Czy e-commerce musi mieć politykę rachunkowości? Co powinna zawierać w JDG?
Spis treści
Właśnie dlatego temat budzi tyle niepewności. Młodzi przedsiębiorcy, którzy startują z e-commerce, chcą wiedzieć jedno: czy to mnie w ogóle dotyczy? Czy jako JDG muszę mieć jakiś formalny dokument, czy to kolejna rzecz, którą straszą księgowi? W świecie, w którym i tak trzeba ogarnąć księgowość JDG, podatki, składki, JDG VAT, reklamy i logistykę, łatwo poczuć przeciążenie.
Problem polega na tym, że pojęcia zaczynają się mieszać. Księgowość jednoosobowej firmy bywa utożsamiana z pełną księgowością. KPiR myli się z księgami rachunkowymi. Do tego dochodzą hasła takie jak VAT w JDG, JDG podatek dochodowy, kwota wolna od podatku czy przejście na „pełne księgi”. W efekcie trudno odróżnić, co jest realnym obowiązkiem, a co tylko opcją albo dobrą praktyką.
Właściciele sklepów internetowych najczęściej pytają wprost: czy jako JDG muszę mieć politykę rachunkowości? Czy dotyczy mnie ustawa o rachunkowości, jeśli rozliczam się na ryczałcie albo prowadzę KPiR? Co się stanie, jeśli przekroczę określony próg przychodów? Czy brak takiego dokumentu może oznaczać karę? I wreszcie: jeśli już muszę go mieć, to co konkretnie powinno się w nim znaleźć, zwłaszcza w kontekście sprzedaży online?
To są bardzo konkretne pytania. I dobrze, że się pojawiają. Bo księgowość działalności gospodarczej w e-commerce ma swoją specyfikę. Sprzedaż przez własny sklep, przez marketplace, prowizje operatorów płatności, zwroty, rabaty, różne stawki VAT – to wszystko sprawia, że księgowość ecommerce wygląda inaczej niż w klasycznej firmie usługowej.
W tym artykule przejdziemy przez temat krok po kroku. Najpierw wyjaśnimy, kiedy obowiązek posiadania polityki rachunkowości rzeczywiście istnieje, a kiedy nie musisz się tym przejmować. Pokażemy, co zmienia się w momencie przejścia na pełną księgowość i jak to wpływa na księgowość JDG. Wyjaśnimy też, czy nawet bez formalnego obowiązku warto mieć własne zasady, które uporządkują twoje JDG podatki, rozliczenia i dokumenty.
Bez zbędnego żargonu. Bez straszenia. Za to z jasną odpowiedzią, czy polityka rachunkowości to twój realny obowiązek, czy temat, który na tym etapie możesz spokojnie odłożyć na później.
Kiedy e-commerce musi mieć politykę rachunkowości?
Wokół tego tematu krąży mnóstwo mitów. Najczęstszy z nich brzmi: „skoro prowadzę sklep internetowy, to muszę mieć politykę rachunkowości”. To nie tak działa.
Kluczowe nie jest to, że sprzedajesz online. Kluczowe jest to, czy prowadzisz księgi rachunkowe, czyli tzw. pełną księgowość. To właśnie od tego zależy obowiązek.
Podstawa prawna – art. 10 ustawy o rachunkowości
Obowiązek sporządzenia polityki rachunkowości wynika z art. 10 ustawy o rachunkowości. Przepis mówi wprost, że jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości.
Ta dokumentacja to właśnie polityka rachunkowości.
Co to oznacza w praktyce? Jeżeli twoja firma prowadzi pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe, musi mieć taki dokument. Nie dlatego, że sprzedaje w internecie, ale dlatego, że podlega ustawie o rachunkowości.
Obowiązek ten dotyczy między innymi spółek z o.o. i spółek akcyjnych, ponieważ z mocy prawa prowadzą księgi rachunkowe. W określonych sytuacjach może jednak dotyczyć również jednoosobowej działalności gospodarczej.
Warto też wiedzieć, że nawet jeśli nie masz obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych z powodu limitu przychodów, możesz zdecydować się na nie dobrowolnie. A jeśli wybierzesz pełną księgowość jednoosobowej firmy, wtedy również musisz mieć politykę rachunkowości.
