Dobra wiadomość jest taka, że składanie sprawozdań w BDO to nie jest czarna magia. Wymaga przygotowania, znajomości kilku zasad i odrobiny cierpliwości, ale można to zrobić samodzielnie, bez wynajmowania wyspecjalizowanej firmy. Żeby ułatwić Ci cały proces, przygotowaliśmy szczegółowy przewodnik, który przeprowadzi Cię krok po kroku – od zalogowania do systemu aż po pobranie potwierdzenia, że wszystko zostało prawidłowo złożone.

Zanim jednak przejdziemy do praktycznej części, trzeba uporządkować podstawy. Najpierw odpowiedzmy sobie na dwa pytania: czym dokładnie jest BDO i kto faktycznie musi składać sprawozdania.

Czym jest BDO?

BDO to skrót od Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. To zintegrowany system teleinformatyczny administracji publicznej, który działa w pełni elektronicznie. Składa się z kilku modułów: rejestru podmiotów, modułu ewidencji oraz modułu sprawozdawczości.

Możesz myśleć o BDO jak o dużym cyfrowym rejestrze, do którego przedsiębiorcy przekazują informacje o swoich obowiązkach środowiskowych. Chodzi tutaj o wprowadzanie na rynek produktów w opakowaniach – czyli kartonów, foliowych kopert, plastikowych wypełniaczy – ale także sprzętu elektrycznego i elektronicznego, baterii, akumulatorów czy innych kategorii objętych regulacjami. System obejmuje więc nie tylko firmy działające bezpośrednio w gospodarce odpadami, lecz również właścicieli e-commerce, którzy sprzedają towary w opakowaniach albo sprowadzają produkty z zagranicy.

W BDO przedsiębiorca składa roczne sprawozdania. Podstawowe z nich dotyczy produktów, opakowań i odpadów powstających z tych opakowań. W niektórych przypadkach trzeba również złożyć sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu nimi. Kluczową zasadą jest to, że sprawozdania należy wysłać do 15 marca roku następującego po roku sprawozdawczym. Jeśli 15 marca wypada w weekend albo święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Wysyłka odbywa się wyłącznie elektronicznie, poprzez system BDO, a dokument trafia do marszałka województwa właściwego dla siedziby przedsiębiorcy.

Kto musi składać sprawozdanie?

Zasada jest prosta: sprawozdania składają te podmioty, które w rozumieniu przepisów wprowadzają na rynek produkty lub opakowania. Do tej grupy należą między innymi przedsiębiorcy importujący towary spoza Polski, producenci pakujący własne wyroby, a także sprzedawcy sprzętu elektrycznego, elektronicznego, baterii czy akumulatorów.

Jeżeli sprowadzasz towar z zagranicy – czy to z Chin, czy z Niemiec albo Czech – i sprzedajesz go w Polsce, stajesz się wprowadzającym produkty w opakowaniach i odpowiadasz za ich raportowanie. Jeżeli tworzysz własne produkty i pakujesz je w kartony, foliowe koperty czy plastikowe woreczki, również powstaje obowiązek sprawozdawczy. Jeżeli sprzedajesz elektronikę albo baterie, wchodzisz w jeszcze bardziej szczegółowe regulacje i musisz raportować dodatkowe dane.

Wielu przedsiębiorców liczy na zwolnienia, ale warto podkreślić ważną rzecz: nie istnieje ogólne zwolnienie z obowiązku składania sprawozdania tylko dlatego, że wprowadzasz małe ilości opakowań. Nawet jeśli generujesz mniej niż tonę opakowań rocznie, nie zwalnia Cię to z wysyłki sprawozdania. Masz wtedy możliwość skorzystania z pewnych uproszczeń w ramach pomocy de minimis lub przekazania części obowiązków organizacji odzysku, co może ograniczyć koszty i formalności, ale roczne sprawozdanie w BDO i tak trzeba wysłać w terminie.

Dobrym przykładem jest mały sklep internetowy z ubraniami. Kupujesz towar od hurtowni w Hiszpanii, a potem wysyłasz paczki do polskich klientów. Wprowadzasz więc na rynek zarówno opakowania producenta, w których przychodzi towar, jak i własne kartony, taśmy i folie użyte do wysyłki zamówień. Każdy z tych strumieni opakowań podlega raportowaniu.

