Import towaru z Chin – jak księgować cło, VAT, transport i dokumenty celne w JDG?

Faktura handlowa (invoice) od dostawcy z Chin

Faktura handlowa to punkt wyjścia całego importu. To na jej podstawie pokazujesz, że faktycznie kupiłeś towar i ile za niego zapłaciłeś. Dla księgowości działalności gospodarczej to dokument, od którego zaczyna się koszt towaru handlowego.

Taka faktura nie musi wyglądać jak polska faktura VAT i to jest całkowicie normalne przy imporcie. Ważne jest, żeby dało się z niej odczytać podstawowe informacje: kto sprzedaje, kto kupuje, jaki towar jest sprzedawany, jaka jest cena oraz kiedy dokument został wystawiony. Jeżeli te elementy są czytelne, faktura może być użyta w księgach.

Przy imporcie niemal zawsze pojawia się waluta obca. Faktury z Chin są zwykle w dolarach lub juanach i trzeba je przeliczyć na złotówki. W KPiR i przy ryczałcie stosuje się średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. To ważne doprecyzowanie, bo wiele osób intuicyjnie bierze kurs z dnia zapłaty albo z dnia dostawy, a to jest błąd.

W ewidencji księgowej taki zakup opisujesz po prostu jako zakup towaru handlowego. Nie jako usługę, nie jako import, tylko jako towar, który później trafi do sprzedaży w sklepie. To upraszcza księgowość JDG i pozwala uniknąć chaosu już na starcie.

Packing list (lista załadunkowa)

Packing list to dokument, który bardzo często bywa niedoceniany, dopóki nie pojawi się problem. A w praktyce to jeden z najbardziej pomocnych papierów przy imporcie, zwłaszcza w księgowości ecommerce.

Pokazuje on, co faktycznie znajduje się w przesyłce. Ilości, rodzaje towarów, czasem wagi i sposób pakowania. I właśnie dlatego ratuje sytuację wtedy, gdy towar już dotarł, a faktura jeszcze nie przyszła albo wymaga korekty. Dzięki packing list wiesz, co fizycznie masz na magazynie i możesz to opisać w dokumentach wewnętrznych.

W księgowości jednoosobowej firmy packing list nie zastępuje faktury, ale bardzo dobrze ją uzupełnia. Jest też pomocny przy reklamacjach, rozbieżnościach ilościowych i kontrolach. Przy sprzedaży wielu podobnych produktów w e-commerce taki dokument często robi ogromną różnicę.

Dokumenty transportowe (B/L, AWB, CMR)

Dokumenty transportowe na pierwszy rzut oka wyglądają czysto logistycznie, ale mają realne znaczenie także dla podatków i kosztów. W zależności od rodzaju transportu możesz spotkać się z listem morskim, lotniczym albo dokumentem drogowym.

Są one potrzebne przy odprawie celnej, ale ważniejsze jest to, że pomagają ustalić koszt transportu do momentu wprowadzenia towaru na teren Unii Europejskiej. A właśnie ten etap transportu ma znaczenie dla wartości celnej.

Do wartości celnej wlicza się koszty transportu do pierwszego miejsca wprowadzenia towaru na teren UE. Transport już po odprawie, na przykład z portu do magazynu w Polsce, nie zwiększa wartości celnej. To ważne rozróżnienie, bo wpływa na wysokość cła i VAT importowego, a tym samym na realny koszt pozyskania towaru.

Dla księgowości JDG dokument transportowy nie zawsze jest samodzielnym kosztem, ale często jest elementem, który uzasadnia kwoty widoczne w dokumentach celnych.

Zgłoszenie celne: SAD vs PZC

Zgłoszenie celne to najważniejszy dokument przy imporcie. To on potwierdza, że towar został legalnie dopuszczony do obrotu na terenie Unii Europejskiej. Dawniej był to papierowy formularz SAD, dziś w praktyce masz do czynienia z elektronicznym poświadczeniem zgłoszenia celnego, najczęściej w formie PZC albo podobnego komunikatu systemowego.

Nazwa ma drugorzędne znaczenie. Kluczowe jest to, że właśnie ten dokument jest podstawą rozliczenia VAT przy imporcie. Nie faktura od dostawcy z Chin i nie potwierdzenie przelewu, tylko dokument celny.

Na PZC znajdują się informacje o wartości celnej towaru, naliczonym cle oraz VAT importowym. To z tego dokumentu księgowość działalności gospodarczej bierze dane do rozliczenia VAT w JDG i do ujęcia cła jako elementu kosztu towaru. Jeżeli chcesz rozliczać VAT z importu, importer wskazany na PZC musi być Twoją firmą.

Potwierdzenie odprawy i dowody zapłaty

Przy imporcie łatwo pomylić dowód zobowiązania z dowodem zapłaty. A to dwie różne rzeczy. Dokument celny pokazuje, jakie podatki i opłaty zostały naliczone. Potwierdzenie przelewu pokazuje tylko, że pieniądze zostały zapłacone.

Dla VAT w JDG i dla księgowości jednoosobowej firmy kluczowy jest dokument celny. Potwierdzenia płatności są ważne jako uzupełnienie, ale same w sobie nie wystarczą do rozliczeń podatkowych. Dlatego najlepiej archiwizować komplet, czyli dokument odprawy razem z dowodami zapłaty. Przy kontroli albo pytaniach ze strony księgowej wszystko jest wtedy jasne i nie trzeba niczego odtwarzać z pamięci.

Dokumenty dodatkowe (CE, pochodzenie, zgodność, ubezpieczenie)

Są też dokumenty, które nie zawsze trafiają bezpośrednio do ksiąg, ale mimo to są bardzo ważne. Chodzi o certyfikaty zgodności, oznaczenia CE, dokumenty potwierdzające pochodzenie towaru czy polisy ubezpieczeniowe.

Same certyfikaty zwykle nie są kosztem podatkowym, ale opłaty za ich uzyskanie albo ubezpieczenie transportowe mogą już stanowić koszt działalności. Czasem zwiększają wartość towaru, a czasem są kosztem pośrednim, zależnie od sytuacji i momentu poniesienia wydatku.

