Dropshipping w JDG: prosty biznes czy księgowy koszmar? Najważniejsze zasady rozliczeń

Dwie role przedsiębiorcy w dropshippingu

W dropshippingu możesz działać w jednej z dwóch ról i to jest absolutnie kluczowe dla dalszych rozliczeń. Nie chodzi tu o marketingową nazwę modelu, tylko o to, jaką funkcję pełnisz w oczach prawa podatkowego.

Pierwsza możliwość to działanie jako pośrednik. W takim wariancie łączysz klienta z dostawcą, przekazujesz zamówienie i płatność, a Twoim wynagrodzeniem jest prowizja. Taki model działa jednak poprawnie podatkowo tylko wtedy, gdy z umów, regulaminu i praktyki jasno wynika, że działasz w cudzym imieniu, a klient zawiera umowę sprzedaży bezpośrednio z dostawcą. Wtedy Twoim przychodem w księgowości JDG może być sama prowizja, czyli to, co realnie zostaje u Ciebie jako zapłata za pośrednictwo.

Druga opcja to sprzedaż we własnym imieniu. W tym modelu to Ty jesteś sprzedawcą wobec klienta, nawet jeśli fizycznie wysyłkę realizuje hurtownia. Klient kupuje od Ciebie, a dostawca jest dla Ciebie kontrahentem, od którego kupujesz towar. W takiej sytuacji przychodem w księgowości jednoosobowej firmy jest cała kwota zapłacona przez klienta, a zakup towaru stanowi koszt działalności. To podejście jest bardzo częste w e-commerce i często bardziej intuicyjne dla początkujących, ale wiąże się z innymi konsekwencjami w podatkach i VAT.

Dlaczego to rozróżnienie jest kluczowe dla podatków i księgowości

To, czy jesteś pośrednikiem, czy sprzedawcą, wpływa praktycznie na wszystko. Od tego zależy, jak liczysz jdg podatek dochodowy, jak wygląda Twoja księgowość działalności gospodarczej, czy możesz skorzystać z ryczałtu i jakiej stawki, a także jak rozliczasz VAT w JDG.

Warto to powiedzieć bardzo jasno. O tym, czy rozliczasz tylko prowizję, czy całą sprzedaż, nie decyduje nazwa modelu, tylko to, kto jest stroną umowy z klientem i kto faktycznie kontroluje ofertę, cenę, płatność oraz obsługę posprzedażową. Dokładnie w ten sposób patrzą na to organy podatkowe. Jeśli w praktyce działasz jak sprzedawca, fiskus może potraktować Cię jak sprzedawcę, nawet jeśli nazywasz się „pośrednikiem”.

W modelu pośrednictwa księgowość ecommerce bywa prostsza kwotowo, ale tylko wtedy, gdy dokumenty i realne działania są ze sobą spójne. W modelu sprzedaży we własnym imieniu rozliczenia są bardziej klasyczne, ale szybciej pojawia się VAT, kasa fiskalna i bardziej rozbudowana ewidencja.

Najważniejsze jest jedno. Tego nie da się ustawić „na czuja”. Regulamin sklepu, umowy z dostawcami, sposób przyjmowania płatności i to, jak prowadzona jest księgowość JDG, muszą mówić dokładnie to samo. W kolejnych częściach artykułu zobaczysz, że brak tej spójności jest najczęstszą przyczyną problemów w dropshippingu, zwłaszcza u osób, które dopiero zaczynają prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą.

PIT w dropshippingu JDG – kiedy rozliczenia są proste, a kiedy nie

Podatek dochodowy to pierwszy obszar, w którym dropshipping potrafi być albo bardzo prosty, albo zaskakująco mylący. Dla wielu osób zakładających JDG największym zaskoczeniem jest to, że w księgowości jednoosobowej firmy przychód nie zawsze oznacza „wszystko, co wpłynęło na konto”. W dropshippingu to rozróżnienie ma kluczowe znaczenie i bez jego zrozumienia łatwo źle policzyć jdg podatek dochodowy.

W praktyce wszystko sprowadza się do tego, w jakiej roli działasz. Jeżeli faktycznie pośredniczysz w sprzedaży, logika PIT wygląda inaczej niż wtedy, gdy sprzedajesz towar we własnym imieniu. Do tego dochodzi wybór formy opodatkowania, bo inaczej działa skala podatkowa z kwotą wolną od podatku, inaczej podatek liniowy, a jeszcze inaczej ryczałt, który w księgowości ecommerce bywa kuszący, ale nie zawsze jest najbezpieczniejszym wyborem.

Model pośrednictwa – przychód = prowizja

W modelu pośrednictwa nie sprzedajesz towaru jako właściciel. Twoją rolą jest doprowadzenie do transakcji między klientem a dostawcą i obsługa procesu sprzedaży. Z punktu widzenia PIT kluczowe jest to, że nie każda kwota zapłacona przez klienta musi być Twoim przychodem.

Jeżeli z umów, regulaminu sklepu i realnego przebiegu transakcji wynika, że działasz w cudzym imieniu, przychodem w księgowości JDG może być wyłącznie prowizja, czyli Twoje wynagrodzenie za pośrednictwo. To rozwiązanie bywa atrakcyjne, bo podatek dochodowy liczysz tylko od tego, co faktycznie zarabiasz, a nie od całej wartości zamówienia.

Trzeba jednak bardzo jasno powiedzieć jedno. Taki sposób rozliczeń działa wyłącznie wtedy, gdy pośrednictwo istnieje nie tylko „na papierze”. Jeżeli w praktyce to Ty kontrolujesz ofertę, ustalasz ceny, przyjmujesz płatności i obsługujesz reklamacje, fiskus może uznać, że faktycznie sprzedajesz towar we własnym imieniu. W takiej sytuacji przychodem będzie cała kwota zapłacona przez klienta, nawet jeśli w regulaminie nazywasz się pośrednikiem.

W modelu pośrednictwa nie masz klasycznego kosztu zakupu towaru, bo go nie kupujesz. Twoje koszty to głównie wydatki związane z prowadzeniem działalności, takie jak reklama, platformy sprzedażowe, oprogramowanie czy prowizje operatorów płatności. Z punktu widzenia księgowości działalności gospodarczej oznacza to prostszą ewidencję, ale tylko wtedy, gdy dokumenty jasno potwierdzają, że Twoim przychodem jest wynagrodzenie prowizyjne.

Sprzedaż we własnym imieniu – przychód = cała sprzedaż

Drugi wariant to sprzedaż we własnym imieniu i na własny rachunek. W tym modelu to Ty jesteś sprzedawcą wobec klienta, nawet jeśli fizycznie wysyłką zajmuje się hurtownia lub producent. Dla podatku dochodowego sytuacja jest wtedy bardziej klasyczna i łatwiejsza do zrozumienia.

