E-fakturowanie Rumunia – kary przy sprzedaży B2B [2025]

W tym artykule wyjaśniamy, na czym dokładnie polega e-fakturowanie w Rumunii, kogo dotyczy, jakie są nowe przepisy na 2025 rok i co zrobić, by nie narażać się na grzywny – nawet jeśli masz siedzibę w Polsce.

Co to właściwie jest RO e-Factura?

To oficjalny system elektronicznego fakturowania wprowadzony przez rumuński urząd skarbowy ANAF. Celem jest pełna cyfryzacja kontroli podatkowej: faktura uznawana jest za „wystawioną” dopiero wtedy, gdy zostanie przesłana i zaakceptowana przez system e-Factura.

Cały proces skupia się na przesyłaniu faktur w formacie XML do systemu państwowego – w czasie bliskim rzeczywistemu. Brzmi poważnie? Bo takie jest.

Dla kogo e-faktura jest obowiązkowa?

Od 1 stycznia 2024 e-fakturowanie stało się obowiązkiem dla wszystkich firm zarejestrowanych do VAT w Rumunii. To oznacza:

• jeśli masz rumuński numer VAT (nawet jako firma zagraniczna),
• i wystawiasz faktury do innego podmiotu z rumuńskim numerem VAT,
• to musisz korzystać z systemu RO e-Factura.

Nie ma znaczenia, czy masz biuro w Bukareszcie, czy prowadzisz dropshipping z Polski – jeśli rejestrowałeś się do rumuńskiego VAT, musisz zająć się e-fakturami.

A kogo obowiązek nie dotyczy?

Na razie poza zakresem są:

• sprzedaż do klientów indywidualnych (B2C),
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
• eksport poza UE,
• usługi międzynarodowe.

Ale uwaga: od 2025 roku rumuńskie Ministerstwo Finansów może stopniowo rozszerzać obowiązek e-fakturowania także na wybrane transakcje B2C – zwłaszcza w branżach objętych dużym ryzykiem nadużyć (np. elektronika, moda, kosmetyki).

Od kiedy obowiązują kary?

Początek 2024 był okresem przejściowym, ale to już przeszłość.

Od 1 czerwca 2024 roku, za nieprzesłanie faktury do systemu e-Factura RO w terminie 5 dni kalendarzowych od daty jej wystawienia, grożą konkretne grzywny. Ich wysokość zależy od kategorii podatnika i wygląda następująco:

• dla dużych podatników: od 5 000 do 10 000 RON,
• dla średnich podatników: od 2 500 do 5 000 RON,
• dla małych firm i osób fizycznych: od 1 000 do 2 500 RON.

Ale to nie wszystko. Od 1 lipca 2024 roku wprowadzono dodatkową karę, która dotyczy sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona lub odebrana poza systemem e-Factura. Jeśli np. wyślesz fakturę PDF zwykłym mailem bez przesłania jej przez system ANAF, grozi Ci – i Twojemu klientowi – kara w wysokości 15% całkowitej wartości tej faktury. Ta grzywna działa w dwie strony i dotyczy także klientów, którzy zaakceptują taką fakturę.

Nieświadome błędy nie są argumentem – rumuńskie prawo podatkowe działa tu bez wyjątków.

Jak działa e-fakturowanie w praktyce?

Proces wygląda tak:

1. Wystawiasz fakturę w systemie sprzedaży – ale w specjalnym formacie XML (RO_CIUS).
2. Przesyłasz ją do ANAF – automatycznie przez API lub ręcznie.
3. ANAF waliduje fakturę. Jeśli wszystko się zgadza, zostaje zatwierdzona i udostępniona odbiorcy.
4. Twój klient pobiera fakturę z systemu – ma na to 60 dni.
5. Ty musisz zarchiwizować fakturę na minimum 5 lat (choć coraz częściej mówi się o okresie 10-letnim).

Ważne: sam fakt wygenerowania faktury w Twoim systemie nie wystarczy. Bez przesłania jej do ANAF – nie istnieje w oczach fiskusa.

Gdzie pojawiają się trudności?

System RO e-Factura działa tylko po rumuńsku – co dla polskich firm może być problematyczne już na etapie rejestracji czy integracji. Do ręcznego przesyłania dokumentów potrzebujesz rumuńskiego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Format XML też nie jest intuicyjny – nie wystarczy wyeksportować PDF z systemu księgowego.

Dlatego wiele firm decyduje się na:

• integrację z ANAF przez wyspecjalizowanych operatorów lub systemy ERP,
• korzystanie z narzędzi automatyzujących cały proces,
• wdrożenie gotowych rozwiązań SaaS do e-fakturowania.

Co się zmieniło w e-fakturowaniu w Rumunii 2025 roku?

Od początku roku ANAF zapowiedziało dalsze działania:

• kontrole dotyczące zgodności e-faktur są częstsze,
• planowane są rozszerzenia systemu na transakcje B2C w wybranych sektorach,
• można spodziewać się obowiązku e-fakturowania także w handlu międzynarodowym w ramach ViDA (pakietu unijnego),
• odbiorcy faktur będą zobowiązani do ich pobrania z systemu w określonym terminie, co może generować kolejne sankcje.

Czy to dotyczy Twojej działalności?

Jeśli sprzedajesz produkty B2B do Rumunii, jesteś zarejestrowany do VAT w Rumunii i/lub wystawiasz faktury z rumuńskim numerem VAT do innych firm rumuńskich to e-fakturowanie jest dla Ciebie obowiązkowe. I to od zaraz.

Nie ryzykuj grzywien – nawet jeśli Twoja firma ma charakter startupowy czy operujesz zdalnie. RO e-Factura dotyczy każdego, kto spełnia powyższe warunki.

Co możesz zrobić teraz?

Najlepiej od razu:

• sprawdź, czy masz obowiązek e-fakturowania,
• oceń, czy Twój system sprzedażowy obsługuje format XML (RO_CIUS),
• zintegruj się z ANAF przez certyfikowanego partnera,
• zabezpiecz archiwizację i zgodność dokumentów.

Możesz też skontaktować się z nami – pomożemy Ci wdrożyć bezpieczny i zgodny system e-fakturowania do Rumunii.

Podsumowanie

E-fakturowanie w Rumunii nie jest już „opcją” – to obowiązek, który niesie za sobą konkretne sankcje finansowe. Jeśli rozwijasz sprzedaż cross-border, lepiej być krok przed fiskusem niż trzy kroki za.

Nie czekaj na karę 15% – wdrożenie RO e-Factura to dziś nie koszt, a inwestycja w bezpieczeństwo biznesowe.

Potrzebujesz pomocy z e-fakturowaniem w Rumunii?
Skontaktuj się z zespołem amavat® – pomagamy polskim firmom działać legalnie i sprawnie na rynku rumuńskim.