Procedura IOSS dla importu – kiedy korzystać?
Spis treści
Te procedury pojawiły się w 2021 roku, kiedy UE zdecydowała się przebudować cały pakiet podatkowy związany z handlem elektronicznym. Wcześniej przedsiębiorcy funkcjonowali w chaosie przepisów – każdy kraj miał swoje progi, swoje zasady, a sprzedawcy spoza UE nierzadko korzystali z luk, które pozwalały unikać płacenia VAT. W efekcie mali przedsiębiorcy z Europy przegrywali cenowo z globalnymi platformami, a klienci często spotykali się z niemiłą niespodzianką w postaci dodatkowych opłat przy dostawie. IOSS i OSS powstały po to, by uporządkować ten labirynt: uprościć rozliczenia, uszczelnić system podatkowy, a jednocześnie sprawić, że klienci będą kupować w bardziej przewidywalnych warunkach.
Dla młodych przedsiębiorców z Polski, którzy budują swoje sklepy na Allegro, Shopify czy własnych platformach, wybór między tymi procedurami może wyglądać jak decyzja o wejściu w dwie różne strategie logistyczne. I rzeczywiście tak jest. To nie jest tylko techniczny wybór formularza podatkowego, ale często decyzja, która wpływa na marżę, czas dostawy, zaufanie klientów i całą konstrukcję łańcucha dostaw. W tym artykule przyjrzymy się trzem możliwym podejściom. Po pierwsze: kiedy warto postawić na IOSS i sprzedawać towary bezpośrednio z krajów spoza UE. Po drugie: kiedy OSS staje się bardziej opłacalny, zwłaszcza gdy korzystasz z magazynu na terenie Unii. I po trzecie: kiedy połączenie tych dwóch modeli może być najlepszym rozwiązaniem, szczególnie jeśli Twój biznes balansuje pomiędzy niską wartością zamówień a potrzebą szybkiej dostawy.
Całość została przygotowana tak, aby nie tylko wyjaśnić przepisy, ale też pokazać, jak te wybory działają w praktyce i jak wpływają na rozwój małego e-commerce. Dzięki temu zrozumiesz, które rozwiązanie najlepiej pasuje do Twojego modelu sprzedaży i na co zwrócić uwagę, zanim złożysz pierwszą deklarację.
Czym jest IOSS i jak działa?
Podstawowa definicja
IOSS, czyli Import One Stop Shop, to specjalna procedura VAT dla sprzedawców, którzy wysyłają do klientów w Unii Europejskiej towary spoza UE w przesyłkach o wartości do 150 euro w modelu sprzedaży na odległość. W praktyce oznacza to tyle, że jeśli masz sklep internetowy i realizujesz zamówienia bezpośrednio z Chin, USA czy innego kraju spoza UE, możesz pobierać VAT już podczas składania zamówienia. Klient widzi pełną, ostateczną cenę i nie musi później dopłacać podatku importowego ani opłaty manipulacyjnej przy doręczeniu, o ile sprzedawca prawidłowo stosuje procedurę.
Limit 150 euro nie jest przypadkowy. To granica, do której UE pozwala stosować uproszczony tryb importowy, dzięki któremu cała ścieżka odprawy jest krótsza i bardziej przewidywalna. W tle nadal odbywa się standardowa praca operacyjna po stronie kuriera czy poczty, ale w większości przypadków klient nie jest w to angażowany. Jeśli numer IOSS jest poprawnie przekazany w danych elektronicznych, przesyłka zazwyczaj przechodzi odprawę szybciej i trafia do odbiorcy bez dodatkowych interakcji.
Najbardziej praktyczną zaletą IOSS dla sprzedawcy jest to, że VAT zebrany od klientów rozlicza się w jednej deklaracji składanej w jednym państwie członkowskim. Dzięki temu nie musisz rejestrować się osobno w każdym kraju, do którego wysyłasz towar, co jest dużym ułatwieniem, zwłaszcza dla młodych biznesów, które dopiero budują swoją sprzedaż w Europie.
Warunki korzystania z IOSS
Aby korzystać z IOSS, trzeba spełnić kilka warunków. Najważniejszy to wartość przesyłki, czyli tak zwanej konsygnacji. Chodzi o całą paczkę kierowaną do jednego odbiorcy. Jeśli jej wartość przekroczy 150 euro, IOSS nie może być zastosowany. Nie ma znaczenia, czy w paczce jest jeden produkt czy kilka – liczy się wartość całości.
Drugim ograniczeniem jest wyłączenie towarów akcyzowych. Alkohol, wyroby tytoniowe czy inne produkty objęte akcyzą nie mogą korzystać z tej procedury, nawet jeśli mieszczą się w limicie wartości. W praktyce IOSS obejmuje więc głównie elektronikę użytkową, akcesoria, kosmetyki, odzież i wszystkie te produkty, które standardowo dominują w sprzedaży internetowej w niższych przedziałach cenowych.
Dodatkowym wymogiem jest obowiązek posiadania pośrednika, jeśli sprzedawca nie ma siedziby w UE. Pośrednik, czyli intermediary, jest firmą zarejestrowaną w jednym z krajów Unii, która w imieniu sprzedawcy składa deklaracje VAT i odpowiada za poprawność rozliczeń. Co do zasady każdy podmiot spoza UE musi takiego pośrednika posiadać. To uproszczenie dla administracji podatkowej, ale z punktu widzenia przedsiębiorcy oznacza dodatkowy koszt, który trzeba wliczyć w cały model biznesowy.
Zalety i wady IOSS
Duża część małych sklepów decyduje się na IOSS dlatego, że znacząco upraszcza doświadczenie klienta i usprawnia logistykę. Paczki trafiają do klientów szybciej, ponieważ obrabiane są w uproszczonej procedurze, a odbiorca nie jest proszony o dopłacanie VAT przy dostawie. To z kolei ogranicza porzucanie koszyków i zwiększa zaufanie do sklepu – młodzi przedsiębiorcy doskonale wiedzą, jak duże znaczenie dla konwersji ma brak niespodzianek przy doręczeniu. A dla samego sprzedawcy wygodne jest też to, że sprzedaż objętą IOSS deklaruje w jednym miejscu.
