E‑fakturowanie w Polsce 2026–2027 (zmiany)

Co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) przestaje być eksperymentem i staje się codziennością. Dla wielu przedsiębiorców 2026–2027 rok będzie początkiem nowej ery, w której faktura ustrukturyzowana FA(3), wysyłana przez API, zastąpi zwykły dokument PDF czy papierowy. Jeśli prowadzisz sprzedaż B2B w Polsce, masz polski numer VAT i zależy ci na efektywności – powinieneś poznać ten system już teraz. KSeF wystartował w modelu dobrowolnym w 2022 roku. Z biegiem czasu zyskał popularność i transformuje się w obowiązkową platformę wymiany e-faktur. Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram wdrożenia: dla dużych firm od lutego 2026, dla pozostałych od kwietnia 2026, a od stycznia 2027 obejmie także mikroprzedsiębiorców.

Obowiązek dotyczy zarówno wystawiania, jak i odbierania dokumentów – nawet jeśli nie wystawiasz faktur, musisz mieć dostęp do odbiorczych modułów systemu.

Dlaczego KSeF będzie obowiązkowy i co to oznacza dla firm?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to decyzja kluczowa dla cyfryzacji polskiej gospodarki. Każda faktura musi być składana w centralnym systemie, zgodnie z ujednoliconym schematem FA(3), w formie XML. Dokument otrzymuje identyfikator systemowy i archiwizowany jest przez 10 lat.

Firmy, które jeszcze nie zaczęły przygotowań, muszą wkrótce podjąć działania: sprawdzenie zgodności swojego ERP, rozpoczęcie integracji przez API i testowanie systemu. Brak zgodności lub błędy we wdrożeniu mogą narazić przedsiębiorstwo na sankcje, zwłaszcza gdy system stanie się obowiązkowy.

Ważne: lista podatników, którym grożą kary, nie ogranicza się do dużych podmiotów – każda firma VAT czynny i zwolniony podlega obowiązkowi odbioru e-faktury już od lutego 2026.

Nowości technologiczne i harmonogram: KSeF 2.0 i FA(3)

W połowie 2025 roku KSeF przeszedł gruntowną aktualizację. Nowa specyfikacja techniczna obejmuje strukturę FA(3) oraz interfejs API oparty na standardzie OpenAPI. Dzięki temu możliwa jest integracja systemów ERP, fakturowania i automatyzacja procesów w firmach. Zasadniczym elementem jest także tryb offline24 – pozwala na wystawienie faktury poza systemem, z obowiązkiem przesłania jej najpóźniej następnego dnia roboczego.

W listopadzie 2025 dostępny będzie certyfikat wystawcy, który pozwoli na zabezpieczenie autentyczności faktur i jest konieczny do używania offline24. Firmy powinny już teraz testować system, nawet jeśli obowiązkowość zaczyna się dopiero w 2026–2027 roku.

Jak wygląda e-fakturowanie w praktyce?

W dużym skrócie: wystawiasz fakturę – ale inaczej niż dotąd. Musisz wygenerować dokument w formacie XML FA(3), podpisany elektronicznie oraz przesłać go przez API do platformy KSeF. System przydzieli numer faktury i przechowa dokument. Klient jedynie potwierdza odbiór lub wystawi status dokumentu, ale nie musi mieć dostępu do jego treści poza systemem.

Faktura wysłana poza systemem może zostać uznana za nieważną, dlatego tryb offline ma określone procedury: faktura musi być dostarczona do platformy w określonym czasie, inaczej przepada. Podmioty, które tylko odbierają – ale nie wystawiają e-faktur – również będą musiały logować statusy odbioru i monitorować swoją skrzynkę systemową.

Dla kogo i kiedy zaczyna się obowiązek?

Obowiązkowość została rozłożona w czasie. Duże podmioty (obroty powyżej 200 mln zł) muszą korzystać z KSeF od 1 lutego 2026. Pozostali podatnicy VAT przejdą do systemu od 1 kwietnia, a mikroprzedsiębiorcy przechodzą później, w styczniu 2027. Kluczowym momentem będzie także uzyskanie certyfikatu wystawcy faktur – koniecznego do wykorzystania trybu offline24.

Obowiązek odbioru e-faktur dotyczy wszystkich działań – nawet jeśli firma prowadzi ograniczoną działalność i nie wystawia faktur, to musi umożliwić odbiór dokumentów przez KSeF.

Co warto zrobić teraz – plan działania

Przedsiębiorca powinien dopracować następujące elementy:

• ocena: kiedy twoja firma podlega obowiązkowi,
• analiza ERP i systemu księgowego pod kątem FA(3) i integracji API,
• rozpoczęcie testów w przygotowanym środowisku KSeF 2.0,
• uzyskanie certyfikatu wystawcy, by móc pracować offline,
• szkolenia dla zespołu księgowego i sprzedażowego, aby opanować nowy format i procedury.

Wdrożenie przed obowiązkiem daje przewagę: płynniejszą konfigurację, szybszy zwrot VAT (z 60 do 40 dni), minimalizację błędów i brak konieczności drukowania lub archiwizacji papierowej.

Jakie korzyści daje wcześniejsze wdrożenie?

KSeF, poprzez fazę eksperymentalną i ciągłe doskonalenie, stał się narzędziem usprawniającym działanie firmy. Już teraz system redukuje koszty przygotowania faktur, eliminuje duplikaty i przyspiesza proces rozliczania poprawkowych dokumentów. Narzędzia integracyjne i centralna archiwizacja są dostępne bez dodatkowych kosztów tylko dla użytkowników systemu.

Testowanie systemu wcześniej pozwala uniknąć opóźnień, uczy obsługi nowych mechanizmów i minimalizuje ryzyko błędów, które mogą uniemożliwić fakturowanie w trybie obowiązkowym.

Podsumowanie

Polski system e‑fakturowania KSeF to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacji biznesu w Polsce. Obowiązkowe wdrożenie zaczyna się w lutym 2026, a zakończy się dopiero początkiem 2027 roku – ale efektem będzie nowy standard fakturowania:

• brak papierowych faktur,
• jednolity format FA(3),
• centralne archiwum i numeracja,
• szybki zwrot VAT i większa automatyzacja.

Dla każdego przedsiębiorcy oznacza to zmianę sposobu pracy. Dlatego im wcześniej zaczniesz wdrażać, tym sprawniej wejdziesz w system i zminimalizujesz ryzyko.

Potrzebujesz wsparcia?
amavat® oferuje wszystko, co potrzebne przy e-fakturowaniu. Przygotuj swoją firmę na przyszłość już dziś.