Zasada jest więc prosta: prowadzisz księgi rachunkowe – musisz mieć politykę rachunkowości.
Próg 2,5 mln euro – moment przejścia na pełną księgowość
W przypadku JDG kluczowe znaczenie ma limit przychodów.
Obecnie próg wynosi 2 500 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy. Nie chodzi tu o wszystkie przychody w potocznym sensie, ale właśnie o przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów. Nie uwzględnia się już przychodów z operacji finansowych.
Dla roku 2026 obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie zależał od przychodów osiągniętych w 2025 roku. Próg ten wynosi 10 646 500 zł, czyli równowartość 2,5 mln euro przeliczoną według kursu z pierwszego dnia roboczego października 2025 roku.
Jeżeli przekroczysz ten limit, od kolejnego roku musisz przejść na pełną księgowość. To oznacza prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.
A skoro prowadzisz księgi rachunkowe, automatycznie pojawia się obowiązek posiadania polityki rachunkowości.
Dla wielu firm ecommerce to moment dużej zmiany. Zmienia się sposób prowadzenia księgowości JDG, zmienia się struktura raportowania, a księgowość działalności gospodarczej przestaje być „uproszczona”. To ma też wpływ na to, jak liczony jest wynik finansowy i jak wygląda organizacja rozliczeń.
Jeżeli w takiej sytuacji nie posiadasz wymaganej dokumentacji, w trakcie ewentualnej kontroli może to zostać zakwestionowane jako brak dokumentacji wymaganej przez art. 10 ustawy o rachunkowości.
JDG na KPiR lub ryczałcie – brak obowiązku ustawowego
Teraz najważniejsza informacja dla większości młodych przedsiębiorców.
Jeżeli prowadzisz JDG, rozliczasz się na podstawie KPiR albo wybrałeś ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i twoje przychody nie przekroczyły progu 2,5 mln euro, nie masz obowiązku sporządzania polityki rachunkowości.
Dlaczego? Bo nie prowadzisz ksiąg rachunkowych. A ustawa o rachunkowości w tym zakresie dotyczy właśnie podmiotów prowadzących pełną księgowość.
To oznacza, że typowa księgowość JDG na początku działalności, czy to na skali podatkowej, podatku liniowym, czy ryczałcie, nie wymaga formalnej polityki rachunkowości. Dotyczy to zarówno osób, które rozliczają JDG podatek dochodowy według skali i korzystają z kwoty wolnej od podatku, jak i tych, które są czynnymi podatnikami VAT w JDG.
Możesz być czynnym podatnikiem VAT, wystawiać faktury z VAT, rozliczać JDG VAT i nadal nie mieć obowiązku tworzenia polityki rachunkowości, o ile nie prowadzisz ksiąg rachunkowych.
Przykład jest prosty. Masz sklep internetowy jako jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczasz się ryczałtem, prowadzisz ewidencję przychodów, twoje przychody są poniżej 2,5 mln euro. W takiej sytuacji polityka rachunkowości nie jest wymagana przez prawo.
To bardzo ważne rozróżnienie. Księgowość ecommerce w JDG nie oznacza automatycznie pełnej rachunkowości. Dopóki działasz w ramach uproszczonej formy ewidencji i nie przekroczysz ustawowego limitu, nie musisz tworzyć formalnej polityki rachunkowości.
Co się zmienia, gdy JDG e-commerce przechodzi na pełną księgowość?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzącej księgi rachunkowe sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej i przekazuje do Szefa KAS, a nie do KRS, ponieważ JDG nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS. Przekazanie odbywa się elektronicznie – najczęściej przez aplikację e-Sprawozdania Finansowe udostępnioną przez Ministerstwo Finansów albo przez komercyjny system księgowy zintegrowany przez API. Ministerstwo Finansów dopuszcza również wysyłkę przez e-Doręczenia, wskazując odpowiedniego adresata w systemie. Dla osoby, która wcześniej prowadziła uproszczoną księgowość JDG i kończyła rok wyłącznie na zeznaniu PIT, jest to zupełnie nowy poziom formalności.
