Transakcje B2B w Unii Europejskiej – zasady VAT

Jednym z kluczowych zagadnień, z którym mierzy się każda firma działająca międzynarodowo, jest VAT UE. Zasady rozliczania tego podatku w transakcjach B2B (czyli między firmami) mogą się znacznie różnić od standardowych krajowych procedur. A to dopiero początek – pojawiają się też takie pojęcia jak NIP europejski, rejestracja VAT UE, mechanizm odwrotnego obciążenia czy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Jeśli prowadzisz firmę i planujesz (albo już realizujesz) sprzedaż do innych krajów UE, dobrze trafiłeś. Celem tego wpisu jest proste, konkretne i aktualne przedstawienie najważniejszych zasad dotyczących VAT w transakcjach B2B w Unii Europejskiej. Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez wszystkie kluczowe zagadnienia, podpowiemy, o czym trzeba pamiętać i pokażemy, jak uniknąć najczęstszych błędów.

Gotowy? No to zaczynamy – czas rozgryźć VAT UE w praktyce!

Czym są transakcje B2B w UE i dlaczego VAT ma znaczenie?

Zacznijmy od podstaw. Transakcje B2B (czyli Business to Business) to wszelkie działania handlowe pomiędzy firmami – sprzedaż towarów, świadczenie usług, outsourcing, podzlecanie projektów. W odróżnieniu od modelu B2C, w którym klientem jest osoba fizyczna, transakcje B2B odbywają się wyłącznie między przedsiębiorcami. A kiedy dodamy do tego wspólny rynek Unii Europejskiej – robi się jeszcze ciekawiej.

Na terenie UE firmy mogą sprzedawać towary i usługi kontrahentom z innych krajów członkowskich bez przeszkód celnych. Brzmi świetnie, prawda? Aby jednak taki handel był bezpieczny i przejrzysty podatkowo, niezbędny jest wspólny system rozliczania – właśnie dlatego zasady VAT UE odgrywają tu tak dużą rolę.

VAT UE – o co w tym chodzi?

VAT, czyli podatek od wartości dodanej, zna każdy przedsiębiorca. Ale VAT UE rządzi się nieco innymi prawami niż standardowe rozliczenia krajowe. W transakcjach B2B między firmami z różnych państw członkowskich bardzo często to nie sprzedawca nalicza VAT, lecz nabywca – zgodnie z tzw. mechanizmem odwrotnego obciążenia (reverse charge).

Jeśli Twoja firma sprzedaje coś kontrahentowi z innego kraju UE, musisz zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii:

Kto rozlicza podatek VAT? – Czy to Twoja firma, czy może nabywca?
Czy Twój kontrahent posiada ważny NIP europejski (numer VAT UE)? Sprawdzisz go w systemie VIES.
Czy spełniasz warunki do zastosowania stawki 0% VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT)?
Jak udokumentować transakcję, żeby uniknąć niepotrzebnych problemów i kosztów?

Jeśli sprzedajesz towary firmie z innego państwa członkowskiego, taka transakcja – przy spełnieniu odpowiednich warunków – może zostać uznana za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), natomiast nabycie tych towarów przez Twojego kontrahenta to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Co to oznacza w praktyce? Możliwość zastosowania stawki 0% VAT – o ile obie firmy są zarejestrowane do VAT UE, posiadają aktywny NIP europejski i spełniają wymagania formalne.

Dlaczego VAT UE ma aż takie znaczenie?

Wspólny rynek Unii Europejskiej działa jak jeden wielki obszar gospodarczy. Teoretycznie możesz sprzedawać produkty z Polski do Niemiec, Czech czy Hiszpanii niemal tak samo łatwo, jak do innego miasta w swoim kraju. Ale żeby to było możliwe w praktyce, potrzebne są spójne, dobrze zharmonizowane przepisy podatkowe – i właśnie tutaj wchodzi w grę VAT UE.