Przychodem w księgowości jednoosobowej firmy jest cała kwota należna od klienta. Jednocześnie pojawia się możliwość rozliczenia kosztów, przede wszystkim zakupu towaru od dostawcy oraz kosztów ubocznych, takich jak transport czy opakowania. Kluczowe jest jednak to, że koszty te muszą być odpowiednio udokumentowane. Bez faktury lub innego dopuszczalnego dokumentu kosztowego w KPiR dochód może wyjść „sztucznie” wysoki, a podatek do zapłaty znacznie większy, niż faktycznie wynikałoby z realnego zysku.

W tym modelu wynik podatkowy to różnica między przychodem a kosztami. Przy niskich marżach i wysokich obrotach bywa to rozwiązanie korzystne, ale wymaga większej dyscypliny w dokumentach. To właśnie tutaj wiele osób zaczynających w e-commerce po raz pierwszy zauważa, jak duże znaczenie ma dobrze poukładana księgowość JDG.

Sprzedaż we własnym imieniu częściej wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak VAT w JDG czy ewidencja sprzedaży dla klientów indywidualnych. Nie dzieje się to automatycznie, ale w praktyce takie obowiązki pojawiają się szybciej niż w modelu czystego pośrednictwa.

Ryczałt w dropshippingu

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych bardzo często pojawia się w rozmowach o dropshippingu. Głównie dlatego, że stawki podatku mogą być niskie, a sama księgowość jednoosobowej firmy wydaje się wtedy prostsza. Trzeba jednak wiedzieć, że w dropshippingu ryczałt potrafi być zarówno świetnym uproszczeniem, jak i źródłem poważnych błędów.

Jeżeli działasz jako pośrednik, stawka ryczałtu zależy od tego, jak zostanie zaklasyfikowana Twoja usługa. Często spotyka się stawkę 8,5 procent, ale pośrednictwo w sprzedaży hurtowej, klasyfikowane w grupie PKWiU 46.1, jest wprost wskazywane przy stawce 15 procent. To oznacza, że nie da się z góry założyć jednej „bezpiecznej” stawki bez analizy, czym faktycznie jest Twoja działalność.

Jeżeli sprzedajesz towar we własnym imieniu i faktycznie prowadzisz handel, ryczałt 3 procent bywa bardzo atrakcyjny. Ma on jednak sens tylko wtedy, gdy rzeczywiście sprzedajesz towary jako sprzedawca, a nie świadczysz usługę pośrednictwa. W przeciwnym razie fiskus może zakwestionować stawkę i uznać, że powinieneś rozliczać się jak usługodawca.

Ryczałt upraszcza rozliczenia wtedy, gdy masz jasny model biznesowy, niskie koszty i stabilną strukturę sprzedaży. Zaczyna komplikować księgowość działalności gospodarczej wtedy, gdy łączysz różne role, masz zmienne modele współpracy z dostawcami albo nie masz pewności, czy sprzedajesz towary, czy świadczysz usługi.

Dlatego wybór formy opodatkowania w dropshippingu nie powinien być decyzją „na szybko”. To jeden z tych momentów, w których dobrze dobrana księgowość JDG potrafi oszczędzić nie tylko pieniędzy, ale też bardzo dużo nerwów w przyszłości.

VAT w dropshippingu – moment, w którym zaczynają się schody

Jeżeli podatek dochodowy potrafi być w dropshippingu mylący, to VAT w JDG jest momentem, w którym wiele osób całkowicie traci orientację. I nie dlatego, że przepisy są abstrakcyjnie skomplikowane, tylko dlatego, że w e-commerce VAT bardzo mocno zależy od szczegółów. Tych szczegółów często nie widać na starcie, zwłaszcza gdy dopiero zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą.

Wielu przedsiębiorców myśli o VAT wyłącznie przez pryzmat limitu zwolnienia podmiotowego. Tymczasem w dropshippingu VAT potrafi pojawić się dużo wcześniej i zupełnie inną drogą. Może wynikać z tego, gdzie fizycznie znajduje się towar, dokąd jest wysyłany i jaką rolę pełnisz w całej transakcji. Dlatego właśnie na tym etapie księgowość ecommerce zaczyna się komplikować.

Kluczowe pytania VAT w dropshippingu

Żeby w ogóle zrozumieć VAT w dropshippingu, trzeba przestać myśleć schematem „sprzedaję w internecie, więc VAT mnie nie dotyczy”. Z perspektywy urzędu skarbowego liczą się trzy podstawowe kwestie, które decydują o tym, czy i jak rozliczasz VAT w JDG.

Pierwsza sprawa to to, kto jest sprzedawcą. Czy klient kupuje towar od Ciebie, czy od dostawcy. Jeżeli działasz we własnym imieniu, VAT jest analizowany tak, jakbyś sam sprzedawał towar. Jeżeli faktycznie jesteś pośrednikiem, VAT dotyczy przede wszystkim Twojej usługi, a nie całej wartości towaru. Tak jak przy podatku dochodowym, decydują tu dokumenty i realny przebieg transakcji, a nie to, jak nazwiesz swój model.

Druga kwestia to to, skąd i dokąd jedzie towar. VAT w JDG wygląda inaczej, gdy towar jest wysyłany z Polski do polskiego klienta, inaczej przy sprzedaży do innych krajów Unii Europejskiej, a jeszcze inaczej, gdy towar jedzie spoza UE, na przykład z Chin. Dla VAT miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu ma kluczowe znaczenie.

Trzecia sprawa to importer. Przy towarach spoza Unii Europejskiej zawsze ktoś musi być importerem. Może to być Ty jako przedsiębiorca, może to być klient, a w niektórych modelach platforma sprzedażowa lub operator logistyczny. Coraz częściej w e-commerce spotyka się też sytuacje, w których VAT jest pobierany już przy zakupie, na przykład w procedurze IOSS dla przesyłek do 150 euro, albo gdy platforma jest uznana za podmiot „deemed supplier” i przejmuje część obowiązków VAT. To wszystko ma bezpośredni wpływ na to, kto i jak rozlicza VAT importowy.

Te trzy pytania wracają w praktycznie każdej analizie VAT w dropshippingu i to od odpowiedzi na nie zależy, czy księgowość jednoosobowej firmy będzie do ogarnięcia, czy zacznie wymagać stałej opieki specjalisty.

Pośrednictwo a VAT

Jeżeli faktycznie działasz jako pośrednik, VAT wygląda zupełnie inaczej niż przy klasycznej sprzedaży towarów. W takim modelu nie sprzedajesz produktu klientowi. Świadczysz usługę pośrednictwa, a to oznacza, że VAT liczony jest od Twojego wynagrodzenia, a nie od całej wartości zamówienia.

Podstawą opodatkowania VAT jest wtedy prowizja, czyli to, co realnie zarabiasz na pośrednictwie. Towar jest sprzedawany przez dostawcę i to on rozlicza VAT od dostawy towaru. Z punktu widzenia księgowości JDG oznacza to znacznie mniejszy obrót „VAT-owski” niż przy sprzedaży we własnym imieniu.

