SmartKitchen: jak amavat uratowało ciągłość sprzedaży e-commerce w Polsce

Wprowadzenie

Ale wejście na każdy nowy rynek to nie tylko nowe szanse, lecz także… nowe obowiązki. W przypadku sprzedaży międzynarodowej jednym z kluczowych tematów jest poprawna rejestracja i rozliczanie VAT. W teorii brzmi to jak zwykła formalność. W praktyce? To często pole minowe, które potrafi skutecznie zatrzymać rozwój biznesu. 

Wyzwanie

Początek 2025 roku przyniósł SmartKitchen poważny kryzys. Choć firma miała coraz więcej klientów w Polsce, nagle okazało się, że jej numer VAT został wykreślony z rejestru. A bez aktywnego numeru VAT… sprzedaż praktycznie stanęła. 

Winowajcą okazała się luka w obsłudze podatkowej. SmartKitchen współpracowało wcześniej z międzynarodowym dostawcą usług księgowych i podatkowych. Początkowo wszystko wyglądało dobrze, ale w październiku 2024 provider z nieznanych powodów przestał składać deklaracje VAT w Polsce. Co gorsza – firma nie poinformowała o tym SmartKitchen. 

Efekt? Polski urząd skarbowy szybko zauważył braki i w marcu 2025 roku SmartKitchen wypadło z rejestru VAT. To pociągnęło za sobą całą lawinę problemów: 

• Sprzedaż wstrzymana – bez numeru VAT nie można było legalnie sprzedawać w Polsce. 

• Ryzyko kar finansowych – brak deklaracji = potencjalne sankcje ze strony urzędu. 

• Niepewność podatkowa – poprzedni provider składał część deklaracji bez wiedzy klienta, co podważało ich poprawność. 

• Straty wizerunkowe – firma kojarzona z jakością i transparentnością ryzykowała utratę reputacji na kluczowym rynku. 

Dla zarządu SmartKitchen była to nie tylko przeszkoda w bieżącej działalności, ale też ogromny stres. Perspektywa utraty sprzedaży w kraju liczącym prawie 40 milionów konsumentów była czymś, czego nie można było po prostu zaakceptować. 

Wewnętrzne napięcie

Całą sytuację dodatkowo komplikowało podejście SmartKitchen do kontaktu z urzędami. Jak wiele dynamicznych e-commerce, firma wolała szybki, zdalny tryb działania. Telefony, formalne spotkania i ciągnące się procedury? To dla nich bariera, która tylko spowalnia rozwój. I trudno się dziwić – w momencie, kiedy biznes rósł na zachodnich rynkach, każdy dzień przestoju oznaczał realne straty. 

Do tego dochodził jeszcze jeden problem: brak transparentnej komunikacji ze strony poprzedniego providera. To mocno nadszarpnęło zaufanie zarządu do specjalistów w ogóle. W efekcie SmartKitchen potrzebowało partnera, który z jednej strony odciąży ich w całej papierologii, a z drugiej – będzie potrafił pracować na ich zasadach: szybko, elastycznie i w preferowanym modelu komunikacji. 

Podsumowanie wyzwania 

Na kwiecień 2025 roku sytuacja SmartKitchen wyglądała naprawdę nieciekawie: 

• brak aktywnego numeru VAT w Polsce, 

• niepełna i potencjalnie błędna historia deklaracji, 

• presja czasu, by jak najszybciej wrócić na rynek, 

• poczucie utraty kontroli nad obowiązkami podatkowymi. 

W tym krytycznym momencie SmartKitchen zgłosiło się do nas z jasnym oczekiwaniem: pomóżcie nam uporządkować chaos, odzyskać numer VAT i przywrócić pełną zgodność działalności w Polsce. 