Jeżeli prowadzisz księgi rachunkowe, a nie posiadasz wymaganej dokumentacji zasad rachunkowości, w trakcie kontroli może to zostać uznane za naruszenie ustawy o rachunkowości. Brak polityki rachunkowości może zostać zakwestionowany jako brak dokumentacji wymaganej przez art. 10 ustawy. Dodatkowo art. 77 ustawy o rachunkowości stanowi, że kto wbrew przepisom ustawy nie prowadzi ksiąg rachunkowych, prowadzi je niezgodnie z przepisami albo podaje w nich nierzetelne dane, podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Jest to odpowiedzialność przewidziana bezpośrednio w ustawie o rachunkowości, a nie odpowiedzialność wynikająca z Kodeksu karnego skarbowego.
Nie chodzi tu o straszenie sankcjami, ale o pokazanie różnicy skali. Przy uproszczonej księgowości działalność gospodarcza koncentruje się głównie na prawidłowym rozliczeniu JDG podatków, pilnowaniu zaliczek i VAT w JDG. Przy pełnych księgach dochodzi formalna odpowiedzialność za sposób prowadzenia całego systemu rachunkowości. To moment, w którym księgowość jednoosobowej firmy przestaje być wyłącznie narzędziem do obliczenia podatku, a staje się uporządkowanym systemem finansowym działającym według ściśle określonych zasad.
Świetne uwagi – poniżej masz poprawioną i doprecyzowaną wersję sekcji 4, już z uwzględnieniem roku podatkowego w JDG, odniesienia do art. 28–34 UoR, sposobu ustalania wyniku finansowego, wykazu zbiorów danych i wersji oprogramowania oraz wymogu trwałości i odtwarzalności danych. Tekst pozostaje blokowy i przystępny, ale jest mocniejszy prawnie.
Co musi zawierać polityka rachunkowości? Zakres ustawowy
Jeżeli twoja firma prowadzi księgi rachunkowe, polityka rachunkowości nie może być ogólnym dokumentem w stylu „prowadzimy księgowość zgodnie z przepisami”. Ustawa o rachunkowości w art. 10 ust. 1 wyraźnie wskazuje, jakie elementy muszą zostać w niej określone. Dokumentacja zasad rachunkowości ma pokazywać, w jaki sposób działa twój system finansowy – jak ustalasz wynik finansowy, jak wyceniasz majątek i zobowiązania, jak prowadzisz księgi oraz jak chronisz dane. Dla osoby, która wcześniej prowadziła uproszczoną księgowość JDG, może to wyglądać jak duży formalny przeskok, ale w rzeczywistości chodzi o uporządkowanie zasad, według których i tak działa firma.
Rok obrotowy i okresy sprawozdawcze
Pierwszym obowiązkowym elementem jest określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rok obrotowy w praktyce niemal zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czyli trwa od 1 stycznia do 31 grudnia. Wynika to z faktu, że osoba fizyczna nie może zmienić roku podatkowego w podatku PIT. Gdyby JDG przyjęła inny rok obrotowy, musiałaby funkcjonować w dwóch różnych „rytmach”: bilansowym i podatkowym, co w praktyce jest bardzo skomplikowane i rzadko stosowane.
Dlatego w realiach księgowości jednoosobowej firmy niemal standardem jest rok kalendarzowy jako rok obrotowy. W polityce rachunkowości należy to jasno wskazać oraz określić okresy sprawozdawcze, najczęściej miesięczne. Oznacza to, że księgi rachunkowe są zamykane i podsumowywane co miesiąc, niezależnie od tego, w jakim trybie rozliczasz JDG podatek dochodowy czy VAT w JDG. Pełna księgowość działa według logiki okresów sprawozdawczych, a nie wyłącznie według terminów podatkowych.
Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego
Kolejnym kluczowym elementem są metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego. Zasady wyceny muszą być zgodne z przepisami rozdziału 4 ustawy o rachunkowości, w szczególności art. 28–34. To tam określone są reguły wyceny poszczególnych składników majątku i zobowiązań.
W przypadku e-commerce szczególnie istotna jest wycena towarów. Polityka rachunkowości powinna wskazywać, jaką metodę rozchodu zapasów stosujesz, na przykład FIFO albo średnią ważoną. Wybór ten ma realny wpływ na wynik finansowy, dlatego musi być jasno określony i stosowany konsekwentnie. W dokumencie należy również opisać sposób wyceny należności, środków pieniężnych oraz środków trwałych.