W praktyce bardzo często pojawia się też wątek transakcji zagranicznych. Jeżeli świadczysz usługę pośrednictwa na rzecz podatnika z innego kraju UE, zazwyczaj mamy do czynienia z usługą opodatkowaną u nabywcy zgodnie z zasadą ogólną. W takiej sytuacji wystawiasz fakturę bez polskiego VAT z adnotacją „reverse charge”, a VAT rozlicza kontrahent. To dotyczy relacji B2B, gdzie nabywca jest podatnikiem. Przy sprzedaży do konsumentów zasady mogą wyglądać inaczej.

Warto też pamiętać o najczęstszym ryzyku. Jeżeli pośrednictwo istnieje tylko „na papierze”, a w praktyce działasz jak sprzedawca, organy podatkowe mogą zakwestionować rozliczanie VAT wyłącznie od prowizji. Wtedy cała konstrukcja się zmienia i VAT liczony jest od pełnej kwoty zapłaconej przez klienta.

Sprzedaż we własnym imieniu – najczęstsze scenariusze VAT

Jeżeli sprzedajesz towar we własnym imieniu, VAT w dropshippingu zaczyna przypominać klasyczny e-commerce, ale z dodatkowymi niuansami wynikającymi z logistyki.

Najprostszy wariant to sprzedaż krajowa, czyli sytuacja, w której towar znajduje się w Polsce i jest wysyłany do klienta w Polsce. W takim przypadku mamy do czynienia ze zwykłą sprzedażą krajową. Stosujesz odpowiednią stawkę VAT dla danego towaru, a obowiązki związane z VAT w JDG są bardzo podobne do tych, które występują w tradycyjnym sklepie internetowym. Kwestie takie jak kasa fiskalna czy ewidencja sprzedaży zależą od struktury klientów i spełnienia warunków zwolnień, ale sam mechanizm VAT jest stosunkowo prosty.

Dużo więcej wątpliwości pojawia się przy sprzedaży do innych krajów Unii Europejskiej. Jeżeli sprzedajesz do konsumentów z UE, wchodzisz w obszar sprzedaży wysyłkowej, czyli WSTO. Do momentu przekroczenia unijnego limitu 10 tysięcy euro możesz stosować polski VAT. Ten próg liczy się łącznie dla całej sprzedaży B2C do wszystkich krajów UE, a nie osobno dla każdego państwa. Po jego przekroczeniu musisz rozliczać VAT według stawek obowiązujących w krajach klientów, co w praktyce oznacza konieczność skorzystania z procedury OSS albo rejestracji do VAT za granicą.

Jeszcze innym scenariuszem jest sprzedaż poza Unię Europejską. Przy eksporcie towarów możliwe jest zastosowanie stawki 0 procent VAT, ale tylko wtedy, gdy posiadasz odpowiednie dowody wywozu, na przykład komunikat IE-599 lub inne dokumenty celne potwierdzające opuszczenie UE. W dropshippingu bywa to trudne, bo towar wysyła dostawca, a nie Ty. Brak takich dokumentów może sprawić, że fiskus zakwestionuje stawkę 0 procent i nakaże opodatkować sprzedaż jak krajową.

Na koniec warto wrócić do tematu zwolnienia z VAT. Wiele osób myśli o nim wyłącznie przez pryzmat limitu sprzedaży w Polsce. Tymczasem limit zwolnienia podmiotowego wynosi obecnie 200 tysięcy złotych, a od 2026 roku ma wzrosnąć do 240 tysięcy złotych, i nie zawsze chroni przed obowiązkami VAT w e-commerce. Sprzedaż zagraniczna, import czy określona rola w łańcuchu dostaw mogą sprawić, że VAT w JDG pojawi się niezależnie od tego limitu.

VAT w dropshippingu nie jest więc „zły” ani „dobry” sam w sobie. Jest po prostu bardzo wrażliwy na szczegóły. W kolejnych częściach artykułu zobaczysz, że najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie do końca wie, w jakiej roli działa, a dokumenty i procesy nie nadążają za rzeczywistością biznesową.

Dropshipping z Chin i państw trzecich – gdzie księgowość najbardziej się komplikuje

Jeżeli w dropshippingu jest jeden obszar, w którym księgowość JDG naprawdę zaczyna się komplikować, to jest nim sprzedaż towarów z Chin i innych państw trzecich, czyli spoza Unii Europejskiej. To właśnie tutaj najczęściej pojawiają się problemy z VAT w JDG, niejasności dotyczące importu i chaos w dokumentach, który wychodzi dopiero przy kontroli albo zmianie księgowego.

Dla wielu początkujących przedsiębiorców e-commerce import wygląda na prosty. Towar jedzie bezpośrednio od zagranicznego dostawcy do klienta w Polsce lub w innym kraju UE, więc firma wydaje się tylko „pośrednikiem technicznym”. Z punktu widzenia podatków i księgowości jednoosobowej firmy to jednak jeden z najbardziej wrażliwych momentów całego modelu.

VAT importowy i cło – podstawowe zasady

Przy imporcie towarów z Chin warto zapamiętać jedną fundamentalną zasadę. Import praktycznie zawsze wiąże się z VAT-em, nawet wtedy, gdy nie ma cła. Od kilku lat w Unii Europejskiej nie obowiązuje już zwolnienie z VAT dla małych przesyłek, dlatego VAT importowy pojawia się co do zasady przy każdym imporcie towarów spoza UE.

Cło to osobna kwestia. W uproszczeniu można powiedzieć, że przy przesyłkach o wartości wewnętrznej do 150 euro często nie występuje cło, ale VAT importowy nadal jest należny. To sprawia, że wiele osób błędnie zakłada, że „małe paczki” są neutralne podatkowo, podczas gdy w praktyce generują normalne obowiązki VAT.

VAT importowy liczony jest od wartości towaru powiększonej o koszty transportu i ewentualne cło. Z punktu widzenia księgowości działalności gospodarczej kluczowe jest to, kto ten VAT płaci i na kogo wystawione są dokumenty z odprawy celnej. To właśnie te dokumenty są podstawą do prawidłowego rozliczenia VAT w JDG i kosztów podatkowych.

Kto jest importerem i dlaczego to kluczowe

W imporcie zawsze musi być importer. To nie jest kwestia umowy ani nazwy modelu, tylko formalna rola przypisana w odprawie celnej. Importerem jest podmiot, na którego dane dokonywane jest zgłoszenie celne, i to on „niesie” konsekwencje podatkowe.

Jeżeli importerem jest Twoja JDG, dokumenty celne wystawiane są na Twoją firmę. W takiej sytuacji VAT importowy formalnie obciąża Ciebie, ale jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz prawo do jego odliczenia. Dokumenty z odprawy celnej stają się wtedy fundamentem księgowości ecommerce. Bez nich nie da się prawidłowo rozliczyć VAT ani kosztów, nawet jeśli sprzedaż generuje realny zysk.

