10 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę szukając firmy księgowej dla e-commerce
Prowadzisz biznes e-commerce i zastanawiasz się nad nawiązaniem współpracy z biurem rachunkowym specjalizującym się w księgowości e-commerce? To dobry ruch, ale zanim powierzysz rachunkowość swojej firmy ekspertom, sprawdź na jakie aspekty zwrócić szczególną uwagę. Oto 10 rzeczy, o których powinieneś pamiętać, wybierając firmę dla księgowości e-commerce!
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing usług finansowych i księgowych. Nie inaczej sytuacja wygląda z branżą e-commerce. Postawienie na wyspecjalizowaną firmę w księgowości dla e-commerce może przynieść wiele korzyści, w tym m.in.: pewność co do prawidłowości rozliczeń, bezpieczeństwo danych księgowych, oszczędność czasu i nerwów oraz możliwość skupienia się wyłącznie na rozwoju swojego biznesu i maksymalizacji zysków.
By jednak tak się stało, warto dobrze przemyśleć, z jaką firmą oferującą usługi księgowości e-commerce nawiążemy współpracę. A znalezienie podmiotu z profesjonalnym doradztwem i kompleksowymi usługami finansowo-księgowymi nie jest wcale łatwym zadaniem. By wybrać właściwego partnera biznesowego, oprócz ceny, należy także rozważyć wiele innych kwestii. Prezentujemy najważniejsze z nich!
Kompleksowość usług w ramach księgowości e-commerce
Bardzo ważne, aby firma oferowała kompleksowe usługi w zakresie księgowości dla e-commerce, m.in. prowadzenie pełnej księgowości e-commerce, prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, analizę dokumentów księgowych, rozliczenia podatkowe, sporządzanie deklaracji, raportów i sprawozdań, doradztwo podatkowe w oparciu o międzynarodowe przepisy, obsługę kadrowo-płacową czy też reprezentowanie klienta przed odpowiednimi urzędami i organami państwowymi, w tym US, ZUS czy PFRON.
W związku z tym firma zajmująca się księgowością e-commerce powinna mieć nie tylko wiedzę podatkową czy księgową, ale także HR-ową. Dzięki temu będzie ona mogła, na zasadzie outsourcingu, przejąć całą obsługę prawno-finansową klienta.
Specjalizacja w księgowości dla e-commerce
Z drugiej strony, obok kompleksowości usług, warto by podmiot, któremu powierzymy naszą księgowość e-commerce specjalizował się właśnie w tej dziedzinie. Obsługa finansowo-księgowa w branży e-commerce wymaga bowiem konkretnej wiedzy z zakresu podatków, księgowości oraz międzynarodowego handlu, a także głębokiego zrozumienia specyfiki biznesu e-commerce. Dodatkowo wymagany jest dostęp do zaawansowanych narzędzi i znajomość funkcjonowania platform sprzedażowych oraz systemów płatności w sektorze e-commerce.
Bezpieczeństwo w zgodzie z najwyższymi standardami, ochrona i kontrola danych w księgowości e-commerce
Korzystając z usług outsourcingowej firmy księgowej czy biura rachunkowego, przekazujemy zewnętrznemu klientowi bardzo ważne dane osobowe i finansowe dotyczące naszego biznesu. Dlatego kwestia bezpieczeństwa i ochrony tych danych jest bardzo ważna. Przy wyborze warto kierować się tym, żeby firma prowadząca księgowość e-commerce korzystała ze specjalnych narzędzi pozwalających na ochronę, szyfrowanie i zapobieganie wyciekowi czy utracie danych swoich klientów.
Nowoczesny system księgowy i portal klienta
Firma zajmująca się księgowością e-commerce powinna dysponować zaawansowanym i nowoczesnym systemem księgowym oraz portalem klienta, w którym w każdym momencie będziemy mogli sprawdzić wszystkie niezbędne dane finansowo-księgowe, w tym np. informacje o wysokości podatku VAT należnego za dany okres w poszczególnych krajach, złożone deklaracje VAT czy listy przesłanych danych transakcyjnych. Portal pozwoli także na automatyzację procesu gromadzenia dokumentów i transakcji do rozliczeń oraz szybki kontakt z obsługującym naszą firmę podmiotem.
Często taki portal/system księgowy zewnętrznej firmy jest rozbudowany o dodatkowe funkcjonalności, jak choćby możliwość raportowania, kontrolingu finansowego czy windykacji należności, a także zawiera najnowsze zmiany przepisów prawnych i podatkowych.
