E-fakturowanie B2B staje się obowiązkowe w Niemczech (e-invoicing Germany)
Spis treści
E-fakturowanie w Niemczech: Najważniejsze kwestie
Od momentu, gdy komisja mediacyjna niemieckiego parlamentu podjęła istotne kroki w celu wprowadzenia Ustawy o Szansach Rozwoju (Wachstumschancengesetz) dnia 21 lutego 2024 roku, kwestie związane z e-fakturowaniem w Niemczech znalazły się w centrum uwagi. Ten kluczowy akt prawny ma na celu zmianę obowiązujących regulacji i wprowadzenie nowych standardów w obszarze fakturowania elektronicznego. Dla przedsiębiorców, w tym również sprzedawców e-commerce, jest to istotne wydarzenie, które wymaga zrozumienia zmian legislacyjnych wpływających na ich codzienne operacje biznesowe.
Chociaż przepisy te są nadal poddawane przeglądowi, ich wpływ na niemieckie regulacje dotyczące podatku VAT oraz standardy e-fakturowania jest znaczący. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że wraz z wprowadzeniem nowych przepisów mogą pojawić się nowe obowiązki oraz zmienić się dotychczasowe praktyki związane z fakturowaniem. Konieczne będzie dostosowanie systemów i procedur do nowych wymogów prawnych, co może wiązać się z inwestycjami w odpowiednie oprogramowanie oraz szkoleniem personelu.
Ważne daty do zapamiętania
1 stycznia 2025:
Wszystkie firmy działające na terenie Niemiec są zobowiązane do odbierania e-faktur w ustrukturyzowanym formacie zgodnym z normą EN 16931. Bez względu na wielkość i obrót, każde przedsiębiorstwo musi być zdolne do przyjęcia i przetworzenia faktury elektronicznej. Odbiorca nie może odmówić przyjęcia prawidłowej e-faktury. Akceptowane formaty to przede wszystkim XRechnung i ZUGFeRD (od wersji 2.0.1), a także inne formaty XML czy EDI zgodne z EN 16931. Zwykłe pliki PDF i faktury papierowe nie spełniają definicji e-faktury i w dalszym ciągu stanowią „inne faktury” — mogą być wystawiane w okresach przejściowych, ale nie są uznawane za faktury elektroniczne. Niemcy nie posiadają centralnego portalu do przesyłania e-faktur B2B; wymiana odbywa się bezpośrednio między partnerami handlowymi.
1 stycznia 2027:
Obowiązek wystawiania e-faktur obejmie firmy z rocznym obrotem przekraczającym 800 000 EUR. Od tego momentu takie przedsiębiorstwa nie będą mogły wysyłać faktur w formacie PDF ani papierowych jako ważnych dokumentów rozliczeniowych — muszą stosować formaty ustrukturyzowane zgodne z EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD lub równoważne). Inne formaty — np. XML czy EDIFACT — będą dopuszczalne jedynie pod warunkiem spełnienia wymogów EN 16931. Obowiązek odbioru e-faktur dla wszystkich firm obowiązuje już od 2025 r. i pozostaje bez zmian.
1 stycznia 2028:
Obowiązek wystawiania e-faktur w formatach zgodnych z EN 16931 obejmie wszystkie firmy operujące na terenie Niemiec w transakcjach B2B, bez względu na ich wielkość i obrót. Oznacza to całkowite zakończenie okresu przejściowego i likwidację możliwości wystawiania faktur papierowych czy w formacie PDF jako dokumentów spełniających wymogi prawne w transakcjach między przedsiębiorcami. Połączenia EDI zachowują ważność, o ile stosowane formaty są zgodne z wymaganiami EN 16931 — nie zostają zakazane automatycznie, lecz muszą zostać dostosowane do nowych standardów.
Czym jest e-faktura?
E-faktura, czyli faktura elektroniczna, to nie tylko prosty plik PDF czy obrazek faktury wysłanej drogą elektroniczną. To kompleksowe rozwiązanie, które obejmuje cały proces wystawiania, przesyłania, odbierania, przetwarzania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Prawdziwe e-faktury są tworzone z wykorzystaniem specjalnych formatów danych, takich jak XML (Extensible Markup Language), które są zgodne z określonymi standardami, w tym normą EN 16931.
Czy faktury w formacie PDF wciąż obowiązują w Niemczech?
Od 1 stycznia 2025 r. zwykły plik PDF nie jest już uznawany za e-fakturę w rozumieniu nowych przepisów — stanowi „inną fakturę”. W okresie przejściowym (2025–2026) faktury PDF i papierowe mogą być nadal wystawiane za zgodą odbiorcy, lecz nie spełniają one definicji e-faktury. Od 1 stycznia 2027 r. firmy z obrotem powyżej 800 000 EUR tracą tę możliwość — muszą wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane zgodne z EN 16931. Dla pozostałych firm okres przejściowy trwa do 31 grudnia 2027 r. Od 1 stycznia 2028 r. faktury w formacie PDF (bez osadzonego XML) nie są już ważne jako dokumenty fakturowania B2B dla żadnej firmy w Niemczech.
Czy nadal można korzystać z EDI?
Elektroniczna wymiana danych (EDI) odgrywa kluczową rolę w procesie przetwarzania faktur i innych dokumentów handlowych od wielu lat. Jednakże, z wprowadzeniem nowych standardów e-fakturowania, pojawiają się pytania dotyczące przyszłości EDI jako narzędzia do wymiany danych handlowych.
Aktualnie, nadal można korzystać z EDI w Niemczech, ale jedynie za zgodą kupującego. Oznacza to, że jeśli obie strony umowy transakcyjnej (kupujący i sprzedający) wyrażają zgodę na korzystanie z EDI, mogą kontynuować wymianę dokumentów w ten sposób. Jednakże, istnieje ważna data do zapamiętania – 1 stycznia 2028 roku.
Po 1 stycznia 2028 r. połączenia EDI będą dozwolone wyłącznie pod warunkiem, że stosowane formaty są zgodne z normą EN 16931. EDI nie jest zakazane samo w sobie — chodzi o zgodność formatu. Firmy korzystające z EDI muszą upewnić się, że ich systemy obsługują ustrukturyzowane formaty EN 16931-zgodne (np. EDIFACT w odpowiedniej konfiguracji), co w praktyce może wymagać aktualizacji lub zmiany konfiguracji istniejących połączeń.
Co to oznacza dla Twojej firmy?
Dostosowanie się do tych zmian będzie kluczowym elementem zapewnienia płynności operacyjnej i konkurencyjności w dynamicznym środowisku biznesowym. Przejście na e-fakturowanie wymagać będzie strategicznego planowania oraz dostosowania obecnych procesów fakturowania do nowych wymagań i standardów.
W razie pytań lub dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów, gotowym służyć pomocą i wsparciem: Skontaktuj się z nami – amavat®.