Ten wariant daje większą kontrolę nad rozliczeniami, ale wymaga bardzo dobrej organizacji i dopilnowania dokumentów. W praktyce to właśnie braki w dokumentach importowych są jedną z najczęstszych przyczyn problemów podatkowych w dropshippingu z Chin.

Drugi wariant to sytuacja, w której importerem jest klient. Dzieje się tak wtedy, gdy to klient formalnie dokonuje importu i na jego dane przeprowadzana jest odprawa celna. W takim modelu VAT importowy i ewentualne cło płaci klient, często przy odbiorze przesyłki od kuriera.

Dla przedsiębiorcy ten wariant bywa kuszący, bo pozornie „zdejmuje” z niego VAT importowy. W praktyce jednak pojawiają się inne, bardzo istotne pytania. Trzeba ustalić, kto jest uznany za dostawcę na potrzeby VAT i gdzie ta dostawa jest opodatkowana. W zależności od konstrukcji sprzedaży może to być Ty jako przedsiębiorca, platforma sprzedażowa uznana za podmiot dokonujący dostawy, albo model oparty o szczególne zasady importowe, takie jak IOSS. Właśnie takie konfiguracje są dziś najczęściej analizowane przez organy podatkowe.

W obu przypadkach kluczowe jest jedno. Nie da się „nie mieć importera”. Jeżeli w praktyce nie wiesz, kto nim jest, to znak, że księgowość JDG opiera się na domysłach, a to w imporcie z państw trzecich bardzo szybko prowadzi do problemów.

Procedura IOSS – kiedy upraszcza, a kiedy zmienia model biznesowy

W odpowiedzi na problemy z VAT przy drobnych przesyłkach e-commerce wprowadzono procedurę IOSS. W uproszczeniu polega ona na tym, że VAT od importu towarów o wartości do 150 euro jest pobierany już w momencie zakupu, a nie przy doręczeniu paczki.

Dla klienta oznacza to brak dodatkowych opłat przy odbiorze. Dla przedsiębiorcy może to oznaczać uproszczenie rozliczeń, ale tylko wtedy, gdy jasno rozumie swoją rolę w całym procesie. W praktyce procedura IOSS bardzo często jest obsługiwana przez duże platformy sprzedażowe.

W części modeli sprzedaży B2C prawo VAT wprost traktuje platformę jako podmiot dokonujący dostawy na potrzeby VAT, czyli tak zwanego „deemed supplier”. Wtedy to platforma rozlicza VAT od sprzedaży do klienta końcowego, a Ty rozliczasz się z platformą według jej zasad. To ma realny wpływ na dokumenty, kwalifikację przychodów i sposób prowadzenia księgowości jednoosobowej firmy.

IOSS może więc uprościć VAT w dropshippingu, ale jednocześnie potrafi zmienić sens całego modelu biznesowego. Wielu przedsiębiorców zakłada, że „platforma wszystko ogarnia”, podczas gdy w rzeczywistości zmienia się tylko podmiot rozliczający VAT, a odpowiedzialność podatkowa wciąż wymaga świadomego podejścia.

Na koniec warto dodać, że w imporcie z Chin coraz częściej pojawiają się także dodatkowe koszty logistyczne i regulacyjne, które mogą wpływać na marżę i ceny, nawet przy niskiej wartości przesyłek. To kolejny powód, dla którego dropshipping z państw trzecich wymaga szczególnie dobrze poukładanej księgowości JDG.

Dropshipping z Chin może być bardzo dochodowy, ale z punktu widzenia księgowości działalności gospodarczej jest to obszar o najwyższym ryzyku błędów. I właśnie dlatego wymaga największej uwagi już na etapie planowania modelu sprzedaży.

Dokumenty w dropshippingu – cichy zabójca prostych rozliczeń

W dropshippingu bardzo łatwo skupić się na sprzedaży, marketingu i dostawcach, a dokumenty potraktować jak coś drugorzędnego, czym „zajmie się księgowa”. To jeden z największych błędów popełnianych przez osoby prowadzące JDG w e-commerce. W praktyce to nie sam model dropshippingu komplikuje księgowość, tylko brak spójnych i kompletnych dokumentów.

Dla urzędu skarbowego dokumenty są zazwyczaj kluczowym dowodem tego, jak wyglądała transakcja. Bez nich bardzo trudno obronić deklaracje podatkowe, nawet jeśli w rzeczywistości wszystko przebiegło prawidłowo. To właśnie dokumenty pokazują, kim naprawdę jesteś w transakcji, czy sprzedajesz towar we własnym imieniu, czy tylko pośredniczysz, gdzie fizycznie znajdował się towar i jak powinien być rozliczony VAT w JDG. Jeżeli dokumenty nie są spójne z tym, co faktycznie robisz, księgowość jednoosobowej firmy szybko przestaje być bezpieczna.

Dokumenty zakupu od dostawców

Dokumenty zakupu są fundamentem rozliczeń w dropshippingu. Nawet jeśli nigdy nie widzisz towaru na oczy, musisz mieć jasność, na jakiej podstawie towar jest sprzedawany i jak wygląda relacja z dostawcą. Bez tego trudno prawidłowo ustalić koszty i rozliczyć podatki.

Przy dostawcach z Unii Europejskiej podstawą są faktury wystawione na Twoją JDG, zawierające poprawne dane i numery VAT. To one są punktem wyjścia do rozliczeń, ale nie jedynym elementem. Przy transakcjach unijnych bardzo ważne jest także faktyczne przemieszczenie towaru. Przy kontroli często pojawia się pytanie, skąd dokąd towar został wysłany i kto organizował transport. W dropshippingu, gdzie towar może jechać bezpośrednio do klienta w innym kraju UE, dowody transportu mają równie duże znaczenie jak sama faktura. To one pomagają ustalić, czy mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotowym nabyciem lub dostawą towarów.

Przy dostawcach spoza Unii Europejskiej sytuacja wygląda inaczej. Bardzo często faktura od zagranicznego dostawcy nie zawiera VAT, bo podatek rozliczany jest dopiero na etapie importu. W takim przypadku kluczowe znaczenie mają dokumenty celne potwierdzające odprawę towaru. To one są podstawą do rozliczenia VAT importowego. Jeżeli dokumenty celne nie są wystawione na Twoją firmę, zazwyczaj nie masz prawa do odliczenia VAT importowego i możesz mieć problem z prawidłowym udokumentowaniem kosztu podatkowego. W praktyce oznacza to wyższy dochód do opodatkowania i większy podatek, niż wynikałoby z realnego zysku.

Dokumenty sprzedaży dla klientów

Równie ważne jak dokumenty zakupu są dokumenty sprzedaży. To one wprost pokazują, jaką rolę pełnisz wobec klienta i w jaki sposób rozliczasz sprzedaż w księgowości JDG.

