Jak wyceniać i księgować koszty magazynowania (Fulfillment by Amazon, firmach logistycznych)?

W tym artykule potraktujemy fulfillment i magazynowanie dokładnie tak, jak powinieneś je traktować w biznesie: jako normalny, stały koszt prowadzenia sklepu. Nie jako „dodatkową opłatę, która gdzieś tam znika w rozliczeniach”, tylko jako coś, co realnie decyduje o tym, czy na koniec miesiąca zostaje Ci zysk, czy tylko satysfakcja, że paczki wyszły na czas. A ponieważ nasza grupa docelowa to osoby prowadzące albo zakładające jednoosobową działalność gospodarczą, będziemy to tłumaczyć prosto, bez języka z podręcznika i bez zakładania, że wiesz cokolwiek o podatkach.

Rola fulfillmentu w skalowaniu sprzedaży online

Fulfillment działa jak zdejmowanie ciężkiego plecaka z ramion. Gdy masz go na sobie, możesz iść, ale nie pobiegniesz. W e-commerce jest podobnie. Jeśli sam przyjmujesz dostawy, układasz towar, drukujesz etykiety, pakujesz, oddajesz paczki kurierowi, obsługujesz zwroty i jeszcze próbujesz rozwijać sklep, dodawać produkty, robić marketing i odpowiadać klientom, to w pewnym momencie trafisz na ścianę.

Fulfillment jest po to, żebyś mógł rosnąć bez dokładania sobie kolejnych godzin pracy. Zamiast codziennie robić „pakowanko”, możesz zająć się sprzedażą, ofertą, reklamą, budowaniem marki i tym, co faktycznie zwiększa przychód. To dlatego fulfillment jest tak popularny u osób, które chcą skalować sklep. W modelu Amazon FBA dochodzi jeszcze jeden element, który bywa kluczowy. Amazon przejmuje logistykę na swoich zasadach, a Twoje produkty mogą szybciej docierać do klientów, łatwiej łapać programy typu Prime i generalnie lepiej „pasować” do ekosystemu Amazona. To jest wygodne, ale ta wygoda kosztuje.

Tu pojawia się pierwsza ważna rzecz, którą warto zapamiętać na start. Fulfillment nie jest ani dobry, ani zły. Fulfillment to narzędzie. Dla jednych będzie wybawieniem i pozwoli im urosnąć kilka razy szybciej. Dla innych będzie „zjadaczem marży”, który sprawi, że sprzedaż niby rośnie, a pieniędzy na koncie wcale nie przybywa. Dlatego w kontekście księgowości ecommerce i planowania biznesu trzeba umieć te koszty dobrze rozumieć i dobrze rozliczać.

Dlaczego koszty magazynowania wpływają bezpośrednio na marżę

W e-commerce marża wygląda często fajnie tylko na papierze. Widzisz cenę zakupu produktu, widzisz cenę sprzedaży i myślisz, że różnica to Twój zarobek. A potem wchodzą koszty, które nie rzucają się w oczy, bo nie zawsze płacisz je „osobnym przelewem”. W Amazonie koszty potrafią być potrącane automatycznie z wypłat. U operatorów fulfillmentu często dostajesz zbiorczą fakturę za różne elementy usługi. I nagle okazuje się, że Twoja piękna marża topnieje.

Koszty magazynowania wpływają na marżę w bardzo prosty sposób. Jeśli płacisz za przechowywanie towaru, to płacisz nawet wtedy, gdy nic się nie sprzedaje. To jest koszt stały albo półstały, który potrafi boleć zwłaszcza przy wolno rotujących produktach, sezonówkach albo wtedy, gdy źle zaplanujesz zatowarowanie. Do tego dochodzą koszty realizacji zamówienia, czyli kompletacja, pakowanie i wysyłka. One rosną razem ze sprzedażą, więc są kosztami „od każdej paczki”. Jeśli ich nie wkalkulujesz w cenę produktu, możesz sprzedawać dużo i jednocześnie zarabiać mało.

W praktyce magazynowanie i fulfillment potrafią robić dwie rzeczy naraz. Z jednej strony ułatwiają życie i oszczędzają czas. Z drugiej strony, jeśli nie kontrolujesz opłat, mogą zjadać zysk na poziomie, którego nie czujesz na co dzień. Właśnie dlatego księgowość jednoosobowej firmy w e-commerce nie jest „formalnością do urzędu”, tylko elementem zarządzania. Księgowość JDG ma Ci pokazać, ile naprawdę kosztuje obsługa zamówień i ile naprawdę zostaje po opłaceniu wszystkich rachunków i podatków.

Tu warto też podkreślić coś, co dla początkujących jest zaskoczeniem. Nawet jeśli firma logistyczna albo Amazon pobierają swoje opłaty automatycznie, to Ty i tak musisz je normalnie rozliczyć i mieć do nich dokumenty. Jeśli tego nie zrobisz, Twoje koszty w papierach będą za małe, dochód wyjdzie za duży, a przez to zapłacisz większy JDG podatek dochodowy, niż powinieneś. To jest jeden z najczęstszych błędów na początku.

Zakres artykułu: JDG, KPiR, VAT, Amazon FBA i inni operatorzy

Ten tekst jest napisany dla osób, które prowadzą albo chcą założyć jednoosobową działalność gospodarczą i sprzedają w internecie. Skupimy się na tym, jak w praktyce ogarniać koszty magazynowania i fulfillmentu w codziennym życiu przedsiębiorcy. Będzie prosto i konkretnie, bez wchodzenia w prawnicze wywody, ale jednocześnie tak, żebyś po przeczytaniu miał jasność, co robić, jakich błędów unikać i gdzie najczęściej ludzie się wykładają.

Będziemy mówić o tym, jak wygląda księgowość działalność gospodarcza w kontekście takich usług, jak Amazon FBA i podobne usługi firm logistycznych. Poruszymy temat KPiR, bo to najczęstsza forma ewidencji w JDG, zwłaszcza na starcie. Wyjaśnimy, jak zbierać dokumenty, jak je wrzucać w koszty i dlaczego sama historia wypłat z platformy to za mało. Wejdziemy też w VAT w JDG, bo przy Amazonie i zagranicznych operatorach temat VAT potrafi zaskoczyć nawet osoby, które czują się „na luzie” z podatkami.

W praktyce pokażemy Ci, jak patrzeć na takie koszty jak na normalne wydatki firmy, a nie na jakąś czarną skrzynkę. To ważne także dlatego, że przy JDG podatki liczy się od dochodu, a dochód to przychód minus koszty. Jeśli dobrze księgujesz koszty fulfillmentu, to obniżasz dochód, a więc płacisz niższy podatek. Jeśli ich nie księgujesz albo robisz to źle, to płacisz za dużo. I to niezależnie od tego, czy rozliczasz się na skali podatkowej, gdzie działa kwota wolna od podatku, czy na podatku liniowym. Sama kwota wolna od podatku nie uratuje Cię przed tym, że źle policzony dochód zrobi Ci wyższy podatek, niż powinien.

W kolejnych częściach artykułu przejdziemy przez konkretne typy opłat, dokumenty, sposób księgowania w JDG, a także to, jak podejść do tematu JDG VAT, gdy faktury są z zagranicy. Wszystko w wersji dla normalnych ludzi, którzy chcą sprzedawać online i nie mają czasu studiować podatków jak kierunku na uczelni.

Czym są koszty magazynowania i fulfillmentu w praktyce?

Zanim zaczniemy mówić o księgowaniu, podatkach i VAT, trzeba najpierw dobrze zrozumieć, czym w ogóle są koszty magazynowania i fulfillmentu w codziennym życiu e-commerce. Dla wielu osób na starcie to są „jakieś opłaty, które Amazon albo magazyn sobie pobiera”, bez głębszego zastanowienia się, co się na nie faktycznie składa. A to właśnie te koszty bardzo często decydują o tym, czy biznes realnie zarabia.

W praktyce wszystko sprowadza się do jednego prostego mechanizmu. Płacisz za to, że Twój towar jest gdzieś przechowywany i za to, że ktoś obsługuje zamówienia zamiast Ciebie. Czyli przyjmuje towar na magazyn, trzyma go, pakuje, wysyła do klienta i często obsługuje zwroty. To są wydatki na usługi logistyczno-magazynowe, które w rozliczeniach w JDG bardzo często trafiają do KPiR jako pozostałe wydatki, najczęściej do kolumny 13.

Ważne jest to, że z punktu widzenia podatków i księgowości w JDG nie są to „jakieś specjalne koszty e-commerce”. To normalne wydatki na usługi, związane z obsługą sprzedaży. Różnica polega tylko na tym, że w fulfillment często wchodzi wiele drobnych opłat, które pojawiają się automatycznie i są rozliczane zbiorczo. Dlatego łatwo je przeoczyć albo nie do końca rozumieć, skąd się biorą.