Niezależnie od tego, czy są kosztem, czy nie, te dokumenty bywają kluczowe przy kontrolach i dopuszczeniu towaru do obrotu. Brak certyfikatu albo potwierdzenia zgodności może zablokować sprzedaż, nawet jeśli księgowość JDG jest prowadzona poprawnie. Dlatego w dobrze poukładanej księgowości ecommerce te dokumenty też mają swoje miejsce, nawet jeśli nie trafiają bezpośrednio do ewidencji kosztów.

Incoterms: najczęstszy powód, że ktoś źle księguje transport i wartość celną

Incoterms to jedno z tych pojęć, które na początku brzmi jak czysta logistyka i wydaje się oderwane od księgowości JDG. W praktyce to właśnie one najczęściej powodują błędy przy imporcie. Nie dlatego, że ktoś źle liczy VAT, ale dlatego, że nie rozumie, które koszty są jeszcze elementem importu, a które pojawiają się dopiero „po drodze”. A to ma bezpośredni wpływ na wartość celną, cło i VAT w JDG.

W e-commerce bardzo często wygląda to tak: przedsiębiorca ma fakturę za towar, osobną fakturę za transport i traktuje je jak dwa zupełnie niezależne koszty. Problem w tym, że dla urzędu celnego one wcale nie są niezależne. Incoterms mówią, kto za co odpowiada i które koszty muszą zostać doliczone do wartości celnej, nawet jeśli są na osobnych dokumentach.

Co Incoterms zmienia w praktyce księgowej

Reguły Incoterms określają podział kosztów i ryzyka między sprzedawcą a kupującym. Z punktu widzenia księgowości działalności gospodarczej najważniejsze jest to, kto ponosi koszty transportu, ubezpieczenia oraz kiedy te koszty stają się częścią importu.

Kluczowe znaczenie ma wartość celna, bo to od niej naliczane jest cło i VAT importowy. I tutaj obowiązuje jedna bardzo ważna zasada: koszt transportu do pierwszego miejsca wprowadzenia towaru na teren Unii Europejskiej, na przykład portu, lotniska albo terminala, jest brany pod uwagę przy ustalaniu wartości celnej. Transport już po odprawie, na terenie UE, nie zwiększa wartości celnej.

To, czy koszt transportu widzisz na osobnej fakturze, czy jest on „ukryty” w cenie towaru, nie ma znaczenia dla urzędu. Liczy się to, czy ten koszt dotyczy etapu przed wprowadzeniem towaru do UE. I właśnie dlatego Incoterms są tak ważne, bo bez ich znajomości bardzo łatwo źle policzyć realny koszt importu w księgowości JDG.

Szybki przegląd kluczowych reguł w imporcie z Chin

W imporcie z Chin kilka reguł Incoterms pojawia się szczególnie często. Warto je rozumieć nie jako definicje z podręcznika, ale jako realny wpływ na dokumenty i rozliczenia.

Przy EXW sprzedawca udostępnia towar u siebie, a cała reszta jest po stronie importera. Transport, ubezpieczenie, odprawa, cło i VAT. W dokumentach importowych to Ty jesteś odpowiedzialny za wszystko, a faktura od dostawcy obejmuje wyłącznie towar. W praktyce EXW z Chin bywa też problematyczne formalnie, bo sprzedawca nie odpowiada nawet za eksport w swoim kraju, co często komplikuje dokumenty celne i powoduje nietypowe rozwiązania po drodze.

FOB to bardzo popularna opcja w transporcie morskim. Sprzedawca dostarcza towar na statek w porcie załadunku, a od tego momentu koszty i ryzyko są po stronie kupującego. Masz więc fakturę za towar i osobną fakturę za fracht. Błąd polega na traktowaniu ich całkowicie osobno, bo dla wartości celnej koszt transportu do UE musi zostać doliczony, nawet jeśli formalnie jest na innym dokumencie.

CIF działa podobnie do FOB, z tą różnicą, że transport i ubezpieczenie do portu docelowego są wliczone w cenę towaru. Faktura od dostawcy jest wyższa, bo zawiera już te elementy. To nie oznacza, że znika temat cła i VAT. One nadal są naliczane w Polsce, tylko na podstawie wyższej wartości z faktury.

DAP często sprawia wrażenie najwygodniejszego rozwiązania, bo towar trafia bezpośrednio pod adres w Polsce. Sprzedawca organizuje transport, ale nie opłaca cła ani VAT. I tu pojawia się pułapka psychologiczna. Skoro towar jest dostarczony, wydaje się, że wszystko jest załatwione. W rzeczywistości to Ty jako importer musisz przeprowadzić odprawę celną i rozliczyć VAT w JDG. W księgach masz fakturę za towar, często obejmującą transport, oraz osobno dokumenty celne.

DDP to najbardziej ryzykowna opcja z punktu widzenia księgowości jednoosobowej firmy. Sprzedawca deklaruje, że dostarczy towar już oclony i z opłaconym VAT. Ekonomicznie wygląda to atrakcyjnie, bo płacisz jedną cenę. Problem polega na tym, że bardzo często importerem na dokumentach celnych nie jest Twoja JDG. A jeśli nie jesteś importerem „na papierze”, możesz nie mieć prawa do rozliczenia VAT z importu. Dla podatków nie liczy się to, kto faktycznie zapłacił, tylko kto figuruje w dokumentach.

Moment VAT a moment ryzyka i dostawy

Incoterms określają moment przejścia ryzyka i odpowiedzialności za towar, ale przy imporcie nie one decydują o rozliczeniu VAT. To jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez początkujących importerów.

Przy imporcie obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie odprawy celnej, czyli w chwili powstania długu celnego. Nie ma znaczenia, kiedy towar opuścił Chiny, kiedy zmienił właściciela według Incoterms ani jaka data widnieje na fakturze. Dla VAT w JDG liczy się odprawa.

W realiach e-commerce, gdzie transport trwa tygodniami, a dokumenty przychodzą w różnym czasie, to rozróżnienie jest kluczowe. Incoterms wpływają na koszty i wartość celną, ale VAT przy imporcie zawsze „wiąże się” z odprawą celną, a nie z datą dostawy.