Przy sprzedaży do konsumentów dokumentem sprzedaży może być faktura, paragon albo inna forma ewidencji, w zależności od tego, czy jesteś podatnikiem VAT i czy korzystasz ze zwolnień z kasy fiskalnej. Warto pamiętać, że przy sprzedaży B2C faktura jest co do zasady wystawiana na żądanie klienta, a podstawą ewidencji sprzedaży może być kasa fiskalna albo inna dopuszczalna forma ewidencji.

Kluczowe jest jednak to, aby dokument sprzedaży był spójny z modelem, w jakim działasz. Jeżeli sprzedajesz towar we własnym imieniu, dokumenty powinny jasno to pokazywać. Jeżeli działasz jako pośrednik, nie powinieneś wystawiać dokumentów sugerujących, że jesteś sprzedawcą towaru. Wystawienie faktury „jak sprzedawca” jest bardzo silnym dowodem dla urzędu, że faktycznie sprzedajesz we własnym imieniu, co może podważyć model prowizyjny i zmienić sposób opodatkowania.

Szczególne znaczenie dokumenty sprzedaży mają przy transakcjach zagranicznych. Przy eksporcie towarów poza UE oraz przy sprzedaży do innych krajów UE same faktury nie wystarczą. Konieczne są także dowody wywozu lub dostawy. Przy eksporcie mogą to być dokumenty potwierdzające wywóz towarów poza Unię, na przykład komunikat IE-599 albo inne dowody celne. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów często są to dokumenty transportowe, takie jak listy przewozowe CMR, specyfikacje ładunku czy potwierdzenia odbioru towaru przez nabywcę.

Dlaczego brak spójnych dokumentów to największe ryzyko kontroli

W dropshippingu urząd skarbowy rzadko skupia się wyłącznie na opisach modelu biznesowego. Znacznie częściej analizuje dokumenty i porównuje je z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Jeżeli regulamin sklepu mówi jedno, faktury pokazują coś innego, a przepływ pieniędzy wygląda jeszcze inaczej, ryzyko kontroli znacząco rośnie.

Brak spójnych dokumentów może prowadzić do przekwalifikowania Twojej roli w transakcji. W takiej sytuacji przychód może zostać określony na nowo, VAT naliczony od pełnej kwoty sprzedaży, a do tego doliczone zostaną odsetki. To właśnie dlatego w dropshippingu największe problemy nie wynikają z samej sprzedaży, tylko z chaosu w dokumentach.

Dobrze poukładana dokumentacja nie jest „problemem księgowej”, tylko jednym z kluczowych elementów bezpiecznej księgowości JDG. Jeżeli dokumenty są kompletne, spójne i zgodne z tym, co faktycznie dzieje się w biznesie, dropshipping może być rozliczany względnie spokojnie. Jeżeli ich brakuje albo wzajemnie sobie przeczą, nawet prosty model e-commerce potrafi bardzo szybko zamienić się w prawdziwy księgowy koszmar.

Zwolnienie z VAT a dropshipping – kiedy to możliwe

Jedno z najczęstszych pytań, jakie zadają osoby planujące JDG w e-commerce, brzmi bardzo prosto: czy da się robić dropshipping bez VAT. I jak to zwykle bywa w podatkach, odpowiedź brzmi „to zależy”. Zwolnienie z VAT w dropshippingu jest możliwe, ale nie jest ani automatyczne, ani uniwersalne. W praktyce to jeden z tych tematów, które wyglądają niewinnie na starcie, a przy błędnych założeniach potrafią wygenerować poważne problemy po kilku miesiącach działalności.

Warto jasno powiedzieć jedno. Zwolnienie z VAT nie jest „trybem uproszczonym” dla e-commerce. To konkretna konstrukcja podatkowa, która działa tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki. W dropshippingu bardzo łatwo te warunki naruszyć, nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

Zwolnienie podmiotowe – podstawowe warunki

Najczęściej mówiąc o zwolnieniu z VAT, mamy na myśli zwolnienie podmiotowe, czyli zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży. Co do zasady przysługuje ono przedsiębiorcom, których sprzedaż nie przekracza ustawowego limitu. Obecnie limit ten wynosi 200 tysięcy złotych, a od 2026 roku ma wynosić 240 tysięcy złotych.

Dla wielu początkujących to brzmi jak prosta odpowiedź. Skoro dopiero zaczynam JDG i nie przekraczam limitu, to VAT mnie nie dotyczy. W dropshippingu takie myślenie bywa jednak mylące. Po pierwsze, do limitu wlicza się tylko sprzedaż, która podlega polskiej ustawie o VAT. Nie każda sprzedaż „księgowa” automatycznie liczy się do tego limitu. Jednocześnie taka sprzedaż może generować zupełnie inne obowiązki VAT, na przykład w sprzedaży zagranicznej.

Po drugie, zwolnienie podmiotowe nie przysługuje przy wszystkich rodzajach czynności. Dotyczy to między innymi niektórych usług oraz transakcji transgranicznych, które mogą wyłączać zwolnienie albo powodować obowiązki VAT niezależnie od wartości sprzedaży w Polsce. Dlatego w księgowości JDG nie wystarczy sprawdzić samej kwoty obrotu. Trzeba jeszcze wiedzieć, jakiego rodzaju transakcje faktycznie realizujesz.

Dropshipping z importem a zwolnienie z VAT

Najwięcej nieporozumień wokół zwolnienia z VAT pojawia się przy dropshippingu z importem, zwłaszcza z Chin. Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro korzystają ze zwolnienia podmiotowego, to VAT „ich nie dotyczy”. To jedno z najbardziej kosztownych założeń w e-commerce.

VAT importowy to zupełnie inna kategoria niż VAT od sprzedaży. Jeżeli jesteś importerem towarów spoza Unii Europejskiej, VAT importowy pojawia się niezależnie od tego, czy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT. Zwolnienie z VAT ma znaczenie tylko dla VAT od sprzedaży, a nie dla VAT należnego przy imporcie.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT musi zapłacić VAT przy imporcie i nie ma prawa go odliczyć. Ten podatek staje się realnym kosztem, który bezpośrednio obniża marżę. Czynny podatnik VAT może ten sam podatek później odliczyć, dlatego różnice w modelu rozliczeń są bardzo odczuwalne finansowo.

Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy importerem nie jesteś Ty, tylko klient albo platforma sprzedażowa. W takich modelach trzeba bardzo dokładnie ustalić, kto jest uznany za dostawcę na potrzeby VAT i gdzie dana transakcja jest opodatkowana. Zwolnienie podmiotowe może wtedy wyglądać zupełnie inaczej niż przy klasycznej sprzedaży krajowej.

Warto też jasno podkreślić jedną rzecz. Mechanizmy takie jak sprzedaż wysyłkowa do innych krajów UE, czyli WSTO, oraz procedura OSS nie „sumują się” ze zwolnieniem podmiotowym. Przekroczenie progu WSTO powoduje obowiązki VAT niezależnie od tego, czy korzystasz ze zwolnienia z VAT w Polsce.