Do takich kosztów mogą należeć nie tylko samo przechowywanie towaru i wysyłka, ale też przyjęcie dostawy do magazynu, etykietowanie produktów, materiały pakowe, obsługa zwrotów, opłaty za długie magazynowanie albo nawet utylizację niesprzedanego towaru. Wszystko to razem tworzy realny koszt prowadzenia sprzedaży online, który powinien być widoczny w księgowości działalności gospodarczej.

Z perspektywy ekonomicznej nie ma wielkiej różnicy, czy korzystasz z Amazona, polskiej firmy logistycznej czy magazynu za granicą. To wciąż ten sam typ kosztu. Z perspektywy VAT i dokumentów księgowych ta różnica już ma znaczenie, ale do tego wrócimy w kolejnych częściach artykułu.

Model Fulfillment by Amazon (FBA) – na czym polega

Fulfillment by Amazon, w skrócie FBA, to model, w którym wysyłasz swój towar do magazynów Amazon, a całą logistykę przejmuje platforma. Amazon przechowuje produkty, kompletuje zamówienia, pakuje paczki, wysyła je do klientów i obsługuje zwroty. Dla sprzedawcy oznacza to ogromne uproszczenie codziennej pracy i możliwość skupienia się na sprzedaży zamiast na pakowaniu paczek.

W praktyce klient kupuje produkt na Amazonie, a Ty nie dotykasz fizycznie towaru przy każdej sprzedaży. Amazon realizuje zamówienie, a Ty otrzymujesz wypłatę pomniejszoną o prowizje i różnego rodzaju opłaty. I tu pojawia się ważny moment z punktu widzenia księgowości w JDG. To, że pieniądze wpływają na konto już po potrąceniach, nie oznacza, że koszt „powstaje dlatego, że Amazon coś potrącił”. Koszt rozlicza się na podstawie dokumentów i zasad księgowych, a nie samego przelewu.

Amazon udostępnia sprzedawcom raporty rozliczeniowe, tak zwane zestawienia rozliczeń, które pokazują wszystkie potrącenia, prowizje i opłaty. Dodatkowo, w zależności od rodzaju opłat i kraju, wystawiane są także faktury za usługi lub prowizje przez odpowiednie spółki Amazon. I to właśnie te dokumenty są podstawą do ujęcia kosztów w księgowości jednoosobowej firmy. Sam raport jest bardzo pomocny, ale nie zawsze jest wystarczającym dowodem księgowym.

Zakres odpowiedzialności w modelu FBA jest dość prosty. Amazon odpowiada za magazynowanie, logistykę, wysyłkę i zwroty. Ty odpowiadasz za towar, jego jakość, ofertę oraz za podatki i rozliczenia. Amazon nie rozlicza za Ciebie VAT-u ani podatku dochodowego i nie sprawdza, czy Twoja księgowość JDG jest prowadzona poprawnie. To bardzo częsty błąd początkujących, którzy zakładają, że skoro „Amazon wszystko ogarnia”, to podatki też są jakoś „załatwione”.

Warto też pamiętać, że FBA to nie jest jedna stała opłata. To zestaw różnych kosztów, które zmieniają się w czasie. Są prowizje od sprzedaży, są opłaty za magazynowanie, są opłaty za realizację zamówień i dodatkowe koszty, które mogą pojawiać się przy zwrotach albo przy długim przechowywaniu towaru. Dlatego przy Amazonie kontrola dokumentów i rozliczeń jest szczególnie ważna dla JDG podatki i realnego wyniku finansowego.

Fulfillment u zewnętrznych operatorów logistycznych

Alternatywą dla Amazon FBA jest fulfillment realizowany przez zewnętrzne firmy logistyczne. Mogą to być polskie magazyny albo centra logistyczne działające w innych krajach. Zasada działania jest podobna. Wysyłasz towar do magazynu operatora, a on przechowuje go i wysyła zamówienia do Twoich klientów.

Dla wielu przedsiębiorców różnica między FBA a klasycznym fulfillmentem polega głównie na elastyczności. Zewnętrzny operator może obsługiwać jednocześnie zamówienia z własnego sklepu, Allegro czy innych platform. Nie jesteś przywiązany do jednego marketplace’u i łatwiej budujesz własną markę. Często też cenniki są prostsze do zrozumienia, bo dostajesz jedną fakturę, na której widać, ile zapłaciłeś za magazyn, kompletację i wysyłki.

Z punktu widzenia księgowości działalności gospodarczej efekt jest bardzo podobny jak przy Amazonie. Płacisz za usługę logistyczną, dostajesz dokument i ujmujesz koszt w KPiR. Różnice zaczynają się przy VAT. Usługa od polskiej firmy to zazwyczaj faktura z polskim VAT-em. Usługa od firmy z UE albo spoza UE to często import usług i dodatkowe obowiązki podatkowe. Dlatego nie można powiedzieć, że „nie ma znaczenia”, z kim współpracujesz. Biznesowo to ten sam typ kosztu, ale podatkowo szczegóły mają znaczenie.

Przedsiębiorcy najczęściej wybierają alternatywę dla Amazona wtedy, gdy sprzedają głównie poza Amazonem, chcą mieć większą kontrolę nad kosztami albo gdy opłaty FBA zjadają zbyt dużą część marży. Czasem powodem jest też specyfika towaru, jego gabaryty albo niska cena jednostkowa, przy której koszty Amazona stają się nieopłacalne.

Niezależnie od wyboru, jedno jest wspólne. Wydatki na magazynowanie i fulfillment są związane z osiąganiem i obsługą sprzedaży. Co do zasady mogą więc obniżać dochód w JDG, a tym samym wpływać na wysokość podatku. W kolejnych częściach artykułu pokażemy dokładnie, jak je dokumentować, księgować i rozliczać, żeby księgowość ecommerce faktycznie pomagała Ci prowadzić biznes, a nie była tylko przykrym obowiązkiem.

Rodzaje kosztów w Amazon FBA

Jednym z największych błędów na początku sprzedaży w Amazon FBA jest myślenie, że istnieje jedna konkretna „opłata za fulfillment”. W praktyce tak to nie działa. Amazon FBA to zestaw różnych kosztów, które pojawiają się w różnych momentach i z różnych powodów. Część z nich nalicza się przy każdej sprzedaży, część co miesiąc, a część tylko wtedy, gdy wydarzy się coś konkretnego, na przykład zwrot albo długie zaleganie towaru w magazynie.

Dla księgowości w JDG ma to duże znaczenie, bo te koszty nie zawsze są oczywiste na pierwszy rzut oka. Często nie płacisz ich osobnym przelewem, tylko są potrącane z rozliczeń. To sprawia, że łatwo je przeoczyć, a wtedy księgowość ecommerce pokazuje zawyżony dochód i zawyżony podatek.

Prowizje i opłaty sprzedażowe

Pierwszym i najbardziej podstawowym kosztem w Amazon FBA jest prowizja od sprzedaży. Amazon nazywa ją zwykle referral fee, czyli opłatą za pośrednictwo w sprzedaży. Jest ona naliczana od każdej sprzedanej sztuki i jej wysokość zależy od kategorii produktu. W jednych kategoriach będzie to kilka procent, w innych kilkanaście procent ceny sprzedaży.

To jest koszt, którego nie da się ominąć i który zawsze powinien być wkalkulowany w cenę produktu. Jeśli tego nie zrobisz, bardzo szybko okaże się, że sprzedaż niby rośnie, ale realny zysk jest dużo mniejszy, niż zakładałeś. Z punktu widzenia JDG podatek dochodowy prowizja Amazona jest normalnym kosztem związanym ze sprzedażą i może obniżać dochód, o ile jest prawidłowo ujęta w rozliczeniach.

Drugim elementem są opłaty za plan sprzedażowy. Amazon oferuje plan indywidualny oraz plan profesjonalny. W planie indywidualnym płacisz opłatę za każdą sprzedaną sztukę, a w planie profesjonalnym stałą miesięczną opłatę niezależnie od liczby transakcji. Konkretne stawki zależą od kraju i rynku, na którym prowadzisz konto sprzedawcy, dlatego warto sprawdzać je zawsze dla swojego marketplace’u.

Z perspektywy księgowości jednoosobowej firmy oba warianty są kosztami działalności. Różnica polega tylko na tym, czy koszt pojawia się razem ze sprzedażą, czy cyklicznie co miesiąc.

Koszty magazynowania i realizacji zamówień

Drugą dużą grupą kosztów w Amazon FBA są koszty związane z fizycznym przechowywaniem towaru i realizacją zamówień. I to właśnie tutaj wiele osób zaczyna się dziwić, bo okazuje się, że płaci się nawet wtedy, gdy sprzedaż idzie słabo.

Amazon nalicza miesięczne opłaty magazynowe za to, że Twój towar leży w jego centrach logistycznych. Opłaty te zależą od objętości towaru oraz od okresu w roku. Amazon rozróżnia okresy o niższym i wyższym obciążeniu magazynów, często określane jako non-peak i peak. W sezonach o dużym popycie, na przykład przed świętami, stawki magazynowe są wyższe. To oznacza, że koszt pojawia się niezależnie od tego, czy w danym miesiącu sprzedajesz dużo, czy mało.