KPiR: jak zaksięgować import krok po kroku

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczasz się na KPiR, to import z Chin nie wymaga skomplikowanej księgowości, ale wymaga poprawnego myślenia o kolejności zdarzeń. Największym błędem w księgowości JDG przy imporcie jest losowe wrzucanie dokumentów do kosztów, bez zastanowienia się, co faktycznie zwiększa cenę nabycia towaru, a co jest tylko kosztem „okołoimportowym”.

KPiR działa dobrze, ale przy imporcie trzeba pamiętać, że to nie jest jeden zakup jak w hurtowni w Polsce. To proces, który składa się z kilku etapów i kilku dokumentów, a one wszystkie muszą się ze sobą spinać.

Zakup towaru – faktura z Chin

Pierwszym krokiem zawsze jest faktura od chińskiego dostawcy. To ona pokazuje, że kupiłeś towar i za jaką kwotę. W KPiR taki zakup ujmujesz jako zakup towarów handlowych, bo celem jest dalsza sprzedaż w sklepie.

Wpis trafia do kolumny 10 KPiR, czyli „Zakup towarów handlowych i materiałów”. Nie ma znaczenia, że faktura jest z Chin, w obcej walucie albo bez polskiego VAT. Dla księgowości jednoosobowej firmy to nadal jest zakup towaru.

Kwotę z faktury przeliczasz na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. To jest kluczowe w KPiR. Nie bierzesz kursu z dnia zapłaty ani z dnia dostawy, nawet jeśli intuicyjnie wydaje się to „logiczne”.

Zdarza się, że towar dotrze do Ciebie wcześniej niż faktura. W takiej sytuacji można tymczasowo posłużyć się dokumentem pomocniczym, na przykład packing listą, żeby wprowadzić towar do obiegu. Trzeba jednak pamiętać, że to jest rozwiązanie przejściowe. Docelowo koszt zawsze musi wynikać z faktury i to ona jest podstawą prawidłowego ujęcia zakupu w KPiR.

Cło i akcyza, jeśli dotyczy

Cło to jeden z najczęściej źle księgowanych elementów importu. A zasada jest bardzo prosta. Cło zwiększa cenę nabycia towaru. Bez zapłaty cła towar nie mógłby zostać dopuszczony do obrotu, więc z punktu widzenia JDG podatki jest to koszt bezpośrednio związany z zakupem.

Podstawowym dokumentem źródłowym do ujęcia cła jest dokument celny, najczęściej PZC. To na nim widzisz, jaka kwota cła została naliczona. Jeżeli na PZC pojawia się również akcyza, traktujesz ją dokładnie tak samo jak cło.

W KPiR cło najczęściej ujmuje się na podstawie dowodu wewnętrznego. Taki dokument sporządza się wtedy, gdy koszt wynika z dokumentu urzędowego, a nie z klasycznej faktury. W dowodzie wewnętrznym wskazujesz numer i datę PZC oraz kwotę cła.

Warto jednak wiedzieć, że dowód wewnętrzny nie zawsze jest jedyną opcją. Jeżeli agencja celna wystawi dokument rozliczeniowy albo notę obciążeniową, która spełnia wymogi dowodu księgowego, można ją wykorzystać zamiast DW.

Niezależnie od formy dokumentu, cło księgujesz w kolumnie 10 KPiR jako element ceny nabycia towarów handlowych. Nie trafia ono do „pozostałych wydatków”, bo rozbijałoby to koszt zakupu i zniekształcało wynik.

Transport, ubezpieczenie, spedycja i agencja celna

Koszty transportu i obsługi importu to miejsce, w którym w księgowości ecommerce pojawia się najwięcej nieporozumień. A tutaj znowu działa jedna kluczowa zasada. Wszystkie koszty poniesione do momentu przyjęcia towaru do firmy zwiększają koszt jego pozyskania.

W praktyce w KPiR funkcjonują dwie poprawne metody księgowania takich wydatków. Część przedsiębiorców ujmuje je razem z towarem w kolumnie 10 jako element ceny nabycia. Inni księgują je w kolumnie 11 jako koszty uboczne zakupu. Oba podejścia są prawidłowe, o ile stosujesz je konsekwentnie.

Do takich kosztów zaliczają się między innymi transport międzynarodowy, ubezpieczenie w transporcie, usługi spedytora i opłaty agencji celnej. To są wydatki, bez których towar nie znalazłby się w Twojej firmie.

Bardzo ważna jest jednak granica czasowa. Decydujący jest moment przyjęcia towaru do firmy lub magazynu, a nie data wystawienia faktury. Koszty poniesione po tym momencie, na przykład magazynowanie po odprawie, opłaty manipulacyjne po przyjęciu towaru czy krajowy transport po odprawie, są już zwykłymi kosztami działalności. Nie zwiększają ceny nabycia towaru, nawet jeśli faktura przyjdzie później.

VAT importowy w KPiR, kiedy jest kosztem, a kiedy nie

VAT importowy działa inaczej niż VAT z polskich faktur i w KPiR trzeba to jasno rozdzielić. Wszystko zależy od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Jeżeli prowadzisz JDG jako czynny podatnik VAT, to VAT importowy nie jest kosztem podatkowym. Rozliczasz go w VAT i wykazujesz w JPK_V7, ale nie ujmujesz go w KPiR jako koszt. Dla podatku dochodowego ten VAT jest neutralny.

Jeżeli natomiast korzystasz ze zwolnienia z VAT, VAT importowy staje się realnym kosztem działalności. Nie masz prawa do jego odliczenia, więc obciąża on wynik podatkowy. W praktyce taki VAT ujmuje się w kolumnie 13 KPiR jako pozostały wydatek. To częsta sytuacja u początkujących sklepów internetowych i ma ogromny wpływ na opłacalność importu.

Remanent i dlaczego na koniec roku „nagle zmienia się koszt”

Na koniec roku wielu przedsiębiorców prowadzących KPiR jest zaskoczonych, że koszt nagle się zmienia, mimo że wszystkie dokumenty były księgowane na bieżąco. To nie jest błąd, tylko efekt remanentu, czyli spisu z natury.

