Jak rozliczać koszty w sklepie internetowym, żeby płacić mniejszy podatek
Spis treści
W Polsce przedsiębiorca prowadzący JDG rozlicza się z fiskusem z dochodu albo przychodu, w zależności od wybranej formy opodatkowania. I właśnie tu pojawia się coś, co dla wielu osób jest kluczem do płacenia mniejszego podatku – koszty uzyskania przychodu. Brzmi urzędowo, ale to nic innego jak wszystkie wydatki, które ponosisz na prowadzenie swojego sklepu. Jeśli umiesz je odpowiednio udokumentować i wpisać do księgowości, obniżają one Twój dochód, a tym samym podatek. To działa prosto: im wyższe koszty, tym niższa podstawa opodatkowania i tym mniej płacisz państwu.
Możesz pomyśleć, że księgowość JDG to coś skomplikowanego, pełnego dziwnych reguł, ale spokojnie – na poziomie praktycznym sprowadza się to do kilku zasad. Trzeba wiedzieć, które wydatki można wrzucić w koszty, jak je dokumentować i jak nie pogubić się w papierach. Reszta to kwestia systematyczności i organizacji. Nawet jeśli nigdy wcześniej nie zajmowałeś się księgowością, ogarniesz to krok po kroku, a dodatkowo możesz korzystać z pomocy eksperta podatkowego albo nowoczesnych aplikacji do księgowości online.
Dlaczego warto w ogóle wgryzać się w temat kosztów? Bo różnica jest naprawdę odczuwalna. Weźmy prosty przykład: prowadzisz sklep z elektroniką i miesięcznie zarabiasz na czysto 10 000 zł. Jeśli nie uwzględnisz kosztów i wybierzesz formę, w której rozliczasz się od przychodu, zapłacisz podatek od całej tej kwoty. Ale jeśli pokażesz, że na zakup towaru, pakowanie, wysyłkę czy reklamę wydałeś np. 5 000 zł, to podatek liczony będzie od 5 000 zł, a nie od 10 000 zł. Różnica to kilka tysięcy rocznie, które mogą zostać na Twoim koncie i posłużyć do rozwoju biznesu.
Dlatego warto wiedzieć, jak działa księgowość działalności gospodarczej i jak możesz wykorzystać przepisy w praktyce. Nie chodzi o to, żeby stać się ekspertem od prawa podatkowego, tylko o to, żeby nie przepłacać. Koszty w sklepie internetowym to Twoja największa szansa na to, by płacić mniejszy podatek i jednocześnie rozwijać biznes w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
Co to w ogóle są koszty w sklepie internetowym?
Proste wyjaśnienie pojęcia kosztów uzyskania przychodu
Koszty uzyskania przychodu to po prostu wydatki, które ponosisz po to, żeby Twój sklep internetowy mógł działać i zarabiać. Brzmi poważnie, ale sprowadza się do prostego mechanizmu – jeśli coś kupujesz w związku z biznesem, to możesz pomniejszyć swój dochód, a tym samym zapłacić mniejszy podatek. To działa niezależnie od tego, czy sprzedajesz ubrania, elektronikę, rękodzieło czy kosmetyki.
Przykład z życia – sklep z koszulkami
Wyobraź sobie, że prowadzisz sklep internetowy z koszulkami. Żeby w ogóle coś sprzedać, najpierw kupujesz towar od producenta – to koszt. Potem musisz spakować paczkę, więc kupujesz kartony, taśmę i folię – to kolejny koszt. Zamawiasz kuriera, który dostarczy przesyłkę klientowi – to również koszt. Do tego dochodzi reklama w internecie, dzięki której ktoś w ogóle dowie się o Twoim sklepie – to także koszt. Każdy taki wydatek ma bezpośredni związek z Twoją sprzedażą, dlatego może obniżyć Twój podatek.