Dzięki unijnym zasadom:

unikasz podwójnego opodatkowania tej samej transakcji,
masz jasność, kto rozlicza podatek – Ty czy Twój kontrahent,
korzystasz z uproszczeń, takich jak rejestracja VAT UE w jednym lub kilku krajach,
nie musisz martwić się lokalnymi niuansami podatkowymi w każdym państwie członkowskim,
transakcje są przejrzyste, lepiej udokumentowane i łatwiejsze do skontrolowania.

A jeśli Twoja firma działa również w sektorze B2C, możesz dodatkowo skorzystać z systemu OSS (One Stop Shop) – uproszczonego modelu rozliczania VAT przy sprzedaży do konsumentów w innych krajach UE.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) – podstawy

Jeśli Twoja firma sprzedaje towary kontrahentowi z innego kraju Unii Europejskiej, istnieje duże prawdopodobieństwo, że masz do czynienia z tzw. wewnątrzwspólnotową dostawą towarów, czyli po prostu WDT.

Co to jest WDT i kiedy ma zastosowanie?

WDT to transakcja, w której towary fizycznie opuszczają terytorium jednego kraju UE i trafiają do firmy z innego państwa członkowskiego. Kluczowe są tutaj dwa warunki:

Zarówno sprzedawca, jak i nabywca muszą być zarejestrowani do VAT UE i posiadać aktywny NIP europejski (można go sprawdzić w systemie VIES),
Towar musi realnie opuścić kraj sprzedawcy i zostać dostarczony do innego kraju Unii Europejskiej.

Dla przykładu: prowadzisz firmę w Polsce i sprzedajesz towar firmie w Niemczech. Jeśli obie strony mają ważny NIP europejski, towar zostaje przetransportowany i wszystko jest odpowiednio udokumentowane – możesz zastosować stawkę 0% VAT.

Warunki zastosowania stawki 0% VAT przy WDT

Stawka 0% VAT w transakcjach WDT jest możliwa, ale tylko przy spełnieniu konkretnych warunków. Co musisz zrobić, by skorzystać z tej preferencji?

✔ Rejestracja VAT UE – zarówno Ty, jak i Twój klient musicie być zarejestrowani do transakcji unijnych. Posiadanie ważnego NIP-u europejskiego to absolutna podstawa. Sprawdź jego ważność w systemie VIES.

✔ Fizyczne przemieszczenie towaru – musisz posiadać dowód, że towar faktycznie opuścił Twój kraj i został dostarczony do innego państwa UE. Transport może być zorganizowany przez Ciebie, nabywcę lub zewnętrznego przewoźnika.

✔ Poprawna dokumentacja – konieczne jest zgromadzenie dokumentów przewozowych (np. CMR, faktura od firmy transportowej, potwierdzenie odbioru towaru). Faktura powinna zawierać informację o zastosowaniu stawki 0% VAT z tytułu WDT.

🔴 Uwaga: W przypadku WDT nie stosuje się adnotacji „odwrotne obciążenie” – to inny mechanizm, który omówimy w kolejnej części.

Obowiązki dokumentacyjne przy WDT

Poprawne rozliczenie VAT UE przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów to nie tylko wystawienie faktury. Oto, co musisz dopilnować:

✔ Weryfikacja NIP europejskiego – przed wystawieniem faktury sprawdź, czy kontrahent jest zarejestrowany do VAT UE. Brak aktywnego numeru oznacza, że nie możesz zastosować stawki 0%.

✔ Dowody dostawy – dokumenty potwierdzające fizyczny transport towaru są kluczowe. Najczęściej są to dokumenty CMR, faktura przewoźnika lub pisemne potwierdzenie odbioru od klienta. Jeśli kontrahent odbiera towar osobiście, warto poprosić go o pisemne oświadczenie, że towar dotarł do jego kraju.