Modele oparte na interpretacjach indywidualnych

W internecie często można trafić na historie o dropshippingu bez VAT, który działa legalnie i „bez problemów”. W wielu przypadkach takie modele rzeczywiście istnieją, ale niemal zawsze są oparte na bardzo konkretnych konstrukcjach i interpretacjach indywidualnych.

Najczęściej dotyczą one sytuacji, w których przedsiębiorca nie jest uznawany za sprzedawcę towarów na gruncie VAT, a jego rola sprowadza się do pośrednictwa albo świadczenia określonych usług. W takich przypadkach sprzedaż towaru może być opodatkowana poza Polską albo przez inny podmiot, a przedsiębiorca rozlicza wyłącznie swoje wynagrodzenie. To jednak nie są uniwersalne schematy, które da się bezpiecznie skopiować.

Interpretacje indywidualne chronią tylko w dokładnie opisanym stanie faktycznym. Zmiana regulaminu sklepu, roli platformy, przepływu pieniędzy albo sposobu realizacji sprzedaży może sprawić, że ochrona przestanie działać. Dlatego traktowanie takich przykładów jako „gotowej recepty” jest bardzo ryzykowne, zwłaszcza dla osób, które dopiero zaczynają prowadzić JDG.

Zwolnienie z VAT w dropshippingu jest możliwe, ale wymaga świadomego zaprojektowania modelu biznesowego i stałej kontroli tego, co faktycznie dzieje się w sprzedaży. W księgowości jednoosobowej firmy to jeden z tych obszarów, gdzie działanie „na wyczucie” niemal zawsze kończy się problemami. Jeśli VAT ma być realnie wyłączony, musi to wynikać z przepisów, dokumentów i praktyki, a nie tylko z założenia, że obrót jest jeszcze niski.

Kasa fiskalna, ewidencja i sprzedaż przez marketplace’y

Dla wielu osób prowadzących JDG w e-commerce kasa fiskalna to temat, który budzi więcej stresu niż VAT. Kojarzy się z dodatkowymi kosztami, formalnościami i kolejnym obowiązkiem, który trzeba „ogarniać”. W dropshippingu sprawa jest jednak bardziej zniuansowana. W wielu przypadkach kasa fiskalna faktycznie nie jest potrzebna, ale tylko wtedy, gdy spełniasz konkretne warunki i prowadzisz sprzedaż w odpowiedni sposób.

Warto też od razu uporządkować jedną rzecz. Kasa fiskalna i VAT to dwa różne światy. Możesz być zwolniony z VAT i mieć obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Możesz też być czynnym podatnikiem VAT i w ogóle nie mieć kasy. W księgowości JDG te pojęcia bardzo często są mylone, a to prowadzi do błędnych decyzji.

Obowiązek kasy fiskalnej przy sprzedaży B2C

Podstawowa zasada jest prosta. Jeżeli sprzedajesz towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, czyli w modelu B2C, co do zasady pojawia się obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Dotyczy to również e-commerce i dropshippingu.

Nie oznacza to jednak, że każda osoba zakładająca JDG i sprzedająca online musi od razu kupować kasę. Przepisy przewidują liczne zwolnienia, które w sprzedaży internetowej są bardzo często stosowane. Problem polega na tym, że wiele osób korzysta z nich „intuicyjnie”, bez pełnego zrozumienia warunków, a to w razie kontroli bywa kosztowne.

Warto też podkreślić, że obowiązek kasy fiskalnej nie zależy od tego, czy jesteś VAT-owcem. To, czy rozliczasz VAT w JDG, i to, czy musisz mieć kasę, to dwie niezależne kwestie, które trzeba analizować osobno.

Wyłączenia z kasy przy sprzedaży wysyłkowej

Dobra wiadomość dla osób prowadzących dropshipping jest taka, że sprzedaż wysyłkowa bardzo często korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Zwolnienie to wynika z rozporządzenia i dotyczy sytuacji, w których sprzedaż odbywa się w całości na odległość, a płatność trafia do sprzedawcy w formie bezgotówkowej.

W praktyce oznacza to, że jeżeli klient płaci przelewem, kartą albo przez operatora płatności, a nie ma płatności gotówką, możesz skorzystać ze zwolnienia z kasy. Ale to nie wszystko. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji, która pozwala jednoznacznie powiązać płatność z konkretną sprzedażą. Chodzi o to, żeby z dokumentów jasno wynikało, kto kupił, co kupił i za jaką kwotę.

W dropshippingu to zwolnienie jest bardzo popularne, ale też bardzo łatwe do utraty. Wystarczy jeden błąd przy sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, na przykład przyjęcie nieprawidłowej formy płatności albo brak danych w ewidencji, żeby obowiązek kasy fiskalnej wrócił dla sprzedaży B2C. Dlatego w tym obszarze księgowość JDG musi być naprawdę dobrze poukładana, a nie oparta na założeniu, że „u innych działa”.

Marketplace jako „upraszczacz” lub „ukryty komplikator”

Sprzedaż przez marketplace’y jest dla wielu przedsiębiorców naturalnym elementem dropshippingu. Platformy dają dostęp do klientów, często obsługują płatności, a czasem przejmują część obowiązków związanych z VAT. To sprawia, że na pierwszy rzut oka księgowość ecommerce wygląda na prostszą.

I rzeczywiście, w niektórych modelach marketplace potrafi bardzo ułatwić życie. Platforma może przyjmować płatności, wystawiać dokumenty dla klientów i dostarczać raporty sprzedaży, które są podstawą do rozliczeń w księgowości jednoosobowej firmy. Dla początkujących to często najwygodniejszy sposób wejścia w e-commerce.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca nie do końca rozumie, jaką rolę platforma pełni w danym modelu. Dla kasy fiskalnej kluczowe jest to, czy to Ty przyjmujesz płatność od klienta, czy robi to marketplace we własnym imieniu. Jeżeli platforma pobiera pieniądze od klienta, a Ty rozliczasz się wyłącznie z platformą, często nie masz bezpośredniej sprzedaży B2C. W takim wariancie Twoim „klientem” staje się platforma, a nie konsument, co może oznaczać brak obowiązku kasy fiskalnej po Twojej stronie.

Podobnie wygląda to w VAT. W części modeli sprzedaży B2C przepisy wprost traktują marketplace jako sprzedawcę dla celów VAT. Wtedy to platforma rozlicza VAT od sprzedaży do klienta końcowego, a Ty rozliczasz się z platformą według jej zasad. Mimo że z perspektywy klienta „sprzedajesz w internecie”, podatkowo sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

To właśnie dlatego marketplace potrafi być jednocześnie ogromnym uproszczeniem i ukrytym komplikatorem. Raport z platformy nie zawsze jest dokumentem sprzedaży. Czasem jest podstawą do wystawienia faktury, a czasem tylko informacją pomocniczą. Jeżeli potraktujesz marketplace jak czarną skrzynkę, bardzo łatwo o błędy w ewidencji, VAT i kasie fiskalnej, które wyjdą dopiero po czasie.