Zasada: związek z działalnością i dokument
Nie każdy wydatek można od razu wrzucić w koszty. Musi on spełniać dwa warunki. Po pierwsze, musi mieć realny związek z działalnością gospodarczą. To oznacza, że jeśli kupujesz koszulki na sprzedaż – wszystko w porządku. Ale jeśli kupujesz koszulki tylko dla siebie, to nie ma to nic wspólnego z Twoim biznesem. Po drugie, musisz mieć dokument potwierdzający wydatek, czyli fakturę albo rachunek z Twoimi danymi firmowymi. Bez tego nawet oczywisty koszt może nie zostać uznany przez urząd skarbowy.
Najczęstsze koszty, które możesz wrzucić „w koszty”
Prowadzenie sklepu internetowego oznacza, że każdego miesiąca ponosisz różne wydatki. Jedne są oczywiste, jak zakup towarów, inne mniej oczywiste, jak prowizje operatorów płatności czy część rachunku za prąd. Wszystkie te rzeczy mogą jednak stać się Twoimi kosztami, o ile mają związek z działalnością i są dobrze udokumentowane. W praktyce to właśnie te koszty decydują o tym, czy podatek, który zapłacisz, będzie wysoki, czy uda Ci się go znacząco obniżyć.
Towary do sprzedaży
Gdy działasz jako klasyczny reseller i kupujesz towar, żeby go dalej sprzedać, kosztem jest cena zakupu ujęta w KPiR w kolumnie 10. Na koniec roku spis z natury koryguje koszt własny sprzedaży, więc faktycznie rozliczasz to, co rzeczywiście wyszło ze stanu. Jeśli jednak działasz w modelu agencyjnym, czyli pośredniczysz w sprzedaży cudzych towarów za prowizję, Twoim przychodem jest właśnie prowizja, a nie cała wartość zamówienia. W takim układzie nie masz „kosztu zakupu towaru”, bo go nie kupujesz – świadczysz usługę pośrednictwa.
Przykład z życia. Kupujesz 100 bluz po 80 zł i sprzedajesz je po 159 zł. Do kosztów trafia 8000 zł, a nie cena sprzedaży. Jeśli z kolei sprzedajesz jako agent na cudzy rachunek i dostajesz 12% prowizji, przychodem jest Twoje 12%, a nie kwota, którą płaci klient za towar.
Pakowanie i wysyłka
Kartony, foliopaki, taśmy, wypełniacze, druk etykiet, a także usługi kurierskie i paczkomaty są typowym kosztem sklepu. Nawet jeśli refakturujesz klientowi koszt dostawy, w przychodach pokazujesz pełną kwotę należną za sprzedaż i transport, a koszt wysyłki księgujesz oddzielnie jako wydatek. Dzięki temu masz porządek w liczbach i unikniesz mylenia przychodu z kosztem.
Reklama i marketing
Kampanie w Google Ads i Meta Ads, współprace z influencerami, działania SEO, grafika, produkcja kreacji – to zwykłe koszty. Uważaj tylko na wydatki o charakterze reprezentacji, jak wystawne eventy, drogie prezenty czy alkohol. Reprezentacja nie przejdzie jako koszt podatkowy, więc lepiej planować działania stricte sprzedażowe lub wizerunkowe, które mają jasny cel biznesowy i dają się obronić dowodami.
Opłaty dla Allegro i Amazon
Sprzedaż przez marketplace’y oznacza prowizje i opłaty abonamentowe. Pamiętaj, że przychodem jest kwota brutto należna od klienta, a prowizja platformy to osobny koszt. Nie rozliczaj przychodu „na rękę” po potrąceniu prowizji, bo to częsty błąd. Najpierw pokazujesz pełen przychód, potem ujmujesz prowizję jako wydatek i wszystko się zgadza.