Z punktu widzenia administracji BDO jest narzędziem do zebrania pełnego obrazu: ile opakowań trafia na rynek i jak są one później zagospodarowane. Z punktu widzenia przedsiębiorcy to obowiązek raportowy, ale także część odpowiedzialnego prowadzenia biznesu. Warto pamiętać, że klienci coraz częściej zwracają uwagę na kwestie środowiskowe, a transparentność w tym zakresie może być Twoją przewagą konkurencyjną.

Składanie deklaracji BDO – instrukcja Krok po kroku

Logowanie do systemu BDO

Pierwszym krokiem w całym procesie jest zalogowanie się do systemu BDO. To właśnie przez platformę online odbywa się zarówno wypełnianie formularzy, jak i ostateczne złożenie sprawozdania. Strona logowania znajduje się pod adresem https://rejestr-bdo.mos.gov.pl/User/Login/Login. Warto zapisać ten link w zakładkach przeglądarki, ponieważ będzie Ci potrzebny co najmniej raz w roku.

Wybór metody logowania

System umożliwia kilka sposobów potwierdzenia tożsamości. Najczęściej wykorzystywaną metodą jest Profil Zaufany (eGO), który pozwala zalogować się także poprzez bankowość elektroniczną. Jeśli korzystasz z banku wspierającego logowanie do e-administracji, cała operacja zajmuje kilkadziesiąt sekund. Alternatywą jest logowanie danymi konta, które w wyjątkowych sytuacjach może założyć urząd. To rozwiązanie spotykane jest rzadziej, ale dla niektórych firm pozostaje jedyną opcją.

Rola użytkownika głównego

Niezależnie od tego, jaką metodę wybierzesz, pamiętaj, że w systemie BDO największe znaczenie ma rola użytkownika głównego. To właśnie użytkownik główny ma pełne uprawnienia, w tym prawo do finalnego wysłania sprawozdania. Osoby z uprawnieniami pomocniczymi mogą przygotować i uzupełnić formularze, ale nie mogą ich oficjalnie złożyć. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli korzystasz z pomocy księgowego albo innej osoby w firmie, ostateczne kliknięcie przycisku „złóż sprawozdanie” zawsze będzie należało do Ciebie jako właściciela konta głównego.

Utworzenie nowego sprawozdania

Kiedy masz już za sobą logowanie, kolejnym krokiem jest utworzenie nowego sprawozdania w systemie BDO. To właśnie w tym momencie zaczyna się właściwa część całego procesu, ponieważ od teraz pracujesz już bezpośrednio na formularzu, który po uzupełnieniu zostanie wysłany do urzędu.

Gdzie znaleźć formularz

Po przejściu do panelu głównego wybierz zakładkę Sprawozdawczość, a następnie moduł Sprawozdawczość o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami. To tutaj składa się coroczne sprawozdanie roczne BDO, które dotyczy produktów, opakowań i odpadów powstających po ich wykorzystaniu.

Aby rozpocząć, kliknij przycisk Nowe sprawozdanie.

Wybór okresu i adresata

Pierwszym krokiem w formularzu jest wskazanie okresu sprawozdawczego. Jeżeli przygotowujesz raport za rok 2024, należy wybrać właśnie 2024 z listy.

Kolejne pole dotyczy adresata, czyli organu właściwego do przyjęcia sprawozdania. Jest nim zawsze marszałek województwa, przy czym właściwość urzędu zależy od siedziby Twojej firmy albo miejsca prowadzenia działalności. System na podstawie wprowadzonych wcześniej danych zwykle sam podpowiada odpowiedni urząd, ale warto to sprawdzić i upewnić się, że wskazane jest poprawne województwo.

Określenie kategorii i uzupełnienie danych

W następnym kroku musisz wskazać kategorie, których dotyczy Twoja działalność. W przypadku e-commerce będzie to zazwyczaj kategoria opakowania, ale jeśli oprócz tego wprowadzasz na rynek sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie czy akumulatory, powinieneś zaznaczyć również te pola. To bardzo istotne, ponieważ tylko wybrane kategorie pojawią się później w tabelach sprawozdania.