KPiR nie pokazuje stanu magazynu w czasie rzeczywistym. Koszt zakupu towarów jest korygowany przez remanent początkowy i końcowy. Jeżeli na koniec roku masz niesprzedane towary z importu, ich wartość pojawia się w remanencie końcowym i zmniejsza koszty danego roku.

W praktyce oznacza to, że koszt importu „pracuje” dopiero w momencie sprzedaży towaru. I to jest całkowicie normalne w księgowości JDG. Dlatego przy imporcie do e-commerce zawsze trzeba patrzeć na cały cykl: zakup, przyjęcie towaru, sprzedaż i remanent. Dopiero wtedy widać rzeczywisty wynik podatkowy działalności.

Pełna księgowość: jak ująć import w księgach handlowych

Pełna księgowość na pierwszy rzut oka wygląda na dużo bardziej skomplikowaną niż KPiR, ale przy imporcie jej logika jest bardzo spójna. Różnica polega głównie na tym, że tutaj nie wszystko od razu trafia w koszty. Towar najpierw jest zapasem, czyli czymś, co firma posiada, a dopiero później staje się kosztem w momencie sprzedaży.

Dla e-commerce i rosnącej JDG to bardzo ważne, bo import często oznacza duże kwoty i duże partie towaru. W pełnej księgowości liczy się nie tylko to, ile zapłaciłeś, ale też co dokładnie ten wydatek dotyczył i w którym momencie powinien obciążyć wynik.

Cena nabycia towaru, czyli co faktycznie buduje jego wartość

W pełnej księgowości kluczowym pojęciem jest cena nabycia towaru. To ona decyduje, z jaką wartością towar trafi na magazyn i jaki będzie później koszt własny sprzedaży.

Cena nabycia to nie jest wyłącznie kwota z faktury od chińskiego dostawcy. Budują ją koszty bezpośrednio związane z zakupem i doprowadzeniem towaru do miejsca i stanu, w którym może być sprzedany. W praktyce są to przede wszystkim cena z faktury, cło, koszty transportu międzynarodowego do UE, ubezpieczenie w transporcie, opłaty portowe lub terminalowe oraz koszty obsługi importu poniesione przed przyjęciem towaru do magazynu.

Nie każdy koszt poniesiony „po drodze” automatycznie zwiększa wartość towaru. Koszty stricte administracyjne albo niezwiązane bezpośrednio z dostawą co do zasady nie budują wartości zapasów, nawet jeśli pojawiły się przed fizycznym przyjęciem towaru.

VAT w pełnej księgowości działa inaczej niż pozostałe elementy ceny nabycia. Jeżeli VAT importowy podlega odliczeniu, jest neutralny i nie zwiększa wartości towaru. Jeżeli VAT nie może być odliczony, na przykład przy zwolnieniu z VAT, wtedy staje się częścią ceny nabycia i podnosi wartość zapasu.

Typowe operacje księgowe w praktyce, jak to wygląda w rzeczywistości

Import w pełnej księgowości to sekwencja zdarzeń, które nie zawsze dzieją się w idealnej kolejności. Towar może dotrzeć przed fakturą, część kosztów może przyjść później, a dokumenty mogą być rozproszone w czasie.

Dlatego stosuje się konta typu „towary w drodze” albo „rozliczenie zakupu”. Nie tylko wtedy, gdy brakuje faktury, ale zawsze wtedy, gdy trzeba zebrać kilka kosztów i dopiero później przypisać je do wartości magazynu. To standardowy mechanizm rachunkowości zakupów, który pozwala zachować porządek.

Faktura od dostawcy z Chin jest ujmowana w księgach według kursu waluty zgodnego z zasadami rachunkowości. W pełnej księgowości kurs nie musi być taki sam jak w KPiR, bo decyduje moment ujęcia operacji w księgach i przyjęta polityka rachunkowości. W praktyce bywa to kurs NBP z dnia poprzedzającego ujęcie w księgach albo kurs wynikający z dokumentu celnego, w zależności od rodzaju zdarzenia.

Cło ujmuje się na podstawie dokumentu celnego, czyli PZC. Nie trafia ono bezpośrednio w koszty, tylko zwiększa wartość towaru na magazynie. Dzięki temu koszt sprzedaży uwzględnia pełny koszt importu, a nie tylko cenę z faktury.

Koszty transportu, spedycji i obsługi importu mogą być księgowane bezpośrednio jako zwiększenie wartości towarów albo najpierw na koncie pośrednim, często nazywanym „koszty zakupu”, a następnie rozliczane na magazyn. Oba podejścia są poprawne, o ile finalnie wszystkie koszty bezpośrednio związane z dostawą trafią do wartości zapasów.

VAT w księgach, standardowe rozliczenie a procedura 33a

VAT przy imporcie w pełnej księgowości zawsze wymaga ustalenia trybu odprawy. W standardowym rozliczeniu VAT jest naliczany przy odprawie celnej i powstaje zobowiązanie wobec urzędu celnego. W księgach pojawia się VAT do zapłaty oraz, równolegle, VAT naliczony do odliczenia, o ile import służy sprzedaży opodatkowanej. Sam VAT nie wpływa na wynik finansowy, bo jest neutralny.

Procedura 33a działa inaczej. VAT nie jest płacony przy odprawie, tylko rozliczany w deklaracji VAT i w JPK_V7. W księgach mechanika przypomina odwrotne obciążenie. W tym samym okresie wykazywany jest VAT należny i naliczony, co zwykle oznacza brak realnej płatności podatku. To rozwiązanie poprawia płynność finansową, ale jest dostępne tylko dla czynnych podatników VAT i wymaga spełnienia warunków formalnych oraz odpowiedniego trybu odprawy.

Warto pamiętać, że obowiązek podatkowy w VAT przy imporcie powstaje zasadniczo z chwilą powstania długu celnego, czyli w momencie odprawy. Data faktury albo fizycznej dostawy nie ma tu decydującego znaczenia.