Sklep online: domena, hosting, oprogramowanie, certyfikat SSL
Domena, hosting, certyfikat SSL, abonament Shopify czy Shoper oraz płatne wtyczki to standardowe koszty. Jeśli kupujesz licencję lub oprogramowanie o wartości przekraczającej 10 000 zł, może być konieczna amortyzacja jako wartość niematerialna i prawna. Poniżej tego progu zwykle wrzucisz wydatek jednorazowo w koszty. To ważne w planowaniu większych wdrożeń i budżetu IT.
Operatorzy płatności (PayU, Przelewy24, Stripe)f
Prowizje od transakcji to codzienność w e-commerce i zwykły koszt uzyskania przychodu. Nie pomniejszają one „przychodu należnego” – po prostu księgujesz je jako koszt obok przychodu, który pokazujesz w pełnej wartości z zamówień.
Usługi księgowe
Współpraca z ekspertem podatkowym lub subskrypcja aplikacji do księgowości online to koszt działalności. Warto trzymać umowę i faktury oraz rozliczać je na bieżąco. Dobrze prowadzona księgowość działalność gospodarcza oszczędza Twój czas i zmniejsza ryzyko błędów, a to wprost przekłada się na spokój i mniejsze koszty „gaszenia pożarów”.
Sprzęt i wyposażenie
Laptop, drukarka etykiet, skaner, telefon, regały do magazynu, biurko i krzesło do pracy – jeśli służą firmie, stanowią koszt. Kluczowy jest próg 10 000 zł. Do tej kwoty najczęściej możesz ująć wydatek jednorazowo. Powyżej – co do zasady wchodzi amortyzacja, czyli rozliczanie kosztu w czasie. Są wyjątki i limity na jednorazowe odpisy, ale to temat na osobny akapit przy planowaniu większych inwestycji.
Część rachunków za internet, telefon, prąd i inne media
Pracując z domu, możesz rozliczać proporcję kosztów mediów. Proporcję ustalasz rozsądnie, na przykład metrażowo dla „domowego biura” albo według realnego użycia. Opisz krótko przyjętą metodę, trzymaj dowody i stosuj ją konsekwentnie. Fiskus akceptuje takie podejście, jeśli potrafisz wykazać związek wydatku z biznesem i zachować spójność w rozliczeniach.
Jak dokumentować koszty, żeby urząd się nie czepiał?
Faktura na dane firmy z NIP-em
Najpewniejszy dokument kosztowy to faktura wystawiona na Twoją firmę. Musi zawierać nazwę, adres i numer NIP nabywcy. Tylko wtedy możesz spokojnie ująć wydatek w KPiR i mieć pewność, że urząd go zaakceptuje. Jeśli kupujesz coś na potrzeby sklepu, zawsze poproś o fakturę – to oszczędza wielu problemów.
Paragon z NIP-em i limit 450 zł
Paragon z NIP-em nabywcy do kwoty 450 zł brutto traktowany jest jak faktura uproszczona i może być kosztem. Ale jeśli wartość zakupu jest wyższa, sam paragon z NIP-em nie wystarczy – wtedy trzeba poprosić sprzedawcę o pełną fakturę. To częsty błąd początkujących przedsiębiorców, którzy myślą, że każdy paragon z NIP-em załatwia sprawę.
Rachunek jako dowód kosztu
Od 2020 roku większość przedsiębiorców wystawia już faktury, ale wciąż można spotkać rachunki, zwłaszcza u osób zwolnionych z VAT. Rachunek jest dopuszczalnym dokumentem księgowym, o ile zawiera wszystkie wymagane dane: kto sprzedał, co sprzedał, w jakiej ilości, za jaką cenę i kiedy.
Dowód wewnętrzny
W wyjątkowych sytuacjach możesz rozliczyć koszt na podstawie własnego dowodu wewnętrznego. Dotyczy to np. opłaty skarbowej, myta na autostradzie czy drobnych opłat urzędowych. W e-commerce takie przypadki zdarzają się rzadko, ale warto wiedzieć, że takie narzędzie istnieje.
