E-fakturowanie w Polsce: Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Cyfryzacja procesów biznesowych staje się nieodłącznym elementem nowoczesnej gospodarki. W Polsce jednym z kluczowych kroków w tym kierunku jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 2022 roku system ten funkcjonuje na zasadach dobrowolnych, jednak od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Czym dokładnie jest KSeF, jak działa i jakie korzyści przyniesie jego wdrożenie? W tym artykule przybliżymy najważniejsze aspekty tego nowego rozwiązania, które zrewolucjonizuje sposób, w jaki polskie firmy zarządzają fakturami.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjny system stworzony przez polskie Ministerstwo Finansów, mający na celu modernizację i usprawnienie procesów związanych z fakturowaniem. Od 1 stycznia 2022 roku system ten funkcjonuje w Polsce na zasadach dobrowolnych, a docelowo od 1 kwietnia 2026 roku stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców, co czyni Polskę czwartym krajem w Unii Europejskiej, po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii, który wdroży takie rozwiązanie.

Jak działa KSeF?

KSeF umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, które są przechowywane i identyfikowane w centralnym systemie. Faktury te muszą być wypełnione zgodnie z wymogami prawnymi i otrzymują unikalny numer identyfikacyjny. Dzięki temu systemowi wszystkie faktury są generowane w jednolitym formacie, co ułatwia ich przetwarzanie, archiwizację i kontrolę.

Terminy wdrożenia KSeF

Obowiązkowe wdrożenie KSeF przewidziane jest w dwóch etapach:

• 1 lutego 2026 – dla firm, które osiągnęły obrót powyżej 200 mln PLN w poprzednim roku podatkowym.
• 1 kwietnia 2026 – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Jeśli chcesz poznać terminy wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania w innych krajach UE, zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem: Obowiązkowe e-fakturowanie B2B i B2G w Europie: Terminy wdrożeń.

Korzyści związane z KSeF

Wdrożenie KSeF przynosi wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej:

Skrócenie terminu zwrotu VAT:
Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Jest to znaczne ułatwienie, które poprawia płynność finansową firm.

Uproszczenie rozliczania faktur korygujących:
System upraszcza proces wystawiania i rozliczania faktur korygujących in minus, a także eliminuje konieczność raportowania ich w formatach JPK_FA i JPK_VAT RR.

Eliminacja duplikatów faktur:
Dzięki centralnemu systemowi przechowywania, nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, co minimalizuje ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia.

Standaryzacja i automatyzacja procesów:
KSeF wprowadza jednolity standard e-faktury, co pozwala na automatyzację procesów księgowych i usprawnienie komunikacji między firmami.

Bezpieczeństwo i transparentność:
System gwarantuje, że faktury docierają do odbiorców, a ich treść jest łatwo weryfikowalna w KSeF. To zwiększa bezpieczeństwo i transparentność transakcji.

Oszczędność na archiwizacji:
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w systemie przez 10 lat, co eliminuje koszty związane z ich przechowywaniem przez przedsiębiorców.

Wsparcie dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów przewiduje różnorodne formy wsparcia dla firm w związku z wdrażaniem KSeF. Przede wszystkim, udostępniono bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika KSeF oraz e-mikrofirma, które ułatwiają korzystanie z systemu. Ponadto, w przygotowaniu jest aplikacja mobilna, która umożliwi wygodne zarządzanie e-fakturami na urządzeniach przenośnych.

Przedsiębiorcy mogą również odliczyć koszty wdrożenia KSeF w ramach podatku dochodowego, a podatnicy VAT mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego za towary i usługi związane z wdrożeniem systemu.

Przyszłość e-fakturowania w Polsce

Krajowy System e-Faktur to przyszłość obrotu gospodarczego w Polsce. Jego wprowadzenie nie tylko przyspieszy i ułatwi procesy fakturowe, ale również zwiększy efektywność zarządzania finansami w przedsiębiorstwach. Automatyzacja i standaryzacja dokumentów obniży koszty operacyjne i pozwoli firmom skoncentrować się na rozwoju swojej działalności. W dłuższej perspektywie, system ten przyczyni się do zwiększenia transparentności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Ministerstwo Finansów planuje dalsze prace nad rozwojem KSeF, w tym analizę wprowadzenia zmian dotyczących faktur konsumenckich (B2C) oraz rozważenie dodatkowych ułatwień dla przedsiębiorców. Dzięki ciągłemu doskonaleniu tego systemu, polskie firmy będą mogły korzystać z najnowocześniejszych narzędzi do zarządzania swoimi finansami w zgodzie z wymaganiami prawa.

Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

Firmy, które chcą sprawnie przejść przez proces wdrożenia KSeF, powinny już teraz rozpocząć przygotowania. Obejmuje to m.in.:

• Zapoznanie się z wymaganiami technicznymi i prawnymi systemu.
• Szkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.
• Wdrożenie odpowiednich rozwiązań IT, które wspierają integrację z KSeF.

Działania proaktywne pozwolą firmom na bezproblemowe przystosowanie się do nowych wymogów i zapewnią płynne przejście do obowiązkowego e-fakturowania.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to kluczowy element cyfryzacji polskiego sektora finansowego. Wraz z jego pełnym wdrożeniem, przedsiębiorcy mogą spodziewać się znacznych ułatwień w zarządzaniu dokumentacją finansową oraz korzyści podatkowych i operacyjnych, które przyczynią się do lepszego funkcjonowania całej gospodarki.

W razie pytań lub dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów, gotowym służyć pomocą i wsparciem: Skontaktuj się z nami – amavat®.