Formularz poprosi Cię także o uzupełnienie danych podmiotu, takich jak nazwa firmy, numer NIP, adres oraz dane kontaktowe. Gdy wszystkie pola zostaną wypełnione i sprawdzone, możesz kliknąć przycisk Zapisz.

Od tego momentu sprawozdanie zostaje zapisane w systemie i ma status roboczy. Możesz do niego wracać, poprawiać wpisane dane i uzupełniać brakujące informacje aż do momentu, kiedy uznasz, że dokument jest gotowy do wysłania.

Wypełnienie poszczególnych działów sprawozdania

Utworzenie formularza to dopiero początek. Najważniejsza część pracy zaczyna się wtedy, gdy trzeba wypełnić poszczególne działy sprawozdania. To właśnie tutaj system oczekuje od Ciebie najbardziej szczegółowych danych, a ich zakres zależy od tego, jaką działalność prowadzisz i jakie produkty faktycznie wprowadzasz na rynek.

Dział I – Dane podmiotu

Pierwszy dział to czysta formalność, ale nie wolno jej lekceważyć. Wprowadzasz tutaj pełną nazwę firmy, adres siedziby oraz numer rejestrowy BDO, który został nadany przy wpisie do systemu. Wydaje się to banalne, lecz błędy w danych identyfikacyjnych mogą skutkować odrzuceniem całego dokumentu. Dlatego warto porównać wszystko z informacjami widniejącymi w Rejestrze-BDO, aby mieć pewność, że wpisujesz dokładnie to samo.

Działy II–VII – dane o produktach i odpadach

Kolejne działy są już bardziej rozbudowane. To tutaj raportujesz konkretne informacje o produktach, opakowaniach i odpadach, w zależności od tego, czym zajmuje się Twoja firma.

W Dziale II znajdziesz tabele dotyczące opakowań, w Dziale III – sprzętu elektrycznego i elektronicznego, w Dziale IV – baterii i akumulatorów, w Dziale V – olejów, opon i pojazdów, a w Dziale VI – środków ochrony roślin. Dział VII służy natomiast do dodatkowych zestawień i wykazania należnej opłaty produktowej. Każdy przedsiębiorca wypełnia tylko te części, które dotyczą jego działalności – e-commerce zazwyczaj ogranicza się do działu o opakowaniach, ale jeśli sprzedajesz elektronikę albo baterie, system od razu poprosi Cię także o te sekcje.

W tabelach musisz podać ilość i masę wprowadzonych na rynek produktów lub opakowań oraz informacje o tym, co stało się z odpadami, które z nich powstały. System pyta m.in. o to, ile zostało zebrane, zagospodarowane, poddane recyklingowi czy przygotowane do ponownego użycia. Jeżeli korzystasz z usług organizacji odzysku, konieczne jest również wskazanie danych z podpisanych umów. W niektórych przypadkach formularz wymaga załączenia dodatkowych dokumentów – na przykład potwierdzenia wniesienia opłat produktowych albo zestawień przekazanych przez organizację.

Dlaczego precyzja ma znaczenie

Choć wypełnianie tabel bywa żmudne, to właśnie precyzja decyduje o jakości sprawozdania. Jeżeli dane są prawidłowe, urząd przyjmie dokument bez zastrzeżeń, a Ty unikniesz dodatkowych problemów. W razie kontroli będziesz też w stanie wykazać zgodność sprawozdania z dokumentacją wewnętrzną.

Najlepszą praktyką jest prowadzenie na bieżąco prostych zestawień – choćby w arkuszu kalkulacyjnym – gdzie co miesiąc zapisujesz masy opakowań i faktury zakupowe. Dzięki temu przygotowanie rocznego sprawozdania nie zamienia się w gorączkowe liczenie na ostatnią chwilę, tylko w szybkie przeniesienie danych do systemu.