IOSS ma jednak swoje granice. Pośrednik to stały koszt, który dla najmniejszych firm potrafi być odczuwalny. Limit wartości przesyłki ogranicza możliwość rozwijania oferty w stronę droższych produktów. IOSS po prostu nie działa dla high-ticket, czyli droższej elektroniki, luksusowych produktów czy sprzętu o wyższej wartości. Jeśli sklep chce rosnąć w tym kierunku, musi sięgnąć po inne procedury i najczęściej po magazyn w UE. Dlatego IOSS świetnie sprawdza się w segmencie tańszych, lekkich produktów, ale nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. W pewnym momencie naturalnie staje się tylko jednym z kilku elementów szerszej strategii logistyczno-podatkowej.
Czym jest OSS (One-Stop Shop)?
Zakres OSS
OSS, czyli One-Stop Shop, to procedura, która upraszcza rozliczanie podatku VAT w sytuacji, gdy sprzedajesz towary B2C na terenie Unii Europejskiej, a sam towar znajduje się już w UE w momencie sprzedaży. Dotyczy to tak zwanej wewnątrzunijnej sprzedaży na odległość, czyli sytuacji, w której masz magazyn w jednym kraju UE, a klienci zamawiają z innych państw członkowskich. W takim modelu OSS pozwala rozliczać VAT według stawek właściwych dla krajów klientów, ale robić to w jednym miejscu, bez konieczności zakładania rejestracji w każdym państwie z osobna.
Najważniejsze w OSS jest to, że procedura nie ma żadnego limitu wartości. Jeśli produkt jest już w UE, możesz sprzedawać zarówno tanie akcesoria, jak i elektronikę za kilka tysięcy euro. Cała logika sprowadza się do tego, że sprzedaż jest B2C, transgraniczna i dotyczy towarów już istniejących fizycznie na terytorium Unii. To właśnie dlatego OSS stał się podstawowym rozwiązaniem dla firm, które korzystają z europejskich centrów logistycznych i chcą skalować sprzedaż w UE w bardziej profesjonalny sposób niż wysyłając towary bezpośrednio spoza Europy.
Rejestracja i raportowanie
OSS występuje w dwóch odmianach: Union OSS oraz Non-Union OSS. W artykule mówimy o sprzedaży towarów, więc interesuje nas przede wszystkim procedura Union OSS. Jest ona dostępna zarówno dla firm z UE, jak i dla sprzedawców spoza Unii, o ile posiadają magazyn na terytorium jednego z państw członkowskich. To właśnie fizyczna obecność towaru w UE decyduje o tym, czy można stosować Union OSS. Jeśli prowadzisz sklep z Polski lub z dowolnego magazynu w UE i wysyłasz stąd zamówienia do Niemiec, Francji, Hiszpanii czy innych krajów, Union OSS pozwala rozliczyć cały ten VAT za pomocą jednej deklaracji.
Deklaracje OSS składa się kwartalnie, co jest wygodniejsze niż miesięczne raportowanie wymagane przez IOSS. Sprzedawca zbiera informacje o sprzedaży, stosuje odpowiednie stawki VAT dla każdego kraju, a następnie przesyła jedną zbiorczą deklarację w kraju swojej identyfikacji OSS. To administracja podatkowa tego kraju rozdziela później środki pomiędzy inne państwa UE. W praktyce oznacza to, że nie musisz zakładać osobnych rejestracji w krajach, do których wysyłasz przesyłki, przynajmniej jeśli chodzi o sprzedaż B2C. Warto jednak pamiętać, że OSS nie zastępuje wszystkich obowiązków VAT, na przykład tych związanych z przemieszczaniem własnych towarów pomiędzy magazynami w różnych państwach UE.
Najważniejsze różnice IOSS vs OSS
Choć nazwy brzmią podobnie, oba systemy działają w zupełnie innych sytuacjach i rozwiązują odmienne problemy. IOSS służy do rozliczania importu towarów spoza Unii w przesyłkach o wartości do 150 euro. VAT pobierany jest przy checkout, zanim paczka ruszy w drogę, dzięki czemu klient nie musi dopłacać podatku przy doręczeniu. OSS natomiast obejmuje sprzedaż wewnątrz UE i jest narzędziem dla firm, które mają magazyn w jednym z krajów Unii. Tutaj nie istnieje limit wartości, bo towar jest już w UE i procedura dotyczy tylko tego, w którym kraju rozliczyć podatek.
W IOSS VAT rozlicza się co miesiąc, co pasuje do modelu wysokiej liczby mniejszych zamówień typowych dla dropshippingu. W OSS deklaracje składa się kwartalnie, co z kolei jest wygodne dla firm prowadzących dystrybucję z europejskiego magazynu. Kluczowe jest to, że w IOSS towar dopiero wchodzi na teren UE, natomiast w OSS już się na nim znajduje. To sprawia, że IOSS można kojarzyć z importem z Chin i innych krajów spoza UE, a OSS z wysyłką z magazynu w UE do konsumentów z różnych państw Unii.
Obie procedury uzupełniają się, ale nie zastępują. Każda obejmuje inny etap przepływu towaru i dlatego wybór między nimi zależy nie od wielkości firmy, ale od logistyki i modelu sprzedaży. Jeśli paczka startuje poza UE, mówimy o IOSS. Jeśli startuje w UE i trafia do klienta w UE, mówimy o OSS.
Kiedy powinieneś korzystać z IOSS?
Gdy importujesz towary do 150 EUR z krajów spoza UE
IOSS jest najwygodniejszy wtedy, gdy wysyłasz towary bezpośrednio spoza UE w modelu sprzedaży na odległość i Twoje przesyłki mieszczą się w limicie 150 euro. To właśnie tutaj procedura została zaprojektowana — dla SOTI, czyli sprzedaży na odległość towarów importowanych. Najczęściej dotyczy to dropshippingu, direct fulfillment z Chin czy zamówień wysyłanych z USA albo Turcji.