Ewidencja w KPiR
Każdy koszt musi trafić do Księgi Przychodów i Rozchodów. Wydatki księgujesz w odpowiednich kolumnach, np. zakup towaru w kolumnie 10, a opłaty za księgowość w kolumnie 13. Dzięki temu Twoja księgowość JDG jest przejrzysta i w razie kontroli urząd ma jasny obraz Twojej działalności.
Forma płatności – gotówka czy przelew
Jeżeli wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, musisz zapłacić przelewem z firmowego konta. W przeciwnym razie urząd może uznać wydatek za nieprawidłowo udokumentowany i wyłączyć go z kosztów. To szczególnie ważne przy większych inwestycjach, np. zakupie sprzętu czy licencji.
Spójność danych i konta firmowego
Dobrą praktyką jest zachowanie pełnej spójności: faktura wystawiona na dane firmy, a płatność dokonana z firmowego konta. Jeśli faktura jest na firmę, ale płacisz prywatną kartą albo gotówką „z kieszeni”, urząd może zakwestionować taki koszt. Warto od początku oddzielić prywatne i firmowe wydatki, żeby uniknąć niepotrzebnych dyskusji.
Faktury elektroniczne
Faktura w formie PDF jest w pełni równoważna papierowej. Nie musisz jej drukować – wystarczy, że przechowujesz ją w systemie księgowym albo na dysku. Urząd skarbowy nie może wymagać wersji papierowej, więc cała dokumentacja może być prowadzona cyfrowo, co znacząco ułatwia codzienną księgowość e-commerce.
Najważniejsza zasada – brak dokumentu = brak kosztu
Nawet jeśli wydatek dotyczył firmy, ale nie masz dokumentu księgowego, nie możesz go ująć w kosztach. Kupujesz taśmę do pakowania paczek i bierzesz zwykły paragon bez NIP-u – dla urzędu taki zakup jest prywatny. Dopiero faktura albo paragon z NIP-em potwierdza, że to wydatek firmowy.
Jak forma opodatkowania wpływa na rozliczanie kosztów?
Wybór formy opodatkowania to decyzja, która w praktyce decyduje o tym, czy Twoje koszty będą miały realny wpływ na podatek, czy nie. Dla sklepu internetowego ta różnica może oznaczać tysiące złotych rocznie, więc warto dobrze rozumieć zasady.
Skala podatkowa (12% i 32%)
Na skali płacisz podatek od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty. Im więcej kosztów pokażesz, tym niższy podatek zapłacisz. Masz tu też kwotę wolną od podatku – 30 000 zł w 2025 roku. Podatek liczony jest w dwóch progach: 12% do 120 000 zł dochodu i 32% od nadwyżki ponad ten próg. Ważne, że na skali możesz korzystać ze wszystkich ulg – np. wspólnego rozliczenia z małżonkiem, ulgi na dzieci czy odliczeń darowizn. To bywa duży argument, jeśli prowadzisz JDG i masz rodzinę.
Podatek liniowy (19%)
Tutaj stawka jest zawsze taka sama – 19%, niezależnie od wysokości dochodu. Rozliczasz koszty tak samo jak na skali, więc każdy wydatek związany z działalnością obniża podstawę opodatkowania. Nie ma tu jednak kwoty wolnej ani większości ulg rodzinnych. Wyjątkiem jest np. możliwość skorzystania z ulgi na IKZE. Liniowy opłaca się szczególnie wtedy, gdy dochody są wysokie i regularnie przekraczasz próg 120 000 zł, przez co na skali wpadłbyś w stawkę 32%.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Przy ryczałcie podatek płacisz od przychodu, nie od dochodu. To oznacza, że nie możesz odliczać kosztów. W przypadku e-commerce najczęściej stosuje się stawkę 3%, ale dotyczy to sprzedaży towarów fizycznych (towarów handlowych, wyrobów). Jeśli prowadzisz sprzedaż usług elektronicznych, marketingowych albo programistycznych, stawki mogą być wyższe – 8,5% albo nawet 15%.
