E-fakturowanie we Włoszech: Przegląd i analiza

Włoski system e-fakturowania (fatturazione elettronica) odgrywa kluczową rolę w cyfryzacji administracji podatkowej i gospodarki tego kraju. Wprowadzone w 2014 roku, a następnie rozszerzone na wszystkie sektory gospodarki, obowiązkowe e-fakturowanie stało się podstawowym elementem walki z oszustwami podatkowymi oraz narzędziem upraszczającym procesy administracyjne i fiskalne.

Ramy prawne e-fakturowania we Włoszech

Podstawy prawne dla e-fakturowania we Włoszech ustanowiono w Dekrecie Ustawodawczym z dnia 27 grudnia 2018 r. (n. 148) oraz Dekrecie z dnia 3 kwietnia 2013 r. (n. 55). Przepisy te obejmują zarówno sektor publiczny, jak i prywatny. Początkowo obowiązek e-fakturowania dotyczył wyłącznie administracji centralnej (na podstawie Dyrektywy 2014/55/UE). Od 2014 roku, krok po kroku, e-fakturowanie stało się obowiązkowe dla wszystkich jednostek publicznych we Włoszech. W 2019 roku Włochy stały się pierwszym krajem Unii Europejskiej, który wprowadził obowiązek e-fakturowania także dla transakcji B2B (business-to-business) i B2C (business-to-consumer).

Proces e-fakturowania

Włoski system e-fakturowania opiera się na modelu CTC (continuous transaction controls), w którym faktury są generowane w specjalnym formacie XML zwanym FatturaPA i przesyłane do krajowego systemu wymiany faktur, znanego jako Sistema di Interscambio (SDI). W przypadku transakcji B2G (business-to-government), wymagane jest również zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który może być wykonany przez firmę lub upoważnionego dostawcę usług.
Dodatkowym elementem systemu, szczególnie w sektorze publicznej służby zdrowia, jest NSO (Nucleo di Supporto Operativo), system odpowiedzialny za wymianę elektronicznych zamówień, działający podobnie jak SDI.

Format faktury elektronicznej

Formatem akceptowanym w ramach systemu e-fakturowania we Włoszech jest FatturaXML. Faktury muszą być podpisane cyfrowo w celu zapewnienia ich autentyczności i integralności, a następnie przesyłane do systemu SDI, który jest centralnym punktem wymiany faktur między podatnikami a administracją publiczną. Alternatywnie, możliwe jest również korzystanie z europejskiego standardu PEPPOL do przesyłania faktur.

Sistema di Interscambio (SDI)

Sistema di Interscambio (SDI) jest centralnym hubem internetowym służącym do przesyłania i odbierania faktur elektronicznych we Włoszech. Wszystkie faktury muszą być przesyłane do SDI, które następnie przekazuje je odbiorcom, identyfikując ich za pomocą unikalnego kodu IPA. System ten pełni rolę swoistego „portalu zatwierdzania faktur”, gdzie każda transakcja jest weryfikowana w czasie rzeczywistym przez włoskie organy podatkowe.

Utrzymanie integralności i autentyczności faktur

Aby zapewnić integralność i autentyczność e-faktur, włoska Agencja Cyfryzacji (AGID) wymaga, aby każda firma posiadała odpowiedni znacznik czasu oraz podpis elektroniczny. Dodatkowo, faktury muszą zawierać obowiązkowe metadane w strukturze XML, co umożliwia ich odczytanie również w formacie PDF. Wszystkie faktury muszą być przechowywane zgodnie z dokumentacją archiwizacji (Manuale della Conservazione), która określa obowiązki i odpowiedzialności związane z procesem archiwizacji.

Sankcje za naruszenie przepisów

Włoski rząd jest bardzo restrykcyjny, jeśli chodzi o e-fakturowanie, i nakłada surowe kary za nieprzestrzeganie przepisów. Za opóźnione przesłanie faktury do SDI, bez wpływu na rozliczenie podatkowe, kary wynoszą od 250 do 2000 euro za każdy dokument. Faktury muszą być przesłane do SDI w ciągu 12 dni od daty wykonania transakcji w przypadku faktur natychmiastowych lub do 15 dni po zakończeniu miesiąca w przypadku faktur odroczonych. Dodatkowo, wszystkie włoskie firmy mają obowiązek raportowania faktur transgranicznych, a za błędne raportowanie przewidziane są kary od 2 do 400 euro za każdą fakturę.

Korzyści z wprowadzenia e-fakturowania

Wprowadzenie e-fakturowania we Włoszech przyniosło liczne korzyści, w tym znaczne oszczędności kosztów operacyjnych oraz redukcję obciążeń administracyjnych. System ten pozwolił na automatyzację procesów, co przyczyniło się do skrócenia czasu na realizację płatności oraz zredukowało ryzyko popełnienia błędów. Ponadto, obowiązkowe e-fakturowanie stało się istotnym narzędziem w walce z oszustwami podatkowymi, co przyniosło Włochom znaczące korzyści finansowe w postaci zmniejszenia luki VAT-owskiej.

Wyzwania i obszary do poprawy

Mimo licznych zalet, system e-fakturowania we Włoszech ma również swoje wyzwania. Jednym z nich jest brak możliwości korekty błędnie wystawionej faktury bezpośrednio w systemie SDI – w takich przypadkach konieczne jest wystawienie noty korygującej i nowej faktury. Kolejnym wyzwaniem jest krótki, dwunastodniowy termin na przesłanie faktury do SDI, co w niektórych przypadkach może być trudne do spełnienia, zwłaszcza w okresach świątecznych.

Przyszłość e-fakturowania we Włoszech

System e-fakturowania we Włoszech nadal ewoluuje. Od stycznia 2024 roku zniesiono progi wyłączające niektóre podmioty z obowiązku e-fakturowania, co oznacza, że obowiązek ten obecnie obejmuje wszystkie firmy niezależnie od ich obrotów. Dodatkowo, rozwój technologii i dalsza automatyzacja procesów związanych z e-fakturowaniem będą kluczowe dla utrzymania konkurencyjności włoskiego rynku oraz efektywności administracji podatkowej.

Podsumowanie

Włoski system e-fakturowania jest jednym z najbardziej zaawansowanych w Europie i stanowi wzór dla innych krajów. Obowiązkowe e-fakturowanie przyniosło Włochom znaczące korzyści, zarówno finansowe, jak i administracyjne, jednocześnie stawiając przed przedsiębiorcami nowe wyzwania. W przyszłości, dalsza automatyzacja oraz rozszerzenie obowiązku e-fakturowania na wszystkie podmioty gospodarcze mogą jeszcze bardziej usprawnić system podatkowy we Włoszech, czyniąc go bardziej transparentnym i efektywnym.