W IOSS VAT pobierany jest w momencie zakupu, dzięki czemu przesyłka przechodzi uproszczoną odprawę, a klient nie musi dopłacać podatku przy doręczeniu. W praktyce eliminuje to jeden z głównych czynników zniechęcających do zakupów w sklepach importowych. Jeśli działasz bez magazynu w UE i nie chcesz przenosić się jeszcze na europejskie centra fulfillmentowe, IOSS staje się najbardziej dostępny i najszybszy sposób na legalną sprzedaż B2C do całej Unii.
Gdy większość zamówień jest niskowartościowa
IOSS działa wyjątkowo sprawnie wtedy, gdy Twój sklep opiera się na dużej liczbie niewielkich zamówień — akcesoria, drobna elektronika, kosmetyki, odzież, dodatki. To właśnie w tym segmencie klienci najczęściej trafiają na problem pobierania VAT przy doręczeniu, bo bez IOSS większość takich paczek byłaby obciążona nie tylko podatkiem importowym, ale też opłatą manipulacyjną pobieraną przez kuriera.
Dla małej firmy jest to realne ryzyko utraty klienta. Wprowadzenie IOSS sprawia, że VAT jest rozliczony wcześniej, a proces dostawy staje się przewidywalny i nie generuje dodatkowych kosztów po stronie kupującego. To w zasadzie najprostsza metoda, by ustabilizować logistykę w modelu importowym i ograniczyć nieporozumienia związane z doręczeniem.
Gdy nie masz magazynu w UE
Jeśli prowadzisz sprzedaż w pełni opartą na imporcie i nie posiadasz żadnego magazynu w UE, IOSS jest w praktyce jedyną procedurą, która umożliwia prowadzenie skalowalnej sprzedaży B2C bez obciążania klientów dodatkowymi kosztami przy doręczeniu. Bez tej procedury każde państwo członkowskie będzie traktowało Twoją paczkę jak standardowy import, w którym VAT pobiera kurier, a klient widzi kwotę do dopłaty dopiero w momencie odbioru.
To nie jest sytuacja, którą lubią europejscy konsumenci, i większość młodych sklepów boleśnie odczuwa to w postaci zwrotów oraz nieodebranych przesyłek. IOSS nie jest w świetle prawa obowiązkowy, ale dla biznesu opartego na imporcie staje się rozwiązaniem praktycznie niezbędnym, jeśli zależy Ci na powtarzalnej sprzedaży i dobrym doświadczeniu klienta.
Gdy chcesz poprawić konwersję
W e-commerce jednym z największych zabójców konwersji są nieprzewidziane koszty. Klienci doskonale kojarzą sytuacje, w których kurier żąda dopłaty VAT przy odbiorze, czasem wraz z opłatą manipulacyjną, i wiele osób rezygnuje wtedy z zakupu jeszcze zanim doda coś do koszyka. Problem ten jest szczególnie widoczny w sprzedaży transgranicznej, gdzie brak jasności podatkowej przekłada się na niskie zaufanie do sklepu.
IOSS usuwa ten problem u źródła. VAT pobierany jest przy checkoutcie, a klient widzi pełną cenę końcową. Dzięki temu odbiór paczki wygląda dla niego jak standardowa dostawa krajowa. Odprawa celna nadal istnieje, ale jest niewidoczna dla kupującego, bo nie wymaga od niego żadnych działań. W praktyce oznacza to mniej porzuconych koszyków, lepsze wyniki kampanii reklamowych i bardziej stabilną sprzedaż. Dla młodego sklepu internetowego może to być różnica między ruchem, który tylko „zagląda”, a ruchem, który realnie kupuje.
Kiedy lepiej korzystać z OSS + magazynu w UE?
Gdy sprzedajesz towary powyżej 150 EUR
Jeśli wartość Twoich przesyłek regularnie przekracza 150 euro, procedura IOSS po prostu nie ma zastosowania. Oznacza to, że każda taka paczka trafia do klasycznej odprawy importowej, w której VAT naliczany jest przy wprowadzeniu towaru na teren UE. To, kto zapłaci ten VAT, zależy od modelu działania: możesz rozliczyć go Ty (np. w modelu DDP lub poprzez własną odprawę celną), ale jeśli tego nie zrobisz, VAT i opłata manipulacyjna obciążą klienta przy doręczeniu. W przypadku produktów premium jest to duży problem — klienci nie akceptują dopłat na ostatnim etapie.
Dlatego przy towarach o wartości powyżej 150 euro bardziej racjonalne staje się przeniesienie zapasów do magazynu w UE. Import odbywa się wtedy hurtem, na warunkach kontrolowanych przez Ciebie, a dalsza sprzedaż B2C do innych państw UE może być rozliczana przez OSS bez ograniczeń wartości. To likwiduje największe bariery związane z wysoką wartością przesyłek i pozwala budować ofertę premium bez ryzyka utraty klienta przy dostawie.
Gdy zależy Ci na szybkiej dostawie (1–2 dni)
Klienci w UE coraz częściej oczekują dostawy w 24–48 godzin. Wysyłka z Azji czy USA nigdy nie zapewni takich czasów — nawet w najlepszym scenariuszu potrzebujesz kilku dni na transport i odprawę celną. Magazyn w UE całkowicie zmienia tę dynamikę, bo zamówienia trafiają do klientów niemal tak szybko jak w typowym sklepie krajowym.
OSS porządkuje tę sprzedaż pod kątem VAT, bo pozwala rozliczać transgraniczne zamówienia B2C z jednego magazynu bez konieczności zakładania odrębnych rejestracji tylko z tytułu sprzedaży wysyłkowej. Dzięki temu możesz skalować logistykę, nie obawiając się, że każda nowa granica w UE oznacza nową teczkę formularzy podatkowych.