Do tego dochodzą opłaty za realizację zamówień, czyli kompletację, pakowanie i wysyłkę paczki do klienta. Są one naliczane zazwyczaj jako ryczałt za jedną przesyłkę i zależą od rozmiaru oraz wagi produktu. To koszt, który rośnie razem ze sprzedażą. Każda wysłana paczka generuje konkretną opłatę.

Osobną kategorią są dopłaty za zbyt długo zalegający zapas, często określane jako opłaty za „aged inventory” albo długie składowanie. Amazon nie chce, żeby magazyny były zapchane towarem, który się nie sprzedaje. Jeśli produkt zalega zbyt długo, naliczane są dodatkowe dopłaty. Nazwy i mechanika tych opłat zmieniały się w ostatnich latach, ale sens pozostaje ten sam. Długie magazynowanie kosztuje coraz więcej. Z punktu widzenia księgowości JDG to nadal koszt działalności, ale z punktu widzenia biznesu jest to sygnał ostrzegawczy, że coś nie działa w sprzedaży lub zatowarowaniu.

Koszty dodatkowe w FBA

Amazon FBA generuje także koszty, które nie występują przy każdej sprzedaży, ale potrafią znacząco wpłynąć na wynik finansowy. Jednym z nich są koszty związane ze zwrotami. W części kategorii mogą pojawić się opłaty za obsługę lub przetworzenie zwrotu, tak zwane returns processing fees. Zasady ich naliczania zależą od kategorii produktu, programu sprzedażowego i rynku, dlatego nie zawsze wyglądają tak samo. Dodatkowo rozliczenie prowizji może zależeć od tego, jaki jest typ zwrotu i na jakich zasadach został on przyjęty.

Kolejną grupą są opłaty za usunięcie lub odesłanie towaru z magazynu. Jeśli zdecydujesz się wycofać produkt z FBA, Amazon naliczy opłatę za jego fizyczne usunięcie, zniszczenie albo odesłanie do Ciebie. Wysokość tych opłat zależy między innymi od rozmiaru i wagi produktu oraz kraju, w którym towar jest magazynowany. Dla wielu sprzedawców to moment, w którym uświadamiają sobie, że magazynowanie w Amazonie to nie jest rozwiązanie „bez konsekwencji”.

Do kosztów dodatkowych należą też różnego rodzaju usługi techniczne, takie jak etykietowanie produktów, przygotowanie ich do sprzedaży czy inne czynności wykonywane w magazynie. Każda taka usługa jest osobno płatna i każda generuje koszt, który powinien być ujęty w rozliczeniach w JDG.

Reklamy i usługi marketingowe Amazon

Ostatnią dużą grupą kosztów w Amazon FBA są reklamy i usługi marketingowe. Najczęściej są to reklamy Amazon Ads, które działają w modelu pay per click. Oznacza to, że płacisz za każde kliknięcie reklamy, niezależnie od tego, czy zakończy się ono sprzedażą.

Dla wielu sprzedawców reklamy są koniecznością, zwłaszcza na początku, gdy produkt nie ma jeszcze historii sprzedaży i opinii. Jednocześnie jest to koszt, który bardzo łatwo wymyka się spod kontroli. Budżet reklamowy może rosnąć szybciej niż sprzedaż, a wtedy realny zysk zaczyna znikać.

W rozliczeniach reklamy często pojawiają się jako osobne raporty i osobne pozycje kosztowe, niezależne od prowizji czy kosztów fulfillmentu. Z punktu widzenia księgowości działalności gospodarczej to nadal wydatki związane z osiąganiem przychodów i co do zasady mogą obniżać dochód w JDG, o ile są prawidłowo udokumentowane.

Patrząc całościowo, Amazon FBA generuje wiele różnych kosztów, które razem składają się na pełny obraz rentowności sprzedaży. Dopiero gdy uwzględnisz prowizje, magazynowanie, realizację zamówień, zwroty, usługi dodatkowe i reklamy, jesteś w stanie realnie ocenić, ile zarabiasz. W kolejnych częściach artykułu przejdziemy do tego, jak te koszty dokumentować i księgować, żeby VAT w JDG i podatek dochodowy były liczone od rzeczywistego wyniku, a nie od złudzeń.

Rodzaje kosztów u innych firm fulfillmentowych

Jeśli nie korzystasz z Amazon FBA albo planujesz sprzedawać także poza Amazonem, bardzo możliwe, że trafisz na zewnętrzną firmę fulfillmentową. Może to być polski operator logistyczny albo zagraniczne centrum obsługujące e-commerce. Na pierwszy rzut oka taki fulfillment bywa łatwiejszy do zrozumienia niż Amazon, bo cenniki są bardziej przejrzyste i „lepiej nazwane”. Ale to nie znaczy, że jest prosty kosztowo.

W praktyce również tutaj koszty składają się z wielu elementów. Różnica polega głównie na tym, że zamiast skomplikowanych raportów z platformy sprzedażowej, zwykle dostajesz jedną lub kilka faktur miesięcznie. Zależy to od tego, czy operator rozdziela usługi magazynowe, wysyłkowe i dodatkowe na osobne dokumenty, czy ujmuje je zbiorczo. To sprawia, że rozliczenia są czytelniejsze, ale niekoniecznie tańsze.

Dla księgowości w JDG są to wydatki na usługi logistyczno-magazynowe. W praktyce sposób rozliczenia VAT może się jednak różnić w zależności od tego, czy operator działa w Polsce, w innym kraju UE czy poza UE. Z punktu widzenia samego kosztu ekonomicznego mechanizm jest podobny, ale podatkowo szczegóły mają znaczenie, do czego wrócimy w dalszej części artykułu.

Opłaty magazynowe

Podstawowym kosztem u zewnętrznych firm fulfillmentowych są opłaty za magazynowanie towaru. Operatorzy logistyczni najczęściej rozliczają przestrzeń magazynową w dość prosty sposób. Może to być opłata za paletę, za metr sześcienny, za półkę albo za określoną powierzchnię.

Najważniejsze jest to, że są to koszty stałe lub półstałe. Pojawiają się co miesiąc niezależnie od tego, czy sprzedaż idzie świetnie, czy praktycznie stoi. Jeśli towar leży w magazynie i się nie sprzedaje, opłata magazynowa nadal jest naliczana. Właśnie dlatego magazynowanie wolno rotujących produktów potrafi być bardzo drogie w dłuższym okresie.

Często występuje też sezonowość cen. W okresach zwiększonego zapotrzebowania na przestrzeń magazynową, na przykład przed świętami, stawki mogą wzrosnąć. Z punktu widzenia podatków w JDG to nadal koszty działalności, ale z punktu widzenia planowania biznesu warto brać je pod uwagę wcześniej, a nie dopiero po otrzymaniu wyższej faktury.

Przyjęcie towaru na magazyn

Kolejną grupą kosztów są opłaty za przyjęcie towaru do magazynu. Wiele firm fulfillmentowych pobiera opłatę za każdą dostawę, którą muszą obsłużyć. W praktyce obejmuje to rozładunek, przeliczenie towaru, sprawdzenie zgodności z dokumentami oraz wprowadzenie produktów do systemu magazynowego.

Dla osób zaczynających sprzedaż online bywa to zaskakujące, bo wydaje się, że przyjęcie towaru to „oczywista część magazynu”. Z punktu widzenia operatora jest to jednak osobna usługa. Jeśli często dosyłasz niewielkie partie towaru, te opłaty mogą się szybko kumulować.

W księgowości działalności gospodarczej są to wydatki związane z przygotowaniem towaru do sprzedaży. Bez ich poniesienia sprzedaż w ogóle nie byłaby możliwa, dlatego co do zasady mogą one obniżać dochód w JDG, o ile są prawidłowo udokumentowane.

Kompletacja, pakowanie i wysyłka

Jednym z kluczowych elementów kosztowych fulfillmentu są opłaty za realizację zamówień. Najczęściej występują one jako pick and pack, czyli kompletacja i pakowanie paczki. Oznacza to pobranie produktu z magazynu, zapakowanie go i przygotowanie do wysyłki.

Do tego dochodzą koszty materiałów opakowaniowych. Kartony, koperty, wypełniacze, taśmy czy etykiety bardzo często są rozliczane osobno albo w ramach opłaty za pakowanie. Przy dużej liczbie zamówień są to koszty, które potrafią znacząco wpłynąć na wynik finansowy, mimo że pojedynczo wyglądają niegroźnie.

Ostatnim elementem są koszty przesyłek kurierskich. W zależności od umowy operator może refakturować koszt wysyłki, korzystać z własnych stawek albo realizować wysyłki na Twoich etykietach. Niezależnie od modelu, wysyłka zawsze generuje koszt, który rośnie razem ze sprzedażą. Przy produktach o niskiej cenie jednostkowej to właśnie koszt wysyłki bardzo często decyduje o tym, czy sprzedaż w ogóle jest opłacalna.