Jeżeli prowadzisz sprzedaż zagraniczną i operujesz w walutach obcych, polityka rachunkowości musi określać, według jakich zasad przeliczasz operacje walutowe oraz jak ustalasz i ujmujesz różnice kursowe. To szczególnie ważne w modelach sprzedaży przez marketplace zagraniczne, gdzie wahania kursów mogą istotnie wpłynąć na wynik finansowy.
Dokument powinien również określać zasady tworzenia rezerw i odpisów aktualizujących, na przykład w sytuacji zagrożonych należności lub utraty wartości towarów. To element pokazujący, że księgowość działalności gospodarczej przy pełnych księgach musi odzwierciedlać realną wartość majątku.
Bardzo ważne jest także wyraźne określenie sposobu ustalania wyniku finansowego. Polityka rachunkowości powinna wskazywać, w jaki sposób ustalasz wynik finansowy zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości oraz jaki wariant rachunku zysków i strat stosujesz, na przykład wariant porównawczy albo kalkulacyjny. To element formalnie wymagany przez ustawę, a często pomijany w uproszczonych opracowaniach.
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
Polityka rachunkowości musi także opisywać sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obejmuje to wykaz ksiąg, takich jak dziennik, księga główna, księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald. W przypadku prowadzenia ksiąg w systemie informatycznym dokumentacja powinna zawierać wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz opis systemu przetwarzania danych.
Należy wskazać, jaki system księgowy jest wykorzystywany, jaka jest jego wersja oraz od kiedy jest używany w firmie. To wymóg ustawowy, który często bywa pomijany, a ma istotne znaczenie przy ewentualnej kontroli. W przypadku księgowości ecommerce, gdzie dane są często importowane z platform sprzedażowych, operatorów płatności czy systemów magazynowych, opis systemu informatycznego i integracji jest szczególnie ważny.
Dokumentacja powinna również określać zasady kontroli dostępu do systemu księgowego, czyli kto może wprowadzać dane, kto je zatwierdza oraz w jaki sposób zabezpieczony jest dostęp do systemu. W cyfrowym środowisku sprzedaży online bezpieczeństwo danych finansowych ma kluczowe znaczenie.
System ochrony danych i archiwizacji
Ostatnim obowiązkowym obszarem jest system ochrony danych i ich zbiorów. Ustawa wymaga zapewnienia trwałości zapisów, możliwości odtworzenia ksiąg rachunkowych oraz ochrony danych przed zniszczeniem, modyfikacją i dostępem osób nieuprawnionych. Wynika to z przepisów dotyczących przechowywania i ochrony dokumentacji księgowej.
W polityce rachunkowości należy opisać sposób przechowywania dowodów księgowych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Trzeba wskazać, gdzie i jak archiwizowane są faktury, raporty sprzedaży, dokumenty magazynowe czy potwierdzenia płatności, a także jak długo są przechowywane.
Istotne jest również opisanie systemu tworzenia kopii zapasowych oraz zasad zabezpieczania sprawozdań finansowych. W praktyce chodzi o zapewnienie, że nawet w przypadku awarii systemu dane księgowe mogą zostać odtworzone, a dokumenty nie zostaną utracone ani zmienione bez uprawnienia.
Dla osoby, która wcześniej prowadziła uproszczoną księgowość JDG, wiele z tych elementów może wydawać się formalnością. W rzeczywistości jednak polityka rachunkowości jest dokumentem, który pokazuje, że księgowość jednoosobowej firmy działa według jasno określonych, spójnych i zgodnych z ustawą zasad. W e-commerce, gdzie operacji jest dużo, a systemy są zintegrowane, takie uporządkowanie bywa nie tylko obowiązkiem prawnym, ale też realnym wsparciem w prowadzeniu biznesu.
Świetne uwagi – poniżej masz poprawioną i doprecyzowaną wersję całej sekcji 5. Dodałem odniesienia do zasady memoriału i współmierności, doprecyzowałem kwestię przychodu netto bez VAT, zasadę ostrożności przy zapasach, rozdzieliłem rachunkowe ujęcie VAT od przepisów podatkowych oraz uzupełniłem temat rozliczeń międzyokresowych, które w e-commerce są naprawdę kluczowe.