Gdy masz duże wolumeny
Gdy wolumeny zaczynają rosnąć, import każdej przesyłki osobno przestaje być efektywny. Koszty wysyłki, koszty operacyjne, czas odprawy i ryzyko błędów narastają proporcjonalnie. W pewnym momencie bardziej opłaca się sprowadzić większą partię towaru do magazynu w UE, a następnie wysyłać zamówienia już z Europy — szybciej, taniej i z większą przewidywalnością.
OSS naturalnie wspiera taki model, bo upraszcza kwestie podatkowe związane ze sprzedażą B2C do innych krajów UE. Dzięki temu nie musisz zakładać dodatkowych rejestracji wyłącznie z powodu transgranicznej sprzedaży wysyłkowej, jeśli działasz z jednego magazynu. To jedno z najpraktyczniejszych połączeń: magazyn w UE daje przewagę logistyczną, a OSS obniża bariery podatkowe.
Gdy sprzedajesz towary akcyzowe
Towary akcyzowe — alkohol, wyroby tytoniowe i podobne produkty — są całkowicie wyłączone z IOSS, niezależnie od wartości przesyłki. Sprzedaż takich produktów w modelu importowym do B2C jest w praktyce mało realna, bo wymagałaby jednostkowych odpraw akcyzowych, co jest trudne i nieopłacalne.
Najbardziej rozsądna ścieżka w przypadku takich towarów to przechowywanie ich w magazynie na terenie UE i rozliczanie sprzedaży poprzez OSS, przy jednoczesnym stosowaniu lokalnych przepisów akcyzowych. Ten model jest nie tylko zgodny z przepisami, ale też najbardziej praktyczny dla e-commerce, który nie chce grzęznąć w indywidualnych odprawach akcyzowych przy każdej paczce.
Gdy chcesz konkurować lokalnie
Dla wielu klientów w UE kluczowe jest to, skąd faktycznie przychodzi produkt. Wysyłka z Chin wciąż bywa odbierana nieufnie — z powodu czasu dostawy, ewentualnych problemów ze zwrotem czy ryzyka dodatkowych opłat. Magazyn w UE usuwa tę barierę niemal natychmiast. Klient widzi europejską dostawę, krótszy czas i bardziej przewidywalny proces obsługi.
OSS dodatkowo sprawia, że sprzedaż do innych państw członkowskich rozliczana jest w jednym systemie, więc możesz funkcjonować jak marka obecna w Europie, a nie jak zagraniczny importer. To zmienia sposób, w jaki postrzegają Cię klienci, i często otwiera drzwi do konkurencji z lokalnymi sklepami na równych zasadach.
Model hybrydowy: IOSS + OSS jednocześnie
Dlaczego wiele sklepów wybiera oba schematy
Wielu sprzedawców e-commerce, zwłaszcza tych, którzy rosną szybko i testują różne modele logistyczne, odkrywa, że ani sam IOSS, ani sam OSS nie wystarczają, by pokryć wszystkie potrzeby biznesu. Produkty o niższej wartości świetnie sprawdzają się w wysyłce bezpośrednio spoza UE, bo koszt dostawy jest niski, marże są elastyczne, a sama przesyłka mieści się w limicie 150 euro. IOSS idealnie obsługuje takie zamówienia — VAT jest pobrany przy zakupie, a klient nie widzi żadnych dopłat, więc doświadczenie wygląda jak zamówienie lokalne, mimo że towar startuje z drugiego końca świata.
Równolegle sklepy zaczynają budować segment bestsellerów, które sprzedają się regularnie i w dużych wolumenach. Zwykle są to towary, których klienci oczekują szybko, albo produkty droższe, dla których import pojedynczych przesyłek byłby nieefektywny. Wtedy naturalnym kolejnym krokiem jest magazyn UE — bo dopiero stamtąd można zapewnić dostawę w 1–2 dni. W tym modelu pojawia się OSS, który porządkuje rozliczenia VAT dla sprzedaży B2C wysyłanej do innych państw Unii. OSS nie dotyczy sprzedaży krajowej ani sprzedaży B2B, ale idealnie obsługuje wewnątrzunijną sprzedaż na odległość, czyli transakcje między państwami UE.
Efekt jest prosty: mix IOSS dla tańszych zamówień z krajów trzecich i OSS dla bestsellerów wysyłanych z magazynu w UE daje równowagę pomiędzy kosztami, szybkością, skalowalnością i jakością obsługi. To właśnie dlatego coraz więcej młodych firm wybiera model hybrydowy — jest elastyczny, a przy tym pozwala rozwijać różne segmenty oferty bez konieczności rewolucji w logistyce.
Jak zarządzać dwoma schematami jednocześnie
Najważniejszą zasadą działania w modelu hybrydowym jest jasny podział transakcji. Każde zamówienie musi być przypisane do jednego systemu: IOSS albo OSS. Nigdy nie może trafić do obu. Decydują o tym dwa czynniki — skąd startuje paczka i jaka jest jej wartość. Jeśli towar wysyłany jest spoza UE i przesyłka mieści się w limicie 150 euro, obowiązuje IOSS. Jeśli towar znajduje się w UE i jest wysyłany do konsumenta w innym państwie członkowskim, sprzedaż kwalifikuje się do OSS. Sprzedaż krajowa w państwie, w którym masz magazyn, rozliczana jest normalnie według lokalnego VAT i nie przechodzi przez OSS.
W praktyce oznacza to, że system sklepu lub platforma powinna automatycznie rozpoznawać właściwą ścieżkę — w przeciwnym razie łatwo o błędy, które mogą skutkować podwójnym opodatkowaniem albo odwrotnie, brakiem prawidłowego rozliczenia. Dobrze skonfigurowany workflow ułatwia panowanie nad dwiema procedurami jednocześnie.