Zwroty, reklamacje i usługi administracyjne

Sprzedaż internetowa niemal zawsze wiąże się ze zwrotami i reklamacjami. Firmy fulfillmentowe oferują obsługę zwrotów, ale zazwyczaj jest to usługa płatna. Najczęściej pobierana jest opłata za przyjęcie zwróconej paczki, ocenę stanu towaru oraz jego ponowne przyjęcie na magazyn albo przygotowanie do utylizacji.

Oprócz tego mogą pojawić się opłaty administracyjne. Są to na przykład stałe miesięczne opłaty za prowadzenie konta, dostęp do panelu, raportowanie, integracje systemów czy wsparcie techniczne. Z punktu widzenia podatków w JDG są to nadal koszty działalności, nawet jeśli nie są bezpośrednio powiązane z pojedynczą sprzedażą.

Te opłaty często są mało widoczne, bo pojedynczo nie wydają się wysokie. W skali roku potrafią jednak zauważalnie obniżyć zysk, dlatego warto je uwzględniać przy analizie kosztów.

Usługi dodatkowe

Ostatnią grupą kosztów są usługi dodatkowe, które pojawiają się w zależności od specyfiki biznesu. Może to być kontrola jakości towaru, sprawdzanie zgodności produktów z wymaganiami marketplace’ów, przepakowywanie, zmiana etykiet czy przygotowanie zestawów promocyjnych.

Część operatorów oferuje również ubezpieczenie towaru albo płatną utylizację produktów, które nie nadają się już do sprzedaży. Są to koszty nieregularne, ale potrafią znacząco wpłynąć na wynik finansowy w konkretnym miesiącu.

Z perspektywy księgowości jednoosobowej firmy wszystkie te wydatki łączy jedno. Są to koszty związane z magazynowaniem towaru i obsługą sprzedaży. Co do zasady mogą więc obniżać dochód w JDG, o ile są prawidłowo udokumentowane i ujęte w rozliczeniach. W kolejnych częściach artykułu przejdziemy do tego, jak takie koszty dokumentować i księgować, żeby księgowość JDG faktycznie pokazywała, ile naprawdę kosztuje prowadzenie e-commerce.

Czy koszty fulfillmentu są kosztem uzyskania przychodu?

To jedno z najczęstszych pytań, jakie pojawiają się u osób prowadzących lub zakładających JDG w e-commerce. Skoro Amazon albo firma fulfillmentowa pobiera opłaty za magazyn, wysyłkę czy zwroty, to czy te pieniądze naprawdę można wrzucić w koszty i obniżyć podatek. Odpowiedź w większości przypadków brzmi: tak. Ale warto zrozumieć dlaczego, bo to bardzo pomaga ogarnąć księgowość JDG bez stresu i bez zgadywania.

Dla wielu początkujących przedsiębiorców podatki w JDG wydają się czymś oderwanym od rzeczywistości biznesowej. Tymczasem zasada jest dość prosta. Jeśli ponosisz wydatek dlatego, że prowadzisz sprzedaż i bez niego ta sprzedaż byłaby trudniejsza albo mniej opłacalna, to bardzo często taki wydatek może być kosztem uzyskania przychodu. Fulfillment idealnie wpisuje się w tę logikę.

Usługi obce w działalności gospodarczej

W praktyce koszty fulfillmentu traktuje się jako wydatki na usługi logistyczno-magazynowe. W języku potocznym często mówi się o nich jako o „usługach obcych”, bo są świadczone przez zewnętrzne firmy, a nie wykonywane samodzielnie w ramach działalności. W księgowości jednoosobowej firmy, zwłaszcza przy KPiR, nie chodzi jednak o nazwę, tylko o sens wydatku.

Płacisz firmie zewnętrznej za przechowywanie towaru, kompletację zamówień, pakowanie, wysyłkę czy obsługę zwrotów. To są normalne usługi, tak samo jak księgowość, reklamy czy obsługa IT. W księgowości działalności gospodarczej nie ma znaczenia, czy pakujesz paczki sam, czy zlecasz to komuś innemu. Jeśli zlecasz, to ponosisz koszt usługi.

W praktyce w JDG takie wydatki najczęściej trafiają do KPiR jako pozostałe wydatki, ale na tym etapie nie musisz jeszcze zaprzątać sobie głowy numerami kolumn. Ważniejsze jest zrozumienie, że fulfillment nie jest „jakimś dziwnym kosztem Amazona”, tylko zwykłym kosztem prowadzenia biznesu.

Związek kosztu z przychodem

Żeby wydatek mógł być kosztem uzyskania przychodu, musi mieć związek z osiąganiem przychodów albo z ich zabezpieczeniem. W przypadku fulfillmentu ten związek jest zazwyczaj bardzo prosty do pokazania. Towar leży w magazynie po to, żeby go sprzedać. Zamówienia są pakowane i wysyłane po to, żeby klient je dostał i zapłacił. Zwroty są obsługiwane, bo takie są realia sprzedaży online.

Nie trzeba udowadniać, że bez fulfillmentu sprzedaż byłaby absolutnie niemożliwa. Wystarczy, że wydatek jest racjonalnie związany z działalnością. Dla e-commerce korzystanie z magazynu zewnętrznego albo Amazon FBA jest normalnym sposobem prowadzenia sprzedaży, a nie fanaberią. Dlatego koszty fulfillmentu co do zasady spełniają warunek związku z przychodem.

Bardzo ważne jest jednak to, żeby koszt był prawidłowo udokumentowany. Musisz mieć fakturę albo inny dokument księgowy, który spełnia wymogi dowodu księgowego i jasno pokazuje, za co zapłaciłeś i komu. Same raporty sprzedażowe, zestawienia techniczne z platformy czy historia wypłat bez danych sprzedawcy zwykle nie są wystarczające jako samodzielna podstawa ujęcia kosztu.

Wpływ kosztów fulfillmentu na dochód i podatek

Tu teoria bardzo szybko przekłada się na praktykę. W JDG podatek dochodowy płacisz nie od przychodu, tylko od dochodu. Dochód to przychód minus koszty. Im wyższe koszty, tym niższy dochód, a w konsekwencji niższy podatek.

Koszty fulfillmentu bardzo często są jedną z największych pozycji kosztowych w e-commerce. Jeśli ich nie księgujesz albo ujmujesz je niepełnie, Twoja księgowość JDG pokazuje zawyżony dochód. Efekt jest prosty: płacisz wyższy podatek, niż powinieneś. Dotyczy to zarówno osób rozliczających się na skali podatkowej, gdzie działa kwota wolna od podatku, jak i tych, które wybrały podatek liniowy. Sama kwota wolna od podatku nie „naprawi” źle policzonych kosztów.

Warto też pamiętać, że niezależnie od tego, czy dany wydatek jest kosztem podatkowym, sposób jego rozliczenia w VAT może się różnić w zależności od tego, czy usługa fulfillmentu jest świadczona przez podmiot z Polski, z innego kraju UE czy spoza Unii. Sam koszt obniża dochód, ale VAT rządzi się dodatkowymi zasadami, do których jeszcze wrócimy.

Podsumowując, koszty fulfillmentu w zdecydowanej większości przypadków są kosztami uzyskania przychodu. Są związane z obsługą sprzedaży, są racjonalne i typowe dla e-commerce i mogą obniżać dochód w JDG. Warunek jest jeden: muszą być prawidłowo udokumentowane i ujęte w księgowości jednoosobowej firmy. W kolejnych częściach artykułu pokażemy dokładnie, jak to zrobić krok po kroku, żeby JDG podatki były policzone poprawnie, a księgowość ecommerce faktycznie odzwierciedlała realny wynik Twojego biznesu.

Dokumentowanie kosztów magazynowania i fulfillmentu

W e-commerce bardzo łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że skoro „system wszystko liczy”, to księgowość zrobi się sama. W praktyce właśnie przy fulfillmencie i magazynowaniu pojawia się najwięcej błędów. Nie dlatego, że przepisy są wyjątkowo skomplikowane, ale dlatego, że dokumenty są rozproszone, potrącenia są automatyczne, a pieniądze na konto wpływają już „po kosztach”. Dlatego w księgowości JDG kluczowe jest jedno: wiedzieć, na podstawie czego wolno ująć koszt i czego urząd skarbowy realnie oczekuje w razie kontroli.

Ta część artykułu jest szczególnie ważna, bo nawet najlepiej policzona marża niewiele da, jeśli koszty nie są poprawnie udokumentowane.

Jakie dokumenty są podstawą księgowania

Podstawą ujęcia kosztu w księgowości działalności gospodarczej musi być dokument księgowy. Najczęściej jest to faktura, ale przepisy KPiR dopuszczają także inne dowody księgowe, o ile spełniają określone wymogi. Taki dokument powinien jasno wskazywać strony transakcji, datę, opis usługi oraz jej wartość.