Nasze podejście

1. Diagnoza sytuacji i pierwszy kontakt z urzędem

Na start trzeba było zrozumieć, co dokładnie poszło nie tak w Polsce. Nasz zespół od razu zadzwonił do urzędu skarbowego, żeby sprawdzić status SmartKitchen. Szybko wyszło na jaw, że problem nie ograniczał się do jednej zgubionej deklaracji – od października 2024 w systemie brakowało całej serii raportów, których poprzedni provider zwyczajnie nie złożył. 

Już wtedy wiedzieliśmy, że czeka nas nie tylko szybka akcja ratunkowa, ale też większe sprzątanie w historii podatkowej. 

2. Elastyczna komunikacja

Standardowym krokiem w takiej sytuacji byłoby zaproponowanie spotkania lub telekonferencji. Jednak jako szybko rosnący e-commerce działający równolegle na wielu rynkach, SmartKitchen stawia na maksymalną efektywność – ich preferowanym kanałem była szybka, przejrzysta komunikacja mailowa. 

Zamiast forsować klasyczne rozwiązania, dostosowaliśmy się do ich stylu pracy. Przygotowaliśmy proste, jasne instrukcje krok po kroku, jak zebrać i przekazać dane transakcyjne potrzebne do uzupełnienia deklaracji. Dzięki temu cały proces przebiegł sprawnie, a SmartKitchen mogło na bieżąco śledzić postępy i mieć pełną kontrolę nad sytuacją. 

3. Przygotowanie dokumentacji

Równolegle zabraliśmy się za formalności: pełnomocnictwa, wnioski i formularze potrzebne, by oficjalnie przejąć obsługę podatkową. Każdy dokument opisaliśmy i wyjaśniliśmy mailowo, tak żeby podpisanie nie było kolejnym kłopotem. Gdy tylko komplety wróciły do nas, wysłaliśmy je do urzędu i ruszyliśmy z procedurą. 

4. Praca z danymi i weryfikacja poprawności

Czas oczekiwania na akceptację pełnomocnictw wykorzystaliśmy najlepiej, jak się dało – na pracę z danymi. Pojawiły się pewne techniczne przeszkody: różne formaty plików i kompatybilność z systemami. Ale zamiast traktować to jako problem, zamieniliśmy to w atut – przy okazji dokładnie sprawdziliśmy poprawność danych. Dzięki temu, gdy dokumenty dotarły do urzędu, byliśmy już w pełni gotowi i pewni spójności raportów. 

5. Odkrycie błędów poprzedniego providera

Gdy dostaliśmy dostęp do elektronicznych systemów podatkowych, okazało się, że poprzedni provider jednak coś składał – ale bez informowania SmartKitchen. I tu pojawił się kłopot: część tych deklaracji mogła zawierać błędy. 

To oznaczało, że nasza rola nie ogranicza się tylko do przywrócenia numeru VAT. Musieliśmy też uporządkować całą historię rozliczeń, żeby w przyszłości nie pojawiły się kontrole i dodatkowe problemy. 

6. Odwołanie pełnomocnictwa i pozyskanie dokumentów

Kolejnym krokiem było oficjalne odwołanie pełnomocnictwa poprzedniego providera. Złożyliśmy też wniosek do urzędu o wszystkie deklaracje VAT, które złożył w imieniu SmartKitchen. Dzięki temu mogliśmy przeanalizować ich jakość i przygotować dokładny plan naprawczy. 

7. Rejestracja i złożenie braków

Czas działał na niekorzyść klienta, więc równolegle z formalnościami złożyliśmy brakujące deklaracje VAT i wniosek o przywrócenie numeru. Dobrze przygotowana dokumentacja zrobiła swoje – urząd pozytywnie rozpatrzył sprawę. 

Efekt? SmartKitchen odzyskało polski numer VAT, mogła legalnie wrócić do sprzedaży i na nowo złapała ciągłość działalności w Polsce. 

Rezultaty i rozwiązania

1. Reaktywacja numeru VAT

Najważniejszy efekt? SmartKitchen odzyskało polski numer VAT. Po kilku tygodniach intensywnych działań urząd zatwierdził nasze wnioski i brakujące deklaracje. To pozwoliło firmie od razu wrócić do sprzedaży w Polsce i zatrzymać spiralę strat finansowych. 