Złożenie sprawozdania

Kiedy wszystkie działy zostały uzupełnione i jesteś pewien, że dane są kompletne, czas na złożenie sprawozdania. To ostatni krok w systemie BDO, w którym dokument przechodzi ze szkicu w oficjalne zgłoszenie przyjęte przez urząd marszałkowski.

Gdzie znaleźć sprawozdanie do wysyłki

Aby przejść do wysyłki, należy wejść w zakładkę Lista Twoich sprawozdań. W tym miejscu system gromadzi wszystkie dokumenty, nad którymi pracowałeś. Nowo utworzone sprawozdanie zawsze ma status Robocze, czyli traktowane jest jako wersja w przygotowaniu, którą można dowolnie edytować i poprawiać. Dokument gotowy do wysłania wybierasz właśnie z tej listy.

Kliknięcie przycisku „Złóż sprawozdanie”

Gdy wszystkie dane są uzupełnione i sprawdzone, wybierasz właściwy dokument i klikasz zielony przycisk „Złóż sprawozdanie”. To właśnie ta czynność jest formalnym złożeniem dokumentu w systemie. Od tej chwili jego treść staje się nieedytowalna, a wszelkie poprawki wymagają już utworzenia korekty.

Potwierdzenie złożenia

Po kliknięciu system wyświetli komunikat potwierdzający wysyłkę oraz automatycznie zmieni status dokumentu na Złożone. To oznacza, że sprawozdanie zostało oficjalnie przyjęte w systemie i trafiło do właściwego marszałka województwa.

Na tym etapie możesz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest elektronicznym dowodem złożenia sprawozdania. UPO należy przechowywać razem z pozostałą dokumentacją środowiskową – taką jak ewidencja opakowań, potwierdzenia wniesionych opłat czy umowy z organizacjami odzysku. W razie kontroli to właśnie UPO stanowi jednoznaczny dowód, że dopełniłeś obowiązku sprawozdawczego w terminie.

Pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO)

Ostatnim etapem całego procesu jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru, czyli UPO. To dokument elektroniczny, który system generuje automatycznie po złożeniu sprawozdania i który stanowi jedyny oficjalny dowód, że obowiązek sprawozdawczy został wykonany w terminie.

Dlaczego UPO jest ważne

Sam komunikat pojawiający się na ekranie po wysyłce nie ma żadnej mocy dowodowej. W razie kontroli liczy się wyłącznie UPO. Jeśli go nie pobierzesz, nie masz potwierdzenia, że Twoje sprawozdanie faktycznie trafiło do właściwego urzędu marszałkowskiego i zostało przez system przyjęte.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest pobranie dokumentu od razu po złożeniu sprawozdania, jeszcze w tej samej sesji logowania. Dzięki temu unikasz ryzyka, że zapomnisz albo później stracisz dostęp do pliku.

Jak przechowywać UPO

Plik z UPO dobrze jest zapisać w kilku miejscach – na komputerze firmowym, w kopii w chmurze oraz na nośniku zewnętrznym. Dokument należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, a w przypadku niektórych sprawozdań, takich jak sprawozdania komunalne, nawet przez 6 lat. Jest to okres, w którym urząd marszałkowski może przeprowadzić kontrolę i zażądać okazania dokumentów.

Dobrą praktyką jest trzymanie UPO razem z całą dokumentacją środowiskową: zestawieniami mas opakowań, fakturami, potwierdzeniami opłat czy umowami z organizacją odzysku. Dzięki temu w razie kontroli masz wszystko w jednym miejscu i bez trudu udowodnisz, że działasz zgodnie z przepisami.

UPO jako element odpowiedzialnego biznesu

Choć wielu przedsiębiorców traktuje UPO jedynie jako formalny załącznik, w rzeczywistości pełni ono istotną rolę. To nie tylko dowód wobec administracji, lecz także jasny sygnał, że Twoja firma działa przejrzyście i odpowiedzialnie.

W czasach, gdy klienci coraz częściej zwracają uwagę na kwestie ekologiczne, kompletna i rzetelnie prowadzona dokumentacja środowiskowa może być Twoją przewagą wizerunkową, budującą zaufanie do marki i pokazującą, że traktujesz obowiązki poważnie.