W praktyce najbezpieczniejszą podstawą jest faktura. Jeśli korzystasz z polskiej firmy fulfillmentowej, zazwyczaj co miesiąc dostajesz standardową fakturę VAT z opisem usług magazynowych, wysyłkowych czy administracyjnych. Taki dokument jest prosty do zaksięgowania i rzadko budzi wątpliwości.

Przy platformach sprzedażowych i zagranicznych operatorach bywa inaczej. Na przykład Amazon udostępnia sprzedawcom zestawienia rozliczeniowe, często nazywane billing statements albo settlement statements. Pokazują one szczegółowo prowizje, opłaty magazynowe, koszty wysyłek czy reklamy naliczone w danym okresie. W zależności od rodzaju opłat i kraju Amazon wystawia też faktury za swoje usługi.

Warto tu jasno rozróżnić dwie rzeczy. Zestawienie rozliczeniowe jest bardzo ważnym dokumentem pomocniczym, ale zwykle służy do uzgodnienia i wyjaśnienia pozycji, a nie zawsze jako samodzielny dowód księgowy. Najbezpieczniej jest opierać księgowanie kosztów na fakturach, a zestawienia traktować jako uzupełnienie, które pokazuje, skąd wzięły się konkretne kwoty.

Faktury krajowe vs. zagraniczne

To, kto wystawia dokument, ma znaczenie nie tylko porządkowe, ale też podatkowe. W księgowości ecommerce warto od początku rozróżniać faktury krajowe i zagraniczne.

Jeśli korzystasz z polskiego operatora fulfillmentu, otrzymujesz fakturę od polskiej firmy, zwykle z doliczonym polskim VAT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz ten VAT odliczyć. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, co do zasady w koszty trafia kwota brutto. Taki dokument księgujesz jak każdy inny wydatek w JDG.

Przy Amazonie i innych zagranicznych kontrahentach sytuacja jest inna. Faktury często wystawiane są przez podmioty z UE lub spoza UE i nie zawierają polskiego VAT. Nadal są to normalne koszty działalności, ale sposób rozliczenia VAT może się różnić w zależności od kraju usługodawcy. Na tym etapie kluczowe jest jedno: zawsze sprawdzaj dane wystawcy, kraj, numer VAT i opis usługi. To od nich zależy dalszy sposób rozliczenia.

Faktury w walutach obcych

W e-commerce faktury w euro czy dolarach to codzienność. Sama waluta nie jest problemem, ale trzeba pamiętać o zasadach przeliczeń.

Dla celów PIT i KPiR koszty wyrażone w walutach obcych przelicza się najczęściej według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W praktyce, przy prowadzeniu KPiR, bardzo często oznacza to kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.

Warto jednak wiedzieć, że dla celów VAT zasady przeliczeń mogą wyglądać inaczej. Wynikają one z art. 31a ustawy o VAT i mogą zależeć od momentu powstania obowiązku podatkowego, a w niektórych sytuacjach dopuszczalne są także inne kursy. Dlatego w praktyce często spotyka się sytuację, w której koszt w PIT i VAT jest przeliczany według tej samej kwoty, ale nie zawsze musi tak być.

Dobrą praktyką jest zapisywanie lub archiwizowanie tabeli kursów NBP z danego dnia razem z fakturą. To nie jest obowiązkowe, ale bardzo ułatwia życie przy ewentualnych pytaniach albo kontroli.

Potrącenia z wypłat a obowiązek księgowania

Jednym z najczęstszych błędów w księgowości ecommerce jest traktowanie wypłaty z platformy jako podstawy zapisów w księgach. W Amazonie i wielu innych systemach pieniądze trafiają na konto już po potrąceniu prowizji i opłat.

Trzeba jasno powiedzieć: payout, przelew czy historia wypłat nie są dokumentami księgowymi. Pokazują jedynie przepływ pieniędzy, a nie to, jakie były przychody i koszty.

W prawidłowej księgowości jednoosobowej firmy przychód ujmujesz w pełnej kwocie sprzedaży, a prowizje i opłaty fulfillmentowe ujmujesz osobno jako koszty, na podstawie dokumentów od platformy lub operatora. Księgowanie „z różnicy” między sprzedażą a przelewem to bardzo częsty błąd, który prowadzi do zaniżania przychodu albo pomijania kosztów.

Zestawienia rozliczeniowe są tu bardzo pomocne, bo pokazują, jakie potrącenia zostały zastosowane. Ale to faktury i inne prawidłowe dowody księgowe są podstawą zapisów w księgowości działalności gospodarczej.

Archiwizacja dokumentów

Na koniec temat, który wielu przedsiębiorców odkłada na później, a który potrafi mocno zaboleć po czasie. Dokumenty księgowe trzeba przechowywać.

W JDG dokumenty podatkowe, w tym faktury kosztowe, należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że faktury z 2024 roku trzeba trzymać co najmniej do końca 2029 roku. To minimum – w szczególnych sytuacjach termin ten może się wydłużyć, na przykład gdy bieg przedawnienia ulega zawieszeniu.

Najlepszą praktyką jest porządkowanie dokumentów miesiącami i źródłami. Osobne foldery na Amazon, osobne na firmy fulfillmentowe, osobne na reklamy. Wersje elektroniczne są w pełni akceptowalne, o ile są czytelne i kompletne.

Dobrze prowadzona archiwizacja to nie tylko spokój przy ewentualnej kontroli. To także ogromne ułatwienie przy analizie kosztów, zmianie biura rachunkowego czy sprawdzaniu, dlaczego w danym miesiącu JDG podatek dochodowy wyszedł wyższy niż zwykle. Dokumenty są fundamentem dobrej księgowości JDG i warto traktować je jako element prowadzenia biznesu, a nie przykry obowiązek.

Księgowanie kosztów fulfillmentu w KPiR (JDG)

Gdy już wiesz, jakie koszty generuje fulfillment i masz do nich dokumenty, pojawia się kolejne pytanie. Jak poprawnie ująć je w księgowości JDG, konkretnie w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Dla wielu początkujących przedsiębiorców to moment, w którym zaczyna się chaos, bo koszty są potrącane automatycznie, dokumenty pojawiają się z opóźnieniem, a pieniądze na koncie „nie zgadzają się” z liczbami w raportach.

Dobra wiadomość jest taka, że w KPiR zasady są dość proste. Trzeba tylko unikać skrótów myślowych i pamiętać, że księgowość jednoosobowej firmy ma pokazywać pełny obraz biznesu, a nie tylko to, co faktycznie wpłynęło na konto.

Jak zaklasyfikować koszty fulfillmentu

Koszty fulfillmentu w JDG są co do zasady wydatkami na usługi logistyczno-magazynowe. W praktyce w większości przypadków ujmuje się je w kolumnie 13 KPiR, czyli jako „Pozostałe wydatki”. Trafiają tam między innymi prowizje sprzedażowe, opłaty za magazynowanie, kompletację zamówień, pakowanie, wysyłkę do klientów, obsługę zwrotów, reklamy oraz różne usługi dodatkowe związane z obsługą sprzedaży.

Warto jednak pamiętać, że nie zawsze i nie wszystko musi trafić dokładnie w to samo miejsce. Przykładowo, osobno kupowane materiały do pakowania, takie jak kartony, taśmy czy wypełniacze, mogą być w praktyce ujmowane różnie, w zależności od tego, jak są wykorzystywane w firmie. Podobnie koszty uboczne zakupu towarów, na przykład transport czy ubezpieczenie związane bezpośrednio z zakupem i dostawą towaru do firmy lub magazynu, bywają kwalifikowane inaczej niż koszty realizacji zamówień do klientów.

Najważniejsze jest jednak to, że koszty fulfillmentu jako takie, czyli koszty obsługi sprzedaży, w zdecydowanej większości przypadków trafiają do kolumny 13 KPiR i są traktowane jako bieżące koszty działalności.

Księgowanie faktur krajowych

Najprostsza sytuacja to faktury od polskich operatorów fulfillmentu. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, do KPiR trafia kwota netto jako koszt, a VAT rozliczasz w rejestrach VAT, o ile wydatek jest związany ze sprzedażą opodatkowaną.

Jeżeli prowadzisz JDG zwolnioną z VAT, sytuacja jest prostsza. Nie odliczasz VAT-u, więc co do zasady w koszty trafia kwota brutto z faktury. Taki wydatek obniża dochód i ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego.

W obu przypadkach kluczowe jest to, że księgowanie odbywa się na podstawie faktury lub innego prawidłowego dokumentu księgowego, a nie na podstawie przelewu czy historii wypłat.

Księgowanie faktur zagranicznych

W e-commerce bardzo często spotyka się faktury zagraniczne, na przykład od Amazon albo zagranicznych firm logistycznych. Zwykle są to faktury wystawione bez polskiego VAT, w walucie obcej.