Dobrze zrozumiany marketplace potrafi zdjąć z przedsiębiorcy dużą część obowiązków. Źle zrozumiany staje się jednym z najczęstszych źródeł problemów w księgowości JDG. I właśnie dlatego w dropshippingu tak ważne jest nie tylko to, gdzie sprzedajesz, ale też jak ta sprzedaż jest rozliczana.

Kiedy dropshipping w JDG jest prostym biznesem?

Po wszystkich wcześniejszych częściach łatwo odnieść wrażenie, że dropshipping to pole minowe podatków, VAT-u i dokumentów. To jednak tylko połowa prawdy. W praktyce dropshipping w JDG może być naprawdę prostym biznesem, ale tylko w określonych warunkach. I co ważne, nie są to warunki „dla wybranych”, tylko scenariusze bardzo realne, zwłaszcza na początku działalności.

Największym błędem początkujących przedsiębiorców jest próba zrobienia wszystkiego naraz. Kilka rynków, kilku dostawców, różne modele sprzedaży i nadzieja, że księgowość jednoosobowej firmy „jakoś to ogarnie”. Tymczasem dropshipping staje się prosty wtedy, gdy jest świadomie zawężony.

Prostota zaczyna się od rynków, na których sprzedajesz. Jeżeli skupiasz się głównie na sprzedaży w Polsce, do polskich klientów, ogromna część problemów po prostu znika. VAT w JDG jest wtedy co do zasady krajowy, zasady są znane, nie pojawiają się WSTO, OSS ani zagraniczne rejestracje. Księgowość ecommerce w takim wariancie jest przewidywalna i znacznie łatwiejsza do kontrolowania, nawet dla osoby, która dopiero uczy się podstaw podatków.

Drugim elementem, który upraszcza wszystko, jest jeden, spójny model sprzedaży. Albo działasz jako sprzedawca we własnym imieniu, albo jako pośrednik. Nie „trochę tak, trochę tak”. Jeden model oznacza jedną logikę przychodu, na przykład zawsze całą sprzedaż albo zawsze wyłącznie prowizję, jeden sposób dokumentowania sprzedaży i jeden schemat rozliczeń podatkowych. Dla księgowości JDG to ogromna różnica. Przy jednym modelu dużo trudniej o błędy, a dużo łatwiej o automatyzację i rutynę w rozliczeniach.

Bardzo duże znaczenie ma też geografia, i to nie tylko w sensie klientów, ale również dostawców. Jeżeli korzystasz z jednego lub kilku dostawców z Polski albo z UE, sytuacja jest znacznie prostsza niż przy imporcie z Chin. Odpada VAT importowy, dokumenty celne i ciągłe pytania o to, kto jest importerem. Księgowość działalności gospodarczej w takim modelu zaczyna przypominać klasyczny e-commerce, a nie skomplikowany handel międzynarodowy.

Kolejnym elementem są przewidywalne dokumenty. Prosty dropshipping to taki, w którym każda sprzedaż wygląda podobnie od strony papierów. Te same faktury od dostawców, ten sam sposób dokumentowania sprzedaży, ta sama ścieżka płatności. Jeżeli dokumenty są powtarzalne i spójne z tym, co faktycznie robisz, księgowość jednoosobowej firmy przestaje być źródłem stresu. Znika ciągłe „to zależy” i „musimy sprawdzić każdą transakcję osobno”.

W takim, dobrze poukładanym modelu dropshipping bardzo mocno zbliża się do klasycznej sprzedaży wysyłkowej. Jedyna realna różnica polega na tym, że nie masz towaru fizycznie u siebie. Podatkowo i księgowo wiele elementów wygląda niemal identycznie. Masz przychód, masz koszt, rozliczasz jdg podatek dochodowy według wybranej formy, a VAT w JDG działa na znanych zasadach. Dla księgowej to „zwykły e-commerce”, a nie egzotyczny model wymagający każdorazowej analizy.

Właśnie dlatego dropshipping w JDG jest prostym biznesem wtedy, gdy jest świadomie ograniczony i uporządkowany. Nie wtedy, gdy próbujesz od razu grać na wszystkich rynkach i testować każdy możliwy wariant. Prostota w dropshippingu nie bierze się z samego modelu, tylko z decyzji, które podejmujesz na starcie.

Kiedy dropshipping staje się księgowym koszmarem?

Dropshipping sam w sobie nie jest problemem. Księgowy koszmar zaczyna się wtedy, gdy biznes rozwija się szybciej niż porządek w podatkach i dokumentach. Bardzo często nie wynika to ze złej woli przedsiębiorcy, tylko z przekonania, że „na razie jest mało sprzedaży” albo że „księgowość ogarnie się później”. W dropshippingu takie podejście potrafi zemścić się wyjątkowo boleśnie.

Największe problemy pojawiają się wtedy, gdy kilka ryzyk nakłada się na siebie. Pojedynczy błąd często da się jeszcze naprawić. Chaos zaczyna się w momencie, gdy błędny model, niespójne dokumenty i niekontrolowany VAT tworzą razem jeden nieczytelny system.

Mieszanie modeli i ról w transakcjach

Jednym z najczęstszych źródeł problemów jest mieszanie ról. Część sprzedaży realizowana jest jako pośrednictwo, część jako sprzedaż we własnym imieniu, czasem nawet w tym samym sklepie i dla tych samych klientów. Do tego dochodzą różne regulaminy, różne sposoby wystawiania dokumentów i różne przepływy pieniędzy.

Z perspektywy przedsiębiorcy wygląda to często niewinnie. Testujesz, co działa lepiej, zmieniasz dostawcę, dodajesz nowy kanał sprzedaży. Z perspektywy księgowości JDG to czysty chaos. Każdy model oznacza inną logikę przychodu, inne rozliczenie VAT w JDG i inne dokumenty.

Dla urzędu skarbowego takie „hybrydy” są szczególnie problematyczne. Jeżeli raz zachowujesz się jak sprzedawca, a raz jak pośrednik, fiskus może uznać, że w praktyce zawsze sprzedajesz we własnym imieniu, bo przy ocenie transakcji decyduje rzeczywista rola w sprzedaży, a nie nazwa modelu. Skutkiem bywa przeliczenie przychodu i VAT od pełnej kwoty sprzedaży, a nie tylko od prowizji.

Sprzedaż międzynarodowa bez OSS i rejestracji

Drugi klasyczny scenariusz księgowego koszmaru to sprzedaż zagraniczna prowadzona „na czuja”. Najpierw kilka zamówień z Niemiec, potem z Francji, a po czasie okazuje się, że sprzedaż do konsumentów z innych krajów UE przekroczyła próg, a nikt nie wdrożył OSS ani nie zarejestrował się do VAT za granicą.