Korekty i usunięcie sprawozdania

Zdarza się, że po wysłaniu sprawozdania zauważysz błąd albo brak w danych. Na szczęście system BDO przewiduje takie sytuacje i pozwala je naprawić. Możesz to zrobić na dwa sposoby – przez korektę albo, jeśli dokument nie został jeszcze wysłany, przez usunięcie wersji roboczej.

Korekta sprawozdania

Jeżeli sprawozdanie ma status Złożone, nie da się go już edytować. W takiej sytuacji konieczne jest utworzenie korekty. Wystarczy wejść do zakładki Historia sprawozdań, odszukać właściwy dokument i wybrać opcję Nowa korekta.

System otworzy nową wersję formularza, w której możesz nanieść poprawki. Po uzupełnieniu wszystkich pól korekta jest składana dokładnie tak samo jak sprawozdanie pierwotne i również kończy się pobraniem UPO. To ważne, ponieważ korekta ma taką samą moc prawną jak pierwotne sprawozdanie i także musi być przechowywana w dokumentacji firmy razem z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru.

Usunięcie sprawozdania

Inaczej wygląda sytuacja, gdy dokument ma jeszcze status Robocze. Wtedy traktowany jest jedynie jako szkic i nie został oficjalnie wysłany. Jeśli utworzyłeś go przez pomyłkę albo testowo wprowadziłeś dane, możesz skorzystać z opcji Usuń. Dokument znika wtedy z listy i nie pojawia się w systemie jako aktywne sprawozdanie.

Trzeba jednak pamiętać, że sprawozdania ze statusem Złożone usunąć się nie da. Jeśli zauważysz w nich błąd, jedyną możliwą drogą jest właśnie korekta.

Dlaczego to istotne

Możliwość tworzenia korekt i usuwania roboczych wersji daje przedsiębiorcy dużą elastyczność. Dzięki temu nie musisz obawiać się, że każdy drobny błąd będzie miał nieodwracalne skutki.

Ważne jest jednak, by pamiętać o terminach. Pierwotne sprawozdanie zawsze musi być złożone do 15 marca za rok poprzedni. Korektę możesz wysłać później, ale jeśli dokument w ogóle nie został złożony w terminie, korekta nie zwalnia z sankcji. Dlatego najlepiej pilnować daty 15 marca, a w razie konieczności poprawki – złożyć korektę jak najszybciej po wykryciu błędu. To nie tylko ułatwia wyjaśnienia w przypadku kontroli, lecz także pokazuje, że prowadzisz biznes w sposób odpowiedzialny i przejrzysty.

Najczęstsze błędy przy składaniu sprawozdania

Choć sam proces wypełniania formularza w BDO jest logiczny, to w praktyce wielu przedsiębiorców popełnia podobne pomyłki. Część wynika z pośpiechu, inne z braku wiedzy, a niektóre po prostu z nieuwagi. Warto poznać te błędy wcześniej, żeby świadomie ich unikać.

Zły wybór okresu sprawozdawczego

Najczęstszym błędem jest wybranie nieprawidłowego roku sprawozdawczego. System pozwala wskazać rok z rozwijanej listy i łatwo pomylić bieżący z poprzednim. W efekcie dokument ląduje w niewłaściwym okresie, a przedsiębiorca musi składać korektę. Dlatego przed kliknięciem przycisku „Zapisz” warto upewnić się, że raportujesz dokładnie ten rok, którego dotyczy obowiązek.

Brak ujęcia wszystkich kategorii

Drugim typowym problemem jest niezaznaczenie wszystkich kategorii przy tworzeniu sprawozdania. Jeśli prowadzisz e-commerce, zazwyczaj pamiętasz o opakowaniach, ale łatwo zapomnieć o własnych foliopaczkach, kopertach bąbelkowych albo taśmach pakowych. Jeszcze częściej przeoczane są produkty takie jak baterie czy mała elektronika, które również trzeba wykazać w odpowiednich tabelach.