Z punktu widzenia KPiR taka faktura nadal jest normalnym kosztem działalności. Najpierw przeliczasz jej wartość na złotówki według właściwego kursu, a następnie ujmujesz ją w kolumnie 13 KPiR jako pozostały wydatek.

W KPiR koszt z faktury w walucie obcej przelicza się na PLN według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. W praktyce, przy prowadzeniu KPiR, najczęściej jest to kurs z dnia poprzedzającego datę dokumentu.

Trzeba jednak pamiętać o VAT. Brak VAT na fakturze nie oznacza, że temat VAT znika. Przy usługach zagranicznych bardzo często mamy do czynienia z importem usług. Co ważne, import usług może dotyczyć również przedsiębiorców zwolnionych z VAT. W takim przypadku VAT rozlicza się jako należny, ale bez prawa do odliczenia. Sam koszt usługi ujmuje się w KPiR niezależnie od tego, jak wygląda rozliczenie VAT.

Najczęstsze błędy księgowe

Najczęstszym błędem w księgowaniu fulfillmentu jest księgowanie wyłącznie tego, co faktycznie wpłynęło na konto. Przedsiębiorca widzi przelew z platformy i traktuje go jako przychód, zapominając, że prowizje i opłaty zostały wcześniej potrącone.

Prawidłowa księgowość jednoosobowej firmy wygląda inaczej. Przychód wykazuje się w pełnej kwocie sprzedaży, a prowizje i opłaty fulfillmentowe ujmuje się osobno jako koszty, na podstawie dokumentów od platformy lub operatora logistycznego.

Drugim częstym błędem jest pomijanie drobnych opłat potrącanych automatycznie. Reklamy, opłaty za zwroty, dopłaty za długie magazynowanie czy usługi dodatkowe często „giną” w rozliczeniach, bo pojedynczo wydają się małe. W skali miesiąca lub roku potrafią jednak znacząco wpłynąć na dochód i na wysokość podatku.

Dlatego w księgowości JDG kluczowa jest systematyczność. Regularne pobieranie dokumentów, porównywanie ich z zestawieniami i księgowanie wszystkich kosztów fulfillmentu sprawia, że KPiR pokazuje realny wynik finansowy. A to z kolei pozwala podejmować sensowne decyzje cenowe i podatkowe, zamiast opierać się na liczbach, które nie pokazują całej prawdy.

Moment poniesienia kosztu – kiedy ująć wydatek w KPiR?

Dla wielu osób prowadzących JDG największym zaskoczeniem w księgowości nie są wcale podatki czy VAT, tylko… data. Intuicja często podpowiada, że koszt powinien trafić do księgowości wtedy, gdy usługa została wykonana albo gdy faktycznie zapłaciliśmy pieniądze. Tymczasem w KPiR obowiązuje prostsza zasada, która ma ogromne znaczenie zwłaszcza przy fulfillmencie i opłatach cyklicznych.

Zrozumienie momentu poniesienia kosztu jest kluczowe, bo decyduje o tym, w którym miesiącu i w którym roku obniżysz dochód, a tym samym podatek. Przy JDG podatki potrafią się różnić tylko dlatego, że faktura została wystawiona kilka dni wcześniej albo później.

Zasada ogólna dla KPiR

W przypadku podatników prowadzących KPiR najczęściej stosuje się tzw. metodę uproszczoną. Oznacza to, że za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień wystawienia faktury, rachunku albo innego dowodu księgowego będącego podstawą zapisu w księdze.

W praktyce, przy większości kosztów usługowych związanych z fulfillmentem, liczy się data na dokumencie, a nie dzień zapłaty ani okres, którego dotyczy usługa. Jeśli faktura za magazynowanie, prowizje czy obsługę zamówień została wystawiona 5 marca, to koszt ujmujesz w marcu, nawet jeśli dotyczy ona usług z lutego albo pieniądze zostały potrącone wcześniej.

Warto jednak jasno zaznaczyć jedno. To podejście dotyczy metody uproszczonej i typowych kosztów bieżących. Istnieją wyjątki przewidziane w przepisach oraz sytuacje, w których przy metodzie memoriałowej koszt przypisuje się do okresu, którego faktycznie dotyczy.

Koszty na przełomie roku

Najwięcej wątpliwości pojawia się na przełomie roku podatkowego. Chodzi o to, czy dany koszt obniży dochód jeszcze w starym roku, czy dopiero w nowym.

Przy metodzie uproszczonej w KPiR zasada jest prosta. Jeśli faktura została wystawiona w styczniu, to koszt trafia do stycznia, nawet jeśli dotyczy usług wykonanych w grudniu. Jeśli faktura została wystawiona w grudniu, to koszt obniża dochód grudnia, nawet jeśli zapłata nastąpiła dopiero w styczniu.

Przykład z e-commerce. Korzystasz z usług fulfillmentu, a faktura za magazynowanie i obsługę zamówień za grudzień zostaje wystawiona 4 stycznia. Taki koszt trafia do nowego roku podatkowego. Nie można go „cofnąć” do grudnia tylko dlatego, że dotyczy poprzedniego okresu.

Trzeba jednak pamiętać o jednym praktycznym „ale”. Zasada daty dokumentu dotyczy głównie usług i wydatków bieżących. W przypadku towarów handlowych wynik podatkowy na przełomie roku i tak korygowany jest przez remanent, czyli spis z natury. Dlatego przy towarach sama data faktury nie zawsze oddaje realny efekt podatkowy.

Metoda uproszczona vs. memoriałowa

Opisane wyżej zasady wynikają z metody uproszczonej, którą stosuje zdecydowana większość JDG prowadzących KPiR. Jest ona popularna, bo jest prosta i nie wymaga dzielenia kosztów na okresy ani analizowania, jaka część wydatku dotyczy danego roku.

Istnieje jednak także metoda memoriałowa. W niej część kosztów przypisuje się do okresu, którego faktycznie dotyczą. Dotyczy to zwłaszcza kosztów bezpośrednich oraz kosztów pośrednich dotyczących okresu dłuższego niż jeden rok, które rozlicza się proporcjonalnie. W praktyce metoda memoriałowa jest stosowana rzadziej i wymaga większej dyscypliny księgowej.

Dla młodych przedsiębiorców prowadzących JDG w e-commerce metoda uproszczona jest najczęściej najlepszym wyborem. Pozwala skupić się na sprzedaży, a nie na rozbijaniu kosztów na miesiące. Trzeba tylko pamiętać, że to uproszczenie ma swoje granice i wyjątki przewidziane w przepisach.

Dobrze zrozumiany moment poniesienia kosztu sprawia, że księgowość JDG jest przewidywalna, a JDG podatek dochodowy nie zaskakuje na koniec roku. W e-commerce, gdzie opłat jest dużo i pojawiają się regularnie, ta przewidywalność jest jedną z największych zalet dobrze prowadzonej KPiR.

Rozliczenie VAT przy usługach magazynowania i fulfillmentu

VAT to temat, który w e-commerce budzi najwięcej stresu, zwłaszcza u osób prowadzących JDG i dopiero uczących się, jak działa księgowość działalności gospodarczej. Przy fulfillmencie sprawa dodatkowo się komplikuje, bo bardzo często usługi są świadczone przez podmioty zagraniczne, a faktury przychodzą bez podatku VAT. To powoduje sporo nieporozumień i błędów, szczególnie u przedsiębiorców zwolnionych z VAT, którzy zakładają, że skoro „nie są VAT-owcami”, to temat ich nie dotyczy.

W tej części przechodzimy przez VAT w JDG krok po kroku, prostym językiem, dokładnie w kontekście magazynowania i fulfillmentu. Bez cytowania ustaw, ale z naciskiem na to, co faktycznie trzeba zrobić w praktyce.

Usługi krajowe

Jeżeli korzystasz z usług magazynowania lub fulfillmentu świadczonych przez polską firmę, sytuacja jest najprostsza. Otrzymujesz fakturę z polskim VAT, zazwyczaj według stawki 23 procent.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz odliczyć VAT z takiej faktury, o ile usługa służy sprzedaży opodatkowanej. W praktyce VAT jest dla Ciebie neutralny. Do kosztów w podatku dochodowym trafia kwota netto, a VAT rozliczasz w JPK_V7.

Jeżeli prowadzisz JDG zwolnioną z VAT, nie masz prawa do odliczenia podatku. W takiej sytuacji co do zasady w koszty trafia kwota brutto z faktury, a VAT staje się realnym elementem kosztu. To ważne przy liczeniu marży, bo dla nievatowca usługi logistyczne są faktycznie droższe.

Import usług z UE i spoza UE

Sytuacja zmienia się wtedy, gdy korzystasz z usług zagranicznych, co w e-commerce jest bardzo częste. Dotyczy to na przykład współpracy z Amazon albo zagranicznymi firmami logistycznymi. W takich przypadkach najczęściej otrzymujesz fakturę bez VAT.