Polityka rachunkowości w e-commerce – elementy kluczowe przy pełnej księgowości
Ustawa o rachunkowości wyznacza ogólne ramy, ale w praktyce to specyfika biznesu decyduje o tym, jak powinna wyglądać dobrze napisana polityka rachunkowości. W e-commerce operacji jest dużo, są zautomatyzowane, często wielokanałowe i powiązane z systemami zewnętrznymi. Dlatego księgowość ecommerce przy pełnych księgach wymaga bardzo precyzyjnych zasad. Dokument powinien nie tylko spełniać wymogi ustawowe, ale realnie odzwierciedlać sposób działania sklepu internetowego.
Zasady rozpoznawania przychodów ze sprzedaży online
Podstawą jest tutaj zasada memoriału i współmierności przychodów i kosztów wynikająca z art. 6 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że przychody ujmuje się w okresie, którego dotyczą, a nie w momencie otrzymania zapłaty. W sprzedaży internetowej moment rozpoznania przychodu powinien być powiązany z wykonaniem świadczenia, czyli przeniesieniem na nabywcę istotnych ryzyk i korzyści związanych z towarem. W praktyce sprzedaży wysyłkowej najczęściej oznacza to moment wydania towaru przewoźnikowi.
To bardzo ważne rozróżnienie, bo wielu początkujących przedsiębiorców utożsamia przychód z wpływem środków na konto. W pełnej księgowości jednoosobowej firmy takie podejście nie jest prawidłowe. Przychód ujmuje się w wartości należnej od klienta, bez VAT, ponieważ VAT należny nie stanowi przychodu jednostki.
Polityka rachunkowości powinna także jasno określać sposób ujmowania korekt sprzedaży. W e-commerce zwroty i reklamacje są codziennością. Dokument powinien wskazywać, w którym momencie zmniejszany jest przychód oraz jak ewidencjonowane są korekty. To samo dotyczy rabatów, kuponów i programów lojalnościowych. Warto określić, czy rabaty ujmowane są jako zmniejszenie przychodu, czy jako koszt sprzedaży, w zależności od modelu stosowanego w firmie. Brak jasnych zasad w tym obszarze bardzo szybko prowadzi do zniekształcenia wyniku finansowego.
Ewidencja sprzedaży wielokanałowej
Sprzedaż przez własny sklep, marketplace i inne kanały powinna być odpowiednio rozdzielona w księgach rachunkowych. Choć ustawa nie nakazuje wprost prowadzenia takiej analityki, mieści się to w obowiązku określenia sposobu prowadzenia ksiąg oraz w zasadzie rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji finansowej jednostki.
W praktyce oznacza to tworzenie odrębnych kont analitycznych dla poszczególnych kanałów sprzedaży. Dzięki temu można ocenić rentowność każdego z nich. W księgowości JDG przy pełnych księgach taka przejrzystość jest nie tylko wygodą zarządczą, ale elementem porządku w ewidencji.
Szczególnie istotne są prowizje operatorów płatności i platform sprzedażowych. Przychód powinien być ujmowany w pełnej wartości należnej od klienta, bez VAT, natomiast prowizja operatora stanowi odrębny koszt działalności. Polityka rachunkowości powinna wskazywać moment ujęcia tych operacji oraz sposób ich prezentacji w księgach.
Ewidencja zapasów towarów
Towary w sklepie internetowym często stanowią kluczowy składnik majątku. Polityka rachunkowości musi określać metodę wyceny zapasów, na przykład FIFO lub średnią ważoną. Zgodnie z art. 28 i 34 ustawy o rachunkowości zapasy wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, z uwzględnieniem zasady ostrożności. Oznacza to, że jeżeli wartość towarów spada, należy uwzględnić odpis aktualizujący.
Dokument powinien również określać zasady inwentaryzacji magazynu, sposób dokumentowania różnic oraz ich rozliczania. W e-commerce duże znaczenie mają towary w drodze oraz towary znajdujące się w magazynach zewnętrznych, w modelu fulfillment. Polityka rachunkowości powinna jasno wskazywać, w jaki sposób są one ewidencjonowane i wyceniane.