Moment ponownej aktywacji numeru VAT był prawdziwym przełomem – zamknął kryzysowy etap, a jednocześnie otworzył drogę do uporządkowania wcześniejszych nieścisłości. 

2. Analiza deklaracji poprzedniego providera

Kiedy w końcu otrzymaliśmy kopie deklaracji VAT złożonych wcześniej przez poprzedniego providera, zaczęła się żmudna praca: porównywanie ich z danymi transakcyjnymi SmartKitchen. Linijka po linijce. 

Wnioski były jednoznaczne – rozbieżności i błędy. Takie, które mogły nie tylko zaburzać księgi, ale też w przyszłości skończyć się kontrolą i poważnymi problemami. To pokazało jasno, że sama reaktywacja numeru VAT to dopiero pierwszy krok – bez naprawienia przeszłości ryzyko wciąż było realne. 

3. Korekty i uporządkowanie historii podatkowej

Na tej podstawie przygotowaliśmy plan działań naprawczych. Wspólnie ze SmartKitchen złożyliśmy odpowiednie korekty deklaracji, aby wszystkie dane urzędowe były spójne z faktycznymi rozliczeniami. 

Co ważne – mimo że korekt wyszło więcej, niż zakładaliśmy na starcie, utrzymaliśmy pierwotną wycenę. Bez dodatkowych kosztów dla klienta. W ten sposób SmartKitchen zyskało pewność, że ich rozliczenia są w 100% zgodne z prawem i przejrzyste – czyli dokładnie tak, jak oczekują tego instytucje i klienci. 

4. Odzyskanie kontroli i zaufania

Oprócz twardych rezultatów pojawił się też ten mniej policzalny, ale bardzo ważny: poczucie kontroli. Po raz pierwszy od miesięcy zarząd SmartKitchen miało pełny wgląd w swoje rozliczenia VAT w Polsce. Wiedziało dokładnie, co zostało zrobione, jakie błędy poprawiono i co zabezpiecza firmę na kolejne lata. 

To przywróciło coś jeszcze – zaufanie do specjalistów, mocno nadszarpnięte wcześniejszą współpracą. 

5. Rozszerzenie współpracy

Historia z Polski zakończyła się nie tylko sukcesem, ale też początkiem czegoś większego. SmartKitchen zdecydowało się powierzyć nam obsługę podatkową w kolejnych krajach: Niemczech, Francji, Czechach, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii i Włoszech. 

Dla klienta oznaczało to jedno: cała międzynarodowa działalność e-commerce trafiła pod skrzydła jednego partnera i jednego centrum kompetencji. A dla nas – satysfakcję, że z kryzysowego projektu powstała długofalowa współpraca oparta na zaufaniu. 

Wnioski i kluczowe wartości

Historia współpracy ze SmartKitchen pokazuje czarno na białym, z czym muszą mierzyć się firmy e-commerce sprzedające w wielu krajach naraz. Granice w handlu online praktycznie nie istnieją, ale przepisy podatkowe? To zupełnie inna bajka – lokalne, skomplikowane i pełne pułapek. Wystarczy drobne niedopatrzenie, żeby konsekwencje były poważne: blokada sprzedaży, kary finansowe czy utrata reputacji. 

W przypadku SmartKitchen problem był realny i bardzo dotkliwy. Wykreślenie z rejestru VAT w Polsce oznaczało ryzyko zatrzymania działalności na jednym z kluczowych rynków. Co gorsza, provider, który miał pilnować zgodności, nie tylko nie zrobił swojego, ale jeszcze działał poza wiedzą klienta. To już nie była kwestia samej księgowości – to było zagrożenie dla całego biznesu. 

Dzięki współpracy z nami SmartKitchen odzyskało bezpieczeństwo i spokój. A nasza praca pokazała wartości, które są fundamentem tego, co robimy na co dzień: 

• Elastyczność – dopasowaliśmy się do stylu komunikacji klienta, żeby wszystko przebiegło sprawnie i wygodnie. 