Typowy przykład wygląda tak. Produkty low-ticket, testowane lub okazjonalnie dodawane do oferty, są wysyłane bezpośrednio od dostawców z krajów trzecich i trafiają do IOSS. VAT pobierany jest przy checkoutcie, a deklaracje składasz co miesiąc w kraju identyfikacji IOSS. Równocześnie Twoje bestsellery lub towary wymagające szybkiej dostawy znajdują się w magazynie w UE. Gdy zamawia je klient z innego państwa UE, transakcja przechodzi przez OSS i jest raportowana kwartalnie. Dwa systemy działają równolegle, ale niezależnie, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad tym, jak opodatkowane są poszczególne grupy produktów.
Taki model pozwala Ci testować nowe produkty bez ryzyka, inwestować w europejski magazyn tylko tam, gdzie to się opłaca, i jednocześnie działać jak pełnoprawna marka w UE. To właśnie połączenie elastyczności z przewidywalnością sprawia, że hybryda IOSS + OSS jest dzisiaj jednym z najbardziej skalowalnych modeli w europejskim e-commerce.
Koszt pośrednika IOSS – kiedy to się opłaca?
Obowiązek pośrednika dla sklepów spoza UE
Dla sprzedawców, którzy nie mają siedziby w Unii Europejskiej, pośrednik IOSS jest w praktyce obowiązkowy. Wynika to z konstrukcji systemu: pośrednik odpowiada solidarnie za prawidłowe rozliczenia VAT i za ewentualne zaległości podatkowe sprzedawcy. To on zgłasza firmę do IOSS, składa deklaracje i pilnuje, by każda transakcja była właściwie zakwalifikowana jako sprzedaż w procedurze importowej.
Wyjątek dotyczy jedynie nielicznych państw, które mają z UE specjalne porozumienia w zakresie współpracy podatkowej, takich jak Norwegia. Dla całej reszty świata — od USA, przez Chiny, po Turcję i Wielką Brytanię — obowiązek pośrednika jest bezwarunkowy.
Rola pośrednika nie kończy się na “przesyłaniu dokumentów”. Musi on kontrolować poprawność danych, monitorować wolumen i wartość przesyłek, pilnować oznaczenia numerem IOSS w systemach przewoźników oraz reagować na błędy, bo to on ponosi formalną odpowiedzialność przed organami podatkowymi. Dlatego właśnie usługa ta ma swoją cenę — płacisz nie tylko za księgowość, ale za realne przejęcie ryzyka podatkowego.
Przegląd kosztów rynkowych
Ceny usług pośredników IOSS mieszczą się w dość przewidywalnych widełkach, choć różnią się zakresem obsługi i poziomem automatyzacji. Najtańsze pakiety zaczynają się zwykle od kilkunastu euro miesięcznie. Są to rozwiązania przeznaczone dla małych sklepów, które mają niewielki wolumen i potrzebują tylko podstawowej obsługi deklaracyjnej.
Większość rynkowych ofert mieści się w przedziale od kilkudziesięciu do około stu dwudziestu euro miesięcznie. W tych wariantach otrzymujesz już pełną obsługę deklaracji, wsparcie operacyjne, a często także integrację z platformami e-commerce lub automatyczne generowanie raportów sprzedaży. Najdroższe pakiety, oferowane przez duże kancelarie czy wyspecjalizowane firmy podatkowe, kosztują od kilkuset euro w górę i obejmują m.in. indywidualne doradztwo oraz wsparcie w razie kontroli.
Do tego dochodzi jednorazowa opłata rejestracyjna, która w większości przypadków wynosi od zera do około trzystu euro, zależnie od usługodawcy. W niektórych przypadkach, zwłaszcza przy obsłudze dużych firm lub większego ryzyka, może być wyższa.
Warto pamiętać, że najtańsze pakiety często mają ograniczenia, takie jak limity wolumenu, brak wsparcia w audycie czy brak integracji API. Im większy sklep, tym bardziej przydaje się automatyzacja i stabilne wsparcie — dlatego cena zależy nie tylko od pośrednika, ale od poziomu Twoich procesów.
Analiza: kiedy koszt pośrednika jest niski, a kiedy wysoki
Opłacalność pośrednika IOSS zależy przede wszystkim od dwóch czynników: wolumenu sprzedaży i marż. Przy kilku zamówieniach miesięcznie stała miesięczna opłata może być obciążeniem i trzeba ją po prostu uwzględnić w kalkulacji. W takiej sytuacji sklep często rozważa, czy wejść w IOSS od razu, czy poczekać, aż sprzedaż będzie stabilniejsza.
Wraz ze wzrostem liczby zamówień sytuacja zmienia się radykalnie. Przy kilkudziesięciu, kilkuset lub większym wolumenie miesięcznym koszt pośrednika staje się marginalny w porównaniu z korzyściami płynącymi z IOSS. W szczególności:
unikanie VAT przy doręczeniu eliminuje opłaty manipulacyjne kurierów (zwykle 10–20 euro),
zmniejsza się liczba paczek nieodebranych lub porzuconych z powodu dopłat,
maleje liczba reklamacji, chargebacków i spraw wymagających obsługi klienta,
zwiększa się konwersja — ponieważ klient widzi cenę końcową już na etapie zakupu.
W efekcie koszt pośrednika często zwraca się nie w marży, ale w oszczędnościach logistycznych i mniejszej liczbie problemów z doręczeniem. Sklepy działające na wyższych marżach odczuwają tę różnicę jeszcze wyraźniej — tam koszt pośrednika staje się po prostu jednym z elementów infrastruktury sprzedażowej, podobnie jak system do mailingów czy oprogramowanie sklepu.
Najbardziej wymagają ostrożności sklepy o bardzo niskiej marży i nieregularnym wolumenie. W ich przypadku warto policzyć, czy wejście w IOSS jest opłacalne od razu, czy dopiero wtedy, gdy miesięczna sprzedaż osiągnie pewien pułap. W dłuższej perspektywie jednak IOSS staje się kluczowym narzędziem w sprzedaży transgranicznej i większość firm decyduje się na niego, gdy tylko osiągnie minimalną skalę.