Niezależnie od tego, czy import jest rozliczany standardowo, czy w procedurze 33a, zasada jest jedna. VAT odliczalny nie zwiększa wartości towaru, a wszystkie koszty bezpośrednio związane z jego zakupem i doprowadzeniem do sprzedaży muszą znaleźć się w cenie nabycia. To właśnie dzięki temu pełna księgowość najlepiej pokazuje realny wynik na sprzedaży w e-commerce, nawet przy skomplikowanym imporcie z Chin.

Ryczałt ewidencjonowany: co z importem, skoro „kosztów nie ma”

Ryczałt ewidencjonowany wygląda na najprostszą formę opodatkowania JDG, bo w księgowości jednoosobowej firmy nie rozliczasz kosztów podatkowych. Trzeba jednak jasno powiedzieć jedno. Import z Chin nie przestaje kosztować tylko dlatego, że jesteś na ryczałcie. Te wydatki po prostu nie obniżają podatku dochodowego.

W e-commerce to bardzo istotne, bo przy imporcie płacisz realne pieniądze za towar, transport, cło i VAT, a podatek i tak liczysz od przychodu ze sprzedaży. Jeśli tego nie uwzględnisz w cenach, ryczałt potrafi „zjeść” marżę szybciej, niż się spodziewasz.

Co ewidencjonujesz, a czego nie

Na ryczałcie ewidencjonujesz wyłącznie przychody. Sam import towarów nie wpływa na wysokość podatku dochodowego, bo nie jest kosztem uzyskania przychodu. Dopiero sprzedaż tych towarów powoduje powstanie przychodu, od którego płacisz ryczałt według właściwej stawki.

To oznacza, że faktura z Chin, cło, transport czy ubezpieczenie nie są ujmowane jako koszty w rozliczeniu PIT. Nie trafiają do ewidencji przychodów jako koszt podatkowy i nie obniżają podstawy opodatkowania. Jednocześnie nadal musisz je przechowywać jako dowody zakupu i na potrzeby ewentualnej kontroli. Ryczałt upraszcza podatek dochodowy, ale nie zwalnia z obowiązku posiadania dokumentów.

Poza podatkami dokumenty importowe są też niezbędne do normalnego prowadzenia biznesu. Bez nich trudno policzyć realną marżę, ustawić ceny i ocenić, czy import faktycznie się opłaca.

VAT przy ryczałcie, dwa możliwe scenariusze

Forma opodatkowania PIT nie decyduje o VAT. Przy imporcie liczy się to, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia.

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, rozliczasz VAT importowy tak samo jak każdy inny VAT-owiec. Składasz JPK_V7, wykazujesz import i rozliczasz VAT należny oraz naliczony. Sam fakt bycia na ryczałcie nie zmienia zasad VAT w JDG.

Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, co do zasady VAT przy imporcie i tak musisz zapłacić. Zwolnienie podmiotowe nie działa na granicy, więc VAT importowy nie znika tylko dlatego, że nie jesteś VAT-owcem. Tego VAT nie możesz odliczyć, więc ekonomicznie podnosi on koszt towaru. Warto jednak wiedzieć, że istnieją szczególne zwolnienia lub procedury importowe, w których VAT może być rozliczony inaczej, choć w praktyce są to sytuacje rzadkie.

To właśnie w tym miejscu wielu przedsiębiorców zaczyna się zastanawiać, czy ryczałt rzeczywiście jest dobrą formą przy imporcie i księgowości ecommerce.

Jak pilnować marży w praktyce

Skoro na ryczałcie nie rozliczasz kosztów podatkowych, musisz pilnować ich we własnym zakresie. W przeciwnym razie bardzo łatwo sprzedawać towar z pozorną marżą, która po uwzględnieniu cła, VAT i transportu znika.

Najprostsze rozwiązanie to prosta ewidencja pomocnicza. Może to być arkusz kalkulacyjny albo prosty system, w którym do każdej dostawy przypisujesz realny koszt. Cena z faktury, cło, VAT nieodliczalny, transport i inne opłaty importowe. Następnie dzielisz to przez liczbę sztuk i wiesz, ile faktycznie kosztuje Cię jedna sztuka produktu.

Dzięki temu możesz świadomie ustalać ceny, kontrolować marżę i pamiętać, że od przychodu zapłacisz jeszcze ryczałt. Przy imporcie w JDG na ryczałcie to nie księgowość „pilnuje” opłacalności, tylko Ty. I właśnie dlatego taka pomocnicza ewidencja kosztów w praktyce robi ogromną różnicę.

VAT od importu: jak ująć w JPK_V7 i kiedy płacisz podatek

VAT przy imporcie to jeden z najbardziej mylących tematów w księgowości JDG. Głównie dlatego, że działa zupełnie inaczej niż VAT z faktur krajowych. Nie dostajesz faktury VAT, tylko dokument celny, a moment rozliczenia nie ma nic wspólnego z datą zakupu czy zapłaty.

Najważniejsza zasada, którą warto zapamiętać, jest bardzo prosta. VAT przy imporcie jest „przywiązany” do odprawy celnej i dokumentu celnego. Nie do faktury, nie do przelewu i nie do momentu fizycznej dostawy.

Standardowy import, czyli odprawa w Polsce

W standardowym wariancie towar z Chin trafia do Polski i tutaj następuje odprawa celna. Wraz z odprawą urząd ustala podstawę opodatkowania VAT i wylicza należny podatek.

Podstawą opodatkowania VAT przy imporcie jest wartość celna towaru powiększona o należne cło, a w niektórych przypadkach również o akcyzę. Wartość celna obejmuje nie tylko cenę z faktury, ale także koszty transportu do pierwszego miejsca wprowadzenia towaru na teren Unii Europejskiej, jeżeli nie były one ujęte w cenie.

Kwota VAT jest wykazana na dokumencie celnym, najczęściej PZC. To właśnie ten dokument jest podstawą do dalszych rozliczeń. Co do zasady prawo do odliczenia VAT z importu przysługuje na podstawie dokumentu celnego. W praktyce organy podatkowe bardzo często oczekują również, że VAT zostanie faktycznie uregulowany, zwłaszcza gdy należność była czasowo wykładana przez agencję celną.