Na ryczałcie dodatkowo składka zdrowotna jest liczona od przychodu, a nie od dochodu. To ma duże znaczenie, bo przy dużych kosztach realne obciążenia mogą być wyższe niż na skali czy liniowym. Dlatego ryczałt zwykle opłaca się tylko wtedy, gdy koszty są minimalne – np. przy sprzedaży kursów online, produktów cyfrowych albo prostych usług, gdzie marża jest bardzo wysoka.
Koszty a VAT
Warto pamiętać, że jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i masz prawo do odliczenia, w koszty wpisujesz kwoty netto. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, księgujesz kwotę brutto. Początkujący przedsiębiorcy często o tym zapominają, a to jedna z podstawowych zasad księgowości działalności gospodarczej.
Prosty przykład porównawczy
Załóżmy, że dwie osoby prowadzą identyczny sklep internetowy. Każda z nich ma 20 000 zł przychodu miesięcznie.
Osoba A jest na ryczałcie 3%. Płaci 600 zł podatku (3% z 20 000 zł). Jej koszty to 10 000 zł na towar, 3000 zł na reklamy i 1000 zł na wysyłki, więc realny zysk to 6000 zł. Podatek płaci jednak od całych 20 000 zł przychodu, więc efektywne obciążenie jest wyższe niż się wydaje.
Osoba B jest na podatku liniowym 19%. Najpierw odlicza koszty (14 000 zł), zostaje 6000 zł dochodu. Podatek to 19% z tej kwoty, czyli 1140 zł. Kwotowo to więcej niż 600 zł na ryczałcie, ale podatek liczony jest od realnego zysku. Jeśli w przyszłości koszty wzrosną, Osoba B zapłaci jeszcze mniej, a Osoba A – dalej od pełnego przychodu.
Podsumowanie praktyczne
- Skala opłaca się, gdy masz wysokie koszty i dochód nie przekracza mocno progu 120 000 zł, a dodatkowo chcesz korzystać z ulg rodzinnych.
- Liniowy warto wybrać przy wyższych dochodach, gdy koszty są spore, ale ulgi rodzinne nie mają dla Ciebie znaczenia.
- Ryczałt to opcja głównie dla tych, którzy mają minimalne koszty – np. sprzedają produkty cyfrowe albo usługi o bardzo wysokiej marży.
Jak sprytnie obniżyć podatek?
Legalne oszczędzanie na podatkach w JDG nie polega na kombinowaniu, tylko na mądrym wykorzystaniu przepisów. W praktyce chodzi o to, żeby każdą złotówkę wydaną na sklep internetowy dobrze udokumentować i wpisać do księgowości. Dzięki temu księgowość jednoosobowej firmy staje się narzędziem do realnej optymalizacji.
Dokumentuj wszystkie koszty związane z biznesem
Każdy wydatek, który faktycznie dotyczy Twojej działalności – od reklamy, przez logistykę, po oprogramowanie – może obniżyć dochód i podatek. Warunek jest jeden: musisz mieć dokument, czyli fakturę albo paragon z NIP-em. Bez tego nawet najbardziej oczywisty koszt nie zostanie uznany.
Netto czy brutto – zależy od VAT
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i masz prawo do odliczenia, do kosztów PIT trafia kwota netto z faktury. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, wtedy księgujesz brutto. To często umyka początkującym sprzedawcom online, a różnica robi się istotna przy większych wydatkach.
Amortyzacja drogich zakupów i alternatywy
Sprzęt lub oprogramowanie o wartości powyżej 10 000 zł co do zasady trzeba amortyzować, czyli rozliczać koszt w czasie. Ale są wyjątki, które warto znać. Po pierwsze, możesz jednorazowo zaliczyć do kosztów środki trwałe do 10 000 zł. Po drugie, istnieje jednorazowa amortyzacja w ramach pomocy de minimis, dostępna dla małych podatników i przedsiębiorców rozpoczynających działalność, z limitem do 50 tys. euro rocznie. To bardzo praktyczna furtka, która pozwala szybciej rozliczyć większe inwestycje.
