultacji publicznych dotyczących dekretu wdrożeniowego. Efektem było przesunięcie głównych terminów na 2026, co jednak nie oznacza, że firmy mogą opóźniać przygotowania. Ministerstwo Finansów dało jasny sygnał – harmonogram jest zatwierdzony i nie przewiduje dalszych przesunięć.

Czy to dotyczy każdej sprzedaży?

Obowiązek e-fakturowania obejmie tylko krajowe transakcje B2B – to znaczy takie, w których obie strony mają siedzibę lub zakład w Hiszpanii. Transakcje międzynarodowe, sprzedaż do konsumentów (B2C) oraz faktury uproszczone nie będą objęte nowymi przepisami.

Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli dziś wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie, nie zwalnia Cię to z obowiązku. Każdy podatnik CIT lub IRPF (w zależności od rodzaju działalności) musi się przygotować – bo system obejmie wszystkich.

Jakie dane trafiają do urzędu?

W nowym systemie odbiorcy będą zobowiązani do informowania o statusie otrzymanej faktury. Akceptacja, odrzucenie, data płatności – wszystko będzie przekazywane w ciągu czterech dni kalendarzowych do AEAT. Na tej podstawie urząd będzie mógł analizować terminowość płatności i przestrzeganie ustawy 3/2004 o terminach rozliczeń w transakcjach handlowych.

To oznacza, że nie tylko wystawca, ale i odbiorca będzie ponosił odpowiedzialność za zgodność dokumentacji z wymogami nowego systemu.

Jak długo trzeba przechowywać e-faktury w Hiszpanii?

Minimalny okres przechowywania faktur elektronicznych to sześć lat. Można je przechowywać poza Hiszpanią, ale pod warunkiem, że zapewniona jest ich dostępność, bezpieczeństwo oraz integralność. Organy podatkowe muszą mieć dostęp do danych na żądanie – to oznacza konieczność stosowania odpowiednio zabezpieczonych systemów archiwizacyjnych.

A co z firmami spoza Hiszpanii? Jak działa e-fakturowanie transgraniczne?

Jeśli masz siedzibę w Polsce i wystawiasz faktury dla klientów z Hiszpanii, obowiązek e-fakturowania nie obejmuje Cię bezpośrednio – przynajmniej na razie. Hiszpański system e-fakturowania dotyczy wyłącznie krajowych transakcji B2B, w których obie strony mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Hiszpanii.

Oznacza to, że jeśli Twoja firma z Polski sprzedaje produkty lub usługi klientowi biznesowemu z Hiszpanii, możesz nadal wystawiać standardowe faktury VAT, zgodne z unijną dyrektywą. Nie ma obowiązku korzystania z systemu hiszpańskiego ani przesyłania danych do AEAT – chyba że zdecydujesz się dobrowolnie zarejestrować do hiszpańskiego VAT lub otworzysz lokalny oddział.

Uwaga: w dłuższej perspektywie sytuacja może się zmienić. Unia Europejska przygotowuje pakiet ViDA (VAT in the Digital Age), który może wprowadzić obowiązek e-fakturowania także w transakcjach transgranicznych. Dlatego warto już teraz zainwestować w oprogramowanie, które obsługuje różne standardy i integracje, m.in. UBL czy Facturae – nawet jeśli dziś nie jesteś jeszcze zobowiązany do ich stosowania.

Co możesz zrobić już teraz?

Jeśli prowadzisz działalność B2B w Hiszpanii – lokalnie lub zdalnie – to moment, by zacząć przygotowania. Na ten moment najważniejsze kroki to:

• wybór oprogramowania do fakturowania, które spełnia standard veri*factu i jest zgodne z UBL,
• przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za sprzedaż i księgowość,
• testowe wdrożenie wymiany e-faktur przez prywatną platformę lub z użyciem Facturae,
• zadbanie o podpisy elektroniczne i automatyczne generowanie kodów QR,
• śledzenie BOE i publikacji ostatecznego dekretu, który oficjalnie ustali daty wejścia w życie przepisów.

Co zyskasz, wdrażając e-fakturowanie wcześniej?

Choć dla wielu firm zmiana ta oznacza inwestycję, to w praktyce e-fakturowanie może przynieść oszczędności. Automatyzacja faktur przyspiesza procesy sprzedażowe, pozwala lepiej kontrolować przepływy pieniężne i eliminuje błędy. System daje również narzędzia do szybszego odzyskiwania płatności, a także pozwala unikać opóźnień, które w Hiszpanii wciąż są problemem.

Dla firm, które operują na dużą skalę – to szansa na realne usprawnienie pracy. Dla mniejszych – okazja, by zautomatyzować procesy, które dotąd były robione ręcznie.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu e-fakturowania w Hiszpanii?
Zespół amavat® pomoże Ci krok po kroku – od wyboru certyfikowanego systemu, po integrację z Twoim ERP i wsparcie w języku polskim, angielskim i hiszpańskim.

Nie czekaj na datę graniczną – zrób to z wyprzedzeniem i bez stresu.