Zdalny dostęp do dokumentacji księgowej 24/7 i transakcje w czasie rzeczywistym
Z poprzednim punktem wiążę się kolejny ważny aspekt – przekazując księgowość e-commerce wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej powinniśmy otrzymać możliwość zdalnego dostępu do wszystkich naszych dokumentów księgowych, finansowych, raportów oraz deklaracji w czasie rzeczywistym przez całą dobę.
Dzięki tak nowoczesnym technologiom mamy stały podgląd na status prowadzonych rozliczeń i sprawozdań oraz innych spraw. Odpada także kwestia lokalizacji firmy świadczącej usługi księgowości dla e-commerce. Możemy spokojnie nawiązać współpracę z podmiotem na drugim końcu Polski czy globu, wiedząc, że mamy ciągły dostęp do naszych finansów i danych księgowych.
Doświadczony podmiot i zespół księgowy w zakresie e-commerce
W prowadzeniu zewnętrznej księgowości e-commerce najważniejsze jest doświadczenie firmy oraz jej pracowników w branży związanej z funkcjonowaniem sklepów internetowych. Doświadczenie ekspertów gwarantuje prawidłowość wykonanych rozliczeń, elastyczność i umiejętność radzenia sobie w różnych, indywidualnych sytuacjach podatkowo-księgowych. Dodatkowo odpowiedzialność za ewentualne pomyłki księgowe powinna być zapisana w umowie o współpracę. Warto również sprawdzić referencje.
Profesjonalny kontakt i dedykowany opiekun klienta
Bardzo ważne jest, aby firma zajmująca się księgowością dla e-commerce zaproponowała nam dedykowanego opiekuna klienta, który na bieżąco będzie rozwiązywał ewentualne wątpliwości, pozostanie z nami w stałym kontakcie i będzie pilnował naszych spraw. Dodatkowo warto sprawdzić, w jaki sposób funkcjonuje nasz potencjalny partner – czy możemy liczyć na łatwy, szybki i bezpośredni kontakt, w sprawach księgowości e-commerce, poprzez wskazane ścieżki komunikacji.
Międzynarodowe certyfikaty oraz otoczenie biznesowe
E-commerce przekracza granice a firmy z tej branży oferują swoje usługi i towary na całym świecie. W związku z tym, powierzając księgowość e-commerce zewnętrznemu podmiotowi, warto, żeby miał on zagraniczne kontakty, był członkiem odpowiednich organizacji biznesowych oraz dysponował międzynarodowymi certyfikatami, potwierdzającymi jego umiejętności i potencjał.
Dobrze, żeby podmiot, specjalizujący się w księgowości dla e-commerce, współpracował z kancelariami podatkowymi i firmami księgowymi na terenie całej Europy. Dzięki takiej sieci dużo łatwiej jest mu świadczyć usługi związane z międzynarodowymi transakcjami, w zgodności z szybko zmieniającymi się przepisami podatkowymi w różnych krajach.
Indywidualne analizy w ramach księgowości dla e-commerce. Wsparcie rozwoju naszego biznesu
Doświadczona firma, specjalizująca się w księgowości e-commerce, powinna zaoferować unikalne, indywidualne analizy dostosowane do naszego biznesu i konkretnych potrzeb. Wszystko po to, by znaleźć najlepsze strategie optymalizacji finansowo-podatkowej, która dodatkowo rozwinie nasz biznes. Oprócz tego, specjalistyczny podmiot pomoże zidentyfikować korzyści podatkowe, które pozwolą poprawić finanse naszej firmy.
Przejrzysty i konkurencyjny system cenowy
Ostatni a dla wielu najważniejszy punkt. Cena zawsze będzie w dużym stopniu definiować nasze decyzje biznesowe i wybór konkretnego podmiotu. Warto jednak przede wszystkim stawiać nie na najniższą cenę, a na najlepszy stosunek jakości do ceny, oferowany przez firmę specjalizującą się w księgowości e-commerce.
Dodatkowo warto postawić na przejrzystą politykę cenową, nieuzależnioną od ilości dokonywanych transakcji czy liczby dokumentów. Wiele podmiotów, zajmujących się księgowością dla e-commerce, oferuje różnorodne pakiety cenowe, szyte na miarę dla konkretnych przedsiębiorstw.
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym lub zarządzającym firmą e-commerce, który dąży do optymalizacji kosztów i procesów finansowych, docenia łatwy dostęp do analizy informacji finansowych oraz nie boi się nowoczesnych technologii, to amavat® stanowi idealne wsparcie w obszarze księgowości dla Twojego biznesu e-commerce.
Skontaktuj się z nami już dziś!
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące księgowości e-commerce lub innych zagadnień, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami: kontakt – amavat®
Zespół amavat®
Jesteśmy niezależnym członkiem HLB. THE GLOBAL ADVISORY AND ACCOUNTING NETWORK.