Leasing jako sposób na rozłożenie wydatków
Alternatywą dla amortyzacji jest leasing operacyjny. Wtedy nie rozliczasz całej kwoty sprzętu, tylko w koszty wpisujesz raty leasingowe. To popularne rozwiązanie w e-commerce – dotyczy nie tylko samochodu, ale też komputerów czy droższego sprzętu. Leasing poprawia też płynność finansową, bo nie musisz od razu wykładać całej kwoty.
Koszty pracy i outsourcingu
Do kosztów zaliczasz nie tylko etatowe wynagrodzenia i umowy zlecenia. Możesz też rozliczyć współpracę w modelu B2B, np. z grafikiem, specjalistą od reklam czy firmą obsługującą logistykę. Ważne, żeby mieć fakturę lub umowę i żeby wydatek faktycznie służył prowadzeniu sklepu.
Home office – nie tylko media
Jeżeli prowadzisz sklep z domu, możesz rozliczać część kosztów czynszu, prądu, internetu i telefonu proporcjonalnie do wykorzystania w działalności. Ale na tym nie koniec. Wyposażenie biura w domu – biurko, fotel, regał czy lampy – też mogą być kosztami, o ile faktycznie służą do pracy.
Monitorowanie VAT i OSS
W e-commerce szczególnie ważne jest pilnowanie progów VAT i limitów OSS przy sprzedaży zagranicznej. Przekroczenie progów oznacza dodatkowe obowiązki i koszty. Regularne sprawdzanie obrotów i odpowiednie planowanie pozwalają uniknąć przykrych niespodzianek i wyższych danin.
Planowanie formy opodatkowania
Optymalizacja kosztów zaczyna się już przy wyborze formy opodatkowania. Na skali i liniowym możesz rozliczać wszystkie koszty, a przy ryczałcie – nie. Dlatego zanim zdecydujesz się na ryczałt, policz, ile faktycznie wydajesz na prowadzenie sklepu. Czasem niższa stawka ryczałtu tylko pozornie wygląda korzystnie, a w praktyce przy wysokich kosztach zapłacisz więcej niż na liniowym czy skali.
Podsumowując: sprytne obniżanie podatku to zbieranie dokumentów, korzystanie z amortyzacji i jej wyjątków, stosowanie leasingu, rozliczanie kosztów pracy i mediów, a także pilnowanie VAT. Dobrze prowadzona księgowość e-commerce sprawia, że płacisz tyle, ile trzeba – ale ani złotówki więcej.
Podsumowanie
Koszty w sklepie internetowym to nie tylko naturalna część prowadzenia biznesu, ale też Twoja najlepsza tarcza podatkowa. Każdy wydatek, który potrafisz dobrze udokumentować i powiązać z działalnością, obniża Twój dochód, a tym samym podatek. To działa prosto: im więcej właściwie udokumentowanych kosztów, tym więcej pieniędzy zostaje w Twojej kieszeni i może pracować na rozwój firmy.
Klucz do sukcesu jest bardzo przyziemny – zbieraj faktury i trzymaj porządek w papierach. Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i wydaje Ci się, że Twoje wydatki są oczywiste, bez dokumentów nie będą uznane za koszty podatkowe. Prosty nawyk proszenia o fakturę i systematyczne księgowanie wszystkich wydatków potrafi zrobić ogromną różnicę.
I na koniec coś, co często zmienia spojrzenie początkujących przedsiębiorców: dobra księgowość to inwestycja, a nie koszt. Współpraca z księgowym, ekspertem podatkowym albo korzystanie z nowoczesnych aplikacji online to sposób na oszczędność czasu, bezpieczeństwo i niższe podatki. To dzięki sprawnie prowadzonej księgowości JDG możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne – rozwijaniu sklepu, zdobywaniu klientów i zwiększaniu sprzedaży.