Rozliczenia międzyokresowe w e-commerce
W sprzedaży online bardzo często występują operacje obejmujące więcej niż jeden okres sprawozdawczy. Mogą to być kampanie marketingowe opłacone z góry, roczne abonamenty za oprogramowanie, koszty usług logistycznych dotyczące kilku miesięcy czy przychody przyszłych okresów, na przykład ze sprzedaży kart podarunkowych.
Polityka rachunkowości powinna określać zasady tworzenia i rozliczania czynnych oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, a także przychodów przyszłych okresów. To element bezpośrednio wynikający z zasady współmierności przychodów i kosztów. W praktyce właśnie w tym obszarze widać największą różnicę między uproszczoną księgowością JDG a pełnymi księgami.
VAT w sprzedaży online – ujęcie księgowe
VAT w JDG regulowany jest ustawą o VAT, jednak polityka rachunkowości nie zastępuje przepisów podatkowych. Jej rolą jest określenie sposobu księgowego ujęcia operacji podatkowych. Dokument powinien wskazywać, w jaki sposób ewidencjonowany jest VAT należny i naliczony, jakie konta są do tego wykorzystywane oraz kiedy powstaje zobowiązanie podatkowe w księgach rachunkowych.
W przypadku sprzedaży krajowej, sprzedaży B2C do innych krajów UE czy rozliczeń w procedurze OSS polityka rachunkowości powinna określać zasady ewidencji tych operacji w księgach, a nie regulować sam sposób rozliczania podatku. To ważne rozróżnienie między rachunkowością a podatkami.
Ujmowanie kosztów charakterystycznych dla e-commerce
Sklep internetowy generuje koszty, które w tradycyjnej działalności mogą nie występować w takiej skali. Polityka rachunkowości powinna określać sposób ujmowania kosztów marketingu internetowego, kampanii reklamowych, współpracy afiliacyjnej czy działań z influencerami. Trzeba wskazać, czy są one ujmowane bezpośrednio w kosztach danego okresu, czy podlegają rozliczeniu w czasie.
Istotne są również subskrypcje narzędzi i systemów SaaS. W praktyce większość klasycznych subskrypcji nie spełnia definicji wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ nie dochodzi do nabycia prawa majątkowego, lecz do czasowego dostępu do usługi. Warto jednak w polityce rachunkowości jasno określić sposób ich ujmowania.
Do tego dochodzą koszty logistyczne, magazynowania i fulfillment. Dokument powinien wskazywać, czy są one ujmowane jako koszty bezpośrednie sprzedaży, czy jako koszty ogólne działalności. Jasne zasady w tym zakresie pomagają nie tylko spełnić wymogi ustawy, ale też realnie ocenić rentowność biznesu.
Dobrze przygotowana polityka rachunkowości w e-commerce to nie tylko dokument wymagany przez prawo. To uporządkowany opis tego, jak działa twój biznes od strony finansowej. W świecie, w którym księgowość JDG przestaje być tylko prostym narzędziem do liczenia podatku, a staje się pełnym systemem rachunkowości, takie uporządkowanie jest fundamentem bezpieczeństwa i kontroli nad rosnącą firmą.
Czy JDG bez obowiązku ustawowego powinna mieć „własne zasady księgowe”?
Jeżeli prowadzisz JDG na KPiR albo na ryczałcie, nie masz obowiązku sporządzania polityki rachunkowości. Ustawa o rachunkowości dotyczy wyłącznie podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, a podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów nie są księgami rachunkowymi w rozumieniu tej ustawy. To oznacza, że w klasycznej księgowości JDG na uproszczonych zasadach formalny dokument polityki rachunkowości nie jest wymagany.
Pytanie jednak brzmi inaczej: czy mimo braku obowiązku warto mieć własny, wewnętrzny dokument opisujący zasady rozliczeń? W praktyce bardzo często tak. Zwłaszcza w e-commerce, gdzie liczba operacji, kanałów sprzedaży i systemów jest dużo większa niż w tradycyjnej działalności.