Nadchodzące zmiany: zniesienie progu 150 EUR (2028)
Czego dotyczą zmiany
Komisja Europejska zaproponowała reformę, która całkowicie zmieni sposób, w jaki rozlicza się import towarów B2C do Unii. Jednym z kluczowych elementów jest zniesienie obecnego limitu 150 euro, który dziś wyznacza granicę stosowania procedury IOSS i określa, do jakiej wysokości przesyłki mogą korzystać ze zwolnienia celnego. Według propozycji KE limit miałby zostać usunięty około 2028 roku. Warto jednak pamiętać, że ostateczny termin zależy od decyzji Rady UE, więc harmonogram może się jeszcze zmienić.
Zniesienie limitu oznacza, że IOSS — według planów KE — mógłby obejmować wszystkie wartości towarów, także te powyżej 150 euro, bez górnego limitu. Procedura stałaby się więc narzędziem nie tylko dla tanich przesyłek, ale dla całego importu B2C. To znacząca zmiana, która odchodzi od obecnego modelu, w którym droższe towary muszą przechodzić klasyczną odprawę.
Reforma ma również wyeliminować obecne ryzyko podwójnego opodatkowania, kiedy VAT pojawia się zarówno w checkoutcie, jak i przy imporcie. Nowy system zakłada, że VAT będzie pobierany wyłącznie w momencie zakupu, a system celny automatycznie potwierdzi, jaką procedurę zastosowano. Oczywiście nadal będą możliwe błędy techniczne czy niewłaściwe oznaczenie przesyłki, ale celem KE jest zlikwidowanie tego problemu jako zjawiska systemowego.
Zmiany obejmują także stawki celne. Zniesienie progu 150 euro oznacza likwidację zwolnienia z ceł dla niskiej wartości przesyłek. Po wejściu w życie reformy wiele towarów, które dziś wjeżdżają do Unii bezcłowo, będzie musiało zostać opodatkowane według odpowiednich stawek taryfowych. Jednocześnie wprowadzona zostanie koncepcja tzw. deemed importer — wyznaczonego podmiotu odpowiedzialnego zarówno za VAT, jak i za cła, co ma uprościć procedury i jasno określić, kto odpowiada za odprawę.
Jak to wpłynie na wybór IOSS vs OSS?
Jeśli zmiany zostaną przyjęte w obecnym kształcie, IOSS może stać się procedurą dominującą w sprzedaży importowej do UE. Sklepy, które dziś muszą stosować dwa różne systemy — IOSS dla towarów do 150 euro oraz klasyczny import dla droższych produktów — mogłyby przejść na jednolity model pobierania VAT w checkoutcie. Dla firm działających bez magazynu w UE byłaby to ogromna ulga administracyjna.
Jednocześnie pojawienie się ceł dla wszystkich towarów importowanych zmieni kalkulację kosztową wielu sklepów, zwłaszcza tych działających na niskich marżach. Dziś duża część drobnych przesyłek korzysta z braku ceł, co czyni wysyłkę z krajów trzecich opłacalną. Po reformie część towarów może stać się droższa w imporcie niż w magazynowaniu ich w UE. Dlatego decyzja o pozostaniu przy imporcie lub przejściu na europejskie fulfillmenty będzie zależeć nie tylko od wartości towaru, ale od jego kategorii taryfowej.
Można zakładać, że rynek podzieli się wyraźniej niż dziś. Towary tanie i wysokowolumenowe zapewne pozostaną w modelu importowym korzystającym z IOSS, bo dla nich nawet naliczone cło może być akceptowalne. Z kolei produkty premium lub te, które wymagają szybkiej dostawy, mogą jeszcze częściej trafiać do magazynów w UE — nie tylko z powodu logistyki, ale też dlatego, że koszt ceł i transportu z krajów trzecich zacznie rosnąć.
W praktyce reforma sprawi więc, że wybór między IOSS a OSS będzie jeszcze bardziej zależał od strategii biznesowej niż od sztywnego limitu 150 euro, który dziś wyznacza granice obu modeli. Dla jednych firm rynek otworzy się szerzej, dla innych — stanie się bardziej wymagający cenowo. Ale jedno jest pewne: e-commerce w UE czeka kolejna duża zmiana, do której warto przygotowywać się już teraz.
Jak podjąć decyzję? – Matryca decyzyjna
Wybór między IOSS, OSS i magazynem w UE rzadko jest zero-jedynkowy. Przedsiębiorcy zwykle oscylują między kilkoma scenariuszami, a najlepsza decyzja zależy zarówno od modelu logistycznego, jak i od wartości koszyka, charakteru produktów czy marż. Poniższa matryca działa jak prosty przewodnik: odpowiedzi tak lub nie prowadzą do rekomendacji, która pasuje do Twojej realnej sytuacji operacyjnej.
Czy masz magazyn w UE?
Jeśli tak, możesz korzystać z procedury OSS przy sprzedaży B2C do innych państw UE. OSS obsługuje transgraniczną sprzedaż na odległość, ale nie zastępuje lokalnego VAT dla sprzedaży krajowej w państwie, w którym znajduje się magazyn. Dla wielu firm to naturalne rozwinięcie działalności — raz importujesz towar do UE, potem wysyłasz go klientom w całej Unii bez konieczności rejestrowania się podatkowo w każdym kraju osobno.
Jeśli nie, a wszystkie Twoje towary startują z krajów trzecich, procedura Union OSS nie ma zastosowania. W takim modelu IOSS staje się podstawowym narzędziem do obsługi sprzedaży B2C, o ile wartość przesyłki mieści się w limicie 150 euro. OSS może mieć zastosowanie jedynie do usług (non-Union OSS), ale w tym artykule mówimy o towarach, więc brak magazynu w UE oznacza brak OSS dla sprzedaży fizycznych produktów.
