E-fakturowanie B2B staje się obowiązkowe w Niemczech (e-invoicing Germany)

E-fakturowanie, czyli wystawianie i przetwarzanie faktur w formie elektronicznej, stało się nieodłącznym elementem transakcji B2G (Business-to-Government) w Niemczech już od 2020 roku. To oznaczało, że przedsiębiorstwa musiały szybko dostosować się do nowych wymogów i standardów, eliminując tradycyjne, papierowe fakturowanie na rzecz cyfrowych rozwiązań. Teraz jednak nadszedł czas, aby również sektor B2B (Business-to-Business) przejął inicjatywę i przeszedł na cyfrowe metody fakturowania. W odpowiedzi na tę potrzebę, Rada Federalna Niemiec zatwierdziła projekt dwuetapowego wprowadzenia e-fakturowania B2B, który ma zacząć obowiązywać od stycznia 2025 roku. Co to oznacza dla przedsiębiorców i jakie są kluczowe daty do zapamiętania?

E-fakturowanie w Niemczech: Najważniejsze kwestie

Od momentu, gdy komisja mediacyjna niemieckiego parlamentu podjęła istotne kroki w celu wprowadzenia Ustawy o Szansach Rozwoju (Wachstumschancengesetz) dnia 21 lutego 2024 roku, kwestie związane z e-fakturowaniem w Niemczech znalazły się w centrum uwagi. Ten kluczowy akt prawny ma na celu zmianę obowiązujących regulacji i wprowadzenie nowych standardów w obszarze fakturowania elektronicznego. Dla przedsiębiorców, w tym również sprzedawców e-commerce, jest to istotne wydarzenie, które wymaga zrozumienia zmian legislacyjnych wpływających na ich codzienne operacje biznesowe.

Chociaż przepisy te są nadal poddawane przeglądowi, ich wpływ na niemieckie regulacje dotyczące podatku VAT oraz standardy e-fakturowania jest znaczący. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że wraz z wprowadzeniem nowych przepisów mogą pojawić się nowe obowiązki oraz zmienić się dotychczasowe praktyki związane z fakturowaniem. Konieczne będzie dostosowanie systemów i procedur do nowych wymogów prawnych, co może wiązać się z inwestycjami w odpowiednie oprogramowanie oraz szkoleniem personelu.

Ważne daty do zapamiętania

1 stycznia 2025:
To kluczowa data, która zobowiąże wszystkie firmy działające na terenie Niemiec do odbierania e-faktur. Bez względu na wielkość i dochód, każde przedsiębiorstwo będzie musiało być przygotowane na przyjęcie faktur w formie elektronicznej. Jednakże, istnieje pewne ograniczenie – jedynie formaty PDF oraz EDI, zgodne z normą EN, będą akceptowane, i to tylko za zgodą nabywcy.

1 stycznia 2027:
Kolejny etap wprowadzenia e-fakturowania obejmuje obowiązek wysyłania i odbierania faktur elektronicznych dla firm z rocznym obrotem przekraczającym 800 tysięcy EUR. Faktury papierowe oraz te w formacie PDF przestaną być akceptowane, co oznacza, że przedsiębiorstwa muszą całkowicie przejść na cyfrowe rozwiązania fakturowania.

1 stycznia 2028:
Ostatni etap wprowadzenia e-fakturowania przynosi pełne obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla wszystkich firm operujących na terenie Niemiec, bez względu na ich wielkość czy dochód. Ta data jest kamieniem milowym w cyfryzacji niemieckiego sektora biznesowego, wymagającym kompleksowego dostosowania się do nowych standardów fakturowania elektronicznego. Jednakże, jednocześnie otwiera to nowe możliwości efektywności i optymalizacji procesów, przynosząc korzyści zarówno dla przedsiębiorstw, jak i całego systemu handlowego.

Czym jest e-faktura?

E-faktura, czyli faktura elektroniczna, to nie tylko prosty plik PDF czy obrazek faktury wysłanej drogą elektroniczną. To kompleksowe rozwiązanie, które obejmuje cały proces wystawiania, przesyłania, odbierania, przetwarzania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Prawdziwe e-faktury są tworzone z wykorzystaniem specjalnych formatów danych, takich jak XML (Extensible Markup Language), które są zgodne z określonymi standardami, w tym normą EN 16931.

Czy faktury w formacie PDF wciąż obowiązują w Niemczech?

Od 1 stycznia 2027 roku w Niemczech faktury w formacie PDF, za zgodą kupującego, nie będą już akceptowane dla firm, których roczny dochód przekracza 800 tysięcy EUR. Natomiast dla pozostałych firm ta forma dokumentacji finansowej pozostanie legalna do 1 stycznia 2028 roku, po czym również dla nich faktury w formacie PDF staną się niedozwolone.

Czy nadal można korzystać z EDI?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) odgrywa kluczową rolę w procesie przetwarzania faktur i innych dokumentów handlowych od wielu lat. Jednakże, z wprowadzeniem nowych standardów e-fakturowania, pojawiają się pytania dotyczące przyszłości EDI jako narzędzia do wymiany danych handlowych.

Aktualnie, nadal można korzystać z EDI w Niemczech, ale jedynie za zgodą kupującego. Oznacza to, że jeśli obie strony umowy transakcyjnej (kupujący i sprzedający) wyrażają zgodę na korzystanie z EDI, mogą kontynuować wymianę dokumentów w ten sposób. Jednakże, istnieje ważna data do zapamiętania – 1 stycznia 2028 roku.

Po tej dacie, istniejące połączenia EDI w Niemczech nie będą już dozwolone, jeśli formaty wymienianych e-faktur nie będą zgodne z wymaganiami określonymi w nowych przepisach. Oznacza to, że firmy korzystające z EDI będą musiały upewnić się, że ich systemy są zgodne z nowymi standardami e-fakturowania, aby kontynuować wymianę danych bez przeszkód.

Co to oznacza dla Twojej firmy?

Dostosowanie się do tych zmian będzie kluczowym elementem zapewnienia płynności operacyjnej i konkurencyjności w dynamicznym środowisku biznesowym. Przejście na e-fakturowanie wymagać będzie strategicznego planowania oraz dostosowania obecnych procesów fakturowania do nowych wymagań i standardów.

W razie pytań lub dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem ekspertów, gotowym służyć pomocą i wsparciem: Skontaktuj się z nami – amavat®.