✔ Deklaracja VAT i informacja VAT-UE – każdą transakcję WDT należy ująć w krajowej deklaracji VAT oraz w formularzu VAT-UE (tzw. informacja podsumowująca). Co ważne, VAT-UE składa się co miesiąc – niezależnie od tego, czy VAT rozliczasz miesięcznie, czy kwartalnie.

Dlaczego dokumentacja WDT jest tak ważna?

Brak któregoś z powyższych elementów może sprawić, że urząd skarbowy zakwestionuje zastosowanie stawki 0% VAT. W konsekwencji możesz zostać zobowiązany do naliczenia i zapłacenia VAT według krajowej stawki. To realne ryzyko dodatkowych kosztów, których można uniknąć – wystarczy zadbać o porządną dokumentację i rejestrację do VAT UE.

Mechanizm odwrotnego obciążenia – kto rozlicza VAT?

Jeśli działasz w modelu B2B i masz klientów w innych krajach Unii Europejskiej, prędzej czy później natkniesz się na pojęcie odwrotnego obciążenia VAT, znanego też jako reverse charge. Na pierwszy rzut oka brzmi jak coś skomplikowanego, ale w rzeczywistości to dość logiczny system, który może znacząco uprościć rozliczenia między firmami.

Czym jest mechanizm reverse charge?

W tradycyjnym modelu to sprzedawca nalicza VAT i przekazuje go do urzędu skarbowego. Ale w systemie reverse charge działa to odwrotnie – to nabywca usługi lub towaru rozlicza VAT w swoim kraju. Sprzedawca natomiast wystawia fakturę bez podatku VAT.

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę w Polsce i świadczysz usługę francuskiej firmie. Obie firmy mają aktywny NIP europejski i są zarejestrowane do VAT UE. Nie musisz doliczać francuskiego VAT – Twój klient rozlicza go samodzielnie we Francji. Ty wystawiasz fakturę bez podatku, z odpowiednią adnotacją o odwrotnym obciążeniu.

Kiedy i gdzie stosuje się reverse charge?

Mechanizm odwrotnego obciążenia obowiązuje głównie w transakcjach B2B wewnątrz UE. Dotyczy zarówno usług, jak i nabycia towarów, choć nie każdej sytuacji. Oto najczęstsze przykłady:

✔ Usługi doradcze, IT, marketingowe, prawne – np. polska agencja świadczy usługi firmie w Hiszpanii. Obie firmy są zarejestrowane do VAT UE. Hiszpański klient rozlicza VAT lokalnie (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT).

✔ Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – niemiecka firma kupuje towar od firmy w Polsce. Towar trafia do Niemiec, a niemiecki nabywca wykazuje VAT należny i naliczony u siebie.

✔ Usługi elektroniczne i telekomunikacyjne – w przypadku transakcji B2B, reverse charge nadal działa. Dla B2C obowiązuje inny system, np. OSS (One Stop Shop).

🔴 Uwaga: Nie myl WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) z reverse charge! Choć na fakturze WDT też nie ma VAT, podlega ona innym przepisom – to osobna kategoria, regulowana m.in. przez art. 42 ustawy o VAT.

Reverse charge – kiedy nie działa?

➜ Brak aktywnego numeru VAT UE kontrahenta – jeśli klient nie ma ważnego NIP-u europejskiego, nie możesz zastosować reverse charge. Trzeba doliczyć krajowy VAT.

➜ Transakcje B2C – odwrotne obciążenie dotyczy tylko transakcji między firmami. W przypadku sprzedaży do osób fizycznych (np. klienta z Niemiec), stosuje się inne procedury (np. OSS, IOSS).

Korzyści reverse charge – dlaczego warto znać ten mechanizm?

✔ Mniej biurokracji dla sprzedawcy – nie musisz analizować stawek VAT obowiązujących w krajach kontrahentów ani składać deklaracji za granicą. Czasami nawet nie potrzebujesz dodatkowej rejestracji VAT UE poza Polską.