Czy średnia wartość koszyka przekracza 150 euro?
Jeśli tak, IOSS nie może być zastosowany — procedura obejmuje wyłącznie przesyłki (consignments) do 150 euro. Import droższych produktów wymaga klasycznej odprawy importowej, a VAT jest naliczany przy wprowadzaniu towaru do UE. W takiej sytuacji wiele firm decyduje się na przeniesienie towaru do magazynu europejskiego i korzystanie z OSS, bo logistycznie i kosztowo jest to stabilniejsze rozwiązanie.
Jeśli nie, czyli sprzedajesz towary low-ticket, IOSS daje Ci pełne możliwości działania — szybkie odprawy, brak dopłat przy doręczeniu i przewidywalny VAT pobierany w checkoutcie.
Czy Twoje produkty to towary akcyzowe?
Jeśli tak, IOSS jest wyłączony ustawowo. Niezależnie od wartości przesyłki nie możesz stosować tej procedury. W praktyce najbardziej rozsądnym rozwiązaniem jest magazynowanie towarów na terenie UE i rozliczanie sprzedaży transgranicznej poprzez OSS, z uwzględnieniem krajowych przepisów akcyzowych.
Jeśli nie, możesz korzystać z IOSS (dla importu ≤150 euro) lub OSS (dla wysyłek z UE). Wybór zależy wyłącznie od Twojego modelu logistycznego i strategii dostaw.
Czy potrzebujesz szybkiej dostawy?
Jeśli tak, magazyn w UE staje się praktycznie jedynym rozsądnym rozwiązaniem. Tylko w takim modelu realne jest oferowanie dostawy w 1–2 dni na większość rynków unijnych. Procedura OSS pozwala wtedy wygodnie rozliczać sprzedaż cross-border, bez konieczności zakładania rejestracji tylko z tytułu wysyłki do każdego kraju osobno.
Jeśli nie, a Twoi klienci akceptują czas dostawy na poziomie 6–14 dni, wysyłka bezpośrednia z krajów spoza UE i IOSS pozostają w pełni funkcjonalne. To tańszy model operacyjny, szczególnie dla małych i średnich sklepów.
Czy jesteś firmą spoza UE?
Jeśli tak, musisz liczyć się z obowiązkiem posiadania pośrednika IOSS — z nielicznymi wyjątkami dotyczącymi państw objętych specjalnymi porozumieniami z UE (np. Norwegii). Pośrednik odpowiada solidarnie za poprawność deklaracji i VAT, dlatego jego usługa wiąże się z kosztem, ale jednocześnie umożliwia skalowalną sprzedaż bez obciążania klientów dopłatami przy odbiorze.
Jeśli nie, możesz korzystać z IOSS bez pośrednika. A jeżeli masz magazyn w UE, OSS staje się logicznym wyborem do transgranicznej sprzedaży B2C.
Ostateczna rekomendacja — jak połączyć odpowiedzi?
Jeśli nie masz magazynu, a towary są tanie → IOSS.
Jeśli masz magazyn w UE i wysyłasz do wielu państw → OSS.
Jeśli masz mix produktów (low-ticket + bestsellery premium) → model hybrydowy: IOSS + OSS.
Jeśli sprzedajesz towary akcyzowe → magazyn w UE + lokalne regulacje akcyzowe + OSS.
Najważniejsze jest to, żeby wybór procedury wynikał nie tylko z wartości towaru, ale z całości Twojej strategii: logistyki, marż, oczekiwań klientów i planów rozwoju. Matryca ma pomóc Ci uporządkować te zmienne i podjąć decyzję w sposób świadomy — nie intuicyjny.
Przykładowe scenariusze biznesowe
Na koniec warto zobaczyć, jak wybór procedury wygląda w praktyce. Każdy model sprzedaży działa w trochę innej rzeczywistości logistyczno-podatkowej, dlatego decyzja, która na papierze może wydawać się oczywista, w prawdziwym e-commerce zależy od konkretów: wartości koszyka, źródła towaru, tempa dostaw i struktury marż. Poniższe scenariusze pokazują najczęstsze przypadki, z którymi mierzą się młodzi sprzedawcy rozwijający się na rynku europejskim.
Dropshipping z Chin – wybierz IOSS
To klasyczny przypadek: towar znajduje się poza Unią, startuje bezpośrednio od dostawcy i trafia do klienta w jednym z państw UE. Średnia wartość zamówienia zwykle mieści się w widełkach 20–80 euro, więc spełniasz limit 150 euro dla przesyłek w IOSS. Dzięki pobraniu VAT podczas checkoutu paczka przechodzi uproszczoną odprawę, a klient nie widzi żadnych dopłat przy doręczeniu.
W tym modelu IOSS nie tylko upraszcza podatki — on stabilizuje cały biznes. Bez niego kurier pobierałby VAT przy dostawie, a to prowadzi do nieodebranych paczek, zwrotów i spadku konwersji. Dlatego dla typowego dropshippingu z krajów trzecich IOSS staje się fundamentem skalowalności.
High-ticket z USA (np. elektronika 300–500 EUR) – magazyn UE + OSS
Gdy pracujesz na produktach powyżej 150 euro, IOSS przestaje mieć zastosowanie. Import każdej paczki do Unii oznacza naliczenie VAT przy wprowadzaniu towaru do UE, a jeśli nie przejmiesz kontroli nad odprawą (np. model DDP), kurier może obciążyć klienta przy doręczeniu. To zabija sprzedaż high-ticket.
Dlatego najczęściej opłaca się sprowadzić elektronikę do magazynu w Unii, tam rozliczyć VAT importowy i dopiero potem wysyłać paczki do klientów. Sprzedaż transgraniczną B2C obsługuje wtedy OSS, który pozwala rozliczyć wszystkie kraje konsumpcji za pomocą jednej kwartalnej deklaracji. Ten model daje też przewagę logistyczną — dostawa 1–3 dni i wysoka przewidywalność czasu realizacji.