Kluczowe jest więc posiadanie PZC z wykazanym VAT oraz poprawne ujęcie importu w JPK_V7. Sam przelew do urzędu celnego, bez dokumentu celnego, nie daje prawa do odliczenia.

JPK_V7, gdzie dokładnie pokazujesz import

Import towarów zawsze wykazuje się w ewidencji zakupów VAT w JPK_V7. Dotyczy to każdego importu spoza UE, niezależnie od tego, czy VAT został zapłacony przy odprawie, czy rozliczany w procedurze uproszczonej.

Każdy import oznacza się symbolem IMP. To podstawowe oznaczenie, które mówi urzędowi, że zapis dotyczy importu towarów, a nie faktury krajowej czy WNT.

W ewidencji zakupów wypełnia się pola K_42 i K_43. W K_42 wpisujesz podstawę opodatkowania VAT wynikającą z dokumentu celnego, a w K_43 kwotę VAT z importu. Te wartości zawsze bierzesz z PZC, a nie z faktury od dostawcy z Chin.

Dane kontrahenta przy imporcie mają znaczenie drugorzędne. Kluczowe są oznaczenie IMP i dane z dokumentu celnego. Brak polskiego NIP jest w tym przypadku normalny i nie stanowi błędu. W praktyce dane kontrahenta bywają wpisywane różnie i nie są decydujące dla poprawności rozliczenia.

Warto też jasno rozróżnić pojęcia. Import towarów nie jest WNT i nigdy nie trafia do części JPK dotyczącej WNT. Zawsze wykazywany jest jako import z oznaczeniem IMP.

Procedura uproszczona 33a, czyli import bez płacenia VAT na granicy

Procedura uproszczona, nazywana 33a, pozwala rozliczyć VAT od importu bez jego fizycznej zapłaty przy odprawie. VAT wykazuje się bezpośrednio w deklaracji i w JPK_V7, co znacząco poprawia płynność finansową JDG.

Z tej procedury mogą korzystać czynni podatnicy VAT, którzy spełniają określone warunki formalne, między innymi brak istotnych zaległości podatkowych i składkowych, rozliczanie VAT miesięcznie oraz zastosowanie właściwego trybu odprawy celnej. 33a nie działa automatycznie i musi być zastosowana już na etapie zgłoszenia celnego.

W JPK_V7 import w procedurze 33a pojawia się w dwóch miejscach. Po stronie sprzedażowej wykazujesz VAT należny z tytułu importu, mimo że nie doszło do sprzedaży. Jest to techniczne ujęcie podatku należnego. Jednocześnie w ewidencji zakupów wykazujesz ten sam import z oznaczeniem IMP i ujmujesz VAT naliczony do odliczenia.

Efekt jest taki, że VAT należny i naliczony się równoważą i nie dochodzi do realnej zapłaty podatku. Kluczowy jest jednak moment ujęcia. Import w 33a musi być wykazany w JPK za okres, w którym nastąpiła odprawa celna. Nie można przesunąć tego rozliczenia na później, a korekty złożone po terminie często nie przywracają prawa do rozliczenia VAT w tym trybie.

Dlatego przy imporcie w procedurze uproszczonej tak ważna jest dobra komunikacja z agencją celną i księgowością. VAT przy imporcie jest bezlitosny dla opóźnień. Jeśli trafi do złego okresu albo nie zostanie wykazany w JPK na czas, problem pojawia się bardzo szybko i bywa kosztowny.

Import vs WNT: żeby nie zaksięgować złego typu transakcji

To jest jeden z tych momentów, w których nawet ogarnięci przedsiębiorcy potrafią się potknąć. Towar przyjeżdża „z zagranicy”, dokumenty są po angielsku, VAT jest do rozliczenia… i nagle ktoś księguje import jako WNT albo odwrotnie. Dla urzędu to nie jest drobna pomyłka, tylko błąd w rodzaju transakcji, a to może oznaczać korekty, odsetki i realne problemy w księgowości JDG.

Dlatego warto zapamiętać jedno bardzo proste rozróżnienie. Import i WNT to dwa zupełnie różne zdarzenia podatkowe, nawet jeśli towar finalnie trafia do tej samej jednoosobowej działalności gospodarczej i tego samego magazynu e-commerce.

Różnice w formalnościach

Import dotyczy sytuacji, w której towar wjeżdża na teren Unii Europejskiej z kraju trzeciego, na przykład z Chin. Kluczowym elementem jest odprawa celna. To ona „otwiera” temat VAT w JDG i ewentualnego cła. Bez odprawy nie ma importu w rozumieniu podatkowym. Pojawia się dokument celny, najczęściej PZC, i to on jest podstawą dalszych rozliczeń w księgowości jednoosobowej firmy.

WNT, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, dotyczy zakupu towarów z innego kraju UE. Tutaj nie ma odprawy celnej i nie ma cła. Towar porusza się w ramach wspólnego rynku, a urząd celny w ogóle się nie pojawia. Cała odpowiedzialność za rozliczenie VAT spada na kupującego w Polsce.

I tu ważne doprecyzowanie, które chroni przed bardzo częstym błędem. Jeżeli był dokument celny i odprawa, mówimy o imporcie w kraju, w którym ta odprawa się odbyła. Jeśli odprawa była w innym państwie UE, a towar dopiero potem trafił do Polski, to w Polsce najczęściej nie rozliczasz importu, tylko WNT, mimo że jakiś dokument celny istnieje, tylko że zagraniczny.

Różnice w VAT i ujęciu w JPK_V7

Różnice formalne przekładają się bezpośrednio na VAT w JDG i na to, jak transakcja trafia do JPK_V7.

Przy imporcie VAT jest „przywiązany” do odprawy celnej. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie powstania długu celnego. W JPK_V7 taki zakup zawsze ujmujesz jako import towarów z oznaczeniem IMP. Podstawą do wpisów są dane z dokumentu celnego, a nie z faktury od dostawcy z Chin. To jeden z kluczowych elementów poprawnej księgowości działalności gospodarczej przy imporcie.