✔ Bezpieczniejsze rozliczenia podatkowe – nabywca rozlicza VAT u siebie, zgodnie z lokalnymi przepisami. To zmniejsza ryzyko pomyłek po stronie sprzedawcy.

✔ Ujednolicone przepisy w całej Unii Europejskiej – wszystko opiera się na wspólnej dyrektywie VAT (2006/112/WE), co sprawia, że zasady są dość spójne niezależnie od kraju.

Pułapki, których lepiej unikać

Brak weryfikacji NIP-u europejskiego – zawsze sprawdzaj numer VAT UE klienta w systemie VIES. To szybkie, proste i kluczowe dla poprawności całej transakcji.
Błędy na fakturze – na fakturze musi pojawić się informacja „odwrotne obciążenie” lub – jeszcze lepiej – zapis w języku angielskim: Reverse charge – Article 196 of Directive 2006/112/EC.
Brak zgłoszenia w VAT-UE – jeśli świadczysz niektóre usługi dla kontrahenta z UE (np. usługi niematerialne), powinieneś wykazać je w informacji podsumowującej VAT-UE. Brak takiego zgłoszenia może skutkować problemami przy kontroli.

Sprzedaż usług B2B – miejsce opodatkowania

Sprzedajesz usługi firmom z innych krajów Unii Europejskiej? Świetna decyzja – to ogromny rynek i ogromny potencjał! Ale zanim zaczniesz wystawiać faktury bez VAT, musisz wiedzieć jedno: gdzie właściwie rozliczyć podatek VAT? W transakcjach B2B (czyli między firmami), odpowiedź na to pytanie zależy od… miejsca opodatkowania.

Jak ustalić miejsce świadczenia usług B2B?

W transakcjach B2B w ramach UE obowiązuje tzw. zasada kraju nabywcy – zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Mówiąc prościej: usługa jest opodatkowana w kraju, w którym nabywca ma siedzibę działalności gospodarczej.

Co to oznacza dla Ciebie jako usługodawcy?

Wystawiasz fakturę bez VAT,
Stosujesz reverse charge (odwrotne obciążenie),
A Twój kontrahent rozlicza podatek u siebie – zgodnie z lokalnymi przepisami VAT.

🔴 Uwaga: Warunkiem skorzystania z tej zasady jest to, że obie strony muszą być zarejestrowane do VAT UE i posiadać ważny NIP europejski. Zawsze warto sprawdzić ten numer w systemie VIES.

Dlaczego zasada kraju nabywcy ma znaczenie?

Zasada ta upraszcza życie przedsiębiorcom i pozwala uniknąć chaosu podatkowego w transgranicznych usługach. Gdybyś musiał znać i stosować stawki VAT z każdego z 27 krajów członkowskich – byłoby to czyste szaleństwo.

Dzięki reverse charge i rejestracji VAT UE wystarczy, że zadbasz o poprawność dokumentów, a rozliczenie podatku zostawiasz klientowi. To również oznacza, że nie musisz rejestrować się do VAT w każdym kraju odbiorcy, co oszczędza czas, pieniądze i nerwy.

Ale uwaga – są wyjątki!

Nie wszystkie usługi rozlicza się według zasady kraju nabywcy. Oto najważniejsze wyjątki, które warto znać:

➜ Usługi doradcze, marketingowe, prawne, IT

– To tzw. usługi niematerialne. Tu zasada kraju nabywcy działa bez zarzutu. Wystarczy aktywny NIP europejski po obu stronach, a VAT rozlicza nabywca (reverse charge).

➜ Usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze

– W modelu B2B obowiązuje nadal zasada kraju nabywcy. Ale w B2C (czyli dla osób prywatnych) VAT rozlicza się tam, gdzie konsument korzysta z usługi. Wówczas konieczna może być rejestracja VAT UE w innych krajach lub korzystanie z procedury OSS.

➜ Usługi związane z nieruchomościami

– Tu obowiązuje lokalna zasada: VAT rozlicza się w kraju, gdzie znajduje się nieruchomość – bez względu na miejsce siedziby nabywcy (art. 28e ustawy o VAT).