Dlaczego warto mieć wewnętrzny dokument zasad
Przede wszystkim chodzi o spójność. W uproszczonej księgowości działalność gospodarcza nadal musi być prowadzona zgodnie z przepisami podatkowymi. Jeżeli raz przyjmiesz określony sposób rozpoznawania przychodów czy ujmowania kosztów, powinieneś stosować go konsekwentnie. Inaczej księgowość jednoosobowej firmy zaczyna zależeć od przypadku, a nie od jasno przyjętych reguł.
W przypadku KPiR moment powstania przychodu określa ustawa o PIT. Co do zasady przychód powstaje w dacie wydania towaru, wykonania usługi albo wystawienia faktury – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Przy ryczałcie konstrukcja przychodu jest odrębna. Wewnętrzny dokument nie daje swobody wyboru momentu przychodu, ale może jasno opisywać, jak w praktyce firma stosuje przepisy ustawy o PIT w kontekście sprzedaży internetowej. To bardzo ważne, żeby uniknąć wrażenia dowolności.
Drugim argumentem jest współpraca z biurem rachunkowym. W księgowości ecommerce częstym problemem są raporty zbiorcze z marketplace, zestawienia z operatorów płatności, pliki CSV z systemów sprzedażowych. Jeżeli nie ma jasnych zasad, w jakiej formie i jak często przekazujesz dane księgowej, bardzo łatwo o błędy. Wewnętrzny dokument może określać, jakie raporty są podstawą ujęcia przychodu, jak dokumentowane są prowizje oraz w jaki sposób archiwizowane są dane z systemów sprzedażowych.
Trzeci aspekt to kontrola podatkowa. Kontrola bada zgodność rozliczeń z ustawą o PIT i ustawą o VAT. Wewnętrzny dokument nie zmienia przepisów ani nie zastępuje ustaw, ale pokazuje, że podatnik stosuje jednolite i przemyślane zasady zgodne z prawem. To element należytej staranności. W praktyce porządkuje argumentację i ułatwia wyjaśnianie przyjętych rozwiązań.
Co może zawierać taki dokument?
Wewnętrzny dokument zasad księgowo-podatkowych w JDG nie musi być rozbudowany. Może mieć kilka stron, ale powinien być konkretny. Na początku warto jasno określić formę opodatkowania oraz sposób ewidencji. Czy rozliczasz się na skali podatkowej i korzystasz z kwoty wolnej od podatku, czy wybrałeś podatek liniowy, czy ryczałt? Czy prowadzisz KPiR, czy ewidencję przychodów? Czy jesteś czynnym podatnikiem VAT w JDG, czy korzystasz ze zwolnienia?
Kolejnym elementem może być opis momentu powstania przychodu w praktyce działalności, oczywiście zgodnie z ustawą o PIT. W sklepie internetowym warto doprecyzować, jak traktowana jest sprzedaż wysyłkowa, zaliczki, przedpłaty czy sprzedaż przez marketplace.
Dokument może także określać zasady ujmowania kosztów typowych dla e-commerce. Jak rozliczane są prowizje operatorów płatności? Jak dokumentowane są koszty reklamy w systemach takich jak Google czy Meta? W jaki sposób ujmowane są koszty afiliacji i współpracy z influencerami? Czy koszty usług kurierskich są przypisywane bezpośrednio do sprzedaży, czy traktowane jako koszty ogólne? Takie ustalenia pomagają zachować porządek w księgowości JDG.
Warto również uwzględnić kwestie typowe dla sprzedaży internetowej, takie jak dokumentowanie raportów zbiorczych z marketplace, sposób archiwizacji plików CSV i raportów sprzedażowych, rozliczanie sprzedaży zagranicznej w procedurze OSS, różnice kursowe podatkowe czy sprzedaż mieszaną VAT. To obszary, które w e-commerce generują najwięcej wątpliwości i błędów.
Opis narzędzi księgowych i systemów sprzedażowych także może być częścią dokumentu. Wskazanie, z jakiego programu do fakturowania korzystasz, gdzie przechowywane są dokumenty i jak długo są archiwizowane, zwiększa przejrzystość działania firmy.