Brak VAT na fakturze nie oznacza jednak, że VAT „znika”. W wielu przypadkach mamy do czynienia z importem usług, czyli sytuacją, w której zagraniczny usługodawca nie nalicza VAT, a obowiązek rozliczenia podatku przechodzi na Ciebie jako nabywcę usługi w Polsce. To mechanizm znany jako odwrotne obciążenie.

W praktyce większość usług fulfillmentowych, takich jak kompletacja zamówień, pakowanie, wysyłka czy obsługa zwrotów, rozlicza się według ogólnej zasady dla usług B2B. Oznacza to, że jeśli miejscem opodatkowania jest Polska, VAT rozliczany jest w Polsce.

Trzeba jednak uważać na jeden istotny wyjątek. Usługi stricte związane z konkretną powierzchnią magazynową mogą być uznane za usługi związane z nieruchomością. W takim przypadku miejscem opodatkowania jest kraj położenia magazynu, a nie kraj nabywcy. To rozróżnienie ma ogromne znaczenie przy magazynowaniu towarów za granicą.

Jeżeli miejscem opodatkowania jest Polska, stosuje się stawkę 23 procent VAT.

Czynny podatnik VAT

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, import usług jest zazwyczaj neutralny finansowo, ale wymaga poprawnych formalności. Musisz wykazać VAT należny od importu usług, a jednocześnie – jeśli usługa służy sprzedaży opodatkowanej – masz prawo do odliczenia tego samego VAT jako naliczonego.

W efekcie VAT do zapłaty wynosi zero, ale obowiązek wykazania transakcji nadal istnieje. Import usług ujmuje się w pliku JPK_V7. Przy usługach nabywanych od kontrahentów z UE często potrzebna jest także rejestracja do VAT-UE.

Warto podkreślić, że obowiązek rejestracji do VAT-UE nie dotyczy wyłącznie VAT-owców. Może on obejmować również przedsiębiorców zwolnionych z VAT, jeśli nabywają usługi od kontrahentów z UE.

Przedsiębiorca zwolniony z VAT

To jedna z najczęściej pomijanych, a jednocześnie najważniejszych kwestii w e-commerce. Zwolnienie z VAT nie oznacza braku obowiązków VAT przy usługach zagranicznych.

Jeżeli prowadzisz JDG zwolnioną z VAT i kupujesz usługi fulfillmentu lub magazynowania od zagranicznego kontrahenta, nadal możesz mieć obowiązek rozliczenia VAT należnego w Polsce. Robisz to poprzez deklarację VAT-9M i wpłatę podatku do urzędu skarbowego.

Najważniejsza różnica w porównaniu do VAT-owca polega na tym, że nie masz prawa do odliczenia podatku. VAT staje się realnym wydatkiem finansowym. Dobra wiadomość jest taka, że VAT od importu usług, którego nie można odliczyć, staje się kosztem podatkowym w momencie jego zapłaty i może obniżyć dochód w PIT.

W praktyce oznacza to, że usługi fulfillmentu z zagranicy są dla nievatowców droższe i wymagają dodatkowych formalności. To jeden z najczęstszych obszarów błędów u początkujących sprzedawców internetowych.

Miejsce świadczenia usług magazynowych

Na koniec temat bardziej zaawansowany, ale kluczowy przy skalowaniu biznesu. Chodzi o miejsce świadczenia usług magazynowych i skutki przechowywania towarów za granicą.

Co do zasady usługi B2B rozlicza się w kraju nabywcy, dlatego wiele usług fulfillmentowych rozliczanych jest jako import usług do Polski. Istnieje jednak istotny wyjątek. Usługi bezpośrednio związane z nieruchomościami, w tym z konkretną powierzchnią magazynową, są opodatkowane w kraju położenia tej nieruchomości.

W praktyce oznacza to, że jeśli Twoje towary są magazynowane za granicą, na przykład w innym kraju UE, mogą pojawić się lokalne obowiązki VAT. Często dotyczy to także sprzedaży realizowanej z zagranicznego magazynu. W takich sytuacjach może być konieczna rejestracja do VAT w danym kraju i składanie tam deklaracji.

To temat, który wykracza poza podstawową księgowość jednoosobowej firmy, ale warto mieć świadomość, że fulfillment międzynarodowy to nie tylko większa sprzedaż, ale również większe obowiązki podatkowe.

Podsumowując, VAT w JDG przy magazynowaniu i fulfillmencie zależy od dwóch kluczowych rzeczy. Od Twojego statusu VAT oraz od tego, gdzie znajduje się usługodawca i gdzie faktycznie świadczona jest usługa. Dobrze poukładane rozliczenia VAT to fundament bezpiecznej księgowości ecommerce i spokojnego rozwoju biznesu, bez kosztownych niespodzianek w przyszłości.

Fulfillment międzynarodowy a dodatkowe obowiązki podatkowe

W pewnym momencie rozwoju e-commerce wielu przedsiębiorców zaczyna myśleć o sprzedaży zagranicznej. Najpierw pojawiają się pojedyncze zamówienia z innych krajów, potem chęć skrócenia czasu dostawy, aż w końcu decyzja o magazynowaniu towaru poza Polską. I właśnie wtedy fulfillment przestaje być wyłącznie kwestią logistyczną, a zaczyna mieć bardzo konkretne skutki podatkowe.

Dla księgowości w JDG to jeden z najbardziej wrażliwych momentów rozwoju biznesu. Nie dlatego, że coś jest zabronione, ale dlatego, że łatwo nie zauważyć, kiedy pojawiają się nowe obowiązki.

Magazyny zagraniczne

Kluczowa zasada jest prosta: liczy się miejsce, w którym fizycznie znajduje się towar. Z punktu widzenia VAT nie ma znaczenia, że prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce i tu masz siedzibę firmy. Jeżeli Twoje produkty są przechowywane w magazynie w innym kraju, organy podatkowe tego kraju widzą towar na swoim terytorium.

W praktyce oznacza to pojawienie się obowiązków podatkowych, przede wszystkim w zakresie VAT. Ważne doprecyzowanie: samo magazynowanie towaru co do zasady nie oznacza powstania zakładu ani obowiązku rozliczania podatku dochodowego za granicą. Dopóki nie masz tam personelu, zaplecza decyzyjnego ani realnej działalności operacyjnej, temat PIT zazwyczaj pozostaje w Polsce.

Najczęściej problem pojawia się w modelach fulfillmentowych, w których operator magazynuje towar w różnych krajach albo automatycznie go relokuje między magazynami. Z perspektywy podatkowej nie jest to „techniczny detal”, tylko realna zmiana miejsca przechowywania towaru.

Rejestracje VAT w innych krajach

Jeżeli przechowujesz towar w magazynie w innym kraju, bardzo często powstaje obowiązek rejestracji do VAT w tym kraju. Oznacza to konieczność uzyskania lokalnego numeru VAT, składania deklaracji i rozliczania podatku według tamtejszych zasad.

Sprzedaż towarów realizowana z magazynu położonego w danym kraju jest traktowana jako sprzedaż krajowa w tym państwie, a nie jako sprzedaż z Polski. To zupełnie inny reżim niż sprzedaż wysyłkowa z Polski do innych krajów UE.

Warto podkreślić jedno bardzo ważne zdanie: te obowiązki nie zależą od wielkości sprzedaży, tylko od samego faktu magazynowania towaru w danym kraju. Nawet niewielki wolumen sprzedaży nie chroni przed koniecznością rejestracji VAT, jeśli towar fizycznie znajduje się za granicą.

Dobrze też pamiętać, że procedura OSS nie rozwiązuje tego problemu. OSS dotyczy sprzedaży wysyłkowej do konsumentów z innych krajów, ale nie obejmuje sprzedaży realizowanej z lokalnego magazynu w innym państwie. W takich przypadkach lokalna rejestracja VAT jest nadal konieczna.

Dodatkowe koszty compliance

Fulfillment międzynarodowy to nie tylko większy rynek i szybsza dostawa, ale też nowe, stałe koszty. Rejestracja do VAT w innym kraju to dopiero początek.

Później pojawiają się obowiązki składania zagranicznych deklaracji VAT, często co miesiąc lub co kwartał. W wielu krajach oznacza to konieczność współpracy z lokalnym biurem rachunkowym albo firmą zajmującą się obsługą VAT. Dochodzą koszty pełnomocnictw, tłumaczeń, kontaktu z zagranicznym urzędem oraz ewentualnych korekt.

Z punktu widzenia księgowości ecommerce są to normalne koszty działalności, które obniżają dochód w PIT, ale jednocześnie realnie obciążają budżet firmy. Co istotne, są to koszty stałe, niezależne od tego, czy sprzedasz sto sztuk, czy dziesięć tysięcy.

Dlatego przy planowaniu fulfillmentu międzynarodowego warto spojrzeć szerzej niż tylko na stawki magazynowe i koszty wysyłki. Czasem okazuje się, że logistycznie wszystko wygląda świetnie, ale podatkowo i kosztowo model przestaje się opłacać przy danej skali sprzedaży.