Przy WNT mechanizm jest inny. Nie ma dokumentu celnego, więc VAT rozliczasz samodzielnie w deklaracji. Obowiązek podatkowy powstaje co do zasady 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy, chyba że faktura została wystawiona wcześniej. W JPK_V7 WNT nie ma oznaczenia „IMP”, bo to nie jest import. Wykazujesz je w pozycjach dotyczących WNT, gdzie pokazujesz VAT należny i, jeśli masz do tego prawo, VAT naliczony do odliczenia.

Najczęstszy błąd polega na tym, że ktoś patrzy tylko na kraj wysyłki. Tymczasem w księgowości ecommerce liczy się nie to, skąd fizycznie jedzie paczka, ale czy towar został już wcześniej dopuszczony do obrotu na terenie UE i gdzie odbyła się odprawa.

Procedura 42: import w innym kraju UE, a potem WNT w Polsce

Procedura 42 to szczególny przypadek, który bardzo często pojawia się w e-commerce, nawet jeśli przedsiębiorca nie zdaje sobie z tego sprawy. Dotyczy sytuacji, w której towar z Chin jest odprawiany w jednym z krajów UE, na przykład w Niemczech lub w Holandii, a dopiero potem transportowany do Polski.

W takim modelu import, czyli odprawa celna, ma miejsce w kraju, w którym towar po raz pierwszy wchodzi na obszar UE. VAT importowy w tym kraju może być zwolniony, bo towar ma być przemieszczony do innego państwa członkowskiego. Następnie dochodzi do przemieszczenia wewnątrzwspólnotowego.

Dla polskiej firmy końcówka tego łańcucha zwykle oznacza rozliczenie WNT w Polsce, a nie importu. Warto też wiedzieć, że kody typu I_42 czy I_63 w JPK dotyczą wewnątrzwspólnotowej dostawy po imporcie u podmiotu „po drodze”, a nie standardowego zakupu po stronie polskiej JDG. To częste źródło nieporozumień przy analizie dokumentów.

Prosty test, który ratuje księgowość

Jeśli masz wątpliwości, zawsze zadaj sobie trzy pytania.

Czy była odprawa celna i w jakim kraju się odbyła. Jeśli w Polsce, mówimy o imporcie w Polsce. Jeśli w innym kraju UE, import był tam, a w Polsce sprawdzasz, czy masz WNT.

Czy masz polskie PZC. Jeśli tak, to niemal na pewno rozliczasz import w Polsce. Jeśli nie, a towar przyjechał z UE, nie księguj go automatycznie jako importu.

Czy z dokumentów wynika, że towar był już dopuszczony do obrotu w UE, zanim trafił do Twojej firmy. Jeśli tak, w księgowości JDG zwykle będzie to WNT albo dostawa unijna, a nie import.

To proste rozróżnienie oszczędza mnóstwo problemów i jest jednym z fundamentów poprawnego rozliczania JDG podatki przy imporcie i sprzedaży w e-commerce.

Najczęstsze błędy i pułapki przy imporcie z Chin – z praktyki, nie z teorii

Ten rozdział jest po to, żebyś nie uczył się księgowości JDG na własnych błędach. Większość problemów przy imporcie nie wynika ze złej woli ani „kombinowania”, tylko z tego, że import działa inaczej niż zwykłe zakupy w Polsce czy nawet w UE. Poniżej masz najczęstsze pułapki, które regularnie pojawiają się w księgowości jednoosobowej firmy zajmującej się e-commerce.

Brak PZC i próba rozliczenia VAT „na oko”

To absolutny numer jeden. Przedsiębiorca ma fakturę z Chin, potwierdzenie przelewu, czasem nawet fakturę od agencji celnej i uważa, że to wystarczy, żeby rozliczyć VAT w JDG. Nie wystarczy.

Przy imporcie podstawą rozliczenia VAT jest dokument celny, najczęściej PZC. To z niego wynika podstawa opodatkowania i kwota VAT importowego. Sama płatność VAT, nawet jeśli faktycznie poszła do urzędu, nie zastępuje dokumentu celnego. Bez PZC pojawia się realny problem z odliczeniem VAT i z obroną rozliczenia przy kontroli.

W praktyce, jeżeli nie masz PZC wystawionego na Twoją firmę, urząd może zakwestionować odliczenie VAT, nawet jeśli „ekonomicznie” VAT został zapłacony.

Zły kurs waluty do faktury z Chin

To błąd, który wygląda niepozornie, ale potrafi się ciągnąć latami. Najczęściej ktoś bierze kurs z dnia zapłaty albo z dnia dostawy towaru, bo „tak było logicznie”. W księgowości JDG to nie jest logiczne, tylko błędne.

W KPiR i przy ryczałcie fakturę przelicza się po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Nie z dnia przelewu i nie z dnia, kiedy kontener dopłynął do portu. Przy imporcie te daty potrafią się bardzo mocno rozjechać, zwłaszcza w e-commerce.

Jeżeli pomylisz kurs, zaniżasz albo zawyżasz koszt towaru, a to wpływa na JDG podatek dochodowy, remanent i finalnie na wynik.

Pominięty transport do granicy UE w wartości celnej

To jeden z najczęstszych błędów przy samodzielnym liczeniu „ile wyszedł import”. Przedsiębiorca bierze wartość z faktury od Chińczyka, liczy cło i VAT i… zapomina o transporcie.

Koszt transportu do pierwszego miejsca wprowadzenia towaru na teren UE zawsze jest elementem wartości celnej. Nieważne, czy masz go na osobnej fakturze, czy jest „ukryty” w cenie towaru. Jeżeli go pominiesz, zaniżasz podstawę do cła i VAT, a to jest dokładnie to, czego urząd celny nie lubi najbardziej.

Dopiero transport po odprawie, już na terenie UE, nie wchodzi do wartości celnej. Ta granica jest kluczowa i często mylona.

DDP i myślenie „skoro sprzedawca płaci, to ja nic nie robię”

DDP wygląda jak idealne rozwiązanie dla początkujących w e-commerce. Sprzedawca mówi: „ja wszystko ogarniam, Ty dostajesz towar pod drzwi”. Problem w tym, że „kto płaci” to nie to samo co „kto jest importerem”.