Pomyłki w masach

BDO opiera się w dużej mierze na danych wagowych. W praktyce najwięcej korekt dotyczy właśnie źle wpisanych mas – czy to w kilogramach, czy w tonach. Typowym problemem jest mylenie masy brutto z masą netto albo wpisywanie orientacyjnych wartości „na oko”. Urząd marszałkowski może to zakwestionować, dlatego najlepiej opierać się na realnych danych z faktur i zestawień.

Nieuwzględnienie opakowań wysyłkowych

Właściciele sklepów internetowych często koncentrują się na produktach przychodzących od producenta, a zapominają o własnych opakowaniach wysyłkowych. Tymczasem to właśnie kartony, folie i koperty, w których wysyłasz zamówienia, generują obowiązki w BDO. Brak ich ujęcia to częsty błąd, który w razie kontroli może być trudny do wytłumaczenia.

Brak pobrania UPO

Kolejny klasyk to zapomnienie o pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. System wyświetla komunikat, że sprawozdanie zostało złożone, ale to nie wystarczy – tylko UPO jest dowodem, że dokument faktycznie trafił do urzędu. Bez tego pliku w razie kontroli nie masz niczego, co jednoznacznie potwierdzi złożenie raportu.

Złożenie sprawozdania po terminie

Niektórym przedsiębiorcom wydaje się, że „kilka dni spóźnienia nie zrobi różnicy”. Niestety, termin 15 marca jest nieprzekraczalny. Spóźnione sprawozdanie oznacza ryzyko sankcji finansowych, nawet jeśli ostatecznie dokument został przyjęty. Dlatego lepiej zacząć przygotowania wcześniej, zamiast zostawiać wszystko na ostatnią chwilę.

Dlaczego te błędy są groźne

Każdy z tych błędów prowadzi do dodatkowej pracy – korekt, korespondencji z urzędem, a czasem nawet do kar finansowych. Ale równie ważne jest to, że podważają one wiarygodność Twojej firmy w oczach administracji. Prawidłowe i terminowe sprawozdania świadczą o tym, że biznes działa profesjonalnie i odpowiedzialnie.

Podsumowanie

Składanie sprawozdania w BDO może na początku wydawać się skomplikowane, ale w rzeczywistości jest to proces, który da się przejść krok po kroku. Najpierw trzeba zalogować się do systemu odpowiednią metodą, najlepiej jako użytkownik główny. Następnie należy utworzyć nowe sprawozdanie, wskazać okres sprawozdawczy, adresata oraz kategorie produktów i opakowań. Kluczowym etapem jest wypełnienie poszczególnych działów, w których raportuje się masy i ilości wprowadzonych opakowań czy produktów oraz sposób zagospodarowania odpadów.

Po uzupełnieniu danych sprawozdanie przechodzi ze statusu roboczego do statusu Złożone, kiedy klikniesz przycisk wysyłki. W tym momencie należy pamiętać o pobraniu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), które jest jedynym oficjalnym dowodem, że obowiązek został spełniony. Dokument trzeba przechowywać przez co najmniej pięć lat (a w przypadku sprawozdań komunalnych – sześć).

Jeśli popełnisz błąd, nie jest to koniec świata. System przewiduje możliwość tworzenia korekt albo, jeśli sprawozdanie nie zostało jeszcze wysłane, jego usunięcia. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że pierwotne sprawozdanie musi trafić do systemu do 15 marca – termin ten jest nieprzekraczalny i nie zwalnia z niego nawet późniejsza korekta.

Cały proces sprowadza się więc do trzech filarów: terminowości, dokładności i przechowywania dokumentów. Jeżeli zadbasz o te trzy elementy, sprawozdanie w BDO nie będzie dla Ciebie uciążliwym obowiązkiem, lecz kolejną procedurą biznesową, którą da się ogarnąć sprawnie i bez stresu.

Warto pamiętać, że prawidłowe sprawozdanie to nie tylko wymóg urzędowy. To także sygnał dla Twoich klientów, że prowadzisz działalność przejrzyście i odpowiedzialnie, co w dzisiejszym e-commerce staje się coraz ważniejszym elementem budowania zaufania do marki.

Pamiętaj – nie jesteś w tym sam. Odezwij się do nas i razem załatwimy Twoją rejestrację do BDO!