Najważniejszy wniosek jest prosty. Fulfillment międzynarodowy nie jest problemem samym w sobie, ale wymaga świadomego planowania. Dla JDG oznacza to sprawdzenie nie tylko cen usług, lecz także skutków w VAT i kosztów obsługi compliance. Im wcześniej przedsiębiorca to uwzględni, tym łatwiej uniknie kosztownych niespodzianek w przyszłości.

Praktyczne porady dla e-commerce korzystających z fulfillmentu

Na koniec warto zebrać wszystko w jednym miejscu i przełożyć teorię na codzienną praktykę. Księgowość ecommerce w JDG nie musi być skomplikowana, ale wymaga regularności i świadomości kilku prostych zasad. To właśnie one najczęściej decydują o tym, czy JDG podatki są pod kontrolą, czy zaczynają żyć własnym życiem.

Kontrola i archiwizacja dokumentów

Najważniejsza zasada brzmi prosto. Każdy koszt musi mieć dowód księgowy. Najczęściej jest to faktura, czasem nota obciążeniowa albo inny dokument spełniający wymogi dowodu księgowego. Same raporty sprzedażowe, zestawienia techniczne czy historia przelewów zwykle nie wystarczą do zaksięgowania kosztu.

Przy fulfillmencie dokumenty potrafią się rozjeżdżać. Faktury za magazynowanie, reklamy czy obsługę zamówień są dostępne w różnych panelach i w różnych terminach. Dlatego najlepiej regularnie pobierać dokumenty i przechowywać je w jednym miejscu, posegregowane miesiącami.

Dokumenty księgowe warto archiwizować co najmniej przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. To minimum wymagane przepisami i realne zabezpieczenie na wypadek kontroli.

Regularne księgowanie kosztów

Jednym z najczęstszych błędów początkujących przedsiębiorców jest odkładanie księgowania kosztów na koniec roku. W e-commerce to szczególnie ryzykowne, bo opłat jest dużo, są drobne i często potrącane automatycznie.

Koszty fulfillmentu najlepiej księgować na bieżąco, miesiąc po miesiącu, zgodnie z datą dokumentu. W KPiR w większości przypadków decyduje data na dokumencie, choć istnieją wyjątki, na przykład niektóre rozliczenia pracownicze albo sytuacje rozliczane metodą memoriałową.

Regularne księgowanie sprawia, że dochód i JDG podatek dochodowy są liczone na aktualnych danych, a nie na przybliżeniach. Łatwiej też wychwycić brakujące dokumenty lub nieoczekiwane opłaty.

Analiza opłat „ukrytych”

Fulfillment rzadko kończy się na jednej pozycji w cenniku. Pojawiają się dopłaty za długie magazynowanie, obsługę zwrotów, usunięcie towaru, dodatkowe usługi czy korekty wcześniejszych rozliczeń.

Dlatego warto regularnie porównywać raporty sprzedażowe z fakturami i dokumentami kosztowymi. Raporty i zestawienia traktuj jako narzędzie do uzgodnienia danych, a księguj wyłącznie na podstawie dokumentów księgowych.

W przypadku platform takich jak Amazon wiele kosztów nie jest widocznych na pierwszy rzut oka, bo są rozbite na różne raporty. Dopiero zestawienie ich w jednym miejscu pokazuje realny koszt sprzedaży.

Świadome zarządzanie VAT

VAT w JDG to temat, którego nie warto ignorować. Warto go rozumieć po stronie właściciela firmy, bo to decyzje biznesowe, takie jak wybór operatora fulfillmentu, magazynowanie za granicą czy korzystanie z usług z UE, tworzą obowiązki podatkowe. Księgowość zajmuje się ich poprawnym rozliczeniem, ale impuls zawsze wychodzi od przedsiębiorcy.

Szczególną ostrożność powinni zachować przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Import usług, magazyn za granicą czy reklamy od zagranicznych podmiotów mogą generować obowiązki VAT, nawet jeśli firma nie jest VAT-owcem.

Analiza rentowności kanałów sprzedaży

Księgowość ecommerce to nie tylko obowiązek wobec urzędu skarbowego, ale też narzędzie do podejmowania decyzji. Mając dobrze zaksięgowane koszty fulfillmentu, możesz realnie sprawdzić, który kanał sprzedaży faktycznie zarabia.

Warto co jakiś czas zestawić przychody z danego kanału z kosztami magazynowania, realizacji zamówień, prowizji i reklam. W e-commerce wysoki obrót nie zawsze oznacza wysoki zysk. Przy niskiej cenie jednostkowej koszty fulfillmentu potrafią bardzo szybko zjeść marżę.

Automatyzacja i wsparcie ekspertów

Wraz ze wzrostem skali ręczne ogarnianie wszystkiego przestaje być efektywne. Wtedy warto sięgnąć po automatyzację albo wsparcie specjalistów.

Systemy integracyjne, takie jak BaseLinker, pozwalają zebrać dane sprzedażowe z różnych kanałów w jednym miejscu i znacznie ułatwiają pracę księgową. Nie zastępują księgowości, ale pomagają ograniczyć chaos.

Równie ważna jest współpraca z biurem rachunkowym, które zna realia e-commerce. Księgowość jednoosobowej firmy sprzedającej online różni się od klasycznej działalności usługowej. Dobre biuro nie tylko zaksięguje dokumenty, ale też wcześniej zasygnalizuje ryzyka podatkowe.

Na koniec najważniejsza myśl. Fulfillment ma upraszczać sprzedaż, a nie komplikować księgowość JDG. Przy dobrze poukładanych procesach, regularnym księgowaniu i świadomym podejściu do VAT, księgowość działalności gospodarczej staje się wsparciem w rozwoju e-commerce, a nie jego hamulcem.

Podsumowanie

Koszty magazynowania i fulfillmentu to jeden z tych elementów e-commerce, które na początku łatwo zbagatelizować. Często są „gdzieś w tle”, potrącane automatycznie, rozbite na wiele drobnych pozycji. Tymczasem właśnie one w dużej mierze decydują o tym, czy sprzedaż w JDG faktycznie się opłaca i czy księgowość jednoosobowej firmy pokazuje realny obraz biznesu.

Dlaczego prawidłowa wycena i księgowanie kosztów fulfillmentu jest kluczowe

Fulfillment to realny koszt działalności, który bezpośrednio wpływa na marżę. Jeżeli nie wiesz dokładnie, ile płacisz za magazynowanie, obsługę zamówień, prowizje, zwroty czy reklamy, bardzo łatwo wpaść w pułapkę „sprzedaż rośnie, a pieniędzy nie przybywa”. Prawidłowe ujęcie tych kosztów w księgowości JDG sprawia, że dochód i JDG podatek dochodowy są liczone uczciwie, a nie na podstawie zaniżonych kosztów albo uproszczeń.

Z punktu widzenia przepisów to także kwestia bezpieczeństwa. Dobrze udokumentowane i poprawnie zaksięgowane koszty fulfillmentu oznaczają mniejsze ryzyko problemów przy kontroli i spokojniejszą głowę na co dzień.

Korzyści podatkowe i biznesowe

Prawidłowa księgowość działalności gospodarczej w e-commerce to nie tylko „żeby zgadzało się z urzędem”. To także konkretne korzyści biznesowe. Każdy poprawnie ujęty koszt obniża dochód, a tym samym podatek. Przy większej skali sprzedaży różnice potrafią być naprawdę odczuwalne, zwłaszcza gdy w grę wchodzi VAT w JDG i import usług.

Równie ważna jest strona decyzyjna. Mając pełny obraz kosztów fulfillmentu, możesz świadomie zarządzać cenami, wybierać kanały sprzedaży, optymalizować magazyn i oceniać, które modele sprzedaży faktycznie zarabiają. Księgowość ecommerce przestaje być wtedy obowiązkiem, a zaczyna być narzędziem do rozwoju.

Kiedy warto skonsultować się z ekspertem podatkowym

Na początku wiele rzeczy da się ogarnąć samodzielnie, zwłaszcza przy prostym modelu sprzedaży i jednym rynku. Są jednak momenty, w których konsultacja z ekspertem podatkowym naprawdę się opłaca. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy planujesz przejście na VAT, zaczynasz korzystać z zagranicznego fulfillmentu, magazynujesz towar poza Polską albo widzisz, że koszty i rozliczenia zaczynają się komplikować.

W takich momentach jedno dobrze zadane pytanie i jedna rozmowa mogą uchronić Cię przed kosztownymi błędami, korektami i niepotrzebnym stresem. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość JDG, VAT i rozliczenia fulfillmentu są poukładane od początku w bezpieczny sposób, warto skonsultować się z ekspertami, którzy znają realia e-commerce i praktykę organów podatkowych.

Dobrze poukładana księgowość to nie luksus. To fundament spokojnego prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w e-commerce i solidna baza do dalszego skalowania sprzedaży.