Marka modowa z magazynem w Polsce – OSS
Jeśli jesteś marką, która produkuje lub magazynuje odzież w Polsce, a następnie wysyła zamówienia do Niemiec, Czech, Holandii czy Francji, to dokładnie wchodzisz w zakres OSS. Towar znajduje się w Unii, sprzedaż jest B2C i przekracza granice państw członkowskich — to podręcznikowa definicja wewnątrzunijnej sprzedaży na odległość.
Sprzedaż krajową rozliczasz w Polsce, natomiast OSS obsługuje wszystkie dostawy do innych państw UE. Dzięki temu nie musisz zakładać rejestracji VAT w każdym kraju, do którego wysyłasz zamówienia. Dodatkowo Twoja logistyka staje się szybsza od konkurencji importowej — klienci widzą europejską wysyłkę, krótszy czas dostawy i prostsze zwroty.
Sklep hybrydowy – oba schematy
Coraz więcej sklepów działa w modelu mieszanym. Część produktów importujesz z krajów trzecich i sprzedajesz w ramach IOSS — szczególnie drobne akcesoria, gadżety, dekoracje czy elektronika niskiej wartości. Jednocześnie część bestsellerów utrzymujesz w magazynie w UE, bo są droższe lub wymagają ekspresowej dostawy.
W praktyce workflow wygląda tak:
– Towary low-ticket wysyłane spoza UE → IOSS i miesięczne deklaracje.
– Towary znajdujące się w magazynie UE → OSS i deklaracje kwartalne.
Każda transakcja trafia tylko do jednego schematu, zależnie od miejsca wysyłki i wartości przesyłki. To najbardziej elastyczny model skalowania biznesu — pozwala testować nowe produkty bez zamrażania kapitału w magazynach, a jednocześnie zapewnia szybkie dostawy dla kluczowych pozycji.
Podsumowanie i rekomendacja
Na końcu całej tej układanki najważniejsze jest, żebyś wiedział, jaki model naprawdę wspiera Twój biznes, a nie tylko spełnia formalne wymogi podatkowe. IOSS, OSS i magazyn w UE to nie trzy konkurencyjne opcje, ale trzy różne odpowiedzi na różne etapy rozwoju sklepu. Gdy rozumiesz, jak działają — i w jakich sytuacjach każda z nich ma sens — decyzja staje się zaskakująco prosta.
Wybierz IOSS, jeśli…
Twoje towary startują spoza Unii i mieszczą się w limicie 150 euro na przesyłkę.
Sprzedajesz głównie produkty low-ticket, które dobrze znoszą dłuższy czas dostawy.
Działasz bez magazynu w UE i chcesz uniknąć dopłat VAT przy doręczeniu.
Twoi klienci oczekują przewidywalnej ceny — bez „VAT-u przy odbiorze”.
Operujesz na relatywnie niskich kosztach i zależy Ci na utrzymaniu lekkiej logistyki.
Jesteś spoza UE i chcesz sprzedawać w całej Unii, nie tworząc lokalnych rejestracji VAT.
W tym scenariuszu IOSS staje się nie tylko procedurą podatkową, ale strategią sprzedażową, która stabilizuje wrażliwy model importowy i poprawia konwersję.
Wybierz OSS z magazynem w UE, jeśli…
Twoje produkty są warte więcej niż 150 euro i nie mieszczą się w ramach IOSS.
Chcesz oferować szybką dostawę — realnie 1–2 dni, a nie tydzień lub dwa.
Budujesz markę premium, w której logistyka jest częścią doświadczenia klienta.
Twoja sprzedaż przekracza granice państw UE i chcesz uniknąć wielu rejestracji VAT.
Importujesz większe partie towarów i bardziej opłaca Ci się odprawić je zbiorczo.
Sprzedajesz towary akcyzowe — jedyną sensowną drogą jest magazyn w UE.
OSS porządkuje rozliczenia B2C w całej Unii, a europejski magazyn daje Ci stabilność i przewagę konkurencyjną, której nie da się osiągnąć wysyłką z krajów trzecich.
Wybierz model hybrydowy IOSS + OSS, jeśli…
Masz produkty, które świetnie nadają się do importu (low-ticket),
a jednocześnie utrzymujesz w UE bestsellery wymagające szybkiej dostawy.
Chcesz testować nowe pozycje bez natychmiastowego sprowadzania ich do Europy.
Nie chcesz rezygnować ani z niskich kosztów modelu importowego, ani z benefitów lokalnej logistyki.
Twoja marka jest w fazie dynamicznego wzrostu i zależy Ci na elastyczności.
To właśnie model hybrydowy jest dziś najczęściej stosowanym rozwiązaniem w skalującym się e-commerce — pozwala z jednej strony minimalizować koszty, a z drugiej maksymalizować szybkość dostaw.
Przyszłość po 2028 roku
Jeśli UE wdroży reformę znoszącą limit 150 euro, IOSS stanie się procedurą obejmującą wszystkie wartości towarów. Oznacza to ogromne uproszczenie dla firm importowych — VAT będzie pobierany przy checkoutcie również dla produktów droższych, a system celny ma weryfikować dane automatycznie. Jednocześnie zniknie zwolnienie celne dla tanich przesyłek, co może zwiększyć koszt importu wielu produktów low-ticket.
W praktyce rynek może przesunąć się w dwóch kierunkach:
część sklepów jeszcze mocniej oprze się na IOSS, skoro obejmie całą sprzedaż importową,
a część przeniesie kluczowe produkty do magazynów w UE, bo cła i koszty transportu zaczną mieć większe znaczenie niż dziś.
Ostateczna decyzja — zarówno teraz, jak i po 2028 roku — sprowadza się do jednego pytania:
gdzie Twoje towary powinny być fizycznie, żeby sprzedaż była najbardziej opłacalna, szybka i przewidywalna?
Gdy znasz odpowiedź, wybór między IOSS, OSS a magazynem w UE staje się naturalny.