➜ Usługi transportowe

– Zależy od rodzaju. W klasycznym transporcie towarów między firmami wewnątrz UE obowiązuje zasada kraju nabywcy (art. 28b). Ale usługi pomocnicze czy transport osób mogą podlegać innym regułom.

Jak uniknąć błędów przy sprzedaży usług B2B?

Sprawdzaj NIP europejski – tylko przy aktywnym numerze VAT UE możesz wystawić fakturę bez VAT. Najlepiej korzystać z systemu VIES.

Dodawaj odpowiednie adnotacje na fakturze – dodaj np.: „reverse charge” lub
„VAT to be accounted for by the recipient under Article 196 of Directive 2006/112/EC”.

Zgłaszaj transakcje w informacji VAT-UE – dotyczy to np. usług niematerialnych objętych art. 28b. Jeśli kontrahent nie ma ważnego NIP-u europejskiego, musisz wystawić fakturę z polskim VAT – nie ma wtedy mowy o reverse charge.

Rejestracja VAT w innych krajach UE – kiedy jest konieczna?

W idealnym scenariuszu wystarczyłoby zarejestrować się do VAT w Polsce i swobodnie działać na całym rynku Unii Europejskiej. Niestety – rzeczywistość jest trochę bardziej skomplikowana. W wielu przypadkach polski numer VAT UE nie wystarczy, a Twoja firma będzie zobowiązana do rejestracji VAT również w innych państwach członkowskich.

Kiedy tak się dzieje? I co dokładnie musisz wtedy zrobić? Sprawdź poniżej.

Rejestracja VAT UE – kiedy Polska nie wystarczy?

Działasz w modelu B2B i rozliczasz VAT w systemie reverse charge? To super – w wielu przypadkach wystarczy. Ale są sytuacje, w których musisz uzyskać lokalny NIP europejski i zarejestrować się jako podatnik VAT w innym kraju UE. Najczęściej dotyczy to momentu, gdy fizycznie przechowujesz lub wysyłasz towary z innego kraju niż Polska.

Korzystasz z magazynu w innym kraju UE? Czeka Cię lokalna rejestracja VAT

Jeśli składowanie towaru odbywa się w innym państwie członkowskim – nawet tymczasowo – oznacza to, że prowadzisz działalność na jego terytorium. A to wiąże się z obowiązkiem:

lokalnej rejestracji VAT UE,
uzyskania numeru VAT przypisanego do danego kraju (widocznego później w systemie VIES),
składania lokalnych deklaracji VAT zgodnie z obowiązującym prawem.

Przykład: Korzystasz z magazynu we Francji (np. w modelu fulfillment) i wysyłasz stamtąd towar do francuskich klientów – zarówno firm, jak i konsumentów. To oznacza, że musisz uzyskać francuski NIP europejski i rozliczać VAT właśnie tam.

Dropshipping i rejestracja VAT – na co uważać?

Sprzedajesz w modelu dropshipping? Super – ale pamiętaj, że miejsce, z którego wysyłany jest towar, ma kluczowe znaczenie. Jeśli wysyłka następuje z magazynu w innym kraju UE, a Ty formalnie występujesz jako sprzedawca – to właśnie Ty jesteś odpowiedzialny za rozliczenie VAT w kraju wysyłki.

➜ Magazyn w Niemczech, sprzedaż do niemieckiego klienta? → potrzebny niemiecki numer VAT.
➜ Magazyn w Czechach, sprzedaż do czeskiego konsumenta? → konieczna czeska rejestracja VAT.

Generalna zasada: miejsce rozpoczęcia transportu = miejsce powstania obowiązku podatkowego. A jeśli to nie Polska – polski VAT UE nie wystarczy.