Różnica między polityką rachunkowości a wewnętrzną instrukcją podatkową
Najważniejsze jest jasne rozróżnienie. Polityka rachunkowości to dokument wymagany ustawą o rachunkowości dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Ma ściśle określony zakres i dotyczy pełnej księgowości. Obejmuje metody wyceny aktywów i pasywów, sposób ustalania wyniku finansowego, system ochrony danych oraz sposób prowadzenia ksiąg.
Wewnętrzna instrukcja podatkowa w JDG na KPiR lub ryczałcie jest dobrowolna. Nie wynika z ustawy o rachunkowości i nie ma ustawowo określonej struktury. Jej celem jest uporządkowanie rozliczeń podatkowych i ewidencyjnych.
Można powiedzieć prosto: polityka rachunkowości to obowiązek przy pełnych księgach, a wewnętrzny dokument zasad w uproszczonej księgowości to dobra praktyka. Jeżeli nie prowadzisz ksiąg rachunkowych, nie musisz mieć polityki rachunkowości. Ale jeśli chcesz, żeby twoja księgowość działalności gospodarczej była spójna, przewidywalna i odporna na chaos, warto mieć własne, jasno spisane zasady działania.
Podsumowanie: Czy e-commerce musi mieć politykę rachunkowości?
E-commerce jako taki nie musi mieć polityki rachunkowości. Sklep internetowy nie ma szczególnego, dodatkowego obowiązku tylko dlatego, że sprzedaje online. Kluczowe jest to, jak prowadzona jest księgowość działalności gospodarczej.
Obowiązek sporządzenia polityki rachunkowości istnieje wtedy, gdy prowadzisz księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość. Dzieje się tak najczęściej po przekroczeniu limitu 2,5 mln euro przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy albo wtedy, gdy dobrowolnie zdecydujesz się na pełne księgi. W takim przypadku wchodzisz w zakres ustawy o rachunkowości, a dokumentacja zasad rachunkowości staje się obowiązkiem ustawowym.
Jeżeli natomiast prowadzisz JDG na KPiR albo na ryczałcie i nie masz obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, polityka rachunkowości nie jest wymagana. Twoja księgowość JDG podlega wtedy przepisom podatkowym, a nie ustawie o rachunkowości. Możesz rozliczać JDG podatek dochodowy według skali, korzystać z kwoty wolnej od podatku, być czynnym podatnikiem VAT w JDG i nadal nie mieć obowiązku tworzenia polityki rachunkowości, dopóki nie prowadzisz pełnych ksiąg.
Najważniejsze rozróżnienie brzmi więc tak: pełna księgowość oznacza obowiązek polityki rachunkowości, uproszczona księgowość jednoosobowej firmy – nie.
Z praktycznego punktu widzenia większość młodych przedsiębiorców w e-commerce zaczyna od uproszczonej formy. Na tym etapie skup się na poprawnym rozliczaniu JDG podatków, pilnowaniu terminów, prawidłowym ujmowaniu przychodów zgodnie z ustawą o PIT oraz poprawnym rozliczaniu VAT w JDG. Formalna polityka rachunkowości nie będzie ci wtedy potrzebna.
Jeżeli jednak twoja firma rośnie i zbliżasz się do limitu przychodów, warto wcześniej przygotować się mentalnie i organizacyjnie na przejście na pełną księgowość. Wtedy polityka rachunkowości przestaje być teoretycznym pojęciem, a staje się realnym elementem funkcjonowania firmy.
Nawet jeśli nie masz obowiązku ustawowego, dobrym ruchem jest stworzenie własnego, prostego dokumentu z zasadami księgowo-podatkowymi. Kilka stron opisujących formę opodatkowania, moment powstania przychodu, sposób dokumentowania raportów z marketplace i zasady archiwizacji dokumentów może uchronić cię przed wieloma problemami. To nie jest wymóg prawa, ale element dojrzałego podejścia do biznesu.
W kolejnych materiałach możemy przejść o krok dalej i pokazać, jak przygotować politykę rachunkowości krok po kroku w JDG na pełnych księgach, jakie zapisy są najczęściej problematyczne w księgowości ecommerce oraz jak połączyć wymogi ustawy o rachunkowości z realiami sprzedaży online. Dzięki temu przejście z uproszczonej księgowości JDG do pełnej rachunkowości nie będzie szokiem, tylko zaplanowanym etapem rozwoju twojej firmy.