W praktyce bardzo często przy DDP to polska JDG nadal widnieje jako importer w dokumentach celnych, tylko koszty są przerzucone na sprzedawcę. Jeżeli nie dostaniesz PZC na swoją firmę albo nie masz jasnej struktury dokumentów, możesz stracić prawo do odliczenia VAT albo mieć chaos w księgowości działalności gospodarczej.

DDP to nie jest zakazany model, ale wymaga świadomości, kto figuruje na papierze i jakie dokumenty faktycznie trafiają do Twojej księgowości.

Zaklasyfikowanie importu jako WNT (albo odwrotnie)

To błąd, który pojawia się coraz częściej przy sprzedaży online i magazynach pośrednich w UE. Towar fizycznie przyjeżdża z Niemiec czy Holandii, więc ktoś automatycznie księguje WNT. Tymczasem odprawa była w Polsce i powinien być import.

Albo odwrotnie: ktoś ma dokument celny z innego kraju UE i księguje import w Polsce, chociaż w Polsce powinno być WNT. To nie są drobne różnice księgowe, tylko zupełnie inne mechanizmy VAT i inne obowiązki w JPK_V7.

Zawsze trzeba sprawdzić, gdzie była odprawa i czy masz polskie PZC. To ważniejsze niż kraj wysyłki na etykiecie.

Rozjazd dat: faktura, odprawa, przyjęcie do magazynu

Import to proces rozciągnięty w czasie i to jest coś, czego początkujący przedsiębiorcy bardzo nie doceniają. Faktura może być ze stycznia, odprawa w lutym, a towar fizycznie trafić do magazynu w marcu.

Każda z tych dat ma inne znaczenie. Faktura decyduje o kursie waluty i momencie ujęcia kosztu zakupu. Odprawa decyduje o VAT w JDG. Przyjęcie do magazynu decyduje o tym, czy dany koszt buduje wartość towaru, czy jest już kosztem okresu.

Jeżeli wrzucisz wszystko „w jeden miesiąc, bo tak wygodniej”, wcześniej czy później coś się rozjedzie. Najczęściej wychodzi to przy remanencie albo przy kontroli VAT.

Ten rozdział dobrze pokazuje jedno: większość błędów przy imporcie nie wynika z braku wiedzy specjalistycznej, tylko z myślenia kategoriami zwykłych zakupów krajowych. Import rządzi się własnymi zasadami i im szybciej je zrozumiesz, tym spokojniejsza będzie Twoja księgowość ecommerce.

Mini-checklista na koniec – do skopiowania i używania przy każdej dostawie

Ten fragment możesz potraktować jak „ściągę importera”. Bez teorii, bez przepisów, bez definicji. Jeżeli przed zamknięciem miesiąca przejdziesz przez te punkty, w 90% przypadków Twoja księgowość JDG przy imporcie będzie po prostu poprawna.

Na początek dokumenty. Do każdej dostawy powinieneś mieć fakturę handlową od dostawcy z Chin, dokument celny PZC wystawiony na Twoją firmę, dokumenty transportowe lub rozliczenie frachtu, dokument od agencji celnej oraz potwierdzenia płatności. Płatności same w sobie nie księgują kosztu ani VAT, ale są dowodem, że zobowiązania zostały faktycznie uregulowane. Jeżeli PZC nie jest wystawione na Twoją firmę, to nie jest „Twój” import z punktu widzenia VAT i zawsze wymaga sprawdzenia, zanim cokolwiek trafi do JPK. Brak PZC to sygnał ostrzegawczy jeszcze zanim trafisz do księgowości ecommerce.

Następnie Incoterms. Zawsze sprawdź, jakie warunki dostawy obowiązują w danym zamówieniu i co to oznacza w praktyce. Czy transport i ubezpieczenie są w cenie towaru, czy masz osobne faktury. Czy koszty do granicy UE są po Twojej stronie. Incoterms same w sobie nie zmieniają VAT ani cła, ale zmieniają to, jakie koszty muszą znaleźć się w wartości celnej. Jeżeli nie jesteś w stanie jednym zdaniem powiedzieć, jakie koszty są „u Ciebie”, a jakie „w cenie”, to ryzyko błędu jest bardzo wysokie.

Jeżeli prowadzisz KPiR, sprawdź kolumny. Zakup towaru i cło trafiają do kolumny 10. Transport, spedycja i agencja celna mogą trafić do kolumny 10 albo 11, w zależności od przyjętej praktyki, ale zawsze tylko do momentu przyjęcia towaru do firmy. VAT nieodliczalny, zarówno importowy, jak i z usług krajowych, trafia do kolumny 13. Jeżeli coś „nie pasuje” do żadnej kolumny, warto się na chwilę zatrzymać, zamiast księgować na siłę, bo to właśnie w takich miejscach powstają błędy w JDG podatki.

Przy VAT i JPK sprawdź, czy import jest oznaczony jako IMP i czy kwoty z dokumentu celnego trafiły do właściwych pól, czyli K_42 jako podstawa i K_43 jako VAT. Jeżeli korzystasz z procedury 33a, upewnij się, że oprócz zapisu zakupowego masz również techniczny zapis VAT należnego po stronie „sprzedażowej”, mimo że nie było faktycznej sprzedaży. Oba zapisy muszą trafić do tego samego okresu, bo import rozliczony w złym miesiącu to jedna z najczęstszych przyczyn problemów z VAT w JDG.

Na końcu zrób szybki test: import czy WNT. Zadaj sobie dwa pytania. Gdzie była odprawa celna i czy masz polskie PZC. Jeżeli odprawa była w Polsce i masz PZC wystawione na Twoją firmę, rozliczasz import. Jeżeli odprawa była w innym kraju UE albo w ogóle jej nie było, sprawdzasz WNT. Kraj, z którego fizycznie przyjechała paczka, jest drugorzędny.

Jeżeli ta checklista przejdzie „na zielono”, możesz spać spokojnie. A jeśli któryś punkt budzi wątpliwości, to dokładnie w tym miejscu warto się zatrzymać, zanim błąd przejdzie dalej do VAT, PIT i całej księgowości jednoosobowej firmy.