Inne sytuacje, w których potrzebna jest lokalna rejestracja VAT UE

➜ Import towarów spoza UE z odprawą celną w innym państwie UE
Przykład: Importujesz towar z Chin, który jest odprawiany w Holandii, a potem jedzie dalej do Niemiec. Obowiązek podatkowy z tytułu importu powstaje w Holandii, więc tam musisz się zarejestrować do VAT.

➜ Dostawa towarów do klienta bez aktywnego numeru VAT UE
Jeśli odbiorca w UE nie ma ważnego NIP-u europejskiego, nie możesz zastosować stawki 0% dla WDT. Wówczas musisz rozliczyć VAT w kraju dostawy – co wiąże się z lokalną rejestracją VAT.

➜ Sprzedaż B2C przekraczająca próg 10 000 EUR rocznie
Sprzedajesz towary konsumentom w różnych krajach UE? Gdy przekroczysz próg 10 000 EUR (rocznie, netto), masz dwie opcje:

rejestrować się lokalnie w każdym kraju odbiorcy, lub
skorzystać z systemu OSS (One Stop Shop) – o którym poniżej.

System OSS – kiedy może się przydać?

OSS (One Stop Shop) to unijny system umożliwiający rozliczanie VAT od sprzedaży B2C w całej Unii Europejskiej z poziomu jednego państwa – np. z Polski. Dzięki niemu nie musisz mieć osobnej rejestracji VAT UE w każdym kraju, w którym sprzedajesz towary konsumentom.

🟢 Dotyczy tylko sprzedaży B2C (czyli do osób fizycznych).
🔴 Nie działa przy sprzedaży B2B – tutaj obowiązują klasyczne zasady i lokalna rejestracja VAT pozostaje koniecznością w wielu przypadkach.

Dokumentacja i weryfikacja transakcji B2B

Sprzedaż B2B w Unii Europejskiej to nie tylko faktura i wysyłka towaru. Aby skorzystać z preferencyjnych zasad rozliczania VAT UE – zwłaszcza stawki 0% przy WDT – musisz zadbać o coś jeszcze: kompletną i poprawną dokumentację. Bez tego możesz mieć więcej problemów niż korzyści.

Co musi zrobić sprzedawca? Twoje obowiązki krok po kroku

Żeby nie zapłacić VAT-u w Polsce przy sprzedaży do innego kraju UE (czyli móc zastosować stawkę 0%), musisz spełnić kilka kluczowych warunków.

Zweryfikuj NIP europejski kontrahenta

Zacznij od sprawdzenia, czy Twój klient jest zarejestrowany do VAT UE. Najlepszy i najszybszy sposób to system VIES.

Jeśli numer VAT nie jest aktywny – nie masz prawa wystawić faktury ze stawką 0%. W takiej sytuacji musisz doliczyć krajowy VAT.

💡 Pro tip: Wydrukuj wynik z VIES lub zapisz jako PDF i trzymaj go razem z fakturą – może się przydać w razie kontroli.

Zadbaj o dowody dostawy

Aby móc zastosować 0% VAT UE przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT), musisz posiadać dowody na to, że towar faktycznie opuścił Polskę i trafił do innego kraju UE. Dokumenty, które warto mieć:

- list przewozowy (np. CMR),
- faktura za transport od przewoźnika,
- potwierdzenie odbioru towaru przez kontrahenta,
- ewentualnie pisemne oświadczenie nabywcy, że towar dotarł na miejsce.

Im więcej dokumentów – tym lepiej. Urzędy skarbowe naprawdę to lubią.

Wykazuj transakcję w deklaracjach

Oprócz wystawienia faktury, pamiętaj o:

- ujęciu transakcji w deklaracji VAT,
- złożeniu informacji podsumowującej VAT-UE (formularz VAT-UE), w której wskazujesz numer VAT klienta i wartość dostawy.

Bez tego urząd może uznać, że nie dopełniłeś obowiązków formalnych – a wtedy…

Co grozi za brak dokumentacji?