W e-commerce bardzo łatwo przekroczyć limity, bo sprzedaż rośnie stopniowo i często nikt nie zauważa momentu granicznego. Problem polega na tym, że VAT w JDG przy sprzedaży B2C do UE działa według innych zasad niż sprzedaż krajowa. Brak OSS albo lokalnych rejestracji oznacza zaległości podatkowe w kilku krajach jednocześnie.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej to często moment krytyczny. Zaległy VAT, korekty, odsetki i kontakt z zagranicznymi urzędami potrafią skutecznie zahamować rozwój firmy. A wszystko zaczyna się od kilku „niewinnych” zamówień spoza Polski.

Import bez kontroli dokumentów

Import z Chin i innych państw trzecich to kolejny obszar, w którym dropshipping bardzo szybko zamienia się w księgowy koszmar. Najczęściej problemem nie jest sam obowiązek zapłaty VAT importowego, tylko brak kontroli nad dokumentami.

Jeżeli nie wiesz, na kogo wystawione są dokumenty celne, kto jest importerem i gdzie trafiają potwierdzenia odprawy, księgowość jednoosobowej firmy traci podstawę do poprawnych rozliczeń. VAT importowy trzeba zapłacić, ale bez dokumentów nie da się go odliczyć ani prawidłowo zaliczyć wydatku w koszty. W efekcie dochód wygląda na znacznie wyższy, niż jest w rzeczywistości.

W praktyce takie sytuacje bardzo często wychodzą dopiero po wielu miesiącach. Sprzedaż się zgadza, pieniądze wpływają, a problem ujawnia się przy pierwszej kontroli albo przy zmianie księgowego. Wtedy okazuje się, że braki dokumentów dotyczą niemal każdej transakcji importowej.

Brak spójności między regulaminem, fakturami i praktyką

Jednym z najbardziej ryzykownych sygnałów dla urzędu skarbowego jest brak spójności. Regulamin sklepu mówi jedno, faktury pokazują coś innego, a faktyczny przebieg transakcji wygląda jeszcze inaczej. W dropshippingu to niestety bardzo częste.

Przykładowo regulamin sugeruje pośrednictwo, ale faktury wystawiane są jak przy klasycznej sprzedaży towarów. Albo płatności przechodzą przez konto przedsiębiorcy, mimo że teoretycznie sprzedawcą ma być dostawca. Takie niespójności są dla fiskusa jasnym sygnałem, że model może być tylko „na papierze”.

W takich sytuacjach organy podatkowe nie analizują deklaracji w oderwaniu od rzeczywistości. Patrzą na całość. Kto ustala cenę, kto przyjmuje płatność, kto odpowiada za reklamacje i zwroty. Jeżeli dokumenty nie wspierają tego obrazu, ryzyko przekwalifikowania transakcji jest bardzo wysokie.

„Zwolnienie z VAT na czuja”

Ostatni, ale bardzo częsty element księgowego koszmaru to korzystanie ze zwolnienia z VAT bez realnej analizy. Przekonanie, że „dopóki nie ma 200 albo 240 tysięcy obrotu, VAT mnie nie dotyczy”, jest jednym z najbardziej kosztownych mitów w dropshippingu.

Limit zwolnienia dotyczy wyłącznie sprzedaży opodatkowanej w Polsce. Tymczasem sprzedaż zagraniczna, import, określone modele marketplace, WSTO czy OSS mogą generować obowiązki VAT całkowicie niezależnie od tego limitu. Jeżeli przedsiębiorca ignoruje te mechanizmy i rozlicza VAT „na wyczucie”, ryzyko zaległości rośnie z każdym miesiącem.

W praktyce takie problemy rzadko kończą się na jednej korekcie. Często oznaczają konieczność cofania się wstecz, przeliczania sprzedaży, dopłaty VAT z odsetkami i długie rozmowy z urzędem. To właśnie dlatego „zwolnienie z VAT na czuja” jest jednym z najszybszych sposobów na zamianę prostego dropshippingu w księgowy koszmar.

Dropshipping staje się problemem nie wtedy, gdy jest ambitny, tylko wtedy, gdy jest niespójny i niekontrolowany. Im więcej rynków, modeli i wyjątków bez uporządkowania, tym szybciej księgowość JDG przestaje być wsparciem, a zaczyna być największym ryzykiem całego biznesu.

Podsumowanie – prosty biznes czy księgowy koszmar?

Wracając do pytania z tytułu, odpowiedź jest jednocześnie prosta i niewygodna. Dropshipping w JDG nie jest ani z definicji prostym biznesem, ani księgowym koszmarem. Może być jednym albo drugim, ale nie dlatego, że tak działa sam model. Decyduje o tym sposób, w jaki zostanie ułożony.

Dropshipping jest księgowo „neutralny”. To tylko forma realizacji sprzedaży, w której nie trzymasz towaru u siebie. Sam w sobie nie narzuca ani trudnych podatków, ani skomplikowanego VAT-u, ani chaosu w dokumentach. To, co w praktyce sprawia problemy, to decyzje podejmowane wokół tego modelu. Kto jest sprzedawcą, a kto pośrednikiem. Gdzie jest klient, a gdzie dostawca. Kto przyjmuje płatność i jakie dokumenty to potwierdzają. Czy sprzedaż jest krajowa, unijna czy oparta na imporcie. I czy to wszystko jest spójne.

Jeżeli konstrukcja biznesu jest prosta, dropshipping też jest prosty. Jeden model sprzedaży, ograniczona geografia, przewidywalne dokumenty i jasne role sprawiają, że księgowość jednoosobowej firmy wygląda bardzo podobnie do klasycznego e-commerce. W takim wariancie podatki da się zaplanować, VAT w JDG jest do ogarnięcia, a rozliczenia nie wymagają ciągłego „gaszenia pożarów”.

Problemy zaczynają się wtedy, gdy konstrukcja biznesu jest niespójna. Mieszanie ról, sprzedaż zagraniczna bez przygotowania, import bez kontroli dokumentów i korzystanie ze zwolnienia z VAT „na wyczucie” to nie są wady dropshippingu. To są błędy w projektowaniu działalności. Dropshipping tylko je obnaża szybciej, bo łączy sprzedaż, logistykę i podatki w jednym procesie.

Dlatego, zamiast pytać, czy dropshipping komplikuje księgowość JDG, lepiej zadać sobie inne pytanie. Czy mój model biznesowy jest jasny, spójny i zrozumiały również dla urzędu skarbowego. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, dropshipping nie będzie problemem. Jeśli brzmi „nie do końca”, to nie model jest winny, tylko brak decyzji i porządku na starcie.

I właśnie w tym miejscu dobra księgowość JDG przestaje być kosztem, a zaczyna być narzędziem. Nie do „wklepywania faktur”, ale do poukładania biznesu tak, żeby mógł rosnąć bez strachu, że każdy kolejny miesiąc sprzedaży przyniesie nowy problem podatkowy.