• Skrupulatność – każdą liczbę, każdy dokument i każdą deklarację sprawdziliśmy od A do Z. 

• Transparentność – klient dostał pełen obraz tego, co zostało zrobione i jakie działania wdrożono. 

• Skuteczność – w krótkim czasie udało się przywrócić numer VAT i uporządkować chaos, który mógł zablokować całą sprzedaż. 

• Partnerstwo – zamiast zakończyć współpracę na “gaszeniu pożaru”, przenieśliśmy ją na kolejne kraje i długofalowy model obsługi. 

Ta historia to też ważna lekcja dla innych firm. Pokazuje, że wybór właściwego partnera podatkowego to decyzja strategiczna – na równi z wyborem dostawcy technologii czy logistyki. Bo bez dobrze poukładanych rozliczeń VAT nawet najlepiej rozwijający się e-commerce może nagle wpaść na ścianę. 

Dziś SmartKitchen działa w Polsce i w innych krajach z pełnym spokojem, a ich zespół może skupić się na tym, co naprawdę istotne – rozwijaniu sprzedaży i dostarczaniu innowacyjnych produktów klientom w całej Europie. A my mamy satysfakcję, że byliśmy częścią tego procesu i że z kryzysu udało się stworzyć solidny fundament do dalszej ekspansji. 

Podsumowanie

Historia SmartKitchen to coś więcej niż tylko case o przywróceniu numeru VAT w Polsce. To opowieść o tym, jak pozornie techniczny problem podatkowy potrafi urosnąć do rangi kryzysu, który zatrzymuje rozwój całego biznesu. Wystarczy kilka zaniedbanych deklaracji, by firma, która rośnie w szybkim tempie, nagle straciła możliwość sprzedaży na kluczowym rynku. W świecie e-commerce, gdzie liczy się tempo i ciągłość operacji, to może oznaczać miesiące w plecy. 

Dzięki sprawnej współpracy udało się nie tylko ugasić pożar, ale też zbudować coś trwalszego – poczucie bezpieczeństwa i pewność, że rozliczenia VAT SmartKitchen są w dobrych rękach. To dowód, że profesjonalna obsługa podatkowa nie sprowadza się tylko do składania formularzy. To przede wszystkim strategiczne zarządzanie ryzykiem, przewidywanie konsekwencji i decyzje, które chronią firmę przed kosztami, a czasem wręcz przed zatrzymaniem działalności. 

Ta historia pokazuje też, że dobry specjalista to nie tylko ekspert, ale i partner. Partner, który potrafi słuchać, dostosować się do sposobu pracy klienta i wziąć na siebie ciężar skomplikowanych procedur, tak by przedsiębiorca mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwijaniu biznesu. Elastyczność, skrupulatność i przejrzystość – to właśnie te wartości odbudowały zaufanie SmartKitchen i pozwoliły zamienić kryzysową współpracę w długofalowe partnerstwo. 

Dziś SmartKitchen działa w Polsce bez przeszkód i rozwija sprzedaż na kolejnych rynkach, mając świadomość, że podatki są pod pełną kontrolą. Kryzys, który mógł ich zatrzymać na jednym z największych rynków UE, okazał się punktem zwrotnym – okazją do uporządkowania procesów i stworzenia solidnej bazy pod dalszą ekspansję. 

Dla innych firm e-commerce to może być przestroga – że brak kontroli nad VAT-em to prosta droga do kłopotów. Ale i inspiracja – że nawet w najtrudniejszej sytuacji można znaleźć wyjście, jeśli ma się przy sobie partnera, który łączy wiedzę ekspercką z realnym zrozumieniem biznesu. 

Dla nas to kolejny dowód na to, że podatki nie muszą być barierą dla rozwoju. Jeśli są dobrze zaplanowane i prowadzone – stają się wręcz wsparciem i gwarancją spokoju jutra.