To właśnie tu czai się największe ryzyko. Jeśli nie masz pełnej dokumentacji lub nie wykazałeś transakcji w deklaracjach, urząd skarbowy może… cofnąć Ci stawkę 0% i nakazać rozliczenie VAT według polskich zasad.

Czyli w skrócie:

zamiast 0% – doliczasz 23% VAT,
musisz dopłacić podatek z własnej kieszeni,
często też z odsetkami.

Jak zabezpieczyć się przed błędami? Praktyczne wskazówki

Zawsze sprawdzaj NIP europejski w VIES – najlepiej przy każdej transakcji, nawet jeśli współpracujecie od lat.
Zbieraj i archiwizuj dokumenty transportowe – w formie papierowej lub elektronicznej. Upewnij się, że są podpisane i kompletne.
Dodawaj odpowiednie adnotacje na fakturze – np. „odwrotne obciążenie” w przypadku reverse charge, lub „WDT – stawka 0% VAT”.
Prowadź ewidencję VAT-UE i składaj informacje podsumowujące w terminie – najlepiej z pomocą specjalisty, które zna temat VAT UE od podszewki.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Transakcje B2B w Unii Europejskiej mogą wydawać się na pierwszy rzut oka skomplikowane, ale przy odrobinie porządku i znajomości zasad naprawdę da się je ogarnąć bez stresu. Poniżej znajdziesz praktyczne podsumowanie najważniejszych informacji, które pomogą Ci sprawnie działać w obszarze VAT UE, nie narażając się na błędy i niepotrzebne koszty.

O czym trzeba pamiętać przy transakcjach B2B w UE?

Jeśli sprzedajesz towary do innego kraju UE, możesz skorzystać ze stawki 0% VAT, ale tylko wtedy, gdy towar faktycznie opuścił Polskę, a nabywca posiada ważny NIP europejski.
W usługach B2B obowiązuje zasada kraju nabywcy – czyli to on rozlicza VAT u siebie, a Ty wystawiasz fakturę bez VAT.
Koniecznie weryfikuj numer VAT UE w systemie VIES – brak aktywnego numeru = brak preferencyjnych zasad.
Pamiętaj o obowiązkach dokumentacyjnych: potwierdzenie transportu, kompletna faktura, informacja VAT-UE.
Jeśli korzystasz z magazynów lub prowadzisz dropshipping z terytorium innego kraju – sprawdź, czy nie jest wymagana lokalna rejestracja VAT UE.
Błędy formalne mogą Cię słono kosztować – stawka 0% zostanie zakwestionowana i zapłacisz VAT według krajowej stawki, często z odsetkami.

Twoja praktyczna checklista – sprawdź przed każdą transakcją:

Czy Twój klient ma aktywny NIP europejski i sprawdziłeś go w VIES?
Czy posiadasz dokumenty potwierdzające dostawę towaru za granicę (np. CMR, potwierdzenie odbioru)?
Czy poprawnie określiłeś miejsce opodatkowania usług (kraj nabywcy czy może nieruchomość, transport, itd.)?
Czy faktura zawiera właściwe oznaczenie, np. „reverse charge”?
Czy zgłosiłeś transakcję w systemie VAT-UE (informacja podsumowująca)?
Czy w przypadku sprzedaży B2C przekroczyłeś próg 10 000 euro i wybrałeś OSS lub rejestrację lokalną?
Czy Twoja firma jest właściwie zarejestrowana do VAT UE, a jeśli trzeba – również w innych krajach?

Rozliczanie VAT UE naprawdę nie musi być stresujące. Kluczem jest świadomość zasad, dbałość o szczegóły i dobra organizacja dokumentów. A jeśli masz wątpliwości – skonsultuj się ze specjalistom, który zna temat od podszewki. Lepiej zapytać wcześniej, niż później tłumaczyć się przed urzędem skarbowym 😉

Powodzenia na unijnym rynku B2B!

Baza wiedzy: Księgowość e-commerce i VAT Compliance

VAT Compliance, VAT OSS i eksport